Spor og log e-mails med HubSpot Sales Office 365 add-in

Brug sporings- og logningsfunktionerne i HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet til at overvåge og registrere dine kontakters interaktion med dine e-mails.

• Når sporing er aktiveret, kan du overvåge, hvornår kontakter ser eller åbner dine e-mails.
  • Gennemgå e-mailaktivitet i aktivitetsfeeden og på kontaktens tidslinje. 
  • Modtag realtidsnotifikationer, når en kontakt åbner din e-mail.

• • Brugere med entildelt Sales Hub -licens kan spore klik på links i brødteksten i den sporede e-mail. Få mere at vide om kliksporing. 
• Når logning er aktiveret, kan du logge en e-mail i modtagerens kontaktpost eller i de tilknyttede poster. Få mere at vide om forskellen mellem sporing og logning.

Bemærk: denne artikel omhandler sporing og registrering af e-mails med HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet. Hvis du bruger Outlook-tilføjelsesprogrammet til desktop, kan du læse, hvordan du sporer og registrerer e-mails med Outlook-tilføjelsesprogrammet til desktop.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet, skal du gennemgå kravene og begrænsningerne for sporing og logning af e-mails. 

Forstå kravene

• Brugere skal forbinde deres indbakke til HubSpot for at spore og logge e-mails ved hjælp af HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet.
• Brugere skal bruge Office 365 version 1910 eller nyere for at vælge, hvilke poster en e-mail skal logges til.
• For at logge en e-mail og tilføje nye kontakter til HubSpot fra en logget e-mail skal den e-mailadresse, du sender e-mails fra, være en af følgende:
  • En bruger på din konto
  • En af dine tilknyttede e-mailadresser
  • Et alias i din e-mail-klient (enten et alias, der er konfigureret i din tilknyttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og præferencer)

Forstå begrænsninger og overvejelser

• HubSpot Sales-opgavepanelet skal være åbent i din indbakke, når du sender en sporet eller logget e-mail. Lær, hvordan du fastgør opgavepanelet, så det altid er åbent til sporing og logning. 
• Hvis du har aktiveret databeskyttelsesindstillingerne i din konto, kan åbning af e-mails kun spores for kontakter, der har et tildelt retsgrundlag for databehandling. Dit juridiske team er den bedste ressource til at afgøre, hvordan din virksomhed bruger e-mail-logning og -sporing. Få mere at vide om e-mail-sporing, når databeskyttelsesindstillingerne er aktiveret.
  • Du kan tilpasse dine udvidelsesindstillinger for at deaktivere sporing og logning for en bestemt besked eller for bestemte kontakter eller e-mail-domæner. 
• Når du logger en e-mail med en vedhæftet fil, logges vedhæftede filer, der er større end 50 MB, ikke til HubSpot. Din e-mail leveres stadig til kontakten og logges i CRM'en, men uden vedhæftet fil.

Konfigurer standardindstillinger for logning og sporing

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. I menuen i venstre sidepanel, under Datastyring, skal du navigere til Objekter.

3. Øverst i Objekter , skal du klikke på Vælg et objekt og vælg Aktiviteter.

4. På siden E-mail-log og -sporing skal du konfigurere, hvordan e-mails skal spores eller logges i HubSpot, ved at markere eller fjerne markeringen i følgende afkrydsningsfelter:

   • Tillad alle brugere at logge e-mailvedhæftninger: Indstil, om indgående e-mailvedhæftninger kan logges i CRM, samtaleindbakken og sidepanelet. 
   • Anvend standardlogindstilling for alle brugere: Nårdenne indstilling er aktiveret, kan du klikke for at slå kontakten Log alle e-mails som standard til eller fra for at indstille, om e-mails skal logges som standard for alle brugere på din konto.
   • Tillad alle brugere at spore e-mails og se, om modtagere åbner og klikker på deres e-mails: Indstil, om brugere kan spore e-mails sendt fra CRM, samtaleindbakken, e-mailudvidelser og sekvenser. 
   • Anvend standardindstilling for sporing for alle brugere: hvis du har valgt Tillad alle brugere at spore e-mails og se, når modtagere åbner og klikker på deres e-mails , kan du aktivere denne indstilling for at konfigurere, om alle e-mails skal spores som standard for alle brugere på din konto. 

    

Sporing af e-mails

Send en sporet e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet

1. Skriv en ny e-mail i Outlook.
2. Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
3. Gå til HubSpot Sales-tilføjelsesprogrammet:
   • Outlook til Windows eller Mac (klassisk):Klik påSalgsværktøjer i hovedbåndet.
   • Outlook til Windows eller Mac (ny):Klik på detre vandrette prikkeri hovedmenuen,ogvælgHubSpot Sales.
   • Outlook på nettet:Klik påAppsi hovedmenuen,ogvælgHubSpot Sales.

4. I opgavelinjen under Meddelelsesværktøjer skal du markere afkrydsningsfeltet Spor åbninger af e-mails. Brugere med en tildeltSales Hub -licens vil se Spor åbninger og klik på e-mails.
5. Hold HubSpot Sales -opgavepanelet åbent, og klik på Send.

Se status for den sporede e-mail

Når en sporbar e-mail er sendt, vises statusen Sendt i e-mailaktiviteten i kontaktoplysningerne samt i dit aktivitetsfeed. 

Når modtageren åbner e-mailen, modtager du en pop op-meddelelse i realtid på din desktop. E-mailmeddelelsen markeres som Åben i dit aktivitetsfeed. Klik på [X] åben/sendt + anden aktivitet under kontaktnavnet for at udvide aktivitetsdetaljerne og historikken.

Du kan også se, hvordan dine kontakter interagerer med dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke påHubSpot-tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af din Chrome-browser. 

Få mere at vide om e-mail-sporing og salgsnotifikationer, og hvordan du deaktiverer sporing.

Sporing med dataprivatindstillinger aktiveret

Hvis duhar aktiveret databeskyttelsesindstillingerne i din konto, kan HubSpot kun logge og spore en kontakts e-mailåbninger, når kontakten har et tildelt retsgrundlag for databehandling. Når du sender e-mails til flere modtagere, spores e-mailåbninger anonymt.

For nye kontakter eller eksisterende kontakter, der ikke har angivet et retsgrundlag for databehandling:

• Visninger og åbninger af e-mails spores ikke.
• Når du skriver en e-mail i Office 365, vil afkrydsningsfeltet Spor e-mail-åbninger og klik være nedtonet for at vise, at kontakten ikke er berettiget til sporing.
• Du kan opdatere en kontakts sporingsegnethed ved at opdatere egenskaben Juridisk grundlag for behandling af kontaktdata.

Logning af e-mails

Send en logget e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet

1. Udarbejd en ny e-mail i Outlook.
2. Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
3. Gå til HubSpot Sales-tilføjelsesprogrammet:
   • Outlook til Windows eller Mac (klassisk):Klik påSalgsværktøjer i hovedbåndet.
   • Outlook til Windows eller Mac (ny):Klik på detre vandrette prikkeri hovedbåndet,ogvælgHubSpot Sales.
   • Outlook på nettet:Klik påAppsi hovedmenuen,ogvælgHubSpot Sales.
4.  I opgavelinjen under »Meddelelsesværktøjer« skal du markereafkrydsningsfeltet »Log «. Din BCC-adresse udfyldes automatisk i BCC -feltet.

5. Hvis din konto har konfigurerede standardlogindstillinger, vælger tilføjelsesprogrammet automatisk, hvilke poster e-mailen skal logges til. Sådan vælger du manuelt, hvilke poster e-mailen skal logges til:
   • Klik pårullemenuen ved sidenafafkrydsningsfeltet Log.
   • Marker/fjern markeringen i afkrydsningsfelterneved siden af de poster, som e-mailen skal logges til.
6. Hvis du sender e-mailen til en modtager, der ikke er en kontakt i dit CRM, kan du vælge at oprette en ny kontakt.
   • Hvis du vil oprette en ny kontakt, skal du markere afkrydsningsfeltet ved siden af e-mailadressen under Opret som nye kontakter, når du redigerer posttilknytningerne. 
     
     • Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt, der oprettes via en logget e-mail, blive angivet som ikke-marketing. 
     • Den HubSpot-bruger, der sendte e-mailen, vil automatisk blive tildelt som kontaktpersonens ejer, så længe der ikke er tildelt en tidligere ejer. 
   • Hvis du ikke ønsker at oprette en ny kontakt, skal du fjerne markeringen iafkrydsningsfeltet ved siden af e-mailadressen under Opret som nye kontakter. Lær, hvordan du kunlogger e-mails til eksisterende kontaktposter. 
7. Hold HubSpot Sales -opgavepanelet åbent, og klik på Send.

Se den loggede e-mail i HubSpot

1. Naviger til dine poster:

   • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.

   • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.

   • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.

   • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.

2. Klik på navn på posten.

3. Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:

• • Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen øverst i kontaktens tidslinje.
  • Kopier link: Klik for at kopiere URL'en til den registrerede e-mail. 
  • Svar: Klik på Svar for at sende et e-mail-svar til kontakten fra HubSpot.
  • Videresend: Klik for at videresende e-mailen til en anden kontakt. 

• • Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.

• • Udvid: Klik på dropdown-pilen for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mail-samtale, skal du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
  • Tilknytninger: Klik for at redigere tilknyttede virksomheds- eller aftaleposter.
  • Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.