Ymmärtää HubSpotin sähköpostiseuranta ja kirjaaminen

Kun lähetät markkinointiviestin tai henkilökohtaisen sähköpostin sähköpostilaatikostasi HubSpot Sales Chrome -laajennuksen, HubSpot Sales Office 365 -lisäosan tai HubSpot Sales Outlook -työpöytälisäosan avulla tai kun lähetät henkilökohtaisen sähköpostin tietueesta, HubSpot seuraa sähköpostin avaamisia. Jos olet käyttäjä, jolle on osoitettu Sales Hub -paikka , HubSpot seuraa myös, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostissa olevaa linkkiä.

HubSpot ei luo avaus- tai klikkaus tapahtumia myyntisähköposteille, kun vuorovaikutus tulee muulta kuin ihmiseltä, kuten botin toiminnasta.

Huomaa: jotkin sähköpostiohjelmat voivat olla konfiguroitu estämään HubSpotin avausten seurantapikselin latautumisen. Kun avausten seurantapikseli ei lataudu, HubSpot ei voi raportoida kyseisen sähköpostin avausten seurannasta. Jos vastaanottaja avaa yhden sähköposteistasi ja napsauttaa sitten sähköpostilinkkiä tai vastaa itse sähköpostiin, HubSpot voi päätellä, että hän on avannut sähköpostin, ja raportoi avaustapahtuman takautuvasti.

E-postin seurannan ja lokituksen erot

Sähköpostin seuranta ja lokitus ovat kaksi toisiinsa liittyvää, mutta erillistä ominaisuutta, joilla hallitaan ja mitataan kontaktien vuorovaikutusta sähköposteihisi:

• Seuranta: käytä seurantatoimintoa tarkkailemaan, milloin yhteyshenkilöt avaavat sähköpostisi. Sähköpostien seurantaa varten HubSpot lisää sähköpostiin näkymättömän yhden pikselin kuvan sen lähettämisen jälkeen.
  • Markkinointisähköposteja seurataan oletusarvoisesti. Opi hallitsemaan markkinointisähköpostien seuranta-asetuksia tässä artikkelissa.
  • Seurattujen yksittäisten sähköpostien osalta saat reaaliaikaisen ilmoituksen työpöydällesi, kun kontakti avaa seurattavan sähköpostin. Käyttäjät, joille on osoitettu Sales Hub -käyttöoikeus, voivat myös seurata, milloin vastaanottaja napsauttaa sähköpostin linkkiä. HubSpot tallentaa seurattujen sähköpostien avaamiset ja napsautukset aktiviteettisyötteeseen ja tietueen aikajanalle.Seuranta-valintaruudun valitseminen ei kirjaa kopiota sähköpostista HubSpotin tietueeseen.

• Lokitiedosto: käytä lokitoimintoa tallentaaksesi kopion sähköpostista HubSpotin tietueeseen.
  
  

  Huomaa: jotta henkilökohtainen sähköpostivoidaan yhdistää HubSpotiin ja tallentaa sähköpostivastaukset, käyttäjillä on oltava Core-, Sales Hub- tai Service Hub -lisenssi. Vain katseluoikeuden omaavat käyttäjät eivät voi yhdistää henkilökohtaisia sähköposteja. Lisätietoja lisenssien hallinnasta.

  • Kirjatut sähköpostit sisältyvät sähköpostianalytiikkaasi, mutta yksittäiset sähköpostit, jotka on kirjattu mutt issa ei seurata, eivät anna sinulle tietoa avaamisista tai klikkauksista.

• • Sähköpostiviestiin liitetyt liitteet tallennetaan myös kontaktin tietueeseen. Kirjaa sähköpostiviestisi, jotta voit säilyttää tiedot aiemmasta viestinnästä. 

• • Yhteyshenkilölle lähetetytmarkkinointisähköpostit näkyvät automaattisesti yhteystietorekisterissä, ja jos olet ottanut seurannan käyttöön markkinointisähköpostiasetuksissa, voit myös tarkastella sähköpostin sitoutumismittareita, kuten avaamisia tai klikkauksia.

Voit lähettää yksilöllisen sähköpostin, jota sekä seurataan että kirjataan. Näin saat ilmoituksen avaamisesta ja samalla sähköpostiviestinnän tiedot tallentuvat HubSpotiin. Jos olet asentanut HubSpot Sales Chrome -laajennuksen Gmailille tai HubSpot Sales Office 365 -lisäosan, voit myös asettaa kirjaus- ja seurantaoletukset laajennuksellesi.

Sähköpostin avaamisen seuranta

Huomaa: jos olet ottanut käyttöön tietosuoja-asetukset tililläsi, sähköpostien avaamisia voidaan seurata vain kontakteille, joille on määritetty laillinen perusta tietojen käsittelylle. Lue lisää tietosuojan vaikutuksesta sähköpostien seurantaan Chrome- tai Office 365 -laajennuksen avulla.

Kun lähetät markkinointiviestin tai seurattavan myyntiviestin, HubSpot upottaa näkymättömän yhden pikselin kuvan sähköpostiviestiin sen lähettämisen jälkeen. Kun vastaanottaja avaa viestin ja kuvat latautuvat, saat ilmoituksen viestin avaamisesta. 

HubSpot sulkee pois epäillyt ei-inhimilliset vuorovaikutukset, kuten bottiaktiviteetin, sekä sähköpostit, jotka on kirjattu takautuvasti, sähköpostit, jotka on lähetetty edelleenlähetysosoitteiden kautta, tai sähköpostit, jotka on kirjattu manuaalisesti myyntisähköpostianalytiikastasi.

Jos vastaanottajan sähköpostiohjelma ei salli seurantapikselin lataamista, HubSpot ei voi seurata sähköpostin avaamista. HubSpot-seuranta voidaan poistaa käytöstä seuraavissa tilanteissa:

• Vastaanottaja muotoilee sähköpostinsa tekstimuodossa.
• Vastaanottajan sähköpostiohjelma ei lataa kuvia automaattisesti.
• Vastaanottajan yrityksen suodatin poistaa kaikki saapuvien sähköpostiviestien kuvat.

Jos vastaanottajalla on erittäin tiukka roskapostisuodatin, joka estää kuvien tai linkkien seurannan lataamisen sähköposteista, seurattava sähköpostisi voidaan suodattaa roskapostiksi. Sähköpostin seurantatyökalut ovat kuitenkin yleisiä, ja suurin osa sähköpostiohjelmista ei näytä sähköpostiasi eri tavalla kuin ennen.

Yksittäisten sähköpostien avausten seuranta käyttää HubSpotin kautta uudelleenohjaavia linkkejä toimintojen laskemiseen. Oletuksena nämä linkit käyttävät HubSpotin tarjoamia verkkotunnuksia. Jos haluat käyttää omaa verkkotunnustasi, liitä mukautettu myynti- ja palvelusähköpostien seurantaverkkotunnus.

Jos et halua seurata yksittäisiä sähköposteja, lue, miten voit poistaa sähköpostien seurannan käytöstä kaikille tilisi käyttäjille.

Huomaa: ei ole mahdollista nähdä, onko seurattu sähköposti välitetty toiselle vastaanottajalle.

Joissakin tapauksissa, jos avaat sähköpostin lähetetyt-kansiossa, saatat laukaista itse avaamisen ilmoituksen. Opi estämään itse avaamisen ilmoitukset Chrome-laajennuksessa ja Outlook-työpöytälisäosassa. 

Miksi saan useita sähköpostin avaamisilmoituksia tietystä seurannassa olevasta sähköpostista?

Jos saat odotettua enemmän sähköpostin avaamisilmoituksia tietystä seurannassa olevasta sähköpostista, se voi tarkoittaa, että sähköposti on välitetty tai että olet kopioinut ja liittänyt aiemmin lähetetyn sähköpostin. Yksityisyyden ja turvallisuuden vuoksi HubSpot ilmoittaa oletuksena, että alkuperäinen lähettäjä on avannut sähköpostin uudelleen, kun sähköposti välitetään.

Jos olet kopioinut ja liittänyt aiemmin lähettämäsi sähköpostin, olet kopioinut myös alkuperäisen seurantapikselin. Sama seurantapikseli ladataan jokaiselle vastaanottajalle. On suositeltavaa lähettää henkilökohtaisia sähköposteja, jotka voit luoda alusta alkaen CRM:ssä tai sähköpostiohjelmassasi, tai käyttää myyntisähköpostipohjia.

Joskus yksi seurantakuva latautuu useita kertoja sen mukaan, miten vastaanottaja tarkastelee sähköpostejaan. Käyttäjä voi esimerkiksi olla palvelimella, joka muuttaa dynaamisesti käyttäjän IP-osoitetta. Jos kuva latautuu useista IP-osoitteista, ilmoitukset voivat osoittaa, että sähköpostisi on avannut useampi kuin yksi henkilö.

Lisäksi sähköpostiohjelmissa, kuten Outlookissa tai Apple Mailissa, on esikatselupaneeli osana postilaatikon näkymää. Jos vastaanottajat vierittävät sähköpostiviestiäsi postilaatikossaan, tämä voi laukaista sähköpostin avaamisilmoituksen.

Entä jos saan ilmoituksen "Joku"?

Saatat nähdä ilmoituksen "Joku", jos jokin seuraavista tapahtuu:

1. Jos lähetät seurattavan sähköpostin useisiin sähköpostiosoitteisiin (mukaan lukien CC ja BCC), ne kaikki saavat saman HubSpot Sales -seurantakuvan. HubSpot ilmoittaa sinulle edelleen sähköpostin avaamisesta, mutta HubSpot ei välttämättä pysty määrittämään, kuka vastaanottaja avasi sähköpostin.
2. Jos tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön HubSpot-tililläsi ja kontaktilla ei ole laillista perustetta tietojen käsittelylle, HubSpot Sales seuraa kyseiselle kontaktille lähettämiäsi sähköposteja, mutta ilmoitukset ovat nimettömiä. Myynnin viimeisimmän sähköpostin avaamispäivä,myynnin viimeisimmän sähköpostin klikkauspäivä ja viimeisimmän vuorovaikutuksen päivämäärä -ominaisuudet eivät myöskään päivitty.

Huomaa: kun saat ilmoituksen "Joku" sähköpostin avaamisesta tai napsautuksesta, HubSpot ei voi kohdistaa vastaavaa sähköpostitoimintaa tiettyyn vastaanottajaan, joten se ei näy missään sähköpostitoiminnan raportissa (esim. mukautetussa raportissa).

Sähköpostin klikkausten seuranta

Sähköpostin klikkauksia voidaan seurata sekä markkinointisähköposteissa että seurattavissa henkilökohtaisissa sähköposteissa. Linkkien seurannan toiminta ja konfigurointi riippuvat lähettämäsi sähköpostin tyypistä.

Markkinointiviestien klikkaukset

Voit ottaa linkkien seurannan käyttöön markkinointiviesteissäsi markkinointiviestien asetustenSeuranta-välilehdessä. Jos olet ostanut Brands-lisäosan, voit myös hallita sähköpostiviesteissäsi seurattavien linkkien verkkotunnusta. Lisätietoja markkinointiviestien klikkausten seurannan asetusten määrittämisestä on tässä artikkelissa.

Yksittäisten sähköpostiviestien klikkaukset

Jos sinulla on osoitettu Sales Hub-käyttöoikeus ja lähetät seurattavan sähköpostin sähköpostiohjelmastasi tai tietueesta, voit seurata sähköpostin tekstissä olevien linkkien klikkauksia. Linkkejä seurataan lisäämällä seuranta sähköpostisi hyperlinkkien loppuun. Voit tarkastella klikkaus- ja avaustietoja HubSpot-aktiviteettisyötteessäsi.

Linkit näkyvät seuraavassa muodossa kontaktin saamassa sähköpostissa: http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

Väliaikainen uudelleenohjaus [xx].na1.hs-sales-engage.com-verkkotunnukseen on tarpeen, jotta HubSpot voi rekisteröidä ja seurata linkkien klikkauksia. Linkki ohjaa automaattisesti lopulliseen URL-kohteeseen (esim. www.hubspot.com), kun sitä napsautetaan. Jos haluat käyttää omaa verkkotunnustasi yksittäisten sähköpostien klikkausten seurantaan, liitä mukautettu myynti- ja palvelusähköpostien seurantaverkkotunnus.

(Outlook)

(Gmail)

(Tallennus HubSpotissa)

Jos haluat testata linkkien seurantaa, napsauta linkkiä sähköpostiohjelmassa ja selaimessa, johon HubSpot Sales -laajennusta ei ole asennettu. Muussa tapauksessa napsautusilmoitus saattaa jäädä näkyviin. Tämä estää omien linkkien napsautuksista aiheutuvat ilmoitukset, mutta se ei koske muita sähköpostisi vastaanottajia, joilla HubSpot Sales on asennettuna.

Jos et saa avaus- tai klikkausilmoituksia, kun lähetät seurattua sähköpostia sähköpostilaatikostasi, lue, miten voit selvittää laajennuksen seurantaongelmia:

• HubSpot Sales Chrome -laajennuksen vianmääritys
• HubSpot Sales Outlook -työpöytäsovelluksen vianmääritys
• HubSpot Sales Office 365 -lisäosan vianmääritys

Analysoi sähköpostien seuranta ja lokit 

Voit tarkastella ja analysoida sähköpostisi suorituskyvyn trendejä käyttämällä mukautettuja raportteja tai valmiita raportteja raporttikirjastossa:

• Voit luoda oman raportin käyttämällä mukautetun raportin luontityökalua ja valitsemalla tietolähteeksi Myyntisähköposti tai Markkinointisähköposti. 
• Markkinointiviestien osalta voit analysoida toimitusasteita ja sitoutumistasähköpostihakemistosivulta. 

Omien mukautettujen raporttien luomisen lisäksi voit käyttää valmiita raportteja sähköpostin suorituskyvystä:

• Luo myyntiraportteja myyntianalytiikkapaketissa.
• Käytä markkinointiraportteja markkinoinnin analytiikkapaketissa.