E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in

Gebruik de functies voor het bijhouden en registreren van de HubSpot Sales Office 365-add-in om de interactie van je contactpersonen met je e-mails te volgen en vast te leggen.

• Als tracking is ingeschakeld, kun je zien wanneer contacten je e-mails bekijken of openen.
  • Bekijk e-mailactiviteit in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van het contact. 
  • Ontvang realtime meldingen wanneer een contactpersoon je e-mail opent.

• • Gebruikers met eentoegewezen Sales Hub -licentie kunnen klikken volgen op links in de tekst van de bijgehouden e-mail. Meer informatie over het bijhouden van klikken. 
• Als logboekregistratie is ingeschakeld, kunt u een e-mail vastleggen in het contactrecord van de ontvanger of in de bijbehorende records. Lees meer over het verschil tussen tracking en logboekregistratie.

Let op: dit artikel gaat over het volgen en registreren van e-mails met de HubSpot Sales Office 365-add-in. Als je de Outlook-desktopadd-in gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en registreren met de Outlook-desktopadd-in.

Voordat u aan de slag gaat

Lees, voordat u aan de slag gaat met de HubSpot Sales Office 365-add-in, de vereisten en beperkingen voor het volgen en registreren van e-mails door. 

De vereisten begrijpen

• Gebruikers moeten hun inbox koppelen aan HubSpot om e-mails te volgen en te loggen met behulp van de HubSpot Sales Office 365-add-in.
• Gebruikers moeten Office 365 versie 1910 of hoger gebruiken om te selecteren in welke records een e-mail moet worden gelogd.
• Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account
  • Een van uw gekoppelde e-mailadressen
  • Een alias in je e-mailclient (ofwel een alias die is geconfigureerd in je gekoppelde Gmail-inbox, ofwel een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren)

Begrijp de beperkingen en overwegingen

• Het HubSpot Sales-taakvenster moet geopend zijn in je inbox wanneer je een bijgehouden of geregistreerde e-mail verstuurt. Ontdek hoe je het taakvenster kunt vastzetten, zodat het altijd openstaat voor het bijhouden en registreren. 
• Als je de instellingen voor gegevensprivacy in je account hebt ingeschakeld, kan het openen van e-mails alleen worden bijgehouden voor contactpersonen met een toegewezen rechtsgrond voor gegevensverwerking. Je juridische team is de beste bron om te bepalen hoe je bedrijf e-mailregistratie en -tracking gebruikt. Lees meer over e-mailtracking wanneer de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld.
  • U kunt uw extensie-instellingen aanpassen om het bijhouden en registreren uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. 
• Bij het loggen van een e-mail met een bijlage worden bijlagen groter dan 50 MB niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds bij de contactpersoon afgeleverd en wordt in het CRM gelogd, maar zonder bijlage.

Configureer de standaardinstellingen voor loggen en volgen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu aan de linkerkant, onder Gegevensbeheer, naar Objecten.

3. Bovenaan de pagina pagina op de Selecteer een object en selecteer Activiteiten.

4. Op de E-mail loggen & volgen , configureer je hoe e-mails in HubSpot worden bijgehouden of geregistreerd door de volgende selectievakjes aan of uit te vinken:

   • Alle gebruikers toestaan e-mailbijlagen te loggen: stel in of inkomende e-mailbijlagen kunnen worden gelogd in het CRM, de conversatie-inbox en de zijbalk. 
   • Standaardlogboekinstelling toepassen voor alle gebruikers: wanneerdeze instelling is ingeschakeld, kunt u klikken om de schakelaar 'Alle e-mails standaard loggen' in of uit te schakelen om in te stellen of e-mails standaard worden gelogd voor alle gebruikers in uw account.
   • Alle gebruikers toestaan om e-mails bij te houden en te zien wanneer ontvangers hun e-mails openen en erop klikken: stel in of gebruikers e-mails kunnen bijhouden die zijn verzonden vanuit het CRM, de conversatie-inbox, e-mailuitbreidingen en sequenties. 
   • Standaardinstelling voor volgen toepassen voor alle gebruikers: als u de Alle gebruikers toestaan om e-mails te volgen en te zien wanneer ontvangers hun e-mails openen en erop klikken , kunt u deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden bijgehouden voor alle gebruikers in uw account. 

    

E-mails volgen

Een getraceerde e-mail verzenden met de Office 365-add-in

1. Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
2. Voer de e-mailontvanger, het onderwerp en de tekst van de e-mail in.
3. Ga naar de HubSpot Sales-add-in:
   • Outlook voor Windows of Mac (klassiek):klik in het hoofdlint opVerkooptools.
   • Outlook voor Windows of Mac (nieuw):klik in het hoofdlint op dedrie horizontale puntjes enselecteerHubSpot Sales.
   • Outlook op het web:klik in het hoofdlint opApps enselecteerHubSpot Sales.

4. Selecteer in het taakvenster onder Berichttools het selectievakje E-mailopeningen bijhouden. Gebruikers met een toegewezenSales Hub -licentie zien E-mailopeningen en klikken bijhouden.
5. Houd het HubSpot Sales -taakvenster open en klik op Verzenden.

De status van de e-mail met tracking bekijken

Zodra een e-mail met tracking is verzonden, wordt in de e-mailactiviteit de status Verzonden weergegeven in het contactrecord en in uw activiteitenfeed. 

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je desktop. De e-mailmelding wordt gemarkeerd als 'Geopend' in je activiteitenfeed. Klik onder de naam van de contactpersoon op [X] openen/verzonden + andere activiteiten om de activiteitsdetails en -geschiedenis uit te vouwen.

U kunt ook zien hoe uw contacten reageren op uw gevolgde e-mails via de Chrome-extensie. Om uw activiteitenfeed te openen vanuit de Chrome-extensie, klikt u op het HubSpot-tandwiel pictogram in de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser. 

Lees meer over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe je tracking kunt uitschakelen.

Tracking met ingeschakelde gegevensprivacy-instellingen

Als jede gegevensprivacy-instellingen in je account hebt ingeschakeld, kan HubSpot het openen van e-mails door een contactpersoon alleen registreren en volgen als er een rechtsgrond voor gegevensverwerking is toegewezen aan de contactpersoon. Wanneer je e-mails naar meerdere ontvangers stuurt, wordt het openen van e-mails anoniem bijgehouden.

Voor nieuwe contacten of bestaande contacten die geen rechtsgrond voor gegevensverwerking hebben opgegeven:

• E-mailweergaven en -openingen worden niet bijgehouden.
• Bij het opstellen van een e-mail in Office 365 is het selectievakje 'E-mailopeningen en klikken bijhouden' grijs weergegeven om aan te geven dat het contact niet in aanmerking komt voor tracking.
• U kunt de geschiktheid voor tracking van een contactpersoon bijwerken door de eigenschap 'Rechtsgrondslag voor de verwerking van contactgegevens' bij te werken.

E-mails registreren

Een geregistreerde e-mail verzenden met de Office 365-invoegtoepassing

1. Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
2. Voer de e-mailontvanger, de onderwerpregel en de e-mailtekst in.
3. Ga naar de HubSpot Sales-add-in:
   • Outlook voor Windows of Mac (klassiek):klik in het hoofdlint op'Verkooptools'.
   • Outlook voor Windows of Mac (nieuw):klik in het hoofdlint op dedrie horizontale puntjes enselecteerHubSpot Sales.
   • Outlook op het web:klik in het hoofdlint opApps enselecteerHubSpot Sales.
4.  Vink in het taakvenster onder ‘Berichttools’ hetselectievakje ‘Log’ aan. Uw BCC-adres wordt dan automatisch ingevuld in het BCC-veld.

5. Als voor uw account standaard logboekinstellingen zijn geconfigureerd, selecteert de invoegtoepassing automatisch in welke records de e-mail moet worden gelogd. Om handmatig te selecteren in welke records de e-mail wordt gelogd:
   • Klik op hetvervolgkeuzemenu naasthetselectievakje Logboek.
   • Schakel de selectievakjes in of uitnaast de records waarin u de e-mail wilt loggen.
6. Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, kunt u ervoor kiezen om een nieuwe contactpersoon aan te maken.
   • Als u een nieuw contact wilt aanmaken, vink dan het selectievakje naast het e-mailadres aan onder 'Aanmaken als nieuwe contacten' wanneer u de recordkoppelingen bewerkt. 
     
     • Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat is aangemaakt door een geregistreerde e-mail ingesteld als niet-marketing. 
     • De HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden, wordt automatisch aangewezen als de contactpersoon-eigenaar, mits er nog geen eerdere eigenaar is toegewezen. 
   • Als u geen nieuw contact wilt aanmaken, schakel dan hetselectievakje naast het e-mailadres uit onder 'Aanmaken als nieuwe contacten'. Lees hoe u e-mails alleenaan bestaande contactrecords kunt koppelen. 
7. Houd het HubSpot Sales -taakvenster geopend en klik op Verzenden.

Bekijk de geregistreerde e-mail in HubSpot

1. Navigeer naar je records:

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.

2. Klik op de naam van het record.

3. Zoek de geregistreerde e-mail in de tijdlijn. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:

• • Vastzetten: klik om de e-mail bovenaan de tijdlijn van de contactpersoon vast te zetten.
  • Link kopiëren: klik hier om de URL van de geregistreerde e-mail te kopiëren. 
  • Beantwoorden: klik op Beantwoorden om vanuit HubSpot een e-mail te sturen naar de contactpersoon.
  • Doorsturen: klik hier om de e-mail door te sturen naar een ander contact. 

• • Verwijderen: klik hier om de e-mailactiviteit uit de tijdlijn te verwijderen.

• • Uitvouwen: klik op de pijl van de vervolgkeuzelijst om de volledige tekst van de e-mail te bekijken. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik dan op 'Discussie weergeven' om alle e-mails in de discussie te bekijken.
  • Koppelingen: klik hier om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
  • Bijlagen: klik hier om bijlagen te openen die bij deze specifieke verzonden e-mail horen.