Śledzenie podstawy prawnej przetwarzania w HubSpot

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i innymi przepisami dotyczącymi prywatności danych, firmy potrzebują prawnego powodu, aby wykorzystywać i przetwarzać dane kontaktowe oraz muszą przechowywać zapisy zgody i dowody innych legalnych celów przetwarzania.

Właściwość kontaktu Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu pomaga w gromadzeniu, śledzeniu i przechowywaniu podstawy prawnej przetwarzania poprzez umowę, uzasadniony interes i/lub zgodę dla kontaktów HubSpot. Zgodnie z RODO firmy są zobowiązane do posiadania co najmniej jednej podstawy prawnej jako ważnego powodu przetwarzania danych. W każdej sytuacji może istnieć więcej niż jedna podstawa prawna.

Uwaga: chociaż HubSpot zapewnia tę funkcję, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

Zobacz właściwości i zrozum każdą podstawę prawną

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.
• Wyszukaj i kliknij właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu.
• We właściwości można wyświetlić sześć domyślnych opcji właściwości. Pierwsze trzy opcje to różne rodzaje uzasadnionych interesów. Uzasadniony interes ma miejsce, gdy firmy mają niezbędny i legalny powód biznesowy do przetwarzania danych osobowych kontaktu w sposób, jakiego oczekiwałby kontakt.
  
  • Uzasadniony interes - Lead: Przetwarzanie danych potencjalnego klienta lub potencjalnego klienta w celu komunikacji na temat potencjalnego biznesu. Na przykład przetwarzanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail potencjalnego klienta po zapisaniu się przez niego do otrzymywania newslettera. Potencjalny klient to osoba, która wyraziła zainteresowanie firmą, ale nie kupiła żadnych towarów ani usług.
  • Uzasadniony interes - Klient: Gdy przetwarzanie danych dla klienta jest niezbędne do wspierania bieżącej relacji biznesowej. Na przykład aktualizowanie adresu klienta lub wysyłanie mu informacji o otwarciu nowego sklepu. Klient to osoba, która kupiła towary lub usługi od firmy.
  • Uzasadniony interes - Inne: Gdy istnieje prawny powód przetwarzania danych osoby kontaktowej w sposób, którego osoba kontaktowa oczekiwałaby od firmy, ale rodzaj kontaktu lub relacji biznesowej nie pasuje do żadnej z innych podanych kategorii HubSpot.
  • Wykonanie umowy: gdy przetwarzanie danych kontaktowych jest konieczne do wykonania zadań wynikających z umowy lub przed formalnym rozpoczęciem relacji biznesowej. Na przykład przetwarzanie adresów e-mail kontaktu po tym, jak poprosił o wycenę za pośrednictwem poczty elektronicznej.

• • Dobrowolna zgoda osoby kontaktowej: Gdy osoba kontaktowa wyraziła bezpośrednią zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych, na przykład gdy osoba kontaktowa tworzy profil konta w firmie i wyraża zgodę na komunikację. Zgoda powinna być konkretna, świadoma i jednoznaczna.

• • Nie dotyczy: Gdy prawny powód przetwarzania danych kontaktowych nie jest wymagany. Na przykład osoba kontaktowa nie jest obywatelem UE objętym przepisami RODO dotyczącymi prywatności.

Uwaga: wybierając podstawę prawną przetwarzania danych kontaktu jako Nie dotyczy, kontakt będzie uprawniony do otrzymywania wiadomości e-mail z konta, jeśli znajduje się na liście odbiorców.

Przyznanie podstawy prawnej

Po włączeniu ustawień prywatności danych można dodać zgodę i podstawę prawną do kontaktów w następujący sposób:

• Kończenia importu listy.
• Tworzenie kontaktu.
• Edytowanie podstawy prawnej w ankietach.
• Udzielanie jednorazowej podstawy prawnej podczas wysyłania wiadomości e-mail do kontaktu.
• Przyznanie jej dla pojedynczego kontaktu.
• Przyznawanie jej dla kontaktów zbiorczych.
• Usuwanie statusu rezygnacji z wiadomości e-mail.
• Ponowne subskrybowanie kontaktu do marketingowych wiadomości e-mail po rezygnacji.
• Subskrybowanie kontaktu do typu subskrypcji.
• Aktualizacja statusu subskrypcji i podstawy prawnej przetwarzania właściwościdanych kontaktu w przepływie pracy.

Przyznanie podstawy prawnej dla pojedynczego kontaktu

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę kontaktu.
• W lewym panelu kliknij Akcje i wybierz Wyświetl wszystkie właściwości.
• Wyszukaj i kliknij właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu .
• Zaznacz pola wyboru obok wartości, których chcesz użyć.
• Na dole kliknij przycisk Zapisz.

Zbiorcze przyznawanie podstawy prawnej

Aby zbiorczo przyznać podstawę prawną swoim kontaktom:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
• Aby wybrać określone kontakty, zaznacz pole wyboru obok rekordów, które chcesz edytować.
• Aby wybrać wszystkie kontakty, zaznacz pole wyboru w górnej części tabeli, a następnie kliknij opcję Wybierz wszystkie [x] kontakty.
• W górnej części tabeli kliknij opcję Więcej i wybierz opcję Dodaj podstawę prawną przetwarzania danych kontaktu.
• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu i zaznacz pola wyboru obok opcji, które chcesz zastosować do swoich kontaktów.
• Kliknij przycisk Aktualizuj.