Spor og log e-mails med HubSpot Sales Office 365 add-in

Brug Track- og Log-funktionerne i HubSpot Sales Office 365-tilføjelsen til at overvåge og registrere dine kontakters engagement i dine e-mails. Når sporingsfunktionen er aktiveret, kan du modtage meddelelser i realtid, når en kontakt åbner din e-mail. Du kan også vælge at logge e-mailen i kontaktens journal i HubSpot for at holde styr på al tidligere kommunikation, som dit team kan henvise til.

Du kan se oplysninger om åbne e-mails og klik i aktivitetsfeedet; loggede e-mails gemmes i individuelle kontaktoptegnelser og deres tilknyttede optegnelser. Du kan lære om forskellen mellem sporing og logning i denne artikel.

Denne artikel handler om sporing af e-mails og logning af e-mails med HubSpot Sales Office 365 add-in. Hvis du bruger Outlook desktop add-in, kan du lære, hvordan du sporer og logger e-mails med Outlook desktop add-in.

Konfigurer standardindstillinger for log og spor

Superadministratorer kan opdatere standardadfærden for sporing, logning og tilknytning af e-mails for alle brugere på din konto.

For at konfigurere disse standardindstillinger:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Activities i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Email Log & Track.
• Under Email Log and Track Settings kan du konfigurere, hvordan e-mails skal registreres i HubSpot ved at markere eller fjerne markeringen i de tilhørende afkrydsningsfelter:
  • Anvend standardlogindstilling for alle brugere : Når denne indstilling er slået til, kan du klikke for at slå Log alle e-mails som standard til eller fra for at indstille, om e-mails skal logges som standard på tværs af alle brugere på din konto.
  • Anvend standardassociation for alle brugere: Når denne indstilling er slået til, kan du klikke på rullemenuen og vælge de standardposttyper, der skal associeres med en logget e-mail.
  • Anvend standardindstilling for sporing for alle brugere: Hvis du har valgt afkrydsningsfeltet Tillad alle brugere at spore e-mails og se modtagere åbne og klikke på deres e-mails, kan du slå denne indstilling til for at konfigurere, om alle e-mails skal spores som standard på tværs af alle brugere i din konto.

Sporing af e-mails

Send en sporet e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet

Sådan sender du en sporet e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet:

• Log ind på din Outlook-konto.
• Skriv en ny e-mail.
• Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
• Åbn salgsværktøjerne i din indbakke. Denne proces vil variere lidt afhængigt af, hvilken mailklient du bruger:
  • Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet fra Outlook-skrivebordet på en pc eller Mac, skal du klikke på Salgsværktøjer i meddelelsesvinduet.
  • Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet på en Outlook på nettet- eller Outlook.com-konto, skal du klikke på tandhjulsikonet sprocket i nederste højre hjørne af dit e-mail-sammensætningsvindue.
• I højre rude skal du markere afkrydsningsfeltet Track email opens (brugere med tildelte Sales Hub-betalte pladser vil se Track email opens and clicks).

• Hold HubSpot Sales-ruden åben med afkrydsningsfeltet markeret, og klik derefter på Send.

Se den sporede e-mails status

Før din kontakt åbner e-mailen, vil e-mailens emnelinje og modtager blive vist i dit aktivitetsfeed i HubSpot som Sendt.

Når modtageren åbner e-mailen, får du en pop op-meddelelse i realtid på dit skrivebord, og e-mailmeddelelsen markeres som Åben i dit aktivitetsfeed. Klik på rullemenuen under kontaktpersonens navn for at se, hvornår modtageren åbnede din e-mail. Du kan også se en historik over kontaktpersonens aktiviteter i rullemenuen.

Bemærk: Meddelelser i realtid vises, når du sender sporede e-mails ved hjælp af Office 365-tilføjelsen, og hvis du har HubSpot Sales Chrome-udvidelsen. Hvis ikke, vil du kun se aktivitet i dit HubSpot-aktivitetsfeed.

Du kan også se, hvordan dine kontakter engagerer sig i dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke på HubSpot-tandhjulsikonet sprocket i øverste højre hjørne af din Chrome-browser.

Få mere at vide om e-mailsporing og salgsmeddelelser, og hvordan du deaktiverer sporing.

Sporing med indstillinger for databeskyttelse slået til

Hvis du har slået indstillinger for databeskyttelse til på din konto, kan HubSpot kun logge og spore en kontakts e-mailåbninger, når kontakten har et tildelt retsgrundlag for databehandling. Når du skriver en e-mail i Office 365, vil afkrydsningsfeltet Spor e-mailåbninger og -klik være nedtonet for at angive, at en kontakt ikke er berettiget til sporing.

Åbninger af e-mails spores ikke for kontakter uden et juridisk grundlag for behandling af data eller e-mailmodtagere, der endnu ikke er kontakter. Når der sendes e-mails til flere modtagere, spores e-mailåbninger anonymt.

Du kan ændre en kontakts sporingsberettigelse ved at opdatere deres juridiske grundlag for behandling af kontaktens dataegenskaber.

Logning af e-mails

For at logge en e-mail og tilføje nye kontakter til HubSpot fra en logget e-mail skal den e-mailadresse, du sender e-mails fra, være en af følgende:

• En bruger på din konto
• En af dine forbundne e-mailadresser
• Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din forbundne Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og dine præferencer).

Du kan angive e-mailadresser og domæner, som du aldrig vil logge e-mails for, i dine HubSpot-kontoindstillinger. Eller du kan tilføje disse e-mailadresser og domæner i dine add-in-indstillinger.

Bemærk: Vedhæftede filer, der er større end 50 MB, logges ikke til HubSpot. Din e-mail vil stadig blive leveret til kontakten og vil blive logget i CRM, men uden en vedhæftet fil.

Send en logget e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet

Sådan sender du en logget e-mail ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet:

• Skriv en ny e-mail i Outlook.
• Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
• Åbn salgsværktøjerne i din indbakke. Denne proces vil variere lidt afhængigt af, hvilken mailklient du bruger:
  • Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet fra Outlook-skrivebordet på en pc eller Mac, skal du klikke på Salgsværktøjer i meddelelsesvinduet.
  • Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet fra Outlook på nettet eller en Outlook.com-konto, skal du klikke på tandhjulsikonet sprocket i nederste højre hjørne af dit e-mail-sammensætningsvindue.
• Marker afkrydsningsfeltet Log i højre rude. Din BCC-adresse udfyldes automatisk i BCC-feltet.

• Som standard vælger tilføjelsesprogrammet automatisk kontaktpersonens fem seneste tilknyttede aftale- eller billetposter til at logge e-mails på. Kun aftaler eller billetter i en åben fase vælges automatisk. For eksplicit at vælge, hvilke poster e-mailen skal logges til:

Bemærk: Du skal bruge Office 365 version 1910 eller nyere for eksplicit at vælge, hvilke poster e-mailen skal logge på.

• • Klik pårullemenuen ved siden af afkrydsningsfeltet Log .
  • Marker/ryd afkrydsningsfelterne ud for de poster, du vil logge e-mailen på.
  • Hvis du sender e-mailen til en modtager, som ikke er en kontakt i dit CRM, oprettes der en ny kontaktpost. Du vil se kontaktens e-mail på listen, når du redigerer associationerne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet , hvis du ikke ønsker, at e-mailen skal logges til den nye kontaktpost. Se, hvordan du kun logger e-mails til eksisterende kontaktoptegnelser .

• Hold HubSpot Sales-ruden åben med afkrydsningsfeltet markeret, og klik derefter på Send.

Du kan tilpasse, hvilke tilknyttede poster dine e-mails automatisk logges til i dine indstillinger for Office 365-tilføjelsesprogrammet. Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt, der oprettes af en logget e-mail, blive indstillet som ikke-marketing.

Bemærk: Hvis en ny kontakt oprettes via en logget e-mail, vil den HubSpot-bruger, der har sendt e-mailen, automatisk blive tildelt som ejer af kontakten , så længe der ikke er tildelt en tidligere ejer .

Se den loggede e-mail i HubSpot

E-mails, der logges i HubSpot ved hjælp af Office 365-tilføjelsen, vil automatisk blive knyttet til de poster, du har angivet, før du sender e-mailen.

For at se den loggede e-mail i HubSpot:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til dine kontakter, virksomheder eller aftaler.
• Klik på navnet på posten.
• Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:
  
  1. 1. Tilknyttede poster: Klik for at redigere tilknyttede firma- eller aftaleposter.
     2. Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen til toppen af kontaktens tidslinje.
     3. Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.
     4. Detaljer: Klik for at se specifikke oplysninger om e-mailen.
     5. Udvid: Klik for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mailsamtale, skal du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
     6. Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.
     7. Svar: Klik på Svar for at sende et e-mail-svar til kontakten fra HubSpot.

Bemærk: For at kunne sende e-mail-svar fra HubSpot og logge indgående svar til HubSpot, skal du have en tilsluttet indbakke.