Seuraa ja kirjaa sähköpostit HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla.

Käytä HubSpot Sales Office 365 -lisäosan seuranta- ja lokiominaisuuksia seurataksesi ja pitääksesi kirjaa yhteystietojesi sitoutumisesta sähköposteihisi.

• Kun seuranta on käytössä, voit seurata, milloin yhteystiedot katsovat tai avaavat sähköpostiviestejäsi.
  • Tarkastele sähköpostin toimintaa aktiviteettisyötteessä ja yhteyshenkilön aikajanalla.
  • Saat reaaliaikaisia ilmoituksia, kun kontakti avaa sähköpostisi.

• • Käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub -paikka, voivat seurata seuratun sähköpostin runkoon sisältyvien linkkien napsautuksia. Lisätietoja klikkausten seurannasta.
• Kun kirjaaminen on käytössä, voit kirjata sähköpostin vastaanottajan yhteystietueeseen tai hänen liitettyihin tietueisiinsa. Lue lisää seurannan ja kirjaamisen erosta.

Huomaa: tämä artikkeli käsittelee sähköpostien seurantaa ja kirjaamista HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla. Jos käytät Outlookin työpöytä-lisäosaa, opi , miten sähköposteja seurataan ja kirjataan Outlookin työpöytä-lisäosalla.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat työskentelyn HubSpot Sales Office 365 -lisäosan kanssa, tutustu sähköpostien seurannan ja kirjaamisen vaatimuksiin ja rajoituksiin.

Vaatimusten ymmärtäminen

• Käyttäjien on yhdistettävä postilaatikkonsa HubSpotiin, jotta he voivat seurata ja lokata sähköposteja HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla.
• Käyttäjien on käytettävä Office 365:n versiota 1910 tai uudempaa versiota, jotta he voivat valita, mihin tietueisiin sähköpostiviesti lokitetaan.
• Jotta voit kirjata sähköpostin ja lisätä uusia yhteystietoja HubSpotiin kirjatusta sähköpostista, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköposteja, on oltava jokin seuraavista:
  • Tilisi käyttäjä
  • Yksi yhdistetyistä sähköpostiosoitteistasi
  • Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoosi, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias).

Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen

• HubSpot Sales -tehtäväpaneelin on oltava avoinna postilaatikossasi, kun lähetät seuratun tai kirjatun sähköpostin. Lue, miten kiinnität tehtäväpaneelin, jotta se on aina auki seurantaa ja kirjaamista varten.
• Jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, sähköpostin avauksia voidaan seurata vain niiden yhteystietojen osalta, joille on määritetty tietojenkäsittelyn oikeusperuste. Lakitiimisi on paras resurssi määrittämään, miten yrityksesi käyttää sähköpostin kirjaamista ja seurantaa. Lisätietoja sähköpostiseurannasta, kun tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön.
  • Voit mukauttaa laajennusasetuksiasi kytkeäksesi seurannan ja kirjaamisen pois päältä tietyn viestin tai tiettyjen yhteyshenkilöiden tai sähköpostialueiden osalta.
• Kun kirjaat sähköpostiviestin, jossa on liitetiedosto, yli 50 Mt:n kokoiset liitetiedostot eivät kirjaudu HubSpotiin. Sähköpostisi toimitetaan edelleen yhteyshenkilölle ja kirjautuu CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa.

Määritä oletusarvoiset loki- ja seuranta-asetukset

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Activities.
3. Sähköpostin kirjaaminen ja seuranta -välilehdellä voit määrittää, miten sähköposteja seurataan tai kirjataan HubSpotissa valitsemalla tai poistamalla seuraavat valintaruudut:
   • Salli kaikkien käyttäjien kirjata sähköpostin liitetiedostot: Määritä, voidaanko saapuvan sähköpostin liitetiedostot kirjata CRM:ssä, keskustelun saapuneet-kansiossa ja sivupalkissa.
   • Käytä oletusarvoisen kirjaamisen asetusta kaikille käyttäjille: Kun tämä asetus on päällä, voit napsauttamalla Log all emails by default -kytkintä päälle tai pois päältä määrittää, kirjautuvatko sähköpostit oletusarvoisesti kaikkiin tilisi käyttäjiin.
   • Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä vastaanottajien avaavan ja klikkaavan sähköpostejaan: aseta, voivatko käyttäjät seurata CRM:stä, keskustelujen saapuneista postilaatikoista, sähköpostilaajennuksista ja jaksoista lähetettyjä sähköposteja.
   • Käytä oletusarvoisen seurannan asetusta kaikille käyttäjille: Jos olet valinnut Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä vastaanottajien avaavan ja napsauttavan sähköpostejaan -valintaruudun, voit ottaa tämän asetuksen käyttöön määrittääksesi, seurataanko kaikkia sähköposteja oletusarvoisesti kaikilla tilisi käyttäjillä.

Sähköpostien seuranta

Seuratun sähköpostin lähettäminen Office 365 -lisäosan avulla

1. Laadi uusi sähköposti Outlookissa.
2. Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
3. Avaa myyntityökalut postilaatikossasi. Tämä prosessi eroaa hieman käyttämästäsi Outlook-versiosta riippuen. Alla olevassa taulukossa näet kunkin Outlook-version lisäosan, kun viet hiiren kursorin enlargeIcon -kuvakkeen päälle.

Outlook-versio	Lisäosan käyttäminen
Outlook for Windows tai Mac (klassinen) enlargeIcon	Napsauta Outlookin yläosassa, päänauhassa, Myyntityökalut.
Outlook for Windows tai Mac (uusi) enlargeIcon	Napsauta Outlookin yläosassa yksinkertaistetussa nauhassa tai työkalupalkissa kolmea vaakasuoraa pistettä. Valitse sitten Customize Toolbar (Mukauta työkalupalkki ) avataksesi lisäosan. Voit myös napsauttaa ja vetää HubSpot Salesin työkalupalkkiin.
Outlook verkossa enlargeIcon	Napsauta Outlookin yläreunassa päänauhassa Apps (Sovellukset) ja valitse sitten HubSpot Sales.

4. Valitse oikeanpuoleisessa tehtäväpaneelissa Track email opens -valintaruutu. Käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub -paikka, näkevät Track email opens and clicks (Seuraa sähköpostin avauksia ja napsautuksia).
5. Pidä HubSpot Sales -tehtäväpaneeli auki ja napsauta Lähetä.

Seuratun sähköpostin tilan tarkasteleminen

Kun jäljitetty sähköposti on lähetetty, sähköpostin aktiivisuus näyttää Lähetetty-tilan yhteystietueessa sekä aktiivisuussyötteessäsi.

Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi. Sähköposti-ilmoitus merkitään aktiivisuussyötteessäsi merkinnällä Avattu. Napsauta yhteystiedon nimen alla [X] avattu/lähetetty + muu aktiviteetti avataksesi aktiviteetin tiedot ja historian.

Voit myös nähdä, miten yhteyshenkilösi suhtautuvat seurattuihin sähköposteihin Chrome-laajennuksesta. Pääset aktiviteettisyötteeseesi Chrome-laajennuksesta napsauttamalla HubSpot-ruusukuvaketta sprocket Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa.

Lisätietoja sähköpostiseurannasta ja myynti-ilmoituksista sekä seurannan poistamisesta käytöstä.

Seuranta, kun tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön

Jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, HubSpot voi kirjata ja seurata yhteyshenkilön sähköpostin avauksia vain silloin, kun yhteyshenkilölle on määritetty oikeudellinen peruste tietojenkäsittelylle. Kun lähetät sähköpostia useille vastaanottajille, sähköpostin avauksia seurataan anonyymisti.

Uusille yhteystiedoille tai olemassa oleville yhteystiedoille, jotka eivät ole antaneet oikeudellista perustetta tietojen käsittelylle:

• Sähköpostin näkymiä ja avauksia ei seurata.
• Kun laadit sähköpostia Office 365:ssä, Track email opens and clicks (Seuraa sähköpostin avauksia ja napsautuksia ) -valintaruutu on harmaana osoituksena siitä, että yhteyshenkilö ei ole seurannan piirissä.
• Voit päivittää yhteyshenkilön seurantakelpoisuuden päivittämällä yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste -ominaisuuden.

Sähköpostien kirjaaminen

Lähetä lokitettu sähköposti Office 365 -lisäosan avulla.

1. Laadi uusi sähköposti Outlookissa.
2. Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
3. Avaa myyntityökalut postilaatikossa. Tämä prosessi eroaa hieman käyttämästäsi Outlook-versiosta riippuen. Alla olevassa taulukossa voit tarkastella kunkin Outlook-version lisäosaa , kun viet hiiren kursorin enlargeIcon -kuvakkeen päälle.

Outlook-versio	Lisäosan käyttäminen
Outlook for Windows tai Mac (klassinen) enlargeIcon	Valitse Outlookin yläreunassa päänauhassa Sales Tools (Myyntityökalut).
Outlook for Windows tai Mac (uusi) enlargeIcon	Napsauta Outlookin yläreunassa yksinkertaistetussa nauhassa tai työkalupalkissa kolmea vaakasuoraa pistettä. Valitse sitten Customize Toolbar (Mukauta työkalupalkki ) avataksesi lisäosan. Voit myös napsauttaa ja vetää HubSpot Salesin työkalupalkkiin.
Outlook verkossa enlargeIcon	Klikkaa Outlookin yläreunassa, päänauhassa, Sovellukset ja valitse sitten HubSpot Sales.

4. Valitse oikeassa tehtäväpaneelissaLog-valintaruutu. BCC-osoitteesi täyttyy automaattisesti BCC-kenttään.

5. Jos tilillesi on määritetty oletusarvoiset lokiasetukset, lisäosa valitsee automaattisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjataan. Voit valita manuaalisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjautuu:
   • Napsauta Log-valintaruudun vieressä olevaapudotusvalikkoa .
   • Valitse tai tyhjennäniiden tietueiden vieressä olevat valintaruudut , joihin haluat kirjauttaa sähköpostin.
6. Jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystieto CRM:ssäsi, voit valita uuden yhteystiedon luomisen.
   • Jos haluat luoda uuden yhteystiedon, valitse sähköpostiosoitteen vieressä oleva valintaruutu kohdassa Luo uusina yhteystietoina, kun muokkaat tietueyhdistelmiä.
     
     • Jos käytät markkinointiyhteystietoja, kirjautuneella sähköpostilla luotu uusi yhteyshenkilö asetetaan ei-markkinointikontaktiksi.
     • Sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteystiedon omistajaksi, jos edellistä omistajaa ei ole määritetty.
   • Jos et halua luoda uutta yhteystietoa, poista valintaruudun valinta sähköpostiosoitteen vieressä kohdassa Luo uusina yhteystietoina. Lue, miten sähköpostit kirjataan vainolemassa oleviin yhteystietueisiin.
7. Pidä HubSpot Sales -tehtäväpaneeli auki ja napsauta Lähetä.

Tarkastele kirjattua sähköpostia HubSpotissa

1. Siirry tietueisiisi:

   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.

   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.

   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.

   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.

2. Napsauta tietueennimeä.

3. Etsi aikajanalta kirjautunut sähköposti. Sähköpostista voit tehdä seuraavaa:

• • Kiinnitä: napsauttamallatätä voit kiinnittää sähköpostiviestin yhteystietojen aikajanan yläreunaan.
  • Kopioi linkki: kopioi kirjautuneen sähköpostin URL-osoite napsauttamalla sitä.
  • Vastaa: napsauta Vastaa, jos haluat lähettää HubSpotista sähköpostivastauksen yhteystiedolle.
  • Välitä eteenpäin: napsauta, jos haluat välittää sähköpostin toiselle yhteystiedolle.

• • Poista: Poista sähköpostitoiminto aikajanalta napsauttamalla sitä.

• • Laajenna: napsauta pudotusnuolta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, voit tarkastella kaikkia viestiketjun sähköpostiviestejä napsauttamalla Näytä viestiketju .
  • Assosiaatioita: napsauttamallatätä voit muokata siihen liittyviä yritys- tai kauppatietueita.
  • Liitetiedostot: napsauttamalla tätä voit avata kyseiseen sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot.