HubSpot e-mail tracking en logging begrijpen

Wanneer je een marketing e-mail of een getrackte één-op-één e-mail verstuurt vanuit je e-mail inbox met behulp van de HubSpot Sales Chrome extensie, HubSpot Sales Office 365 add-in, of HubSpot Sales Outlook desktop add-in, of als je een één-op-één e-mail verstuurt vanuit een record, zal HubSpot e-mail opens bijhouden. Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub betaalde seat, zal HubSpot ook bijhouden wanneer de ontvanger op een link in de e-mail klikt.

Let op: vanwege wijzigingen in verband met de onlangs aangekondigde privacyfuncties van Apple in iOS 15, kunnen uw sales e-mail opens hoger lijken dan normaal. Meer informatie over hoe u door deze wijzigingen in HubSpot kunt navigeren.

Verschillen tussen e-mailtracking en logging

E-mail tracking en logging zijn twee verwante maar verschillende functies voor het beheren en meten hoe contacten met uw e-mails omgaan:

• Track: gebruik de track functie om te monitoren wanneer contacten je e-mails openen. Om e-mails te volgen voegt HubSpot een onzichtbare afbeelding van één pixel in de e-mail in nadat deze is verzonden.
  • Marketing e-mails worden standaard gevolgd. Lees in dit artikel hoe je je marketing-e-mailtrackinginstellingen beheert.
  • Voor getrackte één-op-één e-mails ontvang je een real-time melding op je bureaublad wanneer een contactpersoon de getrackte e-mail opent. Gebruikers met betaalde Sales Hub seats kunnen ook volgen wanneer een ontvanger op een link in de e-mail klikt. Gratis gebruikers kunnen klikken niet volgen. HubSpot registreert gevolgde e-mailopeningen en -klikken in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van het record. Door hetselectievakje Track te selecteren wordt geen kopie van de e-mail naar het record in HubSpot gelogd.

• Log: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail te loggen naar een record in HubSpot.
  • Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook in het record van de contactpersoon opgeslagen. Log je e-mails om een overzicht van eerdere communicatie bij te houden. Vastgelegde één-op-één e-mails geven je geen inzicht in open- of klikinformatie.
  • Marketing-e-mails die naar een contactpersoon zijn verzonden, verschijnen automatisch in een contactpersoonrecord, en als je tracking hebt ingeschakeld in je marketing-e-mailinstellingen, kun je ook de engagementgegevens van de e-mail bekijken, zoals opens of clicks.

Je kunt een één-op-één e-mail sturen die zowel gevolgd als gelogd wordt. Op die manier ontvang je zowel open meldingen als een registratie van de e-mailcommunicatie in HubSpot. Als je de HubSpot Sales Chrome extensie voor Gmail, HubSpot Sales Office 365 add-in of de HubSpot Sales Outlook desktop add-in hebt geïnstalleerd, kun je ook standaard logging en tracking instellen voor je extensie.

E-mail open tracking

Let op: als u de GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) in uw account hebt ingeschakeld, kunnen e-mailopeningen alleen worden getraceerd voor contactpersonen met een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. Meer informatie over hoe GDPR van invloed is op e-mailtracking met de Chrome- of Office 365-extensie.

Wanneer je een marketing e-mail of een getraceerde verkoop e-mail verstuurt, sluit HubSpot een onzichtbare één-pixel afbeelding in het e-mailbericht in zodra het is verzonden. Wanneer je ontvanger de e-mail bekijkt en de afbeeldingen laadt, ontvang je een melding dat de e-mail is geopend.

Als de e-mailclient van de ontvanger niet toestaat dat de track pixel wordt geladen, kan HubSpot de geopende e-mail niet tracken. HubSpot tracking kan worden uitgeschakeld in de volgende situaties:

• De ontvanger formatteert zijn e-mail in platte tekst.
• De e-mailclient van de ontvanger downloadt niet automatisch afbeeldingen.
• De bedrijfsfilter van de ontvanger verwijdert alle afbeeldingen voor inkomende e-mails.

Als de ontvanger een zeer streng spamfilter heeft dat het laden van afbeeldingen of het volgen van links in e-mails blokkeert, kan uw gevolgde e-mail als spam worden gefilterd. Tools voor het volgen van e-mail zijn echter gangbaar, en de meeste e-mailclients zullen uw e-mail niet anders bekijken dan voorheen.

Als u geen één-op-één e-mails wilt volgen, lees dan hoe u het volgen van e-mails voor alle gebruikers in uw account kunt uitschakelen.

Let op: het is niet mogelijk om te zien of een gevolgde e-mail is doorgestuurd naar een andere ontvanger.

Als u de e-mail in uw map met verzonden e-mails opent, kunt u in sommige gevallen een zelfopeningsmelding activeren. Ontdek hoe u zelfopeningsmeldingen kunt blokkeren voor de Chrome-extensie en de Outlook-desktopadditie.

Waarom krijg ik meerdere e-mailopeningen voor een specifieke gevolgde e-mail?

Als je voor een specifieke gevolgde e-mail meer open meldingen ontvangt dan verwacht, kan dit erop wijzen dat de e-mail is doorgestuurd of dat je een eerder verzonden e-mail hebt gekopieerd en geplakt. Vanwege privacy- en beveiligingsoverwegingen vertelt HubSpot je standaard dat de oorspronkelijke afzender de e-mail opnieuw heeft geopend wanneer een e-mail wordt doorgestuurd.

Als u een e-mail kopieert en plakt die u eerder hebt verzonden, kopieert u ook de oorspronkelijke tracking pixel. Dezelfde trackingpixel wordt dan voor elke ontvanger geladen. Het verdient aanbeveling gepersonaliseerde e-mails te sturen, die u vanaf nul kunt aanmaken in het CRM of uw e-mailclient, of gebruik te maken van sjablonen voor verkoopmails.

Soms wordt een enkele trackingafbeelding meerdere keren geladen vanwege de manier waarop de ontvanger zijn e-mails bekijkt. Een gebruiker kan zich bijvoorbeeld op een server bevinden die het IP-adres van die gebruiker dynamisch wijzigt. Als de afbeelding vanaf meerdere IP-adressen wordt geladen, kunnen de meldingen aangeven dat uw e-mails door meerdere mensen zijn geopend.

Ook e-mailclients zoals Outlook of Apple Mail hebben een voorbeeldvenster als onderdeel van de inbox-weergave. Als ontvangers over uw e-mail in hun inbox scrollen, kan dit een melding over het openen van uw e-mail activeren.

Wat als ik een 'Iemand' melding krijg?

U kunt een "Iemand" melding zien als een van de volgende zaken zich voordoet:

1. Als je een gevolgde e-mail naar meerdere e-mailadressen stuurt (inclusief CC en BCC), ontvangen ze allemaal hetzelfde HubSpot Sales tracking beeld. HubSpot brengt je nog steeds op de hoogte van het openen van de e-mail, maar HubSpot kan mogelijk niet bepalen welke ontvanger de e-mail heeft geopend.
2. Als je de General Data Protection Regulation (GDPR) toggle hebt ingeschakeld in je HubSpot-account en een contactpersoon geen wettelijke basis heeft voor gegevensverwerking, volgt HubSpot Sales e-mails die je naar die contactpersoon stuurt, maar de meldingen zijn anoniem. De eigenschappenRecent geopende verkoopmail, Recent geklikte verkoopmail en Laatste afspraakdatum worden ook niet bijgewerkt.

Let op: wanneer je een 'Iemand' melding ontvangt voor een e-mail open of klik, kan HubSpot de bijbehorende e-mail activiteit niet toewijzen aan een specifieke ontvanger, dus het zal niet verschijnen in een e-mail activiteit rapportage (bijvoorbeeld een aangepast rapport).

E-mail click tracking

E-mailklikken kunnen worden gevolgd voor zowel marketinge-mails als voor één-op-één e-mails. Het gedrag en de configuratie van linktracking is afhankelijk van het type e-mail dat u verstuurt.

Marketing e-mail clicks

U kunt linktracking voor uw marketinge-mails inschakelen op het tabblad Tracking van uw marketing-e-mailinstellingen. Als u de add-on Business Units hebt aangeschaft, kunt u ook het domein van de gevolgde koppelingen in uw e-mails beheren. In dit artikel leest u meer over het configureren van de instellingen voor het volgen van klikken in uw marketinge-mails.

Eén-op-één e-mailklikken (alleenSales Hub Starter, Professional en Enterprise )

Als je eenbetaalde Sales Hub-vestiging hebten je verstuurt een tracked e-mail vanuit je e-mailclient of vanuit een record, kun je klikken op links in de hoofdtekst van de e-mail tracken. Links worden gevolgd door tracking toe te voegen aan het einde van elke hyperlink in je e-mail. Je kunt klik- en openingsinformatie zien in je HubSpot activiteitenfeed.

Links verschijnen in het volgende formaat in de e-mail die de contactpersoon ontvangt: http://t.sidekickopen[xx].com/e1t/c../../www.hubspot.com.../

De tijdelijke omleiding naar het t.sidekickopen[xx].com domein is nodig voor HubSpot om link clicks te registreren en bij te houden. De link zal automatisch doorverwijzen naar de uiteindelijke URL-bestemming (bijv. www.hubspot.com) wanneer erop wordt geklikt.

(Outlook)

(Gmail)

(Opnemen in HubSpot)

Als je linktracking wilt testen, klik dan op de link vanuit een e-mailclient en browser waarop de HubSpot Sales-extensie niet is geïnstalleerd; anders wordt de klikmelding mogelijk onderdrukt. Dit voorkomt meldingen die worden geactiveerd door klikken op je eigen links, maar dit geldt niet voor andere ontvangers van je e-mail die HubSpot Sales mogelijk hebben geïnstalleerd.

Als u geen open- of klikmeldingen ontvangt wanneer u een gevolgde e-mail verzendt vanuit uw e-mailpostvak, lees dan hoe u problemen met tracking kunt oplossen met uw extensie:

• Problemen met de HubSpot Sales Chrome-extensie oplossen
• Problemen oplossen met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in
• Problemen oplossen met de HubSpot Sales Office 365 add-in