Tracciare la base giuridica del trattamento in HubSpot

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) e di altre leggi sulla privacy, le aziende devono avere una ragione legale per utilizzare ed elaborare i dati di contatto e devono conservare i record del consenso e le prove di altre finalità legali del trattamento.

La proprietà del contatto Basi legali per il trattamento dei dati del contatto aiuta a raccogliere, tracciare e archiviare le basi legali del trattamento per contratto, interesse legittimo e/o consenso per i contatti di HubSpot. Secondo il RGPD, le aziende devono avere almeno una base giuridica come motivo valido per il trattamento dei dati. Può esistere più di una base giuridica adatta a ciascuna situazione.

Nota bene: sebbene HubSpot fornisca questa funzione, il vostro team legale è la risorsa migliore per darvi consigli sulla conformità per la vostra situazione specifica.

Visione della proprietà e comprensione di ogni base legale

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
• Cercare e fare clic sulla proprietà Basi legali per il trattamento dei dati del contatto.
• Nella proprietà si possono visualizzare sei opzioni predefinite. Le prime tre opzioni rappresentano diversi tipi di interesse legittimo. Un interesse legittimo si ha quando le aziende hanno un motivo commerciale necessario e legale per trattare i dati personali di un contatto in un modo che il contatto si aspetterebbe.
  
  • Interesse legittimo - Lead: Quando si elaborano i dati di un prospect o di un lead per comunicare su potenziali affari. Ad esempio, l'acquisizione di nome ed e-mail di un prospect dopo la sua iscrizione alla newsletter. Un prospect o lead è un contatto che ha espresso interesse per un'azienda ma non ha acquistato beni o servizi.
  • Interesse legittimo - Cliente: Quando il trattamento dei dati di un cliente è necessario per sostenere il rapporto commerciale in corso. Ad esempio, l'aggiornamento dell'indirizzo di un cliente o l'invio di informazioni sull'apertura di un nuovo negozio. Un cliente è una persona che ha acquistato beni o servizi da un'azienda.
  • Interesse legittimo - Altro: Quando esiste un motivo legale per trattare i dati di un contatto in un modo che il contatto si aspetterebbe dall'azienda, ma il tipo di contatto o di rapporto commerciale non corrisponde a nessuna delle altre categorie di HubSpot indicate.
  • Esecuzione di un contratto: quando il trattamento dei dati di contatto è necessario per completare i compiti previsti da un contratto o prima di avviare formalmente un rapporto commerciale. Ad esempio, l'elaborazione degli indirizzi e-mail di un contatto dopo la richiesta di un preventivo via e-mail.

• • Consenso dato liberamente da un contatto: Quando un contatto ha dato il consenso diretto al trattamento dei suoi dati personali, ad esempio quando crea un profilo di account con un'azienda e accetta di comunicare. Il consenso deve essere specifico, informato e non ambiguo.

• • Non applicabile: Quando non è richiesta una ragione legale per trattare i dati di contatto. Ad esempio, il contatto non è un cittadino dell'UE soggetto alle leggi sulla privacy del RGPD.

Nota bene: selezionando come Non applicabile la base giuridica per il trattamento dei dati del contatto, quest'ultimo potrà ricevere le e-mail dal vostro account se è incluso nell'elenco dei destinatari.

Base giuridica della sovvenzione

È possibile aggiungere il consenso e la base giuridica ai contatti quando:

• completare l'importazione di un elenco.
• creare un contatto.
• modificare una base legale per i sondaggi.
• concedere una base giuridica una tantum quando si invia un'e-mail a un contatto.
• concederla per un singolo contatto.
• concederla per i contatti in blocco.
• rimuovere uno stato di opt-out dalle e-mail.
• riscrivere un contatto ai contatti di marketing dopo il suo opt-out.
• sottoscrivere un contatto a un tipo di abbonamento.
• aggiornare lo stato di abbonamento di un contatto con un flusso di lavoro.

Concessione della base giuridica per un singolo contatto

• Andate su Contatti nel vostro account HubSpot.
• Fare clic sul nome di un contatto.
• Nel pannello di sinistra, fate clic su Visualizza tutte le proprietà.
• Cercate e fate clic sulla proprietà " Base legale per il trattamento dei dati del contatto ".
• Selezionate un valore per la proprietà e, in fondo, fate clic su Salva.
  

Concessione della base giuridica in blocco

Per garantire la base giuridica in blocco ai contatti:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
• Selezionare la casella di controllo a sinistra dei record del contatto che si desidera modificare, oppure selezionare la casella di controllo a sinistra della colonna Nome , quindi fare clic su Seleziona tutti i contatti [numero] per modificare più contatti.
• Fare clic su Altro > Aggiungi base giuridica per il trattamento dei dati del contatto.
• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto e selezionare una base giuridica per i contatti.

• Fare clic su Aggiorna