Spor og log e-mails med HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet

Brug Track- og Log-funktionerne i HubSpot Sales Office 365 add-in til at overvåge og registrere dine kontakters engagement i dine e-mails. Når sporingsfunktionen er aktiveret, kan du modtage notifikationer i realtid, når en kontakt åbner din e-mail. Du kan også vælge at logge e-mailen til kontaktens post i HubSpot for at holde styr på al tidligere kommunikation, så dit team kan referere til den.

Du kan se oplysninger om åbning og klik på e-mails i aktivitetsfeedet; loggede e-mails gemmes i individuelle kontaktoptegnelser og deres tilknyttede optegnelser. Du kan læse mere om forskellen mellem sporing og logning i denne artikel.

Denne artikel handler om sporing og logning af e-mails med HubSpot Sales Office 365 add-in. Hvis du bruger Outlook desktop add-in, kan du lære, hvordan du sporer og logger e-mails med Outlook desktop add-in.

Konfigurer standardindstillinger for log og spor

Superadministratorer kan opdatere standardadfærden for sporing, logning og tilknytning af e-mails for alle brugere på din konto.

Sådan konfigureres disse standardindstillinger:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• I menuen til venstre skal du navigere til Objekter > Aktiviteter.
• Klik på fanen Email Log & Track.
• Under Email Log and Track Settings kan du konfigurere, hvordan e-mails skal registreres i HubSpot ved at markere eller fjerne de tilhørende afkrydsningsfelter:
  • Apply Default Log setting for all users: Når denne indstilling er slået til, kan du klikke på Log all emails by default og slå den til eller fra for at indstille, om e-mails skal logges som standard på tværs af alle brugere på din konto.
  • Anvend standardtilknytning for alle brugere: Når denne indstilling er slået til, kan du klikke på dropdown-menuen og vælge de standardposttyper, der skal knyttes til en logget e-mail.
  • Apply Default Track setting for all users: Hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Allow all users to track emails and see recipients open and click on their emails, kan du slå denne indstilling til for at konfigurere, om alle e-mails skal spores som standard på tværs af alle brugere på din konto.

Sporing af e-mails

Send en sporet e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet

Sådan sender du en sporet e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet:

• Log ind på din Outlook-konto.
• Skriv en ny e-mail.
• Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
• Åbn salgsværktøjerne i din indbakke. Denne proces vil variere lidt afhængigt af, hvilken mailklient du bruger:
  • Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet fra Outlook desktop på en pc eller Mac, skal du klikke på Salgsværktøjer i meddelelsesvinduet.
  • Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet på en Outlook on the web- eller Outlook.com-konto, skal du klikke på tandhjulsikonet sprocket i nederste højre hjørne af dit e-mail-sammensætningsvindue.
• I højre rude skal du markere afkrydsningsfeltet Spor e-mailåbninger (brugere med tildelte Sales Hub-betalte sæder vil se Spor e-mailåbninger og klik).

• Hold HubSpot Sales-ruden åben med afkrydsningsfeltet markeret, og klik derefter på Send.

Se status for den sporede e-mail

Før din kontakt åbner e-mailen, vil e-mailens emnelinje og modtager blive vist i dit aktivitetsfeed i HubSpot som Sendt.

Når modtageren åbner e-mailen, får du en pop op-meddelelse i realtid på dit skrivebord, og e-mailmeddelelsen markeres som Åben i dit aktivitetsfeed. Klik på dropdown-menuen under kontaktens navn for at se, hvornår modtageren åbnede din e-mail. Du vil også se en historik over kontaktens aktiviteter i dropdown-menuen.

Bemærk: notifikationer i realtid vises, når du sender sporede e-mails ved hjælp af Office 365 add-in, og hvis du har HubSpot Sales Chrome-udvidelsen. Hvis ikke, vil du kun se aktivitet i dit HubSpot-aktivitetsfeed.

Du kan også se, hvordan dine kontakter interagerer med dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke på HubSpot sprocket-ikonet sprocket i øverste højre hjørne af din Chrome-browser.

Læs mere om e-mailsporing og salgsmeddelelser, og hvordan du deaktiverer sporing.

Tracking med indstillinger for databeskyttelse slået til

Hvis du har slået indstillinger for databeskyttelse til på din konto, kan HubSpot kun spore en kontakts e-mailåbninger, når kontakten har et tildelt juridisk grundlag for databehandling. Når du skriver en e-mail i Office 365, vil afkrydsningsfeltet Track email opens and clicks være nedtonet for at indikere, at en kontakt ikke er berettiget til sporing.

E-mailåbninger vil ikke blive sporet for kontakter uden et juridisk grundlag for behandling af data eller e-mailmodtagere, der endnu ikke er kontakter. Når du sender e-mails til flere modtagere, spores åbninger af e-mails anonymt.

Du kan ændre en kontakts sporingsberettigelse ved at opdatere deres juridiske grundlag for behandling af kontaktens dataegenskab.

Logning af e-mails

For at logge en e-mail og tilføje nye kontakter til HubSpot fra en logget e-mail, skal den e-mailadresse, du sender e-mails fra, være en af følgende:

• En bruger på din konto
• En af dine tilsluttede e-mailadresser
• Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din tilsluttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og dine præferencer).

Du kan angive e-mailadresser og domæner, som du aldrig vil logge e-mails for, i dine HubSpot-kontoindstillinger. Eller du kan tilføje disse e-mailadresser og domæner i dine add-in-indstillinger.

Bemærk venligst: Vedhæftede filer, der er større end 50 MB, vil ikke blive logget på HubSpot. Din e-mail vil stadig blive leveret til kontakten og vil blive logget til CRM, men uden en vedhæftet fil.

Send en logget e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet

Sådan sender du en logget e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet:

• Skriv en ny e-mail i Outlook.
• Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
• Åbn salgsværktøjerne i din indbakke. Denne proces vil variere lidt afhængigt af, hvilken mailklient du bruger:
  • Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet fra Outlook desktop på en pc eller Mac, skal du klikke på Salgsværktøjer i meddelelsesvinduet.
  • Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet fra Outlook på nettet eller en Outlook.com-konto, skal du klikke på tandhjulsikonet sprocket i nederste højre hjørne af dit e-mail-sammensætningsvindue.
• Marker afkrydsningsfeltet Log i højre rude. Din BCC-adresse vil automatisk blive udfyldt i BCC-feltet.

• Som standard vil tilføjelsesprogrammet automatisk vælge kontaktens fem seneste tilknyttede aftale- eller billetposter til at logge e-mails til. Kun aftaler eller billetter i en åben fase vil blive valgt automatisk. For eksplicit at vælge, hvilke poster e-mailen skal logges til:

Bemærk: Du skal bruge Office 365 version 1910 eller nyere for eksplicit at vælge, hvilke poster e-mailen skal logges til.

• • Klik pådropdown-menuen ved siden af afkrydsningsfeltet Log .
  • Marker/afmarker afkrydsningsfelterne ud for de poster, du vil logge e-mailen til.
  • Hvis du sender e-mailen til en modtager, som ikke er en kontakt i dit CRM, oprettes der en ny kontaktpost. Du vil se kontaktens e-mail, når du redigerer associationerne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet, hvis du ikke ønsker, at e-mailen skal logges til den nye kontaktoptegnelse. Lær, hvordan du kun logger e-mails til eksisterende kontaktoptegnelser .

• Hold HubSpot Sales-ruden åben med afkrydsningsfeltet markeret, og klik derefter på Send.

Du kan tilpasse, hvilke tilknyttede poster dine e-mails automatisk logges på i indstillingerne for dit Office 365-tilføjelsesprogram. Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt oprettet af en logget e-mail blive indstillet som ikke-marketing.

Bemærk: Hvis en ny kontakt oprettes via en logget e-mail, vil den HubSpot-bruger, der sendte e-mailen, automatisk blive tildelt som kontaktens ejer, så længe ingen tidligere ejer er blevet tildelt .

Se den loggede e-mail i HubSpot

E-mails, der logges til HubSpot ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet, vil automatisk blive knyttet til de poster, du angav, før du sendte e-mailen.

For at se den loggede e-mail i HubSpot:

• Gå ind på din HubSpot-konto og naviger til dine kontakter, virksomheder eller aftaler.
• Klik på navnet på posten.
• Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:
  
  1. 1. Tilknyttede poster: Klik for at redigere tilknyttede virksomheds- eller aftaleposter.
     2. Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen til toppen af kontaktens tidslinje.
     3. Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.
     4. Detaljer: Klik for at se specifikke oplysninger om e-mailen.
     5. Udvid: Klik for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mail-samtale, kan du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
     6. Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.
     7. Svar: klik på Svar for at sende et e-mailsvar til kontakten fra HubSpot.

Bemærk: For at kunne sende e-mailsvar fra HubSpot og logge indgående svar til HubSpot, skal du have en tilsluttet indbakke.