使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件追蹤和記錄電子郵件

使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件的追蹤和記錄功能來監控和記錄聯絡人對您電子郵件的參與程度。

• 開啟追蹤功能後，您可以監控聯絡人檢視或開啟電子郵件的時間。
  • 在活動饋送（activity feed）和聯絡人時間軸上檢視電子郵件活動。
  • 當聯絡人開啟您的電子郵件時，您會收到即時通知。

• • 擁有指定 Sales Hub席位的使用者可以追蹤被追蹤電子郵件正文中包含的連結點擊次數。進一步瞭解點擊追蹤。
• 開啟記錄功能後，您可以將電子郵件記錄至收件人的聯絡人記錄或其相關記錄。進一步瞭解追蹤與記錄的差異。

請注意：本文涵蓋使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件追蹤和記錄電子郵件。如果您使用 Outlook 桌面插件，請瞭解如何使用 Outlook 桌面插件追蹤和記錄電子郵件。

開始之前

在開始使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件之前，請檢閱追蹤和記錄電子郵件的需求和限制。

瞭解需求

• 使用者必須將收件匣連線至 HubSpot，才能使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件追蹤和記錄電子郵件。
• 用戶必須使用 Office 365 1910 或更高版本，以選擇電子郵件應記錄到哪些記錄。
• 若要記錄電子郵件並從已記錄的電子郵件新增聯絡人到 HubSpot，您傳送電子郵件的電子郵件地址必須是下列其中之一：
  • 你帳戶中的一個用戶
  • 您已連接的電郵地址之一
  • 您的電子郵件用戶端中的別名（在您連接的Gmail收件箱中配置的別名，或 添加到您的個 人資料 和偏好設定中的別名）

瞭解限制和注意事項

• 當您發送追蹤或記錄的電子郵件時，HubSpot 銷售工作窗格必須在收件匣中打開。瞭解如何釘選任務窗格，使其始終開啟以進行追蹤和記錄。
• 如果您已在帳戶中開啟資料隱私權設定，則只能追蹤具有指定資料處理法律基礎的聯絡人的電子郵件開啟記錄。您的法律團隊是決定貴公司如何使用電子郵件記錄與追蹤的最佳資源。進一步了解開啟資料隱私權設定時的電子郵件追蹤。
  • 您可以自訂擴充設定，關閉特定訊息或特定聯絡人或電子郵件網域的追蹤和記錄。
• 記錄有檔案附件的電子郵件時，大於 50 MB 的附件將不會記錄到 HubSpot。您的電子郵件仍會傳送給聯絡人，並會記錄到 CRM，但沒有附件。

配置預設記錄和追蹤設定

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽至「物件 」>「活動」。
3. 在「電子郵件記錄與追蹤」標籤中，您可以透過選擇或清除下列核取方塊，設定 HubSpot 追蹤或記錄電子郵件的方式：
   • 允許所有使用者記錄電子郵件附件：設定傳入的電子郵件附件是否可以記錄在 CRM、對話收件匣和側邊欄中。
   • 對所有使用者套用預設記錄設定： 開啟此設定時，您可以按一下切換開啟或關閉「預設記錄所有電子郵件」開關，以設定是否對帳戶中的所有使用者預設記錄電子郵件。
   • 允許所有使用者追蹤電子郵件，並查看收件者開啟和點選他們的電子郵件：設定使用者是否可以追蹤從 CRM、會話收件匣、電子郵件延伸功能和順序發送的電子郵件。
   • 為所有使用者套用預設追蹤設定： 如果您已選取 允許所有使用者追蹤電子郵件 ，並 查看收件者開啟和點選其電子 郵件核取方塊，則可開啟此設定，以設定是否在帳戶中的所有使用者之間預設追蹤所有電子郵件。

追蹤電子郵件

使用 Office 365 附加元件傳送追蹤電子郵件

1. 在 Outlook 中撰寫新郵件。
2. 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
3. 導覽到 HubSpot Sales 附加元件：
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（經典版）：在主功能區中，按一下銷售工具。
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（新）：在主功能區中，按一下三個橫點 ，然後選擇HubSpot Sales。
   • Web 上的 Outlook：在主功能區中，按一下應用程式 ，然後選擇HubSpot Sales。

4. 在訊息工具下的工作窗格中，選擇追蹤電子郵件開啟核取方塊。擁有指定 Sales Hub席位的使用者將會看到Track email opens and clicks。
5. 保持HubSpot Sales任務窗格開啟，然後按一下 [傳送]。

檢視追蹤電子郵件的狀態

發送追蹤電子郵件後，電子郵件活動會在連絡人記錄以及您的活動饋送（activity feed）中顯示「已發送」狀態。

當收件人開啟電子郵件時，您會在桌面上收到即時彈出通知。電子郵件通知會在您的活動饋送中標示為開啟。在聯絡人姓名下方，按一下[X] 開啟/已寄出 + 其他活動，即可展開活動詳細資訊和歷史記錄。

您也可以從 Chrome 擴充套件查看聯絡人如何參與追蹤電子郵件。若要從 Chrome 擴充套件存取您的活動資訊，請按一下 Chrome 瀏覽器右上角的HubSpot sprocket 圖示 sprocket 。

進一步了解電子郵件追蹤和銷售通知，以及如何關閉追蹤。

開啟資料隱私設定的追蹤

如果您已在帳戶中開啟資料隱私設定，HubSpot 只能在聯絡人有指定資料處理的法律基礎時，才能記錄和追蹤該聯絡人的電子郵件開啟次數。當發送電子郵件給多位收件人時，電子郵件開啟將會以匿名方式追蹤。

對於未提供資料處理法律依據的新聯絡人或現有聯絡人：

• 不會追蹤電子郵件的檢視和開啟。
• 在 Office 365 中撰寫電子郵件時，「追蹤電子郵件開啟和點選」核取方塊會呈灰色，以顯示聯絡人不符合追蹤資格。
• 您可以透過更新處理聯絡人資料屬性的法律依據，更新聯絡人的追蹤資格。

記錄電子郵件

使用 Office 365 附加元件傳送記錄的電子郵件

1. 在 Outlook 中撰寫一封新電子郵件。
2. 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
3. 導覽到 HubSpot Sales 附加元件：
   • Windows 或 Mac 版 Outlook (經典)：在主功能區中，按一下銷售工具。
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（新）：在主功能區中，按一下三個橫點 ，然後選擇HubSpot Sales。
   • Web 上的 Outlook：在主功能區中，按一下應用程式 ，然後選擇HubSpot Sales。
4. 在「訊息工具 」下的工作窗格中，選擇「日誌 」核取方塊。您的 BCC 位址 會自動填入 BCC 欄位。

5. 如果您的帳戶已設定預設記錄設定，附加元件會自動選擇要將電子郵件記錄至哪些記錄。若要手動選擇電子郵件要記錄到哪些記錄，請
   • 按一下記錄 核取方塊旁邊的下拉式 功能表 。
   • 選擇/清除要將電子郵件記錄至的記錄旁邊的 核取方塊 。
6. 如果您要傳送電子郵件給不是 CRM 聯絡人的收件者，您可以選擇建立新的聯絡人。
   • 如果要建立新聯絡人，請在編輯記錄關聯時，選擇電子郵件地址旁邊「建立為新聯絡人」下的核取方塊。
     
     • 如果您使用的是行銷聯絡人，由記錄電子郵件建立的新聯絡人會被設定為非行銷。
     • 發送電子郵件的 HubSpot 使用者將自動指定為聯絡人擁有者，只要之前未指定擁有者即可。
   • 如果您不想建立新聯絡人，請清除電子郵件地址旁邊「建立為新 聯絡人」下的核取方 塊。 瞭解如何 僅將電子郵件記錄至現有聯絡人記錄 。
7. 保持HubSpot Sales任務窗格打開，然後按一下 [傳送]。

在 HubSpot 中檢視記錄的電子郵件

1. 導覽到您的記錄：

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。

2. 按一下 記錄的名稱 。

3. 在時間軸上，找到記錄的電子郵件。從電子郵件中，您可以執行下列動作：

• • 釘選：按一下可將電子郵件釘選到聯絡人時間軸的頂端。
  • 複製連結：按一下以複製記錄電子郵件的 URL。
  • 回覆：按一下回覆，從 HubSpot 傳送電子郵件回覆給聯絡人。
  • 轉寄：按一下以將電子郵件轉寄給其他聯絡人。

• • 刪除：按一下以從時間軸刪除電子郵件活動。

• • 展開：按一下下拉箭頭，查看電子郵件的全文。如果有正在進行的電子郵件對話，按一下檢視主題 ，即可看到主題中的所有電子郵件。
  • 關聯： 按一下可編輯關聯的公司或交易記錄。
  • 附件： 按一下可開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。