Ymmärtää HubSpotin sähköpostiseuranta ja kirjaaminen

Kun lähetät markkinointisähköpostin tai seuratun one-to-one-sähköpostin sähköpostilaatikostasi käyttäen HubSpot Sales Chrome -laajennusta, HubSpot Sales Office 365 -lisäosaa tai HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennusta tai jos lähetät one-to-one-sähköpostin tietueesta, HubSpot seuraa sähköpostin avauksia. Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hubin maksullinen käyttöpaikka, HubSpot seuraa myös sitä, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostissa olevaa linkkiä.

Huomaa: Applen hiljattain julkistamaan iOS 15:n tietosuojaominaisuuksiin liittyvien muutosten vuoksi myyntisähköpostisi avaukset saattavat näkyä tavallista suurempina. Lue lisää siitä, miten voit navigoida näissä muutoksissa HubSpotissa.

Sähköpostiseurannan ja kirjaamisen erot

Sähköpostiseuranta ja kirjaaminen ovat kaksi toisiinsa liittyvää, mutta erillistä ominaisuutta, joiden avulla voit hallita ja mitata, miten yhteystietosi liittyvät sähköposteihisi:

• Seuranta: Seurantaominaisuuden avulla voit seurata, milloin yhteystiedot avaavat sähköpostisi. Sähköpostien seuraamiseksi HubSpot lisää sähköpostiin näkymättömän yhden pikselin kuvan sen lähettämisen jälkeen.
  • Markkinointisähköpostit seurataan oletusarvoisesti. Lue tässä artikkelissa, miten voit hallita markkinointisähköpostien seuranta-asetuksia.
  • Seuratuissa yksi yhteen -sähköposteissa saat reaaliaikaisen ilmoituksen työpöydällesi, kun yhteyshenkilö avaa seuratun sähköpostin. Käyttäjät, joille on määritetty maksulliset Sales Hub -paikat, voivat myös seurata, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostin linkkiä. Ilmaiskäyttäjät eivät voi seurata klikkauksia. HubSpot tallentaa seuratut sähköpostin avaukset ja napsautukset aktiviteettisyötteeseen ja tietueen aikajanalle.Seuraa-valintaruudun valitseminen ei kirjaa kopiota sähköpostista HubSpotin tietueeseen.

• Loki: käytä lokiominaisuutta kirjaamaan kopio sähköpostista HubSpotin tietueeseen.
  • Kaikki sähköpostin liitteet kirjautuvat myös yhteyshenkilön tietueeseen. Loggaa sähköpostit, jotta voit pitää kirjaa aiemmasta viestinnästä. Lokitetut yksittäiset sähköpostiviestit eivät anna sinulle tietoa avattuihin tai napsautettuihin sähköpostiviesteihin liittyvistä tiedoista.
  • Yhteyshenkilölle lähetetytmarkkinointisähköpostit näkyvät yhteystietueessa automaattisesti, ja jos olet ottanut seurannan käyttöön markkinointisähköpostin asetuksissa, voit myös tarkastella sähköpostin sitoutumismittareita, kuten avauksia tai klikkauksia.

Voit lähettää henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jota sekä seurataan että kirjataan. Näin saat ilmoituksia avaamisista ja saat myös kirjauksen sähköpostiviestinnästä HubSpotissa. Jos olet asentanut HubSpot Sales Chrome -laajennuksen Gmailiin, HubSpot Sales Office 365 -lisäosan tai HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennuksen, voit myös asettaa kirjaamisen ja seurannan oletusasetukset laajennukselle.

Sähköpostin avautumisen seuranta

Huomaa: jos olet ottanut tililläsi käyttöön yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) toiminnon, sähköpostin avauksia voidaan seurata vain sellaisten yhteystietojen osalta, joille on määritetty tietojenkäsittelyn oikeusperusta. Lue lisää siitä, miten GDPR vaikuttaa sähköpostiseurantaan Chrome- tai Office 365 -laajennuksen avulla.

Kun lähetät markkinointisähköpostia tai jäljitettyä myyntisähköpostia, HubSpot upottaa näkymättömän yhden pikselin kuvan sähköpostiviestiin, kun se on lähetetty. Kun vastaanottaja katsoo sähköpostia ja kuvat latautuvat, saat ilmoituksen, että sähköposti on avattu.

Jos vastaanottajan sähköpostiohjelma ei salli seurantapikselin lataamista, HubSpot ei pysty seuraamaan sähköpostin avaamista. HubSpot-seuranta voidaan poistaa käytöstä seuraavissa tilanteissa:

• Vastaanottaja muotoilee sähköpostinsa tavalliseksi tekstiksi.
• Vastaanottajan sähköpostiohjelma ei lataa kuvia automaattisesti.
• Vastaanottajan yrityssuodatin poistaa kaikki kuvat saapuvista sähköposteista.

Jos vastaanottajalla on erittäin tiukka roskapostisuodatin, joka estää kuvien tai linkkien seurannan lataamisen sähköposteihin, seurattu sähköpostisi saatetaan suodattaa roskapostiksi. Sähköpostin seurantatyökalut ovat kuitenkin yleisiä, eikä suurin osa sähköpostiohjelmista näe sähköpostiasi eri tavalla kuin ennen.

Jos et halua seurata sähköpostiviestejä, opettele, miten voit poistaa sähköpostiseurannan käytöstä tilisi kaikkien käyttäjien osalta.

Huomaa: ei ole mahdollista nähdä, onko seurattu sähköposti välitetty toiselle vastaanottajalle.

Jos avaat sähköpostiviestin lähetetyt-kansiossasi, saatat joissakin tapauksissa saada ilmoituksen itse avaamisesta. Lue, miten voit estää itse avautuvat ilmoitukset Chrome-laajennuksessa ja Outlookin työpöytälaajennuksessa.

Miksi saan useita sähköpostin avauksia tietylle seuratulle sähköpostille?

Jos saat odotettua enemmän sähköpostin avaamisilmoituksia tietystä seuratusta sähköpostista, se voi tarkoittaa, että sähköposti on lähetetty eteenpäin tai että kopioit ja liität aiemmin lähetetyn sähköpostin. Tietosuoja- ja turvallisuusnäkökohtien vuoksi HubSpot ilmoittaa oletusarvoisesti, että alkuperäinen lähettäjä avasi sähköpostin uudelleen, kun sähköpostiviesti välitetään eteenpäin.

Jos kopioit ja liität aiemmin lähettämäsi sähköpostiviestin, kopioit myös alkuperäisen seurantapikselin. Sama seurantapikseli latautuisi jokaiselle vastaanottajalle. On suositeltavaa lähettää henkilökohtaisia sähköpostiviestejä, jotka voit luoda alusta alkaen CRM:ssä tai sähköpostiohjelmassasi, tai käyttää myyntisähköpostimalleja.

Joskus yksittäinen seurantakuva latautuu useita kertoja, koska vastaanottaja katsoo sähköpostejaan. Käyttäjä voi esimerkiksi olla palvelimella, joka muuttaa dynaamisesti käyttäjän IP-osoitetta. Jos kuva latautuu useasta IP-osoitteesta, ilmoitukset voivat osoittaa, että sähköpostisi on avannut useampi henkilö.

Myös sähköpostiohjelmissa, kuten Outlookissa tai Apple Mailissa, on esikatseluruutu osana saapuneiden sähköpostien näkymää. Jos vastaanottajat selaavat sähköpostiviestisi yli saapuneiden sähköpostiviestien joukossa, tämä voi laukaista sähköpostin avaamisilmoituksen.

Entä jos saan "Joku"-ilmoituksen?

Saatat nähdä ilmoituksen "Joku", jos jokin seuraavista tapahtuu:

1. Jos lähetät seuratun sähköpostiviestin useisiin sähköpostiosoitteisiin (mukaan lukien CC ja BCC), ne kaikki saavat saman HubSpot Sales -seurantakuvan. HubSpot ilmoittaa silti sähköpostin avaamisesta, mutta HubSpot ei välttämättä pysty määrittämään, kuka vastaanottaja avasi sähköpostin.
2. Jos GDPR (General Data Protection Regulation) -vaihtoehto on käytössä HubSpot-tililläsi, eikä yhteyshenkilöllä ole laillista perustetta tietojenkäsittelylle, HubSpot Sales seuraa kyseiselle yhteyshenkilölle lähettämiäsi sähköpostiviestejä, mutta ilmoitukset ovat anonyymejä. Viimeisimmän myyntisähköpostin avauspäivämäärää, Viimeisimmän myyntisähköpostin napsautuspäivämäärää ja Viimeisimmän sitoutumisen päivämäärää ei myöskään päivitetä.

Huomaa: kun saat "Joku"-ilmoituksen sähköpostin avaamisesta tai napsauttamisesta, HubSpot ei voi yhdistää vastaavaa sähköpostitoimintoa tiettyyn vastaanottajaan, joten se ei näy missään sähköpostitoimintaraportissa (esim. mukautetussa raportissa).

Sähköpostin klikkausten seuranta

Sähköpostiklikkauksia voidaan seurata sekä markkinointisähköposteissa että seuratuissa henkilökohtaisissa sähköposteissa. Linkkiseurannan käyttäytyminen ja konfigurointi riippuu lähetettävän sähköpostin tyypistä.

Markkinointisähköpostin klikkaukset

Voit ottaa linkkien seurannan käyttöön markkinointisähköposteissasi markkinointisähköpostiasetusten Seuranta-välilehdellä . Jos olet ostanut Business Units -lisäosan, voit myös hallita sähköposteissasi olevien seurattujen linkkien verkkotunnuksia. Lue lisää markkinointisähköpostin klikkausten seuranta-asetusten määrittämisestä tästä artikkelista.

One-to-one-sähköpostiklikkaukset (vainSales Hub Starter, Professional ja Enterprise ).

Jos sinulle on määritettymaksullinen Sales Hub -paikka ja lähetät seuratun sähköpostiviestin sähköpostiohjelmastasi tai tietueesta, voit seurata sähköpostin runkoon sisältyvien linkkien klikkauksia. Linkkejä seurataan liittämällä seuranta sähköpostin sisältämien hyperlinkkien loppuun. Näet napsautus- ja avaustiedot HubSpot-toimintosyötteestäsi.

Linkit näkyvät seuraavassa muodossa sähköpostiviestissä, jonka yhteyshenkilö saa: http://t.sidekickopen[xx].com/e1t/c../../www.hubspot.com.../

Tilapäinen uudelleenohjaus osoitteeseen t.sidekickopen[xx].com on tarpeen, jotta HubSpot voi rekisteröidä ja seurata linkkien klikkauksia. Linkki ohjataan automaattisesti lopulliseen URL-osoitteeseen (esim. www.hubspot.com), kun sitä klikataan.

(Näkymät)

(Gmail)

(Tietue HubSpotissa)

Jos haluat testata linkkien seurantaa, napsauta linkkiä sähköpostiohjelmasta ja selaimesta, johon ei ole asennettu HubSpot Sales -laajennusta; muutoin napsautusilmoitus saattaa jäädä pois. Tämä estää omien linkkiesi napsautusten aiheuttamat ilmoitukset, mutta tämä ei koske muita sähköpostisi vastaanottajia, joilla voi olla HubSpot Sales asennettuna.

Jos et saa avaus- tai klikkausilmoituksia, kun lähetät seuratun sähköpostin sähköpostilaatikostasi, opi, miten voit korjata seurantaongelmia laajennuksessasi:

• HubSpot Sales Chrome -laajennuksen vianmääritys
• Vianmääritys HubSpot Sales Outlookin työpöydän lisäosassa
• HubSpot Sales Office 365 -lisäosan vianmääritys