Loggføre e-postsvar i CRM-systemet

Svar på e-postmeldinger som sendes fra din personlige e-postadresse, logges automatisk på kontaktens post i CRM-systemet. Dette gjelder også én-til-én-e-poster som sendes fra posten i CRM eller ved hjelp av e-postutvidelsen eller -tillegget HubSpot Sales. Hvis du mottar et svar på en e-post som ikke tidligere er logget, eller en ny e-post fra en kontakt, kan du logge den manuelt i HubSpot ved hjelp av videresendingsadressen din . Les mer om kravene for at svar skal logges og situasjoner der svar ikke logges som forventet.

Vær oppmerksom på at den maksimale filstørrelsen for logging av vedlegg for utgående og innkommende e-poster er 50 MB. Dette gjelder svar som sendes til én-til-én-e-poster og innkommende e-poster som sendes til en team-e-post i innboksen for samtaler.

Hvis e-postserveren din kjører sikkerhetsprogramvare som skanner vedlegg ved mottak av e-post, kan det hende at HubSpot ikke kan logge vedlegg som er inkludert i e-postsvar eller innkommende e-poster som sendes til teamets e-postadresse. Hvis Office 365-serverne dine for eksempel kjører Advanced Threat Protection med Dynamic Delivery aktivert, kan det hende at vedleggene ikke logges.

Krav for at et svar skal logges

Svar på e-post logges automatisk på kontaktens tidslinje hvis du har koblet til din personlige e-postadresse og følgende er oppfylt:

• Den opprinnelige e-posten ble sendt via CRM-systemet eller fra den tilkoblede personlige e-postklienten med salgs-e-postutvidelsen eller -tillegget installert og avmerkingsboksenLogg avkrysset.

• Den opprinnelige e-posten ble ikke sendt til en e-postadresse eller et domene som er oppført i listenLogg aldri .
• Den personlige e-postadressen er fortsatt tilkoblet når svaret mottas.
• Svaret er sendt til en personlig e-postadresse som er tilkoblet av brukeren som opprinnelig startet tråden.
• Avsenderen av svaret er en eksisterende kontakt i HubSpot.

E-postsvar logges på kontaktens tidslinje i CRM-systemet. Du kan deretter navigere til mottakerens kontaktoppføring eller en av de tilknyttede oppføringene for å se den loggede e-posten.

Hvis du kobler en team-e-postadresse til HubSpot, kan du se, administrere og svare på innkommende e-poster i innboksen for samtaler.

Merk: Hvis du kobler en personlig e-postkonto til HubSpot, kan sendte e-poster fra denne kontoen bare logges ved hjelp av videresendingsadressen din, som deretter kan gjennomgås i den tilknyttede oppføringen.

Svar logges ikke som forventet

Hvis svaret ditt ikke logges som forventet, kan du lese mer om noen av de vanligste årsakene til dette. Hvis svaret ikke logges, kan du i noen tilfeller videresende det til postens tidslinje i CRM.

Nye innkommende e-poster

Innkommende e-poster som sendes til den tilkoblede personlige e-posten din, logges ikke i HubSpot hvis de ikke oppfyller kravene til logging.

Hvis en ikke-kontakt sender deg en ny e-post som ikke er en del av en eksisterende tråd, logges ikke denne e-posten i HubSpot, og det opprettes ikke en ny kontaktoppføring. Når du svarer på denne e-posten og merker av for Logg eller inkluderer BCC-adressen, vil det utgående svaret logges, men den opprinnelige e-posten fra ikke-kontakten vil fortsatt ikke vises i HubSpot. Senere svar på denne tråden logges så lenge den personlige e-posten din er tilkoblet.

E-poster som sendes fra ikke-kontakter eller e-postaliaser

Hvis et svar kommer fra en e-postadresse som ikke er knyttet til en eksisterende kontakt, logges ikke svaret. Hvis du for eksempel sender en e-post til contacts@domain.com, men kontakten svarer med contacts-alias@domain.com, vil svaret ikke logges. Du kan videresende svaret til CRM ved hjelp av videresendingsadressen og deretter slå sammen de to kontaktoppføringene.

E-post sendt fra en team-e-postadresse

Hvis en e-posttråd starter med teamets e-postadresse i innboksen for samtaler, kan du ikke bytte til å bruke din personlige e-postadresse midt i tråden. Svarene vil ikke fortsette å logges i HubSpot fordi dette vil opprette en ny tråd som HubSpot ikke kan oppdage.

Svar på e-post etter bytte av leverandør av innboks

Hvis du bytter leverandør av innboks mens du fortsatt har aktive tråder med den tidligere e-postadressen, vil e-postsvarene ikke lenger logges i HubSpot. I tillegg, hvis du bruker sekvenser, vil kontakter som for øyeblikket er registrert i en sekvens, ikke automatisk bli avregistrert fordi HubSpot ikke lenger kan oppdage svarene. Koble til innboksen på nytt med riktig leverandør for å logge svarene.

I denne artikkelen kan du lese mer om hvordan du kobler til innboksen på nytt etter å ha byttet leverandør.

Tilkoblet personlig e-post med feil e-postleverandør

Sørg for å koble til den personlige e-posten din med riktig type e-postleverandør. E-postleverandøren er tjenesten som gjør det mulig for deg å sende og motta e-post. Vanlige e-postleverandører er Gmail og Office 365.

Bekreft hvilken e-postleverandør e-postadressen din ligger hos, og følg deretter instruksjonene for å koble til HubSpot med denne leverandøren. Hvis du ikke er sikker på hvilken e-postleverandør e-postadressen din ligger hos, kan du ta kontakt med IT-administratoren din. Hvis du ikke kobler til med riktig leverandør, logges ikke e-postene.

Feilsøke logging av svar

Hvis du oppfyller kravene til svarlogging, men svaret ditt ikke passer inn i en av situasjonene som er nevnt ovenfor, kan du finne ut hvordan du kan få hjelp fra HubSpot. Før du tar kontakt med HubSpot, anbefales det at du har et eksempel på en kontaktoppføring der svaret ikke ble logget som forventet, samt e-posthodene fra svaret du mottok i e-postkontoen din. Finn ut hvordan du innhenter e-postoverskriftene fra noen vanlige e-postleverandører, eller samarbeid med IT-avdelingen for å få tak i overskriftene.