使用 HubSpot Sales Office 365 加載項追蹤和記錄電子郵件

使用 HubSpot Sales Office 365 加載項的追蹤和日誌功能來監控和記錄聯絡人與電子郵件的互動。啟用追蹤功能後，當聯絡人開啟您的電子郵件時，您可以收到即時通知。您也可以選擇將電子郵件記錄到 HubSpot 中的聯絡人記錄中，以保留所有過去的通訊記錄，供您的團隊參考。

您可以查看活動來源中開啟的電子郵件和點擊資訊；記錄的電子郵件將保存到個人聯絡人記錄及其相關記錄中。您可以在本文中了解追蹤和日誌記錄之間的差異。

本文介紹如何使用 HubSpot Sales Office 365 加載項追蹤電子郵件和記錄電子郵件。如果您使用的是 Outlook 桌面插件，請了解如何使用 Outlook 桌面插件追蹤和記錄電子郵件。

配置預設日誌和追蹤設置

超級管理員可以更新帳戶中所有使用者的追蹤、記錄和關聯電子郵件的預設行為。

要配置這些預設值：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側邊欄選單中，導覽至「物件」 > “活動” 。
• 按一下電子郵件日誌和追蹤標籤。
• 在「電子郵件日誌和追蹤設定」下，透過選擇或清除關聯的複選框來配置在 HubSpot 中記錄電子郵件的方式：
  • 為所有使用者套用預設日誌設定：開啟此設定後，您可以按一下以開啟或關閉「預設記錄所有電子郵件」開關，以設定是否預設記錄帳戶中所有使用者的電子郵件。
  • 為所有使用者套用預設關聯：啟用此設定後，您可以按一下下拉式功能表並選擇與已記錄電子郵件關聯的預設記錄類型。
  • 為所有使用者套用預設追蹤設定：如果您已選取允許所有使用者追蹤電子郵件並查看收件者開啟並按一下其電子郵件複選框，您可以開啟此設定以配置是否預設追蹤所有使用者的所有電子郵件在您的帳戶中。

追蹤電子郵件

請注意：目前不支援使用新的 Outlook for Mac追蹤電子郵件。

使用 Office 365 加載項傳送追蹤的電子郵件

若要使用 Office 365 加載項傳送追蹤電子郵件：

• 登入您的 Outlook 帳戶。
• 撰寫新電子郵件。
• 輸入電子郵件收件者、主旨行和電子郵件正文。
• 開啟收件匣中的銷售工具。根據您使用的郵件用戶端的不同，此過程會略有不同：
  • 如果您在 PC 或 Mac 上的 Outlook 桌面上使用 Office 365 加載項，請在訊息視窗中按一下「銷售工具」 。
  • 如果您在 Outlook 網頁版或 Outlook.com 帳戶上使用 Office 365 加載項，請在電子郵件撰寫視窗的右下角按一下sprocket 圖示sprocket 。
• 在右側窗格中，勾選「追蹤電子郵件開啟」複選框（已指派銷售中心付費席位的使用者將看到「追蹤電子郵件開啟情況並按一下」 ）。

• 保持HubSpot Sales窗格開啟並選取複選框，然後按一下「傳送」 。

查看追蹤的電子郵件的狀態

在您的聯絡人開啟電子郵件之前，電子郵件主旨行和收件者將在 HubSpot 的活動來源中顯示為「已傳送」 。

當收件者開啟電子郵件時，您將在桌面上收到即時彈出通知，並且該電子郵件通知在活動來源中標記為「開啟」 。點擊聯絡人姓名下方的下拉式選單，查看收件者何時開啟您的電子郵件。您還將看到下拉式選單中列出的聯絡人活動歷史記錄。

請注意：當您使用 Office 365 加載項發送追蹤的電子郵件並且您有HubSpot Sales Chrome 擴充功能時，將會顯示即時通知。如果沒有，您將只能看到 HubSpot 活動來源中的活動。

您還可以透過 Chrome 擴充功能查看您的聯絡人如何與您追蹤的電子郵件互動。若要從 Chrome 擴充功能存取您的活動來源，請點選 Chrome 瀏覽器右上角的HubSpot sprocket 圖示sprocket 。

了解有關電子郵件追蹤和銷售通知以及如何停用追蹤的更多資訊。

啟用資料隱私設定的跟踪

如果您在帳戶中開啟了資料隱私設置，則 HubSpot 只能在聯絡人具有指定的資料處理法律依據時記錄和追蹤該聯絡人的電子郵件開啟。在 Office 365 中撰寫電子郵件時， 「追蹤電子郵件」開啟並點選核取方塊將顯示為灰色，以指示聯絡人不具備追蹤資格。

對於沒有處理資料的法律依據的聯絡人或尚未成為聯絡人的電子郵件收件人，不會追蹤電子郵件的開啟。當向多個收件者發送電子郵件時，將匿名追蹤電子郵件的開啟情況。

您可以透過更新聯絡人資料屬性處理的法律依據來變更聯絡人的追蹤資格。

記錄電子郵件

若要記錄電子郵件並從已記錄的電子郵件將新聯絡人新增至 HubSpot，您傳送電子郵件的電子郵件地址必須是以下網址之一：

• 您帳戶中的用戶
• 您關聯的電子郵件地址之一
• 您的電子郵件用戶端中的別名（ 已在連接的 Gmail 收件匣中配置的別名，或新增至您的個人資料和首選項中的別名）

您可以在HubSpot 帳戶設定中指定您不想記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。或者，您可以在加載項設定中新增這些電子郵件地址和網域。

請注意：大於 50 MB 的電子郵件附件將不會登入 HubSpot。您的電子郵件仍將成功發送給聯絡人並登入 CRM，但沒有附件。

使用 Office 365 加載項傳送已記錄的電子郵件

若要使用 Office 365 加載項傳送已記錄的電子郵件：

• 在 Outlook 中撰寫新電子郵件。
• 輸入電子郵件收件者、主旨行和電子郵件正文。
• 開啟收件匣中的銷售工具。根據您使用的郵件用戶端的不同，此過程會略有不同：
  • 如果您在 PC 或 Mac 上的 Outlook 桌面上使用 Office 365 加載項，請在訊息視窗中按一下「銷售工具」 。
  • 如果您使用 Outlook 網頁版或 Outlook.com 帳戶中的 Office 365 加載項，請在電子郵件撰寫視窗的右下角按一下sprocket 圖示sprocket 。
• 在右窗格中，選擇日誌複選框。您的密件副本地址將自動填入密件副本欄位中。

• 預設情況下，加載項將自動選擇聯絡人的五個最近關聯的交易或票據記錄來記錄電子郵件。僅會自動選擇開放階段的交易或門票。要明確選擇電子郵件將記錄到哪些記錄：

請注意：您必須使用 Office 365 版本 1910 或更高版本才能明確選擇電子郵件應記錄的記錄。

• • 點選日誌複選框旁邊的下拉式選單。
  • 選取/清除您想要記錄電子郵件的記錄旁的核取方塊。
  • 如果您將電子郵件傳送給不是 CRM 中聯絡人的收件人，則會建立新的聯絡人記錄。編輯關聯時，您將看到列出的聯絡人電子郵件。如果您不希望電子郵件記錄到新的聯絡人記錄，請清除該核取方塊。了解如何僅將電子郵件記錄到現有聯絡人記錄。

• 保持HubSpot Sales窗格開啟並選取複選框，然後按一下「傳送」 。

您可以在Office 365 加載項設定中自訂您的電子郵件自動記錄到哪些關聯記錄。如果您使用行銷聯絡人，則透過記錄的電子郵件建立的新聯絡人將被設定為非行銷聯絡人。

請注意：如果透過記錄的電子郵件建立新聯絡人，只要未分配先前的擁有者，發送電子郵件的 HubSpot 使用者將自動指派為聯絡人擁有者。

在 HubSpot 中查看記錄的電子郵件

使用 Office 365 加載項記錄到 HubSpot 的電子郵件將自動關聯到您在傳送電子郵件之前指定的記錄。

若要在 HubSpot 中查看已記錄的電子郵件：

• 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽至您的聯絡人、公司或交易。
• 按一下記錄的名稱。
• 在時間線上，找到已記錄的電子郵件。從電子郵件中，您可以執行以下操作：
  
  1. 1. 關聯記錄：點選可編輯關聯公司或交易記錄。
     2. 已固定：按一下可將電子郵件固定到聯絡人時間軸的頂部。
     3. 刪除：按一下可從時間軸中刪除電子郵件活動。
     4. 詳細資訊：按一下可查看有關電子郵件發送的具體資訊。
     5. 展開：點選可檢視電子郵件的完整正文。如果有正在進行的電子郵件對話，請按一下「查看線程」以查看線程中的所有電子郵件。
     6. 附件：按一下可開啟與此特定電子郵件傳送關聯的附件。
     7. 回覆：點選「回覆」可從 HubSpot 向聯絡人發送電子郵件回覆。

請注意：為了從 HubSpot 發送電子郵件回覆並將收到的回覆記錄到 HubSpot，您必須有一個連接的收件匣。