HubSpot e-mail tracering en logging begrijpen

Wanneer je een marketing e-mail of een één-op-één e-mail verstuurt vanuit je e-mail inbox met behulp van de HubSpot Sales Chrome extensie, HubSpot Sales Office 365 add-in, of HubSpot Sales Outlook desktop add-in, of als je een één-op-één e-mail verstuurt vanuit een record, zal HubSpot e-mail opens bijhouden. Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub seat, zal HubSpot ook bijhouden wanneer de ontvanger op een koppeling in de e-mail klikt.

HubSpot genereert geen open- of klikgebeurtenissen voor verkoop-e-mails wanneer de interactie afkomstig is van een niet-menselijke bron, zoals botactiviteiten.

Let op: sommige e-mailclients kunnen zodanig zijn geconfigureerd dat de open tracking pixel van HubSpot niet wordt geladen. Als de open tracking-pixel niet wordt geladen, kan HubSpot niet rapporteren over de bijbehorende open tracking voor die e-mail. Als een ontvanger een van je e-mails opent en vervolgens op een e-mailkoppeling klikt of op de e-mail zelf antwoordt, kan HubSpot daaruit afleiden dat ze de e-mail hebben geopend en zal HubSpot de open gebeurtenis met terugwerkende kracht rapporteren.

Verschillen tussen e-mailtracking en logging

E-mailtracking en logboekregistratie zijn twee verwante maar verschillende functies voor het beheren en meten van hoe contacten omgaan met je e-mails:

• Traceren: gebruik de functie Traceren om bij te houden wanneer contactpersonen je e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpot een onzichtbare afbeelding van één pixel in de e-mail in nadat deze is verzonden.
  • Marketinge-mails worden standaard gevolgd. Lees in dit artikel hoe je de instellingen voor het volgen van marketinge-mails beheert.
  • Voor getrackte één-op-één e-mails ontvang je een realtime melding op je bureaublad wanneer een contactpersoon de getrackte e-mail opent. Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel kunnen ook volgen wanneer een ontvanger op een koppeling in de e-mail klikt. HubSpot registreert bijgehouden e-mailopeningen en -kliks in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van de record. Als je het selectievakje Traceren inschakelt, wordt er geen kopie van de e-mail vastgelegd in het record in HubSpot.

• Log: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen.
  
  

  Let op: om een persoonlijke e-mail te verbinden met HubSpot en e-mail antwoorden te loggen, moeten gebruikers een Core, Sales Hub, Service Hub seat hebben. Gebruikers met een View-Only seat kunnen geen persoonlijke e-mails koppelen. Meer informatie over het beheren van seats.

  • Vastgelegde e-mails worden opgenomen in je e-mailanalyses; een-op-een e-mails die worden vastgelegdmaar niet worden bijgehouden op geven je echter geen inzicht in open- of klikinformatie.

• • Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook opgeslagen in het record van de contactpersoon. Log je e-mails om een overzicht van eerdere communicatie bij te houden.

• • Marketinge-mails die naar een contactpersoon zijn verzonden, worden automatisch in een contactpersoonrecord weergegeven en als u tracering hebt ingeschakeld in uw instellingen voor marketinge-mails, kunt u ook de engagementgegevens van de e-mail bekijken, zoals opens of klikken.

U kunt een één-op-één e-mail versturen die zowel wordt getraceerd als gelogd. Op die manier ontvang je open meldingen en heb je een record van de e-mailcommunicatie in HubSpot. Als je de HubSpot Sales Chrome-extensie voor Gmail of de HubSpot Sales Office 365 invoegtoepassing hebt geïnstalleerd , kun je ook standaardinstellingen voor logging en tracking instellen voor je extensie.

E-mail open tracking

Let op: als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kunnen e-mailopeningen alleen worden bijgehouden voor contactpersonen met een toegewezen wettelijke basis voor gegevensverwerking. Meer informatie over hoe gegevensprivacy van invloed is op het bijhouden van e-mails met de Chrome- of Office 365-extensie.

Wanneer je een marketing-e-mail of een getraceerde verkoop-e-mail verstuurt, voegt HubSpot een onzichtbare afbeelding van één pixel toe aan het e-mailbericht zodra dit is verzonden. Als de ontvanger de e-mail bekijkt en de afbeeldingen worden geladen, ontvang je een melding dat de e-mail is geopend.

HubSpot sluit vermoedelijke niet-menselijke interacties uit, zoals botactiviteiten, evenals e-mails die met terugwerkende kracht zijn gelogd, e-mails die zijn verzonden via doorstuuradressen of e-mails die handmatig zijn gelogd vanuit je verkoop-e-mailanalyses.

Als de e-mailclient van de ontvanger niet toestaat dat de trackpixel wordt geladen, kan HubSpot het openen van de e-mail niet bijhouden. HubSpot-tracking kan in de volgende situaties worden uitgeschakeld:

• De ontvanger formatteert zijn e-mail in platte tekst.
• De e-mailclient van de ontvanger downloadt afbeeldingen niet automatisch.
• De bedrijfsfilter van de ontvanger verwijdert alle afbeeldingen voor inkomende e-mails.

Als de ontvanger een zeer streng spamfilter heeft waarbij ze het laden van afbeeldingen of linktracking in e-mails blokkeren, kan je tracked e-mail als spam worden gefilterd. Tools voor het bijhouden van e-mail zijn echter algemeen en de meeste e-mailclients zullen uw e-mail niet anders bekijken dan voorheen.

Open tracking voor één-op-één e-mails maakt gebruik van koppelingen die via HubSpot worden omgeleid om activiteiten te tellen. Standaard gebruiken deze koppelingen HubSpot-domeinen. Als je je eigen domein wilt gebruiken, koppel je een aangepast verkoop- en servicemailtrackingdomein.

Als je geen één-op-één e-mails wilt volgen, lees dan hoe je e-mailtracking voor alle gebruikers in je account kunt uitschakelen.

Let op: het is niet mogelijk om te zien of een getraceerde e-mail is doorgestuurd naar een andere ontvanger.

In sommige gevallen kun je een zelfopeningsmelding krijgen als je de e-mail in je map met verzonden e-mails opent. Ontdek hoe u zelfopenmeldingen kunt blokkeren voor de Chrome-extensie en de Outlook-desktop invoegtoepassing.

Waarom krijg ik meerdere e-mailopeningen voor een specifieke gevolgde e-mail?

Als u meer meldingen van geopende e-mails ontvangt dan verwacht voor een specifieke gevolgde e-mail, kan dit erop wijzen dat de e-mail is doorgestuurd of dat u een eerder verzonden e-mail hebt gekopieerd en geplakt. Vanwege privacy- en beveiligingsredenen vertelt HubSpot je standaard dat de oorspronkelijke afzender de e-mail opnieuw heeft geopend als een e-mail wordt doorgestuurd.

Als je een e-mail hebt gekopieerd en geplakt die je eerder had verzonden, heb je ook de oorspronkelijke trackingpixel gekopieerd. Dezelfde trackingpixel wordt dan voor elke ontvanger geladen. Het is aan te raden om gepersonaliseerde e-mails te sturen, die je vanaf nul kunt maken in het CRM of je e-mailclient, of om verkoop e-mailsjablonen te gebruiken.

Soms wordt één enkele trackingafbeelding meerdere keren geladen vanwege de manier waarop de ontvanger zijn e-mails bekijkt. Een gebruiker kan zich bijvoorbeeld op een server bevinden die het IP-adres van die gebruiker dynamisch wijzigt. Als de afbeelding vanaf meerdere IP-adressen wordt geladen, kunnen de meldingen aangeven dat je e-mails door meerdere mensen zijn geopend.

Bovendien hebben e-mailclients zoals Outlook of Apple Mail een voorbeeldvenster als onderdeel van de inbox-weergave. Als ontvangers over je e-mail scrollen in hun inbox, kan dit een melding voor het openen van een e-mail veroorzaken.

Wat als ik een 'Iemand'-melding krijg?

Je kunt een 'Iemand'-melding zien als een van de volgende situaties zich voordoet:

1. Als je een gevolgde e-mail naar meerdere e-mailadressen stuurt (inclusief CC en BCC), ontvangen ze allemaal dezelfde HubSpot Sales tracking-afbeelding. HubSpot stelt je nog steeds op de hoogte van het openen van de e-mail, maar HubSpot kan mogelijk niet bepalen welke ontvanger de e-mail heeft geopend.
2. Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je HubSpot-account en een contactpersoon geen wettelijke basis heeft voor gegevensverwerking, volgt HubSpot Sales e-mails die je naar dat contact stuurt, maar de meldingen zijn anoniem. De eigenschappenRecent geopende verkoopmail, Recent geklikte verkoopmail en Laatste contactdatum worden ook niet bijgewerkt.

Let op: wanneer je een 'Iemand' notificatie ontvangt voor een geopende of geklikte e-mail, kan HubSpot de corresponderende e-mailactiviteit niet toewijzen aan een specifieke ontvanger, dus deze wordt niet weergegeven in de rapportage van e-mailactiviteiten (bijvoorbeeld in een aangepast rapport).

E-mail klik traceren

E-mailklikken kunnen worden bijgehouden voor zowel marketinge-mails als één-op-één e-mails. Het gedrag en de configuratie van het volgen van koppelingen is afhankelijk van het type e-mail dat je verstuurt.

Klikken in marketinge-mails

Je kunt het volgen van koppelingen voor je marketinge-mails inschakelen op het tabblad Traceren van de instellingen voor je marketinge-mails. Als u de Brands add-on hebt aangeschaft, kunt u ook het domein van de gevolgde koppelingen in uw e-mails beheren. Lees in dit artikel meer over het configureren van de instellingen voor het volgen van klikken in je marketinge-mails.

Eén-op-één e-mailklikken (alleenSales Hub Starter, Professional en Enterprise )

Als je een Sales Hub seat hebt toegewezenen je verstuurt een tracked e-mail vanuit je e-mailclient of vanuit een record, kun je klikken op koppelingen in de hoofdtekst van de e-mail tracken. Koppelingen worden gevolgd door tracking toe te voegen aan het einde van een hyperlink in je e-mail. Je kunt klik- en openingsinformatie zien in je HubSpot activiteitenfeed.

Koppelingen worden in de volgende indeling weergegeven in de e-mail die de contactpersoon ontvangt: http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

De tijdelijke omleiding naar het [xx].na1.hs-sales-engage.com domein is nodig voor HubSpot om linkklikken te registreren en bij te houden. De link zal automatisch doorverwijzen naar de uiteindelijke URL-bestemming (bijv. www.hubspot.com) wanneer erop wordt geklikt. Als je je eigen domein wilt gebruiken voor het één-op-één volgen van e-mailklikken, koppel dan een aangepast verkoop- en service-e-mailtrackingdomein.

(Outlook)

(Gmail)

(Opnemen in HubSpot)

Als je het volgen van koppelingen wilt testen, klik dan op de koppeling vanuit een e-mailclient en browser waarin de HubSpot Sales-extensie niet is geïnstalleerd; anders wordt de klikmelding mogelijk onderdrukt. Dit voorkomt meldingen die worden veroorzaakt door klikken op je eigen koppelingen, maar dit geldt niet voor andere ontvangers van je e-mail die HubSpot Sales mogelijk wel hebben geïnstalleerd.

Als je geen open- of klikmeldingen ontvangt wanneer je een tracked e-mail verstuurt vanuit je inbox, lees dan hoe je problemen met tracking kunt oplossen met je extensie:

• Problemen oplossen met de HubSpot Sales Chrome-extensie
• Problemen oplossen met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in
• Problemen oplossen met de HubSpot Sales Office 365 add-in

E-mailtracking en logging analyseren

U kunt trends in uw e-mailprestaties bekijken en analyseren met behulp van aangepaste rapporten of kant-en-klare rapporten in de rapportbibliotheek:

• Om je eigen rapport samen te stellen, gebruik je de custom report builder en selecteer je de gegevensbronnen Sales e-mail of Marketing e-mail.
• Voor marketinge-mails kun je afleveringspercentages en betrokkenheid analyseren vanaf de e-mailindexpagina.

Naast het maken van uw eigen aangepaste rapporten, hebt u toegang tot kant-en-klare rapporten over e-mailprestaties:

• Maak verkooprapporten in de sales analytics suite.
• Gebruik marketingrapporten in de marketinganalysesuite.