Spåra och logga e-postmeddelanden med tillägget HubSpot Sales Office 365
Senast uppdaterad: juni 18, 2024
Tillgänglig med något av följande abonnemang, om inte annat anges:
Alla produkter och planer |
Använd funktionerna Track och Log i tillägget HubSpot Sales Office 365 för att övervaka och registrera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få meddelanden i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet i kontaktens register i HubSpot för att hålla ett register över all tidigare kommunikation som ditt team kan hänvisa till.
Du kan granska information om öppnade e-postmeddelanden och klick i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras tillhörande poster. Du kan lära dig mer om skillnaden mellan spårning och loggning i den här artikeln.
Den här artikeln handlar om spårning och loggning av e-postmeddelanden med tillägget HubSpot Sales Office 365. Om du använder Outlook-skrivbordstillägget kan du lära dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Outlook-skrivbordstillägget.
Vänligen notera:
- Om du har aktiverat dataskyddsinställningar i ditt konto är din jurist den bästa resursen för att avgöra hur ditt företag använder e-postloggning och spårning. Du kan också anpassa dina tilläggsinställningar för att inaktivera den här funktionen för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter eller e-postdomäner. Dessutom kan e-postmeddelanden endast loggas och öppnade e-postmeddelanden endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund för databehandling. Läs mer om e-postspårning när dataskyddsinställningarna är aktiverade.
- Tilläggsprogrammets uppgiftsfönster måste vara öppet i inkorgen när du skickar ett loggat eller spårat e-postmeddelande. Du kan fästa uppgift sfönstret så att det alltid är öppet som standard i din inkorg.
Konfigurera standardinställningar för logg och spårning
Superadministratörer kan uppdatera standardbeteendet för spårning, loggning och associering av e-postmeddelanden för alla användare i ditt konto.
För att konfigurera dessa standardvärden:
- I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
- Navigera till Objects > Activities i menyn i vänster sidofält.
- Klicka på fliken E-postlogg och spårning.
- Under E-postlogg och spårningsinställningar konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska registreras i HubSpot genom att markera eller avmarkera de tillhörande kryssrutorna:
- Tillämpa standardinställning för loggning för alla användare : när den här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller av knappen Logga alla e-post meddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden ska loggas som standard för alla användare i ditt konto.
- Apply Default Association for all users: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka på rullgardinsmenyn och välja de standardposttyper som ska associeras med ett loggat e-postmeddelande.
- Tillämpa standardinställningen Spåra för alla användare: om du har markerat kryssrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare öppna och klicka på sina e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto.
Spåra e-postmeddelanden
Skicka ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-addin
Skicka ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-addin:
- Logga in på ditt Outlook-konto.
- Skriv ett nytt e-postmeddelande.
- Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
- Öppna säljverktygen i din inkorg. Den här processen skiljer sig något åt beroende på vilken e-postklient du använder:
- Om du använder Office 365-tillägget från Outlook-skrivbordet på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret.
- Om du använder Office 365-tillägget på ett Outlook på webben- eller Outlook.com-konto klickar du på kedjehjulsikonen sprocket längst ner till höger i fönstret för e-postkomposition.
- I den högra rutan markerar du kryssrutan Track email opens (användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub kommer att se Track email opens and clicks).
- Håll fönstret HubSpot Sales öppet med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.
Visa statusen för det spårade e-postmeddelandet
Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet kommer ämnesraden och mottagaren att visas i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Sent.
När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.
Observera: realtidsaviseringar visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med Office 365-tillägget och om du har HubSpot Sales Chrome-tillägget. Om inte, kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot-aktivitetsflöde.
Du kan också se hur dina kontakter engagerar sig i dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-ikonen sprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare.
Läs mer om e-postspårning och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.
Spårning med sekretessinställningar för data aktiverade
Om du har aktiverat dataskyddsinställningar i ditt konto kan HubSpot bara logga och spåra en kontakts e-postöppningar när kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du skriver ett e-postmeddelande i Office 365 kommer kryssrutan Spåra e-postöppningar och klick att vara gråtonad för att indikera att en kontakt inte är berättigad till spårning.
Öppningar av e-postmeddelanden spåras inte för kontakter utan rättslig grund för behandling av uppgifter eller e-postmottagare som ännu inte är kontakter. När du skickar e-post till flera mottagare kommer öppnade e-postmeddelanden att spåras anonymt.
Du kan ändra en kontakts spårningsbehörighet genom att uppdatera den rättsliga grunden för behandling av kontaktens dataegenskaper.
Loggning av e-postmeddelanden
För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste e-postadressen du skickar e-post från vara en av följande:
- En användare i ditt konto
- En av dina anslutna e-postadresser
- Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din profil och dina inställningar)
Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-post för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i dina tilläggsinställningar.
Observera: e-postbilagor som är större än 50 MB kommer inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras framgångsrikt till kontakten och loggas till CRM, men utan en bilaga.
Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-addin
Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-addin:
- Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
- Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
- Öppna säljverktygen i din inkorg. Den här processen skiljer sig något åt beroende på vilken e-postklient du använder:
- Om du använder Office 365-tillägget från Outlook på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret.
- Om du använder Office 365-tillägget från Outlook på webben eller ett Outlook.com-konto klickar du på kedjehjulsikonen sprocket längst ned till höger i fönstret för e-postkomposition.
- I den högra rutan markerar du kryssrutan Log . Din BCC-adress fylls i automatiskt i BCC-fältet.
- Som standard väljer tillägget automatiskt kontaktens fem senaste associerade avtals- eller biljettposter att logga e-postmeddelanden till. Endast erbjudanden eller biljetter i ett öppet skede väljs automatiskt. För att uttryckligen välja vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till:
Observera: du måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att uttryckligen välja vilka poster som e-postmeddelandet ska logga till.
-
- Klicka pårullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logg .
- Markera/avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till.
- Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM-system skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktens e-postadress listad när du redigerar associationerna. Avmarkera kryssrutan om du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontakt poster.
- Håll fönstret HubSpot Sales öppet med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.
Du kan anpassa vilka associerade poster dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för ditt Office 365-tillägg. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att anges som icke-marknadsföring.
Observera: om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare , så länge ingen tidigare ägare har tilldelats .
Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot
E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Office 365-addin kommer automatiskt att associeras till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet.
För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:
- I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina kontakter, företag eller avtal.
- Klicka på namnet på posten.
- Leta reda på det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
-
- Associerade poster: klicka för att redigera associerade företags- eller avtalsposter.
- Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp på kontaktens tidslinje.
- Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
- Detaljer: klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
- Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
- Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det här specifika e-postmeddelandet.
- Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.
-
Observera: för att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.