Przejdź do treści
Uwaga: Tłumaczenie tego artykułu jest podane wyłącznie dla wygody. Tłumaczenie jest tworzone automatycznie za pomocą oprogramowania tłumaczącego i mogło nie zostać sprawdzone. W związku z tym, angielska wersja tego artykułu powinna być uważana za wersję obowiązującą, zawierającą najnowsze informacje. Możesz uzyskać do niej dostęp tutaj.

Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales do Office 365

Data ostatniej aktualizacji: stycznia 31, 2024

Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:

Wszystkie produkty i plany

Skorzystaj z funkcji Track i Log dodatku HubSpot Sales Office 365, aby monitorować i rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Możesz także zarejestrować wiadomość e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, aby zachować zapis całej wcześniejszej komunikacji dla swojego zespołu.

Informacje o otwartych i klikniętych wiadomościach e-mail można przeglądać w kanale aktywności; zarejestrowane wiadomości e-mail są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktów i powiązanych z nimi rekordach. Różnicę między śledzeniem a rejestrowaniem można znaleźć w tym artykule.

Ten artykuł dotyczy śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365. Jeśli korzystasz z dodatku Outlook Desktop, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Outlook Desktop.

Uwaga:

  • Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem informacji, aby określić, w jaki sposób Twoja firma korzysta z rejestrowania i śledzenia wiadomości e-mail. Możesz również dostosować ustawienia rozszerzenia, aby wyłączyć tę funkcję dla określonej wiadomości lub dla określonych kontaktów lub domen e-mail. Ponadto otwarcia wiadomości e-mail mogą być śledzone tylko dla kontaktów z przypisaną podstawą prawną do przetwarzania danych. Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail, gdy włączone są ustawienia prywatności danych.
  • Okienko zadań dodatku musi być otwarte w skrzynce odbiorczej podczas wysyłania zarejestrowanej lub śledzonej wiadomości e-mail. Okienko zadań można przypiąć, aby było zawsze domyślnie otwarte w skrzynce odbiorczej.

Konfiguracja domyślnych ustawień dziennika i śledzenia

Superadministratorzy mogą aktualizować domyślne zachowanie w zakresie śledzenia, rejestrowania i kojarzenia wiadomości e-mail dla wszystkich użytkowników na koncie.

Aby skonfigurować te ustawienia domyślne:

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Działania.
  • Kliknij kartę Email Log & Track.
  • W sekcji Email Log and Track Settings skonfiguruj sposób rejestrowania wiadomości e-mail w HubSpot, zaznaczając lub usuwając zaznaczenie odpowiednich pól wyboru:
    • ApplyDefault Log setting for all users: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Log all emails by default, aby ustawić, czy wiadomości e-mail są domyślnie rejestrowane przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.
    • Zastosuj domyślnepowiązanie dla wszystkich użytkowników: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć menu rozwijane i wybrać domyślne typy rekordów, które mają być powiązane z zarejestrowaną wiadomością e-mail.
    • Zastosuj domyślneustawienie śle dzenia dla wszystkich użytkowników: jeśli zaznaczyłeś pole wyboru Zezwalaj wszystkim użytkownikom na śledzenie wiadomości e-mail i sprawdzanie, czy odbiorcy otwierają i klikają wiadomości e-mail, możesz włączyć to ustawienie, aby skonfigurować, czy wszystkie wiadomości e-mail będą domyślnie śledzone przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.

configure-default-track-and-log-settings

Śledzenie wiadomości e-mail

Wysyłanie śledzonych wiadomości e-mail przy użyciu dodatku Office 365

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:

  • Zaloguj się do swojego konta Outlook.
  • Utwórz nową wiadomość e-mail.
  • Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
  • Otwórz narzędzia sprzedaży w skrzynce odbiorczej. Proces ten będzie się nieznacznie różnić w zależności od używanego klienta poczty:
    • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na pulpicie programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży. click-sales-tools-on-desktop
    • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na koncie Outlook on the web lub Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę koła zębategosprocket. click-sales-tools-on-web
  • W prawym panelu zaznacz pole wyboru Śledź otwarcia wiadomości e-mail (użytkownicy z przypisanymi płatnymi miejscami w Sales Hub zobaczą Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail).

track-email-opens-office-365

  • Pozostaw panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij Wyślij.

Wyświetlanie statusu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim kontakt otworzy wiadomość e-mail, jej temat i odbiorca pojawią się w kanale aktywności w HubSpot jako Wysłane.

activity-feed-sent-email-activity

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, otrzymasz wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym na pulpicie oraz powiadomienie e-mail oznaczone jako Otwarte w kanale aktywności. Kliknij menu rozwij ane poniżej nazwy kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył wiadomość e-mail. Zobaczysz również historię aktywności kontaktu wymienioną w menu rozwijanym.

Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym pojawią się po wysłaniu śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 i jeśli masz zainstalowane rozszerzenie HubSpot Sales Chrome lub aplikację HubSpot Sales for Windows tray (tylko Windows). W przeciwnym razie aktywność będzie widoczna tylko w kanale aktywności HubSpot.

activity-feed-open-email-notification

Możesz także zobaczyć, w jaki sposób Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail z rozszerzenia Chrome lub z aplikacji zasobnika Windows. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknij ikonę koła zębatego HubSpotsprocket w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome. Jeśli zainstalowałeś HubSpot Sales dla Windows, kliknij ikonę koła zęb atego HubSpot sprocket w zasobniku Windows.

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym , jak wyłączyć śledzenie.

Śledzenie z włączonymi ustawieniami prywatności danych

Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, HubSpot może śledzić otwarcia wiadomości e-mail kontaktu tylko wtedy, gdy kontakt ma przypisaną podstawę prawną do przetwarzania danych. Podczas tworzenia wiadomości e-mail w Office 365 pole wyboru Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail będzie wyszarzone, aby wskazać, że kontakt nie kwalifikuje się do śledzenia.

o365-track-box-unavailable

Otwarcia wiadomości e-mail nie będą śledzone w przypadku kontaktów bez podstawy prawnej do przetwarzania danych lub odbiorców wiadomości e-mail, którzy nie są jeszcze kontaktami. W przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców, otwarcia wiadomości e-mail będą śledzone anonimowo.

Uprawnienia do śledzenia kontaktu można zmienić, aktualizując jego podstawę prawną do przetwarzania właściwości danych kontaktu.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zarejestrowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być jednym z poniższych:

Możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz rejestrować wiadomości e-mail w ustawieniach konta HubSpot. Możesz też dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach dodatku.

Uwaga: załączniki wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w HubSpot. Wiadomość e-mail zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zalogowana do CRM, ale bez załącznika.

Wysyłanie zalogowanej wiadomości e-mail przy użyciu dodatku Office 365

Aby wysłać zalogowaną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:

  • Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
  • Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
  • Otwórz narzędzia sprzedaży w skrzynce odbiorczej. Proces ten będzie się nieznacznie różnić w zależności od używanego klienta poczty:
    • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na komputerze stacjonarnym Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij pozycję Narzędzia sprzedaży. click-sales-tools-on-desktop
    • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 w programie Outlook w Internecie lub na koncie Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę koła zębategosprocket. click-sales-tools-on-web
  • W prawym panelu zaznacz pole wyboru Dziennik . Twój adres BCC zostanie automatycznie wypełniony w polu BCC.

log-emails-to-associated-records-office365-1

  • Domyślnie dodatek automatycznie wybierze pięć ostatnich powiązanych rekordów transakcji lub biletów kontaktu, aby zalogować wiadomości e-mail. Automatycznie wybrane zostaną tylko transakcje lub tickety na etapie otwartym. Aby jawnie wybrać rekordy, do których będzie logowana wiadomość e-mail:

Uwaga: musisz korzystać z usługi Office 365 w wersji 1910 lub nowszej, aby jawnie wybrać rekordy, do których ma być logowana wiadomość e-mail.

    • Kliknijmenu rozwijane obok pola wyboru Dziennik .
    • Zaznacz/odznacz pola wyboru obok rekordów, do których chcesz rejestrować wiadomości e-mail. customize-associations-office365
    • Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Podczas edycji powiązań zobaczysz adres e-mail kontaktu na liście. Wyczyść pole wyboru , jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była rejestrowana w nowym rekordzie kontaktu. Dowiedz się, jak rejestrować wiadomości e-mail tylko w istniejących rekordach kontaktów.
  • Pozostaw panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij Wyślij.

W ustawieniach dodatku Office 365 można dostosować, które powiązane rekordy są automatycznie logowane do wiadomości e-mail. Jeśli korzystasz z kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako nie-marketingowy.

Uwaga: jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pośrednictwem zalogowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany żaden poprzedni właściciel .

Wyświetl zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail logowane do HubSpot za pomocą dodatku Office 365 będą automatycznie kojarzone z rekordami określonymi przed wysłaniem wiadomości e-mail.

Aby zobaczyć zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

  • Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm lub transakcji.
  • Kliknij nazwę rekordu.
  • Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Z poziomu wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:
      1. Powiązane rek ordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy firmy lub transakcji.
      2. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail na górze osi czasu kontaktu.
      3. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mail z osi czasu.
      4. Szczegóły: kliknij, aby wyświetlić szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
      5. Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa konwersacja e-mail, kliknij Wyświetl wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
      6. Załączniki : kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z daną wiadomością e-mail.
      7. Odpowiedz: kliknij Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mail do kontaktu z HubSpot. Logged-email-contact-record

Uwaga: aby wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, musisz mieć połączoną skrzynkę odbiorczą.

Czy ten artykuł okazał się pomocny?
Niniejszy formularz służy wyłącznie do przekazywania opinii dotyczących dokumentacji. Dowiedz się, jak uzyskać pomoc dotyczącą HubSpot.