Tracciamento e registrazione delle e-mail con l'add-in HubSpot Sales Office 365

Utilizzate le funzioni Tracciamento e Registro dell'add-in HubSpot Sales Office 365 per monitorare e registrare il coinvolgimento dei contatti con le vostre e-mail. Con la funzione Tracciamento attivata, potete ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre la vostra e-mail. È anche possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot per tenere un record di tutte le comunicazioni passate da consultare per il vostro team.

È possibile esaminare le informazioni sull'apertura delle e-mail e sui clic nel Feed attività; le e-mail registrate vengono salvate nei singoli record del contatto e nei relativi record associati. La differenza tra tracciamento e registrazione è illustrata in questo articolo.

Questo articolo tratta del tracciamento e della registrazione delle e-mail con il componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365. Se si utilizza il componente aggiuntivo di Outlook per desktop, si spiega come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo di Outlook per desktop.

Configurazione delle impostazioni predefinite di registro e tracciamento

Isuper amministratori e gli utenti con l'autorizzazione Accesso account possono aggiornare il comportamento predefinito per il tracciamento, la registrazione e l'associazione delle e-mail per tutti gli utenti dell'account.

Per configurare queste impostazioni predefinite:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
• Fare clic sulla scheda Registro e tracciamento e-mail.
• In Impostazioni registro e tracciamento e-mail, configurare le modalità di registrazione delle e-mail in HubSpot selezionando o deselezionando le caselle di controllo associate:
  • Consenti a tutti gli utenti di registrare gli allegati delle e-mail: quando questa impostazione è attivata, tutti gli allegati in arrivo verranno registrati nel CRM.
  • Applica l'impostazione di registro predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic per attivare o disattivare l'interruttore Registra tutte le e-mail per impostazione predefinita per stabilire se le e-mail vengono registrate per impostazione predefinita per tutti gli utenti dell'account.
  • Applica Associazione predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic sul menu a discesa e selezionare i tipi di record predefiniti da associare a un'e-mail registrata.
  • Consenti a tutti gli utenti di tracciare le e-mail e di vedere il tracciamento dell'apertura e dei clic dei destinatari sulle loro e-mail: quando questa impostazione è attivata, tutti gli utenti potranno configurare le proprie impostazioni di tracciamento e registrazione delle e-mail inviate tramite il CRM o l'estensione e-mail.
  • Applica l'impostazione predefinita di Tracciamento per tutti gli utenti: se avete selezionato la casella di controllo Consenti a tutti gli utenti di tracciare le e-mail e di vedere i destinatari che aprono e fanno clic sulle loro e-mail, potete attivare questa impostazione per configurare se tutte le e-mail saranno tracciate per impostazione predefinita da tutti gli utenti del vostro account.

Tracciamento delle e-mail

Nota bene: il tracciamento delle e-mail con il nuovo Outlook per Mac non è attualmente supportato.

Inviare un'e-mail di tracciamento utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365

Per inviare un'e-mail di tracciamento usando il componente aggiuntivo di Office 365:

• Accedere all'account di Outlook.
• Strumento di composizione di una nuova e-mail.
• Inserite il destinatario, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
• Aprire gli strumenti di vendita nella posta in arrivo. Questo processo varia leggermente a seconda del client di posta utilizzato:
  • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook desktop su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita.
  • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 su un account Outlook sul web o Outlook.com, fare clic su App nella barra multifunzione di Outlook. Quindi fare clic su HubSpot Venditeket.

• Nel riquadro di destra, selezionate la casella di controllo delle aperture delle e-mail (gli utenti con postazioni a pagamento assegnate a Sales Hub vedranno la voce Traccia aperture e clic delle e-mail).

• Mantenete aperto il riquadro HubSpot Vendite con la casella di controllo selezionata, quindi fate clic su Invia.

Visualizzazione dello stato dell'e-mail tracciata

Prima che il contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail vengono visualizzati nel feed attività di HubSpot come Inviato.

Quando il destinatario apre l'e-mail, riceverete una notifica pop-up in tempo reale sul desktop e la notifica dell'e-mail contrassegnata come Aperta nel feed attività. Fate clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto l'e-mail. Nel menu a tendina è presente anche la cronologia delle attività del contatto elencate.

Nota bene: le notifiche in tempo reale vengono visualizzate quando si inviano e-mail tracciate utilizzando l'add-in di Office 365 e se si dispone dell'estensione HubSpot Vendite per Chrome. In caso contrario, le attività verranno visualizzate solo nel feed attività di HubSpot.

È anche possibile vedere come i contatti coinvolgono le e-mail tracciate dall'estensione Chrome. Per accedere al Feed attività dall'estensione Chrome, fate clic sull'icona dell'ingranaggio HubSpot sprocket nell'angolo superiore destro del browser Chrome.

Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disabilitare il tracciamento.

Tracciamento con impostazioni di privacy dei dati attivate

Se nel vostro account sono state attivate le impostazioni sulla privacy dei dati, HubSpot può registrare e tracciare le aperture delle e-mail di un contatto solo se questo ha una base legale per il trattamento dei dati del contatto. Quando si compone un'e-mail in Office 365, la casella di controllo Tracciamento delle aperture e dei clic delle e-mail sarà disattivata per indicare l'inammissibilità del tracciamento di un contatto.

Le aperture delle e-mail non saranno tracciate per i contatti senza base legale per il trattamento dei dati del contatto o per i destinatari delle e-mail che non sono ancora contatti. Quando si inviano e-mail a più destinatari, le aperture delle e-mail vengono tracciate in forma anonima.

È possibile modificare l'idoneità al tracciamento di un contatto aggiornando la proprietà Base legale per il trattamento dei dati del contatto.

Registrazione delle e-mail

Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:

• Un utente del vostro account
• Uno degli indirizzi e-mail entrati in contatto con l'utente
• Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto al profilo e alle preferenze)

È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini e-mail per i quali non si desidera registrare le e-mail nelle impostazioni dell'account HubSpot. In alternativa, è possibile aggiungere questi domini e indirizzi e-mail nelle impostazioni del componente aggiuntivo.

Nota bene: gli allegati delle e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati in HubSpot. L'e-mail verrà comunque consegnata con successo al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato.

Inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di E-mail 365

Per inviare un'e-mail protocollata utilizzando il componente aggiuntivo di E-mail:

• Strumento di composizione di una nuova e-mail in Outlook.
• Inserite il destinatario, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
• Aprite gli strumenti di vendita nella posta in arrivo. Questo processo varia leggermente a seconda del client di posta utilizzato:
  • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook desktop su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita.
  • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook sul web o da un account Outlook.com, fare clic su App nella barra multifunzione di Outlook. Quindi fare clic su HubSpot Vendite.
• Nel riquadro di destra, selezionare la casella di controllo Registro . L'indirizzo BCC verrà inserito automaticamente nel campo BCC.

• Per impostazione predefinita, il modulo aggiuntivo seleziona automaticamente i cinque record della trattativa o del ticket più recenti associati al contatto per registrare le e-mail. Verranno selezionati automaticamente solo le trattative o i ticket in fase aperta. Per selezionare esplicitamente i record a cui registrare le e-mail:

Nota bene: è necessario utilizzare Office 365 versione 1910 o superiore per selezionare esplicitamente a quali record deve essere registrata l'e-mail.

• • Fare clic sulmenu a discesa accanto alla casella di controllo Registro .
  • Selezionare/deselezionare le caselle di controllo accanto ai record a cui si desidera registrare l'e-mail.
  • Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, verrà creato un nuovo record del contatto. L'e-mail del contatto verrà elencata quando si modificano le associazioni. Deselezionare la casella di controllo se non si desidera che l'e-mail venga registrata nel nuovo record del contatto. Imparate a registrare le e-mail solo nei record del contatto esistenti .

• Mantenete aperto il riquadro HubSpot Vendite con la casella di controllo selezionata, quindi fate clic su Invia.

Nelle impostazioni del componente aggiuntivo di Office 365 è possibile personalizzare i record dell'associazione del record a cui le e-mail vengono automaticamente registrate. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail di marketing sarà impostato come contatto non di marketing.

Nota bene: se un nuovo contatto viene creato tramite un'e-mail registrata, l'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.

Visualizzare l'e-mail registrata in HubSpot

Le E-mail che vengono registrate in HubSpot utilizzando l'add-in di Office 365 saranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio dell'e-mail.

Per vedere l'e-mail registrata in HubSpot:

• Nell'account HubSpot, navigare tra i contatti, le aziende o le trattative.
• Fare clic sul nome del record.
• Nella cronologia, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile effettuare le seguenti operazioni:
  
  • Appuntare: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla cronologia dei contatti.
  • Copia link: fare clic per copiare l'URL dell'e-mail registrata.
  • Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.
  • Inoltra: fare clic per inoltrare l'e-mail a un altro contatto.

• • Elimina: fare clic per eliminare l'attività e-mail dalla cronologia.

• • Espandi: fare clic sulla freccia a discesa per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza thread per visualizzare tutte le e-mail del thread.
  • Associazioni: fare clic per modificare i record dell'azienda o della trattativa associati.
  • Associazioni: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.

Nota bene: per inviare risposte alle e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario disporre di una posta in arrivo collegata.