Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales do Office 365

Skorzystaj z funkcji Track i Log dodatku HubSpot Sales Office 365, aby monitorować i rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Możesz także zarejestrować wiadomość e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, aby zachować zapis całej wcześniejszej komunikacji dla swojego zespołu.

Informacje o otwartych i klikniętych wiadomościach e-mail można przeglądać w kanale aktywności; zarejestrowane wiadomości e-mail są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktów i powiązanych z nimi rekordach. Różnicę między śledzeniem a rejestrowaniem można znaleźć w tym artykule.

Ten artykuł dotyczy śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365. Jeśli korzystasz z dodatku Outlook Desktop, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Outlook Desktop.

Konfiguracja domyślnych ustawień dziennika i śledzenia

Superadministratorzy mogą aktualizować domyślne zachowanie w zakresie śledzenia, rejestrowania i kojarzenia wiadomości e-mail dla wszystkich użytkowników na koncie.

Aby skonfigurować te ustawienia domyślne:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Działania.
• Kliknij kartę Email Log & Track.
• W sekcji Email Log and Track Settings skonfiguruj sposób rejestrowania wiadomości e-mail w HubSpot, zaznaczając lub usuwając zaznaczenie odpowiednich pól wyboru:
  • ApplyDefault Log setting for all users: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Log all emails by default, aby ustawić, czy wiadomości e-mail są domyślnie rejestrowane przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.
  • Zastosuj domyślnepowiązanie dla wszystkich użytkowników: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć menu rozwijane i wybrać domyślne typy rekordów, które mają być powiązane z zarejestrowaną wiadomością e-mail.
  • Zastosuj domyślneustawienie śle dzenia dla wszystkich użytkowników: jeśli zaznaczyłeś pole wyboru Zezwalaj wszystkim użytkownikom na śledzenie wiadomości e-mail i sprawdzanie, czy odbiorcy otwierają i klikają wiadomości e-mail, możesz włączyć to ustawienie, aby skonfigurować, czy wszystkie wiadomości e-mail będą domyślnie śledzone przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.

Śledzenie wiadomości e-mail

Wysyłanie śledzonych wiadomości e-mail przy użyciu dodatku Office 365

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:

• Zaloguj się do swojego konta Outlook.
• Utwórz nową wiadomość e-mail.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
• Otwórz narzędzia sprzedaży w skrzynce odbiorczej. Proces ten będzie się nieznacznie różnić w zależności od używanego klienta poczty:
  • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na pulpicie programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
  • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na koncie Outlook on the web lub Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę koła zębategosprocket.
• W prawym panelu zaznacz pole wyboru Śledź otwarcia wiadomości e-mail (użytkownicy z przypisanymi płatnymi miejscami w Sales Hub zobaczą Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail).

• Pozostaw panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij Wyślij.

Wyświetlanie statusu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim kontakt otworzy wiadomość e-mail, jej temat i odbiorca pojawią się w kanale aktywności w HubSpot jako Wysłane.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, otrzymasz wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym na pulpicie oraz powiadomienie e-mail oznaczone jako Otwarte w kanale aktywności. Kliknij menu rozwij ane poniżej nazwy kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył wiadomość e-mail. Zobaczysz również historię aktywności kontaktu wymienioną w menu rozwijanym.

Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym pojawią się po wysłaniu śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 i jeśli masz rozszerzenie HubSpot Sales Chrome. W przeciwnym razie aktywność będzie widoczna tylko w kanale aktywności HubSpot.

W rozszerzeniu Chrome możesz również zobaczyć, w jaki sposób Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknij ikonę koła zębatego HubSpot sprocket w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome.

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym , jak wyłączyć śledzenie.

Śledzenie z włączonymi ustawieniami prywatności danych

Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, HubSpot może rejestrować i śledzić otwarcia wiadomości e-mail kontaktu tylko wtedy, gdy kontakt ma przypisaną podstawę prawną do przetwarzania danych. Podczas tworzenia wiadomości e-mail w Office 365 pole wyboru Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail będzie wyszarzone, aby wskazać, że kontakt nie kwalifikuje się do śledzenia.

Otwarcia wiadomości e-mail nie będą śledzone w przypadku kontaktów bez podstawy prawnej do przetwarzania danych lub odbiorców wiadomości e-mail, którzy nie są jeszcze kontaktami. W przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców, otwarcia wiadomości e-mail będą śledzone anonimowo.

Uprawnienia do śledzenia kontaktu można zmienić, aktualizując jego podstawę prawną do przetwarzania właściwości danych kontaktu.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zarejestrowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być jednym z poniższych:

• Użytkownik na koncie
• Jeden z połączonych adresów e-mail
• Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Profilu i preferencji).

Możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz rejestrować wiadomości e-mail w ustawieniach konta HubSpot. Możesz też dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach dodatku.

Uwaga: załączniki wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w HubSpot. Wiadomość e-mail zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zalogowana do CRM, ale bez załącznika.

Wysyłanie zalogowanej wiadomości e-mail przy użyciu dodatku Office 365

Aby wysłać zalogowaną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:

• Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
• Otwórz narzędzia sprzedaży w skrzynce odbiorczej. Proces ten będzie się nieznacznie różnić w zależności od używanego klienta poczty:
  • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na komputerze stacjonarnym Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij pozycję Narzędzia sprzedaży.
  • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 w programie Outlook w Internecie lub na koncie Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę koła zębategosprocket.
• W prawym panelu zaznacz pole wyboru Dziennik . Twój adres BCC zostanie automatycznie wypełniony w polu BCC.

• Domyślnie dodatek automatycznie wybierze pięć ostatnich powiązanych rekordów transakcji lub biletów kontaktu, aby zalogować wiadomości e-mail. Automatycznie wybrane zostaną tylko transakcje lub tickety na etapie otwartym. Aby jawnie wybrać rekordy, do których będzie logowana wiadomość e-mail:

Uwaga: musisz korzystać z usługi Office 365 w wersji 1910 lub nowszej, aby jawnie wybrać rekordy, do których ma być logowana wiadomość e-mail.

• • Kliknijmenu rozwijane obok pola wyboru Dziennik .
  • Zaznacz/odznacz pola wyboru obok rekordów, do których chcesz rejestrować wiadomości e-mail.
  • Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Podczas edycji powiązań zobaczysz adres e-mail kontaktu na liście. Wyczyść pole wyboru , jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była rejestrowana w nowym rekordzie kontaktu. Dowiedz się, jak rejestrować wiadomości e-mail tylko w istniejących rekordach kontaktów.

• Pozostaw panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij Wyślij.

W ustawieniach dodatku Office 365 można dostosować, które powiązane rekordy są automatycznie logowane do wiadomości e-mail. Jeśli korzystasz z kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako nie-marketingowy.

Uwaga: jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pośrednictwem zalogowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany żaden poprzedni właściciel .

Wyświetl zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail logowane do HubSpot za pomocą dodatku Office 365 będą automatycznie kojarzone z rekordami określonymi przed wysłaniem wiadomości e-mail.

Aby zobaczyć zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

• Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm lub transakcji.
• Kliknij nazwę rekordu.
• Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Z poziomu wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:
  
  1. 1. Powiązane rek ordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy firmy lub transakcji.
     2. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail na górze osi czasu kontaktu.
     3. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mail z osi czasu.
     4. Szczegóły: kliknij, aby wyświetlić szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
     5. Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa konwersacja e-mail, kliknij Wyświetl wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
     6. Załączniki : kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z daną wiadomością e-mail.
     7. Odpowiedz: kliknij Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mail do kontaktu z HubSpot.

Uwaga: aby wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, musisz mieć połączoną skrzynkę odbiorczą.