E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in

Gebruik de functies Traceren en Loggen van de HubSpot Sales Office 365 add-in om de betrokkenheid van je contactpersonen bij je e-mails te monitoren en bij te houden.

• Als tracking is ingeschakeld, kun je bijhouden wanneer contactpersonen je e-mails bekijken of openen.
  • Bekijk e-mailactiviteiten in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van contactpersonen.
  • Ontvang realtime meldingen wanneer een contactpersoon je e-mail opent.

• • Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel kunnen klikken op koppelingen in de hoofdtekst van de gevolgde e-mail volgen. Meer informatie over klikken traceren.
• Als loggen is ingeschakeld, kunt u een e-mail vastleggen in het contactrecord van de ontvanger of in de bijbehorende records. Meer informatie over het verschil tussen traceren en loggen.

Let op: dit artikel gaat over het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in. Als je de Outlook desktop add-in gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook desktop add-in.

Voordat je begint

Voordat je aan de slag gaat met de HubSpot Sales Office 365 add-in, bekijk je de vereisten en beperkingen van het volgen en loggen van e-mails.

Vereisten begrijpen

• Gebruikers moeten hun inbox verbinden met HubSpot om e-mails te kunnen volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in.
• Gebruikers moeten Office 365 versie 1910 of later gebruiken om te selecteren naar welke records een e-mail moet worden gelogd.
• Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogd e-mailbericht, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in je account
  • Een van je gekoppelde e-mailadressen
  • Een alias in je e-mailclient (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren)

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• Het HubSpot Sales taakvenster moet geopend zijn in je inbox wanneer je een gevolgde of gelogde e-mail verzendt. Leer hoe je het taakvenster vastzet, zodat het altijd open is voor tracking en logging.
• Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kunnen geopende e-mails alleen worden getraceerd voor contactpersonen met een toegewezen wettelijke basis voor gegevensverwerking. Uw juridische team is de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mail logging en tracking gebruikt. Meer informatie over e-mailtracking wanneer de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld.
  • U kunt uw extensie-instellingen aanpassen om tracking en logging uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen.
• Wanneer je een e-mail met een bestandsbijlage logt, worden bijlagen groter dan 50 MB niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in de CRM, maar zonder bijlage.

Standaardinstellingen voor loggen en volgen configureren

Superadmins en gebruikers met de machtiging Accounttoegang kunnen de standaardinstellingen voor het volgen, loggen en koppelen van e-mails voor alle gebruikers in je account bijwerken.

Om deze standaardinstellingen te configureren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
3. Klik op het tabblad Email Log & Track.
4. Configureer onder Email Log and Track Settings hoe e-mails worden vastgelegd in HubSpot door de volgende selectievakjes in of uit te schakelen:
   • Sta alle gebruikers toe om e-mailbijlagen te loggen: als deze instelling is ingeschakeld, worden alle inkomende bijlagen gelogd in de CRM.
   • Standaard logboekinstelling toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kun je de schakelaar Alle e-mails standaard loggen in- of uitschakelen om in te stellen of e-mails standaard worden gelogd voor alle gebruikers in je account.
   • Standaardassociatie toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kun je op het vervolgkeuzemenu klikken en de standaardrecordtypes selecteren die moeten worden gekoppeld aan een gelogde e-mail.
   • Alle gebruikers toestaan om e-mails te volgen en te zien hoe geadresseerden hun e-mails openen en erop klikken: als deze instelling is ingeschakeld, kunnen alle gebruikers hun eigen track- en log-instellingen configureren voor e-mails die via het CRM of de e-mailextensie zijn verzonden.
   • Standaardinstelling voor bijhouden toepassen voor alle gebruikers: als u het selectievakje Alle gebruikers toestaan om e-mails bij te houden en zien of ontvangers hun e-mails openen en erop klikken hebt ingeschakeld, kunt u deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden bijgehouden voor alle gebruikers in uw account.

Let op: als je toegang hebt tot de bèta Activiteitlogboeking standaard toepassen op externe e-mails, volgen verkoopextensie en BCC/doorgestuurde e-mails de automatische associatieregels en kunnen gebruikers geen standaardinstellingen personaliseren voor e-mails die via de extensie zijn verzonden. De Activiteitlogboekdefaults toepassen op externe e-mails beta heeft geen invloed op e-mails die worden verzonden vanuit gedeelde inboxen (bijv. antwoorden in de conversaties en helpdesktools) of uitgaande e-mails die worden verzonden vanuit sequenties. Zodra dit dit jaar wordt uitgerold naar alle accounts, kunnen gebruikers de standaardinstellingen voor activiteitenregistratie van de extensie niet meer aanpassen, maar kunnen ze nog wel koppelingen bewerken bij het verzenden van individuele e-mails.

E-mails volgen

Een gevolgde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

1. Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
2. Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
3. Open de verkooptools in je Postvak IN. Dit proces verschilt enigszins afhankelijk van de versie van Outlook die je gebruikt. Ga in de onderstaande tabel met de muis over het pictogram enlargeIcon om de invoegtoepassing voor elke Outlook-versie weer te geven.

Outlook-versie	Toegang tot de invoegtoepassing
Outlook voor Windows of Mac (klassiek) enlargeIcon	Klik boven in Outlook, in het hoofdlint, op Verkooptools.
Outlook voor Windows of Mac (nieuw) enlargeIcon	Klik bovenin Outlook in het vereenvoudigde lint of op de werkbalk op de drie horizontale punten. Selecteer vervolgens Werkbalk aanpassen om de invoegtoepassing te openen. Je kunt HubSpot Sales ook naar de werkbalk slepen.
Outlook op het web enlargeIcon	Klik boven in Outlook in het hoofdlint op Apps en selecteer vervolgens HubSpot Sales.

4. Schakel in het rechter taakvenster het selectievakje E-mailopeningen bijhouden in. Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-vestiging zien E-mailopeningen en -kliks bijhouden.
5. Houd het HubSpot Sales taakvenster open en klik op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Zodra een gevolgde e-mail is verzonden, geeft de e-mailactiviteit een Verzonden status weer in het contactrecord en in uw activiteitenfeed.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad. De e-mailmelding wordt gemarkeerd als Geopend in uw activiteitenfeed. Klik onder de naam van de contactpersoon op [X] open/verzonden + andere activiteit om de details en geschiedenis van de activiteit uit te vouwen.

U kunt ook zien hoe uw contactpersonen omgaan met uw gevolgde e-mails via de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe je tracking kunt uitschakelen.

Tracering met instellingen voor gegevensprivacy ingeschakeld

Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen loggen en bijhouden als de contactpersoon een toegewezen wettelijke basis heeft voor gegevensverwerking. Als je meerdere ontvangers e-mailt, worden e-mailopeningen anoniem bijgehouden.

Voor nieuwe contactpersonen of bestaande contactpersonen die geen wettelijke basis voor gegevensverwerking hebben opgegeven:

• E-mailweergaven en -openingen worden niet bijgehouden.
• Bij het samenstellen van een e-mail in Office 365 wordt het selectievakje E-mailopeningen en -klikken traceren grijs weergegeven om aan te geven dat de contactpersoon niet in aanmerking komt voor tracering.
• U kunt bijhouden of een contactpersoon in aanmerking komt voor tracering door de eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens bij te werken.

E-mails registreren

Een gelogde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

1. Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
2. Voer de ontvanger, het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail in.
3. Open de verkooptools in uw Postvak IN. Dit proces verschilt enigszins afhankelijk van de versie van Outlook die je gebruikt. Ga in de onderstaande tabel met de muis over het pictogram enlargeIcon om de invoegtoepassing voor elke Outlook-versie weer te geven .

Outlook-versie	Toegang tot de invoegtoepassing
Outlook voor Windows of Mac (klassiek) enlargeIcon	Klik boven in Outlook, in het hoofdlint, op Verkoophulpmiddelen.
Outlook voor Windows of Mac (nieuw) enlargeIcon	Klik bovenin Outlook in het vereenvoudigde lint of op de werkbalk op de drie horizontale stippen. Selecteer vervolgens Werkbalk aanpassen om de invoegtoepassing te openen. Je kunt HubSpot Sales ook naar de werkbalk slepen.
Outlook op het web enlargeIcon	Klik boven in Outlook in het hoofdlint op Apps en selecteer vervolgens HubSpot Sales.

4. Schakel in het rechter taakvenster hetselectievakje Log in . Je BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.

5. Als uw account standaard loginstellingen heeft geconfigureerd, selecteert de invoegtoepassing automatisch naar welke records de e-mail moet worden gelogd. Om handmatig te selecteren naar welke records de e-mail wordt gelogd:
   • Klik op hetvervolgkeuzemenu naast het selectievakje Log .
   • Schakel de selectievakjes naast de records waarnaar u de e-mail wilt loggen in of uit.
6. Als je de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in je CRM, kun je ervoor kiezen om een nieuwe contactpersoon te maken.
   • Als je een nieuwe contactpersoon wilt maken, schakel dan het selectievakje naast het e-mailadres in onder Als nieuwe contactpersonen maken, wanneer je de recordassociaties bewerkt.
     
     • Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat is gemaakt door een aangemelde e-mail ingesteld als niet-marketing.
     • De HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden, wordt automatisch toegewezen als eigenaar van de contactpersoon, zolang er geen vorige eigenaar is toegewezen.
   • Als je geen nieuwe contactpersoon wilt maken, schakel dan het selectievakje naast het e-mailadres onder Als nieuwe contactpersoon maken uit . Ontdek hoe u e-mails alleenbij bestaande contactpersonen kunt registreren.
7. Houd het HubSpot Sales taakvenster open en klik op Verzenden.

De gelogde e-mail bekijken in HubSpot

1. Navigeer naar je records:

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.

2. Klik op de naam van het record.

3. Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:

• • Vastmaken: klik om de e-mail vast te maken aan de bovenkant van de tijdlijn met contactpersonen.
  • Kopieer link: klik om de URL van de gelogde e-mail te kopiëren.
  • Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon vanuit HubSpot te verzenden.
  • Doorsturen: klik om de e-mail door te sturen naar een andere contactpersoon.

• • Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit van de tijdlijn te verwijderen.

• • Uitvouwen: klik op de pijl om de volledige inhoud van de e-mail te bekijken. Als er een e-mailconversatie gaande is, klikt u op Bekijk thread om alle e-mails in de conversatie te zien.
  • Koppelingen: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
  • Bijlagen: klik om bijlagen te openen die aan deze specifieke e-mail zijn gekoppeld.