HubSpot e-mail tracering en logging begrijpen

Wanneer je een marketing-e-mail of een getrackte één-op-één e-mail verstuurt vanuit je e-mail inbox met behulp van de HubSpot Sales Chrome-extensie, HubSpot Sales Office 365 add-in of HubSpot Sales Outlook desktop add-in, of als je een één-op-één e-mail verstuurt vanuit een record, trackt HubSpot e-mailopeningen. Als je een gebruiker bent met een betaalde Sales Hub-account , houdt HubSpot ook bij wanneer de ontvanger op een koppeling in de e-mail klikt.

Let op: sommige e-mailclients kunnen zodanig zijn geconfigureerd dat de open tracking pixel van HubSpot niet wordt geladen. Als de open tracking pixel niet wordt geladen, kan HubSpot niet rapporteren over de bijbehorende open tracking voor die e-mail. Als een ontvanger een van je e-mails opent en vervolgens op een e-mailkoppeling klikt of op de e-mail zelf antwoordt, kan HubSpot daaruit afleiden dat ze de e-mail hebben geopend en zal HubSpot de gebeurtenis met terugwerkende kracht rapporteren.

Verschillen tussen e-mailtracking en logging

E-mailtracking en logboekregistratie zijn twee verwante maar verschillende functies voor het beheren en meten hoe contactpersonen met je e-mails omgaan:

• Traceren: gebruik de traceerfunctie om bij te houden wanneer contactpersonen je e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpot een onzichtbare afbeelding van één pixel in de e-mail in nadat deze is verzonden.
  • Marketinge-mails worden standaard gevolgd. Lees in dit artikel hoe je de instellingen voor het volgen van marketinge-mails beheert.
  • Voor getrackte één-op-één e-mails ontvang je een realtime melding op je bureaublad wanneer een contactpersoon de getrackte e-mail opent. Gebruikers met een betaald Sales Hub-abonnement kunnen ook bijhouden wanneer een ontvanger op een koppeling in de e-mail klikt. Gratis gebruikers kunnen klikken niet volgen. HubSpot registreert gevolgde e-mailopeningen en -kliks in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van de record. Als je hetselectievakje Track (Traceren) inschakelt, wordt er geen kopie van de e-mail vastgelegd in het record in HubSpot.

• Log: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail te loggen naar een record in HubSpot.
  • Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook in het record van de contactpersoon opgeslagen. Log je e-mails om communicatie uit het verleden bij te houden. Vastgelegde één-op-één e-mails geven je geen inzicht in open- of klikinformatie.
  • Marketinge-mails die naar een contactpersoon zijn verzonden, verschijnen automatisch in een contactpersoonrecord en als je tracking hebt ingeschakeld in de instellingen van je marketinge-mails, kun je ook de engagementgegevens van de e-mail bekijken, zoals opens of kliks.

Je kunt een één-op-één e-mail versturen die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier ontvang je zowel open meldingen als een registratie van de e-mailcommunicatie in HubSpot. Als je de HubSpot Sales Chrome-extensie voor Gmail, HubSpot Sales Office 365 add-in of de HubSpot Sales Outlook desktop add-in hebt geïnstalleerd, kun je ook de standaardinstellingen voor logging en tracking instellen voor je extensie.

E-mail openen bijhouden

Let op: als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kunnen geopende e-mails alleen worden getraceerd voor contactpersonen met een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. Meer informatie over hoe gegevensprivacy e-mailtracking beïnvloedt met de Chrome- of Office 365-extensie.

Wanneer je een marketing-e-mail of een getraceerde verkoop-e-mail verstuurt, voegt HubSpot een onzichtbare afbeelding van één pixel toe aan het e-mailbericht zodra dit is verzonden. Als de ontvanger de e-mail bekijkt en de afbeeldingen worden geladen, ontvang je een melding dat de e-mail is geopend.

Als de e-mailclient van de ontvanger het laden van de trackpixel niet toestaat, kan HubSpot het openen van de e-mail niet tracken. HubSpot tracking kan in de volgende situaties worden uitgeschakeld:

• De ontvanger formatteert zijn e-mail in platte tekst.
• De e-mailclient van de ontvanger downloadt afbeeldingen niet automatisch.
• De bedrijfsfilter van de ontvanger verwijdert alle afbeeldingen voor inkomende e-mails.

Als de ontvanger een zeer strenge spamfilter heeft die het laden van afbeeldingen of het volgen van koppelingen in e-mails blokkeert, kan je gevolgde e-mail als spam worden gefilterd. E-mailtrackingprogramma's zijn echter heel gewoon en de meeste e-mailclients zullen je e-mail niet anders bekijken dan voorheen.

Als je geen één-op-één e-mails wilt volgen, lees dan hoe je het volgen van e-mails voor alle gebruikers in je account kunt uitschakelen.

Let op: het is niet mogelijk om te zien of een gevolgde e-mail is doorgestuurd naar een andere ontvanger.

In sommige gevallen kun je een zelfopeningsmelding krijgen als je de e-mail opent in je map met verzonden e-mails. Ontdek hoe u zelfopenmeldingen kunt blokkeren voor de Chrome-extensie en de Outlook-desktop invoegtoepassing.

Waarom krijg ik meerdere opens voor een specifieke gevolgde e-mail?

Als je meer meldingen over het openen van een e-mail ontvangt dan verwacht voor een specifieke gevolgde e-mail, kan dit erop wijzen dat de e-mail is doorgestuurd of dat je een eerder verzonden e-mail hebt gekopieerd en geplakt. Vanwege privacy- en beveiligingsredenen vertelt HubSpot je standaard dat de oorspronkelijke afzender de e-mail opnieuw heeft geopend als een e-mail wordt doorgestuurd.

Als je een e-mail kopieert en plakt die je eerder hebt verzonden, kopieer je ook de oorspronkelijke trackingpixel. Dezelfde trackingpixel wordt dan voor elke ontvanger geladen. Het is aan te raden om gepersonaliseerde e-mails te sturen, die je vanaf nul kunt maken in het CRM of je e-mailclient, of om verkoop e-mailsjablonen te gebruiken.

Soms wordt een enkele trackingafbeelding meerdere keren geladen vanwege de manier waarop de ontvanger zijn e-mails bekijkt. Een gebruiker kan zich bijvoorbeeld op een server bevinden die het IP-adres van die gebruiker dynamisch wijzigt. Als de afbeelding vanaf meerdere IP-adressen wordt geladen, kunnen de meldingen aangeven dat je e-mails door meerdere mensen zijn geopend.

Bovendien hebben e-mailclients zoals Outlook of Apple Mail een voorbeeldvenster als onderdeel van de inbox-weergave. Als ontvangers over je e-mail scrollen in hun inbox, kan dit een melding voor het openen van een e-mail veroorzaken.

Wat als ik een 'Iemand' melding krijg?

U kunt een melding 'Iemand' zien als een van de volgende dingen gebeurt:

1. Als je een getrackte e-mail naar meerdere e-mailadressen stuurt (inclusief CC en BCC), ontvangen ze allemaal dezelfde HubSpot Sales tracking afbeelding. HubSpot stelt je nog steeds op de hoogte van het openen van de e-mail, maar HubSpot kan mogelijk niet bepalen welke ontvanger de e-mail heeft geopend.
2. Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je HubSpot-account en een contactpersoon geen wettelijke basis heeft voor gegevensverwerking, houdt HubSpot Sales e-mails bij die je naar dat contact verstuurt, maar zijn de meldingen anoniem. De eigenschappenRecent geopende verkoopmail, Recent geklikte verkoopmail en Laatste contactdatum worden ook niet bijgewerkt.

Let op: wanneer je een 'Iemand'-melding ontvangt voor een geopende of geklikte e-mail, kan HubSpot de bijbehorende e-mailactiviteit niet toewijzen aan een specifieke ontvanger, dus deze wordt niet weergegeven in de rapportage van e-mailactiviteiten (bijvoorbeeld in een aangepast rapport).

Klikken per e-mail bijhouden

E-mailklikken kunnen worden bijgehouden voor zowel marketinge-mails als één-op-één e-mails. Het gedrag en de configuratie van het volgen van koppelingen is afhankelijk van het type e-mail dat je verstuurt.

Klikken op marketinge-mails

Je kunt het volgen van koppelingen voor je marketinge-mails inschakelen op het tabblad Traceren van de instellingen van je marketinge-mails. Als je de Business Units add-on hebt aangeschaft, kun je ook het domein van de gevolgde koppelingen in je e-mails beheren. Lees in dit artikel meer over het configureren van de instellingen voor het volgen van klikken in uw marketinge-mails.

Eén-op-één e-mailkliks (alleenSales Hub Starter, Professional en Enterprise )

Als je eenbetaalde Sales Hub-account hebt eneen tracked e-mail verstuurt vanuit je e-mailclient of vanuit een record, kun je klikken op koppelingen in de hoofdtekst van de e-mail tracken. Koppelingen worden gevolgd door tracking toe te voegen aan het einde van een hyperlink in je e-mail. Je kunt klik- en openingsinformatie zien in je HubSpot activiteitenfeed.

Koppelingen worden in de volgende indeling weergegeven in de e-mail die de contactpersoon ontvangt: http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

De tijdelijke omleiding naar het [xx].na1.hs-sales-engage.com domein is nodig voor HubSpot om linkklikken te registreren en bij te houden. De link zal automatisch doorverwijzen naar de uiteindelijke URL-bestemming (bijv. www.hubspot.com) wanneer erop wordt geklikt.

(Vooruitzichten)

(Gmail)

(Opnemen in HubSpot)

Als je het volgen van koppelingen wilt testen, klik dan op de koppeling vanuit een e-mailclient en browser waarin de HubSpot Sales-extensie niet is geïnstalleerd; anders wordt de klikmelding mogelijk onderdrukt. Dit voorkomt meldingen die worden geactiveerd door klikken op je eigen koppelingen, maar dit geldt niet voor andere ontvangers van je e-mail die HubSpot Sales mogelijk wel hebben geïnstalleerd.

Als je geen open- of klikmeldingen ontvangt wanneer je een tracked e-mail verstuurt vanuit je e-mailpostvak, lees dan hoe je problemen met tracking kunt oplossen met je extensie:

• Problemen oplossen met de HubSpot Sales Chrome-extensie
• Problemen oplossen met de HubSpot Sales Outlook desktop invoegtoepassing
• Problemen oplossen met de HubSpot Sales Office 365 add-in