Tracciamento e registrazione delle e-mail con l'add-in HubSpot Sales Office 365

Utilizza le funzioni di monitoraggio e registrazione del componente aggiuntivo HubSpot Sales per Office 365 per monitorare e tenere traccia dell'interazione dei tuoi contatti con le tue e-mail.

• Con il tracciamento attivato, puoi monitorare quando i contatti visualizzano o aprono le tue email.
  • Esamina l'attività delle email nel feed delle attività e nella timeline del contatto. 
  • Ricevi notifiche in tempo reale quando un contatto apre la tua email.

• • Gli utenti con una licenzaSales Hubassegnata possono monitorare i clic sui link inclusi nel corpo dell'e-mail tracciata. Scopri di più sul monitoraggio dei clic. 
• Con la registrazione attivata, puoi registrare un'e-mail nel record del contatto del destinatario o nei record associati. Scopri di più sulla differenza tra tracciamento e registrazione.

Nota: questo articolo tratta il monitoraggio e la registrazione delle email con il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Office 365. Se utilizzi il componente aggiuntivo per Outlook desktop, scopri come monitorare e registrare le email con il componente aggiuntivo per Outlook desktop.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a utilizzare il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Office 365, esamina i requisiti e le limitazioni relativi al monitoraggio e alla registrazione delle email. 

Comprendere i requisiti

• Gli utenti devono collegare la propria casella di posta a HubSpot per tracciare e registrare le email utilizzando il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Office 365.
• Gli utenti devono utilizzare Office 365 versione 1910 o successive per selezionare a quali record deve essere registrata un'e-mail.
• Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui invii le e-mail deve essere uno dei seguenti:
  • Un utente del tuo account
  • Uno dei tuoi indirizzi email collegati
  • Un alias nel tuo client di posta elettronica (un alias configurato nella tua casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto al tuo Profilo e preferenze)

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Il riquadro delle attività di HubSpot Sales deve essere aperto nella tua casella di posta quando invii un'e-mail tracciata o registrata. Scopri come aggiungere il riquadro delle attività ai preferiti in modo che sia sempre aperto per il tracciamento e la registrazione. 
• Se hai attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel tuo account, le aperture delle email possono essere tracciate solo per i contatti con una base giuridica assegnata per il trattamento dei dati. Il tuo team legale è la risorsa migliore per determinare come la tua azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle email. Scopri di più sul tracciamento delle email quando le impostazioni sulla privacy dei dati sono attivate.
  • Puoi personalizzare le impostazioni dell'estensione per disattivare il tracciamento e la registrazione per un messaggio specifico o per contatti o domini e-mail specifici. 
• Quando si registra un'e-mail con un allegato, gli allegati di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati su HubSpot. L'e-mail verrà comunque recapitata al contatto e registrata nel CRM, ma senza allegato.

Configurare le impostazioni predefinite di registrazione e tracciamento

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, sotto Gestione dati, vai su Oggetti.

3. Nella parte superiore della pagina , clicca sul Seleziona un oggetto e seleziona Attività.

4. Nella pagina Registro e monitoraggio e-mail , configura le modalità di tracciamento o registrazione delle email in HubSpot selezionando o deselezionando le seguenti caselle di controllo:

   • Consenti a tutti gli utenti di registrare gli allegati delle email: imposta se gli allegati delle email in arrivo possono essere registrati nel CRM, nella casella di posta delle conversazioni e nella barra laterale. 
   • Applica l'impostazione di registrazione predefinita per tutti gli utenti: quandoquesta impostazione è attivata, puoi fare clic per attivare o disattivare l'opzione Registra tutte le e-mail per impostazione predefinita per stabilire se le e-mail vengono registrate per impostazione predefinita per tutti gli utenti del tuo account.
   • Consenti a tutti gli utenti di tracciare le email e vedere se i destinatari aprono e cliccano sulle loro email: imposta se gli utenti possono tracciare le email inviate dal CRM, dalla casella di posta delle conversazioni, dalle estensioni email e dalle sequenze. 
   • Applica l'impostazione di tracciamento predefinita per tutti gli utenti: se hai selezionato l'opzione Consenti a tutti gli utenti di tracciare le email e vedere se i destinatari le aprono e cliccano su di esse , puoi attivare questa impostazione per configurare se tutte le email saranno tracciate di default per tutti gli utenti del tuo account. 

    

Tracciamento delle email

Invia un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365

1. Scrivi una nuova email in Outlook.
2. Inserisci il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il testo del messaggio.
3. Accedi al componente aggiuntivo HubSpot Sales:
   • Outlook per Windows o Mac (versione classica):nella barra multifunzione principale, clicca suStrumenti di vendita.
   • Outlook per Windows o Mac (nuova versione):nella barra multifunzione principale, clicca suitre puntini orizzontali eselezionaHubSpot Sales.
   • Outlook sul web:nella barra multifunzione principale, clicca suApp eselezionaHubSpot Sales.

4. Nel riquadro attività, sotto Strumenti messaggio, seleziona la casella di controllo Tieni traccia delle aperture delle email. Gli utenti con una licenzaSales Hub assegnata vedranno Tieni traccia delle aperture e dei clic delle email.
5. Tieni aperto il riquadro attività di HubSpot Sales e clicca su Invia.

Visualizzare lo stato dell'e-mail tracciata

Una volta inviata un'e-mail tracciata, l'attività e-mail mostrerà lo stato Inviato sia nella scheda del contatto che nel tuo feed delle attività. 

Quando il destinatario apre l'email, riceverai una notifica pop-up in tempo reale sul tuo desktop. La notifica via email sarà contrassegnata come "Aperta" nel tuo feed delle attività. Sotto il nome del contatto, clicca su [X] aperta/inviata + altre attività per espandere i dettagli e la cronologia delle attività.

Puoi anche vedere come i tuoi contatti interagiscono con le tue email tracciate dall’estensione di Chrome. Per accedere al tuo feed delle attività dall’estensione di Chrome, clicca sull’icona a forma di ingranaggio di HubSpot nell’angolo in alto a destra del tuo browser Chrome. 

Scopri di più sul tracciamento delle email e sulle notifiche di vendita e su come disattivare il tracciamento.

Monitoraggio con le impostazioni sulla privacy dei dati attivate

Se haiattivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel tuo account, HubSpot può registrare e tracciare le aperture delle email di un contatto solo quando a tale contatto è stata assegnata una base giuridica per il trattamento dei dati. Quando invii email a più destinatari, le aperture delle email verranno tracciate in modo anonimo.

Per i nuovi contatti o i contatti esistenti che non hanno fornito una base giuridica per il trattamento dei dati:

• Le visualizzazioni e le aperture delle email non verranno tracciate.
• Quando componi un'e-mail in Office 365, la casella di controllo " Traccia aperture e clic delle e-mail " sarà disattivata per indicare che il contatto non è idoneo al tracciamento.
• Puoi aggiornare l'idoneità al tracciamento di un contatto aggiornando la proprietà " Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto ".

Registrazione delle email

Invia un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365

1. Componi una nuova email in Outlook.
2. Inserisci il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo del messaggio.
3. Accedere al componente aggiuntivo HubSpot Sales:
   • Outlook per Windows o Mac (versione classica):nella barra multifunzione principale, fare clic suStrumenti di vendita.
   • Outlook per Windows o Mac (nuovo):nella barra multifunzione principale, clicca suitre puntini orizzontali eselezionaHubSpot Sales.
   • Outlook sul web:nella barra multifunzione principale, clicca suApp eselezionaHubSpot Sales.
4.  Nel riquadro delle attività, alla voce " Strumenti messaggio", seleziona lacasella di controllo "Registra" . Iltuo indirizzo CCN verrà inserito automaticamente nel campo CCN.

5. Se il tuo account dispone di impostazioni di registrazione predefinite, il componente aggiuntivo selezionerà automaticamente i record in cui registrare l'e-mail. Per selezionare manualmente i record in cui registrare l'e-mail:
   • Fai clic sulmenua discesaaccantoallacasella di controllo Registro.
   • Selezionare/deselezionare le caselle di controlloaccanto ai record in cui si desidera registrare l'e-mail.
6. Se stai inviando l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel tuo CRM, puoi scegliere di creare un nuovo contatto.
   • Se desideri creare un nuovo contatto, seleziona la casella di controllo accanto all'indirizzo e-mail in Crea come nuovi contatti, durante la modifica delle associazioni dei record. 
     
     • Se utilizzi i contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata verrà impostato come non di marketing. 
     • L'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a condizione che non sia stato assegnato alcun proprietario precedente. 
   • Se non desideri creare un nuovo contatto, deseleziona lacasella di controllo accanto all'indirizzo email in " Crea come nuovi contatti " . Scopri come registrare le email solonei record dei contatti esistenti. 
7. Tieni aperto il riquadro delle attività di HubSpot Sales e clicca su Invia.

Visualizza l'e-mail registrata in HubSpot

1. Accedi ai tuoi record:

   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.

   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.

   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.

   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.

2. Fai clic su nome del record.

3. Sulla timeline, individua l'e-mail registrata. Dall'e-mail, puoi fare quanto segue:

• • Aggiungi in evidenza: clicca per aggiungere l'e-mail in evidenza nella parte superiore della timeline del contatto.
  • Copia link: clicca per copiare l'URL dell'email registrata. 
  • Rispondi: clicca su Rispondi per inviare una risposta via email al contatto da HubSpot.
  • Inoltra: clicca per inoltrare l'e-mail a un altro contatto. 

• • Elimina: clicca per eliminare l'attività e-mail dalla cronologia.

• • Espandi: clicca sulla freccia del menu a tendina per visualizzare il testo completo dell'email. Se è in corso una conversazione via email, clicca su Visualizza thread per vedere tutte le email del thread.
  • Associazioni: clicca per modificare i record delle aziende o delle trattative associate.
  • Allegati: clicca per aprire gli allegati associati a questa specifica email inviata.