Śledzenie podstawy prawnej przetwarzania w HubSpot

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i innymi przepisami dotyczącymi prywatności danych, firmy potrzebują prawnego powodu, aby wykorzystywać i przetwarzać dane kontaktowe oraz muszą przechowywać zapisy zgody i dowody innych legalnych celów przetwarzania .

Właściwość kontaktuPodstawa prawna przetwarzania danych kontaktu pomaga w gromadzeniu, śledzeniu i przechowywaniu podstawy prawnej przetwarzania poprzez umowę, uzasadniony interes i/lub zgodę dla kontaktów HubSpot. Zgodnie z RODO firmy są zobowiązane do posiadania co najmniej jednej podstawy prawnej jako ważnego powodu przetwarzania danych. W każdej sytuacji może istnieć więcej niż jedna podstawa prawna.

Uwaga: chociaż HubSpot zapewnia tę funkcję, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

Zobacz właściwości i zrozum każdą podstawę prawną

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.
• Wyszukaj i kliknij właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu.
• We właściwości można wyświetlić sześć domyślnych opcji właściwości. Pierwsze trzy opcje to różne rodzaje uzasadnionych interesów. Uzasadniony interes ma miejsce, gdy firmy mają niezbędny i legalny powód biznesowy do przetwarzania danych osobowych kontaktu w sposób, jakiego oczekiwałby kontakt.
  
  • Uzasadniony interes - Lead: Przetwarzanie danych potencjalnego klienta lub potencjalnego klienta w celu komunikacji na temat potencjalnego biznesu. Na przykład przetwarzanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail potencjalnego klienta po zapisaniu się przez niego do otrzymywania newslettera. Potencjalny klient to osoba, która wyraziła zainteresowanie firmą, ale nie kupiła żadnych towarów ani usług.
  • Uzasadniony interes - Klient: Gdy przetwarzanie danych dla klienta jest niezbędne do wspierania bieżącej relacji biznesowej. Na przykład aktualizowanie adresu klienta lub wysyłanie mu informacji o otwarciu nowego sklepu. Klient to osoba, która kupiła towary lub usługi od firmy.
  • Uzasadniony interes - Inne: Gdy istnieje prawny powód przetwarzania danych osoby kontaktowej w sposób, którego osoba ta oczekiwałaby od firmy, ale rodzaj kontaktu lub relacji biznesowej nie pasuje do żadnej z innych podanych kategorii HubSpot.
  • Wykonanieumowy : Gdy przetwarzanie danych kontaktowych jest konieczne do wykonania zadań wynikających z umowy lub przed formalnym rozpoczęciem relacji biznesowej. Na przykład przetwarzanie adresów e-mail kontaktu po tym, jak poprosił o wycenę za pośrednictwem poczty elektronicznej.

• • Dobrowolna zgoda osoby kontaktowej: Gdy osoba kontaktowa wyraziła bezpośrednią zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych, na przykład gdy osoba kontaktowa tworzy profil konta w firmie i wyraża zgodę na komunikację. Zgoda powinna być konkretna, świadoma i jednoznaczna.

• • Nie dotyczy: Gdy prawny powód przetwarzania danych kontaktowych nie jest wymagany. Na przykład osoba kontaktowa nie jest obywatelem UE objętym przepisami RODO dotyczącymi prywatności.

Uwaga: wybierając podstawę prawną przetwarzania danych kontaktu jako Nie dotyczy , kontakt będzie uprawniony do otrzymywania wiadomości e-mail z konta, jeśli znajduje się na liście odbiorców.

Przyznanie podstawy prawnej

Zgodę i podstawę prawną można dodać do kontaktów, gdy:

• ukończenia importu listy.
• tworzenia kontaktu.
• edycji podstawy prawnej dla ankiet.
• podania jednorazowej podstawy prawnej podczas wysyłania wiadomości e-mail do kontaktu.
• przyznać ją dla pojedynczego kontaktu.
• przyznać ją dla kontaktów zbiorczych.
• usunąć status rezygnacji z wiadomości e-mail.
• ponownie zasubskrybować kontakt do e-maili marketingowych po jego rezygnacji.
• zasubskrybować kontakt do typu subskrypcji.
• aktualizowanie statusu subskrypcji kontaktu za pomocą przepływu pracy.

Przyznanie podstawy prawnej dla pojedynczego kontaktu

• Przejdź do sekcji Kontakty na swoim koncie HubSpot.
• Kliknij nazwę kontaktu.
• W lewym panelu kliknij opcję Wyświetl wszystkie właściwości.
• Wyszukaj i kliknij właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu.
• Wybierz wartość właściwości, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  

Zbiorcze przyznawanie podstawy prawnej

Aby zbiorczo przyznać podstawę prawną kontaktom:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
• Zaznacz pole wyboru po lewej stronie rekordów, które chcesz edytować, lub zaznacz pole wyboru po lewej stronie kolumny Nazwa , a następnie kliknij Wybierz wszystkie [liczba] kontaktów , aby edytować wiele kontaktów.
• Kliknij opcję Więcej > Dodaj podstawę prawną przetwarzania danych kontaktu.
• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu i wybierz podstawę prawną dla swoich kontaktów.

• Kliknij przycisk Aktualizuj

Uwaga: w przypadku korzystania z Gmaila, Outlooka na komputerze lub Office 365 otwarcia wiadomości e-mail można śledzić tylko dla kontaktów z przypisaną podstawą prawną. Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail za pomocą rozszerzenia Chrome, gdy włączone są ustawienia RODO.