Suivre et enregistrer des e-mails avec l'extension HubSpot Sales pour Chrome

Utilisez les fonctionnalités Suivi et Consigner du complément Sales Hub pour Chrome afin de surveiller et de conserver une trace de l'engagement de vos contacts avec vos e-mails. Grâce à la fonctionnalité de suivi, vous pouvez recevoir des notifications en temps réel lorsqu'un contact ouvre votre e-mail. Vous pouvez également choisir d'enregistrer l'e-mail dans la fiche d'informations du contact dans HubSpot pour conserver une trace de toutes les communications passées pour votre équipe. 

Vous pouvez consulter les informations relatives à l'ouverture des e-mails et aux clics dans le flux d'activité ; les e-mails enregistrés sont sauvegardés dans les fiches de contact individuelles et leurs fiches associées.

Les e-mails historiques ne seront pas enregistrés automatiquement dans le CRM. Découvrez comment enregistrer rétroactivement les e-mails envoyés et reçus dans le CRM.

Remarque : Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer comment votre entreprise utilise l'enregistrement et le suivi des e-mails. Vous pouvez également personnaliser les paramètres d'extension de façon à supprimer cette fonctionnalité pour un message, des contacts ou des domaines d'e-mail spécifiques. En outre, les e-mails peuvent être enregistrés et les ouvertures d'e-mails suivies uniquement pour les contacts auxquels a été attribuée une base juridique pour le traitement des données. Découvrez-en davantage sur le suivi des e-mails lorsque les paramètres de confidentialité des données sont activés.

Vous trouverez dans cet article des informations sur les différences entre le suivi et l'enregistrement.

Configurer des paramètres d'enregistrement et de suivi par défaut

Les super administrateurs peuvent mettre à jour le comportement par défaut pour le suivi, l'enregistrement et l'association des e-mails pour tous les utilisateurs de votre compte.

Pour configurer ces paramètres par défaut :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Activités.
• Cliquez sur l'onglet Consignation et suivi des e-mails.
• Sous Paramètres relatifs à l'enregistrement et au suivi des e-mails, configurez la façon dont les e-mails seront enregistrés dans HubSpot en sélectionnant ou en décochant les cases associées :
  • Appliquer le paramètre d'enregistrement par défaut pour tous les utilisateurs : lorsque ce paramètre est activé, vous pouvez activer ou désactiver l'option Enregistrer tous les e-mails par défaut afin de déterminer si les e-mails sont enregistrés par défaut pour tous les utilisateurs de votre compte.
  • Appliquer l'association par défaut pour tous les utilisateurs : lorsque ce paramètre est activé, vous pouvez alors cliquer sur le menu déroulant et sélectionner les types d'enregistrement par défaut à associer à un e-mail enregistré.
  • Appliquer le paramètre de suivi par défaut pour tous les utilisateurs : si vous avez coché la case Autorisez tous les utilisateurs à suivre les e-mails et à voir les ouvertures et clics des destinataires sur leurs e-mails, vous pouvez activer ce paramètre pour définir si tous les e-mails seront suivis par défaut pour tous les utilisateurs de votre compte.

Remarque : Le suivi et l'enregistrement des e-mails ne sont pas pris en charge pour les e-mails utilisant des mises en page Gmail personnalisées. 

Suivre des e-mails

Pour envoyer un e-mail suivi depuis Gmail :

• Connectez-vous à votre compte Gmail.
• Rédigez un nouvel e-mail. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
• Sélectionnez la case à cocher Suivre.
• Cliquez sur Envoyer.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n'ouvre l'e-mail, l'objet de l'e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d'activité dans HubSpot en tant que Envoyé.

Lorsqu'un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau, Par ailleurs, cet e-mail est marqué comme Ouvert dans votre flux d'activité ou dans le flux de votre extension Chrome. Cliquez sur le menu déroulant situé sous le nom du contact pour afficher l'heure d'ouverture de votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact.

Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome. Pour accéder à votre flux d'activité depuis l'extension Chrome, cliquez sur l'icône du logo HubSpot sprocket située dans l'angle supérieur droit de votre navigateur Chrome.

Découvrez-en davantage sur le fonctionnement du suivi des e-mails et des notifications de vente, et sur la façon de désactiver le suivi .

Enregistrer des e-mails

Pour enregistrer un e-mail et ajouter un nouveau contact à votre compte HubSpot CRM, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit être doit correspondre à :

• un utilisateur de votre compte ;
• une de vos adresses e-mail connectées ;
• un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à votre Profil et préférences).

Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de l'extension Chrome.

Remarque : Les e-mails de plus de 50 Mo ne seront pas enregistrés dans votre compte HubSpot. Les pièces jointes sont incluses dans cette limite. Vos e-mails seront bien transmis au contact, mais ils n'apparaîtront pas dans sa fiche d'informations.

Pour envoyer un e-mail enregistré depuis Gmail :

• Connectez-vous à votre compte Gmail.
• Rédigez un nouvel e-mail. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail. Si l'adresse e-mail du destinataire est déjà associée à une fiche d'informations de contact dans votre CRM, le logo HubSpot apparaîtra à côté de son adresse e-mail dans le champ À . 
• Sélectionnez la case à cocherEnregistrer.
• Par défaut, l'extension Chrome sélectionnera automatiquement les cinq fiches d'informations de transaction ou de ticket associées les plus récentes du contact dans lesquelles les e-mails seront enregistrés. Seuls les transactions ou les tickets en phase ouverture seront automatiquement sélectionnés. Si vous incluez des destinataires dans le champ Cc, les objets associés des fiches d'informations seront automatiquement sélectionnés. Pour sélectionner explicitement les fiches d'informations dans lesquelles l'e-mail sera enregistré :
  • Cliquez sur le menu déroulant à côté de la case à cocher Enregistrer.
  • Sélectionnez et décochez les cases à cocher à côté des fiches d'informations dans lesquelles vous souhaitez enregistrer l'e-mail.

• • Si vous envoyez l'e-mail à un destinataire qui n'est pas un contact dans votre CRM, une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée. L'e-mail du contact apparaitra lors de la modification des associations. Désélectionnez la case à cocher si vous ne voulez pas enregistrer l'e-mail dans la nouvelle fiche d'informations de contact. Découvrez comment enregistrer les e-mails dans les fiches d'informations des contacts existants uniquement.

• Cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez personnaliser les fiches d'informations associées dans lesquels vos e-mails sont automatiquement enregistrés dans les paramètres de votre extension Chrome. Si vous utilisez des contacts marketing, un nouveau contact créé par un e-mail enregistré sera défini comme non marketing.

Remarque : Si un nouveau contact est créé par le biais d'un e-mail enregistré, l'utilisateur HubSpot qui a envoyé l'e-mail sera automatiquement assigné comme propriétaire du contact, tant qu'aucun propriétaire précédent n'est assigné. 

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide de l'extension seront automatiquement associés aux fiches d'informations spécifiées avant l'envoi de l'e-mail. Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises ou transactions.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail : 
  
  1. Fiches d'informations associées : cliquez pour modifier les fiches d'informations associées.
  2. Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie du contact.
  3. Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.
  4. Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail.
  5. Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.
  6. Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.
  7. Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.

Remarque : Pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée.