Traceer en log e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in

Gebruik de functies Track en Log van de HubSpot Sales Office 365 add-in om de betrokkenheid van je contactpersonen bij je e-mails te controleren en bij te houden. Als de track-functie is ingeschakeld, kun je realtime meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon je e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot om alle communicatie uit het verleden bij te houden voor je team.

Je kunt informatie over het openen en klikken van e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactrecords en hun bijbehorende records. In dit artikel lees je meer over het verschil tussen traceren en loggen.

Dit artikel gaat over het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in. Als je de Outlook desktop invoegtoepassing gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook desktop invoegtoepassing.

Standaard log- en trackinstellingen configureren

Superbeheerders kunnen het standaardgedrag voor het volgen, loggen en koppelen van e-mails voor alle gebruikers in je account bijwerken.

Om deze standaardinstellingen te configureren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Activiteiten.
• Klik op het tabblad Email Log & Track.
• Configureer onder Email Log and Track Settings hoe e-mails worden vastgelegd in HubSpot door de bijbehorende selectievakjes in of uit te schakelen:
  • Standaard logboekinstelling toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kun je klikken om de schakelaar Alle e-mails standaard loggen in of uit te schakelen om in te stellen of e-mails standaard worden gelogd voor alle gebruikers in je account.
  • Standaardassociatie toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kun je op het vervolgkeuzemenu klikken en de standaardrecordtypes selecteren die moeten worden gekoppeld aan een gelogde e-mail.
  • Standaardinstelling voor bijhouden toepassen voor alle gebruikers: als je het selectievakje Alle gebruikers toestaan om e-mails bij te houden en zien dat ontvangers hun e-mails openen en erop klikken hebt ingeschakeld, kun je deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden bijgehouden voor alle gebruikers in je account.

E-mails volgen

Een gevolgde e-mail verzenden met de Office 365 invoegtoepassing

Als u een gevolgde e-mail wilt verzenden met de Office 365 invoegtoepassing:

• Meld u aan bij uw Outlook-account.
• Stel een nieuwe e-mail op.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
• Open de verkooptools in je Postvak IN. Dit proces verschilt enigszins afhankelijk van de e-mailclient die je gebruikt:
  • Als je de Office 365-add-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klik je in het berichtvenster op Verkoophulpmiddelen.
  • Als u de Office 365 add-in gebruikt op een Outlook on the web- of Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw e-mailcompositievenster op het tandwielpictogram sprocket.
• Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje E-mailopeningen bijhouden in (gebruikers met betaalde Sales Hub-zitplaatsen zien de e-mailopeningen en -kliks bijhouden).

• Houd het HubSpot-verkoopvenster open met het selectievakje ingeschakeld en klik op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Voordat je contact de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Als de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een pop-upmelding in realtime op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als geopend in je activiteitenfeed. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. Je ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen als je gevolgde e-mails verzendt met de Office 365 add-in en als je de HubSpot Sales Chrome extensie hebt. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot activiteitenfeed.

Je kunt ook zien hoe je contactpersonen omgaan met je gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.

Traceren met privacy-instellingen ingeschakeld

Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen loggen en volgen als de contactpersoon een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking heeft. Bij het samenstellen van een e-mail in Office 365 wordt het selectievakje E-mailopeningen en -kliks traceren grijs weergegeven om aan te geven dat een contactpersoon niet in aanmerking komt voor tracering.

Het openen van e-mails wordt niet bijgehouden voor contactpersonen zonder rechtsgrondslag voor het verwerken van gegevens of e-mailontvangers die nog geen contactpersonen zijn. Als u meerdere ontvangers e-mailt, worden de e-mailopeningen anoniem bijgehouden.

U kunt de traceerbaarheid van een contactpersoon wijzigen door de eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens bij te werken.

E-mails loggen

Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:

• Een gebruiker in je account
• Een van je gekoppelde e-mailadressen
• Een alias in je e-mailprogramma (ofwel een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren)

Je kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor je nooit e-mails wilt aanmelden in je HubSpot accountinstellingen. Je kunt deze e-mailadressen en domeinen ook toevoegen in de instellingen van je invoegtoepassing.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.

Een aangemelde e-mail verzenden met de Office 365 invoegtoepassing

Een aangemelde e-mail verzenden met de Office 365 invoegtoepassing:

• Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
• Open de verkooptools in je Postvak IN. Dit proces verschilt enigszins afhankelijk van de e-mailclient die je gebruikt:
  • Als je de Office 365 add-in gebruikt vanaf Outlook desktop op een pc of Mac, klik je in het berichtvenster op Verkooptools.
  • Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op het web of een Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van het venster van uw e-mailcompositie op het tandwielpictogram sprocket.
• Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje Log in. Je BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.

• Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch de vijf meest recente geassocieerde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen. Alleen deals of tickets in een Open fase worden automatisch geselecteerd. Om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail wordt gelogd:

Let op: je moet Office 365 versie 1910 of hoger gebruiken om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd.

• • Klik op hetvervolgkeuzemenu naast het selectievakje Log .
  • Schakel de selectievakjes naast de records waarnaar je de e-mail wilt loggen in of uit.
  • Als je de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in je CRM, wordt er een nieuwe contactpersoon aangemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon in de lijst wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakje uit als je niet wilt dat de e-mail wordt gelogd naar de nieuwe contactpersoon. Meer informatie over het loggen van e-mails naar bestaande contactpersonen .

• Houd het HubSpot-verkoopvenster open met het selectievakje ingeschakeld en klik op Verzenden.

U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in de instellingen van uw Office 365 invoegtoepassing. Als u marketingcontactpersonen gebruikt, wordt een nieuw contact dat is gemaakt door een gelogde e-mail ingesteld als niet-marketing.

Let op: als een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt via een aangemelde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van de contactpersoon, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die worden aangemeld bij HubSpot met behulp van de Office 365 add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verzendt.

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• Navigeer in je HubSpot-account naar je contactpersonen, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kun je het volgende doen:
  
  1. 1. Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
     2. Vastmaken: klik om de e-mail vast te maken aan de bovenkant van de tijdlijn met contactpersonen.
     3. Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit van de tijdlijn te verwijderen.
     4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te bekijken.
     5. Uitvouwen: klik om de volledige inhoud van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klikt u op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
     6. Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mailverzending horen.
     7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon vanuit HubSpot te verzenden.

Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.