Tracciare e registrare le e-mail con l'add-in HubSpot Sales Office 365

Utilizzate le funzioni Track e Log dell'add-in HubSpot Sales Office 365 per monitorare e tenere traccia del coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail. Con la funzione di tracciamento attivata, potete ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre la vostra e-mail. È inoltre possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot, per conservare un registro di tutte le comunicazioni passate a cui il team può fare riferimento.

È possibile esaminare le informazioni sull'apertura delle e-mail e sui clic nel feed delle attività; le e-mail registrate vengono salvate nei record dei singoli contatti e nei record ad essi associati. La differenza tra monitoraggio e registrazione è illustrata in questo articolo.

Questo articolo tratta del tracciamento e della registrazione delle e-mail con il componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365. Se si utilizza il componente aggiuntivo per desktop di Outlook, si spiega come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo per desktop di Outlook.

Configurare le impostazioni predefinite di log e track

Isuperamministratori possono aggiornare il comportamento predefinito per il tracciamento, la registrazione e l'associazione delle e-mail per tutti gli utenti dell'account.

Per configurare queste impostazioni predefinite:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
• Fare clic sulla scheda Registro e tracciamento e-mail.
• In Impostazioni registro e tracciamento e-mail, configurare le modalità di registrazione delle e-mail in HubSpot selezionando o deselezionando le caselle di controllo associate:
  • Applica impostazione di registro predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic per attivare o disattivare l'interruttore Registra tutte le e-mail per impostazione predefin ita per stabilire se le e-mail vengono registrate per impostazione predefinita per tutti gli utenti dell'account.
  • Applica associazione predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic sul menu a discesa e selezionare i tipi di record predefiniti da associare a un'e-mail registrata.
  • Applica l'impostazione Traccia predefinita per tutti gli utenti: se avete selezionato la casella di controllo Consenti a tutti gli utenti di tracciare le e-mail e di vedere i destinatari che aprono e fanno clic sulle loro e-mail, potete attivare questa impostazione per configurare se tutte le e-mail saranno tracciate per impostazione predefinita da tutti gli utenti dell'account.

Tracciamento delle e-mail

Inviare un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365

Per inviare un'e-mail tracciata usando il componente aggiuntivo di Office 365:

• Accedere all'account di Outlook.
• Comporre una nuova e-mail.
• Immettere il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
• Aprite gli strumenti di vendita nella vostra casella di posta. Questa procedura varia leggermente a seconda del client di posta in uso:
  • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook desktop su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita.
  • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 su un account Outlook sul Web o Outlook.com, nell'angolo in basso a destra della finestra di composizione della posta elettronica, fare clic sull'icona della ruota dentata sprocket.
• Nel riquadro di destra, selezionate la casella di controllo Traccia aperture e-mail (gli utenti con posti a pagamento assegnati a Sales Hub vedranno Traccia aperture e-mail e clic).

• Mantenete aperto il riquadro HubSpot Sales con la casella di controllo selezionata, quindi fate clic su Invia.

Visualizzare lo stato dell'e-mail tracciata

Prima che il contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail vengono visualizzati nel feed delle attività in HubSpot come inviati.

Quando il destinatario apre l'e-mail, riceverete una notifica pop-up in tempo reale sul desktop e la notifica dell'e-mail contrassegnata come aperta nel vostro feed di attività. Fare clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto l'e-mail. Nel menu a tendina è presente anche la cronologia delle attività del contatto.

Nota bene: le notifiche in tempo reale vengono visualizzate quando si inviano e-mail tracciate utilizzando l'add-in di Office 365 e se si dispone dell'estensione HubSpot Sales Chrome. In caso contrario, le attività verranno visualizzate solo nel feed delle attività di HubSpot.

Per accedere al feed delle attività dall'estensione di Chrome, fate clic sull'icona a forma di ruota dentata di HubSpot sprocket nell'angolo in alto a destra del browser Chrome.

Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disabilitare il tracciamento.

Tracciamento con impostazioni di privacy dei dati attivate

Se nel vostro account avete attivato le impostazioni sulla privacy dei dati, HubSpot può registrare e tracciare le aperture delle e-mail di un contatto solo se il contatto ha una base legale assegnata per il trattamento dei dati. Quando si compone un'e-mail in Office 365, la casella di controllo Traccia le aperture e i clic delle e-mail sarà disattivata per indicare l'inammissibilità del tracciamento di un contatto.

Le aperture delle e-mail non saranno tracciate per i contatti senza una base legale per il trattamento dei dati o per i destinatari delle e-mail che non sono ancora contatti. In caso di invio di e-mail a più destinatari, le aperture delle e-mail saranno tracciate in forma anonima.

È possibile modificare l'idoneità al tracciamento di un contatto aggiornando la proprietà Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto.

Registrazione delle e-mail

Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:

• Un utente del proprio account
• Uno degli indirizzi e-mail collegati
• Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto al profilo e alle preferenze).

È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail nelle impostazioni dell'account HubSpot. In alternativa, è possibile aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni del componente aggiuntivo.

Nota bene: gli allegati di e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati in HubSpot. L'e-mail sarà comunque consegnata con successo al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato.

Inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365

Per inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365:

• Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
• Immettere il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
• Aprite gli strumenti di vendita nella vostra casella di posta. Questa procedura varia leggermente a seconda del client di posta in uso:
  • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook desktop su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita.
  • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook sul web o da un account Outlook.com, nell'angolo in basso a destra della finestra di composizione della posta elettronica, fare clic sull'icona della ruota dentata sprocket.
• Nel riquadro di destra, selezionare la casella di controllo Registro . L'indirizzo BCC verrà inserito automaticamente nel campo BCC.

• Per impostazione predefinita, il componente aggiuntivo selezionerà automaticamente i cinque record di accordi o biglietti associati più recenti del contatto per registrare le e-mail. Verranno selezionati automaticamente solo i deal o i ticket in fase di apertura. Per selezionare esplicitamente i record a cui registrare le e-mail:

Nota bene: è necessario utilizzare la versione 1910 o superiore di Office 365 per selezionare esplicitamente i record a cui registrare le e-mail.

• • Fare clic sulmenu a discesa accanto alla casella di controllo Registro .
  • Selezionare/deselezionare le caselle di controllo accanto ai record a cui si desidera registrare l'e-mail.
  • Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, verrà creato un nuovo record di contatto. Quando si modificano le associazioni, l'e-mail del contatto viene elencata. Deselezionare la casella di controllo se non si desidera che l'e-mail venga registrata nel nuovo record di contatto. Per sapere come registrare le e-mail solo nei record di contatto esistenti .

• Mantenete aperto il riquadro HubSpot Sales con la casella di controllo selezionata, quindi fate clic su Invia.

Nelle impostazioni del componente aggiuntivo di Office 365 è possibile personalizzare i record associati a cui vengono registrate automaticamente le e-mail. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata verrà impostato come non di marketing.

Nota bene: se un nuovo contatto viene creato tramite un'e-mail registrata, l'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.

Visualizzare l'e-mail registrata in HubSpot

Le e-mail che vengono registrate in HubSpot utilizzando l'add-in di Office 365 saranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio dell'e-mail.

Per vedere l'e-mail registrata in HubSpot:

• Nel vostro account HubSpot, navigate verso i vostri contatti, le aziende o le offerte.
• Fare clic sul nome del record.
• Nella timeline, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile eseguire le seguenti operazioni:
  
  1. 1. Registrazioni associate: fare clic per modificare le registrazioni di aziende o offerte associate.
     2. Appunta: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla timeline dei contatti.
     3. Elimina: fare clic per eliminare l'attività dell'e-mail dalla timeline.
     4. Dettagli: fare clic per visualizzare informazioni specifiche sull'invio dell'e-mail.
     5. Espandi: fare clic per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza discussione per visualizzare tutte le e-mail della discussione.
     6. Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.
     7. Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.

Nota bene: per inviare risposte via e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario disporre di una casella di posta connessa.