E-Mail-Antworten im CRM protokollieren

Antworten auf eine E-Mail-Nachricht, die von Ihrer mit verbundenen persönlichen E-Mail gesendet wurde, werden automatisch in den Datensatz des Kontakts in Ihrem CRM eingetragen. Dazu gehören Eins-zu-Eins-E-Mails, die aus dem Datensatz im CRM oder über die HubSpot Browser-Erweiterung oder das Add-Ingesendet werden. Wenn Sie eine Antwort auf eine E-Mail erhalten, die zuvor nicht protokolliert wurde, oder eine neue E-Mail von einem Kontakt, können Sie diese manuell in HubSpot protokollieren, indem Sie Ihre Weiterleitungsadresse verwenden. 

Um den Zugriff auf protokollierte E-Mails einzuschränken, erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen für protokollierte E-Mails bearbeiten. 

Bitte beachten: Die maximale Dateigröße für die Protokollierung von Anhängen für ausgehende und eingehende E-Mails ist 50 MB. Dies gilt für Antworten auf Einzel-E-Mails und eingehende E-Mails, die an eine Team-E-Mail im Posteingang von conversationsgesendet werden. 

Wenn Ihr E-Mail-Server Sicherheitssoftware verwendet, die Anhänge beim Empfang von E-Mails scannt, kann HubSpot möglicherweise Anhänge, die in E-Mail-Antworten oder in an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten eingehenden E-Mails enthalten sind, nicht protokollieren. Wenn beispielsweise Ihre Office 365-Server Advanced Threat Protection ausführen und dabei Dynamic Delivery aktiviert ist, werden die Anhänge möglicherweise nicht protokolliert. 

Voraussetzungen für eine zu protokollierende Antwort

Antworten auf E-Mails werden automatisch in der Chronik des Kontakts protokolliert, wenn Sie Ihre persönliche E-Mail verbunden haben und Folgendes zutrifft:

• Die ursprüngliche E-Mail wurde über das CRM oder von Ihrem verbundenen persönlichen E-Mail-Client mit der Vertriebs-E-Mail-Erweiterung oder dem Add-In installiert und das Protokoll Kontrollkästchen aktiviert. 

• Die ursprüngliche E-Mail wurde nicht an eine E-Mail-Adresse oder Domain gesendet, die in Ihrer Never Log Liste aufgeführt ist.
• Die persönliche E-Mail-Adresse ist noch verknüpft, wenn die Antwort eingeht.
• Die Antwort wird an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet, die von einem aktiven Benutzer verknüpft wurde.
• Die Antwort hat die gleiche Betreffzeile wie die ursprüngliche E-Mail.

E-Mail-Antworten werden in den Datensatz des Kontakts timeline in Ihrem CRM eingetragen. Sie können dann zum Datensatz des Empfängers oder zu einem der zugehörigen Datensätze navigieren, um die protokollierte E-Mailanzuzeigen.

Wenn Sie eine Antwort von einer E-Mail-Adresse erhalten, die nicht mit dem ursprünglichen Absender identisch ist, wird die Antwort in dem mit dem E-Mail-Thread verknüpften Kontaktdatensatz gespeichert. Es werden keine neuen Kontaktdatensätze erstellt.

Wenn Sie eine Team-E-Mail-Adresse mit HubSpot verbinden, können Sie eingehende E-Mails im Posteingang für Conversations anzeigen, verwalten und beantworten. 

Bitte beachten Sie: wenn Sie einen persönlichen E-Mail Account mit HubSpot verbinden, können gesendete E-Mails von diesem Account nur über Ihre Weiterleitungsadresse protokolliert werden, die dann auf dem zugehörigen Datensatzeingesehen werden kann.

Antworten werden nicht wie erwartet protokolliert

Wenn Ihre Antwort nicht wie erwartet protokolliert wird, informieren Sie sich über einige der häufigen Ursachen. In einigen Fällen, in denen die Antwort nicht protokolliert wurde, können Sie vorwärts in die Chronik des Datensatzes im CRM übertragen. 

Neue eingehende E-Mails

Eingehende E-Mails, die an Ihre verknüpfte persönliche E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nicht in HubSpot protokolliert, wenn sie die Voraussetzungen für das Protokollieren nicht erfüllen.

Wenn Ihnen ein Kontakt eine neue E-Mail sendet, die nicht Teil eines vorhandenen Threads ist, wird diese E-Mail nicht in HubSpot protokolliert und für Nicht-Kontakte wird nicht ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Wenn Sie auf diese E-Mail antworten und das Kontrollkästchen Log aktivieren oder die BCC-Adresse angeben, wird Ihre ausgehende Antwort protokolliert, aber die ursprüngliche E-Mail des Kontakts erscheint trotzdem nicht in HubSpot. Die nachfolgenden Antworten in diesem Thread werden so lange protokolliert, wie Ihre persönliche E-Mail-Adresse verknüpft ist.

Antworten mit einer anderen Betreffzeile

Wenn ein Kontakt auf eine E-Mail antwortet, aber die Betreffzeile ändert, wird die E-Mail im vorhandenen Thread nicht mehr als E-Mail betrachtet und nicht protokolliert.

Antworten auf E-Mails nach dem Wechseln des Postfachanbieters

Wenn Sie den Postfachanbieter wechseln, während Sie noch aktive Threads haben, die Ihre vorherige E-Mail-Adresse verwenden, werden E-Mail-Antworten nicht mehr bei HubSpot protokolliert. Wenn Sie Sequenzen verwenden, werden darüber hinaus Kontakte, die derzeit in einer Sequenz aufgenommen sind, nicht automatisch entfernt, da HubSpot die Antworten nicht mehr erkennen kann. Verbinden Sie Ihren Posteingang erneut mit dem richtigen Anbieter, um Antworten erfolgreich zu protokollieren.

Weitere Informationen zur Wiederherstellung des Posteingangs nach einem Wechsel des Posteingangsanbieters finden Sie unter in diesem Artikel.

Verknüpfung der persönlichen E-Mail-Adresse mithilfe des falschen E-Mail-Anbieters

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse mithilfe des richtigen E-Mail-Anbietertyps verknüpfen. Ihr E-Mail-Anbieter ist der Service, der Ihnen das Senden und Empfangen von E-Mails ermöglicht. Gängige E-Mail-Anbieter sind zum Beispiel Gmail und Office 365.

Bestätigen Sie, bei welchem E-Mail-Anbieter Ihre E-Mail-Adresse gehostet wird, und befolgen Sie die Anweisungen zum Verknüpfen mit HubSpot über diesen Anbieter. Wenn Sie nicht sicher sind, bei welchem E-Mail-Anbieter Ihre E-Mail-Adresse gehostet wird, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Administrator. Wenn Sie nicht mit dem richtigen Anbieter verknüpfen, werden E-Mails nicht protokolliert.

Fehlerbehebung bei der Protokollierung

Wenn Sie die Anforderungen für die Antwortprotokollierung erfüllen und Ihre Antwort nicht in eine der oben aufgeführten Situationen passt, erfahren Sie, wie Sie Hilfe von HubSpoterhalten. Halten Sie am besten ein Beispiel eines Kontaktdatensatzes bereit, bei dem die Antwort nicht wie erwartet protokolliert wurde, sowie die E-Mail-Header aus der Antwort in Ihrem E-Mail-Konto. Erfahren Sie, wie Sie die E-Mail-Header von einigen gängigen E-Mail-Anbietern erfassen oder diese von einem IT-Mitarbeiter erhalten.