HubSpot e-mail tracering en logging begrijpen

Wanneer u een marketing-e-mail of een één-op-één-e-mail verstuurt vanuit uw e-mailinbox met behulp van de HubSpot Sales Chrome-extensie, HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing of HubSpot Sales Outlook-desktopinvoegtoepassing, of wanneer u een één-op-één-e-mail verstuurt vanuit een record, houdt HubSpot bij wanneer e-mails worden geopend. Als u een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub-licentie , houdt HubSpot ook bij wanneer de ontvanger op een link in de e-mail klikt.

HubSpot genereert geen open- of klikgebeurtenissen voor verkoopmails wanneer de interactie afkomstig is van een niet-menselijke bron, zoals botactiviteit.

Let op: sommige e-mailclients kunnen zo zijn geconfigureerd dat de open tracking-pixel van HubSpot niet wordt geladen. Wanneer de open tracking-pixel niet wordt geladen, kan HubSpot geen rapportage maken over de bijbehorende open tracking voor die e-mail. Als een ontvanger een van uw e-mails opent en vervolgens op een e-maillink klikt of op de e-mail zelf reageert, kan HubSpot concluderen dat hij de e-mail heeft geopend en zal het de open gebeurtenis met terugwerkende kracht rapporteren.

Verschillen tussen e-mailtracking en logboekregistratie

E-mailtracking en -logging zijn twee verwante maar verschillende functies voor het beheren en meten van hoe contacten omgaan met uw e-mails:

• Traceer: gebruik de traceerfunctie om bij te houden wanneer contactpersonen uw e-mails openen. Om e-mails te traceren, voegt HubSpot een onzichtbare afbeelding van één pixel toe aan de e-mail nadat deze is verzonden.
  • Marketing-e-mails worden standaard bijgehouden. Lees in dit artikel hoe je de instellingen voor het bijhouden van marketing-e-mails kunt beheren.
  • Voor bijgehouden één-op-één-e-mails ontvangt u een realtime melding op uw desktop wanneer een contactpersoon de bijgehouden e-mail opent. Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-licentie kunnen ook bijhouden wanneer een ontvanger op een link in de e-mail klikt. HubSpot registreert bijgehouden e-mailopeningen en klikken in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van het record. Als u het selectievakjeBijhouden selecteert, wordt er geen kopie van de e-mail geregistreerd in het record in HubSpot.

• Logboek: gebruik de logboekfunctie om een kopie van een e-mail te loggen in een record in HubSpot.
  
  

  Let op: om een persoonlijke e-mail aan HubSpot te koppelen en e-mailreacties te loggen, moeten gebruikers een Core-, Sales Hub- of Service Hub-licentie hebben. Gebruikers met een licentie voor alleen-lezen kunnen geen persoonlijke e-mails koppelen. Meer informatie over het beheren van licenties.

  • Geregistreerde e-mails worden opgenomen in je e-mailanalyses, maar één-op-één e-mailsdie zijn geregistreerd maar niet worden bijgehouden in de e-mailfeed, geven je geen inzicht in open- of klikinformatie.

• • Alle bijlagen in de e-mail worden ook geregistreerd in het contactrecord. Registreer uw e-mails om een overzicht te houden van eerdere communicatie. 

• • Marketingmails die naar een contactpersoon worden verzonden, verschijnen automatisch in het contactdossier. Als u tracking hebt ingeschakeld in uw marketingmailinstellingen, kunt u ook de engagementstatistieken van de e-mail bekijken, zoals het aantal keer dat de e-mail is geopend of erop is geklikt.

U kunt een één-op-één e-mail verzenden die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier ontvangt u open meldingen en hebt u een overzicht van de e-mailcommunicatie in HubSpot. Als u de HubSpot Sales Chrome-extensie voor Gmail of de HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing hebt geïnstalleerd , kunt u ook standaardwaarden voor logboekregistratie en tracking instellen voor uw extensie.

E-mail openen volgen

Let op: als je de instellingen voor gegevensprivacy in je account hebt ingeschakeld, kan het openen van e-mails alleen worden bijgehouden voor contacten met een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. Lees meer over hoe gegevensprivacy van invloed is op het bijhouden van e-mails met de Chrome- of Office 365-extensie.

Wanneer je een marketing-e-mail of een bijgehouden verkoop-e-mail verstuurt, voegt HubSpot een onzichtbare afbeelding van één pixel toe aan het e-mailbericht zodra het is verzonden. Wanneer de ontvanger de e-mail bekijkt en de afbeeldingen worden geladen, ontvang je een melding dat de e-mail is geopend. 

HubSpot sluit vermoedelijke niet-menselijke interacties uit, zoals botactiviteit, evenals e-mails die achteraf worden geregistreerd, e-mails die via doorstuuradressen worden verzonden of e-mails die handmatig worden geregistreerd vanuit je verkoop-e-mailanalyses.

Als de e-mailclient van de ontvanger het laden van de trackpixel niet toestaat, kan HubSpot het openen van de e-mail niet volgen. HubSpot-tracking kan in de volgende situaties worden gedeactiveerd:

• De ontvanger formatteert zijn e-mail in platte tekst.
• De e-mailclient van de ontvanger downloadt niet automatisch afbeeldingen.
• Het bedrijfsfilter van de ontvanger verwijdert alle afbeeldingen uit inkomende e-mails.

Als de ontvanger een zeer strikte spamfilter heeft die het laden van afbeeldingen of link-tracking in e-mails blokkeert, kan uw getrackte e-mail als spam worden gefilterd. E-mailtrackingtools zijn echter gebruikelijk en de meeste e-mailclients zullen uw e-mail niet anders weergeven dan voorheen.

Open tracking voor één-op-één e-mails maakt gebruik van links die via HubSpot omleiden om activiteiten te tellen. Standaard gebruiken deze links door HubSpot geleverde domeinen. Om uw eigen domein te gebruiken, koppelt u een aangepast domein voor het volgen van verkoop- en service-e-mails.

Als u geen één-op-één-e-mails wilt volgen, lees dan hoe u e-mailtracking voor alle gebruikers in uw account kunt uitschakelen.

Let op: het is niet mogelijk om te zien of een bijgehouden e-mail is doorgestuurd naar een andere ontvanger.

In sommige gevallen kan het openen van de e-mail in uw map 'Verzonden' een zelfopeningsmelding activeren. Lees hoe u zelfopeningsmeldingen voor de Chrome-extensie en Outlook-desktop-invoegtoepassing kunt blokkeren. 

Waarom krijg ik meerdere e-mailopeningen voor een specifieke bijgehouden e-mail?

Als u meer meldingen voor geopende e-mails ontvangt dan verwacht voor een specifieke bijgehouden e-mail, kan dit erop wijzen dat de e-mail is doorgestuurd of dat u een eerder verzonden e-mail hebt gekopieerd en geplakt. Om privacy- en veiligheidsredenen geeft HubSpot bij het doorsturen van een e-mail standaard aan dat de oorspronkelijke afzender de e-mail opnieuw heeft geopend.

Als je een eerder verzonden e-mail hebt gekopieerd en geplakt, heb je ook de oorspronkelijke trackingpixel gekopieerd. Dezelfde trackingpixel wordt voor elke ontvanger geladen. Het wordt aanbevolen om gepersonaliseerde e-mails te verzenden, die je helemaal zelf kunt maken in het CRM of je e-mailclient, of om sjablonen voor verkoopmails te gebruiken.

Soms wordt een enkele trackingafbeelding meerdere keren geladen vanwege de manier waarop de ontvanger zijn e-mails bekijkt. Een gebruiker kan zich bijvoorbeeld op een server bevinden die het IP-adres van die gebruiker dynamisch wijzigt. Als de afbeelding vanaf meerdere IP-adressen wordt geladen, kunnen de meldingen aangeven dat uw e-mails door meerdere personen zijn geopend.

Bovendien hebben e-mailclients zoals Outlook of Apple Mail een voorbeeldvenster als onderdeel van de inboxweergave. Als ontvangers over uw e-mail in hun inbox scrollen, kan dit een melding voor het openen van een e-mail activeren.

Wat als ik een 'Iemand'-melding krijg?

U kunt een 'Iemand'-melding zien als een van de volgende situaties zich voordoet:

1. Als je een bijgehouden e-mail naar meerdere e-mailadressen stuurt (inclusief CC en BCC), ontvangen ze allemaal dezelfde HubSpot Sales-trackingafbeelding. HubSpot zal je nog steeds op de hoogte stellen van het openen van de e-mail, maar HubSpot kan mogelijk niet bepalen welke ontvanger de e-mail heeft geopend.
2. Als je gegevensprivacyinstellingen hebt ingeschakeld in je HubSpot-account en een contactpersoon geen wettelijke basis heeft voor gegevensverwerking, volgt HubSpot Sales de e-mails die je naar die contactpersoon stuurt, maar de meldingen zijn anoniem. De eigenschappen'Recente verkoop-e-mail geopendop','Recente verkoop-e-mail aangeklikt op' en 'Laatste interactie op' worden ook niet bijgewerkt.

Let op: wanneer u een 'Iemand'-melding ontvangt voor het openen of klikken op een e-mail, kan HubSpot de bijbehorende e-mailactiviteit niet toewijzen aan een specifieke ontvanger, dus deze zal niet worden weergegeven in rapporten over e-mailactiviteit (bijvoorbeeld een aangepast rapport).

E-mailklikregistratie

E-mailklikken kunnen worden bijgehouden voor zowel marketing-e-mails als één-op-één-e-mails. Het gedrag en de configuratie van het bijhouden van links is afhankelijk van het type e-mail dat je verstuurt.

Klikken op marketing-e-mails

U kunt het volgen van links voor uw marketing-e-mails inschakelen op hettabblad 'Tracking'van uw marketing-e-mailinstellingen. Als u de add-on 'Brands' hebt aangeschaft, kunt u ook het domein van de gevolgde links in uw e-mails beheren. Lees meer over het configureren van uw instellingen voor het volgen van klikken in marketing-e-mails in dit artikel.

Klikken op één-op-één-e-mails

Als je een toegewezen SalesHub-licentie hebten je een bijgehouden e-mail verstuurt vanuit je e-mailclient of vanuit een record, kun je klikken op links in de tekst van de e-mail bijhouden. Links worden bijgehouden door tracking toe te voegen aan het einde van elke hyperlink in je e-mail. Je kunt klik- en openinformatie bekijken in je HubSpot-activiteitenfeed.

Links worden in de volgende indeling weergegeven in de e-mail die de contactpersoon ontvangt: http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

De tijdelijke omleiding naar het domein [xx].na1.hs-sales-engage.com is nodig zodat HubSpot kliks op links kan registreren en volgen. De link wordt automatisch omgeleid naar de uiteindelijke URL-bestemming (bijvoorbeeld www.hubspot.com) wanneer erop wordt geklikt. Om je eigen domein te gebruiken voor het volgen van kliks op één-op-één-e-mails, verbind je een aangepast domein voor het volgen van verkoop- en service-e-mails.

(Outlook)

(Gmail)

(Record in HubSpot)

Als je het volgen van links wilt testen, klik je op de link vanuit een e-mailclient en browser waarop de HubSpot Sales-extensie niet is geïnstalleerd. Anders wordt de klikmelding mogelijk onderdrukt. Dit voorkomt dat er meldingen worden geactiveerd door klikken op je eigen links, maar dit geldt niet voor andere ontvangers van je e-mail die mogelijk HubSpot Sales hebben geïnstalleerd.

Als u geen meldingen ontvangt wanneer u een bijgehouden e-mail verstuurt vanuit uw e-mailinbox, lees dan hoe u trackingproblemen met uw extensie kunt oplossen:

• Problemen met de HubSpot Sales Chrome-extensie oplossen
• Problemen met de HubSpot Sales Outlook-desktop-add-in oplossen
• Problemen met de HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing oplossen

E-mailtracking en -logging analyseren 

U kunt trends in uw e-mailprestaties bekijken en analyseren met behulp van aangepaste rapporten of vooraf opgestelde rapporten in de rapportbibliotheek:

• Om uw eigen rapport te maken, gebruikt u de aangepaste rapportbouwer en selecteert u de gegevensbronnen Verkoop-e-mail of Marketing-e-mail. 
• Voor marketing-e-mails kunt u de bezorgingspercentages en betrokkenheid analyseren vanaf dee-mailindexpagina. 

Naast het maken van uw eigen aangepaste rapporten, kunt u ook vooraf opgestelde rapporten over e-mailprestaties raadplegen:

• Maak verkooprapporten in de verkoopanalysesuite.
• Gebruik marketingrapporten in de marketinganalysesuite.