Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales do Office 365

Skorzystaj z funkcji śledzenia i rejestrowania w dodatku HubSpot Sales dla Office 365, aby monitorować i rejestrować reakcje kontaktów na Twoje wiadomości e-mail.

• Po włączeniu śledzenia możesz monitorować, kiedy kontakty przeglądają lub otwierają Twoje wiadomości e-mail.
  • Przeglądaj aktywność związaną z wiadomościami e-mail w kanale aktywności oraz na osi czasu kontaktu. 
  • Otrzymuj powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail.

• • Użytkownicy zprzypisanym stanowiskiemw Sales Hub mogą śledzić kliknięcia w linki zawarte w treści śledzonej wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o śledzeniu kliknięć. 
• Po włączeniu rejestrowania możesz zarejestrować wiadomość e-mail w rekordzie kontaktu odbiorcy lub w powiązanych rekordach. Dowiedz się więcej o różnicy między śledzeniem a rejestrowaniem.

Uwaga: ten artykuł dotyczy śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365. Jeśli korzystasz z dodatku do programu Outlook na komputer, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą tego dodatku.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz korzystać z dodatku HubSpot Sales Office 365, zapoznaj się z wymaganiami i ograniczeniami dotyczącymi śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail. 

Zapoznaj się z wymaganiami

• Aby śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales dla Office 365, użytkownicy muszą połączyć swoją skrzynkę odbiorczą z HubSpot.
• Użytkownicy muszą korzystać z Office 365 w wersji 1910 lub nowszej, aby wybrać, do których rekordów ma zostać zarejestrowana wiadomość e-mail.
• Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot na podstawie zarejestrowanej wiadomości, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości, musi być jednym z następujących:
  • Użytkownik na Twoim koncie
  • Jeden z połączonych adresów e-mail
  • Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmaila lub alias dodany do sekcji Profil i preferencje)

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Podczas wysyłania śledzonej lub rejestrowanej wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej musi być otwarty panel zadań HubSpot Sales. Dowiedz się, jak przypiąć panel zadań, aby był zawsze otwarty w celu śledzenia i rejestrowania. 
• Jeśli w Twoim koncie włączono ustawienia prywatności danych, otwarcia wiadomości e-mail mogą być śledzone tylko w przypadku kontaktów, dla których przypisano podstawę prawną przetwarzania danych. Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem informacji na temat tego, w jaki sposób Twoja firma korzysta z rejestrowania i śledzenia wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail przy włączonych ustawieniach prywatności danych.
  • Możesz dostosować ustawienia rozszerzenia, aby wyłączyć śledzenie i rejestrowanie dla konkretnej wiadomości, określonych kontaktów lub domen e-mail. 
• Podczas rejestrowania wiadomości e-mail z załącznikiem pliku załączniki większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w HubSpot. Twoja wiadomość e-mail nadal zostanie dostarczona do kontaktu i zostanie zarejestrowana w CRM, ale bez załącznika.

Skonfiguruj domyślne ustawienia rejestrowania i śledzenia

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź do Obiekty.

3. W górnej części strony kliknij menu rozwijane i wybierz Działania.

4. Na stronie Dziennik e-maili i śledzenie skonfiguruj sposób śledzenia lub rejestrowania wiadomości e-mail w HubSpot, zaznaczając lub odznaczając następujące pola wyboru:

   • Zezwól wszystkim użytkownikom na rejestrowanie załączników wiadomości e-mail: ustaw, czy załączniki przychodzących wiadomości e-mail mogą być rejestrowane w CRM, skrzynce odbiorczej rozmów i pasku bocznym. 
   • Zastosuj domyślne ustawienie rejestrowania dla wszystkich użytkowników: gdyto ustawienie jest włączone, możesz kliknąć, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Rejestruj wszystkie wiadomości e-mail domyślnie, aby ustawić, czy wiadomości e-mail są rejestrowane domyślnie dla wszystkich użytkowników na Twoim koncie.
   • Zezwól wszystkim użytkownikom na śledzenie wiadomości e-mail oraz sprawdzanie, czy odbiorcy otwierają i klikają w ich wiadomości: ustaw, czy użytkownicy mogą śledzić wiadomości e-mail wysyłane z CRM, skrzynki odbiorczej rozmów, rozszerzeń e-mailowych i sekwencji. 
   • Zastosuj domyślne ustawienie śledzenia dla wszystkich użytkowników: jeśli wybrałeś opcję Zezwól wszystkim użytkownikom na śledzenie wiadomości e-mail oraz sprawdzanie, czy odbiorcy otwierają i klikają w wiadomości , możesz włączyć to ustawienie, aby skonfigurować, czy wszystkie wiadomości e-mail będą domyślnie śledzone dla wszystkich użytkowników na Twoim koncie. 

    

Śledzenie wiadomości e-mail

Wyślij śledzoną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Office 365

1. Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
2. Wprowadź adresata wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
3. Przejdź do dodatku HubSpot Sales:
   • Outlook dla Windows lub Mac (klasyczny):na głównym pasku narzędzi kliknij opcjęNarzędzia sprzedaży.
   • Outlook dla Windows lub Mac (nowy):na głównym pasku narzędzi kliknijtrzy poziome kropki iwybierzHubSpot Sales.
   • Outlook w wersji internetowej:na głównym pasku narzędzi kliknijAplikacje iwybierzHubSpot Sales.

4. W okienku zadań w sekcji Narzędzia wiadomości zaznacz pole wyboru Śledź otwarcia wiadomości e-mail. Użytkownicy z przypisanym stanowiskiemw Sales Hub zobaczą opcję Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail.
5. Pozostaw okienko zadań HubSpot Sales otwarte i kliknij Wyślij.

Wyświetlanie statusu wiadomości e-mail z funkcją śledzenia

Po wysłaniu wiadomości e-mail z funkcją śledzenia w aktywności poczty e-mail w rekordzie kontaktu oraz w kanale aktywności zostanie wyświetlony status Wysłano. 

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, na pulpicie pojawi się wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym. Powiadomienie e-mailowe zostanie oznaczone jako „Otwarte” w kanale aktywności. Pod nazwą kontaktu kliknij [X] otwarte/wysłane + inna aktywność, aby rozwinąć szczegóły i historię aktywności.

Możesz również sprawdzić, w jaki sposób Twoje kontakty reagują na śledzone wiadomości e-mail, korzystając z rozszerzenia Chrome. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z poziomu rozszerzenia Chrome, kliknij ikonę koła zębatego HubSpot w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome. 

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach sprzedażowych oraz o tym, jak wyłączyć śledzenie.

Śledzenie przy włączonych ustawieniach prywatności danych

Jeśliwłączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, HubSpot może rejestrować i śledzić otwarcia wiadomości e-mail przez kontakt tylko wtedy, gdy kontakt ma przypisaną podstawę prawną do przetwarzania danych. W przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców otwarcia wiadomości będą śledzone anonimowo.

W przypadku nowych kontaktów lub istniejących kontaktów, które nie podały podstawy prawnej do przetwarzania danych:

• Wyświetlenia i otwarcia wiadomości e-mail nie będą śledzone.
• Podczas tworzenia wiadomości e-mail w Office 365 pole wyboru Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail będzie wyszarzone, co oznacza, że kontakt nie kwalifikuje się do śledzenia.
• Możesz zaktualizować uprawnienia do śledzenia kontaktu, aktualizując właściwość „Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu ”.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Wyślij rejestrowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Office 365

1. Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
2. Wprowadź adresata wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
3. Przejdź do dodatku HubSpot Sales:
   • Outlook dla Windows lub Mac (klasyczny):na głównym pasku narzędzi kliknij opcję„Narzędzia sprzedaży”.
   • Outlook dla Windows lub Mac (nowy):na głównym pasku narzędzi kliknijtrzy poziome kropki iwybierzHubSpot Sales.
   • Outlook w wersji internetowej:na głównym pasku narzędzi kliknijAplikacje iwybierzHubSpot Sales.
4.  W okienku zadań w sekcji „Narzędzia wiadomości” zaznaczpole wyboru „Rejestruj ”. Twój adres wpolu „Ukryte” zostanie automatycznie wpisany w odpowiednim polu.

5. Jeśli na Twoim koncie skonfigurowano domyślne ustawienia rejestrowania, dodatek automatycznie wybierze, do których rekordów ma zostać zarejestrowana wiadomość e-mail. Aby ręcznie wybrać rekordy, do których zostanie zarejestrowana wiadomość e-mail:
   • Kliknijmenurozwijaneobokpola wyboru „Loguj”.
   • Zaznacz lub usuń zaznaczenie pól wyboruobok rekordów, do których chcesz zarejestrować wiadomość e-mail.
6. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w Twoim CRM, możesz utworzyć nowy kontakt.
   • Jeśli chcesz utworzyć nowy kontakt, zaznacz pole wyboru obok adresu e-mail w sekcji Utwórz jako nowe kontakty podczas edycji powiązań rekordów. 
     
     • Jeśli korzystasz z kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zarejestrowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako kontakt niemarketingowy. 
     • Użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie przypisano wcześniej żadnego właściciela. 
   • Jeśli nie chcesz tworzyć nowego kontaktu, usuńzaznaczenie pola wyboru obok adresu e-mail w sekcji Utwórz jako nowe kontakty. Dowiedz się, jak rejestrować wiadomości e-mail wyłączniew istniejących rekordach kontaktów. 
7. Pozostaw otwarty panel zadań HubSpot Sales i kliknij Wyślij.

Wyświetl rejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot

1. Przejdź do swoich rekordów:

   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.

   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

   • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.

2. Kliknij nazwę rekordu.

3. Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. W wiadomości e-mail możesz wykonać następujące czynności:

• • Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail na górze osi czasu kontaktu.
  • Skopiuj link: kliknij, aby skopiować adres URL zarejestrowanego e-maila. 
  • Odpowiedz: kliknij „Odpowiedz”, aby wysłać odpowiedź e-mailową do kontaktu z HubSpot.
  • Przekaż dalej: kliknij, aby przekazać wiadomość e-mail do innego kontaktu. 

• • Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mailową z osi czasu.

• • Rozwiń: kliknij strzałkę rozwijaną, aby wyświetlić pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa e-mailowa, kliknij opcję Wyświetl wątek, aby wyświetlić wszystkie wiadomości e-mail w tym wątku.
  • Powiązania: kliknij , aby edytować powiązane rekordy firm lub transakcji.
  • Załączniki: kliknij , aby otworzyć załączniki powiązane z tą konkretną wiadomością e-mail.