Spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Office 365-tillägget

Använd funktionerna för spårning och loggning i HubSpot Sales Office 365-tillägget för att övervaka och dokumentera dina kontakters interaktion med dina e-postmeddelanden.

• När spårningen är aktiverad kan du se när kontakterna visar eller öppnar dina e-postmeddelanden.
  • Granska e-postaktiviteten i aktivitetsflödet och på kontaktens tidslinje. 
  • Få meddelanden i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande.

• • Användare med entilldelad Sales Hub -licens kan spåra klick på länkar som ingår i texten i det spårade e-postmeddelandet. Läs mer om klickspårning. 
• När loggningen är aktiverad kan du logga ett e-postmeddelande i mottagarens kontaktpost eller i tillhörande poster. Läs mer om skillnaden mellan spårning och loggning.

Observera: den här artikeln handlar om att spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Office 365-tillägget. Om du använder Outlook-tillägget för datorn kan du läsa om hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med det.

Innan du börjar

Innan du börjar arbeta med HubSpot Sales Office 365-tillägget bör du läsa igenom kraven och begränsningarna för spårning och loggning av e-postmeddelanden. 

Förstå kraven

• Användare måste koppla sin inkorg till HubSpot för att kunna spåra och logga e-postmeddelanden med hjälp av HubSpot Sales Office 365-tillägget.
• Användare måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att kunna välja vilka poster ett e-postmeddelande ska loggas till.
• För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste den e-postadress du skickar e-post från vara en av följande:
  • En användare i ditt konto
  • En av dina anslutna e-postadresser
  • Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din profil och dina inställningar)

Förstå begränsningar och överväganden

• HubSpot Sales-uppgiftsfönstret måste vara öppet i din inkorg när du skickar ett spårat eller loggat e-postmeddelande. Läs mer om hur du fäster uppgiftsfönstret så att det alltid är öppet för spårning och loggning. 
• Om du har aktiverat dataskyddsinställningarna i ditt konto kan öppnande av e-post endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund för databehandling. Din juridiska avdelning är den bästa källan för att avgöra hur ditt företag använder e-postloggning och spårning. Läs mer om e-postspårning när dataskyddsinställningarna är aktiverade.
  • Du kan anpassa inställningarna för tillägget för att inaktivera spårning och loggning för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter eller e-postdomäner. 
• När du loggar ett e-postmeddelande med en bifogad fil kommer bilagor som är större än 50 MB inte att loggas i HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas i CRM-systemet, men utan bilaga.

Konfigurera standardinställningar för loggning och spårning

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. I menyn till vänster, under Datahantering, navigerar du till Objekt.

3. Högst upp på sidan ”Objekt” klickar du på Välj ett objekt och välj Aktiviteter.

4. På sidan E-postlogg och spårning konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska spåras eller loggas i HubSpot genom att markera eller avmarkera följande kryssrutor:

   • Tillåt alla användare att logga e-postbilagor: ange om inkommande e-postbilagor ska loggas i CRM, konversationsinkorgen och sidofältet. 
   • Tillämpa standardinställningen för loggning för alla användare: närden här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller stänga av alternativet Logga alla e-postmeddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden ska loggas som standard för alla användare i ditt konto.
   • Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se när mottagare öppnar och klickar på sina e-postmeddelanden: ställ in om användare kan spåra e-postmeddelanden som skickas från CRM, konversationsinkorgen, e-posttillägg och sekvenser. 
   • Tillämpa standardinställning för spårning för alla användare: om du har valt krusrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se när mottagarna öppnar och klickar på sina e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto. 

    

Spåra e-postmeddelanden

Skicka ett spårat e-postmeddelande med Office 365-tillägget

1. Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
2. Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
3. Gå till HubSpot Sales-tillägget:
   • Klassisk Outlook för Windows eller Mac:klicka påFörsäljningsverktyg i huvudmenyn.
   • Nya Outlook för Mac:klicka på detre horisontella punkternai huvudmenynochväljHubSpot Sales.
   • Nya Outlook för Windows eller Outlook på webben:Klicka påAppsi huvudmenynochväljHubSpot Sales.

4. I uppgiftsfönstret under Meddelandeverktyg markerar du kryssrutan Spåra öppningar av e-post. Användare med en tilldeladSales Hub -licens ser Spåra öppningar och klick i e-post.
5. Håll uppgiftsfönstret för HubSpot Sales öppet och klicka på Skicka.

Visa statusen för det spårade e-postmeddelandet

När ett spårat e-postmeddelande har skickats visas statusen Skickat i e-postaktiviteten både i kontaktposten och i ditt aktivitetsflöde. 

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet. E-postmeddelandet markeras som ”Öppnat” i ditt aktivitetsflöde. Klicka på [X] öppnat/skickat + annan aktivitet under kontaktens namn för att visa aktivitetsdetaljer och historik.

Du kan också se hur dina kontakter interagerar med dina spårade e-postmeddelanden via Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du påsprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare. 

Läs mer om e-postspårning och försäljningsmeddelanden samt hur du stänger av spårningen.

Spårning med dataintegritetsinställningar aktiverade

Om duhar aktiverat dataskyddsinställningarna i ditt konto kan HubSpot endast logga och spåra när en kontakt öppnar ett e-postmeddelande om kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du skickar e-post till flera mottagare spåras öppningar anonymt.

För nya kontakter eller befintliga kontakter som inte har angett någon rättslig grund för databehandling:

• Visningar och öppningar av e-post spåras inte.
• När du skriver ett e-postmeddelande i Office 365 kommer kryssrutan Spåra öppningar och klick i e-postmeddelanden att vara gråmarkerad för att visa att kontakten inte är spårbar.
• Du kan uppdatera en kontakts spårningsbehörighet genom att uppdatera egenskapen ”Rättslig grund för behandling av kontaktens data ”.

Logga e-postmeddelanden

Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget

1. Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
2. Ange e-postmottagaren, ämnesraden och e-posttexten.
3. Gå till HubSpot Sales-tillägget:
   • Klassisk Outlook för Windows eller Mac:Klicka påFörsäljningsverktyg i huvudmenyn.
   • Nya Outlook för Mac:Klicka på detre horisontella punkternai huvudmenynochväljHubSpot Sales.
   • Nya Outlook för Windows eller Outlook på webben:Klicka påAppsi huvudmenynochväljHubSpot Sales.

4. I uppgiftsfönstret under Meddelandeverktyg markerar dukryssrutan Logga . Din BCC-adress fylls automatiskt i i BCC-fältet.

5. Om ditt konto har konfigurerade standardinställningar för loggning väljer tillägget automatiskt vilka poster e-postmeddelandet ska loggas till. Så här väljer du manuellt vilka poster e-postmeddelandet ska loggas till:
   • Klicka pårullgardinsmenyn bredvidkryssrutan Logga.
   • Markera eller avmarkera kryssrutornabredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till.
6. Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM-system kan du välja att skapa en ny kontakt.
   • Om du vill skapa en ny kontakt markerar du kryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter när du redigerar postkopplingarna. 
     
     • Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas genom ett loggat e-postmeddelande att klassas som icke-marknadsföringskontakt. 
     • Den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet tilldelas automatiskt som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats. 
   • Om du inte vill skapa en ny kontakt avmarkerar dukryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endasttill befintliga kontaktposter. 
7. Håll HubSpot Sales -uppgiftsfönstret öppet och klicka på Skicka.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

1. Navigera till dina poster:

   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.

   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.

   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.

   • I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Ärenden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Ärenden.

2. Klicka på namn på posten.

3. Leta reda på det loggade e-postmeddelandet i tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:

• • Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp i kontaktens tidslinje.
  • Kopiera länk: Klicka för att kopiera URL:en till det loggade e-postmeddelandet. 
  • Svara: Klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.
  • Vidarebefordra: Klicka för att vidarebefordra e-postmeddelandet till en annan kontakt. 

• • Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.

• • Expandera: klicka på rullgardinsmenyn för att se hela e-postmeddelandet. Om det pågår en e-postkonversation, klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  • Kopplingar: klicka för att redigera kopplade företags- eller affärsposter.
  • Bilagor: Klicka för att öppna bilagor som är kopplade till just detta e-postmeddelande.