Traccia e registra le e-mail con l'add-in HubSpot Sales per Outlook.

Utilizza lefunzionidi tracciamento eregistrazionedel componente aggiuntivo HubSpot Sales Outlook per desktop per monitoraree registrare l'interazione dei tuoi contatti con le tue e-mail. 

Questo articolo tratta il tracciamento e la registrazione delle email con il componente aggiuntivo HubSpot Sales Outlook per desktop, che è in modalità di manutenzione. Si consiglia di utilizzare il componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365per tracciare e registrare le email da Outlook per Mac, PC o Outlook sul web. Scopri come tracciare e registrare le email con il componente aggiuntivo Office 365.

Nota: a causa delle modifiche significative introdotte da Microsoft come parte delnuovo Outlook per Windows, HubSpot non svilupperà né migliorerà più attivamente ilcomponente aggiuntivo desktop HubSpot Sales Outlook. Sebbene ilcomponente aggiuntivo desktop HubSpot Sales Outlook sia ancora disponibile nella versione precedente di Outlook per Windows e continuerà a essere supportato, ti consigliamo vivamente di attivare invece il componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365. Se utilizzi il componente aggiuntivo desktop di Outlook, il componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365 verrà installato automaticamente se passi al nuovo Outlook per Windows. Per saperne di più, consulta questo post della community HubSpot. 

Comprendere il monitoraggio e la registrazione delle e-mail

Prima di iniziare, tieni presente la differenza tra un'e-mail tracciata e un'e-mail registrata:

• Traccia:utilizza la funzione di tracciamento per monitorare quando i contatti aprono le tue email. Per tracciare le email, HubSpot inserisceun'immagine di tracciamento di un pixelnell'email dopo che è stata inviata. Seutilizzi Chrome conl'estensione HubSpot Sales Chrome, riceverai unanotifica in tempo realesul tuo desktop quando un contatto apre l'email tracciata. Gli utenti conlicenze Sales a pagamento assegnatepossono anche tracciare quando un destinatarioclicca su un linknell'email. Gli utenti gratuitinon possonotracciare i clic. HubSpot registra le aperture e i clic tracciati delle email nelfeed delle attività e nella timeline del record. Selezionando lacasella di controlloTraccia email non verrà registrata una copia dell'email nel record in HubSpot. 

Nota: se hai attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel tuo account, il componente aggiuntivo HubSpot Sales Outlook non monitorerà le aperture e i clic delle email per i contatti che non hanno fornito una base giuridica per il trattamento dei dati. Scopri di più su come concedere ai contatti una base giuridica per il trattamento dei dati. 

• Registra: utilizzala funzione di registrazione per registrare una copia di un'e-mail in un record in HubSpot. Anche eventuali allegati inclusi nell'e-mail verranno registrati nel record del contatto. Registra le tue e-mail per conservare una traccia delle comunicazioni passate. Le e-mail registrate non forniscono informazioni sulle aperture o sui clic.

Tieni presente che puoi inviare un'e-mail che viene sia tracciata che registrata. In questo modo, avrai una registrazione della comunicazione e-mail e delle informazioni di apertura in HubSpot.

Nota: il componente aggiuntivo di Outlook per desktop apparirà in qualsiasi indirizzo e-mail che hai configurato nel tuo account Outlook. Pertanto, le e-mail inviate da uno qualsiasi di questi indirizzi e-mail verranno tracciate se il tracciamento è attivato. Le e-mail inviate da un indirizzo e-mail aggiuntivo verranno registrate su HubSpot solo quando la registrazione è attivata, se l'indirizzo e-mail è collegato a HubSpot o aggiunto come alias nel tuo profilo e nelle tue preferenze.

Monitoraggio delle e-mail

Per inviare un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo desktop di Outlook dal tuo account desktop Outlook su un PC:

1. Accedi al tuo account Outlook.
2. Scrivi una nuova email.
3. Inserisci il destinatario dell'email, l'oggetto e il corpo dell'email.
4. Seleziona la casella di controllo Traccia e-mail nella barra multifunzione del messaggio, quindi fai clic su Invia.

Visualizza lo stato dell'e-mail tracciata

Prima che il tuo contatto apra l'e-mail, l'oggetto dell'e-mail e il destinatario verranno visualizzati nel tuo feed delle attivitàin HubSpot comeInviato.

Quando il destinatario apre l'e-mail, riceverai una notifica pop-up in tempo reale sul tuo desktop e la notifica e-mail verrà contrassegnata come Aperta neltuo feed delle attività. Clicca sulmenu a tendina sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto la tua e-mail. Nel menu a tendina vedrai anche una cronologia delle attività del contatto.

Nota:le notifiche in tempo reale appariranno quando invii email tracciate utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365 e se hail'estensione HubSpot Sales per Chrome. In caso contrario, vedrai solo l'attività nel tuo feed delle attività di HubSpot.

Scopri di più sulmonitoraggio delle emailesulle notifiche di vendita e su come disattivare il monitoraggio.

Registrazione delle email

Requisiti

• Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui invii la tua e-mail nel tuo client di posta elettronica deve essere uno dei seguenti:
  • Un utente del tuo account.
  • Uno dei tuoi indirizzi e-mail collegati.
  • Un alias nel tuo client di posta elettronica (un alias configurato nella tua casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto al tuo Profilo e preferenze).
• Per inviare risposte e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo su HubSpot, devi disporre di una casella di posta collegata.

Limitazioni e considerazioni

• Quando registri un'e-mail con un allegato, gli allegati di dimensioni superiori a 50 MBnonverrannoregistrati su HubSpot. La tua e-mail verrà comunque consegnata al contatto e registrata nel CRM, ma senza allegato.
• Puoi specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non desideri registrare le e-mail nelle impostazioni del tuo account HubSpot. Oppure puoi aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni del componente aggiuntivo.

Inviare un'email registrata 

Per inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo desktop di Outlook dal tuo account desktop Outlook su un PC:

1. Scrivi una nuova email in Outlook.
2. Inserisci il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
3. Nella barra multifunzione del messaggio, selezionaRegistra nel CRM. Il tuo indirizzo CCN verrà inserito automaticamente nel campo CCN .

4. Puoi scegliere di registrare l'e-mail nei record associati ai destinatari dell'e-mail.
   • Per impostazione predefinita, il componente aggiuntivo selezionerà automaticamente i tre record di deal o ticket associati più recenti del contatto a cui registrare le email. 
   • Per selezionare esplicitamente i record associati in cui registrare l'e-mail:
     • Sotto la casella di controllo Registra nel CRM, fai clic sul menua discesa dei record . 
     • Seleziona le caselle di controllo accantoai record in cui registrare l'e-mail.

• • • Se invii l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel tuo CRM, verrà creato un nuovo record di contatto. Vedrai l'e-mail del contatto elencata durante la modifica delle associazioni. Deseleziona la casella di controllo senon desideri che l'e-mail venga registrata nel nuovo record di contatto. Scopri come registrare le e-mail solo ai contatti esistenti. 
    • Fai clic su Invia.

Puoi personalizzare i record associati in cui le tue email vengono registrate automaticamente nelleimpostazioni del componente aggiuntivo desktop di Outlook. Se utilizzi contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'email registrata verrà impostato come non di marketing. 

Nota:se viene creato un nuovo contatto tramite un'e-mail registrata, l'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamenteassegnato come proprietario del contatto, a condizione che non sia stato assegnato alcun proprietario precedente. 

Visualizza l'e-mail registrata in HubSpot

Le e-mail registrate su HubSpot utilizzando il componente aggiuntivo desktop di Outlook verranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio dell'e-mail. 

Per visualizzare l'e-mail registrata in HubSpot:

1. Nel tuo account HubSpot, vai ai tuoi record:
   • Contatti: {{ local.navContacts }}
   • Aziende: {{ local.navCompanies }}
   • Offerte: {{ local.navDeals }}
   • Ticket: {{ local.navTickets }}
2. Fare clic sul nome del record.
3. Sulla timeline, individua l'e-mail registrata. Dall'e-mail, puoi eseguire le seguenti operazioni:
   
   • Aggiungi: clicca per aggiungere l'e-mail in cima alla timeline.
   • Copia link: clicca per copiare l'URL dell'e-mail registrata negli appunti.
   • Rispondi: clicca Rispondi per inviare una risposta via email al contatto da HubSpot.
   • Inoltra: clicca per inoltrare l'e-mail a un altro contatto. 
   • Elimina: clicca per eliminare l'attività e-mail dalla cronologia.
   • Dettagli: clicca per visualizzare informazioni specifiche sull'invio dell'e-mail.
   • Record associati: clicca per modificare i record associati. 
   • Espandi: clicca per visualizzare il corpo completo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, clicca su Visualizza thread per visualizzare tutte le e-mail nel thread.
   • Allegati: clicca per aprire gli allegati associati a questa specifica email inviata.