Registrar respuestas de correo electrónico en CRM

Las respuestas a un mensaje de correo electrónico enviado desde tu correo electrónico personal conectado se registrarán automáticamente en el registro del contacto en tu CRM. Esto incluye correos electrónicos individuales enviados desde el registro en el CRM o utilizando la extensión o complemento de correo electrónico HubSpot Sales. Si recibes una respuesta a un correo electrónico que no se había registrado previamente, o un nuevo correo electrónico de un contacto, puedes registrarlo en HubSpot manualmente utilizando tu dirección de reenvío . 

Para limitar el acceso a los correos electrónicos registrados, aprenda a editar los permisos para los correos electrónicos registrados. 

Nota: el tamaño máximo del archivo para registrar archivos adjuntos para correos electrónicos salientes y entrantes es de 50MB. Esto se aplica a las respuestas enviadas a correos electrónicos individuales y a los correos electrónicos entrantes enviados a un correo electrónico de equipo en la bandeja de entrada de conversaciones . 

Si tu servidor de correo electrónico está ejecutando software de seguridad que escanea archivos adjuntos cuando recibes correos electrónicos, HubSpot podría no registrar archivos adjuntos que se incluyen en respuestas de correo electrónico o correos electrónicos entrantes enviados a tu dirección de correo electrónico. Por ejemplo, si los servidores de Office 365 ejecutan Advanced Threat Protection con Dynamic Delivery activado, es posible que los archivos adjuntos no se registren. 

Requisitos para que una respuesta se registre

Las respuestas a los correos electrónicos se registrarán automáticamente en la línea de tiempo del contacto si has conectado tu correo electrónico personal y se cumple lo siguiente:

• El correo electrónico original fue enviado a través del CRM o enviado desde tu cliente de correo electrónico personal conectado con la extensión o complemento de correo electrónico de ventas instalado y la casilla de verificación Registrar seleccionada. 

• El correo electrónico original no fue enviado a una dirección de correo electrónico o dominio que aparece en tu lista Nunca te registres .
• El correo electrónico personal aún está conectado cuando se recibe la respuesta.
• La respuesta se envía a un correo electrónico personal conectado por un usuario activo.
• La respuesta tiene el mismo asunto que el correo electrónico original.

Las respuestas por correo electrónico se registrarán en el registro del contacto timeline en tu CRM. A continuación, puedes navegar al registro de contacto del destinatario o a uno de los registros asociados para ver el correo electrónico registrado.

Si recibe una respuesta de una dirección de correo electrónico distinta de la del remitente original, la respuesta se registrará en el registro de contacto existente asociado a la cadena de correo electrónico. No se crearán nuevos registros de contactos.

Si conectas una dirección de correo electrónico del equipo a HubSpot, podrás ver, gestionar y responder a los correos entrantes en la bandeja de entrada de Conversaciones . 

Ten en cuenta: si conectas una cuenta de correo electrónico personal a HubSpot, los correos electrónicos enviados desde esa cuenta sólo se pueden registrar utilizando tu dirección de reenvío, que luego se puede revisar en el registro asociado.

Respuestas no registradas como se esperaba

Si tu respuesta no se registra como esperabas, descubre más acerca de las razones comunes por las que esto ocurre. En algunos casos, si la respuesta no se registró, puedes enviarla a a la línea de tiempo del registro en el CRM. 

Nuevos correos entrantes

Los correos entrantes enviados a tu correo electrónico personal conectado no se registrarán en HubSpot si no cumplen con los requisitos de registro. 

Si un contacto le envía un nuevo correo electrónico que es no parte de un hilo existente, este correo electrónico no se registrará en HubSpot y para los no contactos, se creará un nuevo registro de contacto no. Cuando respondas a este correo electrónico y selecciones la casilla Registrar o incluyas la dirección CCO, tu respuesta saliente se registrará pero el correo electrónico original del contacto seguirá sin aparecer en HubSpot. Las respuestas posteriores a esta cadena se registrarán siempre y cuando tu correo electrónico personal esté conectado.

Respuestas con un asunto diferente

Si un contacto responde a un correo electrónico pero cambia el asunto, ya no se considerará un correo electrónico en el hilo existente y no se registrará.

Respuestas a los correos electrónicos enviados desde una dirección de correo electrónico de equipo

Si un hilo de correo electrónico comienza con tu correo electrónico de equipo en la bandeja de entrada de conversaciones , no puedes cambiar a utilizar tu dirección de correo electrónico personal a mitad del hilo. Las respuestas no se seguirán registrando en HubSpot porque esto creará una nueva cadena que HubSpot no puede detectar. 

Respuestas a correos electrónicos después de cambiar a proveedores de bandeja de entrada

Si cambias proveedores de bandeja de entrada mientras aún tienes cadenas activas usando tu dirección de correo electrónico anterior, las respuestas de correo electrónico se continuarán registrando en HubSpot. Además, si usas secuencias, los contactos que actualmente están inscritos en una secuencia no serán los que se inscribirán automáticamente porque HubSpot ya no puede detectar las respuestas. Vuelve a conectar tu bandeja de entrada utilizando el proveedor correcto para registrar correctamente las respuestas.

Obtén más información sobre cómo volver a conectar tu bandeja de entrada después de cambiar de proveedor de bandeja de entrada en este artículo.

Correo personal conectado usando un proveedor de correo electrónico incorrecto

Asegúrate de conectar tu correo electrónico personal usando el tipo de proveedor de correo electrónico correcto. Tu proveedor de correo electrónico es el servicio que te permite enviar y recibir correos electrónicos. Los proveedores de correo electrónico comunes incluyen Gmail y Office 365.

Confirma con cuál proveedor de correo electrónico está alojada tu dirección de correo electrónico y luego sigue las instrucciones para conectarte a HubSpot con ese proveedor. Si no estás seguro de con qué proveedor de correo electrónico está alojada tu dirección de correo electrónico, consúltalo con tu administrador informático. Si no te conectas usando el proveedor correcto, no se registrarán los correos electrónicos. 

Resolución de problemas de registro de respuestas

Si cumples los requisitos para el registro de respuestas, y tu respuesta no se ajusta a una de las situaciones enumeradas anteriormente, aprende cómo obtener ayuda de HubSpot. Antes de ponerte en contacto, es recomendable tener un ejemplo de un registro de contacto donde la respuesta no se registró como se esperaba y de los encabezados de correo electrónico de la respuesta recibida en tu cuenta de correo electrónico. Descubre cómo recopilar los encabezados de correo electrónico desde algunos proveedores de correo electrónico comunes o trabajar con tu recurso de TI para recuperar los encabezados.