Spåra och logga e-postmeddelanden med tillägget HubSpot Sales Office 365

Använd funktionerna Spåra och logga i tillägget HubSpot Sales Office 365 för att övervaka och registrera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden.

• Med spårning aktiverad kan du övervaka när kontakter visar eller öppnar dina e-postmeddelanden.
  • Granska e-postaktivitet i aktivitetsflödet och på kontaktens tidslinje.
  • Få aviseringar i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande.

• • Användare med en tilldelad Sales Hub-plats kan spåra klick på länkar som ingår i brödtexten i det spårade e-postmeddelandet. Läs mer om klickspårning.
• När loggning är aktiverat kan du logga ett e-postmeddelande till mottagarens kontaktpost eller deras associerade poster. Läs mer om skillnaden mellan spårning och loggning.

Observera: den här artikeln handlar om spårning och loggning av e-postmeddelanden med tillägget HubSpot Sales Office 365. Om du använder Outlook-skrivbordstillägget kan du lära dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Outlook-skrivbordstillägget.

Innan du kommer igång

Innan du börjar arbeta med tillägget HubSpot Sales Office 365 bör du granska kraven och begränsningarna för spårning och loggning av e-postmeddelanden.

Förstå kraven

• Användare måste ansluta sin inkorg till HubSpot för att spåra och logga e-postmeddelanden med hjälp av tillägget HubSpot Sales Office 365.
• Användare måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att välja vilka poster ett e-postmeddelande ska loggas till.
• För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste e-postadressen du skickar e-postmeddelanden från vara en av följande:
  • En användare i ditt konto
  • En av dina anslutna e-postadresser
  • Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din Profil & Inställningar)

Förstå begränsningar och överväganden

• HubSpot Sales uppgiftsfönster måste vara öppet i din inkorg när du skickar ett spårat eller loggat e-postmeddelande. Läs om hur du fäster uppgiftsfönstret så att det alltid är öppet för spårning och loggning.
• Om du har aktiverat sekretessinställningar för data i ditt konto kan öppnade e-postmeddelanden endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund för databehandling. Ditt juridiska team är den bästa resursen för att avgöra hur ditt företag använder loggning och spårning av e-post. Läs mer om spårning av e-post när dataskyddsinställningarna är aktiverade.
  • Du kan anpassa dina tilläggsinställningar för att stänga av spårning och loggning för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter eller e-postdomäner.
• När du loggar ett e-postmeddelande med en filbilaga kommer bilagor som är större än 50 MB inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas till CRM, men utan en bilaga.

Konfigurera standardinställningar för loggning och spårning

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objects > Activities i menyn till vänster i sidofältet.
3. På fliken Spåra och logga e-post kan du konfigurera hur e-postmeddelanden ska spåras eller loggas i HubSpot genom att markera eller avmarkera följande kryssrutor:
   • Tillåt alla användare att logga e-postbilagor: ange om inkommande e-postbilagor kan loggas i CRM, konversationsinkorgen och sidofältet.
   • Apply Default Log setting for all users: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller av knappen Log all emails by default för att ange om e-postmeddelanden ska loggas som standard för alla användare i ditt konto.
   • Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare öppna och klicka på sina e-postmeddelanden: ange om användare kan spåra e-postmeddelanden som skickas från CRM, konversationers inkorg, e-posttillägg och sekvenser.
   • Tillämpa standardinställningen för spårning för alla användare: om du har markerat kryssrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare öppna och klicka på sina e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto.

Spåra e-postmeddelanden

Skicka ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget

1. Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
2. Ange e-postmottagaren, ämnesraden och e-posttexten.
3. Öppna säljverktygen i din inkorg. Denna process kommer att skilja sig något beroende på vilken version av Outlook du använder. I tabellen nedan håller du muspekaren över ikonen enlargeIcon för att visa tillägget för varje Outlook-version.

Outlook-version	Få åtkomst till tillägget
Outlook för Windows eller Mac (klassisk) enlargeIcon	Klicka på Försäljningsverktyg högst upp i Outlook, i huvudbandet.
Outlook för Windows eller Mac (ny) enlargeIcon	Klicka på de tre horisontella prickarna högst upp i Outlook, i det förenklade menyfliksområdet eller verktygsfältet. Välj sedan Anpassa verktygsfältet för att komma åt tillägget. Du kan också klicka och dra HubSpot Sales till verktygsfältet.
Outlook på webben enlargeIcon	Högst upp i Outlook, i huvudbandet, klickar du på Appar och väljer sedan HubSpot Sales.

4. I den högra uppgiftsfönstret markerar du kryssrutan Spåra e-postmeddelanden som öppnas. Användare med en tilldelad Sales Hub-plats kommer att se Spåra öppningar och klick i e-postmeddelanden.
5. Håll uppgiftsfönstret HubSpot Sales öppet och klicka på Skicka.

Visa status för det spårade e-postmeddelandet

När ett spårat e-postmeddelande har skickats visar e-postaktiviteten statusen Skickad i kontaktposten och i ditt aktivitetsflöde.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet. E-postmeddelandet markeras som Öppen i ditt aktivitetsflöde. Under kontaktnamnet klickar du på [X] öppen/skickad + annan aktivitet för att visa aktivitetsdetaljer och historik.

Du kan också se hur dina kontakter engagerar sig i dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-ikonen sprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare.

Läs mer om spårning av e-post och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.

Spårning med dataintegritetsinställningar aktiverade

Om du har aktiverat dataskyddsinställningar i ditt konto kan HubSpot bara logga och spåra en kontakts e-postöppningar när kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du skickar e-post till flera mottagare kommer e-postöppningar att spåras anonymt.

För nya kontakter eller befintliga kontakter som inte har angett någon rättslig grund för behandling av uppgifter:

• Visningar och öppningar av e-postmeddelanden spåras inte.
• När du skriver ett e-postmeddelande i Office 365 kommer kryssrutan Spåra öppningar och klick i e-postmeddelanden att vara nedtonad för att visa att kontakten inte är berättigad till spårning.
• Du kan uppdatera en kontakts spårningsbehörighet genom att uppdatera den rättsliga grunden för behandling av kontaktens dataegenskap.

Loggning av e-postmeddelanden

Skicka ett loggat e-postmeddelande med Office 365-add-in

1. Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
2. Ange e-postmottagare, ämnesrad och brödtext.
3. Öppna säljverktygen i din inkorg. Denna process kommer att skilja sig något beroende på vilken version av Outlook du använder. I tabellen nedan håller du muspekaren över ikonen enlargeIcon för att visa tillägget för varje Outlook-version .

Outlook-version	Få åtkomst till tillägget
Outlook för Windows eller Mac (klassisk) enlargeIcon	Klicka på Försäljningsverktyg högst upp i Outlook i huvudfliksområdet.
Outlook för Windows eller Mac (ny) enlargeIcon	Klicka på de tre horisontella prickarna högst upp i Outlook, i det förenklade menyfliksområdet eller verktygsfältet. Välj sedan Anpassa verktygsfältet för att komma åt tillägget. Du kan också klicka och dra HubSpot Sales till verktygsfältet.
Outlook på webben enlargeIcon	Högst upp i Outlook, i huvudbandet, klickar du på Appar och väljer sedan HubSpot Sales.

4. I den högra uppgiftsfönstret markerar dukryssrutan Logg .Din BCC-adress kommer automatiskt att fyllas i i BCC-fältet.

5. Om ditt konto har konfigurerat standardinställningar för loggning väljer tilläggsprogrammet automatiskt vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till. För att manuellt välja vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till:
   • Klicka pårullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logga .
   • Markera/avmarkera kryssrutorna bredvid deposter som du vill logga e-postmeddelandet till.
6. Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM-system kan du välja att skapa en ny kontakt.
   • Om du vill skapa en ny kontakt markerar du kryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter, när du redigerar postens associationer.
     
     • Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att ställas in som icke-marknadsföring.
     • Den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet kommer automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats.
   • Om du inte vill skapa en ny kontakt avmarkerar du kryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter .Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endasttill befintliga kontaktposter.
7. Håll uppgiftsfönstret HubSpot Sales öppet och klicka på Skicka.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

1. Navigera till dina poster:

   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.

   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.

   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.

   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Supportärenden.

2. Klicka på namnet på posten.

3. Leta reda på det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:

• • Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp i kontaktens tidslinje.
  • Kopieralänk: klicka för att kopiera URL:en till det loggade e-postmeddelandet.
  • Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.
  • Vidarebefordra: klicka för att vidarebefordra e-postmeddelandet till en annan kontakt.

• • Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.

• • Expandera: klicka på rullgardinsmenyn för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  • Associationer: klicka för att redigera associerade företags- eller affärsposter.
  • Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det här specifika e-postmeddelandet.