Spåra rättslig grund för behandling i HubSpot

Enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och andra dataskyddslagar behöver företag en rättslig grund för att använda och behandla kontaktuppgifter och måste föra register över samtycke och bevis på andra rättsliga syften med behandlingen.

Kontaktegenskapen Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter hjälper dig att samla in, spåra och lagra rättslig grund för behandling via avtal, berättigat intresse och/eller samtycke för dina HubSpot-kontakter. Enligt GDPR måste företag ha minst en rättslig grund som ett giltigt skäl för att behandla uppgifter. Det kan finnas mer än en rättslig grund som passar varje situation.

Observera: även om HubSpot tillhandahåller den här funktionen är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

Visa egenskapen och förstå varje rättslig grund

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Egenskaper i menyn till vänster i sidofältet.
• Sök efter och klicka på egenskapen Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter.
• I egenskapen kan du visa sex standardalternativ för egenskapen. De tre första alternativen är olika typer av legitima intressen. Ett berättigat intresse är när företag har ett nödvändigt och lagligt affärsmässigt skäl att behandla en kontakts personuppgifter på ett sätt som kontakten förväntar sig.
  
  • Berättigat intresse - Lead: Vid behandling av uppgifter från ett prospekt eller en lead för att kommunicera om potentiella affärer. Till exempel behandling av ett prospekts namn och e-postadress efter att de har registrerat sig för att få ett nyhetsbrev. Ett prospekt eller en lead är en kontakt som har uttryckt intresse för ett företag men som inte har köpt några varor eller tjänster.
  • Berättigat intresse - kund: När behandling av uppgifter för en kund är nödvändig för att stödja den pågående affärsrelationen. Det kan till exempel handla om att uppdatera en kunds adress eller skicka information om en nyöppnad butik. En kund är någon som har köpt varor eller tjänster från ett företag.
  • Berättigat intresse - Annat: När det finns en rättslig grund för att behandla en kontakts uppgifter på ett sätt som kontakten skulle förvänta sig av företaget, men typen av kontakt eller affärsrelation inte matchar någon av de andra HubSpot-kategorierna som anges.
  • Utförande avett avtal: När behandling av kontaktuppgifter behövs för att slutföra uppgifter enligt ett avtal eller innan en affärsrelation formellt inleds. Till exempel behandling av en kontakts e-postadresser efter att de har begärt en offert via e-post.

• • Fritt givet samtycke från kontaktpersonen: När en kontakt har gett sitt direkta samtycke till att deras personuppgifter behandlas, t.ex. när en kontakt skapar en kontoprofil hos ett företag och samtycker till kommunikation. Samtycket ska vara specifikt, informerat och otvetydigt.

• • Ej tillämpligt: När det inte krävs någon rättslig grund för att behandla kontaktuppgifter. Kontaktpersonen är t.ex. inte en EU-medborgare som omfattas av GDPR:s sekretesslagar.

Observera: Om du väljer Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter som Ej tillämplig kommer kontakten att vara berättigad att ta emot e-postmeddelanden från ditt konto om de ingår i mottagarlistan.

Bevilja rättslig grund

När du har aktiverat inställningarna för datasekretess kan du lägga till samtycke och rättslig grund för kontakter på följande sätt:

• Slutföra en import av en lista.
• Skapa en kontakt.
• Redigera en rättslig grund i enkäter.
• Ge en juridisk grund för engångsbruk när du skickar ett e-postmeddelande till en kontakt.
• Beviljar det för en enda kontakt.
• Beviljar det för kontakter i bulk.
• Ta bort en opt-out för e-poststatus.
• Återprenumerera en kontakt på marknadsföringsmeddelanden efter att de har valt bort det.
• Prenumerera på en prenumerationstyp för en kontakt.
• Uppdatering av prenumerationsstatus och Rättslig grund för behandling av kontaktens dataegenskaper för en kontakt i ett arbetsflöde.

Bevilja rättslig grund för en enskild kontakt

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
• Klicka på namnet på en kontakt.
• Klicka på Åtgärder i den vänstra panelen och välj Visa alla egenskaper.
• Sök efter och klicka på egenskapen Legal basis for processing contact's data (Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter ).
• Markera kryssrutorna bredvid de värden som du vill använda.
• Klicka på Spara längst ned.

Bevilja rättslig grund i bulk

Så här beviljar du rättslig grund i bulk till dina kontakter:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
• Om du vill välja specifika kontakter markerar du kryssrutan bredvid de poster som du vill redigera.
• Om du vill välja alla kontakter markerar du kryssrutan högst upp i tabellen och klickar sedan på Välj alla [x] kontakter.
• Klicka på Mer högst upp i tabellen och välj Lägg till rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter.
• I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter och markerar kryssrutorna bredvid de alternativ som du vill tillämpa på dina kontakter.
• Klicka på Uppdatera.