Spåra och logga e-postmeddelanden med tillägget HubSpot Sales Office 365

Använd funktionerna för spårning och loggning i HubSpot Sales Office 365-tillägget för att övervaka och dokumentera dina kontakters interaktion med dina e-postmeddelanden.

• När spårning är aktiverat kan du övervaka när kontakter visar eller öppnar dina e-postmeddelanden.
  • Granska e-postaktiviteten i aktivitetsflödet och på kontaktens tidslinje. 
  • Få realtidsaviseringar när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande.

• • Användare med entilldelad Sales Hub -licens kan spåra klick på länkar som ingår i texten i det spårade e-postmeddelandet. Läs mer om klick-spårning. 
• När loggning är aktiverad kan du logga ett e-postmeddelande i mottagarens kontaktpost eller i deras associerade poster. Läs mer om skillnaden mellan spårning och loggning.

Observera: den här artikeln handlar om att spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Office 365-tillägget. Om du använder Outlook-tillägget för datorer kan du läsa om hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med det.

Innan du börjar

Innan du börjar arbeta med HubSpot Sales Office 365-tillägget bör du läsa igenom kraven och begränsningarna för spårning och loggning av e-postmeddelanden. 

Förstå kraven

• Användare måste ansluta sin inkorg till HubSpot för att spåra och logga e-postmeddelanden med hjälp av HubSpot Sales Office 365-tillägget.
• Användare måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att välja vilka poster ett e-postmeddelande ska loggas till.
• För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste den e-postadress du skickar e-post från vara en av följande:
  • En användare i ditt konto
  • En av dina anslutna e-postadresser
  • Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din profil och dina inställningar)

Förstå begränsningar och överväganden

• HubSpot Sales-uppgiftsfönstret måste vara öppet i din inkorg när du skickar ett spårat eller loggat e-postmeddelande. Lär dig hur du fäster uppgiftsfönstret så att det alltid är öppet för spårning och loggning. 
• Om du har aktiverat dataskyddsinställningarna i ditt konto kan öppnade e-postmeddelanden endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund för databehandling. Din juridiska avdelning är den bästa källan för att avgöra hur ditt företag använder e-postloggning och spårning. Läs mer om e-postspårning när dataskyddsinställningarna är aktiverade.
  • Du kan anpassa inställningarna för tillägget för att inaktivera spårning och loggning för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter eller e-postdomäner. 
• När du loggar ett e-postmeddelande med en bifogad fil kommer bilagor som är större än 50 MB inte att loggas i HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas i CRM, men utan bilaga.

Konfigurera standardinställningar för loggning och spårning

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. I menyn i vänster sidfält, under Datahantering, navigerar du till Objekt.

3. Högst upp på Objekt klickar du på Välj ett objekt och välj Aktiviteter.

4. På sidan E-postlogg och spårning konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska spåras eller loggas i HubSpot genom att markera eller avmarkera följande kryssrutor:

   • Tillåt alla användare att logga e-postbilagor: ställ in om inkommande e-postbilagor kan loggas i CRM, konversationsinkorgen och sidofältet. 
   • Tillämpa standardinställning för loggning för alla användare: närdenna inställning är aktiverad kan du klicka för att slå på eller stänga av reglaget Logga alla e-postmeddelanden som standard för att ställa in om e-postmeddelanden ska loggas som standard för alla användare i ditt konto.
   • Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se när mottagare öppnar och klickar på sina e-postmeddelanden: ställ in om användare kan spåra e-postmeddelanden som skickas från CRM, konversationsinkorgen, e-posttillägg och sekvenser. 
   • Tillämpa standardinställning för spårning för alla användare: om du har valt Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se när mottagare öppnar och klickar på sina e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto. 

    

Spåra e-postmeddelanden

Skicka ett spårat e-postmeddelande med Office 365-tillägget

1. Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
2. Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
3. Gå till HubSpot Sales-tillägget:
   • Outlook för Windows eller Mac (klassisk):klicka påFörsäljningsverktyg i huvudmenyn.
   • Outlook för Windows eller Mac (ny version):klicka på detre horisontella punkternai huvudmenynochväljHubSpot Sales.
   • Outlook på webben:klicka påAppsi huvudmenynochväljHubSpot Sales.

4. I aktivitetsfönstret under Meddelandeverktyg markerar du kryssrutan Spåra öppnade e-postmeddelanden. Användare med en tilldeladSales Hub -licens ser Spåra öppnade e-postmeddelanden och klick.
5. Håll uppgiftsfönstret för HubSpot Sales öppet och klicka på Skicka.

Visa status för det spårade e-postmeddelandet

När ett spårat e-postmeddelande har skickats visas statusen Skickat i e-postaktiviteten både i kontaktposten och i ditt aktivitetsflöde. 

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet. E-postmeddelandet markeras som Öppnat i ditt aktivitetsflöde. Klicka på [X] öppnat/skickat + annan aktivitet under kontaktnamnet för att visa aktivitetsdetaljer och historik.

Du kan också se hur dina kontakter interagerar med dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du påHubSpot-kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare. 

Läs mer om e-postspårning och försäljningsmeddelanden samt hur du stänger av spårningen.

Spårning med dataintegritetsinställningar aktiverade

Om duhar aktiverat dataskyddsinställningarna i ditt konto kan HubSpot endast logga och spåra när en kontakt öppnar ett e-postmeddelande om kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du skickar e-post till flera mottagare spåras öppnandet av e-postmeddelanden anonymt.

För nya kontakter eller befintliga kontakter som inte har angett någon rättslig grund för databehandling:

• E-postvisningar och öppningar spåras inte.
• När du skriver ett e-postmeddelande i Office 365 kommer kryssrutan Spåra e-postöppningar och klick att vara gråmarkerad för att visa att kontakten inte är spårbar.
• Du kan uppdatera en kontakts spårbarhet genom att uppdatera egenskapen Rättslig grund för behandling av kontaktens data.

Logga e-postmeddelanden

Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget

1. Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
2. Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
3. Gå till HubSpot Sales-tillägget:
   • Outlook för Windows eller Mac (klassisk):klicka påFörsäljningsverktyg i huvudmenyn.
   • Outlook för Windows eller Mac (ny version):klicka på detre horisontella punkternai huvudmenynochväljHubSpot Sales.
   • Outlook på webben:klicka påAppsi huvudmenynochväljHubSpot Sales.
4.  Markerakryssrutan Logga i uppgiftsfönstret under Meddelandeverktyg. Din BCC-adress fylls automatiskt i i BCC-fältet.

5. Om ditt konto har konfigurerade standardinställningar för loggning väljer tillägget automatiskt vilka poster e-postmeddelandet ska loggas till. Så här väljer du manuellt vilka poster e-postmeddelandet ska loggas till:
   • Klicka pårullgardinsmenyn bredvidkryssrutan Logga.
   • Markera/avmarkera kryssrutornabredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till.
6. Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM kan du välja att skapa en ny kontakt.
   • Om du vill skapa en ny kontakt markerar du kryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter när du redigerar postkopplingarna. 
     
     • Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att anges som icke-marknadsföringskontakt. 
     • Den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet kommer automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats. 
   • Om du inte vill skapa en ny kontakt avmarkerar dukryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter. Läs om hur du loggar e-postmeddelanden endasttill befintliga kontaktposter. 
7. Håll HubSpot Sales -uppgiftsfönstret öppet och klicka på Skicka.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

1. Navigera till dina poster:

   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.

   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.

   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.

   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Supportärenden.

2. Klicka på namn på posten.

3. Leta reda på det loggade e-postmeddelandet i tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:

• • Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp i kontaktens tidslinje.
  • Kopiera länk: klicka för att kopiera URL:en till det loggade e-postmeddelandet. 
  • Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.
  • Vidarebefordra: klicka för att vidarebefordra e-postmeddelandet till en annan kontakt. 

• • Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.

• • Expandera: klicka på nedrullningspilen för att se hela e-postmeddelandet. Om det pågår en e-postkonversation, klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  • Kopplingar: klicka för att redigera kopplade företags- eller affärsposter.
  • Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till just detta e-postmeddelande.