Seuraa käsittelyn oikeusperustaa HubSpotissa

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muiden tietosuojalakien mukaan yrityksillä on oltava laillinen syy käyttää ja käsitellä yhteystietoja, ja niiden on pidettävä kirjaa suostumuksesta ja todisteita muista käsittelyn laillisista tarkoituksista.

Yhteystiedot-ominaisuus Yhteystietojen käsittelyn oikeudellinen peruste auttaa sinua keräämään, seuraamaan ja tallentamaan HubSpot-yhteystietojesi käsittelyn oikeudellisen perusteen sopimuksen, oikeutetun edun ja/tai suostumuksen kautta. GDPR:n mukaan yrityksillä on oltava vähintään yksi oikeusperuste pätevänä perusteena tietojen käsittelylle. Kuhunkin tilanteeseen sopivia oikeusperustoja voi olla useampi kuin yksi.

Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa tämän ominaisuuden, lakitiimisi on paras resurssi antamaan sinulle compliance-neuvoja juuri sinun tilanteeseesi.

Tarkastele ominaisuutta ja ymmärrä kutakin oikeusperustaa

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.
• Etsi ja napsauta ominaisuutta Yhteystietojen käsittelyn oikeusperusta.
• Ominaisuudessa voit tarkastella kuutta oletusarvoista ominaisuuden vaihtoehtoa. Kolme ensimmäistä vaihtoehtoa ovat erityyppisiä oikeutettuja etuja. Oikeutettu etu on kyseessä silloin, kun yrityksillä on tarpeellinen ja laillinen liiketaloudellinen syy käsitellä yhteyshenkilön henkilötietoja tavalla, jota yhteyshenkilö odottaisi.
  
  • Oikeutettu etu - Lead: Kun käsitellään prospektin tai leadin tietoja potentiaalisesta liiketoiminnasta viestimiseksi. Esimerkiksi mahdolliseksi tulevan henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen käsittely sen jälkeen, kun hän on tilannut uutiskirjeen. Prospekti tai lead on yhteyshenkilö, joka on ilmaissut kiinnostuksensa yritystä kohtaan, mutta ei ole ostanut mitään tavaroita tai palveluja.
  • Oikeutettu etu - Asiakas: Kun asiakasta koskevien tietojen käsittely on tarpeen meneillään olevan liikesuhteen tukemiseksi. Esimerkiksi asiakkaan osoitteen päivittäminen tai tiedon lähettäminen uuden myymälän avaamisesta. Asiakas on henkilö, joka on ostanut tavaroita tai palveluja yritykseltä.
  • Oikeutettu etu - Muu: Kun on olemassa laillinen syy käsitellä yhteyshenkilön tietoja tavalla, jota yhteyshenkilö odottaisi yritykseltä, mutta yhteyshenkilön tai liikesuhteen tyyppi ei vastaa mitään muista HubSpotin antamista luokista.
  • Sopimuksen täyttäminen: Kun yhteystietojen käsittelyä tarvitaan sopimuksen mukaisten tehtävien suorittamiseksi tai ennen liikesuhteen virallista aloittamista. Esimerkiksi yhteyshenkilön sähköpostiosoitteiden käsittely sen jälkeen, kun hän on pyytänyt tarjousta sähköpostitse.

• • Yhteyshenkilön vapaasti antama suostumus: Kun yhteyshenkilö on antanut suoran suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn, esimerkiksi kun yhteyshenkilö luo tiliprofiilin yritykselle ja suostuu viestintään. Suostumuksen on oltava täsmällinen, tietoinen ja yksiselitteinen.

• • Ei sovelleta: Kun yhteystietojen käsittelyyn ei tarvita oikeudellista perustetta. Yhteyshenkilö ei esimerkiksi ole GDPR:n tietosuojalainsäädännön piiriin kuuluva EU:n kansalainen.

Huomaa: valitsemalla yhteystietojen käsittelyn oikeudelliseksi perusteeksi Ei sovellettavissa yhteystieto voi vastaanottaa sähköpostiviestejä tililtäsi, jos hän on vastaanottajaluettelossa.

Oikeusperustan myöntäminen

Kun olet ottanut tietosuoja-asetukset käyttöön, voit lisätä suostumuksen ja oikeusperustan yhteystietoihin seuraavissa vaiheissa:

• Luettelon tuonnin loppuun saattaminen.
• Yhteystiedon luominen.
• Oikeusperustan muokkaaminen kyselyissä.
• Kertaluonteisen oikeusperustan antaminen, kun lähetät sähköpostia yhteystiedolle.
• Sen antaminen yksittäiselle yhteystiedolle.
• Sen myöntäminen yhteystiedoille joukoittain.
• Sähköpostitilan opt-out-toiminnon poistaminen .
• Yhteyshenkilöntilaaminen uudelleen markkinointisähköposteihin sen jälkeen, kun hän on kieltäytynyt siitä.
• Yhteystiedon tilaaminen tilaustyyppiin.
• Tilaustilan ja yhteystietojen käsittelyn oikeusperuste -ominaisuudenpäivittäminen työnkulussa olevan yhteystiedon osalta.

Oikeusperustan myöntäminen yhdelle yhteystiedolle

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
• Napsauta yhteystiedon nimeä.
• Valitse vasemmassa paneelissa Toiminnot ja valitse Näytä kaikki ominaisuudet.
• Etsi ja napsauta Yhteystiedon tietojen käsittelyn oikeusperusta -ominaisuutta.
• Valitse haluamiesi arvojen vieressä olevat valintaruudut.
• Napsauta alareunassa Tallenna.

Oikeusperustan myöntäminen irtotavarana

Voit myöntää oikeusperustan irtotavarana yhteystiedoillesi:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
• Jos haluat valita tietyt yhteystiedot, valitse muokattavien tietueiden vieressä oleva valintaruutu .
• Jos haluat valita kaikki yhteystiedot, valitse taulukon yläosassa oleva valintaruutu ja valitse sitten Valitse kaikki [x] yhteystiedot.
• Napsauta taulukon yläreunassa Lisää ja valitse Lisää yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperusta.
• Napsauta valintaikkunassa Yhteystietojen käsittelyn oikeusperusta -pudotusvalikkoa ja valitse niiden vaihtoehtojen vieressä olevat valintaruudut, joita haluat soveltaa yhteystietoihin.
• Napsauta Päivitä.