Suivre et enregistrer des e-mails avec l'extension HubSpot Sales pour Chrome

Utilisez les fonctionnalités Suivre et Consigner de l'extension Sales Hub pour Chrome afin de surveiller et de conserver une trace de l'engagement de vos contacts avec vos e-mails.

• Si le suivi est activé, vous pouvez suivre le moment où les contacts consultent ou ouvrent vos e-mails.
  • Consultez l'activité des e-mails dans le flux d'activité et dans la chronologie des contacts. 
  • Recevez des notifications en temps réel lorsqu'un contact ouvre votre e-mail.
  • Les utilisateurs avec une licence Sales Hub attribuée suivre les clics sur les liens inclus dans le corps de l'e-mail suivi. En savoir plus sur le suivi des clics. 
• Si l’enregistrement est activé, vous pouvez enregistrer un e-mail dans la fiche d’informations d’un contact du destinataire ou ses fiches d’informations associées.
  
  • Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d’e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de l’extension Chrome.

Découvrez-en davantage sur la différence entre le suivi et la consignation.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser l'extension HubSpot Sales pour Chrome, passez en revue les exigences et les limites relatives au suivi et à la consignation des e-mails. 

Compréhension des exigences

• Pour consigner un e-mail et ajouter un nouveau contact à votre compte CRM de HubSpot, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit être doit correspondre à :
  • un utilisateur de votre compte ;
  • une de vos adresses e-mail connectées ;
  • un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à vos préférences de profil &).

Comprendre les limites et les considérations

• Le suivi et la consignation des e-mails ne sont pas pris en charge pour les e-mails utilisant des présentations Gmail personnalisées. 
• Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, les ouvertures d’e-mails peuvent seulement être suivies pour les contacts auxquels a été attribuée une base juridique pour le traitement des données. Votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer la façon dont votre entreprise utilise la consignation et le suivi des e-mails. Découvrez-en davantage sur le suivi des e-mails lorsque les paramètres de confidentialité des données sont activés.
  • Vous pouvez personnaliser les paramètres d’extension de façon à désactiver le suivi et l’enregistrement pour un message, des contacts ou des domaines d’e-mail spécifiques. 
• Lors de la consignation d'un e-mail avec une pièce jointe, les pièces jointes de plus de 50 Mo ne seront pas consignées dans HubSpot. Votre e-mail sera toujours remis correctement au contact et consigné dans le CRM, mais sans pièce jointe.
• Si la consignation est activée, les e-mails historiques ne seront pas automatiquement consignés dans le CRM. Découvrez comment consigner rétroactivement les e-mails envoyés et reçus dans le CRM.

Configurer des paramètres de consignation et de suivi par défaut

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion des données, accédez à Objets.

3. En haut de la page Objets, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Activités.

4. Dans l’onglet Suivi des journaux & d’e-mails, vous pouvez configurer la manière dont les e-mails seront suivis ou enregistrés dans HubSpot en sélectionnant ou en décochant les cases suivantes :

   • Autoriser tous les utilisateurs à consigner les pièces jointes d'e-mails : cette option permet de consigner les pièces jointes d'e-mails entrantes dans le CRM, dans la boîte de réception de la conversation et dans la barre latérale. 
   • Appliquer le paramètre de consignation par défaut pour tous les utilisateurs : lorsque ce paramètre est activé, vous pouvez activer ou désactiver l'option Consigner tous les e-mails par défaut afin de déterminer si les e-mails sont consignés par défaut pour tous les utilisateurs de votre compte.
   • Autoriser tous les utilisateurs à suivre les e-mails et à voir les ouvertures et clics des destinataires sur leurs e-mails : cette option permet aux utilisateurs de suivre les e-mails envoyés depuis le CRM, la boîte de réception des conversations, les extensions d'e-mails et les séquences. 
   • Appliquer le paramètre de suivi par défaut pour tous les utilisateurs : si vous avez coché la case Autorisez tous les utilisateurs à suivre les e-mails et à voir les ouvertures et clics des destinataires sur leurs e-mails, vous pouvez activer ce paramètre pour définir si tous les e-mails seront suivis par défaut pour tous les utilisateurs de votre compte.

    

Suivre des e-mails

Pour envoyer un e-mail suivi depuis Gmail :

1. Connectez-vous à votre compte Gmail.
2. Rédigez un nouvel e-mail. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
3. Cochez la case Suivre.
4. Cliquez sur Envoyer.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n’ouvre l’e-mail , la ligne objet de l’e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d’activité dans HubSpot en tant que Envoyé.

Lorsqu’un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau. Par ailleurs, cet e-mail est marqué comme Ouvert dans votre flux d'activité ou dans le flux de votre extension Chrome. Cliquez sur le menu déroulant situé sous le nom du contact pour afficher l'heure d'ouverture de votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact.