Seuraa ja kirjaa sähköpostit HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla

Käytä HubSpot Sales Office 365 -lisäosan seuranta- ja lokiominaisuuksia seurataksesi ja pitääksesi kirjaa yhteystietojesi vuorovaikutus sähköposteihisi. Kun seurantaominaisuus on käytössä, voit saada reaaliaikaisia ilmoituksia, kun yhteyshenkilö avaa sähköpostisi. Voit myös valita sähköpostin kirjaamisen yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa, jotta tiimisi voi pitää kirjaa kaikesta aiemmasta viestinnästä.

Voit tarkastella sähköpostin avaus- ja napsautustietoja aktiviteettisyöte; kirjatut sähköpostit tallennetaan yksittäisiin yhteystietueisiin ja niihin liittyviin tietueisiin. Voit tutustua seurannan ja kirjaamisen väliseen eroon tässä artikkelissa.

Tässä artikkelissa käsitellään sähköpostien seurantaa ja kirjaamista HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla. Jos käytät Outlookin työpöytä-lisäosaa, opi , miten sähköposteja seurataan ja kirjataan Outlookin työpöytä-lisäosalla.

Määritä oletusarvoiset loki- ja seuranta-asetukset

Ylipääkäyttäjät voivat päivittää oletuskäyttäytymisen kaikkien tililläsi olevien käyttäjien sähköpostien seurantaa, kirjaamista ja yhdistämistä varten.

Voit määrittää nämä oletusasetukset:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Activities.
• Napsauta Sähköpostiloki ja seuranta -välilehteä.
• Määritä Email Log and Track Settings (Sähköpostiloki- ja seuranta-asetukset) -kohdassa, miten sähköpostit tallennetaan HubSpotissa valitsemalla tai poistamalla niihin liittyvät valintaruudut:
  • Sovelletaan oletusarvoisen lokin asetusta kaikille käyttäjille: Kun tämä asetus on päällä, voit sitten napsauttamalla Log all emails by default -kytkintä päälle tai pois päältä määrittää, kirjataanko sähköpostit oletusarvoisesti kaikkiin tilisi käyttäjiin.
  • Apply Default Association for all users (Käytä oletusyhdistystä kaikille käyttäjille): Kun tämä asetus on päällä, voit napsauttaa pudotusvalikkoa ja valita oletustietuetyypit, jotka yhdistetään lokitettuun sähköpostiin.
  • Apply Default Track setting for all users (Käytä oletusseuranta-asetusta kaikille käyttäjille): Jos olet valinnut Allow all users to track emails and see recipients open and click on their emails checkbox ( Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä vastaanottajien avaavan ja napsauttavan sähköpostiviestejä ) -valintaruudun, voit ottaa tämän asetuksen käyttöön määrittääksesi, seurataanko kaikkia sähköpostiviestejä oletusarvoisesti kaikkien käyttäjätilisi käyttäjien kesken.

Seuranta sähköpostit

Huomaa: sähköpostien seuranta uuden Outlook for Macin avulla ei ole tällä hetkellä tuettu.

Seuratun sähköpostin lähettäminen Office 365 -lisäosan avulla

Seuratun sähköpostin lähettäminen Office 365 -lisäosan avulla:

• Kirjaudu sisään Outlook-tilillesi.
• Laadi uusi sähköposti.
• Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, aihe ja sähköpostin runko.
• Avaa myyntityökalut postilaatikossasi. Tämä prosessi eroaa hieman sen mukaan, mitä sähköpostiohjelmaa käytät:
  • Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookin työpöydältä PC:llä tai Macilla, valitse viesti-ikkunassa Myyntityökalut.
  • Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlook on the web- tai Outlook.com-tilillä, napsauta sähköpostin kokoonpanoikkunan oikeassa alakulmassa hammasratas-kuvaketta sprocket.
• Valitse oikeassa ruudussa Track email opens (Seuraa sähköpostin avauksia ) -valintaruutu (käyttäjät, joille on määritetty maksullisia Sales Hub -paikkoja, näkevät Track email opens and clicks (Seuraa sähköpostin avauksia ja klikkauksia) -valintaruudun).

• Pidä HubSpot Sales -ruutu auki ja valintaruutu valittuna ja napsauta sitten Lähetä.

Tarkastele seuratun sähköpostin tilaa

Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin aihe ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyöte nimellä Lähetetty.

Kun vastaanottaja avaa sähköpostiviestin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi ja sähköposti-ilmoituksen, joka on merkitty Avaa-merkinnällä aktiviteettisyöte. Napsauta yhteystiedon nimen alla olevaa pudotusvalikkoa nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Näet myös yhteystiedon toimintojen historian lueteltuna pudotusvalikossa.

Huomaa: reaaliaikaiset ilmoitukset näkyvät, kun lähetät seurattavia sähköposteja Office 365 -lisäosan avulla ja jos sinulla on HubSpot Sales Chrome -laajennus. Jos näin ei ole, näet toiminnan vain HubSpotin aktiviteettisyöte.

Voit myös nähdä, miten yhteystietosi suhtautuvat seurattuihin sähköposteihin Chrome-laajennuksen avulla. Pääset aktiviteettisyöte Chrome-laajennuksen kautta napsauttamalla HubSpotin hammasratas-kuvaketta sprocket Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa.

Lisätietoja sähköpostiseurannasta ja myynti-ilmoituksista sekä seurannan poistamisesta käytöstä.

Seuranta, kun tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön

Jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, HubSpot voi kirjata ja seurata yhteyshenkilön sähköpostin avauksia vain silloin, kun yhteyshenkilölle on määritetty oikeudellinen peruste tietojenkäsittelylle. Kun laadit sähköpostia Office 365:ssä, Seuraa sähköpostin avauksia ja napsautuksia -valintaruutu on harmaana osoituksena siitä, että yhteyshenkilö ei ole oikeutettu seurantaan.

Sähköpostin avautumista ei seurata sellaisten yhteyshenkilöiden osalta, joilla ei ole oikeudellista perustetta tietojen käsittelyyn, tai sellaisten sähköpostin vastaanottajien osalta, jotka eivät vielä ole yhteyshenkilöitä. Kun sähköpostia lähetetään useille vastaanottajille, sähköpostin avauksia seurataan nimettömästi.

Voit muuttaa yhteyshenkilön seurantakelpoisuutta päivittämällä yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste ominaisuus.

Sähköpostien kirjaaminen

Jotta voit kirjautua sähköpostiin ja lisätä uusia yhteystietoja HubSpotiin kirjautuneesta sähköpostista, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköposteja, on oltava jokin seuraavista:

• Käyttäjä tililläsi
• Yksi yhdistetyistä sähköpostiosoitteistasi
• Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoosi, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias)

Voit määrittää HubSpot-tilisi asetuksissa sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköpostiviestejä et halua koskaan kirjata. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset lisäosan asetuksissa.

Huomaa: yli 50 Mt:n sähköpostiliitteet eivät kirjaudu HubSpotiin. Sähköpostisi toimitetaan silti onnistuneesti yhteyshenkilölle ja kirjautuu CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa.

Lähetä kirjattu sähköpostiviesti Office 365 -lisäosan avulla

Lokitun sähköpostin lähettäminen Office 365 -lisäosan avulla:

• Laadi uusi sähköposti Outlookissa.
• Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
• Avaa myyntityökalut postilaatikossasi. Tämä prosessi eroaa hieman sen mukaan, mitä sähköpostiohjelmaa käytät:
  • Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookin työpöydältä PC:llä tai Macilla, valitse viesti-ikkunassa Myyntityökalut.
  • Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookista Webissä tai Outlook.com-tililtä, napsauta sähköpostin kokoonpanoikkunan oikeassa alakulmassa hammasratas-kuvaketta sprocket.
• Valitse oikeassa ikkunaruudussa Loki-valintaruutu . BCC-osoitteesi täyttyy automaattisesti BCC-kenttään.

• Oletusarvoisesti lisäosa valitsee automaattisesti yhteystiedon viisi viimeisintä siihen liittyvää sopimusta tai lipputietuetta, joihin sähköpostit kirjataan. Ainoastaan avoimessa vaiheessa olevat kaupat tai liput valitaan automaattisesti. Voit valita nimenomaisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjautuu:

Huomaa: sinun on käytettävä Office 365:n versiota 1910 tai uudempaa versiota, jotta voit nimenomaisesti valita, mihin tietueisiin sähköpostin pitäisi kirjautua.

• • Napsauta Loki-valintaruudun vieressä olevaapudotusvalikkoa .
  • Valitse tai tyhjennä niiden tietueiden vieressä olevat valintaruudut , joihin haluat kirjata sähköpostin.
  • Jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystieto CRM:ssäsi, luodaan uusi yhteystieto. Näet yhteyshenkilön sähköpostin luettelossa, kun muokkaat yhdistyksiä. Poista valintaruudun valinta, jos et halua sähköpostin kirjautuvan uuteen yhteystietueeseen. Lue, miten sähköpostit kirjautuvat vain olemassa oleviin yhteystietueisiin .

• Pidä HubSpot Sales -ruutu auki ja valintaruutu valittuna ja napsauta sitten Lähetä.

Voit mukauttaa Office 365 -lisäosan asetuksissa, mihin liitettyihin tietueisiin sähköpostiviestit kirjautuvat automaattisesti. Jos käytät markkinointiyhteystietoja, kirjautuneella sähköpostilla luotu uusi yhteyshenkilö asetetaan ei-markkinointiyhteystiedoksi.

Huomaa: jos uusi yhteyshenkilö luodaan kirjautuneella sähköpostilla, sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteyshenkilön omistaja, jos edellistä omistaja ei ole määritetty.

Näytä kirjautunut sähköposti HubSpotissa

Sähköpostit, jotka kirjataan HubSpotiin Office 365 -lisäosan avulla, liitetään automaattisesti tietueisiin, jotka määrittelit ennen sähköpostin lähettämistä.

Nähdäksesi kirjautuneen sähköpostin HubSpotissa:

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin tai sopimuksiin.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi aikajana kirjautunut sähköposti. Sähköpostista voit tehdä seuraavat toimet:
  
  1. 1. Liittyvät tietueet: Muokkaa liitettyjä yritys- tai kauppatietueita napsauttamalla.
     2. Kiinnitä: napsauta, jos haluat kiinnittää sähköpostiviestin yhteystietojen aikajana yläreunaan.
     3. Poista: Poista sähköpostitoiminto aikajana napsauttamalla sitä.
     4. Yksityiskohdat: napsauttamalla tätä voit tarkastella sähköpostin lähetyksen erityistietoja.
     5. Laajenna: napsauta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, voit tarkastella kaikkia viestiketjun sähköpostiviestejä napsauttamalla Näytä viestiketju .
     6. Liitetiedostot: napsauttamalla voit avata kyseiseen sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot.
     7. Vastaa: napsauta Vastaa, jos haluat lähettää HubSpotista sähköpostivastauksen yhteystiedolle.

Huomaa: jotta voit lähettää sähköpostivastauksia HubSpotista ja kirjata saapuvat vastaukset HubSpotiin, sinulla on oltava yhdistetty postilaatikko.