Rechtsgrondslag voor verwerking in HubSpot traceren

Onder de General Data Protection Regulation (GDPR) en andere privacywetten hebben bedrijven een wettelijke reden nodig om contactgegevens te gebruiken en te verwerken en moeten ze een administratie bijhouden van toestemming en bewijs van andere wettelijke verwerkingsdoeleinden.

Het contacteigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevenshelpt je bij het verzamelen, bijhouden en opslaan van de rechtsgrondslag voor verwerking via contract, legitiem belang en/of toestemming voor je HubSpot-contactpersonen. Volgens de GDPR moeten bedrijven ten minste één rechtsgrondslag hebben als geldige reden voor het verwerken van gegevens. Er kan meer dan één rechtsgrondslag zijn die bij elke situatie past.

Let op: hoewel HubSpot deze functie biedt, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving voor jouw specifieke situatie.

Bekijk de eigenschap en begrijp elke wettelijke basis

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschappen.
• Zoek en klik op de eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens.
• In de eigenschap kunt u zes standaardopties voor de eigenschap bekijken. De eerste drie opties zijn verschillende soorten legitieme belangen. Er is sprake van een legitiem belang als bedrijven een noodzakelijke en wettelijke zakelijke reden hebben om de persoonsgegevens van een contactpersoon te verwerken op een manier die de contactpersoon zou verwachten.
  
  • Legitiem belang - Lead: Bij het verwerken van gegevens van een prospect of lead om te communiceren over potentiële zaken. Bijvoorbeeld het verwerken van de naam en het e-mailadres van een prospect nadat deze zich heeft aangemeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief. Een prospect of lead is een contactpersoon die interesse heeft getoond in een bedrijf, maar nog geen goederen of diensten heeft gekocht.
  • Gerechtvaardigd belang - Klant: Wanneer het verwerken van gegevens voor een klant noodzakelijk is om de lopende zakelijke relatie te ondersteunen. Bijvoorbeeld het bijwerken van het adres van een klant of het sturen van informatie over de opening van een nieuwe winkel. Een klant is iemand die goederen of diensten van een bedrijf heeft gekocht.
  • Legitiem belang - Anders: Wanneer er een wettelijke reden is om de gegevens van een contactpersoon te verwerken op een manier die de contactpersoon van het bedrijf zou verwachten, maar het type contact of zakelijke relatie niet overeenkomt met een van de andere HubSpot categorieën.
  • Uitvoering van een contract: Als het verwerken van contactgegevens nodig is om taken onder een contract uit te voeren of voordat een zakelijke relatie formeel van start gaat. Bijvoorbeeld het verwerken van de e-mailadressen van een contactpersoon nadat deze per e-mail een offerte heeft aangevraagd.

• • Vrijelijk gegeven toestemming van contactpersoon: Wanneer een contactpersoon direct toestemming heeft gegeven om zijn of haar persoonlijke gegevens te verwerken, bijvoorbeeld wanneer een contactpersoon een accountprofiel aanmaakt bij een bedrijf en akkoord gaat met communicatie. Toestemming moet specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.

• • Niet van toepassing: Als er geen wettelijke reden nodig is om contactgegevens te verwerken. De contactpersoon is bijvoorbeeld geen EU-burger die onder de GDPR-privacywetgeving valt.

Let op: als je Rechtsgrond voor het verwerken van contactgegevens als Niet van toepassing selecteert, komt de contactpersoon in aanmerking voor het ontvangen van e-mails van je account als hij of zij is opgenomen in de ontvangerslijst.

Rechtsgrondslag toekennen

Je kunt toestemming en rechtsgrondslag toevoegen aan contactpersonen wanneer je:

• een lijstimport voltooit.
• een contactpersoon maakt.
• een rechtsgrondslag voor enquêtes bewerkt .
• een eenmalige rechtsgrondslag geeft wanneer u een e-mail naar een contact verzendt.
• deze toekennen voor een enkel contact.
• toekennen voor contacten in bulk.
• een afmeldstatus voor e-mails verwijderen .
• een contactpersoonopnieuw aanmelden voor marketinge-mails nadat deze zich heeft afgemeld.
• een contactpersoon abonneren op een abonnementstype.
• de abonnementsstatus van een contactpersoon bijwerken met een workflow.

Rechtsgrondslag toekennen voor één contactpersoon

• Navigeer naar Contactpersonen in je HubSpot-account.
• Klik op de naam van een contactpersoon.
• Klik in het linkerpaneel op Alle eigenschappen weergeven.
• Zoek en klik op de eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens .
• Selecteer een waarde voor de eigenschap en klik onderaan op Opslaan.
  

Rechtsgrondslag in bulk toekennen

Rechtsgrondslag in bulk toekennen aan je contactpersonen:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Selecteer het selectievakje links van de records die u wilt bewerken, of selecteer het selectievakje links van de kolom Naam en klik vervolgens op Selecteer alle [aantal] contacten om meerdere contacten te bewerken.
• Klik op Meer > Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens toevoegen.
• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens en selecteer een rechtsgrondslag voor uw contactpersonen.

• Klik op Bijwerken

Let op: als je Gmail, Outlook desktop of Office 365 gebruikt, kunnen geopende e-mails alleen worden bijgehouden voor contactpersonen met een toegewezen rechtsgrondslag. Meer informatie over e-mailtracking met de Chrome-extensie wanneer GDPR-instellingen zijn ingeschakeld.