CRMにEメールの返信を記録する

接続されている個人用Eメールアドレスから送信されたEメールメッセージへの返信は、CRM内でコンタクトのレコードに自動的に記録されます。これに該当するEメールには、CRM内のレコードから送信されたか、HubSpot SalesのEメール拡張機能またはアドインを使用して送信された1対1のEメールも含まれます。ログに記録済みではないEメールへの返信があった場合、またはコンタクトから新しいEメールを受信した場合は、転送先アドレスを使用することで、その返信を手動でHubSpotに記録できます。

記録されたEメールへのアクセスを制限するには、記録済みEメールに対する権限の編集方法をご確認ください。 

注：送信Eメールと受信Eメールのロギング添付ファイルの最大ファイルサイズは50MBです。これは、1対1のEメールに送信された返信とコミュニケーションの受信トレイ内のチームの共有アドレスに送信された受信Eメールに適用されます。

Eメールサーバーでセキュリティーソフトウェアが実行されており、Eメールを受信するとこのソフトウェアが添付ファイルをスキャンする場合、HubSpotはEメール返信に含まれている添付ファイル、またはチームの共有アドレス宛ての受信Eメールに含まれている添付ファイルを記録できない可能性があります。例えば、Office 365サーバーで動的配信が有効な状態でAdvanced Threat Protectionが実行されている場合、添付ファイルは記録されない可能性があります。 

返信を記録するための要件

Eメールへの返信がコンタクトのタイムラインに自動的に記録されるのは、個人用Eメールアドレスが接続されていて、かつ以下の条件に当てはまる場合です。

• 元のEメールがCRMから送信されたか、または、HubSpot SalesのEメール拡張機能またはアドインがインストールされていて、かつ［ログ］チェックボックスがオンにされた状態で接続されている個人用Eメールクライアントから送信された。

• 元のEメールが、［ログに記録しない］リストに登録されているEメールアドレスまたはドメイン宛てに送信されたものではない。
• 返信を受信したときに個人用Eメールアドレスがまだ接続されている。
• アクティブなユーザーによって接続されている個人用Eメールアドレス宛てに、返信が送信された。
• 返信の件名が、元のEメールの件名と同じで変更されていない。

Eメールの返信は、CRM内のコンタクトレコードのタイムラインに記録されます。記録された後は、受信者のコンタクトレコードまたは関連レコードの1つに移動して、記録済みのEメールを表示できます。

チームの共有アドレスをHubSpotに接続すると、コミュニケーションの受信トレイで受信Eメールを閲覧、管理、返信できます。

注：個人用EメールアカウントをHubSpotに接続すると、そのアカウントから送信されたEメールを記録できるのは、転送先Eメールアドレスを使用して記録する場合に限られます。このようにして記録されたEメールは、関連付けられているレコードで確認できます。

返信が想定通りに記録されない

返信が想定通りに記録されない場合、この問題が発生する一般的な原因について、詳細をご確認ください。場合によっては、記録されていない返信を、CRMのレコードタイムラインに転送できます。

新しい受信Eメール

接続された個人用Eメールに送信された着信Eメールが記録の要件を満たしていない場合、それらはHubSpotに記録されません。

既存のスレッドに含まれていないEメールがコンタクトから送信された場合、そのEメールはHubSpotに記録されません。また、新しいコンタクトレコードも作成されません。そのEメールに返信するときに、［ログ］チェックボックスをオンにするか、またはBCCアドレスを追加すれば、送信する返信は記録されますが、コンタクトの元のEメールはHubSpotに表示されません。これ以降のこのスレッドへの返信は、個人用Eメールが接続されている限り記録されます。

件名が異なる返信

コンタクトがEメールに返信しても、件名が変更されている場合は、既存のスレッドでEメールと見なされなくなるため、ログに記録されません。

チームの共有アドレスから送信されたEメール

Eメールスレッドがコミュニケーションの受信トレイ内でチームの共有アドレスによって開始された場合、スレッドの途中で接続済みの個人用Eメールアドレスを使用するように切り替えることはできません。こうすることによって作成された新しいスレッドは、HubSpotで検出できないため、返信がログに記録されなくなります。

受信トレイプロバイダーの変更後にEメールに返信する

過去のEメールアドレスを使用するアクティブなスレッドがまだ存在している間に受信トレイプロバイダーを変更した場合は、Eメール返信がHubSpotへの記録を停止します。さらに、シーケンスを使用している場合、シーケンスに現在登録されているコンタクトは自動的に登録解除されません。これは、HubSpotが返信を検出できなくなるためです。返信を正常に記録するには、正しいプロバイダーを使用してコミュニケーションの受信トレイを再接続する必要があります。

受信トレイプロバイダーを変更した後の再接続の詳細は、こちらの記事でご確認ください。

間違ったEメールプロバイダーを使用して接続された個人用Eメール

正しいEメールプロバイダーのタイプを使用して個人用Eメールが接続されていることを確認してください。Eメールプロバイダーは、Eメールの送受信を可能にするサービスです。広く知られたEメールプロバイダーには、GmailやOffice 365などがあります。

ご使用のEメールアドレスがどのEメールプロバイダーでホスティングされているかを確認し、該当するプロバイダー用のHubSpot接続手順に従ってください。EメールアドレスがどのEメールプロバイダーでホスティングされているのか不明な場合は、IT管理者に確認してください。正しいプロバイダーを使用して接続していない場合は、Eメールがログに記録されません。

返信の記録についてのトラブルシューティング

返信を記録するための要件を満たしているものの、返信が上記のどの状況にも該当しない場合は、HubSpotからのヘルプを受ける方法をご確認ください。お問い合わせの前に、返信が想定通りに記録されなかったコンタクトレコードの例、およびご利用のEメールアカウントで受信した返信のEメールヘッダーを事前に用意しておくことをお勧めします。一般的なEメールプロバイダーからEメールヘッダーを収集する方法、またはIT担当者と連携してヘッダーを取得する方法について、詳細をご確認ください。