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Regeln für die Protokollierung von E-Mails verstehen, die nur auf Antwort gesendet werden

Zuletzt aktualisiert am: 13 April 2026

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E-Mail-Protokollierung basiert auf den Kontakt-E-Mail-Protokollierungsregeln Ihres Accounts. Wenn Sie Ihre Protokollierungsregeln auf "Nur Antworten protokollieren" festgelegt haben, können Sie in diesem Leitfaden nachvollziehen, wie Antworten im CRM protokolliert werden.

Wenn Sie alle E-Mails protokollieren möchten, erfahren Sie, wie Sie Regeln für Kontakt-E-Mail-Protokollierung konfigurieren.

Voraussetzungen für eine zu protokollierende Antwort

Wenn Ihre E-Mail-Protokollierungsregeln für Kontakte auf "Nur Antworten protokollieren" festgelegt sind, werden Antworten auf eine E-Mail, die von Ihrer verknüpften persönlichen E-Mail-Adresse gesendet wurde, im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokolliert. Dazu gehören direkte E-Mails, die vom Datensatz im CRM oder mit der HubSpot-Browsererweiterung oder dem Add-in gesendet werden.

Für die zu protokollierende Antwort muss Folgendes zutreffen:

Die ursprüngliche E-Mail wurde über das CRM oder von Ihrem verknüpften persönlichen E-Mail-Client bei installierter Erweiterung oder dem Add-in von HubSpot und bei aktiviertem Kontrollkästchen Protokollieren gesendet.
Die ursprüngliche E-Mail wurde nicht an eine E-Mail-Adresse oder Domain gesendet, die in Ihrer "Nie protokollieren"-Liste aufgeführt ist.
Die persönliche E-Mail-Adresse ist verknüpft, wenn die Antwort eingeht.
Die Antwort wird an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet, die von einem aktiven Benutzer verknüpft wurde.
Die Antwort hat die gleiche Betreffzeile wie die ursprüngliche E-Mail.

E-Mail-Antworten werden zur Chronik des Kontaktdatensatzes in Ihrem CRM hinzugefügt. Sie können dann zum Kontaktdatensatz des Empfängers oder zu einem der zugehörigen Datensätze navigieren, um die protokollierte E-Mail anzuzeigen.

Wenn Sie eine Antwort von einer anderen E-Mail-Adresse als der des ursprünglichen Absenders erhalten, wird die Antwort im vorhandenen Kontaktdatensatz protokolliert, der dem E-Mail-Thread zugeordnet ist. Es werden keine neuen Kontaktdatensätze erstellt.

Antworten auf persönliche E-Mails, die über einen Datensatz auf dem Desktop-Gerät gesendet werden, werden denselben Datensätzen wie die erste E-Mail im Thread zugeordnet (z. B. wenn einem Kontakt die erste E-Mail gesendet wurde, aber nicht die Antworten des Threads gesendet wurden, wird dieser Kontakt dennoch den Antwort-E-Mails zugeordnet).

Voraussetzungen für die Protokollierung von Anhängen

Die maximale Dateigröße für zu protokollierende Anhänge für ausgehende E-Mails beträgt 20 MB. Dieses Limit gilt kumulativ für alle E-Mail-Anhänge, einschließlich Inline-Anhänge.

Wenn Ihr E-Mail-Server Sicherheitssoftware verwendet, die Anhänge beim Empfang von E-Mails scannt, kann HubSpot möglicherweise Anhänge, die in E-Mail-Antworten oder in an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten eingehenden E-Mails enthalten sind, nicht protokollieren. Wenn beispielsweise Ihre Office 365-Server Advanced Threat Protection ausführen und Dynamic Delivery aktiviert ist, werden die Anhänge möglicherweise nicht protokolliert.

Antworten werden nicht wie erwartet protokolliert

Wenn Ihre Antwort nicht wie erwartet protokolliert wird, informieren Sie sich über einige der häufigen Ursachen. In einigen Fällen kann, sofern die Antwort nicht protokolliert wird, die Antwort an die Chronik des Datensatzes im CRM weitergeleitet werden.

Neue eingehende E-Mails

Eingehende E-Mails, die an Ihre verknüpfte persönliche E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nicht in HubSpot protokolliert, wenn sie die Voraussetzungen für das Protokollieren nicht erfüllen.

Wenn Ihnen ein Kontakt eine neue E-Mail sendet, die nicht Teil eines vorhandenen Threads ist, wird diese E-Mail nicht in HubSpot protokolliert und für Nicht-Kontakte wird nicht ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Wenn Sie auf diese E-Mail antworten und das Kontrollkästchen Protokollieren aktivieren oder die BCC-Adresse einschließen, wird Ihre ausgehende Antwort zwar protokolliert, die ursprüngliche E-Mail des Kontakts jedoch weiterhin nicht in HubSpot angezeigt. Die nachfolgenden Antworten in diesem Thread werden so lange protokolliert, wie Ihre persönliche E-Mail-Adresse verknüpft ist.

Antworten mit einer anderen Betreffzeile

Wenn ein Kontakt auf eine E-Mail antwortet, aber die Betreffzeile ändert, wird die E-Mail im vorhandenen Thread nicht mehr als E-Mail betrachtet und nicht protokolliert.

Antworten auf E-Mails nach dem Wechseln des Postfachanbieters

Wenn Sie den Postfachanbieter wechseln, während Sie noch aktive Threads haben, die Ihre vorherige E-Mail-Adresse verwenden, werden E-Mail-Antworten nicht mehr bei HubSpot protokolliert. Wenn Sie Sequenzen verwenden, werden darüber hinaus Kontakte, die derzeit in einer Sequenz aufgenommen sind, nicht automatisch entfernt, da HubSpot die Antworten nicht mehr erkennen kann. Verknüpfen Sie Ihr Postfach erneut mithilfe des richtigen Anbieters, um Antworten zu protokollieren.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihr Postfach nach einem Wechsel des Postfach-Anbieters erneut verknüpfen können.

Verknüpfung der persönlichen E-Mail-Adresse mithilfe des falschen E-Mail-Anbieters

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse mithilfe des richtigen E-Mail-Anbietertyps verknüpfen. Ihr E-Mail-Anbieter ist der Service, der Ihnen das Senden und Empfangen von E-Mails ermöglicht. Gängige E-Mail-Anbieter sind zum Beispiel Gmail und Office 365.

Bestätigen Sie, bei welchem E-Mail-Anbieter Ihre E-Mail-Adresse gehostet wird, und befolgen Sie die Anweisungen zum Verknüpfen mit HubSpot über diesen Anbieter. Wenn Sie nicht sicher sind, bei welchem E-Mail-Anbieter Ihre E-Mail-Adresse gehostet wird, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Administrator. Wenn Sie die Verknüpfung nicht mit dem richtigen Anbieter vornehmen, werden E-Mails nicht protokolliert.

Fehlerbehebung bei der Protokollierung

Wenn Sie die Voraussetzungen für die Protokollierung erfüllen und Ihre Antwort nicht in eine der oben aufgeführten Situationen passt , erfahren Sie, wie Sie Hilfe von HubSpot erhalten. Halten Sie am besten ein Beispiel eines Kontaktdatensatzes bereit, bei dem die Antwort nicht wie erwartet protokolliert wurde, sowie die E-Mail-Header aus der Antwort in Ihrem E-Mail-Konto. Erfahren Sie, wie Sie die E-Mail-Header von einigen gängigen E-Mail-Anbietern erfassen oder diese von einem IT-Mitarbeiter erhalten.

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