Spor og log e-mails med HubSpot Sales Office 365 add-in

Brug Track and Log-funktionerne i HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet til at overvåge og registrere dine kontakters engagement i dine e-mails.

• Når sporing er slået til, kan du overvåge, hvornår kontakter ser eller åbner dine e-mails.
  • Gennemgå e-mailaktivitet i aktivitetsfeedet og på kontaktens tidslinje.
  • Modtag notifikationer i realtid, når en kontakt åbner din e-mail.

• • Brugere med et tildelt Sales Hub-sæde kan spore klik på links, der er inkluderet i brødteksten i den sporede e-mail. Få mere at vide om kliksporing.
• Når logning er slået til, kan du logge en e-mail i modtagerens kontaktoptegnelse eller deres tilknyttede optegnelser. Læs mere om forskellen mellem sporing og logning.

Bemærk: Denne artikel handler om sporing og logning af e-mails med HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet. Hvis du bruger Outlook desktop add-in, kan du læse, hvordan du sporer og logger e-mails med Outlook desktop add-in.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet, skal du gennemgå kravene og begrænsningerne for sporing og logning af e-mails.

Forstå kravene

• Brugere skal forbinde deres indbakke til HubSpot for at spore og logge e-mails ved hjælp af HubSpot Sales Office 365 add-in.
• Brugere skal bruge Office 365 version 1910 eller nyere for at kunne vælge, hvilke poster en e-mail skal logges til.
• For at logge en e-mail og tilføje nye kontakter til HubSpot fra en logget e-mail skal den e-mailadresse, du sender e-mails fra, være en af følgende:
  • En bruger på din konto
  • En af dine forbundne e-mailadresser
  • Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din forbundne Gmail-indbakke, eller et alias, der er føjet til din profil og dine præferencer)

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Opgaveruden i HubSpot Sales skal være åben i din indbakke, når du sender en sporet eller logget e-mail. Se, hvordan du fastgør opgaver uden, så den altid er åben for sporing og logning.
• Hvis du har slået indstillingerne for databeskyttelse til på din konto, kan e-mailåbninger kun spores for kontakter med et tildelt retsgrundlag for databehandling. Dit juridiske team er den bedste ressource til at afgøre, hvordan din virksomhed bruger e-maillogning og -sporing. Få mere at vide om e-mailsporing, når indstillingerne for databeskyttelse er slået til.
  • Du kan tilpasse dine udvidelsesindstillinger for at slå sporing og logning fra for en bestemt besked eller for bestemte kontakter eller e-maildomæner.
• Når du logger en e-mail med en vedhæftet fil, vil vedhæftede filer større end 50 MB ikke blive logget i HubSpot. Din e-mail vil stadig blive leveret til kontakten og vil blive logget i CRM, men uden en vedhæftet fil.

Konfigurer standardindstillinger for logning og sporing

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Activities i menuen i venstre sidepanel.
3. På fanen Email Log & Track kan du konfigurere, hvordan e-mails skal spores eller logges i HubSpot ved at markere eller fjerne markeringen i følgende afkrydsningsfelter:
   • Tillad alle brugere at logge vedhæftede filer: Indstil, om indgående vedhæftede filer kan logges i CRM, samtaleindbakken og sidepanelet.
   • Anvend standardlogindstilling for alle brugere: Når denne indstilling er slået til, kan du klikke for at slå Log alle e-mails som standard til eller fra for at indstille, om e-mails skal logges som standard på tværs af alle brugere på din konto.
   • Tillad alle brugere at spore e-mails og se modtagere åbne og klikke på deres e-mails: Indstil, om brugerne kan spore e-mails sendt fra CRM, samtaleindbakken, e-mailudvidelser og sekvenser.
   • Anvend standardindstilling for sporing for alle brugere: Hvis du har valgt afkrydsningsfeltet Tillad alle brugere at spore e-mails og se modtagere åbne og klikke på deres e-mails, kan du slå denne indstilling til for at konfigurere, om alle e-mails skal spores som standard på tværs af alle brugere i din konto.

Sporing af e-mails

Send en sporet e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsen

1. Skriv en ny e-mail i Outlook.
2. Indtast e-mailens modtager, emnelinje og brødtekst.
3. Åbn salgsværktøjerne i din indbakke. Denne proces vil variere en smule afhængigt af den version af Outlook, du bruger. Hold musen over ikonet enlargeIcon i tabellen nedenfor for at se tilføjelsesprogrammet for hver Outlook-version.

Outlook-version	Få adgang til tilføjelsesprogrammet
Outlook til Windows eller Mac (klassisk) enlargeIcon	Klik på Salgsværktøjer øverst i Outlook i hovedbåndet.
Outlook til Windows eller Mac (ny) enlargeIcon	Klik på de tre vandrette prikker øverst i Outlook i det forenklede bånd eller på værktøjslinjen. Vælg derefter Tilpas værktøjslinje for at få adgang til tilføjelsesprogrammet. Du kan også klikke og trække HubSpot Sales ind på værktøjslinjen.
Outlook på nettet enlargeIcon	Klik på Apps øverst i Outlook i hovedbåndet, og vælg derefter HubSpot Sales.

4. Marker afkrydsningsfeltet Track email opens i højre opgaverude. Brugere med et tildelt Sales Hub-sæde vil se Track email opens and clicks.
5. Hold HubSpot Sales-opgaveruden åben, og klik på Send.

Se status for den sporede e-mail

Når en sporet e-mail er sendt, vil e-mailaktiviteten vise en Sendt-status på kontaktoptegnelsen samt i dit aktivitetsfeed.

Når modtageren åbner e-mailen, får du en pop op-meddelelse i realtid på dit skrivebord. E-mailnotifikationen markeres som Åben i dit aktivitetsfeed. Klik på [X] åben/sendt + anden aktivitet under kontaktnavnet for at udvide aktivitetsoplysningerne og historikken.

Du kan også se, hvordan dine kontakter engagerer sig i dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke på HubSpot-tandhjulsikonet sprocket i øverste højre hjørne af din Chrome-browser.

Få mere at vide om e-mailsporing og salgsnotifikationer, og hvordan du deaktiverer sporing.

Sporing med indstillinger for databeskyttelse slået til

Hvis du har slået indstillingerne for databeskyttelse til på din konto, kan HubSpot kun logge og spore en kontakts e-mailåbninger, når kontakten har et tildelt juridisk grundlag for databehandling. Når du sender e-mails til flere modtagere, vil e-mailåbninger blive sporet anonymt.

For nye kontakter eller eksisterende kontakter, der ikke har angivet et retsgrundlag for databehandling:

• E-mailvisninger og -åbninger vil ikke blive sporet.
• Når du skriver en e-mail i Office 365, vil afkrydsningsfeltet Track email opens and clicks være nedtonet for at vise, at kontakten ikke er berettiget til sporing.
• Du kan opdatere en kontakts sporingsberettigelse ved at opdatere deres juridiske grundlag for behandling af kontaktens dataegenskab.

Logning af e-mails

Send en logget e-mail ved hjælp af Office 365 add-in

1. Skriv en ny e-mail i Outlook.
2. Indtast e-mailens modtager, emnelinje og brødtekst.
3. Åbn salgsværktøjerne i din indbakke. Denne proces vil variere en smule afhængigt af den version af Outlook, du bruger. Hold musen over ikonet enlargeIcon i tabellen nedenfor for at se tilføjelsesprogrammet for hver Outlook-version .

Outlook-version	Få adgang til tilføjelsesprogrammet
Outlook til Windows eller Mac (klassisk) enlargeIcon	Klik på Salgsværktøjer øverst i Outlook i hovedbåndet.
Outlook til Windows eller Mac (ny) enlargeIcon	Klik på de tre vandrette prikker øverst i Outlook i det forenklede bånd eller på værktøjslinjen. Vælg derefter Tilpas værktøjslinje for at få adgang til tilføjelsesprogrammet. Du kan også klikke og trække HubSpot Sales ind på værktøjslinjen.
Outlook på nettet enlargeIcon	Klik på Apps øverst i Outlook i hovedbåndet, og vælg derefter HubSpot Sales.

4. Markerafkrydsningsfeltet Log i højre opgaverude.Din BCC-adresse udfyldes automatisk i BCC-feltet.

5. Hvis din konto har konfigureret standardlogindstillinger, vælger tilføjelsesprogrammet automatisk, hvilke poster e-mailen skal logges til. For manuelt at vælge, hvilke poster e-mailen skal logges til:
   • Klik pårullemenuen ved siden af afkrydsningsfeltet Log .
   • Markér/ryd afkrydsningsfelterne udfor de poster, du vil logge e-mailen til.
6. Hvis du sender e-mailen til en modtager, som ikke er en kontakt i dit CRM, kan du vælge at oprette en ny kontakt.
   • Hvis du vil oprette en ny kontakt, skal du markere afkrydsningsfeltet ved siden af e-mailadressen under Opret som nye kontakter, når du redigerer posttilknytningerne.
     
     • Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt, der er oprettet af en logget e-mail, blive indstillet som ikke-marketing.
     • Den HubSpot-bruger, der har sendt e-mailen, vil automatisk blive tildelt som ejer af kontakten, så længe der ikke er tildelt en tidligere ejer.
   • Hvis du ikke ønsker at oprette en ny kontakt, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ved siden af e-mailadressen under Opret som nye kontakter. Lær, hvordan du kunlogger e-mails til eksisterende kontaktoptegnelser.
7. Hold HubSpot Sales-opgaveruden åben, og klik på Send.

Se den loggede e-mail i HubSpot

1. Naviger til dine poster:

   • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.

   • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.

   • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.

   • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.

2. Klik på navnet på posten.

3. Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:

• • Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen til toppen af kontaktens tidslinje.
  • Kopier link: Klik for at kopiere URL'en til den loggede e-mail.
  • Svar: Klik på Svar for at sende et e-mail-svar til kontakten fra HubSpot.
  • Videresend: Klik for at videresende e-mailen til en anden kontakt.

• • Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.

• • Udvid: Klik på dropdown-pilen for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mail-samtale, skal du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
  • Tilknytninger: Klik for at redigere tilknyttede virksomheds- eller aftaleposter.
  • Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.