Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales do Office 365

Skorzystaj z funkcji śledzenia i rejestrowania w dodatku HubSpot Sales Office 365, aby monitorować i rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail.

• Po włączeniu śledzenia można monitorować, kiedy kontakty wyświetlają lub otwierają wiadomości e-mail.
  • Przeglądaj aktywność e-mail w kanale aktywności i na osi czasu kontaktu.
  • Otrzymuj powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail.

• • Użytkownicy z przypisanym miejscem wSales Hub mogą śledzić kliknięcia linków zawartych w treści śledzonej wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o śledzeniu kliknięć.
• Po włączeniu rejestrowania możesz zarejestrować wiadomość e-mail w rekordzie kontaktu odbiorcy lub w powiązanych rekordach. Dowiedz się więcej o różnicy między śledzeniem a rejestrowaniem.

Uwaga: ten artykuł dotyczy śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365. Jeśli korzystasz z dodatku Outlook Desktop, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Outlook Desktop.

Zanim zaczniesz

Przed rozpoczęciem pracy z dodatkiem HubSpot Sales Office 365 zapoznaj się z wymaganiami i ograniczeniami dotyczącymi śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail.

Poznaj wymagania

• Użytkownicy muszą połączyć swoją skrzynkę odbiorczą z HubSpot, aby śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365.
• Użytkownicy muszą korzystać z Office 365 w wersji 1910 lub nowszej, aby wybrać rekordy, do których ma być rejestrowana wiadomość e-mail.
• Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zarejestrowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być jednym z poniższych:
  • Użytkownik na koncie
  • Jeden z połączonych adresów e-mail
  • Alias w kliencie poczty e-mail (albo alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail, alboalias dodany do Profilu i Preferencji).

Zapoznanie się z ograniczeniami i rozważaniami

• Okienko zadań HubSpot Sales musi być otwarte w skrzynce odbiorczej podczas wysyłania śledzonej lub zarejestrowanej wiadomości e-mail. Dowiedz się, jak przypiąć panel zadań, aby był zawsze otwarty do śledzenia i rejestrowania.
• Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, otwarcia wiadomości e-mail mogą być śledzone tylko dla kontaktów z przypisaną podstawą prawną do przetwarzania danych. Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem informacji na temat tego, w jaki sposób Twoja firma korzysta z rejestrowania i śledzenia wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail po włączeniu ustawień prywatności danych.
  • Możesz dostosować ustawienia rozszerzenia, aby wyłączyć śledzenie i rejestrowanie dla określonej wiadomości lub dla określonych kontaktów lub domen e-mail.
• Podczas rejestrowania wiadomości e-mail z załącznikiem, załączniki większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w HubSpot. Wiadomość e-mail nadal będzie dostarczana do kontaktu i rejestrowana w CRM, ale bez załącznika.

Konfiguracja domyślnych ustawień dziennika i śledzenia

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Działania.
3. Na karcie Email Log & Track możesz skonfigurować sposób, w jaki wiadomości e-mail będą śledzone lub rejestrowane w HubSpot, zaznaczając lub usuwając zaznaczenie następujących pól wyboru:
   • Zezwalaj wszystkim użytkownikom na rejestrowanie załączników wiadomości e-mail: ustawienie, czy przychodzące załączniki wiadomości e-mail mogą być rejestrowane w CRM, skrzynce odbiorczej konwersacji i pasku bocznym.
   • Zastosuj domyślne ustawienie dziennika dla wszystkich użytkowników: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć, aby włączyć lub wyłączyć domyślne rejestr owanie wszystkich wiadomości e-mail, aby ustawić, czy wiadomości e-mail są domyślnie rejestrowane przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.
   • Allow all users to track emails and see recipients open and click on their emails: ustawienie, czy użytkownicy mogą śledzić wiadomości e-mail wysłane z CRM, skrzynki odbiorczej konwersacji, rozszerzeń wiadomości e-mail i sekwencji.
   • Zastosuj domyślne ustawienie śledzenia dla wszystkich użytkowników: jeśli zaznaczyłeś pole wyboru Zezwalaj wszystkim użytkownikom na śledzenie wiadomości e-mail oraz wyświetlanie odbiorców otwierających i klikających ich wiadomości e-mail, możesz włączyć to ustawienie, aby skonfigurować, czy wszystkie wiadomości e-mail będą domyślnie śledzone przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.

Śledzenie wiadomości e-mail

Wysyłanie śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365

1. Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
2. Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości e-mail.
3. Otwórz narzędzia sprzedaży w skrzynce odbiorczej. Ten proces będzie się nieznacznie różnić w zależności od używanej wersji programu Outlook. W poniższej tabeli najedź kursorem na ikonę enlargeIcon, aby wyświetlić dodatek dla każdej wersji programu Outlook.

Wersja dla programu Outlook	Uzyskaj dostęp do dodatku
Outlook dla Windows lub Mac (klasyczny) enlargeIcon	W górnej części programu Outlook, na głównej wstążce, kliknij Narzędzia sprzedaży.
Outlook dla Windows lub Mac (nowy) enlargeIcon	W górnej części programu Outlook na uproszczonej wstążce lub pasku narzędzi kliknij trzy poziome kropki. Następnie wybierz opcję Dostosuj pasek narzędzi, aby uzyskać dostęp do dodatku. Możesz także kliknąć i przeciągnąć HubSpot Sales na pasek narzędzi.
Outlook w Internecie enlargeIcon	W górnej części programu Outlook, na głównej wstążce kliknij Aplikacje, a następnie wybierz HubSpot Sales.

4. W prawym okienku zadań zaznacz pole wyboru Śledź otwarte wiadomości e-mail. Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem Sales Hub zobaczą opcję Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail.
5. Pozostaw panel zadań HubSpot Sales otwarty i kliknij Wyślij.

Wyświetlanie statusu śledzonej wiadomości e-mail

Po wysłaniu śledzonej wiadomości e-mail aktywność e-mail będzie wyświetlać status Wysłane w rekordzie kontaktu, a także w kanale aktywności.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, otrzymasz wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym na pulpicie. Powiadomienie e-mail zostanie oznaczone jako Otwarte w kanale aktywności. Pod nazwą kontaktu kliknij [X] otwarte/wysłane + inna aktywność, aby rozwinąć szczegóły i historię aktywności.

Możesz także zobaczyć, jak Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail z rozszerzenia Chrome. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknij ikonę koła zębatego HubSpot sprocket w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome.

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym , jak wyłączyć śledzenie.

Śledzenie z włączonymi ustawieniami prywatności danych

Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, HubSpot może rejestrować i śledzić otwarcia wiadomości e-mail kontaktu tylko wtedy, gdy kontakt ma przypisaną podstawę prawną do przetwarzania danych. W przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców, otwarcia wiadomości e-mail będą śledzone anonimowo.

W przypadku nowych lub istniejących kontaktów, które nie podały podstawy prawnej przetwarzania danych:

• Wyświetlenia i otwarcia wiadomości e-mail nie będą śledzone.
• Podczas tworzenia wiadomości e-mail w usłudze Office 365 pole wyboru Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail będzie wyszarzone, aby pokazać, że kontakt nie kwalifikuje się do śledzenia.
• Uprawnienia do śledzenia kontaktu można zaktualizować, aktualizując jego podstawę prawną do przetwarzania właściwości danych kontaktu.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Wyślij zarejestrowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Office 365

1. Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
2. Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości e-mail.
3. Otwórz narzędzia sprzedaży w skrzynce odbiorczej. Ten proces będzie się nieznacznie różnić w zależności od używanej wersji programu Outlook. W poniższej tabeli najedź kursorem na ikonę enlargeIcon, aby wyświetlić dodatek dla każdej wersji programu Outlook .

Wersja programu Outlook	Dostęp do dodatku
Outlook dla Windows lub Mac (klasyczny) enlargeIcon	W górnej części programu Outlook na głównej wstążce kliknij Narzędzia sprzedaży.
Outlook dla Windows lub Mac (nowy) enlargeIcon	W górnej części programu Outlook na uproszczonej wstążce lub pasku narzędzi kliknij trzy poziome kropki. Następnie wybierz opcję Dostosuj pasek narzędzi, aby uzyskać dostęp do dodatku. Możesz także kliknąć i przeciągnąć HubSpot Sales na pasek narzędzi.
Outlook w Internecie enlargeIcon	W górnej części Outlooka, na głównej wstążce, kliknij Aplikacje, a następnie wybierz HubSpot Sales.

4. W prawym okienku zadań zaznaczpole wyboru Dziennik .Twój adres BCC zostanie automatycznie wypełniony w poluBCC.

5. Jeśli na koncie skonfigurowano domyślne ustawienia dziennika, dodatek automatycznie wybierze rekordy, do których ma zostać zalogowana wiadomość e-mail. Aby ręcznie wybrać rekordy, do których wiadomość e-mail zostanie zalogowana:
   • Kliknijmenu rozwijane obok pola wyboru Log .
   • Zaznacz/usuń zaznaczenie pól wyboru obok rekordów, do których chcesz rejestrować wiadomości e-mail.
6. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w CRM, możesz utworzyć nowy kontakt.
   • Jeśli chcesz utworzyć nowy kontakt, zaznacz pole wyboru obok adresu e-mail w sekcji Utwórz jako nowe kontakty podczas edytowania powiązań rekordów.
     
     • Jeśli korzystasz z kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako nie-marketingowy.
     • Użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany żaden poprzedni właściciel.
   • Jeśli nie chcesz tworzyć nowego kontaktu, usuń zaznaczenie pola wyboru obok adresu e-mail w sekcji Utwórz jako nowe kontakty. Dowiedz się, jak rejestrować wiadomości e-mail tylkow istniejących rekordach kontaktów.
7. Pozostaw panel zadań HubSpot Sales otwarty i kliknij Wyślij.

Wyświetlanie zarejestrowanej wiadomości e-mail w HubSpot

1. Przejdź do swoich rekordów:

   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.

   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

   • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.

2. Kliknij nazwę rekordu.

3. Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Z poziomu wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:

• • Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail na górze osi czasu kontaktu.
  • Kopiuj link: kliknij, aby skopiować adres URL zarejestrowanej wiadomości e-mail.
  • Odpowiedz: kliknij Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mail do kontaktu z HubSpot.
  • Prześlij dalej: kliknij, aby przekazać wiadomość e-mail do innego kontaktu.

• • Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mail z osi czasu.

• • Rozwiń: kliknij strzałkę rozwijania, aby zobaczyć pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa konwersacja e-mail, kliknij Wyświetl wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
  • Powiązania : kliknij, aby edytować powiązane rekordy firmy lub transakcji.
  • Załączniki : kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z daną wiadomością e-mail.