Seuraa ja kirjaa sähköpostit HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla.

Käytä HubSpot Sales Office 365 -lisäosan seuranta- ja kirjaamistoimintoja, jotta voit seurata ja kirjata yhteyshenkilöidesi vuorovaikutusta sähköposteihisi.

• Kun seuranta on käytössä, voit seurata, milloin kontaktit katsovat tai avaavat sähköpostisi.
  • Tarkista sähköpostitoiminta aktiviteettisyötteessä ja kontaktin aikajanalla. 
  • Vastaanota reaaliaikaisia ilmoituksia, kun kontakti avaa sähköpostisi.

• • Käyttäjät, joille onosoitettu Sales Hub -käyttöoikeus, voivat seurata seurattavan sähköpostin tekstissä olevien linkkien klikkauksia. Lue lisää klikkausten seurannasta. 
• Kun lokitoiminto on käytössä, voit kirjata sähköpostin vastaanottajan yhteystietotietueeseen tai siihen liittyviin tietueisiin. Lue lisää seurannan ja lokitoiminnon eroista.

Huomaa: tässä artikkelissa käsitellään sähköpostien seurantaa ja kirjaamista HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla. Jos käytät Outlook-työpöytälisäosaa, lue ohjeet sähköpostien seurannasta ja kirjaamisesta Outlook-työpöytälisäosan avulla.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat HubSpot Sales Office 365 -lisäosan käytön, tutustu sähköpostien seurannan ja kirjaamisen vaatimuksiin ja rajoituksiin. 

Tutustu vaatimuksiin

• Käyttäjien on yhdistettävä postilaatikkonsa HubSpotiin, jotta he voivat seurata ja kirjata sähköposteja HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla.
• Käyttäjien on käytettävä Office 365 -versiota 1910 tai uudempaa, jotta he voivat valita, mihin tietueisiin sähköposti kirjataan.
• Jotta voit kirjata sähköpostin ja lisätä uusia kontakteja HubSpotiin kirjatuista sähköposteista, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköposteja, on oltava jokin seuraavista:
  • Käyttäjä tililläsi
  • Yksi liitetyistä sähköpostiosoitteistasi
  • Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty liitettyyn Gmail-postilaatikkoosi, tai alias, joka on lisätty Profiili ja asetukset -kohtaan)

Tutustu rajoituksiin ja huomioitaviin seikkoihin

• HubSpot Sales -tehtäväpaneelin on oltava auki postilaatikossasi, kun lähetät seurattavan tai kirjattavan sähköpostin. Opi kiinnittämään tehtäväpaneeli, jotta se on aina auki seurantaa ja kirjaamista varten. 
• Jos olet ottanut tietosuoja-asetukset käyttöön tililläsi, sähköpostien avaamista voidaan seurata vain niiden kontaktien osalta, joille on määritetty laillinen peruste tietojen käsittelylle. Lakitiimisi on paras taho määrittämään, miten yrityksesi käyttää sähköpostien kirjaamista ja seurantaa. Lue lisää sähköpostien seurannasta, kun tietosuoja-asetukset ovat käytössä.
  • Voit mukauttaa laajennuksen asetuksia ja poistaa seurannan ja kirjaamisen käytöstä tietyn viestin, tiettyjen yhteyshenkilöiden tai sähköpostiosoitteiden osalta. 
• Kun kirjaat sähköpostia, johon on liitetty tiedosto, yli 50 Mt:n liitteet eivät tallennu HubSpot-palveluun. Sähköpostisi toimitetaan edelleen kontaktille ja kirjataan CRM-järjestelmään, mutta ilman liitettä.

Määritä oletusarvoiset kirjaamis- ja seuranta-asetukset

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaan Objektit.

3. Yläosassa Objektit -sivun yläosassa Valitse objekti -pudotusvalikosta ja valitse Aktiviteetit.

4. Sivulla Sähköpostin kirjaaminen ja seuranta -välilehdessä voit määrittää, miten sähköpostit seurataan tai kirjataan HubSpotissa, valitsemalla tai poistamalla seuraavat valintaruudut:

   • Salli kaikkien käyttäjien kirjata sähköpostiliitteet: määritä, voidaanko saapuvat sähköpostiliitteet kirjata CRM:ään, keskustelujen postilaatikkoon ja sivupalkkiin. 
   • Käytä oletusarvoista lokiasetusta kaikille käyttäjille: kuntämä asetus on käytössä, voit napsauttaa Lokita kaikki sähköpostit oletuksena -kytkintä kytkeäksesi sen päälle tai pois päältä ja määrittääksesi, lokitaanko sähköpostit oletuksena kaikille tilisi käyttäjille.
   • Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä, kun vastaanottajat avaavat ja napsauttavat sähköpostejaan: määritä, voivatko käyttäjät seurata CRM:stä, keskustelujen postilaatikosta, sähköpostilaajennuksista ja sekvensseistä lähetettyjä sähköposteja. 
   • Käytä oletusseuranta-asetusta kaikille käyttäjille: jos olet valinnut Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä, kun vastaanottajat avaavat ja napsauttavat sähköpostejaan -valintaruudun, voit ottaa tämän asetuksen käyttöön määrittääksesi, seurataanko kaikkia sähköposteja oletuksena kaikille tilisi käyttäjille. 

    

Sähköpostien seuranta

Lähetä seurattu sähköposti Office 365 -lisäosan avulla

1. Kirjoita uusi sähköposti Outlookissa.
2. Syötä sähköpostin vastaanottaja, otsikkokenttä ja viestin teksti.
3. Siirry HubSpot Sales -lisäosaan:
   • Outlook for Windows tai Mac (klassinen):napsauta päävalikostaMyyntityökalut.
   • Outlook Windowsille tai Macille (uusi):napsauta päävalikostakolmea vaakasuoraa pistettä javalitseHubSpot Sales.
   • Outlook verkossa:napsauta päävalikostaSovellukset javalitseHubSpot Sales.

4. Valitse tehtäväpaneelin Viestityökalut-kohdasta Seuraa sähköpostin avaamisia -valintaruutu. Käyttäjille, joille on osoitettuSales Hub -käyttöoikeus, näkyy Seuraa sähköpostin avaamisia ja klikkauksia.
5. Pidä HubSpot Sales -tehtäväpaneeli auki ja napsauta Lähetä.

Seuraa seurattavan sähköpostin tilaa

Kun seurattu sähköposti on lähetetty, sähköpostitoiminto näyttää Lähetetty-tilan sekä yhteystietorekisterissä että toimintasyötteessäsi. 

Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi. Sähköposti-ilmoitus merkitään Avoin-tilaan aktiviteettisyötteessäsi. Napsauta yhteystiedon nimen alla [X] avattu/lähetetty + muu aktiviteetti laajentaaksesi aktiviteetin tiedot ja historian.

Voit myös nähdä, miten kontaktisi ovat reagoineet seurattuihin sähköposteihisi, Chrome-laajennuksen kautta. Pääset aktiivisuusvirtaasi Chrome-laajennuksesta napsauttamallaHubSpot-rataskuvaketta Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa. 

Lue lisää sähköpostien seurannasta ja myynti-ilmoituksista sekä siitä, miten seuranta voidaan poistaa käytöstä.

Seuranta tietosuoja-asetusten ollessa käytössä

Jos oletottanut tietosuoja-asetukset käyttöön tililläsi, HubSpot voi kirjata ja seurata kontaktin sähköpostien avaamisia vain, jos kontaktille on määritetty laillinen peruste tietojen käsittelylle. Kun lähetät sähköpostia useille vastaanottajille, sähköpostien avaamisia seurataan nimettömästi.

Uusien kontaktien tai olemassa olevien kontaktien osalta, jotka eivät ole antaneet laillista perustetta tietojen käsittelylle:

• Sähköpostin katselukertoja ja avaamisia ei seurata.
• Kun kirjoitat sähköpostia Office 365:ssä, Seuraa sähköpostin avaamisia ja klikkauksia -valintaruutu on harmaana, mikä osoittaa, että kontaktia ei voida seurata.
• Voit päivittää kontaktin seurannan kelpoisuuden päivittämällä kontaktin tietojen käsittelyn oikeusperuste -ominaisuuden.

Sähköpostien kirjaaminen

Lähetä kirjattu sähköposti Office 365 -lisäosan avulla

1. Kirjoita uusi sähköposti Outlookissa.
2. Syötä sähköpostin vastaanottaja, otsikkokenttä ja sähköpostin teksti.
3. Siirry HubSpot Sales -lisäosaan:
   • Outlook for Windows tai Mac (klassinen):napsauta päävalikostaMyyntityökalut.
   • Outlook Windowsille tai Macille (uusi):napsauta päävalikostakolmea vaakasuoraa pistettä javalitseHubSpot Sales.
   • Outlook verkossa:napsauta päävalikostaSovellukset javalitseHubSpot Sales.
4.  Valitse tehtäväpaneelin Viestityökalut-kohdastaLokit-valintaruutu. BCC-osoitteesi täyttyy automaattisesti BCC-kenttään.

5. Jos tilillesi on määritetty oletusarvoiset lokiasetukset, lisäosa valitsee automaattisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjataan. Voit valita manuaalisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjataan, seuraavasti:
   • NapsautaLokin valintaruudunvieressäolevaaavattavaavalikkoa.
   • Valitse tai poista valintaruudutniiden tietueiden vierestä, joihin haluat kirjata sähköpostin.
6. Jos lähetät sähköpostin vastaanottajalle, joka ei ole CRM-järjestelmässäsi oleva yhteyshenkilö, voit luoda uuden yhteyshenkilön.
   • Jos haluat luoda uuden yhteyshenkilön, valitse valintaruutu sähköpostiosoitteen vieressä kohdassa Luo uutena yhteyshenkilönä, kun muokkaat tietueiden liitoksia. 
     
     • Jos käytät markkinointikontakteja, kirjattu sähköpostiviesti luo uuden kontaktin, joka määritetään ei-markkinointikontaktiksi. 
     • Sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti kontaktin omistajaksi, ellei aiempaa omistajaa ole määritetty. 
   • Jos et halua luoda uutta yhteyshenkilöä, poistavalintaruutu sähköpostiosoitteenvierestä kohdassa Luo uutena yhteyshenkilönä. Opi kirjaamaan sähköpostit vainolemassa oleviin yhteyshenkilötietueisiin. 
7. Pidä HubSpot Sales -tehtäväpaneeli auki ja napsauta Lähetä.

Tarkastele kirjattua sähköpostia HubSpotissa

1. Siirry tietueisiisi:

   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.

   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.

   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.

   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.

2. Napsauta tietueen .

3. Etsi aikajanasta kirjattu sähköposti. Sähköpostista voit tehdä seuraavaa:

• • Kiinnitä: napsauta kiinnittääksesi sähköpostin kontaktin aikajanan yläosaan.
  • Kopioi linkki: napsauta kopioidaksesi kirjautuneen sähköpostin URL-osoitteen. 
  • Vastaa: napsauta Vastaa lähettääksesi sähköpostivastauksen kontaktille HubSpotista.
  • Lähetä edelleen: napsauta, jos haluat lähettää sähköpostin edelleen toiselle kontaktille. 

• • Poista: napsauta poistaaksesi sähköpostiviestin aikajanasta.

• • Laajenna: napsauta avattavaa nuolta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, napsauta Näytä ketju nähdäksesi kaikki ketjun sähköpostit.
  • Yhteydet: napsauta muokataksesi liitettyjä yritys- tai kauppatietoja.
  • Liitteet: napsauta avataksesi tähän tiettyyn sähköpostiviestiin liitetyt liitteet.