Inzicht in het bijhouden en registreren van e-mails in HubSpot

Wanneer je vanuit je e-mailinbox een marketingmail of een één-op-één-mail verstuurt met behulp van de HubSpot Sales Chrome-extensie, de HubSpot Sales Office 365-add-in of de HubSpot Sales Outlook-desktopadd-in, of wanneer je een één-op-één-mail verstuurt vanuit een record, houdt HubSpot bij wanneer de e-mail wordt geopend. Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub-licentie , houdt HubSpot ook bij wanneer de ontvanger op een link in de e-mail klikt.

HubSpot genereert geen open- of klikgebeurtenissen voor verkoop-e-mails wanneer de interactie afkomstig is van een niet-menselijke bron, zoals botactiviteit.

Voordat je aan de slag gaat

Lees voordat je deze functie gebruikt de toestemmingsvereisten en beperkingen door.

Naleving van toestemmingsvereisten voor e-mailtracking

In sommige landen, zoals Frankrijk en Italië, moeten je ontvangers toestemming geven voordat de trackingpixels van HubSpot voor het openen en klikken op e-mails worden gebruikt. Deze vereisten gelden voor elke afzender die e-mails verstuurt naar ontvangers in die landen, ongeacht waar de afzender is gevestigd. De verantwoordelijkheid voor naleving ligt bij de afzender. HubSpot biedt de tools om je te helpen bij het beheren van toestemming voor e-mailtracking.

Om het bijhouden van marketing-e-mails in HubSpot te beheren:

• Schakel het bijhouden van marketing-e-mails uit op accountniveau: schakel het bijhouden van openingen en klikken uit voor alle marketing-e-mails in je account via Instellingen > Marketing > E-mail > Bijhouden. Let op: hiermee wordt het bijhouden globaal uitgeschakeld, niet alleen voor specifieke regio’s.Lees meer overhet beheren van het bijhouden van openingen en klikken in marketing-e-mails. 
• Schakel tracking uit voor individuele marketing-e-mails (BETA): schakel het bijhouden van openingen en klikken voor een individuele e-mail rechtstreeks in de e-maileditor uit, terwijl tracking voor je account ingeschakeld blijft. Wanneer je bijvoorbeeld marketing-e-mails verstuurt, kun je je contacten per regio segmenteren om tracking voor specifieke landen uit te schakelen, terwijl tracking voor de rest van je doelgroep ingeschakeld blijft. Lees meer over het uitschakelen van tracking voor individuele marketing-e-mails.

Let op: hoewel HubSpot deze functies aanbiedt, is uw juridische afdeling de beste bron voor advies over naleving in uw specifieke situatie.

Beperkingen en overwegingen

• Sommige e-mailclients zijn mogelijk zo geconfigureerd dat de open-trackingpixel van HubSpot niet wordt geladen. Wanneer de open-trackingpixel niet wordt geladen, kan HubSpot geen rapportage genereren over de bijbehorende open-tracking voor die e-mail. Als een ontvanger een van uw e-mails opent en vervolgens op een link in de e-mail klikt of op de e-mail zelf reageert, kan HubSpot afleiden dat de e-mail is geopend en zal het de open-gebeurtenis met terugwerkende kracht rapporteren.

• Het is niet mogelijk om te zien of een bijgehouden e-mail naar een andere ontvanger is doorgestuurd. In sommige gevallen kun je, als je de e-mail in je map ‘Verzonden’ opent, een melding van zelfopeningen activeren. Lees hoe je meldingen van zelfopeningen kunt blokkeren voor de Chrome-extensie en de Outlook-desktop-add-in.

Verschillen tussen e-mailtracking en -logging

E-mailtracking en -logging zijn twee verwante maar verschillende functies voor het beheren en meten van de interactie van contacten met uw e-mails:

• Tracking: gebruik de trackingfunctie om bij te houden wanneer contacten je e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpot na verzending een onzichtbare afbeelding van één pixel toe aan de e-mail.
  • Marketing-e-mails worden standaard bijgehouden. Lees in dit artikel hoe je de instellingen voor het bijhouden van marketing-e-mails kunt beheren.
  • Voor bijgehouden één-op-één-e-mails ontvang je een realtime melding op je desktop wanneer een contactpersoon de bijgehouden e-mail opent. Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-licentie kunnen ook bijhouden wanneer een ontvanger op een link in de e-mail klikt. HubSpot registreert het openen en klikken op bijgehouden e-mails in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van het record. Als je het selectievakje‘Bijhouden’ aanvinkt, wordt er geen kopie van de e-mail bij het record in HubSpot opgeslagen.

• Logboek: gebruik de logboekfunctie om een kopie van een e-mail op te slaan in een record in HubSpot.
  
  

  Let op: om een individueel zakelijk e-mailadres aan HubSpot te koppelen en e-mailreacties te loggen, moeten gebruikers beschikken over een Core-, Sales Hub- of Service Hub-licentie. Gebruikers met een 'View-Only'-licentie kunnen geen individuele zakelijke e-mailadressen koppelen. Lees meer over het beheren van licenties.

  • Geregistreerde e-mails worden meegenomen in je e-mailanalyses; één-op-één-e-mailsdie wel zijn geregistreerd maar niet worden bijgehouden, geven je echter geen inzicht in open- of klikgegevens.

• • Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook vastgelegd in het contactrecord. Registreer je e-mails om een overzicht te houden van eerdere communicatie. 

• • Marketing-e-mails die naar een contactpersoon worden verzonden, verschijnen automatisch in het dossier van de contactpersoon. Als u tracking hebt ingeschakeld in uw instellingen voor marketing-e-mails, kunt u ook de betrokkenheidsstatistieken van de e-mail bekijken, zoals het aantal keer dat de e-mail is geopend of het aantal klikken.

U kunt een één-op-één-e-mail versturen die zowel wordt bijgehouden als geregistreerd. Op die manier ontvangt u meldingen wanneer de e-mail wordt geopend en beschikt u tevens over een overzicht van de e-mailcommunicatie in HubSpot. Als u de HubSpot Sales Chrome-extensie voor Gmail of de HubSpot Sales Office 365-add-in hebt geïnstalleerd , kunt u ook standaardinstellingen voor registratie en tracking instellen voor uw extensie.

Tracking van geopende e-mails

Let op: als je de instellingen voor gegevensprivacy in je account hebt ingeschakeld, kunnen het openen van e-mails alleen worden bijgehouden voor contactpersonen met een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. Lees meer over hoe gegevensprivacy van invloed is op het bijhouden van e-mails met de Chrome- of Office 365-ext ensie.

Wanneer je een marketing-e-mail of een getraceerde verkoop-e-mail verstuurt, voegt HubSpot een onzichtbare afbeelding van één pixel in het e-mailbericht in zodra dit is verzonden. Wanneer je ontvanger de e-mail bekijkt en de afbeeldingen worden geladen, ontvang je een melding dat de e-mail is geopend. 

HubSpot sluit vermoedelijke niet-menselijke interacties uit, zoals botactiviteit, evenals e-mails die met terugwerkende kracht worden geregistreerd, e-mails die via doorstuuradressen worden verzonden of e-mails die handmatig worden geregistreerd vanuit je verkoop-e-mailanalyses.

Als de e-mailclient van de ontvanger het laden van de trackingpixel niet toestaat, kan HubSpot het openen van de e-mail niet bijhouden. HubSpot-tracking kan in de volgende situaties worden uitgeschakeld:

• De ontvanger heeft zijn e-mail opgemaakt als platte tekst.
• De e-mailclient van de ontvanger downloadt niet automatisch afbeeldingen.
• Het bedrijfsfilter van de ontvanger verwijdert alle afbeeldingen uit inkomende e-mails.

Als de ontvanger een zeer strikt spamfilter heeft dat het laden van afbeeldingen of linktracking in e-mails blokkeert, kan je bijgehouden e-mail als spam worden gefilterd. E-mailtrackingtools zijn echter gangbaar en de meeste e-mailclients zullen je e-mail niet anders weergeven dan voorheen.

Als u marketing-e-mails niet wilt bijhouden, kunt u deze uitschakelen door naar Instellingen > Marketing > E-mail > Tracking te gaan. Lees meer over het beheren van tracking voor marketing-e-mails.

Bij het bijhouden van het openen van één-op-één-e-mails worden links gebruikt die via HubSpot doorverwijzen om activiteiten te tellen. Standaard maken deze links gebruik van door HubSpot geleverde domeinen. Om je eigen domein te gebruiken, koppel je een aangepast domein voor het bijhouden van verkoop- en service-e-mails.

Als je één-op-één-e-mails niet wilt bijhouden, lees dan hoe je e-mailtracking voor alle gebruikers in je account kunt uitschakelen.

Let op: wanneer e-mailtracking is uitgeschakeld, werken de volgende functies niet of zijn ze mogelijk minder effectief: analyses van marketing-e-mails, optimalisaties van verzendtijden, onderdrukking van graymail, engagement-optimalisatie, A/B-tests, workflows die open-/klikgebeurtenissen gebruiken in triggers of vertakkingen, segmenten die open-/klikgebeurtenissen als filters gebruiken, segmentfiltering op basis van eigenschappen die afhankelijk zijn van e-mailtrackinggegevens (bijv.‘Verzendingen sinds laatste interactie’) en sequenties die open-/klikgebeurtenissen gebruiken. 

Waarom krijg ik meerdere meldingen van geopende e-mails voor een specifieke bijgehouden e-mail?

Als u meer meldingen over het openen van e-mails ontvangt dan verwacht voor een specifieke bijgehouden e-mail, kan dit erop wijzen dat de e-mail is doorgestuurd of dat u een eerder verzonden e-mail hebt gekopieerd en geplakt. Vanwege privacy- en veiligheidsoverwegingen geeft HubSpot u standaard de melding dat de oorspronkelijke afzender de e-mail opnieuw heeft geopend wanneer een e-mail wordt doorgestuurd.

Als je een e-mail hebt gekopieerd en geplakt die je eerder had verzonden, heb je ook de oorspronkelijke trackingpixel gekopieerd. Dezelfde trackingpixel wordt dan voor elke ontvanger geladen. Het wordt aanbevolen om gepersonaliseerde e-mails te versturen, die je helemaal zelf kunt maken in het CRM of je e-mailprogramma, of om sjablonen voor verkoopmails te gebruiken.

Soms wordt één trackingafbeelding meerdere keren geladen vanwege de manier waarop de ontvanger zijn e-mails bekijkt. Een gebruiker kan zich bijvoorbeeld op een server bevinden die het IP-adres van die gebruiker dynamisch wijzigt. Als de afbeelding vanaf meerdere IP-adressen wordt geladen, kan in de meldingen worden aangegeven dat je e-mails door meerdere mensen zijn geopend.

Bovendien hebben e-mailprogramma’s zoals Outlook of Apple Mail een voorbeeldvenster als onderdeel van de inboxweergave. Als ontvangers in hun inbox over uw e-mail scrollen, kan dit een melding van het openen van de e-mail activeren.

Waarom is het tijdstip van openen hetzelfde als dat van de klik of het antwoord?

Sommige e-mailclients verhinderen dat de pixel voor het bijhouden van het openen van e-mails van HubSpot wordt geladen. Wanneer dit gebeurt, kan HubSpot niet direct vastleggen dat de e-mail is geopend.

Als de ontvanger later op een bijgehouden link in de e-mail klikt of erop reageert, kan HubSpot afleiden dat de e-mail is geopend. Als de e-mail eerder 0 geregistreerde openingen had, maakt HubSpot 1 afgeleide openingsgebeurtenis aan.

De afgeleide open-gebeurtenis gebruikt dezelfde tijdstempel als de eerste klik of het eerste antwoord, omdat dat de eerste bevestigde interactie is die HubSpot ontvangt. Deze afleiding vindt alleen plaats wanneer een e-mail van 0 openingen naar 1 opening gaat en wordt niet herhaald voor volgende klikken of antwoorden, zodat de interactiestatistieken nauwkeurig blijven.

Wat als ik een ‘Iemand’-melding krijg?

Je kunt een 'Iemand'-melding zien als een van de volgende situaties zich voordoet:

1. Als u een gevolgde e-mail naar meerdere e-mailadressen verstuurt (inclusief CC en BCC), ontvangen ze allemaal dezelfde HubSpot Sales-trackingafbeelding. HubSpot zal u nog steeds op de hoogte stellen van het openen van de e-mail, maar HubSpot kan mogelijk niet vaststellen welke ontvanger de e-mail heeft geopend.
2. Als je de instellingen voor gegevensprivacy in je HubSpot-account hebt ingeschakeld en een contactpersoon geen wettelijke basis heeft voor gegevensverwerking, zal HubSpot Sales de e-mails die je naar die contactpersoon verstuurt wel bijhouden, maar zullen de meldingen anoniem zijn. De eigenschappen‘Datum waarop de recente sales-e-mail is geopend’,‘Datum waarop op de recente sales-e-mail is geklikt’ en ‘Datum van laatste interactie’ worden ook niet bijgewerkt.

Let op: wanneer je een 'Iemand'-melding ontvangt voor het openen of klikken op een e-mail, kan HubSpot de bijbehorende e-mailactiviteit niet toewijzen aan een specifieke ontvanger, waardoor deze niet wordt weergegeven in rapportages over e-mailactiviteit (bijvoorbeeld een aangepast rapport).

Het bijhouden van e-mailklikken

E-mailklikken kunnen worden bijgehouden voor zowel marketing-e-mails als bijgehouden één-op-één-e-mails. Het gedrag en de configuratie van linktracking zijn afhankelijk van het type e-mail dat je verstuurt.

Klikken in marketing-e-mails

Je kunt het bijhouden van links voor je marketingmails inschakelen op hettabblad ‘Tracking’in je instellingen voor marketingmails. Als je de add-on ‘Brands’ hebt aangeschaft, kun je ook het domein van de bijgehouden links in je e-mails beheren. Lees in dit artikel meer over het configureren van de instellingen voor het bijhouden van klikken in je marketingmails.

Klikken in één-op-één-e-mails

Als je een toegewezen SalesHub-licentie hebten je verstuurt een e-mail met linktracking vanuit je e-mailclient of vanuit een record, kun je klikken op links in de tekst van de e-mail bijhouden. Links worden bijgehouden door ‘tracking’ toe te voegen aan het einde van elke hyperlink in je e-mail. Je kunt informatie over klikken en openen bekijken in je HubSpot-activiteitenfeed.

Links verschijnen in de volgende indeling in de e-mail die de contactpersoon ontvangt: http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

De tijdelijke omleiding naar het domein [xx].na1.hs-sales-engage.com is nodig zodat HubSpot klikken op links kan registreren en bijhouden. De link leidt automatisch door naar de uiteindelijke URL-bestemming (bijv. www.hubspot.com) wanneer erop wordt geklikt. Om je eigen domein te gebruiken voor het bijhouden van klikken in één-op-één-e-mails, koppel je een aangepast e-mailtrackingdomein voor verkoop en service.

(Outlook)

(Gmail)

(Record in HubSpot)

Als u het bijhouden van links wilt testen, klik dan op de link vanuit een e-mailclient en browser waarop de HubSpot Sales-extensie niet is geïnstalleerd; anders wordt de klikmelding mogelijk onderdrukt. Dit voorkomt dat er meldingen worden geactiveerd door klikken op uw eigen links, maar dit geldt niet voor andere ontvangers van uw e-mail die mogelijk HubSpot Sales hebben geïnstalleerd.

Als je geen meldingen over openen of klikken ontvangt wanneer je een e-mail met tracking verstuurt vanuit je e-mailinbox, lees dan hoe je problemen met tracking via je extensie kunt oplossen:

• Problemen met de HubSpot Sales Chrome-extensie oplossen
• Problemen met de HubSpot Sales Outlook-desktop-add-in oplossen
• Problemen met de HubSpot Sales Office 365-add-in oplossen

E-mailtracking en -logboekregistratie analyseren 

U kunt trends in de prestaties van uw e-mails bekijken en analyseren met behulp van aangepaste rapporten of vooraf opgestelde rapporten in de rapportbibliotheek:

• Om uw eigen rapport samen te stellen, gebruikt u de tool voor aangepaste rapporten en selecteert u de gegevensbronnen 'Sales-e-mail ' of 'Marketing-e-mail'. 
• Voor marketing-e-mails kun je de bezorgpercentages en de betrokkenheid analyseren vanaf dee-mailindexpagina. 

Naast het maken van je eigen aangepaste rapporten kun je ook gebruikmaken van vooraf opgestelde rapporten over e-mailprestaties:

• Maak verkooprapporten in de Sales Analytics-suite.
• Gebruik marketingrapporten in de marketinganalysesuite.