使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件追蹤和記錄電子郵件

使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件的「追蹤與記錄」功能，即可監控並記錄您的聯絡人與電子郵件的互動情況。

• 啟用追蹤功能後，您可以監控聯絡人何時瀏覽或開啟您的電子郵件。
  • 在活動動態和聯絡人時間軸中檢視電子郵件活動。 
  • 當聯絡人開啟您的電子郵件時，您將收到即時通知。

• • 已分配 Sales Hub席位的用戶可追蹤追蹤電子郵件正文中連結的點擊次數。進一步了解點擊追蹤。 
• 啟用記錄功能後，您可以將電子郵件記錄至收件者的聯絡人記錄或其相關聯的記錄中。進一步了解追蹤與記錄之間的差異。

請注意：本文說明如何使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件追蹤和記錄電子郵件。若您使用的是 Outlook 桌面版附加元件，請參閱如何使用 Outlook 桌面版附加元件追蹤和記錄電子郵件。

開始之前

在開始使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件之前，請先確認電子郵件追蹤與記錄的功能需求及限制。 

了解需求

• 使用者必須將收件匣連接到 HubSpot，才能使用 HubSpot Sales Office 365 增益集來追蹤和記錄電子郵件。
• 若要選擇電子郵件應記錄至哪些記錄，使用者必須使用 Office 365 版本 1910 或更新版本。
• 若要記錄電子郵件並從已記錄的電子郵件中將新聯絡人新增至 HubSpot，您發送電子郵件的電子郵件地址必須符合以下任一條件：
  • 您帳戶中的使用者
  • 您已連結的電子郵件地址之一
  • 您電子郵件客戶端中的別名（無論是已於已連接的 Gmail 收件匣中設定的別名，或是 新增至「個人資料與偏好設定」中的別名）

了解限制與注意事項

• 發送受追蹤或已記錄的電子郵件時，您的收件匣中必須開啟 HubSpot Sales 任務窗格。瞭解如何將任務窗格釘選，使其始終保持開啟以進行追蹤和記錄。 
• 若您已在帳戶中啟用資料隱私設定，僅能針對已指派資料處理法律依據的聯絡人追蹤電子郵件開啟狀況。您的法務團隊是決定貴公司如何使用電子郵件記錄與追蹤功能的最佳資源。進一步了解在啟用資料隱私設定時如何進行電子郵件追蹤。
  • 您可以自訂擴充功能設定，針對特定郵件、特定聯絡人或電子郵件網域關閉追蹤與記錄功能。 
• 當記錄附有檔案附件的電子郵件時，大於 50 MB 的附件將不會記錄至 HubSpot。您的電子郵件仍會送達聯絡人並記錄至 CRM，但不會包含附件。

設定預設記錄與追蹤設定

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。

2. 在左側邊欄選單的「資料管理」下，導航至「物件」。

3. 在 「物件」 頁面的頂端，點擊 「選取物件」 下拉式選單，並選擇 活動。

4. 在 「電子郵件記錄與追蹤」 頁籤中，透過勾選或取消勾選以下核取方塊，設定電子郵件在 HubSpot 中的追蹤或記錄方式：

   • 允許所有使用者記錄電子郵件附件：設定收件電子郵件附件是否可記錄於 CRM、對話收件匣及側邊欄中。 
   • 為所有使用者套用預設記錄設定：啟用此設定後，您可以點擊切換「預設記錄所有電子郵件」開關，以設定帳戶中所有使用者是否預設記錄電子郵件。
   • 允許所有使用者追蹤電子郵件並查看收件者開啟及點擊其電子郵件的情況：設定使用者是否可追蹤從 CRM、對話收件匣、電子郵件擴充功能及序列發送的電子郵件。 
   • 為所有使用者套用預設追蹤設定： 如果您已選取 允許所有使用者追蹤電子郵件並查看收件者開啟及點擊其電子郵件 核取方塊，您可以開啟此設定，以配置帳戶中所有使用者預設是否追蹤所有電子郵件。 

    

追蹤電子郵件

使用 Office 365 附加元件發送可追蹤電子郵件

1. 在 Outlook 中撰寫新電子郵件。
2. 輸入電子郵件收件人、主旨及郵件正文。
3. 導航至 HubSpot Sales 附加元件：
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（經典版）：在主功能區中，點選「銷售工具」。
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（新版）：在主功能區中，點擊三個水平點，然後選擇HubSpot Sales。
   • Outlook 網頁版：在主功能區中，點選「應用程式」，然後選擇「HubSpot Sales」。

4. 在「訊息工具」下的工作窗格中，勾選「追蹤電子郵件開啟」核取方塊。已分配Sales Hub席位的用戶將看到「追蹤電子郵件開啟與點擊」選項。
5. 保持HubSpot Sales工作窗格開啟，然後點擊「傳送」。

檢視追蹤電子郵件的狀態

一旦發送了追蹤電子郵件，電子郵件活動將在聯絡人記錄以及您的活動動態中顯示「已發送」狀態。 

當收件者開啟電子郵件時，您將在桌面上收到即時彈出通知。該電子郵件通知將在您的活動動態中標記為「已開啟」。在聯絡人名稱下方，點擊[X]展開「開啟/已傳送 + 其他活動」以查看活動詳細資訊和歷史紀錄。

您亦可透過 Chrome 擴充功能查看聯絡人與追蹤電子郵件的互動情況。若要從 Chrome 擴充功能存取活動動態，請點擊 Chrome 瀏覽器右上角的HubSpot 齒輪圖示 。 

進一步了解電子郵件追蹤與銷售通知，以及如何關閉追蹤功能。

在開啟資料隱私設定下的追蹤功能

若您已在帳戶中啟用資料隱私設定，HubSpot 僅能在聯絡人具備資料處理之法定依據時，記錄並追蹤其電子郵件開啟狀況。當寄送電子郵件給多位收件者時，電子郵件開啟狀況將以匿名方式進行追蹤。

針對新聯絡人或尚未提供資料處理法律依據的現有聯絡人：

• 電子郵件的瀏覽與開啟次數將不會被追蹤。
• 在 Office 365 中撰寫電子郵件時，「追蹤電子郵件開啟與點擊」核取方塊將顯示為灰色，以表示該聯絡人不符合追蹤資格。
• 您可以透過更新聯絡人的「處理聯絡人資料的法律依據」屬性，來更新該聯絡人的追蹤資格。

記錄電子郵件

使用 Office 365 附加元件發送已記錄的電子郵件

1. 在 Outlook 中撰寫新電子郵件。
2. 輸入電子郵件收件人、主旨行及郵件正文。
3. 導航至 HubSpot Sales 附加元件：
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（經典版）：在主功能區中，點選「銷售工具」。
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（新版）：在主功能區中，點擊三個水平點，然後選擇HubSpot Sales。
   • Outlook 網頁版：在主功能區中，點選「應用程式」，然後選擇「HubSpot Sales」。
4.  在「訊息工具」下的工作窗格中，選取「記錄 」核取方塊。您的 密送 (BCC) 地址 將會自動填入「 密送 」 欄位中。

5. 若您的帳戶已設定預設記錄設定，此增益集將自動選擇要記錄該電子郵件的記錄類型。若要手動選擇要記錄該電子郵件的記錄類型：
   • 點擊「記錄」核取方塊旁的下拉式選單。
   • 勾選或取消勾選您要將電子郵件記錄至的記錄旁的 核取方塊。
6. 若您寄送的電子郵件收件人並非您 CRM 中的聯絡人，您可以選擇建立新的聯絡人。
   • 若要建立新聯絡人，請在編輯記錄關聯時，勾選「建立為新聯絡人」下方電子郵件地址旁的核取方塊。 
     
     • 若您使用行銷聯絡人，透過已記錄電子郵件建立的新聯絡人將被設定為非行銷聯絡人。 
     • 只要尚未指派前任擁有者，發送該電子郵件的 HubSpot 使用者將自動被指派為聯絡人擁有者。 
   • 若您不想建立新聯絡人，請取消勾選「建立為新聯絡人 」下方的電子郵件地址旁的核取方塊 。瞭解如何 僅將電子郵件記錄至現有聯絡人記錄 。 
7. 保持HubSpot 銷售任務窗格開啟，然後點擊「傳送」。

在 HubSpot 中檢視已記錄的電子郵件

1. 導覽至您的記錄：

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。

2. 點擊 名稱 。

3. 在時間軸上，找到已記錄的電子郵件。從該電子郵件中，您可以執行以下操作：

• • 釘選：點擊此處可將電子郵件釘選至聯絡人時間軸頂端。
  • 複製連結：點擊以複製已記錄電子郵件的網址。 
  • 回覆：點擊「回覆」可從 HubSpot 向該聯絡人發送電子郵件回覆。
  • 轉寄：點擊以將電子郵件轉寄給另一位聯絡人。 

• • 刪除：點擊此處可從時間軸中刪除該電子郵件活動。

• • 展開：點擊下拉箭頭以查看電子郵件的完整內容。若為進行中的電子郵件對話，請點擊「檢視對話串」以 查看該對話串中的所有電子郵件。
  • 關聯項目：點擊 以編輯相關的公司或交易記錄。
  • 附件：點擊 以開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。