Volg en log e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in
Laatst bijgewerkt: februari 13, 2025
Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:
|
Gebruik de functies Traceren en Loggen van de HubSpot Sales Outlook desktop add-in om de interactie van je contactpersonen met je e-mails te volgen en bij te houden. Met de track functie ingeschakeld, kun je real-time meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon je e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het contactpersoonrecord in HubSpot om een record bij te houden van alle communicatie in het verleden, zodat je team deze kan raadplegen.
Let op: vanwege de belangrijke veranderingen die Microsoft heeft geïntroduceerd als onderdeel van de nieuwe Outlook voor Windows, zal HubSpot niet langer actief de HubSpot Sales Outlook desktop add-in ontwikkelen of verbeteren. Hoewel de HubSpot Sales Outlook desktop add-in nog steeds beschikbaar is in de oude Outlook voor Windows en ondersteund zal blijven worden, wordt het sterk aanbevolen om in plaats daarvan de HubSpot Sales web add-in te activeren. Als je de Outlook desktop add-in gebruikt, wordt de HubSpot Sales web add-in automatisch geïnstalleerd als je overstapt op de nieuwe Outlook voor Windows. Lees meer in deze HubSpot Community post.
Opmerking: als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, trackt de HubSpot Sales Outlook add-in geen e-mailopeningen en -kliks voor contactpersonen die geen wettelijke basis voor gegevensverwerking hebben opgegeven. Meer informatie over het toekennen van een wettelijke basis aan contactpersonen voor het verwerken van gegevens.
Voordat je aan de slag gaat, moet je het verschil weten tussen een gevolgde e-mail en een gelogde e-mail:
- Traceren: gebruik de traceringsfunctie om bij te houden wanneer contactpersonen je e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpot een één-pixel trackingafbeelding in de e-mail in nadat deze is verzonden. Als je Chrome gebruikt met de HubSpot Sales Chrome-extensie, ontvang je een realtime melding op je bureaublad wanneer een contactpersoon de gevolgde e-mail opent. Gebruikers met betaalde Sales Hub seats kunnen ook volgen wanneer een ontvanger op een link in de e-mail klikt. Gratis gebruikers kunnen klikken niet volgen. HubSpot registreert tracked e-mail opens en kliks in de Activiteitenfeed en op de Tijdlijn van het record. Als je hetselectievakje E-mail volgen inschakelt, wordt er geen kopie van de e-mail vastgelegd in het record in HubSpot.
- Log: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail te loggen naar een record in Hubspot. Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook in het record van de contactpersoon opgeslagen. Log je e-mails om een record bij te houden van communicatie uit het verleden. Vastgelegde e-mails geven je geen inzicht in open- of klikinformatie.
Houd er rekening mee dat je een e-mail kunt versturen die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier heb je een record van de e-mailcommunicatie en open informatie in HubSpot.
Dit artikel gaat over het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in.Als je de Office 365 invoegtoepassing gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Office 365 invoegtoepassing in deze handleiding: E-mails bijhouden en loggen met de Office 365 add-in.
Let op: de Outlook desktop add-in verschijnt in elk e-mailadres dat je hebt ingesteld in je Outlook-account. Daarom worden e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, getraceerd als tracking is ingeschakeld. E-mails die vanaf een extra e-mailadres worden verzonden, worden alleen naar HubSpot gelogd als logging is ingeschakeld en het e-mailadres is gekoppeld aan HubSpot of als alias is toegevoegd in je profiel en voorkeuren.
E-mails volgen
Om een gevolgde e-mail te verzenden met de Outlook-bureaubladtoevoeging vanuit uw Outlook-bureaubladaccount op een pc:
- Log in op uw Outlook-account.
- Stel een nieuwe e-mail op.
- Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
- Schakel het selectievakje E-mail volgen in het berichtenlint in en klik op Verzenden.
De status van de gevolgde e-mail bekijken
Voordat je contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je Activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.
Als de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een pop-upmelding in realtime op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als geopend in je Activiteitenfeed. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer deze de e-mail heeft geopend. Je ziet ook een overzicht van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.
Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer je gevolgde e-mails verzendt met de Office 365 invoegtoepassing en als je de HubSpot Sales Chrome extensie hebt. Zo niet, dan zie je alleen de activiteitenfeed van HubSpot.
Je kunt ook zien hoe je contactpersonen interactie hebben met je gevolgde e-mails via de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot je Activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser.
Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.
E-mails loggen
Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogd e-mailbericht, moet het e-mailadres in je e-mailprogramma een van de volgende zijn:
- Een gebruiker in je account.
- Een van je verbonden e-mailadressen.
- Een alias in je e-mailprogramma (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).
Je kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor je nooit e-mails wilt aanmelden in je Hubspot accountinstellingen. Of je kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in je add-in instellingen.
Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet naar HubSpot verzonden. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.
Om een aangemelde e-mail te verzenden met de Outlook desktop invoegtoepassing vanuit je Outlook desktop account op een PC:
- Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
- Voer de ontvanger, het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail in.
- Selecteer Log naar CRM in het berichtenlint. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld .
- Je kunt ervoor kiezen om de e-mail te loggen in de gekoppelde records van de ontvangers.
- Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch de drie meest recente gekoppelde dealrecords of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen.
- Om expliciet te selecteren naar welke gekoppelde records de e-mail moet worden gelogd:
- Klik onder het selectievakje Log naar CRM op het vervolgkeuzemenu Records .
- Selecteer de selectievakjes naast de records waarnaar de e-mail moet worden gelogd.
-
-
- Als je de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in je CRM, wordt er een nieuw Contactpersoonrecord gemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon wanneer u de associaties bewerkt. Schakel het selectievakje uit als u niet wilt dat de e-mail wordt aangemeld bij het nieuwe contactpersoonrecord. Lees hier hoe u e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt loggen.
-
- Klik op Verzenden.
U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in de instellingen van uw Outlook-desktop invoegtoepassing. Als je marketingcontactpersonen gebruikt, wordt een nieuwe contactpersoon die door een gelogde e-mail wordt aangemaakt, ingesteld als niet-marketing.
Let op: als een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt via een aangemelde e-mail, wordt de HubSpot gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de verantwoordelijke van de contactpersoon, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.
Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot
E-mails die worden gelogd naar HubSpot met behulp van de Outlook desktop add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verstuurde. Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:
Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:
- Navigeer in je HubSpot account naar je records:
- Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
- Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
- Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
- Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
- Klik op de naam van het record.
- Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kun je het volgende doen:
- Vastpinnen: klik om de e-mail bovenaan de tijdlijn vast te pinnen.
- Koppeling kopiëren: klik om de URL van de gelogde e-mail naar je klembord te kopiëren.
- Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon van Hubspot te sturen.
- Doorsturen: klik om de e-mail door te sturen naar een andere contactpersoon.
- Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit uit de tijdlijn te verwijderen.
- Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te bekijken.
- Associated records: klik om de gekoppelde records te bewerken.
- Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klikt u op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
- Bijlagen: klik om bijlagen bij deze specifieke e-mailverzending te openen.
Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar Hubspot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.