Spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Chrome-tillägget

Använd funktionerna Track och Log i Chrome-tillägget HubSpot Sales för att övervaka och registrera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få aviseringar i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet i kontaktens register i HubSpot för att registrera all tidigare kommunikation som ditt team kan hänvisa till.

Du kan granska information om öppnade e-postmeddelanden och klick i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras tillhörande poster.

Historiska e-postmeddelanden loggas inte automatiskt i CRM, lär dig hur du retroaktivt loggar skickade och mottagna e-postmeddelanden i CRM.

Observera: Om du har aktiverat dataintegritetsinställningar i ditt konto är din jurist den bästa resursen för att avgöra hur ditt företag använder e-postloggning och spårning. Du kan också anpassa dina tilläggsinställningar för att ta bort den här funktionen för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter och e-postdomäner. Dessutom kan e-postmeddelanden endast loggas och e-postöppningar endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund för databehandling. Läs mer om e-postspårning när dataskyddsinställningarna är aktiverade.

Du kan läsa mer om skillnaderna mellan spårning och loggning i den här artikeln.

Konfigurera standardinställningar för logg och spårning

Superadministratörer kan uppdatera standardbeteendet för spårning, loggning och associering av e-postmeddelanden för alla användare i ditt konto.

För att konfigurera dessa standardvärden:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Activities i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken E-postlogg och spårning.
• Under E-postlogg och spårningsinställningar konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska registreras i HubSpot genom att markera eller avmarkera de tillhörande kryssrutorna:
  • Tillämpa standardinställning för loggning för alla användare : när den här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller av knappen Logga alla e-post meddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden ska loggas som standard för alla användare i ditt konto.
  • Apply Default Association for all users: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka på rullgardinsmenyn och välja de standardposttyper som ska associeras med ett loggat e-postmeddelande.
  • Tillämpa standardinställningen Spåra för alla användare: om du har markerat kryssrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare öppna och klicka på sina e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto.

Observera: Spårning och loggning ave-post stöds inte för e-postmeddelanden som använder anpassade Gmail-layouter.

Spåra e-postmeddelanden

Så här skickar du ett spårat e-postmeddelande från Gmail:

• Logga in på ditt Gmail-konto.
• Skriv ett nytt e-postmeddelande. Ange e-postmottagaren, ämnesraden och e-posttexten.
• Markera kryssrutan Track.
• Klicka på Skicka.

Visa statusen för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet kommer ämnesraden och mottagaren att visas i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Sent.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet. När du navigerar tillbaka till ditt aktivitetsflöde eller Chrome-tilläggsflöde ser du e-postinformationen markerad som Öppen. Klicka pårullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande.Du kommer också att se en historik över kontaktens aktiviteter listade.

Du kan också se hur dina kontakter engagerar sig i dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du påHubSpots kedjehjulsikon sprocket uppe till höger i Chrome-webbläsaren.

Läs mer om hur e-postspårning och försäljningsmeddelanden fungerar och hur du inaktiverar spårning.

Loggning av e-postmeddelanden

För att logga ett e-postmeddelande och lägga till en ny kontakt till ditt HubSpot CRM-konto måste e-postadressen du skickar e-post från vara en av följande:

• En användare i ditt konto.
• En av dina anslutna e-postadresser.
• Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din Profil och inställningar).

Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-postmeddelanden för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i inställningarna för Chrome-tillägget.

Observera: e-postmeddelanden som är större än 50 MB kommer inte att loggas till ditt HubSpot-konto. Bilagor räknas mot denna gräns. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras framgångsrikt till kontakten, men du kommer inte att se e-postmeddelandet loggat till deras post.

För att skicka ett loggat e-postmeddelande från Gmail:

• Logga in på ditt Gmail-konto.
• Skriv ett nytt e-postmeddelande. Ange e-postmottagaren, ämnesraden och e-posttexten. Om mottagarens e-postadress redan är kopplad till en kontaktpost i ditt CRM-system visas HubSpots kedjehjulsikon i raden bredvid e-postadressen i fältet Till .
• Markera kryssrutan Logg.
• Som standard väljer Chrome-tillägget automatiskt kontaktens fem senaste associerade avtals- eller biljettposter att logga e-postmeddelanden till. Endast erbjudanden eller biljetter i ett öppet skede väljs automatiskt. Om du inkluderar några mottagare i CC-fältet kommer posternas associerade objekt också att väljas automatiskt. Om du uttryckligen vill välja vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till:
  • Klicka på rullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logga .
  • Markera och avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till.

• • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM-system skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktens e-postadress listad när du redigerar associationerna. Avmarkera kryssrutan om du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontaktposter.

• Klicka på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för Chrome-tillägget. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att anges som icke-marknadsföring.

Observera: om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-post som loggas till HubSpot med hjälp av tillägget kommer automatiskt att kopplas till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet. För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina kontakter, företag eller affärer.
• Klicka på namnet på posten.
• Leta reda på det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
  
  1. Associerade poster: klicka för att redigera associerade poster.
  2. Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp på kontaktens tidslinje.
  3. Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
  4. Detaljer: klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
  5. Expandera : klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  6. Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det här specifika e-postmeddelandet.
  7. Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.

Observera: för att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.