Tracciare la base giuridica del trattamento in HubSpot

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e di altre leggi sulla privacy dei dati, le aziende devono avere un motivo legale per utilizzare ed elaborare i dati di contatto e devono conservare le registrazioni del consenso e le prove di altre finalità legali del trattamento .

La proprietà Contatti Base legale per il trattamento dei dati dei contatti aiuta a raccogliere, tracciare e archiviare le basi legali del trattamento tramite contratto, interesse legittimo e/o consenso per i contatti di HubSpot. Secondo il GDPR, le aziende devono avere almeno una base giuridica come motivo valido per il trattamento dei dati. Può esistere più di una base giuridica adatta a ciascuna situazione.

Nota bene: sebbene HubSpot fornisca questa funzione, il vostro team legale è la risorsa migliore per darvi consigli sulla conformità alla vostra situazione specifica.

Visualizzare la proprietà e comprendere ogni base giuridica

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostatevi su Proprietà.
• Cercare e fare clic sulla proprietà Base giuridica per il trattamento dei dati dei contatti.
• Nella proprietà si possono visualizzare sei opzioni predefinite. Le prime tre opzioni rappresentano diversi tipi di interessi legittimi. Un interesse legittimo si ha quando le aziende hanno un motivo commerciale necessario e legale per trattare i dati personali di un contatto in un modo che il contatto si aspetterebbe.
  
  • Interesse legittimo - Lead: Quando si elaborano i dati di un prospect o di un lead per comunicare su potenziali affari. Ad esempio, l'elaborazione del nome e dell'e-mail di un potenziale cliente dopo la sua iscrizione alla newsletter. Un prospect o lead è un contatto che ha espresso interesse per un'azienda ma non ha acquistato beni o servizi.
  • Interesse legittimo - Cliente: Quando il trattamento dei dati di un cliente è necessario per sostenere il rapporto commerciale in corso. Ad esempio, l'aggiornamento dell'indirizzo di un cliente o l'invio di informazioni sull'apertura di un nuovo negozio. Un cliente è una persona che ha acquistato beni o servizi da un'azienda.
  • Legittimo interesse - Altro: Quando esiste una ragione legale per trattare i dati di un contatto in un modo che il contatto si aspetterebbe dall'azienda, ma il tipo di contatto o di rapporto commerciale non corrisponde a nessuna delle altre categorie HubSpot indicate.
  • Esecuzione di un contratto: quando il trattamento dei dati del contatto è necessario per completare le attività previste da un contratto o prima di avviare formalmente una relazione commerciale. Ad esempio, l'elaborazione degli indirizzi e-mail di un contatto dopo che questo ha richiesto un preventivo via e-mail.

• • Consenso liberamente dato dal contatto: Quando un contatto ha dato il consenso diretto al trattamento dei suoi dati personali, ad esempio quando crea un profilo di account con un'azienda e accetta di comunicare. Il consenso deve essere specifico, informato e non ambiguo.

• • Non applicabile: Quando non è richiesta una ragione legale per trattare i dati del contatto. Ad esempio, il contatto non è un cittadino dell'UE soggetto alle leggi sulla privacy del GDPR.

Nota bene: selezionando come Non applicabile la base legale per il trattamento dei dati del contatto, quest'ultimo potrà ricevere le e-mail dal vostro account se è incluso nell'elenco dei destinatari.

Concessione della base giuridica

È possibile aggiungere il consenso e la base giuridica ai contatti quando:

• si completa l'importazione di un elenco.
• si crea un contatto.
• modificate una base legale per i sondaggi.
• fornire una base giuridica una tantum quando si invia un'e-mail a un contatto.
• concederla per un singolo contatto.
• concederla per i contatti in blocco.
• rimuovere uno stato di opt-out dalle e-mail.
• iscrivere nuovamente un contatto alle e-mail di marketing dopo che si è dissociato.
• sottoscrivere un contatto a un tipo di abbonamento.
• aggiornare lo stato di sottoscrizione di un contatto con un flusso di lavoro.

Concessione della base giuridica per un singolo contatto

• Andate su Contatti nel vostro account HubSpot.
• Fare clic sul nome di un contatto.
• Nel pannello di sinistra, fate clic su Visualizza tutte le proprietà.
• Cercare e fare clic sulla proprietà Base legale per l'elaborazione dei dati del contatto .
• Selezionate un valore per la proprietà e, in fondo, fate clic su Salva.
  

Concessione della base giuridica in blocco

Per concedere la base giuridica in blocco ai contatti:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
• Selezionare la casella di controllo a sinistra dei record che si desidera modificare, oppure selezionare la casella di controllo a sinistra della colonna Nome , quindi fare clic su Seleziona tutti i [numero] contatti per modificare più contatti.
• Fare clic su Altro > Aggiungi base giuridica per il trattamento dei dati del contatto.
• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto e selezionare una base giuridica per i contatti.

• Fare clic su Aggiorna

Nota bene: quando si utilizza Gmail, Outlook desktop o Office 365, le aperture delle e-mail possono essere tracciate solo per i contatti con una base giuridica assegnata. Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail con l'estensione Chrome quando le impostazioni GDPR sono abilitate.