E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in

Gebruik de functies Traceren en Loggen van de HubSpot Sales Office 365 add-in om de betrokkenheid van je contactpersonen bij je e-mails te monitoren en bij te houden.

• Als tracking is ingeschakeld, kun je bijhouden wanneer contactpersonen je e-mails bekijken of openen.
  • Bekijk e-mailactiviteiten in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van contactpersonen.
  • Ontvang realtime meldingen wanneer een contactpersoon je e-mail opent.

• • Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel kunnen klikken op koppelingen in de hoofdtekst van de gevolgde e-mail volgen. Meer informatie over klikken traceren.
• Als loggen is ingeschakeld, kunt u een e-mail vastleggen in het contactrecord van de ontvanger of in de bijbehorende records. Meer informatie over het verschil tussen traceren en loggen.

Let op: dit artikel gaat over het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in. Als je de Outlook desktop add-in gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook desktop add-in.

Voordat je begint

Voordat je aan de slag gaat met de HubSpot Sales Office 365 add-in, bekijk je de vereisten en beperkingen van het volgen en loggen van e-mails.

Vereisten begrijpen

• Gebruikers moeten hun inbox verbinden met HubSpot om e-mails te kunnen volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in.
• Gebruikers moeten Office 365 versie 1910 of later gebruiken om te selecteren naar welke records een e-mail moet worden gelogd.
• Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogd e-mailbericht, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in je account
  • Een van je gekoppelde e-mailadressen
  • Een alias in je e-mailclient (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren)

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• Het HubSpot Sales taakvenster moet geopend zijn in je inbox wanneer je een gevolgde of gelogde e-mail verzendt. Leer hoe je het taakvenster vastzet, zodat het altijd open is voor tracking en logging.
• Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kunnen geopende e-mails alleen worden getraceerd voor contactpersonen met een toegewezen wettelijke basis voor gegevensverwerking. Uw juridische team is de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mail logging en tracking gebruikt. Meer informatie over e-mailtracking wanneer de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld.
  • U kunt uw extensie-instellingen aanpassen om tracking en logging uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen.
• Wanneer je een e-mail met een bestandsbijlage logt, worden bijlagen groter dan 50 MB niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in de CRM, maar zonder bijlage.

Standaardinstellingen voor loggen en volgen configureren

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
3. Op het tabblad Email Log & Track kunt u configureren hoe e-mails worden bijgehouden of gelogd in HubSpot door de volgende selectievakjes in of uit te schakelen:
   • Sta alle gebruikers toe om e-mailbijlagen te loggen: stel in of inkomende e-mailbijlagen mogen worden gelogd in het CRM, het conversatie-inbox en de zijbalk.
   • Standaard logboekinstelling toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kunt u klikken om de schakelaar Alle e-mails standaard loggen aan of uit te zetten om in te stellen of e-mails standaard worden gelogd voor alle gebruikers in uw account.
   • Alle gebruikers toestaan om e-mails te volgen en te zien of ontvangers hun e-mails openen en erop klikken: stel in of gebruikers e-mails kunnen volgen die zijn verzonden vanuit het CRM, de inbox van conversaties, e-mailextensies en sequenties.
   • Standaardinstelling voor bijhouden voor alle gebruikers toepassen: als u het selectievakje Alle gebruikers toestaan om e-mails bij te houden en te zien of ontvangers hun e-mails openen en erop klikkenhebt ingeschakeld, kunt u deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden bijgehouden voor alle gebruikers in uw account.

E-mails volgen

Een gevolgde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

1. Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
2. Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
3. Navigeer naar de HubSpot Sales add-in:
   • Outlook voor Windows of Mac (klassiek): klik in het hoofdlint op Verkooptools.
   • Outlook voor Windows of Mac (nieuw): klik in het hoofdlint op de drie horizontale punten en selecteer HubSpot Sales.
   • Outlook op het web: klik in het hoofdlint op Apps en selecteer HubSpot Sales.

4. Schakel in het taakvenster onder Berichtentools het selectievakje E-mailopeningen bijhouden in. Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-vestiging zien E-mailopeningen en -kliks bijhouden.
5. Houd het taakvenster van HubSpot Sales open en klik op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Zodra een gevolgde e-mail is verzonden, geeft de e-mailactiviteit een Verzonden status weer in het contactrecord en in uw activiteitenfeed.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad. De e-mailmelding wordt gemarkeerd als Geopend in uw activiteitenfeed. Klik onder de naam van de contactpersoon op [X] open/verzonden + andere activiteit om de details en geschiedenis van de activiteit uit te vouwen.

U kunt ook zien hoe uw contactpersonen omgaan met uw gevolgde e-mails via de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe je tracking kunt uitschakelen.

Tracering met instellingen voor gegevensprivacy ingeschakeld

Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen loggen en bijhouden als de contactpersoon een toegewezen wettelijke basis heeft voor gegevensverwerking. Als je meerdere ontvangers e-mailt, worden e-mailopeningen anoniem bijgehouden.

Voor nieuwe contactpersonen of bestaande contactpersonen die geen wettelijke basis voor gegevensverwerking hebben opgegeven:

• E-mailweergaven en -openingen worden niet bijgehouden.
• Als u een e-mail in Office 365 opstelt, wordt het selectievakje E-mailopeningen en -kliks bijhouden grijs weergegeven om aan te geven dat de contactpersoon niet in aanmerking komt voor tracering.
• U kunt de traceerbaarheid van een contactpersoon bijwerken door de eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens bij te werken.

E-mails registreren

Een gelogde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

1. Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
2. Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
3. Navigeer naar de HubSpot Sales add-in:
   • Outlook voor Windows of Mac (klassiek): klik in het hoofdlint op Verkooptools.
   • Outlook voor Windows of Mac (nieuw): klik in het hoofdlint op de drie horizontale punten en selecteer HubSpot Sales.
   • Outlook op het web: klik in het hoofdlint op Apps en selecteer HubSpot Sales.
4. Schakel in het taakvenster onder Berichtentools hetselectievakje Log in . Je BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.

5. Als je account standaard loginstellingen heeft geconfigureerd, selecteert de invoegtoepassing automatisch naar welke records de e-mail moet worden gelogd. Om handmatig te selecteren naar welke records de e-mail wordt gelogd:
   • Klik op hetvervolgkeuzemenu naast het selectievakje Log .
   • Schakel de selectievakjes naast de records waarnaar u de e-mail wilt loggen in of uit.
6. Als je de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in je CRM, kun je ervoor kiezen om een nieuwe contactpersoon te maken.
   • Als je een nieuwe contactpersoon wilt maken, schakel dan het selectievakje naast het e-mailadres in onder Als nieuwe contactpersonen maken, wanneer je de recordassociaties bewerkt.
     
     • Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat is gemaakt door een aangemelde e-mail ingesteld als niet-marketing.
     • De HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden, wordt automatisch toegewezen als eigenaar van de contactpersoon, zolang er geen vorige eigenaar is toegewezen.
   • Als je geen nieuwe contactpersoon wilt maken, schakel dan het selectievakje naast het e-mailadres onder Als nieuwe contactpersoon maken uit . Ontdek hoe u e-mails alleenbij bestaande contactpersonen kunt registreren.
7. Houd het HubSpot Sales taakvenster open en klik op Verzenden.

De gelogde e-mail bekijken in HubSpot

1. Navigeer naar je records:

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.

2. Klik op de naam van het record.

3. Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:

• • Vastzetten: klik om de e-mail vast te zetten boven aan de tijdlijn van de contactpersoon.
  • Kopieer link: klik om de URL van de gelogde e-mail te kopiëren.
  • Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon vanuit HubSpot te verzenden.
  • Doorsturen: klik om de e-mail door te sturen naar een andere contactpersoon.

• • Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit van de tijdlijn te verwijderen.

• • Uitvouwen: klik op de pijl om de volledige inhoud van de e-mail te bekijken. Als er een e-mailconversatie gaande is, klikt u op Bekijk thread om alle e-mails in de conversatie te zien.
  • Koppelingen: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
  • Bijlagen: klik om bijlagen te openen die aan deze specifieke e-mail zijn gekoppeld.