Comprendere il tracciamento e la registrazione delle email in HubSpot

Quando invii un’e-mail di marketing o un’e-mail individuale dalla tua casella di posta utilizzando l’estensione di Chrome HubSpot Sales, il componente aggiuntivo di HubSpot Sales per Office 365 o il componente aggiuntivo desktop di HubSpot Sales per Outlook, oppure se invii un’e-mail individuale da un record, HubSpot terrà traccia delle aperture delle e-mail. Se sei un utente a cui è stata assegnata una licenza Sales Hub , HubSpot terrà traccia anche dei clic effettuati dal destinatario sui link presenti nell’e-mail.

HubSpot non genererà eventi di apertura o clic per le email di vendita quando l’interazione proviene da una fonte non umana, come l’attività di un bot.

Prima di iniziare

Prima di utilizzare questa funzione, esamina i requisiti di consenso e le limitazioni.

Conformità al consenso per il tracciamento delle email

Alcuni paesi, come la Francia e l’Italia, richiedono che i destinatari forniscano il consenso prima che vengano utilizzati i pixel di tracciamento delle aperture e dei clic di HubSpot. Questi requisiti si applicano a qualsiasi mittente che invii e-mail a destinatari in quei paesi, indipendentemente dalla sede del mittente. La responsabilità della conformità ricade sul mittente. HubSpot fornisce gli strumenti per aiutarti a gestire il consenso al tracciamento delle e-mail.

Per gestire il tracciamento delle email di marketing in HubSpot:

• Disattiva il tracciamento delle email di marketing a livello di account: disattiva il tracciamento delle aperture e dei clic per tutte le email di marketing nel tuo account in Impostazioni > Marketing > Email > Tracciamento. Tieni presente che questa operazione disattiva il tracciamento a livello globale, non solo per regioni specifiche.Scopri di più sullagestione del tracciamento delle aperture e dei clic delle email di marketing. 
• Disattiva il tracciamento per singole email di marketing (BETA): disattiva il tracciamento delle aperture e dei clic per una singola email direttamente nell’editor delle email, mentre il tracciamento rimane attivo per il tuo account. Ad esempio, quando invii email di marketing, puoi segmentare i tuoi contatti per regione per disattivare il tracciamento per paesi specifici, mantenendo il tracciamento attivo per il resto del tuo pubblico. Scopri di più su come disattivare il tracciamento per singole email di marketing.

Nota bene: sebbene HubSpot metta a disposizione queste funzionalità, il tuo team legale è la risorsa migliore per fornirti consulenza in materia di conformità per la tua situazione specifica.

Limiti e considerazioni

• Alcuni client di posta elettronica potrebbero essere configurati in modo da impedire il caricamento del pixel di tracciamento delle aperture di HubSpot. Quando il pixel di tracciamento delle aperture non viene caricato, HubSpot non è in grado di generare report sul tracciamento delle aperture associato a quell’e-mail. Se un destinatario apre una delle tue e-mail e poi clicca su un link contenuto nell’e-mail o risponde all’e-mail stessa, HubSpot può dedurre che l’e-mail sia stata aperta e segnalerà retroattivamente l’evento di apertura.

• Non è possibile verificare se un’email tracciata sia stata inoltrata a un altro destinatario. In alcuni casi, se apri l’email nella cartella “Inviate”, potresti attivare una notifica di auto-apertura. Scopri come bloccare le notifiche di auto-apertura per l’estensione di Chrome e il componente aggiuntivo per Outlook desktop.

Differenze tra tracciamento delle email e registrazione

Il tracciamento e la registrazione delle email sono due funzionalità correlate ma distinte per gestire e misurare il modo in cui i contatti interagiscono con le tue email:

• Tracciamento: utilizza la funzione di tracciamento per monitorare quando i contatti aprono le tue email. Per tracciare le email, HubSpot inserisce un’immagine invisibile di un pixel nell’email dopo l’invio.
  • Le email di marketing vengono tracciate per impostazione predefinita. Scopri come gestire le impostazioni di tracciamento delle email di marketing in questo articolo.
  • Per le email one-to-one tracciate, riceverai una notifica in tempo reale sul tuo desktop quando un contatto apre l’email tracciata. Gli utenti con una licenza Sales Hub assegnata possono anche tracciare quando un destinatario fa clic su un link contenuto nell’email. HubSpot registra le aperture e i clic delle email tracciate nel feed delle attività e nella timeline del record. Selezionando la casella di controllo“Traccia” non verrà registrata una copia dell’email nel record in HubSpot.

• Registro: utilizza la funzione "Registro " per archiviare una copia di un’e-mail in un record su HubSpot.
  
  

  Nota: per collegare un indirizzo e-mail di lavoro individuale a HubSpot e registrare le risposte alle e-mail, gli utenti devono disporre di un abbonamento Core, Sales Hub o Service Hub. Gli utenti con un abbonamento "Solo visualizzazione" non possono collegare indirizzi e-mail di lavoro individuali. Scopri di più sulla gestione degli abbonamenti.

  • Le e-mail registrate sono incluse nelle tue analisi delle e-mail; tuttavia, le e-mail one-to-oneregistrate ma non tracciate c e non forniscono informazioni relative alle aperture o ai clic.

• • Anche eventuali allegati inclusi nell’e-mail verranno registrati nella scheda del contatto. Registra le tue e-mail per conservare una traccia delle comunicazioni passate. 

• • Le email di marketing inviate a un contatto appariranno automaticamente nella scheda del contatto e, se hai attivato il tracciamento nelle impostazioni delle email di marketing, potrai anche esaminare le metriche di coinvolgimento relative all’email, come le aperture o i clic.

È possibile inviare un'e-mail individuale che venga sia tracciata che registrata. In questo modo, riceverete notifiche di apertura e avrete una registrazione della comunicazione via e-mail in HubSpot. Se avete installato l’estensione HubSpot Sales per Chrome per Gmail o il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Office 365, potete anche impostare le impostazioni predefinite di registrazione e tracciamento per la vostra estensione.

Monitoraggio delle aperture delle email

Nota: se hai attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel tuo account, le aperture delle email possono essere tracciate solo per i contatti a cui è stata assegnata una base giuridica per il trattamento dei dati. Scopri di più su come la privacy dei dati influisce sul tracciamento delle email con l’estensione per Chrome o Office 365.

Quando invii un’e-mail di marketing o un’e-mail di vendita tracciata, HubSpot incorpora un’immagine invisibile di un pixel nel messaggio e-mail una volta che questo viene inviato. Quando il destinatario visualizza l’e-mail e le immagini vengono caricate, riceverai una notifica che l’e-mail è stata aperta. 

HubSpot esclude le interazioni sospette non umane, come l’attività dei bot, nonché le email registrate retroattivamente, quelle inviate tramite indirizzi di inoltro o quelle registrate manualmente dalle tue analisi delle email di vendita.

Se il client di posta elettronica del destinatario non consente il caricamento del pixel di tracciamento, HubSpot non sarà in grado di tracciare l’apertura dell’e-mail. Il tracciamento di HubSpot può essere disattivato nelle seguenti situazioni:

• Il destinatario imposta la propria email in testo semplice.
• Il client di posta elettronica del destinatario non scarica automaticamente le immagini.
• Il filtro aziendale del destinatario rimuove tutte le immagini dalle email in arrivo.

Se il destinatario dispone di un filtro antispam molto rigoroso che blocca il caricamento di immagini o il tracciamento dei link nelle email, la tua email tracciata potrebbe essere filtrata come spam. Tuttavia, gli strumenti di tracciamento delle email sono comuni e la maggior parte dei client di posta elettronica non visualizzerà la tua email in modo diverso rispetto a prima.

Se non desideri tracciare le email di marketing, puoi disattivarle andando su Impostazioni > Marketing > Email > Tracciamento. Scopri di più sulla gestione del tracciamento delle email di marketing.

Il tracciamento delle aperture per le email one-to-one utilizza link che reindirizzano tramite HubSpot per conteggiare le attività. Per impostazione predefinita, questi link utilizzano domini forniti da HubSpot. Per utilizzare il tuo dominio, collega un dominio personalizzato per il tracciamento delle email di vendita e assistenza.

Se non desideri monitorare le email one-to-one, scopri come disattivare il monitoraggio delle email per tutti gli utenti del tuo account.

Nota: quando il tracciamento delle email è disattivato, le seguenti funzionalità non funzioneranno o potrebbero risultare meno efficaci: analisi delle email di marketing, ottimizzazioni dell’orario di invio, soppressione del graymail, ottimizzatore di coinvolgimento, test A/B, flussi di lavoro che utilizzano eventi di apertura/clic nei trigger o nei rami, segmenti che utilizzano eventi di apertura/clic come filtri, filtraggio dei segmenti basato su proprietà dipendenti dai dati di tracciamento delle email (ad es.“Invii dall’ultimo coinvolgimento”) e sequenze che utilizzano eventi di apertura/clic. 

Perché ricevo più notifiche di apertura per una specifica email tracciata?

Se ricevi più notifiche di apertura di quanto previsto per una specifica email tracciata, ciò potrebbe indicare che l’email è stata inoltrata o che hai copiato e incollato un’email inviata in precedenza. Per motivi di privacy e sicurezza, quando un’email viene inoltrata, HubSpot ti comunica per impostazione predefinita che il mittente originale ha aperto nuovamente l’email.

Se hai copiato e incollato un’e-mail che avevi inviato in precedenza, hai copiato anche il pixel di tracciamento originale. Lo stesso pixel di tracciamento verrebbe caricato per ogni destinatario. Si consiglia di inviare e-mail personalizzate, che puoi creare da zero nel CRM o nel tuo client di posta, oppure di utilizzare i modelli di e-mail di vendita.

A volte, una singola immagine di tracciamento viene caricata più volte a causa del modo in cui il destinatario visualizza le proprie e-mail. Ad esempio, un utente potrebbe trovarsi su un server che modifica dinamicamente il suo indirizzo IP. Se l’immagine viene caricata da più indirizzi IP, le notifiche potrebbero indicare che le tue e-mail sono state aperte da più persone.

Inoltre, i client di posta elettronica come Outlook o Apple Mail dispongono di un riquadro di anteprima integrato nella visualizzazione della posta in arrivo. Se i destinatari scorrono l’e-mail nella loro casella di posta, ciò può attivare una notifica di apertura dell’e-mail.

Perché il timestamp di apertura coincide con quello dell’evento di clic o di risposta?

Alcuni client di posta elettronica impediscono il caricamento del pixel di tracciamento dell’apertura delle email di HubSpot. Quando ciò accade, HubSpot non può registrare direttamente che l’email è stata aperta.

Se in seguito il destinatario clicca su un link tracciato contenuto nell’e-mail o risponde all’e-mail, HubSpot può dedurre che l’e-mail sia stata aperta. Se in precedenza l’e-mail presentava 0 aperture registrate, HubSpot creerà 1 evento di apertura dedotto.

L’apertura dedotta utilizza lo stesso timestamp del primo clic o della prima risposta, poiché si tratta del primo coinvolgimento confermato che HubSpot riceve. Questa deduzione avviene solo quando un’e-mail passa da 0 aperture a 1 apertura e non viene ripetuta per clic o risposte successivi, garantendo che le metriche di coinvolgimento rimangano accurate.

Cosa succede se ricevo una notifica "Qualcuno"?

Potresti visualizzare una notifica “Qualcuno” se si verifica una delle seguenti situazioni:

1. Se invii un'e-mail tracciata a più indirizzi e-mail (compresi CC e CCN), tutti riceveranno la stessa immagine di tracciamento di HubSpot Sales. HubSpot ti notificherà comunque l’apertura dell’e-mail, ma potrebbe non essere in grado di determinare quale destinatario l’abbia aperta.
2. Se nel tuo account HubSpot sono attive le impostazioni sulla privacy dei dati e un contatto non dispone di una base giuridica per il trattamento dei dati, HubSpot Sales terrà traccia delle email che invii a quel contatto, ma le notifiche saranno anonime. Inoltre , le proprietà " Data di apertura recente dell’email di vendita", " Data di clic recente sull’email di vendita"e " Data dell’ultimo coinvolgimento " non verranno aggiornate.

Nota: quando ricevi una notifica “Qualcuno” relativa all’apertura o a un clic su un’e-mail, HubSpot non è in grado di attribuire l’attività e-mail corrispondente a un destinatario specifico, pertanto essa non apparirà in alcun report sull’attività e-mail (ad esempio, un report personalizzato).

Monitoraggio dei clic nelle email

I clic nelle email possono essere tracciati sia per le email di marketing che per le email one-to-one tracciate. Il comportamento e la configurazione del tracciamento dei link dipendono dal tipo di email che stai inviando.

Clic nelle email di marketing

Puoi attivare il monitoraggio dei link per le tue email di marketing nellascheda "Monitoraggio"delle impostazioni delle email di marketing. Se hai acquistato il componente aggiuntivo "Brands", puoi anche gestire il dominio dei link monitorati nelle tue email. Scopri di più su come configurare le impostazioni di monitoraggio dei clic nelle email di marketing in questo articolo.

Clic nelle email individuali

Se disponi di unalicenza Sales Hub assegnatae invii un’email tracciata dal tuo client di posta o da un record, puoi tracciare i clic sui link inclusi nel corpo dell’email. I link vengono tracciati aggiungendo il codice di tracciamento alla fine di qualsiasi collegamento ipertestuale incluso nella tua email. Puoi visualizzare le informazioni relative ai clic e alle aperture nel tuo feed delle attività di HubSpot.

I link appariranno nel seguente formato nell’email che il contatto riceve: http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

Il reindirizzamento temporaneo al dominio [xx].na1.hs-sales-engage.com è necessario affinché HubSpot possa registrare e tracciare i clic sui link. Una volta cliccato, il link reindirizzerà automaticamente all’URL di destinazione finale (ad es. www.hubspot.com). Per utilizzare il proprio dominio per il tracciamento dei clic nelle email one-to-one, collega un dominio personalizzato di tracciamento delle email di vendita e assistenza.

(Outlook)

(Gmail)

(Registrazione in HubSpot)

Se desideri testare il tracciamento dei link, clicca sul link da un client di posta elettronica e da un browser su cui non sia installata l’estensione HubSpot Sales; in caso contrario, la notifica di clic potrebbe non essere visualizzata. Ciò impedisce l’invio di notifiche generate dai clic sui tuoi stessi link, ma non si applica agli altri destinatari della tua email che potrebbero avere HubSpot Sales installato.

Se non ricevi alcuna notifica di apertura o di clic quando invii un’e-mail tracciata dalla tua casella di posta, scopri come risolvere i problemi di tracciamento con la tua estensione:

• Risoluzione dei problemi relativi all’estensione di HubSpot Sales per Chrome
• Risoluzione dei problemi relativi al componente aggiuntivo HubSpot Sales per Outlook
• Risoluzione dei problemi relativi al componente aggiuntivo HubSpot Sales per Office 365

Analisi del tracciamento e della registrazione delle email 

Puoi esaminare e analizzare le tendenze relative alle prestazioni delle tue email utilizzando report personalizzati o report predefiniti presenti nella libreria dei report:

• Per creare un report personalizzato, utilizza il generatore di report personalizzati e seleziona le origini dati " Email di vendita " o " Email di marketing". 
• Per le email di marketing, puoi analizzare i tassi di consegna e il coinvolgimento dallapagina indice delle email. 

Oltre a creare i tuoi report personalizzati, puoi accedere ai report predefiniti sulle prestazioni delle email:

• Crea report di vendita nella suite di analisi delle vendite.
• Utilizza i report di marketing nella suite di analisi di marketing.