Ymmärtää HubSpotin sähköpostiseuranta ja kirjaaminen

Kun lähetät markkinointisähköpostin tai henkilökohtaisen sähköpostiviestin sähköpostilaatikostasi käyttäen HubSpot Sales Chrome -laajennusta, HubSpot Sales Office 365 -lisäosaa tai HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennusta tai jos lähetät henkilökohtaisen sähköpostiviestin tietueesta, HubSpot seuraa sähköpostin avauksia. Jos olet käyttäjä, jolle on osoitettu Sales Hub -paikka , HubSpot seuraa myös sitä, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostin linkkiä.

HubSpot ei luo myyntisähköpostien avaus- tai klikkaustapahtumia, kun vuorovaikutus tulee muusta kuin ihmisen lähteestä, kuten bottien toiminnasta.

Huomaa: jotkin sähköpostiohjelmat on ehkä määritetty estämään HubSpotin avaamisen seurantapikselin latautuminen. Kun avautumisen seurantapikseli ei pääse latautumaan, HubSpot ei voi raportoida kyseiseen sähköpostiviestiin liittyvää avautumisen seurantaa. Jos vastaanottaja avaa jonkin sähköpostiviestisi ja napsauttaa sitten sähköpostilinkkiä tai vastaa itse sähköpostiviestiin, HubSpot voi päätellä, että vastaanottaja avasi sähköpostiviestin, ja raportoi avaustapahtuman takautuvasti.

Sähköpostiseurannan ja kirjaamisen erot

Sähköpostiseuranta ja kirjaaminen ovat kaksi toisiinsa liittyvää mutta erillistä ominaisuutta, joilla hallitaan ja mitataan sitä, miten yhteyshenkilöt käyttävät sähköpostiviestejäsi:

• Seuranta: Seurantaominaisuuden avulla voit seurata, milloin yhteystiedot avaavat sähköpostiviestejäsi. Sähköpostien seuraamiseksi HubSpot lisää sähköpostiin näkymättömän yhden pikselin kuvan sen lähettämisen jälkeen.
  • Markkinointisähköposteja seurataan oletusarvoisesti. Lue tässä artikkelissa, miten voit hallita markkinointisähköpostien seuranta-asetuksia.
  • Seuratuissa yksi yhteen -sähköposteissa saat reaaliaikaisen ilmoituksen työpöydällesi, kun yhteyshenkilö avaa seuratun sähköpostin. Käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub -paikka, voivat myös seurata, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostin linkkiä. HubSpot tallentaa seuratut sähköpostin avaukset ja napsautukset aktiviteettisyötteeseen ja tietueen aikajanalle. Seuraa-valintaruudun valitseminen ei kirjaa kopiota sähköpostista HubSpotin tietueeseen.

• Loki: Käytä loki-toimintoa, kun haluat kirjata sähköpostin kopion HubSpotin tietueeseen.
  
  

  Huomaa: jotta henkilökohtainen sähköposti voidaan yhdistää HubSpotiin ja sähköpostivastaukset voidaan lokata, käyttäjillä on oltava Core-, Sales Hub- tai Service Hub -paikka. Käyttäjät, joilla on View-Only-paikka, eivät voi yhdistää henkilökohtaisia sähköposteja. Lisätietoja paikkojen hallinnoinnista.

  • Kirjautuneet sähköpostiviestit sisältyvät sähköpostianalytiikkaan; henkilökohtaiset sähköpostiviestit, jotka on kirjattu, mutta joita ei seurata, eivät kuitenkaan anna tietoa avaus- tai klikkaustiedoista.

• • Sähköpostin mahdolliset liitteet kirjautuvat myös yhteystiedon tietueeseen. Kirjaa sähköpostiviestit, jotta voit pitää kirjaa aiemmasta viestinnästä.

• • Yhteyshenkilölle lähetetytmarkkinointisähköpostit näkyvät yhteystietueessa automaattisesti, ja jos olet ottanut seurannan käyttöön markkinointisähköpostiasetuksissa, voit myös tarkastella sähköpostin sitoutumismittareita, kuten avauksia tai klikkauksia.

Voit lähettää sähköpostiviestin, jota sekä seurataan että kirjataan. Näin saat avaamisilmoituksia ja lisäksi sinulla on kirjaus sähköpostiviestinnästä HubSpotissa. Jos olet asentanut HubSpot Sales Chrome -laajennuksen Gmailiin tai HubSpot Sales Office 365 -lisäosan, voit myös asettaa kirjaamisen ja seurannan oletusasetukset laajennukselle.

Sähköpostin avaamisen seuranta

Huomaa: jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, sähköpostin avauksia voidaan seurata vain niiden yhteystietojen osalta, joille on määritetty tietojenkäsittelyn oikeusperuste. Lue lisää siitä, miten tietosuoja vaikuttaa sähköpostiseurantaan Chrome- tai Office 365 -laajennuksella.

Kun lähetät markkinointisähköpostin tai seuratun myyntisähköpostin, HubSpot upottaa sähköpostiviestiin näkymättömän yhden pikselin kuvan, kun se on lähetetty. Kun vastaanottaja katsoo sähköpostia ja kuvat latautuvat, saat ilmoituksen, että sähköposti on avattu.

HubSpot sulkee myyntisähköpostianalytiikasta pois epäillyt ei-inhimilliset vuorovaikutukset, kuten bottien toiminnan, sekä jälkikäteen kirjatut sähköpostit, edelleenlähetysosoitteiden kautta lähetetyt sähköpostit tai manuaalisesti kirjatut sähköpostit.

Jos vastaanottajan sähköpostiohjelma ei salli seurantapikselin lataamista, HubSpot ei pysty seuraamaan sähköpostin avaamista. HubSpot-seuranta voidaan poistaa käytöstä seuraavissa tilanteissa:

• Vastaanottaja muotoilee sähköpostinsa tavalliseksi tekstiksi.
• Vastaanottajan sähköpostiohjelma ei lataa kuvia automaattisesti.
• Vastaanottajan yrityssuodatin poistaa kaikki kuvat saapuvista sähköposteista.

Jos vastaanottajalla on erittäin tiukka roskapostisuodatin, joka estää kuvien tai linkkien seurannan lataamisen sähköposteihin, seurattu sähköpostisi saatetaan suodattaa roskapostiksi. Sähköpostin seurantatyökalut ovat kuitenkin yleisiä, eikä suurin osa sähköpostiohjelmista näe sähköpostiasi mitenkään eri tavalla kuin ennen.

Yksittäisten sähköpostiviestien avautumisseurannassa käytetään linkkejä, jotka ohjautuvat HubSpotin kautta toiminnan laskemiseen. Oletusarvoisesti nämä linkit käyttävät HubSpotin tarjoamia verkkotunnuksia. Jos haluat käyttää omaa verkkotunnusta, liitä mukautettu myynti- ja palvelusähköpostien seurantaverkkotunnus.

Jos et halua seurata one-to-one-sähköposteja, opettele, miten voit poistaa sähköpostiseurannan käytöstä tilisi kaikkien käyttäjien osalta.

Huomaa: ei ole mahdollista nähdä, onko seurattu sähköposti välitetty toiselle vastaanottajalle.

Jos avaat sähköpostiviestin lähetetyt-kansiossasi, saatat joissakin tapauksissa käynnistää itse avaamisilmoituksen. Lue, miten voit estää itse avautuvat ilmoitukset Chrome-laajennuksessa ja Outlookin työpöytälaajennuksessa.

Miksi saan useita avauksia tietylle seuratulle sähköpostille?

Jos saat odotettua enemmän sähköpostin avaamisilmoituksia tietystä seuratusta sähköpostista, se voi tarkoittaa, että sähköposti on lähetetty eteenpäin tai että kopioit ja liität aiemmin lähetetyn sähköpostin. Tietosuoja- ja turvallisuusnäkökohtien vuoksi HubSpot ilmoittaa oletusarvoisesti, että alkuperäinen lähettäjä avasi sähköpostin uudelleen, kun sähköposti lähetetään eteenpäin.

Jos kopioit ja liität aiemmin lähettämäsi sähköpostin, kopioit myös alkuperäisen seurantapikselin. Sama seurantapikseli latautuisi jokaiselle vastaanottajalle. On suositeltavaa lähettää personoituja sähköposteja, jotka voit luoda alusta alkaen CRM:ssä tai sähköpostiohjelmassasi, tai käyttää myyntisähköpostimalleja.

Joskus yksi seurantakuva latautuu useita kertoja, koska vastaanottaja katsoo sähköpostejaan. Käyttäjä voi esimerkiksi olla palvelimella, joka muuttaa dynaamisesti kyseisen käyttäjän IP-osoitetta. Jos kuva latautuu useasta IP-osoitteesta, ilmoitukset voivat osoittaa, että sähköpostisi on avannut useampi henkilö.

Myös sähköpostiohjelmissa, kuten Outlookissa tai Apple Mailissa, on esikatseluruutu osana postilaatikkonäkymää. Jos vastaanottajat selaavat sähköpostiviestisi yli saapuneiden sähköpostiviestien joukossa, tämä voi laukaista sähköpostin avaamisilmoituksen.

Entä jos saan "Joku"-ilmoituksen?

Saatat nähdä "Joku"-ilmoituksen, jos jokin seuraavista tapahtuu:

1. Jos lähetät seuratun sähköpostiviestin useisiin sähköpostiosoitteisiin (mukaan lukien CC ja BCC), ne kaikki saavat saman HubSpot Sales -seurantakuvan. HubSpot ilmoittaa silti sähköpostin avaamisesta, mutta HubSpot ei välttämättä pysty määrittämään, kuka vastaanottaja avasi sähköpostin.
2. Jos HubSpot-tililläsi on tietosuoja-asetukset käytössäsi ja yhteyshenkilöllä ei ole laillista perustetta tietojenkäsittelylle, HubSpot Sales seuraa kyseiselle yhteyshenkilölle lähettämiäsi sähköpostiviestejä, mutta ilmoitukset ovat anonyymejä. Viimeisimmän myyntisähköpostin avauspäivää, Viimeisimmän myyntisähköpostin napsautuspäivää ja Viimeisimmän sitoutumisen päivämäärää ei myöskään päivitetä.

Huomaa: Kun saat "Joku"-ilmoituksen sähköpostin avaamisesta tai napsauttamisesta, HubSpot ei voi yhdistää vastaavaa sähköpostitoimintoa tiettyyn vastaanottajaan, joten se ei näy missään sähköpostitoimintaraportissa (esim. mukautetussa raportissa).

Sähköpostin napsautuksen seuranta

Sähköpostin klikkauksia voidaan seurata sekä markkinointisähköposteista että seurattavista one-to-one-sähköposteista. Linkkiseurannan käyttäytyminen ja määritys riippuu lähetettävän sähköpostin tyypistä.

Markkinointisähköpostin klikkaukset

Voit ottaa linkkien seurannan käyttöön markkinointisähköposteissa markkinointisähköpostiasetusten Seuranta-välilehdellä . Jos olet ostanut Brands-lisäosan, voit myös hallita sähköposteissasi olevien seurattujen linkkien verkkotunnusta. Lue lisää markkinointisähköpostin klikkausten seuranta-asetusten määrittämisestä tästä artikkelista.

Yksittäiset sähköpostiklikkaukset (vainSales Hub Starter-, Professional- ja Enterprise-versiot ).

Jos sinulla on määritetty Sales Hub -paikka ja lähetät seuratun sähköpostiviestin sähköpostiohjelmastasi tai tietueesta, voit seurata sähköpostin runkoon sisältyvien linkkien klikkauksia. Linkkejä seurataan liittämällä seuranta sähköpostin sisältämien hyperlinkkien loppuun. Näet napsautus- ja avaustiedot HubSpot-toimintosyötteestäsi.

Linkit näkyvät seuraavassa muodossa yhteystiedon saamassa sähköpostiviestissä: http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

Tilapäinen uudelleenohjaus osoitteeseen [xx].na1.hs-sales-engage.com on tarpeen, jotta HubSpot voi rekisteröidä ja seurata linkkien klikkauksia. Linkki ohjataan automaattisesti lopulliseen URL-osoitteeseen (esim. www.hubspot.com), kun sitä klikataan. Jos haluat käyttää omaa verkkotunnusta sähköpostin klikkausten seurantaa varten, liitä mukautettu myynti- ja palvelusähköpostin seurantaverkkotunnus.

(Outlook)

(Gmail)

(Tietue HubSpotissa)

Jos haluat testata linkkien seurantaa, napsauta linkkiä sähköpostiohjelmasta ja selaimesta, johon ei ole asennettu HubSpot Sales -laajennusta; muuten napsautusilmoitus saattaa jäädä pois. Tämä estää omien linkkiesi napsautusten aiheuttamat ilmoitukset, mutta tämä ei koske muita sähköpostisi vastaanottajia, joilla voi olla HubSpot Sales asennettuna.

Jos et saa avaamis- tai napsautusilmoituksia, kun lähetät seuratun sähköpostin sähköpostilaatikostasi, opi, miten voit korjata seurantaongelmia laajennuksen kanssa:

• HubSpot Salesin Chrome-laajennuksen vianmääritys
• Vianmääritys HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennuksessa
• Vianmääritys HubSpot Sales Office 365 -lisäosassa.

Analysoi sähköpostiseurantaa ja kirjaamista

Voit tarkastella ja analysoida sähköpostin suorituskyvyn trendejä käyttämällä mukautettuja raportteja tai raporttikirjaston valmiita raportteja:

• Jos haluat rakentaa oman raportin, käytä mukautetun raportin rakentajaa ja valitse tietolähteiksi Myyntisähköposti tai Markkinointisähköposti.
• Markkinointisähköpostien osalta voit analysoida toimitusprosentteja ja sitoutumista sähköpostin indeksisivulta.

Omien mukautettujen raporttien luomisen lisäksi voit käyttää valmiita raportteja sähköpostin suorituskyvystä:

• Luo myyntiraportteja myynnin analytiikkapaketissa.
• Käytä markkinointiraportteja markkinointianalyysisarjassa.