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在客户关系管理中记录电子邮件回复

上次更新时间: 二月 12, 2025

除非另有说明,否则适用于以下任何订阅

所有产品和计划

从您已连接的个人电子邮件发送的电子邮件回复将自动记录到CRM中的联系人记录。这包括从 CRM 中的记录或使用HubSpot 销售电子邮件扩展或插件发送的一对一电子邮件。 如果您收到之前未记录的电子邮件回复,或来自联系人的新邮件,您可以使用转发地址手动将其记录到 HubSpot 中。

要限制对已记录电子邮件的访问,请学习如何编辑已记录电子邮件的权限。

请注意: 记录发出和收到的电子邮件附件的最大文件大小为 50MB,这适用于发送到一对一电子邮件的回复,以及发送到对话收件箱中团队电子邮件的收到的电子邮件。

如果您的电子邮件服务器运行的安全软件会在接收电子邮件时扫描附件,那么 HubSpot 可能无法记录发送到团队电子邮件地址的电子邮件回复或传入电子邮件中包含的附件。例如,如果您的 Office 365 服务器正在运行高级威胁防护,并启用了动态发送功能,则可能无法记录附件。

记录回复的要求

如果您连接了个人电子邮件 ,并且以下条件属实,电子邮件的回复将自动记录在联系人的时间轴上

  • 原始电子邮件没有 发送到 "从不记录 "列表中列出的电子邮件地址或域。
  • 收到回复时,个人电子邮件地址仍处于连接状态。
  • 回复是发送到由活动用户连接的个人电子邮件。
  • 回复的主题行与原始电子邮件的主题行相同。

电子邮件回复会记录到 CRM 中联系人的记录时间轴。然后,您可以导航到收件人的联系人记录或其中一个关联记录,查看记录的电子邮件

如果您收到的回复电子邮件地址与原始发件人不同,回复将记录到与电子邮件线程相关联的现有联系人记录中。不会创建新的联系人记录。

从桌面记录发送的 一对一电子邮件回复将与线程中第一封邮件的相同记录相关联(例如,如果联系人收到了第一封邮件,但没有收到线程的回复,则该联系人仍将与回复邮件相关联)。

如果将团队电子邮件地址连接到 HubSpot,就可以在会话收件箱中查看、管理和回复收到的电子邮件。

请注意:如果您将个人电子邮件账户连接到 HubSpot,则只能使用您的转发地址记录来自该账户的已发电子邮件,然后在相关记录中查看。

回复未按预期记录

如果您的回复未按预期记录,请进一步了解出现这种情况的一些常见原因。在某些情况下,如果回复没有登录,您可以将其转发到 CRM 中的记录时间轴。

新收到的电子邮件

发送到您已连接的个人电子邮件的收件邮件如果不符合记录要求,不会记录到 HubSpot。

如果联系人向您发送属于现有线程的新电子邮件,该电子邮件将不会记录到 HubSpot,对于非联系人,也不会创建新的联系人记录。当您回复此电子邮件并选择 "记录 "复选框或包含密送地址时,您发出的回复将记录在案,但联系人的原始电子邮件仍不会显示在 HubSpot 中。只要您的个人电子邮件处于连接状态,对该主题的后续回复就会记录在案。

回复不同的主题行

如果联系人回复了一封邮件,但更改了主题行,则该邮件将不再被视为现有主题中的邮件,也不会被记录。

更改收件箱提供商后的电子邮件回复

如果您更换了收件箱提供商,但仍有使用以前电子邮件地址的活动线程,则电子邮件回复将停止记录到 HubSpot。此外,如果您使用的是序列,当前已加入序列的联系人将不会自动取消加入,因为 HubSpot 无法再检测到回复。使用正确的提供商重新连接收件箱,以成功记录回复。

本文中了解更多有关在切换收件箱提供商后重新连接收件箱的信息。

使用错误的收件箱提供商连接个人收件箱

确保使用正确的电子邮件提供商类型连接个人电子邮件。电子邮件提供商使您能够收发电子邮件的服务。常见的电子邮件提供商包括 Gmail 和 Office 365。

确认您的电子邮件地址托管在哪个电子邮件提供商,然后按照说明使用该提供商连接到 HubSpot。如果您不确定您的电子邮件地址由哪个电子邮件提供商托管,请咨询您的 IT 管理员。如果您没有使用正确的提供商进行连接,电子邮件将无法登录。

解决回复记录问题

如果您符合回复记录的要求,但您的回复不符合上述情况之一,请了解如何 从 HubSpot 获得帮助。在联系 HubSpot 之前,建议您提供回复未按预期记录的联系人记录示例,以及电子邮件帐户中收到的回复的电子邮件标题。了解如何从一些常见的电子邮件提供商处收集电子邮件标头,或与您的 IT 资源合作检索标头。

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