E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Gebruik defunctiesTrack enLogvan de HubSpot Sales Outlook-desktopadd-in omde interactie van je contacten met je e-mailste monitorenen bij te houden. 

Dit artikel gaat over het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook-desktopadd-in, die zich in de onderhoudsmodus bevindt. Het wordt aanbevolen om de HubSpot Sales Office 365-add-inte gebruiken om e-mails vanuit Outlook voor Mac, pc of Outlook op het web te volgen en te loggen. Lees hoe u e-mails kunt volgen en loggen met de Office 365-add-in.

Let op: vanwege de ingrijpende wijzigingen die Microsoft heeft doorgevoerd in denieuwe Outlook voor Windows, zal HubSpot deHubSpot Sales Outlook-desktop-add-in niet langer actief ontwikkelen of verbeteren. Hoewel deHubSpot Sales Outlook-desktop-add-in nog steeds beschikbaar is in de oude Outlook voor Windows en ondersteund blijft worden, raden we je ten zeerste aan om in plaats daarvan de HubSpot Sales Office 365-add-in te activeren. Als je de Outlook-desktop-add-in gebruikt, wordt de HubSpot Sales Office 365-add-in automatisch geïnstalleerd als je overschakelt naar de nieuwe Outlook voor Windows. Lees meer in dit bericht op de HubSpot Community. 

Inzicht in het volgen en loggen van e-mails

Voordat u begint, moet u het verschil tussen een bijgehouden e-mail en een geregistreerde e-mail begrijpen:

• Volgen:gebruik de volgfunctie om bij te houden wanneer contactpersonen uw e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpoteentrackingafbeelding van één pixeltoe aan de e-mail nadat deze is verzonden. Alsu Chrome gebruikt met deHubSpot Sales Chrome-extensie, ontvangt u eenrealtime meldingop uw desktop wanneer een contactpersoon de gevolgde e-mail opent. Gebruikers mettoegewezen betaalde Sales-licentieskunnen ook bijhouden wanneer een ontvangerop een linkin de e-mailklikt. Gratis gebruikerskunnen geenklikken bijhouden. HubSpot registreert bijgehouden e-mailopeningen en klikken in deactiviteitenfeed en op de tijdlijn van het record. Als u hetselectievakjeE-mail volgen selecteert,wordt er geen kopie van de e-mail geregistreerd in het record in HubSpot. 

Let op: als je de instellingen voor gegevensprivacy in je account hebt ingeschakeld, zal de HubSpot Sales Outlook-add-in geen e-mails openen en klikken bijhouden voor contactpersonen die geen wettelijke basis voor gegevensverwerking hebben verstrekt. Lees meer over het verlenen van een wettelijke basis voor gegevensverwerking aan contactpersonen. 

• Logboek: gebruikde logboekfunctie om een kopie van een e-mail te loggen in een record in HubSpot. Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook gelogd in het record van de contactpersoon. Log uw e-mails om een overzicht te houden van eerdere communicatie. Gelogde e-mails geven u geen inzicht in informatie over openen of klikken.

Houd er rekening mee dat je een e-mail kunt verzenden die zowel wordt bijgehouden als geregistreerd. Op die manier heb je een overzicht van de e-mailcommunicatie en geopende informatie in HubSpot.

Let op: de Outlook-desktop-add-in verschijnt in elk e-mailadres dat je in je Outlook-account hebt ingesteld. Daarom worden e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, bijgehouden als tracking is ingeschakeld. E-mails die vanaf een extra e-mailadres worden verzonden, worden alleen in HubSpot geregistreerd als logging is ingeschakeld en als het e-mailadres is gekoppeld aan HubSpot of is toegevoegd als alias in je profiel en voorkeuren.

E-mails volgen

Om een bijgehouden e-mail te verzenden met behulp van de Outlook-desktop-add-in vanuit uw Outlook-desktopaccount op een pc:

1. Log in op je Outlook-account.
2. Stel een nieuwe e-mail op.
3. Voer de e-mailontvanger, het onderwerp en de tekst van de e-mail in.
4. Schakel het selectievakje E-mail volgen in het berichtenlint in en klik vervolgens op Verzenden.

De status van de bijgehouden e-mail bekijken

Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in uw activiteitenfeedin HubSpot weergegeven alsVerzonden.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw desktop en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als 'Geopend' inuw activiteitenfeed. Klik op hetvervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een overzicht van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.

Let op:realtime meldingen verschijnen wanneer je bijgehouden e-mails verstuurt met de Office 365-invoegtoepassing en als je deHubSpot Sales Chrome-extensie hebt. Als dat niet het geval is, zie je alleen activiteiten in je HubSpot-activiteitenfeed.

Lees meer overe-mailtrackingenverkoopmeldingen, en hoe je tracking kunt uitschakelen.

E-mails loggen

Vereisten

• Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres waarvan u verzendt in uw e-mailclient een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van je gekoppelde e-mailadressen.
  • Een alias in je e-mailclient (een alias die is geconfigureerd in je gekoppelde Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je profiel en voorkeuren).
• Om e-mailreacties vanuit HubSpot te verzenden en inkomende reacties in HubSpot te registreren, moet u een gekoppelde inbox hebben.

Beperkingen en overwegingen

• Wanneer u een e-mail met een bijlage registreert, worden bijlagen groter dan 50 MBnietgeregistreerd in HubSpot. Uw e-mail wordt nog steeds afgeleverd bij de contactpersoon en geregistreerd in het CRM, maar zonder bijlage.
• U kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor u nooit e-mails wilt registreren in uw HubSpot-accountinstellingen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw add-in-instellingen.

Een geregistreerde e-mail verzenden 

Om een geregistreerde e-mail te verzenden met behulp van de Outlook-desktop-invoegtoepassing vanuit uw Outlook-desktopaccount op een pc:

1. Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
2. Voer de e-mailontvanger, het onderwerp en de tekst van de e-mail in.
3. Selecteer in het berichtenlintLoggen naar CRM. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld .

4. U kunt ervoor kiezen om de e-mail te loggen in de bijbehorende records van de e-mailontvangers.
   • Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch de drie meest recente gekoppelde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails in te loggen. 
   • Om expliciet te selecteren in welke gekoppelde records de e-mail moet worden geregistreerd:
     • Klik onder het selectievakje Loggen naar CRMop hetvervolgkeuzemenu Records . 
     • Schakel de selectievakjesin naastde records waarnaar de e-mail moet worden gelogd.

• • • Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt er een nieuw contactrecord aangemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakjeuit alsu niet wilt dat de e-mail wordt geregistreerd in het nieuwe contactrecord. Lees hoe u e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt registreren. 
    • Klik op Verzenden.

Je kunt inde instellingen van jeOutlook-desktop-add-in aanpassen aan welke gekoppelde records je e-mails automatisch worden geregistreerd. Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een geregistreerde e-mail is aangemaakt, ingesteld als niet-marketing. 

Let op:als er een nieuw contact wordt aangemaakt via een gelogde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatischtoegewezen als eigenaar van het contact, mits er nog geen eerdere eigenaar is toegewezen. 

Bekijk de geregistreerde e-mail in HubSpot

E-mails die met de Outlook-desktop-add-in in HubSpot worden geregistreerd, worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verstuurde. 

Om de geregistreerde e-mail in HubSpot te bekijken:

1. Ga in uw HubSpot-account naar uw records:
   • Contacten: {{ local.navContacts }}
   • Bedrijven: {{ local.navCompanies }}
   • Deals: {{ local.navDeals }}
   • Tickets: {{ local.navTickets }}
2. Klik op de naam van het record.
3. Zoek de geregistreerde e-mail op de tijdlijn. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
   
   • Vastzetten: klik om de e-mail bovenaan de tijdlijn vast te zetten.
   • Kopieer link: klik om de URL van de geregistreerde e-mail naar uw klembord te kopiëren.
   • Beantwoorden: klik Beantwoorden om een e-mailreactie te sturen naar de contactpersoon vanuit HubSpot.
   • Doorsturen: klik om de e-mail door te sturen naar een ander contact. 
   • Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit uit de tijdlijn te verwijderen.
   • Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te bekijken.
   • Gekoppelde records: klik om de gekoppelde records te bewerken. 
   • Uitvouwen: klik om de volledige tekst van de e-mail te bekijken. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik dan op Discussie bekijken om alle e-mails in de discussie te bekijken.
   • Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail zijn gevoegd.