Comprendre le suivi et l'enregistrement des e-mails HubSpot

Lorsque vous envoyez un e-mail marketing ou un e-mail individuel suivi à partir de votre boîte de réception à l'aide de l'extension pour Chrome de HubSpot Sales, du module complémentaire HubSpot Sales Office 365 ou du module complémentaire HubSpot Sales Outlook, ou lorsque vous envoyez un e-mail personnalisé individuel à partir d'une fiche d'informations, HubSpot effectue un suivi des ouvertures de l'e-mail. Si vous utilisez une licence payante Sales Hub, HubSpot suivra également le clic du destinataire sur un lien dans l'e-mail.

HubSpot ne génère pas d'événements d'ouverture ou de clic pour les e-mails commerciaux lorsque l'interaction provient d'une source non humaine, telle qu'une activité de bot.

Remarque : Certains e-mails clients peuvent être configurés de sorte à empêcher le pixel de suivi des ouvertures de HubSpot de se charger. Lorsque le pixel de suivi des ouvertures ne se charge pas, HubSpot ne peut pas établir de rapport sur le suivi des ouvertures associé à cet e-mail. Si un destinataire ouvre l'un de vos e-mails, puis clique sur un lien ou répond à l'e-mail lui-même, HubSpot peut en déduire qu'il a ouvert l'e-mail et signalera rétroactivement l'événement d'ouverture.

Différences entre le suivi et l'enregistrement des e-mails

Le suivi et l'enregistrement des e-mails sont deux fonctions liées mais distinctes qui permettent de gérer et de mesurer l'engagement des contacts vis-à-vis de vos e-mails :

• Suivi : utilisez la fonctionnalité de suivi pour suivre les ouvertures d'e-mail. Pour suivre des e-mails, HubSpot insert une image à pixel unique dans l'e-mail après son envoi.
  • Les e-mails marketing sont suivis par défaut. Découvrez comment gérer les paramètres de suivi de vos e-mails marketing dans cet article.
  • Pour les e-mails individuels suivis, vous recevrez une notification en temps réel sur votre ordinateur lorsqu'un contact ouvrira l'e-mail suivi. Les utilisateurs disposant de licences payantes attribuées Sales Hub peuvent également suivre les clics sur des liens figurant dans un e-mail. Les utilisateurs gratuits ne peuvent pas suivre les clics. HubSpot enregistre les ouvertures et les clics d'e-mails dans le flux d'activité et dans la chronologie de la fiche d'informations. La sélection de la case à cocher Suivre n'enregistre pas une copie de l'e-mail dans la fiche d'informations HubSpot.

• Enregistrement : utilisez la fonctionnalité d'enregistrement pour enregistrer une copie d'un e-mail dans une fiche d'informations dans HubSpot.
  • Les pièces jointes incluses dans l'e-mail seront également enregistrées dans la fiche d'informations du contact. Enregistrez vos e-mails pour garder une trace des communications passées. Les e-mails individuels enregistrés ne vous donnent pas d'information sur les clics et les ouvertures.
  • Les e-mails marketing envoyés à un contact apparaîtront automatiquement dans la fiche d'informations du contact et, si vous avez activé le suivi dans les paramètres de vos e-mails marketing, vous pourrez également consulter les indicateurs d'engagement avec l'e-mail, tels que les ouvertures ou les clics.

Il est possible d'envoyer un e-mail individuel qui est à la fois suivi et enregistré. pour recevoir des notifications lorsqu'il est ouvert et en conserver une copie dans HubSpot. Si vous avez installé l'extension HubSpot Sales pour Chrome, le module complémentaire HubSpot Sales pour Office 365 ou HubSpot Sales pour Outlook, vous pouvez également configurer des paramètres d'enregistrement et de suivi par défaut pour votre extension.

Suivi des ouvertures d'e-mails

Remarque : Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, l'ouverture des e-mails ne peut être suivie que pour les contacts auxquels est attribuée une base juridique pour le traitement des données. Découvrez l'impact de la confidentialité des données sur le suivi des e-mails avec l'extension Chrome ou Office 365.

Lorsque vous envoyez un e-mail marketing ou un e-mail de suivi des ventes, HubSpot intègre une image invisible d'un pixel dans le message de l'e-mail une fois qu'il est envoyé. Lorsque votre destinataire ouvrira l'e-mail et déclenchera le chargement des images, vous en serez averti par notification. HubSpot exclut les interactions non humaines présumées ou activités de bots de vos analytics d'e-mails pour les e-mails commerciaux. 

Si le client de messagerie du destinataire n'autorise pas le chargement du pixel de suivi, HubSpot ne pourra pas suivre l'ouverture de l'e-mail. Le suivi HubSpot peut être désactivé dans les cas suivants :

• Les formats d'e-mail des destinataires sont en texte clair.
• Le client de messagerie du destinataire ne télécharge pas automatiquement les images.
• Les bandes de filtre d'entreprise du destinataire ne sont pas toutes les images pour les e-mails entrants.

Si le destinataire dispose d'un filtre anti-spam très strict qui bloque le chargement des images ou le suivi des liens dans les e-mails, votre e-mail suivi pourrait être filtré comme spam. Cependant, les outils de suivi des e-mails sont courants et la majorité des clients de messagerie continueront à traiter vos e-mails de la même manière.

Si vous ne souhaitez pas suivre les e-mails personnalisés, découvrez comment désactiver le suivi des e-mails pour tous les utilisateurs à partir de votre compte.

Remarque : Il n'est pas possible de voir si un e-mail suivi a été transmis à un autre destinataire.

Dans certains cas, si vous ouvrez l'e-mail dans votre dossier d'envoi, vous pouvez déclencher une notification d'auto-ouverture. Découvrez comment bloquer les notifications d'ouverture automatique pour l'extension Chrome et le module complémentaire de bureau Outlook. 

Pourquoi plusieurs ouvertures d'e-mail sont-elles reçues pour un même e-mail suivi ?

Si vous recevez plus de notifications d'ouverture que prévu pour un e-mail de suivi donné, cela peut indiquer qu'il a été transféré ou que vous avez copié et collé un e-mail précédemment envoyé. En raison de nombreuses questions de confidentialité et de sécurité, HubSpot vous informera par défaut que l'envoyeur initial a de nouveau ouvert l'e-mail.

Si vous avez copié et collé un e-mail précédemment envoyé, vous avez également copié le pixel de suivi original. L'ouverture de l'e-mail entraînera le chargement du même pixel de suivi pour chaque destinataire. Il est recommandé d'envoyer des e-mails personnalisés que vous pouvez créer à partir de zéro dans le CRM ou dans votre client de messagerie ou d'utiliser des modèles d'e-mails commerciaux. 

Parfois, une seule image de suivi se chargera plusieurs fois, en raison de la façon dont le destinataire consulte ses e-mails. Par exemple, un utilisateur peut se trouver sur un serveur qui modifie de façon dynamique son adresse IP. Or, si une image est chargée à partir de plusieurs adresses IP, il est possible que les notifications indiquent que vos e-mails ont été ouverts par plusieurs personnes.

De plus, certains clients de messagerie, tels qu'Outlook ou Apple Mail, disposent d'un volet d'aperçu. Si les destinataires font défiler leurs e-mails dans leurs boîtes de réception, cela peut déclencher une notification d'ouverture.

Que faire si je reçois une notification « Quelqu'un » ?

Vous pouvez recevoir une notification « Quelqu'un » dans l'un des cas suivants :

1. Si vous envoyez un e-mail suivi à plusieurs destinataires (y compris en Cc et Cci), ceux-ci recevront la même image de suivi HubSpot Sales. HubSpot vous informera toujours de l'ouverture de l'e-mail, mais ne sera peut-être pas en mesure de déterminer quel destinataire l'a ouvert. 
2. Si les paramètres de confidentialité des données sont activés dans votre compte HubSpot et qu'un contact n'a pas de base juridique pour le traitement des données, HubSpot Sales effectuera le suivi des e-mails que vous envoyez à ce contact, mais les notifications seront anonymes. Les propriétés Date d'ouverture de l'e-mail de vente récent, Date de clic de l'e-mail de vente récent et Date du dernier engagement ne seront pas non plus mises à jour.

Remarque : Lorsque vous recevez une notification "Quelqu'un" pour un e-mail ouvert ou cliqué, HubSpot ne peut pas attribuer l'activité correspondante de l'e-mail à un destinataire spécifique. Elle n'apparaîtra donc pas dans un rapport d'activité d'e-mail (par exemple, un rapport personnalisé).

Suivi des clics d'e-mails

Les clics sur les e-mails peuvent faire l'objet d'un suivi tant pour les e-mails de marketing que pour les e-mails individuels. Le comportement et la configuration du suivi des liens dépendent du type d'e-mail que vous envoyez.

Clics dans les e-mails de marketing

Vous pouvez activer le suivi des liens pour vos e-mails de marketing dans l'onglet " Suivi" des paramètres de vos e-mails de marketing. Si vous avez acheté le module complémentaire Business Units, vous pouvez également gérer le domaine des liens suivis dans vos e-mails. Pour en savoir plus sur la configuration des paramètres de suivi des clics dans vos e-mails marketing, consultez cet article.

Clics e-mail personnalisés (Sales Hub Starter, Pro et Entreprise uniquement)

Si vous disposez d'une licence utilisateur Sales Hub et que vous envoyez un e-mail suivi à partir de votre e-mail client ou d'une fiche d'informations, vous pouvez suivre les clics sur des liens inclus dans le corps de l'e-mail. Les liens sont suivis en ajoutant un suivi à la fin de tout hyperlien inclus dans votre e-mail. Vous pouvez voir, cliquer et ouvrir les informations dans votre flux d'activité HubSpot. 

Les liens apparaîtront au format suivant dans l'e-mail que le contact recevra : http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

La redirection temporaire vers le domaine [xx].na1.hs-sales-engage.com est nécessaire pour que HubSpot puisse enregistrer et suivre les clics des liens. Le lien sera automatiquement redirigé vers la destination URL finale (par exemple, www.hubspot.com) lorsqu'il sera cliqué.

(Outlook)

(Gmail)

(Fiche d'informations dans HubSpot)

Si vous souhaitez tester le suivi des liens, cliquez sur le lien d'un client de messagerie et le navigateur qui n'a pas l'extension Sales Hub installée ; sinon, la notification de clics peut être supprimée. Cela empêche toute notification déclenchée par les clics sur vos propres liens, mais cela ne s'applique pas aux autres destinataires de votre e-mail, qui peuvent avoir HubSpot Sales installé.

Si vous ne recevez aucune notification d'ouverture ou de clic lors de l'envoi d'un e-mail suivi depuis votre boîte de réception, découvrez comment résoudre les problèmes de suivi avec votre extension :

• Résolvez les problèmes liés à l'extension Sales Hub pour Chrome
• Résoudre les problèmes liés au module complémentaire HubSpot Sales pour Outlook
• Résoudre les problèmes liés au module complémentaire HubSpot Sales pour Office 365