Spåra rättslig grund för behandling i HubSpot

Enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och andra dataskyddslagar behöver företag en rättslig grund för att använda och behandla kontaktuppgifter och måste föra register över samtycke och bevis på andra rättsliga syften med behandlingen .

Kontaktegenskapen Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifterhjälper dig att samla in, spåra och lagra rättslig grund för behandling via avtal, berättigat intresse och/eller samtycke för dina HubSpot-kontakter. Enligt GDPR måste företag ha minst en av sex rättsliga grunder som ett giltigt skäl för att behandla data. Det kan finnas mer än en rättslig grund som passar varje situation.

Observera: Även om HubSpot tillhandahåller denna funktion är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

Visa egenskapen och förstå varje rättslig grund

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• Navigera till Egenskaper i den vänstra sidomenyn.
• Sök efter och klicka på egenskapen Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter.
• I egenskapen kan du se sex standardalternativ för egenskapen. De tre första alternativen är olika typer av legitima intressen. Ett legitimt intresse är när företag har en nödvändig och laglig affärsmässig anledning att behandla en kontakts personuppgifter på ett sätt som kontakten förväntar sig.
  
  • Berättigat intresse - prospekt/lead: Vid behandling av uppgifter från ett prospekt eller en lead för att kommunicera om potentiella affärer. Till exempel behandling av ett prospekts namn och e-postadress efter att de har registrerat sig för att få ett nyhetsbrev. Ett prospekt eller lead är en kontakt som har uttryckt intresse för ett företag men som inte har köpt några varor eller tjänster.
  • Berättigat intresse - kund: När behandling av uppgifter för en kund är nödvändig för att stödja den pågående affärsrelationen. Till exempel att uppdatera en kunds adress eller skicka information om en ny butiksöppning. En kund är någon som har köpt varor eller tjänster från ett företag.
  • Berättigat intresse - annat: När det finns en rättslig grund för att behandla en kontakts uppgifter på ett sätt som kontakten förväntar sig av företaget, men typen av kontakt eller affärsrelation inte matchar någon av de andra HubSpot-kategorierna som anges.
  • Utförande av ett avtal: När behandling av kontaktuppgifter behövs för att slutföra uppgifter enligt ett avtal eller innan en affärsrelation formellt inleds. Till exempel behandling av en kontakts e-postadresser efter att de har begärt en offert via e-post.

• • Frivilligt samtycke från kontakt: När en kontakt har gett sitt direkta samtycke till att deras personuppgifter behandlas, till exempel när en kontakt skapar en kontoprofil hos ett företag och samtycker till kommunikation. Samtycket ska vara specifikt, informerat och otvetydigt.

• • Ej tillämpligt: När det inte krävs någon rättslig grund för att behandla kontaktuppgifter. Kontakten är t.ex. inte en EU-medborgare som omfattas av GDPR:s sekretesslagar.

Observera: Om du väljer Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter som Ej tillämplig kommer kontakten att vara berättigad att ta emot e-postmeddelanden från ditt konto om de ingår i mottagarlistan.

Rättslig grund för beviljande

Du kan lägga till samtycke och rättslig grund för kontakter när du:

• slutför en import av en lista.
• skapar en kontakt.
• redigerar en rättslig grund för undersökningar.
• ger en juridisk grund för engångsbruk när du skickar ett e-postmeddelande till en kontakt.
• bevilja det för en enskild kontakt.
• bevilja det för kontakter i bulk.
• ta bort en opt-out av e-poststatus.
• Återprenumerera en kontakt på marknadsföringsmeddelanden efter att de har valt bort det.
• Prenumerera en kontakt på en prenumerationstyp.
• Uppdatera prenumerationsstatusen för en kontakt med ett arbetsflöde.

Rättslig grund för en enskild kontakt

• Navigera till Kontakter i ditt HubSpot-konto.
• Klicka på namnet på en kontakt.
• Klicka på Visa alla egenskaper i den vänstra panelen.
• Sök efter och klicka på egenskapen Rättslig grund för bearbetning av kontaktens data .
• Välj ett värde för egenskapen och klicka på Spara längst ner.
  

Bevilja rättslig grund i bulk

För att bevilja rättslig grund i bulk till dina kontakter:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Kontakter.
• Markera kryssrutan till vänster om de poster du vill redigera, eller markera kryssrutan till vänster om kolumnen Namn och klicka sedan på Markera alla [antal] kontakter för att redigera flera kontakter.
• Klicka på Mer > Lägg till rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter.
• I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Rättslig grund för behandling av kontaktdata och väljer en rättslig grund för dina kontakter.

• Klicka på Uppdatera

Observera: När du använder Gmail, Outlook desktop eller Office 365 kan e-postöppningar endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund. Läs mer om e-postspårning med Chrome-tillägget när GDPR-inställningarna är aktiverade.