HubSpotでデータを処理するための法的根拠を追跡する

GDPR（EU一般データ保護規則）およびその他のデータプライバシー規制により、会社がコンタクト情報を使用し、処理するためには法的根拠が必要となり、情報の提供者による同意と、合法的な処理方法を示す証拠を記録に残すことが義務化されました。

「コンタクトのデータを処理するための法的根拠」コンタクトプロパティーは、HubSpotコンタクトの契約、正当な利害関係、同意によるデータ処理の法的根拠を収集、追跡、保存するのに役立ちます。GDPRによると、企業がデータを処理する正当な理由として少なくとも1つの法的根拠が求められます。それぞれの状況に適合する法的根拠が複数ある場合があります。

注： HubSpotはこの機能を提供していますが、お客さまの具体的な状況に応じたコンプライアンスに関するアドバイスは、自社の法務部門にご相談いただくことを強くお勧めします。

プロパティーを表示し、各法的根拠を理解する

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで［プロパティー］を選択します。
• ［コンタクトのデータを処理するための法的根拠］プロパティーを検索してクリックします。
• プロパティーには、6 つの既定のプロパティー オプションが表示されます。最初の3つの選択肢は、異なる種類の正当な利益です。正当な利害関係とは、企業がコンタクトの個人データをコンタクトの期待に沿った方法で処理するための必要かつビジネス上の法的な理由がある場合です。
  
  • 正当な利害関係 - リード： 潜在的なビジネスについてコミュニケーションを取るために見込み客またはリードからのデータを処理する場合。例えば、メールマガジンの受信にサインアップした後に取得したプロスペクト（見込み客）の名前とEメールの処理などです。見込み客またはリードとは、ビジネスに関心を示したが、商品やサービスを購入していないコンタクトのことです。
  • 正当な利害関係 - 顧客：継続的なビジネス関係をサポートするために顧客のデータを処理する必要がある場合。例えば、顧客の住所を更新したり、新しい店舗の開店に関する情報を送信したりするなどです。顧客とは、企業から商品やサービスを購入した人のことです。
  • 正当な利害関係 - その他：企業に対する顧客の期待に沿った方法でコンタクトののデータを処理する法的理由はあるが、コンタクトのタイプまたはビジネス関係が他のHubSpotカテゴリーのいずれとも一致しない場合。
  • 契約の履行：契約に基づくタスクを完了するため、または正式にビジネス関係を開始する前に、コンタクトデータの処理が必要な場合。例えば、コンタクトがEメールで見積もりを依頼した後、コンタクトのEメールアドレスを処理する場合などです。

• • コンタクトからの自由意思に基づく同意： コンタクトが個人データの処理に直接同意した場合（例えば、コンタクトが企業とのアカウントプロファイルを作成し、コミュニケーションに同意した場合）。同意は、具体的で十分な情報に基づき、曖昧さがないものでなければなりません。

• • 該当なし： コンタクトデータを処理するための法的理由が必要でない場合。例えば、コンタクトがGDPRプライバシー法の対象となるEU市民でないなどです。

注：［コンタクトのデータを処理するための法的根拠］で「該当しない」を選択すると、コンタクトが受信者リストに含まれている場合は、お客さまのアカウントからのEメール受信の対象となります。

法的根拠を付与する 

次の場合、コンタクトに同意と法的根拠を追加できます。

• リストのインポートを完了する
•  コンタクトを作成する
• アンケートの法的根拠を編集する 
• コンタクトにEメールを送信する際、1回限りの法的根拠を提供する 
• 1件のコンタクトに対して付与する 
• 複数のコンタクトに対して一括で付与する 
• Eメールステータスのオプトアウトを削除する
• オプトアウト後にコンタクトをマーケティングEメールに再登録する
• 配信カテゴリーにコンタクトを登録する
• ワークフローでコンタクトの配信登録ステータスを更新する

コンタクトの法的根拠を付与する

• HubSpotアカウントからコンタクトを開きます。 
• コンタクトの名前をクリックします。
• 左パネルで、［全プロパティーを表示］をクリックします。 
• ［コンタクトのデータを処理するための法的根拠］プロパティーを検索してクリックします。 
• プロパティーの値を選択し、画面下の［保存］をクリックします。

法的根拠を一括付与する

コンタクトに法的根拠を一括付与するには、以下の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
• 編集するレコードの左側にあるチェックボックスを選択してオンにするか、［名前］列の左側にあるチェックボックスを選択してオンにした後、［Select all [number] contacts（（件数）の全てのコンタクトを選択）］をクリックして複数のコンタクトを編集します。
• ［さらに表示］＞［コンタクトのデータを処理するための法的根拠を追加］をクリックします。
• ダイアログボックスで、［コンタクトのデータを処理するための法的根拠］ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトの法的根拠を選択します。

• ［更新］をクリックします。

注：Gmail、Outlookデスクトップ、またはOffice 365を使用している場合、Eメールの開封は法的根拠が割り当てられたコンタクトに対してのみ追跡できます。GDPR設定が有効な場合のChrome拡張機能を使用したEメールトラッキングの詳細をご確認ください。