E-Mail-Antworten im CRM protokollieren

Antworten auf eine E-Mail-Nachricht, die von Ihrer verknüpften persönlichen E-Mail-Adresse gesendet wird, werden automatisch im Datensatz des Kontakts in Ihrem CRM protokolliert. Dazu gehören direkte E-Mails, die vom Datensatz im CRM oder mit der E-Mail-Erweiterung oder dem Add-in von HubSpot gesendet werden. Wenn Sie eine Antwort auf eine E-Mail erhalten, die zuvor nicht protokolliert wurde, oder eine neue E-Mail von einem Kunden oder Kontakt erhalten, können Sie sich in HubSpot mithilfe Ihrer Weiterleitungsadresse manuell anmelden. 

Um den Zugriff auf protokollierte E-Mails einzuschränken, erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen für protokollierte E-Mails bearbeiten. 

Bitte beachten: Die maximale Dateigröße für die Protokollierung von Anhängen für ausgehende und eingehende E-Mails ist 50 MB. Dies gilt für Antworten auf persönliche E-Mails sowie auf eingehende E-Mails, die an eine Team-E-Mail-Adresse im Konversationen-Postfach gesendet werden. 

Wenn Ihr E-Mail-Server Sicherheitssoftware verwendet, die Anhänge beim Empfang von E-Mails scannt, kann HubSpot möglicherweise Anhänge, die in E-Mail-Antworten oder in an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten eingehenden E-Mails enthalten sind, nicht protokollieren. Wenn beispielsweise Ihre Office 365-Server Advanced Threat Protection ausführen und dabei Dynamic Delivery aktiviert ist, werden die Anhänge möglicherweise nicht protokolliert. 

Voraussetzungen für eine zu protokollierende Antwort

Antworten auf E-Mails werden automatisch in der Chronik des Kontakts protokolliert, wenn Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse verknüpft haben und Folgendes zutrifft:

• Die ursprüngliche E-Mail wurde über das CRM oder von Ihrem verknüpften persönlichen E-Mail-Client bei installierter/installiertem E-Mail-Erweiterung oder -Add-in und bei aktiviertem Kontrollkästchen Protokollieren gesendet.

• Die ursprüngliche E-Mail wurde nicht an eine E-Mail-Adresse oder Domain von Ihrer Nie protokollieren-Liste gesendet.
• Die persönliche E-Mail-Adresse ist noch verknüpft, wenn die Antwort eingeht.
• Die Antwort wird an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet, die von einem aktiven Benutzer verknüpft wurde.
• Die Antwort hat die gleiche Betreffzeile wie die ursprüngliche E-Mail.

E-Mail-Antworten werden zur Chronik des Kontaktdatensatzes in Ihrem CRM hinzugefügt. Sie können dann zum Kontaktdatensatz des Empfängers oder zu einem der zugehörigen Datensätze navigieren, um die protokollierte E-Mail anzuzeigen.

Wenn Sie eine Team-E-Mail-Adresse mit HubSpot verknüpfen, können Sie eingehende E-Mails im Konversationen-Postfach anzeigen, verwalten und beantworten.

Bitte beachten: Wenn Sie ein persönliches E-Mail-Konto mit HubSpot verknüpfen, können gesendete E-Mails von diesem Konto nur über Ihre Weiterleitungsadresse protokolliert werden, die dann im zugehörigen Datensatz überprüft werden kann.

Antworten werden nicht wie erwartet protokolliert

Wenn Ihre Antwort nicht wie erwartet protokolliert wird, informieren Sie sich über einige der häufigen Ursachen. In einigen Fällen kann, sofern die Antwort nicht protokolliert wird, die Antwort an die Chronik des Datensatzes im CRM weitergeleitet werden.

Neue eingehende E-Mails

Eingehende E-Mails, die an Ihre verknüpfte persönliche E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nicht in HubSpot protokolliert, wenn sie die Voraussetzungen für das Protokollieren nicht erfüllen.

Wenn Ihnen ein Kontakt eine neue E-Mail sendet, die nicht Teil eines vorhandenen Threads ist, wird diese E-Mail nicht in HubSpot protokolliert und für Nicht-Kontakte wird nicht ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Wenn Sie auf diese E-Mail antworten und das Kontrollkästchen Protokollieren aktivieren oder die BCC-Adresse einschließen, wird Ihre ausgehende Antwort zwar protokolliert, die ursprüngliche E-Mail des Kontakts jedoch weiterhin nicht in HubSpot angezeigt. Die nachfolgenden Antworten in diesem Thread werden so lange protokolliert, wie Ihre persönliche E-Mail-Adresse verknüpft ist.

Antworten mit einer anderen Betreffzeile

Wenn ein Kontakt auf eine E-Mail antwortet, aber die Betreffzeile ändert, wird die E-Mail im vorhandenen Thread nicht mehr als E-Mail betrachtet und nicht protokolliert.

E-Mails, die von einer Team-E-Mail-Adresse gesendet werden

Wenn ein E-Mail-Thread mit Ihrer Team-E-Mail im Konversationen-Postfach beginnt, können Sie nicht mitten im Thread zu Ihrer persönlichen verknüpften E-Mail-Adresse wechseln. Die Antworten werden nicht weiter in HubSpot protokolliert, da dadurch ein neuer Thread erstellt wird, den HubSpot nicht erkennen kann.

Antworten auf E-Mails nach dem Wechseln des Postfachanbieters

Wenn Sie den Postfachanbieter wechseln, während Sie noch aktive Threads haben, die Ihre vorherige E-Mail-Adresse verwenden, werden E-Mail-Antworten nicht mehr bei HubSpot protokolliert. Wenn Sie Sequenzen verwenden, werden darüber hinaus Kontakte, die derzeit in einer Sequenz aufgenommen sind, nicht automatisch entfernt, da HubSpot die Antworten nicht mehr erkennen kann. Verknüpfen Sie Ihr Postfach erneut mithilfe des richtigen Anbieters, damit Antworten erfolgreich protokolliert werden.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihr Postfach nach einem Wechsel des Postfach-Anbieters erneut verknüpfen können.

Verknüpfung der persönlichen E-Mail-Adresse mithilfe des falschen E-Mail-Anbieters

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse mithilfe des richtigen E-Mail-Anbietertyps verknüpfen. Ihr E-Mail-Anbieter ist der Service, der Ihnen das Senden und Empfangen von E-Mails ermöglicht. Gängige E-Mail-Anbieter sind zum Beispiel Gmail und Office 365.

Bestätigen Sie, bei welchem E-Mail-Anbieter Ihre E-Mail-Adresse gehostet wird, und befolgen Sie die Anweisungen zum Verknüpfen mit HubSpot über diesen Anbieter. Wenn Sie nicht sicher sind, bei welchem E-Mail-Anbieter Ihre E-Mail-Adresse gehostet wird, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Administrator. Wenn Sie nicht mit dem richtigen Anbieter verknüpfen, werden E-Mails nicht protokolliert.

Fehlerbehebung bei der Protokollierung

Wenn Sie die Voraussetzungen für die Protokollierung erfüllen und Ihre Antwort nicht in eine der oben aufgeführten Situationen passt, erfahren Sie, wie Sie Hilfe von HubSpot erhalten. Halten Sie am besten ein Beispiel eines Kontaktdatensatzes bereit, bei dem die Antwort nicht wie erwartet protokolliert wurde, sowie die E-Mail-Header aus der Antwort in Ihrem E-Mail-Konto. Erfahren Sie, wie Sie die E-Mail-Header von einigen gängigen E-Mail-Anbietern erfassen oder diese von einem IT-Mitarbeiter erhalten.