HubSpotin sähköpostien seurannan ja lokitietojen ymmärtäminen

Kun lähetät markkinointisähköpostin tai henkilökohtaisen sähköpostin sähköpostilaatikostasi HubSpot Sales -Chrome-laajennuksen, HubSpot Sales Office 365 -lisäosan tai HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennuksen avulla, tai jos lähetät henkilökohtaisen sähköpostin tietueesta, HubSpot seuraa sähköpostin avaamisia. Jos sinulla on myönnetty Sales Hub -käyttöoikeus , HubSpot seuraa myös, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostissa olevaa linkkiä.

HubSpot ei luo avaus- tai klikkaus tapahtumia myyntisähköposteille, jos vuorovaikutus on peräisin muualta kuin ihmiseltä, kuten botin toiminnasta.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin otat tämän ominaisuuden käyttöön, tutustu suostumusvaatimuksiin ja rajoituksiin.

Sähköpostiseurannan suostumusvaatimusten noudattaminen

Joissakin maissa, kuten Ranskassa ja Italiassa, vaaditaan, että vastaanottajat antavat suostumuksensa ennen kuin HubSpotin sähköpostin avaus- ja klikkausseurantapikseleitä voidaan käyttää. Nämä vaatimukset koskevat kaikkia lähettäjiä, jotka lähettävät sähköpostia näissä maissa oleville vastaanottajille, riippumatta siitä, missä lähettäjä sijaitsee. Vastuu vaatimusten noudattamisesta on lähettäjällä. HubSpot tarjoaa työkaluja, joiden avulla voit hallita sähköpostin seurannan suostumusta.

Markkinointisähköpostien seurannan hallinta HubSpotissa:

• Poista markkinointisähköpostien seuranta käytöstä tilitasolla: poista avaus- ja klikkausseuranta käytöstä kaikille tilisi markkinointisähköposteille kohdassa Asetukset > Markkinointi > Sähköposti > Seuranta. Huomaa, että tämä poistaa seurannan käytöstä yleisesti, ei vain tietyillä alueilla.Lue lisäämarkkinointisähköpostien avaus- ja klikkausseurannan hallinnasta. 
• Poista seuranta käytöstä yksittäisissä markkinointisähköposteissa (BETA): poista yksittäisen sähköpostin avaus- ja klikkausseuranta käytöstä suoraan sähköpostieditorissa, samalla kun seuranta pysyy käytössä tililläsi. Voit esimerkiksi markkinointisähköposteja lähetettäessä segmentoida yhteystietosi alueittain ja poistaa seurannan käytöstä tietyissä maissa, samalla kun seuranta pysyy käytössä muulle kohdeyleisöllesi. Lue lisää yksittäisten markkinointisähköpostien seurannan poistamisesta käytöstä.

Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa nämä ominaisuudet, lakitiimisi on paras taho antamaan sinulle vaatimustenmukaisuutta koskevia neuvoja juuri sinun tilanteessasi.

Rajoitukset ja huomioitavat seikat

• Jotkin sähköpostiohjelmat on saatettu määrittää estämään HubSpotin avaamisen seurantapikselin latautumisen. Kun avaamisen seurantapikseli ei lataudu, HubSpot ei voi raportoida kyseisen sähköpostin avaamisen seurannasta. Jos vastaanottaja avaa yhden sähköposteistasi ja napsauttaa sitten sähköpostilinkkiä tai vastaa itse sähköpostiin, HubSpot voi päätellä, että hän on avannut sähköpostin, ja raportoi avaustapahtuman takautuvasti.

• Ei ole mahdollista nähdä, onko seurattu sähköposti välitetty edelleen toiselle vastaanottajalle. Joissakin tapauksissa, jos avaat sähköpostin Lähetetyt-kansiossa, saatat laukaista itsestään avautumisilmoituksen. Lue, miten voit estää itsestään avautumisilmoitukset Chrome-laajennuksessa ja Outlookin työpöytäsovelluksessa.

Sähköpostin seurannan ja lokitietojen keräämisen erot

Sähköpostien seuranta ja lokitus ovat kaksi toisiinsa liittyvää mutta erillistä ominaisuutta, joiden avulla hallitaan ja mitataan, miten kontaktit reagoivat sähköposteihisi:

• Seuranta: käytä seurantaominaisuutta tarkkaillaksesi, milloin yhteyshenkilöt avaavat sähköpostisi. Sähköpostien seurantaa varten HubSpot lisää sähköpostiin näkymättömän yhden pikselin kuvan sen lähettämisen jälkeen.
  • Markkinointisähköpostit seurataan oletusarvoisesti. Lue tästä artikkelista, miten hallitset markkinointisähköpostien seuranta-asetuksia.
  • Seurattavien henkilökohtaisten sähköpostien osalta saat reaaliaikaisen ilmoituksen työpöydällesi, kun yhteyshenkilö avaa seurattavan sähköpostin. Käyttäjät, joille on osoitettu Sales Hub -käyttöoikeus, voivat myös seurata, milloin vastaanottaja napsauttaa sähköpostin linkkiä. HubSpot tallentaa seurattujen sähköpostien avaamiset ja napsautukset aktiviteettisyötteeseen ja tietueen aikajanalle.Seuranta-valintaruudun valitseminen ei tallenna kopiota sähköpostista HubSpotin tietueeseen.

• Loki: käytä lokitoimintoa tallentaaksesi kopion sähköpostista HubSpotin tietueeseen.
  
  

  Huomaa: jotta käyttäjävoi liittää henkilökohtaisen työpostiosoitteensa HubSpotiin ja tallentaa sähköpostivastauksia, hänellä on oltava Core-, Sales Hub- tai Service Hub -käyttöoikeus. Vain luku -käyttöoikeuden omaavat käyttäjät eivät voi liittää henkilökohtaisia työpostiosoitteitaan. Lue lisää käyttöoikeuksien hallinnasta.

  • Tallennetut sähköpostit sisältyvät sähköpostianalytiikkaasi; kuitenkin yksilölliset sähköpostit, jotka on tallennettu mutta joita ei seurata, eivät anna sinulle tietoa avaamisista tai klikkauksista.

• • Myös sähköpostiviestiin liitetyt liitteet kirjataan kontaktin tietoihin. Kirjaa sähköpostiviestisi, jotta voit seurata aiempaa viestintää. 

• • Yhteyshenkilölle lähetetytmarkkinointisähköpostit näkyvät automaattisesti yhteyshenkilön tietueessa, ja jos olet ottanut seurannan käyttöön markkinointisähköpostiasetuksissasi, voit myös tarkastella sähköpostin sitoutumismittareita, kuten avauksia tai klikkauksia.

Voit lähettää henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jota sekä seurataan että kirjataan lokiin. Näin saat ilmoituksen viestin avaamisesta ja sinulla on samalla tallenne sähköpostiviestinnästä HubSpotissa. Jos olet asentanut HubSpot Sales -Chrome-laajennuksen Gmailille tai HubSpot Sales -Office 365 -lisäosan, voit myös määrittää lokin ja seurannan oletusasetukset laajennuksellesi.

Sähköpostien avausten seuranta

Huomaa: jos olet ottanut tietosuoja-asetukset käyttöön tililläsi, sähköpostien avaamisia voidaan seurata vain niiden kontaktien osalta, joille on määritetty laillinen perusta tietojen käsittelylle. Lue lisää siitä, miten tietosuoja vaikuttaa sähköpostien seurantaan Chrome- tai Office 365 -laajennuksen avulla.

Kun lähetät markkinointisähköpostin tai seurattavan myyntisähköpostin, HubSpot upottaa sähköpostiviestiin näkymättömän yhden pikselin kuvan heti, kun viesti on lähetetty. Kun vastaanottaja avaa sähköpostin ja kuvat latautuvat, saat ilmoituksen siitä, että sähköposti on avattu. 

HubSpot sulkee pois epäillyt ei-ihmisen suorittamat vuorovaikutukset, kuten bot-toiminnan, sekä jälkikäteen kirjatut sähköpostit, edelleenlähetysosoitteiden kautta lähetetyt sähköpostit tai myyntisähköpostianalytiikastasi manuaalisesti kirjatut sähköpostit.

Jos vastaanottajan sähköpostiohjelma ei salli seurantapikselin latautumista, HubSpot ei pysty seuraamaan sähköpostin avaamista. HubSpotin seuranta voidaan poistaa käytöstä seuraavissa tilanteissa:

• Vastaanottaja muotoilee sähköpostinsa pelkkänä tekstinä.
• Vastaanottajan sähköpostiohjelma ei lataa kuvia automaattisesti.
• Vastaanottajan yrityssuodatin poistaa kaikki saapuvien sähköpostiviestien kuvat.

Jos vastaanottajalla on erittäin tiukka roskapostisuodatin, joka estää kuvien tai linkkien seurannan latautumisen sähköposteissa, seurattava sähköpostisi saatetaan suodattaa roskapostiksi. Sähköpostin seurantatyökalut ovat kuitenkin yleisiä, eikä suurin osa sähköpostiohjelmista näytä sähköpostiasi eri tavalla kuin ennen.

Jos et halua seurata markkinointisähköposteja, voit poistaa seurannan käytöstä valitsemalla Asetukset > Markkinointi > Sähköposti > Seuranta. Lue lisää markkinointisähköpostien seurannan hallinnasta.

Yksilöllisten sähköpostien avaamisen seuranta käyttää linkkejä, jotka ohjaavat liikenteen HubSpotin kautta toimintojen laskemiseksi. Oletusarvoisesti nämä linkit käyttävät HubSpotin tarjoamia verkkotunnuksia. Jos haluat käyttää omaa verkkotunnustasi, liitä mukautettu myynti- ja palvelusähköpostien seurantaverkkotunnus.

Jos et halua seurata henkilökohtaisia sähköposteja, lue ohjeet sähköpostiseurannan poistamisesta käytöstä kaikille tilisi käyttäjille.

Huomaa: kun sähköpostiseuranta on pois käytöstä, seuraavat ominaisuudet eivät toimi tai voivat olla vähemmän tehokkaita: markkinointisähköpostien analytiikka, lähetysajan optimointi, graymailin suodatus, sitoutumisen optimointi, A/B-testaus, työnkulut, jotka käyttävät avaus- tai klikkaus tapahtumia laukaisimissa tai haaroituksissa, segmentit, jotka käyttävät avaus- tai klikkaus tapahtumia suodattimina, segmenttien suodatus sähköpostiseurantatietoihin perustuvien ominaisuuksien perusteella (esim.Lähetykset viimeisen sitoutumisen jälkeen) sekä sekvenssit, jotka käyttävät avaus- tai klikkaus tapahtumia. 

Miksi saan useita sähköpostin avaamisilmoituksia tietystä seurattavasta sähköpostista?

Jos saat tietystä seurattavasta sähköpostista odotettua enemmän avausilmoituksia , se voi viitata siihen, että sähköposti on välitetty eteenpäin tai että olet kopioinut ja liittänyt aiemmin lähetetyn sähköpostin. Tietosuoja- ja turvallisuussyistä HubSpot ilmoittaa oletuksena, että alkuperäinen lähettäjä on avannut sähköpostin uudelleen, kun sähköposti välitetään eteenpäin.

Jos olet kopioinut ja liittänyt aiemmin lähettämäsi sähköpostin, olet kopioinut myös alkuperäisen seurantapikselin. Sama seurantapikseli latautuu jokaiselle vastaanottajalle. On suositeltavaa lähettää henkilökohtaisia sähköposteja, jotka voit luoda alusta alkaen CRM-järjestelmässä tai sähköpostiohjelmassasi, tai käyttää myyntisähköpostimalleja.

Joskus yksi seurantakuva latautuu useita kertoja sen vuoksi, miten vastaanottaja tarkastelee sähköpostejaan. Käyttäjä voi esimerkiksi olla palvelimella, joka muuttaa käyttäjän IP-osoitetta dynaamisesti. Jos kuva ladataan useista IP-osoitteista, ilmoitukset saattavat osoittaa, että sähköpostisi on avattu useiden henkilöiden toimesta.

Lisäksi sähköpostiohjelmissa, kuten Outlookissa tai Apple Mailissa, on esikatselupaneeli osana postilaatikon näkymää. Jos vastaanottajat vierittävät sähköpostiasi postilaatikossaan, tämä voi laukaista sähköpostin avaamisilmoituksen.

Miksi avausajan leima on sama kuin klikkaus- tai vastausilmoituksen ajankohta?

Jotkin sähköpostiohjelmat estävät HubSpotin sähköpostin avaamisen seurantapikselin latautumisen. Kun näin tapahtuu, HubSpot ei voi suoraan rekisteröidä, että sähköposti on avattu.

Jos vastaanottaja myöhemmin napsauttaa sähköpostissa olevaa seurattua linkkiä tai vastaa siihen, HubSpot voi päätellä, että sähköposti on avattu. Jos sähköpostille oli aiemmin kirjattu 0 avausta, HubSpot luo yhden päätellyn avaustapahtuman.

Päättelty avaus käyttää samaa aikaleimaa kuin ensimmäinen klikkaus tai vastaus, koska se on ensimmäinen vahvistettu vuorovaikutus, jonka HubSpot vastaanottaa. Tämä päättely tapahtuu vain, kun sähköpostin avausten määrä nousee nollasta yhteen, eikä sitä toisteta myöhemmille klikkauksille tai vastauksille, mikä varmistaa, että vuorovaikutusmittarit pysyvät tarkkoina.

Mitä teen, jos saan ”Joku”-ilmoituksen?

Saatat nähdä ”Joku”-ilmoituksen, jos jokin seuraavista tapahtuu:

1. Jos lähetät seurattavan sähköpostin useisiin sähköpostiosoitteisiin (mukaan lukien CC ja BCC), kaikki saavat saman HubSpot Sales -seurantakuvan. HubSpot ilmoittaa sinulle edelleen sähköpostin avaamisesta, mutta HubSpot ei välttämättä pysty määrittämään, kuka vastaanottajista avasi sähköpostin.
2. Jos tietosuoja-asetukset ovat käytössä HubSpot-tililläsi ja kontaktilla ei ole laillista perustetta tietojen käsittelylle, HubSpot Sales seuraa kyseiselle kontaktille lähettämiäsi sähköposteja, mutta ilmoitukset ovat nimettömiä. Myös ominaisuudetViimeisin myyntisähköpostin avauspäivä,Viimeisin myyntisähköpostin klikkauspäivä ja Viimeisin vuorovaikutuspäivä jäävät päivittämättä.

Huomaa: kun saat ”Joku”-ilmoituksen sähköpostin avaamisesta tai klikkauksesta, HubSpot ei voi kohdistaa vastaavaa sähköpostitoimintaa tiettyyn vastaanottajaan, joten se ei näy missään sähköpostitoiminnan raporteissa (esim. mukautetussa raportissa).

Sähköpostin klikkausten seuranta

Sähköpostin klikkauksia voidaan seurata sekä markkinointisähköposteissa että seurattavissa henkilökohtaisissa sähköposteissa. Linkkien seurannan toiminta ja asetukset riippuvat lähettämäsi sähköpostin tyypistä.

Markkinointisähköpostien klikkaukset

Voit ottaa linkkien seurannan käyttöön markkinointisähköposteissasi markkinointisähköpostien asetustenSeuranta-välilehdellä. Jos olet hankkinut Brands-lisäosan, voit hallita myös sähköposteissasi olevien seurattavien linkkien verkkotunnusta. Lue lisää markkinointisähköpostien klikkausseurannan asetusten määrittämisestä tästä artikkelista.

Yksittäisten sähköpostiviestien klikkaukset

Jos sinulla on myönnetty Sales Hub-käyttöoikeus ja lähetät seurattavan sähköpostin sähköpostiohjelmastasi tai tietueesta, voit seurata sähköpostin tekstiosassa olevien linkkien klikkauksia. Linkit seurataan lisäämällä seurantakoodi sähköpostissasi olevan hyperlinkin loppuun. Voit tarkastella klikkaus- ja avaustietoja HubSpot-toiminta-syötteessäsi.

Linkit näkyvät seuraavassa muodossa kontaktin saamassa sähköpostissa: http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

Väliaikainen uudelleenohjaus [xx].na1.hs-sales-engage.com on välttämätöntä, jotta HubSpot voi rekisteröidä ja seurata linkkien klikkauksia. Linkki ohjaa automaattisesti lopulliseen URL-kohteeseen (esim. www.hubspot.com), kun sitä klikataan. Jos haluat käyttää omaa verkkotunnustasi yksi-yhteen-sähköpostien klikkausseurannassa, liitä mukautettu myynti- ja palvelusähköpostien seurantaverkkotunnus.

(Outlook)

(Gmail)

(Tietue HubSpotissa)

Jos haluat testata linkkien seurantaa, napsauta linkkiä sähköpostiohjelmassa ja selaimessa, johon ei ole asennettu HubSpot Sales -laajennusta; muuten napsautusilmoitus saattaa jäädä näkymättä. Tämä estää omien linkkien napsautuksista laukeavat ilmoitukset, mutta se ei koske muita sähköpostisi vastaanottajia, joilla saattaa olla HubSpot Sales asennettuna.

Jos et saa avaus- tai klikkausilmoituksia lähettäessäsi seurattua sähköpostia sähköpostilaatikostasi, lue ohjeet laajennuksen seurantaongelmien vianmääritykseen:

• HubSpot Sales -Chrome-laajennuksen vianmääritys
• HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennuksen vianmääritys
• HubSpot Sales Office 365 -lisäosan vianmääritys

Sähköpostin seurannan ja lokitietojen analysointi 

Voit tarkastella ja analysoida sähköpostisi suorituskyvyn trendejä käyttämällä mukautettuja raportteja tai raporttikirjastossa olevia valmiita raportteja:

• Voit luoda oman raportin käyttämällä mukautetun raportin luontityökalua ja valitsemalla tietolähteeksi Myyntisähköposti tai Markkinointisähköposti. 
• Markkinointisähköpostien osalta voit analysoida toimitusasteita ja sitoutumistasähköpostien hakemistosivulta. 

Omien mukautettujen raporttien luomisen lisäksi voit käyttää valmiita raportteja sähköpostien suorituskyvystä:

• Luo myyntiraportteja myyntianalytiikkapaketissa.
• Käytä markkinointiraportteja markkinointianalytiikkapaketissa.