Hacer seguimiento y registrar correos electrónicos con la extensión HubSpot Sales para Chrome

Usa las características Seguir y Registrar de la extensión HubSpot Sales para Chrome para monitorizar y mantener un registro de la interacción de tus contactos con tus correos electrónicos. Con la característica de seguimiento activada, puedes recibir notificaciones en tiempo real cuando un contacto abra tu correo electrónico. También puedes elegir registrar el correo electrónico al registro del contacto en HubSpot para mantener un registro de todas las comunicaciones pasadas para tu equipo. 

Puedes revisar la información de aperturas de correos electrónicos y clics en el feed de actividades, los correos registrados se guardan en registros de contactos individuales y en sus registros asociados.

Los correos electrónicos históricos no se registrarán automáticamente en el CRM; aprende cómo registrar retroactivamente los correos electrónicos enviados y recibidos en el CRM.

Nota: si activaste la configuración de privacidad de datos en tu cuenta, tu equipo legal es el mejor recurso para determinar cómo usar el registro de tu empresa y el seguimiento. También puedes personalizar la configuración de la extensión para desactivar esta funcionalidad para un mensaje específico o para contactos o dominios de correo electrónico específicos. Además, solo a los contactos con una base jurídica asignada para el tratamiento de datos se les puede registrar los correos y hacer seguimiento de las aperturas de correo electrónico. Más información sobre el seguimiento de correos electrónicos cuando la configuración de privacidad de datos está activada.

Puedes conocer las diferencias entre seguimiento y registro en este artículo.

Configuración de registro y seguimiento

Los superadministradores pueden actualizar el comportamiento predeterminado de seguimiento, registro y asociación de correos electrónicos para todos los usuarios de tu cuenta.

Para administrar estas configuraciones:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Actividades.
• Haz clic en la pestaña Registro y seguimiento de correos electrónicos.
• En Configuración de registro y seguimiento de correos electrónicos, configura cómo se registrarán los correos electrónicos en HubSpot seleccionando o desactivando las casillas de comprobación asociadas:
  • Aplicar la configuración de registro predeterminada para todos los usuarios: cuando esta configuración está activada, puedes hacer clic para activar o desactivar el interruptor Registrar todos los correos electrónicos de forma predeterminada para establecer si los correos electrónicos se registran de forma predeterminada en todos los usuarios de tu cuenta.
  • Aplicar asociación predeterminada para todos los usuarios: cuando esta opción está activada, puedes hacer clic en el menú desplegable y seleccionar los tipos de registro predeterminados que deseas asociar a un correo electrónico registrado.
  • Aplicar configuración de seguimiento predeterminada para todos los usuarios: si has seleccionado la casilla de comprobación Permitir a todos los usuarios realizar un seguimiento de los correos electrónicos y ver si los destinatarios abren sus correos electrónicos y hacen clic en ellos, puedes activar esta opción para configurar si se realizará un seguimiento predeterminado de todos los correos electrónicos de todos los usuarios de tu cuenta.

Nota: el seguimiento y el registro de los mensajes de correo electrónico no son compatibles con los mensajes que utilizan diseños personalizados de Gmail. 

Correos electrónicos con seguimiento

Para enviar un correo electrónico con seguimiento desde Gmail:

• Inicia sesión en tu cuenta de Gmail.
• Redacta un nuevo correo electrónico. Ingresa el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico.
• Selecciona la casilla de comprobación Seguimiento.
• Haz clic en Enviar.

Ver el estado del correo electrónico con seguimiento

Antes de que tu contacto abra el correo electrónico, la línea de asunto y el destinatario del correo se mostrarán en el feed de actividades de HubSpot como Enviado.

Una vez que el destinatario abre el correo electrónico, recibirás una notificación emergente en tiempo real en tu escritorio. Cuando navegas de vuelta a las últimas novedades sobre actividades o a las últimas novedades sobre la extensión para Chrome, verás la información del correo electrónico marcada como Abierto. Haz clic en el menú desplegable debajo del nombre del contacto para ver cuándo el destinatario abrió tu correo electrónico. También verás un historial de las actividades del contacto enumeradas.

También puedes ver cómo interactúan los contactos con tus correos electrónicos con seguimiento desde la extensión de Chrome. Para acceder a las últimas noticias sobre actividades desde la extensión para Chrome, haz clic en el icono de HubSpot sprocket  en la esquina superior derecha del navegador Chrome. 

Más información sobre cómo funciona el seguimiento de correos electrónicos y las notificaciones de ventas y cómo desactivar el seguimiento.

Cómo registrar correos electrónicos

Para registrar un correo electrónico y agregar un nuevo contacto a tu cuenta de HubSpot CRM, la dirección de correo electrónico desde la que envías correos electrónicos debe ser una de las siguientes:

• Un usuario en tu cuenta.
• Una de tus direcciones de correo electrónico conectadas.
• Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias que se configuró en tu bandeja de entrada de Gmail conectada o un alias agregado a tu Perfil y preferencias).

Puedes especificar direcciones de correo electrónico y dominios para los que nunca deseas registrar correos electrónicos en la configuración de tu cuenta de HubSpot. O puedes agregar estas direcciones de correo electrónico y dominios en la configuración de la extensión para Chrome.

Nota: los correos electrónicos de más de 50 MB no se registrarán en tu cuenta de HubSpot. Los archivos adjuntos cuentan para este límite. El correo electrónico se entregará correctamente al contacto, pero no verás el correo electrónico registrado en su registro.

Para enviar un correo electrónico registrado desde Gmail:

• Inicia sesión en tu cuenta de Gmail.
• Redacta un nuevo correo electrónico. Ingresa el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico. Si la dirección de correo electrónico del destinatario ya está asociada a un registro de contacto en tu CRM, el icono de la rueda dentada de HubSpot aparecerá en línea junto a su dirección de correo electrónico en el campo Para. 
• Selecciona la casilla de comprobación Registrar.
• Por opción predeterminada, la extensión de Chrome seleccionará automáticamente los cinco negocios o tickets más recientes asociados del contacto a los que se puede registrar correos electrónicos. Solo se seleccionarán automáticamente los negocios o tickets que estén en una etapa Abierto. Si incluyes a los destinatarios en el campo CC, también se seleccionarán automáticamente los objetos asociados de los registros. Para seleccionar explícitamente qué registros se registrarán en el correo electrónico:
  • Haz clic en el menú desplegable junto a la casilla de comprobación Registrar.
  • Selecciona y borra las casillas de comprobación junto a los registros en los que deseas registrar el correo electrónico.

• • Si estás enviando el correo electrónico a un destinatario que no es contacto en tu CRM, se creará un nuevo registro de contacto. Verás el correo electrónico del contacto que aparece cuando edites las asociaciones. Borrar la casilla de comprobación si no deseas que el correo electrónico registre el nuevo registro de contacto. Descubre cómo registrar correos electrónicos a los registros de contactos existentes solamente.

• Haz clic en Enviar.

Puedes personalizar qué registros asociados se registran automáticamente en tu configuración de extensión de Chrome. Si usas contactos de marketing, un nuevo contacto creado por un correo electrónico registrado se establecerá como no de marketing.

Nota: si un nuevo contacto se crea a través de un correo electrónico registrado, el usuario de HubSpot que envió el correo electrónico se asignará automáticamente como propietario del contacto, siempre y cuando no se haya asignado un propietario anterior.  

Visualización del correo electrónico registrado en HubSpot

El correo electrónico que se registra en HubSpot usando la extensión se asociará automáticamente a los registros que especificaste antes de enviar el correo electrónico. Para ver el correo electrónico registrado en HubSpot:

• En tu cuenta de HubSpot, navega a tus contactos, empresas o negocios.
• Haz clic en el nombre del registro.
• En la cronología, busca el correo electrónico registrado. Desde el correo electrónico, puedes hacer lo siguiente: 
  
  1. Registros asociados: haz clic para editar registros asociados.
  2. Anclar: haz clic para anclar el correo electrónico en la parte superior si la cronología del contacto.
  3. Eliminar: haz clic para eliminar la actividad del correo electrónico de la cronología.
  4. Detalles: haz clic para ver información específica sobre el envío del correo electrónico.
  5. Expandir: haz clic para ver el cuerpo completo del correo electrónico. Si hay una conversación de correo electrónico en curso, haz clic en Ver cadena para ver todos los correos electrónicos de la cadena.
  6. Adjuntos: haz clic para abrir archivos adjuntos asociados con este envío de correo electrónico específico.
  7. Responder: haz clic en Responder para enviar una respuesta por correo electrónico al contacto desde HubSpot.

Nota: para enviar respuestas por correo electrónico desde HubSpot y registrar las respuestas entrantes en HubSpot, debes tener una bandeja de entrada conectada.