Acompanhar a base jurídica do tratamento no HubSpot

Ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e de outras leis de privacidade de dados, as empresas precisam de um motivo legal para utilizar e processar dados de contacto e o deve manter registos do consentimento e provas de outras finalidades legais do processamento. 

A propriedade de contacto Base jurídica para o tratamento dos dados dos contactos ajuda-o a recolher, acompanhar e armazenar a base jurídica do tratamento através de contrato, interesse legítimo e/ou consentimento para os seus contactos da HubSpot. De acordo com o RGPD, as empresas devem ter pelo menos uma base jurídica como motivo válido para o tratamento de dados. Pode haver mais do que uma base jurídica adequada a cada situação.

Nota: embora a HubSpot forneça esta funcionalidade, a sua equipa jurídica é o melhor recurso para lhe dar conselhos de conformidade para a sua situação específica.

Ver o imóvel e compreender cada base jurídica

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
• Procurar e clicar no imóvel Base jurídica para o tratamento dos dados do contacto.
• Na propriedade, pode visualizar seis opções de propriedade predefinidas. As três primeiras opções são diferentes tipos de interesses legítimos. Um interesse legítimo é quando as empresas têm uma razão comercial necessária e legal para processar os dados pessoais de um contacto de uma forma que o contacto esperaria.
  
  • Interesse legítimo - Lead: Ao processar dados de um potencial cliente ou cliente potencial para comunicar sobre potenciais negócios. Por exemplo, processar o nome e o correio eletrónico de um potencial cliente depois de este se ter inscrito para receber uma newsletter. Um potencial cliente ou lead é um contacto que manifestou interesse numa empresa, mas que ainda não comprou quaisquer bens ou serviços.
  • Interesse legítimo - Cliente: Quando o tratamento de dados para um cliente é necessário para apoiar a relação comercial em curso. Por exemplo, atualizar o endereço de um cliente ou enviar-lhe informações sobre a abertura de uma nova loja. Um cliente é alguém que comprou bens ou serviços a uma empresa.
  • Interesse legítimo - Outro: Quando existe um motivo legal para tratar os dados de um contacto de uma forma que o contacto esperaria da empresa, mas o tipo de contacto ou relação comercial não corresponde a nenhuma das outras categorias da HubSpot indicadas.
  • Execução de um contrato: Quando o tratamento de dados de contacto é necessário para concluir tarefas no âmbito de um contrato ou antes de iniciar formalmente uma relação comercial. Por exemplo, processar os endereços de correio eletrónico de um contacto depois de este ter solicitado um orçamento por correio eletrónico.

• • Consentimento livremente dado pelo contacto: Quando um contacto dá o seu consentimento direto para o processamento dos seus dados pessoais, por exemplo, quando um contacto cria um perfil de conta com uma empresa e concorda com a comunicação. O consentimento deve ser específico, informado e inequívoco.

• • Não aplicável: Quando não é necessário um motivo legal para processar os dados de contacto. Por exemplo, o contacto não é um cidadão da UE abrangido pelas leis de privacidade do RGPD.

Nota: ao seleccionar a base jurídica para o tratamento dos dados do contacto como Não aplicável , o contacto será elegível para receber mensagens de correio electrónico da sua conta se estiver incluído na lista de destinatários.

Base jurídica da subvenção 

Pode adicionar o consentimento e a base jurídica aos contactos quando:

• completar uma lista importar.
•  criar um contacto.
• editar um base jurídica para os inquéritos. 
• fornecer uma base jurídica única quando o utilizador envia uma mensagem de correio eletrónico para um contacto. 
• concedê-lo para um contacto único. 
• concedê-lo para contactos em massa. 
• remover um opt-out do estado do correio eletrónico.
• voltar a subscrever um contacto para receber e-mails de marketing depois de ter optado por não participar.
• subscrever um contacto para um tipo de subscrição .
• atualizar o estado da subscrição de um contacto com um fluxo de trabalho.

Conceder a base jurídica para um único contacto

• Navegue para Contactos na sua conta da HubSpot. 
• Clique no nome de um contato.
• No painel esquerdo, clique em Exibir todas as propriedades. 
• Procure e clique na propriedade Base jurídica para processar os dados do contato. 
• Seleccione um valor para a propriedade e, na parte inferior, clique em Guardar. 
  

Conceder base jurídica em massa

Para conceder a base jurídica em massa aos seus contatos:

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Seleccione a caixa de verificação à esquerda dos registos que pretende editar ou seleccione a caixa de verificação à esquerda da coluna Nome e, em seguida, clique em Seleccionar todos os contactos [número] para editar vários contactos.
• Clique em Mais > Adicionar base jurídica para o tratamento dos dados do contacto.
• Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Base legal para processamento de dados de contato e selecione uma base legal para seus contatos.

• Clique em Update

Nota: ao utilizar o Gmail, o Outlook desktop ou o Office 365, as aberturas de correio eletrónico só podem ser rastreadas para contactos com uma base jurídica atribuída. Saiba mais sobre rastreio de correio eletrónico com a extensão do Chrome quando as definições do RGPD estão activadas.