使用HubSpot Sales Office 365增益集追蹤和記錄電子郵件

使用HubSpot Sales Office 365增益集的追蹤和記錄功能，監控並記錄聯絡人與電子郵件的互動。 啟用追蹤功能後，您可以在聯絡人開啟電子郵件時收到即時通知。 您也可以選擇將電子郵件記錄到HubSpot中的客服案件記錄，以保留所有過去通訊的記錄，供團隊參考。

您可以在活動摘要中查看開啟的電子郵件並點擊資訊；記錄的電子郵件會儲存到個別聯絡人記錄及其相關記錄中。 您可以在這篇文章中瞭解追蹤和記錄的區別。

本文介紹使用HubSpot Sales Office 365增益集追蹤電子郵件和記錄電子郵件。 如果您使用Outlook桌面增益集，請瞭解如何使用Outlook桌面增益集追蹤和記錄電子郵件。

設定預設日誌和追蹤設定

超級管理員可以更新帳戶中所有用戶的追蹤、記錄和關聯電子郵件的預設行為。

若要設定這些預設值：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「活動」。
• 按一下「電子郵件記錄與追蹤」索引標籤
• 在「電子郵件記錄和追蹤設定」下，透過選取或清除相關核取方塊，設定電子郵件在HubSpot中的記錄方式：
  • 為所有用戶應用默認日誌設置：打開此設置後，您可以單擊以切換默認記錄所有電子郵件打開或關閉，以設置是否默認記錄您帳戶中所有用戶的電子郵件。
  • 為所有使用者套用預設關聯：開啟此設定後，您可以按一下下拉式選單，然後選擇要與記錄的電子郵件關聯的預設記錄類型。
  • 為所有使用者套用預設追蹤設定：如果您已勾選允許所有使用者追蹤電子郵件，並看到開啟的收件人，然後按一下他們的電子郵件核取方塊，您可以開啟此設定，以設定是否預設追蹤您帳戶中所有使用者的所有電子郵件。

追蹤電子郵件

使用Office 365增益集傳送追蹤的電子郵件

若要使用Office 365增益集傳送追蹤的電子郵件：

• 登入您的Outlook帳戶。
• 撰寫新電子郵件。
• 輸入電子郵件收件人、主旨行和電子郵件正文。
• 開啟收件匣中的銷售工具。 此過程將根據您使用的郵件客戶端而略有不同：
  • 如果您在PC或Mac上從Outlook桌面使用Office 365增益集，請在訊息視窗中按一下[銷售工具]。
  • 如果您在Outlook網頁版或Outlook.com帳戶上使用Office 365增益集，請按一下電子郵件撰寫視窗右下角的鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈鏈sprocket
• 在右窗格中，選取「追蹤電子郵件」開啟核取方塊(已指派Sales Hub付費席次的使用者會看到「追蹤電子郵件」開啟和點擊)。

• 勾選核取方塊後，保持開啟HubSpot銷售窗格，然後按一下傳送。

查看追蹤的電子郵件狀態

在聯絡人開啟電子郵件之前，電子郵件主旨行和收件人會在HubSpot的活動摘要中顯示為「已傳送」。

當收件人開啟電子郵件時，您會在桌面上收到即時彈出通知，並在活動摘要中標記為「開啟」的電子郵件通知。 按一下聯絡人姓名下方的下拉式選單，即可查看收件人何時開啟您的電子郵件。 您還會在下拉式選單中看到客服案件的活動紀錄。

請注意：當您使用Office 365增益集傳送追蹤的電子郵件時，以及如果您有HubSpot Sales Chrome擴充功能時，即時通知將會顯示。 如果沒有，您只會在HubSpot活動摘要中看到活動。

您也可以查看聯絡人如何使用Chrome擴充功能追蹤電子郵件。 若要從Chrome擴充功能存取活動摘要，請按一下Chrome瀏覽器右上角的HubSpot鏈輪圖示sprocket。 

深入瞭解電子郵件追蹤和銷售通知，以及如何停用追蹤功能。

已開啟資料隱私設定的追蹤功能

如果你在帳戶中開啟了資料私隱設定， HubSpot只能記錄並追蹤聯絡人的電子郵件，當該聯絡人具有資料處理的指定法律依據時才會開啟。 在Office 365中撰寫電子郵件時，「追蹤電子郵件」會開啟，按一下核取方塊會變成灰色，表示聯絡人不符合追蹤資格。

沒有法律依據處理資料的客服案件或尚未聯絡的電子郵件收件人，將不會追蹤開啟的電子郵件。 向多位收件人發送電子郵件時，系統會匿名追蹤開啟的電子郵件。

您可以更新客服案件處理資料屬性的法律依據，以變更客服案件的追蹤資格。

記錄電子郵件

要記錄電子郵件並從記錄的電子郵件將新聯繫人添加到HubSpot ，您發送電子郵件的電子郵件地址必須是以下電子郵件地址之一：

• 你帳戶中的用戶
• 其中一個已連結的電子郵件地址
• 電子郵件用戶端中的別名（在連接的Gmail收件匣中配置的別名，或添加到個人資料和偏好設定的別名）

您可以在HubSpot帳戶設定中指定絕不希望記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。 或者，您可以在增益集設定中新增這些電子郵件地址和網域。

請注意：超過50 MB的電子郵件附件將不會記錄到HubSpot。 您的電子郵件仍將成功傳送給聯絡人，並將記錄到CRM ，但沒有附件。 

使用Office 365增益集傳送記錄的電子郵件

若要使用Office 365增益集傳送記錄的電子郵件：

• 在Outlook中撰寫新電子郵件。
• 輸入電子郵件收件人、主旨行和電子郵件正文。
• 開啟收件匣中的銷售工具。 此過程將根據您使用的郵件客戶端而略有不同：
  • 如果您在PC或Mac上從Outlook桌面使用Office 365增益集，請在訊息視窗中按一下[銷售工具]。
  • 如果您正在使用Outlook網頁版或Outlook.com帳戶中的Office 365增益集，請在電子郵件撰寫視窗的右下角按一下鏈輪圖示sprocket。
• 在右側窗格中，選取記錄核取方塊。 您的密件抄送地址將自動填入「密件抄送」欄位。

• 根據預設，增益集會自動選取聯絡人的五個最近關聯的交易或票證記錄，以記錄電子郵件。 系統只會自動選擇開啟階段中的優惠或門票。 若要明確選擇電子郵件要記錄的記錄：

請注意： 您必須使用Office 365版本1910或更高版本，才能明確選擇電子郵件應記錄的記錄。

• • 按一下「記錄」核取方塊旁的下拉式選單 。 
  • 選中/清除要記錄電子郵件的記錄旁邊的核取方塊 。 
  • 如果您要將電子郵件傳送給CRM中沒有聯絡人的收件人，系統會建立新的聯絡人記錄。 編輯關聯時，您會看到聯絡人的電子郵件地址清單。 如果您不希望電子郵件記錄到新的聯絡人記錄，請清除核取方塊。 瞭解如何僅將電子郵件記錄到現有的聯絡人記錄。

• 勾選核取方塊後，保持開啟HubSpot銷售窗格，然後按一下傳送。

您可以在Office 365增益集設定中自訂電子郵件自動記錄的關聯記錄。 若您使用的是行銷聯絡人，系統會將記錄的電子郵件建立的新聯絡人設為非行銷聯絡人。 

請注意：如果透過記錄的電子郵件建立新聯絡人，只要未指派先前的所有者，傳送電子郵件的HubSpot使用者將自動指派為聯絡人所有者。 

在HubSpot中查看登錄的電子郵件

使用Office 365增益集記錄到HubSpot的電子郵件將自動與您在傳送電子郵件之前指定的記錄相關聯。 

若要在HubSpot中查看登入的電子郵件，請按照以下步驟操作：

• 在HubSpot帳戶中，前往聯絡人、公司或優惠。
• 按一下記錄的名稱。
• 在時間軸上，找到記錄的電子郵件。 您可以透過電子郵件進行以下操作：
  
  1. 1. 相關記錄：按一下以編輯相關公司或交易記錄。
     2. 釘選：如果有聯絡人時間軸，按一下即可將電子郵件釘選到頂部。
     3. 刪除：按一下即可從時間軸中刪除電子郵件活動。
     4. 詳細資訊：按一下以查看有關電子郵件傳送的特定資訊。
     5. 展開：按一下以查看電子郵件的全文。 如果正在進行電子郵件對話，請點擊「查看對話紀錄」，以查看對話紀錄中的所有電子郵件。
     6. 附件：按一下以開啟與此特定電子郵件傳送相關的附件。
     7. 回覆：點擊回覆，從HubSpot向聯絡人發送電子郵件回覆。

請注意：若要從HubSpot傳送電子郵件回覆，並記錄HubSpot收到的回覆，您必須連接收件匣。