Traccia e registra le e-mail con l'add-in HubSpot Sales per Outlook.

Utilizzate le funzioni Track e Log dell'add-in HubSpot Sales Outlook desktop per monitorare e tenere traccia del coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail. Con la funzione Track attivata, potete ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre la vostra e-mail. È inoltre possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot, per conservare un registro di tutte le comunicazioni passate a cui il team può fare riferimento.

Attenzione: a causa dei significativi cambiamenti introdotti da Microsoft nell'ambito del nuovo Outlook per Windows, HubSpot non svilupperà più nuove funzionalità per il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Outlook. Il componente aggiuntivo per desktop continuerà a essere supportato, ma si consiglia vivamente di attivare il componente aggiuntivo web di HubSpot Sales. Per saperne di più, consultate questo post della Community HubSpot.

Nota bene: se nel vostro account sono state attivate le impostazioni di privacy dei dati, il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. È inoltre possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per disabilitare questa funzionalità per un messaggio specifico o per contatti o domini e-mail specifici. Tutti i contatti esistenti che non hanno concesso una base legale per il trattamento dei dati saranno tracciati in forma anonima.

Prima di iniziare, è importante notare la differenza tra un'e-mail tracciata e un'e-mail registrata:

• Traccia: utilizzate la funzione di tracciamento per monitorare quando i contatti aprono le vostre e-mail. Per tracciare le e-mail, HubSpot inserisce un'immagine di tracciamento di un pixel nell'e-mail dopo l'invio. Se si utilizza Chrome con l'estensione HubSpot Sales Chrome, si riceve una notifica in tempo reale sul desktop quando un contatto apre l'e-mail tracciata. Gli utenti con posti a pagamento assegnati a Sales Hub possono anche tracciare quando un destinatario fa clic su un link nell'e-mail. Gli utenti gratuiti non possono tracciare i clic. HubSpot registra le aperture e i clic delle e-mail tracciate nel feed delle attività e nella timeline del record. Selezionando lacasella di controllo Traccia e-mail non verrà registrata una copia dell'e-mail nel record di HubSpot.

• Log: utilizzare la funzione log per registrare una copia di un'e-mail in un record di HubSpot. Anche gli eventuali allegati inclusi nell'e-mail verranno registrati nel record del contatto. Registrate le vostre e-mail per tenere traccia delle comunicazioni passate. Le e-mail registrate non forniscono informazioni sulle aperture o sui clic.

Tenete presente che potete inviare un'e-mail che sia tracciata e registrata. In questo modo, avrete una registrazione della comunicazione via e-mail e delle informazioni aperte in HubSpot.

Questo articolo tratta del monitoraggio e della registrazione delle e-mail con il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Outlook.Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365, in questa guida si spiega come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo di Office 365: Tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo di Office 365.

Nota bene: il componente aggiuntivo per desktop di Outlook apparirà in qualsiasi indirizzo e-mail impostato nell'account di Outlook. Pertanto, le e-mail inviate da uno qualsiasi di questi indirizzi e-mail verranno registrate se il monitoraggio è abilitato. Le e-mail inviate da un altro indirizzo e-mail verranno registrate in HubSpot quando la registrazione è abilitata solo se l'indirizzo e-mail è collegato a HubSpot o aggiunto come alias nel profilo e nelle preferenze.

Tracciamento delle e-mail

Per inviare un messaggio di posta elettronica tracciato utilizzando il componente aggiuntivo di Outlook desktop dall'account Outlook desktop su un PC:

• Accedere all'account di Outlook.
• Comporre una nuova e-mail.
• Immettere il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
• Selezionare la casella di controllo Traccia e-mail nella barra multifunzione dei messaggi, quindi fare clic su Invia.

Visualizzare lo stato dell'e-mail tracciata

Prima che il contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail vengono visualizzati nel feed delle attività in HubSpot come inviati.

Quando il destinatario apre l'e-mail, riceverete una notifica pop-up in tempo reale sul desktop e la notifica dell'e-mail contrassegnata come Aperta nel vostro feed di attività. Fate clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto la vostra e-mail. Nel menu a tendina è presente anche la cronologia delle attività del contatto.

Nota bene: le notifiche in tempo reale vengono visualizzate quando si inviano le e-mail tracciate utilizzando l'add-in di Office 365 e se si dispone dell'estensione HubSpot Sales Chrome. In caso contrario, l'attività verrà visualizzata solo nel feed delle attività di HubSpot.

Potete anche vedere come i vostri contatti si impegnano con le vostre e-mail tracciate dall'estensione Chrome. Per accedere al vostro feed di attività dall'estensione Chrome, fate clic sull'icona a forma di chiocciola di HubSpot sprocket nell'angolo superiore destro del browser Chrome.

Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disabilitare il tracciamento.

Registrazione delle e-mail

Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si invia nel client di posta elettronica deve essere uno dei seguenti:

• Un utente del proprio account.
• Uno degli indirizzi e-mail collegati.
• Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto a Profilo e preferenze).

È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail nelle impostazioni dell'account HubSpot. In alternativa, è possibile aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni del componente aggiuntivo.

Nota bene: gli allegati di e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati in HubSpot. L'e-mail verrà comunque consegnata con successo al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato.

Per inviare un messaggio di posta elettronica registrato utilizzando il componente aggiuntivo di Outlook desktop dall'account Outlook desktop su un PC:

• Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
• Immettere il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
• Nella barra dei messaggi, selezionare Registra al CRM. L'indirizzo BCC verrà inserito automaticamente nel campo BCC .

• È possibile scegliere di registrare l'e-mail nei record associati ai destinatari dell'e-mail.
  • Per impostazione predefinita, il componente aggiuntivo selezionerà automaticamente i cinque record associati più recenti del contatto per registrare le e-mail.
  • Per selezionare esplicitamente i record associati a cui registrare l'e-mail:
    • Sotto la casella di controllo Registra in CRM , fare clic sul menu a discesa dei record .
    • Selezionare le caselle di controllo accanto ai record a cui registrare l'e-mail.

• • • Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, verrà creato un nuovo record di contatto. Quando si modificano le associazioni, l'e-mail del contatto viene elencata. Deselezionare la casella di controllo se non si desidera che l'e-mail venga registrata nel nuovo record di contatto. Per saperne di più su come registrare le e-mail solo sui contatti esistenti.
• Fare clic su Invia.

È possibile personalizzare i record associati ai quali le e-mail vengono automaticamente registrate nelle impostazioni del componente aggiuntivo di Outlook desktop. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata verrà impostato come non di marketing.

Nota bene: se un nuovo contatto viene creato tramite un'e-mail registrata, l'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.

Visualizzare l'e-mail registrata in HubSpot

Le e-mail che vengono registrate in HubSpot utilizzando l'add-in desktop di Outlook saranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio dell'e-mail. Per vedere le e-mail registrate in HubSpot:

Per vedere l'e-mail registrata in HubSpot:

• Nel vostro account HubSpot, andate ai vostri record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
• Fare clic sul nome del record.
• Nella timeline, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile eseguire le seguenti operazioni:
  
  1. Record associati: fare clic per modificare i record associati.
  2. Appunta: fare clic per appuntare l'email in cima alla timeline.
  3. Elimina: fare clic per eliminare l'attività dell'e-mail dalla timeline.
  4. Dettagli: fare clic per visualizzare informazioni specifiche sull'invio dell'e-mail.
  5. Espandi: fare clic per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza discussione per visualizzare tutte le e-mail della discussione.
  6. Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.
  7. Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.

Nota bene: per inviare risposte via e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario disporre di una casella di posta connessa.