Tracciare e registrare le e-mail con l'add-in HubSpot Sales Office 365

Utilizzate le funzioni di tracciamento e registrazione dell'add-in HubSpot Sales Office 365 per monitorare e tenere traccia del coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail.

• Con il tracciamento attivato, è possibile monitorare quando i contatti visualizzano o aprono le e-mail.
  • Esaminare l'attività delle e-mail nel feed delle attività e nella timeline dei contatti.
  • Ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre l'e-mail.

• • Gli utenti con un posto assegnato in Sales Hub possono tracciare i clic sui link inclusi nel corpo dell'e-mail tracciata. Ulteriori informazioni sul tracciamento dei clic.
• Con la funzione di registrazione attivata, è possibile registrare un'e-mail nel record del contatto del destinatario o nei record associati. Per saperne di più sulla differenza tra tracciamento e registrazione.

Nota bene: questo articolo riguarda il monitoraggio e la registrazione delle e-mail con l'add-in HubSpot Sales Office 365. Se si utilizza il componente aggiuntivo per desktop di Outlook, si può apprendere come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo per desktop di Outlook.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con l'add-in HubSpot Sales Office 365, è necessario esaminare i requisiti e i limiti del monitoraggio e della registrazione delle e-mail.

Comprendere i requisiti

• Gli utenti devono collegare la propria casella di posta elettronica a HubSpot per tracciare e registrare le e-mail utilizzando il componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365.
• Gli utenti devono utilizzare la versione 1910 o successiva di Office 365 per selezionare i record a cui registrare le e-mail.
• Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:
  • Un utente del proprio account
  • Uno degli indirizzi e-mail collegati
  • Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto al profilo e alle preferenze).

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Il riquadro delle attività di HubSpot Sales deve essere aperto nella casella di posta quando si invia un'e-mail tracciata o registrata. Scoprite come appuntare il riquadro delle attività in modo che sia sempre aperto per il tracciamento e la registrazione.
• Se avete attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel vostro account, le aperture delle e-mail possono essere tracciate solo per i contatti con una base legale assegnata per il trattamento dei dati. Il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail quando le impostazioni sulla privacy dei dati sono attivate.
  • È possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per disattivare il tracciamento e la registrazione per un messaggio specifico o per contatti o domini e-mail specifici.
• Quando si registra un'e-mail con un file allegato, gli allegati di dimensioni superiori a 50 MB non vengono registrati in HubSpot. L'e-mail verrà comunque consegnata al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato.

Configurare le impostazioni predefinite di log e track

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
3. Nella scheda Registro e tracciamento delle e-mail, è possibile configurare il modo in cui le e-mail saranno tracciate o registrate in HubSpot selezionando o deselezionando le seguenti caselle di controllo:
   • Consenti a tutti gli utenti di registrare gli allegati delle e-mail: imposta se gli allegati delle e-mail in arrivo possono essere registrati nel CRM, nella casella di posta delle conversazioni e nella barra laterale.
   • Applica l'impostazione di registro predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic per attivare o disattivare l'interruttore Registra tutte le e-mail per impostazione predefinita per stabilire se le e-mail vengono registrate per impostazione predefinita per tutti gli utenti dell'account.
   • Consenti a tutti gli utenti di tenere traccia delle e-mail e di vedere i destinatari che aprono e fanno clic sulle loro e-mail: consente di stabilire se gli utenti possono tenere traccia delle e-mail inviate dal CRM, dalla casella di posta delle conversazioni, dalle estensioni e-mail e dalle sequenze.
   • Applica l'impostazione Traccia predefinita per tutti gli utenti: se avete selezionato la casella di controllo Consenti a tutti gli utenti di tracciare le e-mail e di vedere i destinatari aprire e fare clic sulle loro e-mail, potete attivare questa impostazione per configurare se tutte le e-mail saranno tracciate per impostazione predefinita da tutti gli utenti dell'account.

Tracciamento delle e-mail

Inviare un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo per Office 365

1. Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
2. Inserite il destinatario, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
3. Aprire gli strumenti di vendita nella casella di posta. Questa procedura varia leggermente a seconda della versione di Outlook in uso. Nella tabella sottostante, passare il mouse sull' icona enlargeIcon per visualizzare il componente aggiuntivo per ogni versione di Outlook.

Versione per Outlook	Accedere al componente aggiuntivo
Outlook per Windows o Mac (classico) enlargeIcon	Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione principale, fate clic su Strumenti di vendita.
Outlook per Windows o Mac (nuovo) enlargeIcon	Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione semplificata o nella barra degli strumenti, fate clic sui tre punti orizzontali. Quindi, selezionare Personalizza barra degli strumenti per accedere al componente aggiuntivo. È anche possibile fare clic e trascinare HubSpot Sales nella barra degli strumenti.
Outlook sul web enlargeIcon	Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione principale, fare clic su Applicazioni, quindi selezionare HubSpot Sales.

4. Nel riquadro delle attività a destra, selezionare la casella di controllo Traccia le aperture delle e-mail. Gli utenti a cui è stato assegnato un posto in Sales Hub vedranno Traccia le aperture e i clic delle e-mail.
5. Mantenete aperto il riquadro delle attività di HubSpot Sales e fate clic su Invia.

Visualizzare lo stato dell'e-mail tracciata

Una volta inviata un'e-mail tracciata, l'attività dell'e-mail visualizzerà lo stato Inviato nel record del contatto e nel feed delle attività.

Quando il destinatario apre l'e-mail, si riceve una notifica pop-up in tempo reale sul desktop. La notifica dell'e-mail sarà contrassegnata come aperta nel feed delle attività. Sotto il nome del contatto, fare clic su [X] aperto/inviato + altra attività per espandere i dettagli dell'attività e la cronologia.

È inoltre possibile vedere come i contatti si impegnano con le e-mail tracciate dall'estensione Chrome. Per accedere al feed delle attività dall'estensione per Chrome, fare clic sull'icona a forma di chiocciola di HubSpot sprocket nell'angolo superiore destro del browser Chrome.

Ulteriori informazioni sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disattivare il tracciamento.

Tracciamento con le impostazioni di privacy dei dati attivate

Se hai attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel tuo account, HubSpot può registrare e tracciare le aperture delle e-mail di un contatto solo quando a quest'ultimo è assegnata una base legale per il trattamento dei dati. Quando si inviano email a più destinatari, le aperture delle email vengono tracciate in forma anonima.

Per i nuovi contatti o i contatti esistenti che non hanno fornito una base legale per il trattamento dei dati:

• Le visualizzazioni e le aperture delle e-mail non saranno tracciate.
• Quando si compone un'e-mail in Office 365, la casella di controllo Traccia aperture e clic delle e-mail sarà disattivata per indicare l'inammissibilità del monitoraggio del contatto.
• È possibile aggiornare l'idoneità al tracciamento di un contatto aggiornando la proprietà Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto.

Registrazione delle e-mail

Inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365

1. Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
2. Inserite il destinatario, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
3. Aprite gli strumenti di vendita nella vostra casella di posta. Questa procedura varia leggermente a seconda della versione di Outlook in uso. Nella tabella sottostante, passare il mouse sull' icona enlargeIcon per visualizzare il componente aggiuntivo per ogni versione di Outlook .

Versione di Outlook	Accedere al componente aggiuntivo
Outlook per Windows o Mac (classico) enlargeIcon	Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione principale, fare clic su Strumenti di vendita.
Outlook per Windows o Mac (nuovo) enlargeIcon	Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione semplificata o nella barra degli strumenti, fate clic sui tre punti orizzontali. Quindi, selezionare Personalizza barra degli strumenti per accedere al componente aggiuntivo. È anche possibile fare clic e trascinare HubSpot Sales nella barra degli strumenti.
Outlook sul web enlargeIcon	Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione principale, fare clic su Applicazioni, quindi selezionare HubSpot Sales.

4. Nel riquadro delle attività a destra, selezionare lacasella di controllo Registro . L'indirizzo BCC verrà inserito automaticamente nel campoBCC.

5. Se l'account ha configurato le impostazioni di registro predefinite, il componente aggiuntivo selezionerà automaticamente i record in cui registrare l'e-mail. Per selezionare manualmente i record a cui registrare l'e-mail:
   • Fare clic sulmenu a discesa accanto alla casella di controllo Log .
   • Selezionare/deselezionare le caselle di controllo accanto ai record in cui si desidera registrare l'e-mail.
6. Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, si può scegliere di creare un nuovo contatto.
   • Se si desidera creare un nuovo contatto, selezionare la casella di controllo accanto all'indirizzo e-mail in Crea come nuovi contatti, quando si modificano le associazioni dei record.
     
     • Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata sarà impostato come non di marketing.
     • L'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail sarà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.
   • Se non si desidera creare un nuovo contatto, deselezionare la casella di controllo accanto all'indirizzo e-mail in Crea come nuovi contatti. Per sapere come registrare le e-mail solonei record di contatto esistenti.
7. Tenete aperto il riquadro attività di HubSpot Sales e fate clic su Invia.

Visualizzazione dell'e-mail registrata in HubSpot

1. Andate ai vostri record:

   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.

   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.

   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.

   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.

2. Fare clic sul nome del record.

3. Nella timeline, individuare l'email registrata. Dall'e-mail è possibile effettuare le seguenti operazioni:

• • Appunta: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla timeline dei contatti.
  • Copia link: fare clic per copiare l'URL dell'e-mail registrata.
  • Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.
  • Inoltra: fare clic per inoltrare l'e-mail a un altro contatto.

• • Elimina: fare clic per eliminare l'attività e-mail dalla timeline.

• • Espandi: fare clic sulla freccia a discesa per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza thread per visualizzare tutte le e-mail del thread.
  • Associazioni: fare clic per modificare i record delle aziende o degli affari associati.
  • Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.