Hacer seguimiento y registrar correos electrónicos con el complemento de HubSpot Sales para Office 365

Utiliza las funciones de seguimiento y registro del complemento de Office 365 de HubSpot Sales para supervisar y mantener un registro de la interacción de tus contactos con tus correos electrónicos.

• Con el seguimiento activado, puedes controlar cuándo los contactos ven o abren tus correos electrónicos.
  • Revisa la actividad de correo electrónico en el feed de actividades y en la cronología de contactos. 
  • Recibe notificaciones en tiempo real cuando un contacto abra tu correo electrónico.

• • Los usuarios con una licencia de Sales Hub asignada pueden realizar un seguimiento de los clics en los enlaces incluidos en el cuerpo del correo electrónico rastreado. Más información sobre el seguimiento de clics. 
• Con el registro activado, puede registrar un correo electrónico en el registro de contacto del destinatario o en sus registros asociados. Más información sobre la diferencia entre seguimiento y registro.

Nota: este artículo cubre el seguimiento y registro de correos electrónicos con el complemento de Office 365 de Extensión hubspot sales. Si utiliza el complemento de escritorio de Outlook, aprenda a realizar el seguimiento y el registro de los mensajes de correo electrónico con el complemento de escritorio de Outlook.

Antes de empezar

Antes de empezar a trabajar con el complemento HubSpot Sales Office 365, revisa los requisitos y limitaciones del seguimiento y registro de correos electrónicos. 

Comprender los requisitos

• Los usuarios deben conectar su bandeja de entrada a HubSpot para realizar el seguimiento y el registro de los correos electrónicos mediante el complemento HubSpot Sales Office 365.
• Los usuarios deben utilizar Office 365 versión 1910 o posterior para seleccionar en qué registros debe registrarse un correo electrónico.
• Para registrar un correo electrónico y agregar nuevos contactos a HubSpot desde un correo electrónico registrado, la dirección de correo electrónico desde la cual realizas el envío en el cliente de correo electrónico debe ser una de las siguientes:
  • Un usuario en tu cuenta
  • Una de tus direcciones de correo electrónico conectadas a
  • Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias configurado en tu bandeja de entrada de Gmail conectada o un alias añadido a tu perfil & Preferencias)

Comprender las limitaciones y consideraciones

• El panel de tareas de HubSpot Sales debe estar abierto en tu bandeja de entrada cuando envíes un correo electrónico rastreado o registrado. Aprenda a anclar el panel de tareas para que esté siempre abierto para el seguimiento y el registro. 
• Si ha activado los ajustes de privacidad de datos en su cuenta, sólo se puede realizar un seguimiento de las aperturas de correo electrónico de los contactos con una base legal asignada para el tratamiento de datos. Tu equipo jurídico es el mejor recurso para determinar cómo utiliza tu empresa el registro y seguimiento de correos electrónicos. Más información sobre el seguimiento del correo electrónico cuando está activado el ajuste de privacidad de datos.
  • Puedes personalizar los ajustes de tu extensión para desactivar el seguimiento y el registro de un mensaje concreto o de determinados contactos o dominios de correo electrónico. 
• Al registrar un correo electrónico con un archivo adjunto, los archivos adjuntos de más de 50 MB no se registrarán en HubSpot. Su correo electrónico seguirá llegando al contacto y se registrará en el CRM, pero sin ningún archivo adjunto.

Configuración de registro y seguimiento

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Actividades.
3. En la pestaña Registro y seguimiento de correos electrónicos, puedes configurar cómo se rastrearán o registrarán los correos electrónicos en HubSpot seleccionando o desactivando las siguientes casillas de verificación:
   • Permitir que todos los usuarios registren archivos adjuntos de correo electrónico: establece si los archivos adjuntos de correo electrónico entrantes se pueden registrar en el CRM, la bandeja de entrada de conversaciones y la barra lateral. 
   • Aplicar la configuración de registro predeterminada para todos los usuarios: cuando esta configuración está activada, puedes activar o desactivar el interruptor Registrar todos los correos electrónicos de forma predeterminada para establecer si los correos electrónicos se registran de forma predeterminada en todos los usuarios de tu cuenta.
   • Permitir a todos los usuarios realizar un seguimiento de los correos electrónicos y ver si los destinatarios abren sus correos y hacen clic en ellos: establece si los usuarios pueden realizar un seguimiento de los correos electrónicos enviados desde el CRM, la bandeja de conversaciones de entrada, las extensiones de correo electrónico y las secuencias. 
   • Aplicar configuración de seguimiento predeterminada para todos los usuarios: si has seleccionado la casilla de verificación Permitir a todos los usuarios realizar un seguimiento de los correos electrónicos y ver si los destinatarios abren sus correos electrónicos y hacen clic en ellos, puedes activar esta opción para configurar si se realizará un seguimiento predeterminado de todos los correos electrónicos de todos los usuarios de tu cuenta.

Correos electrónicos con seguimiento

Enviar un correo electrónico con seguimiento usando el complemento para Office 365

1. Redacta un nuevo correo electrónico en Outlook.
2. Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
3. Navega hasta el complemento Extensión hubspot sales:
   • Outlook para Windows o Mac (clásico): en la cinta principal, haga clic en Herramientas de ventas.
   • Outlook para Windows o Mac (nuevo): en la cinta principal, haz clic en los tres puntos horizontales y selecciona Extensión hubSpot sales.
   • Outlook en la web: en la cinta principal, haz clic en Aplicaciones y selecciona Extensión hubspot sales.

4. En el panel de tareas, en Herramientas de mensajes, seleccione la casilla de verificación Seguimiento de correos electrónicos abiertos . Los usuarios con una licencia de Sales hubs asignada verán el seguimiento de aperturas y clics de correos electrónicos.
5. Mantén abierto el panel de tareas de Extensión hubspot sales y haz clic en Enviar.

Ver el estado del correo electrónico con seguimiento

Una vez que se envía un correo electrónico rastreado, la actividad del correo electrónico mostrará el estado Enviado en el registro del contacto, así como en su feed de actividades. 

Cuando el destinatario abra el correo electrónico, recibirá una notificación emergente en tiempo real en su escritorio. La notificación por correo electrónico se marcará como Abierta en tu feed de actividades. Bajo el nombre del contacto, haz clic en [X] abierto/enviado + otra actividad para ampliar los detalles de la actividad y el historial.

También puedes ver cómo interactúan los contactos con tus correos electrónicos con seguimiento desde la extensión de Chrome. Para acceder al feed de actividades desde la extensión de Chrome, haz clic en el logotipo de HubSpot sprocket en la esquina superior derecha del navegador Chrome. 

Más información sobre el seguimiento por correo electrónico y las notificaciones de ventas y sobre cómo desactivar el seguimiento.

Seguimiento con la configuración de privacidad de datos activada

Si has activado la configuración de privacidad de datos en tu cuenta, HubSpot sólo puede registrar y hacer un seguimiento de aperturas del correo de un contacto cuando éste tiene asignada una base legal para procesar los datos. Cuando envíes correos electrónicos a varios destinatarios, las aperturas de los correos electrónicos se rastrearán de forma anónima.

Para nuevos contactos o contactos existentes que no hayan proporcionado una base jurídica para el tratamiento de datos:

• Las visualizaciones y aperturas de correos electrónicos no se rastrearán.
• Al redactar un correo electrónico en Office 365, la casilla de verificación Seguimiento de aperturas y clics de correo electrónico aparecerá en gris para mostrar la inelegibilidad de seguimiento del contacto.
• Puede actualizar la elegibilidad de seguimiento de un contacto actualizando su Propiedad de base jurídica para el tratamiento de datos del contacto .

Registrar correos electrónicos

Enviar un correo electrónico registrado usando el complemento para Office 365

1. Redacta un nuevo correo electrónico en Outlook.
2. Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
3. Navega hasta el complemento Extensión hubspot sales:
   • Outlook para Windows o Mac (clásico): en la cinta principal, haga clic en Herramientas de ventas.
   • Outlook para Windows o Mac (nuevo): en la cinta principal, haz clic en los tres puntos horizontales y selecciona Extensión hubSpot sales.
   • Outlook en la web: en la cinta principal, haz clic en Aplicaciones y selecciona Extensión hubspot sales.
4.  En el panel de tareas, en Herramientas de mensajes, seleccione la casilla de verificación Registrar . Sudirección CCO se rellenará automáticamente en el campoCCO.

5. Si tu cuenta tiene configurados los ajustes de registro predeterminados, el complemento seleccionará automáticamente en qué registros debe registrarse el correo electrónico. Para seleccionar manualmente los registros en los que se registrará el correo electrónico:
   • Haz clic en el menú desplegable junto a la casilla de verificación Registrar.
   • Seleccione/desmarque las casillas de verificación situadas junto a los registros en los que desea registrar el correo electrónico.
6. Si envías el correo electrónico a un destinatario que no es un contacto en tu CRM, puedes optar por crear un nuevo contacto.
   • Si quieres crear un nuevo contacto, selecciona la casilla de verificación situada junto a la dirección de correo electrónico en Crear como nuevos contactos, al editar las asociaciones de registros.
     
     • Si utiliza contactos de marketing, un nuevo contacto creado por un email registrado se ajustará como no de marketing.
     • El usuario de HubSpot que envió el correo electrónico será asignado automáticamente como propietario del contacto, siempre y cuando no se haya asignado un propietario anterior. 
   • Si no quieres crear un nuevo contacto, desactiva la casilla de verificación situada junto a la dirección de correo electrónico en Crear como nuevos contactos. Aprenda a registrar los correos electrónicos sóloen los registros de contactos existentes.
7. Mantén abierto el panel de tareas de Extensión hubspot sales y haz clic en Enviar.

Visualización del correo electrónico registrado en HubSpot

1. Navega a tus registros:

   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.

   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.

   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.

   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.

2. Haz clic en el nombre del registro.

3. En la cronología, busca el correo electrónico registrado. Desde el correo electrónico, puedes hacer lo siguiente:

• • Anclar: haz clic para anclar el correo electrónico en la parte superior si la cronología del contacto.
  • Copiar enlace: haz clic para copiar la URL del correo electrónico registrado. 
  • Responder: haz clic en Responder para enviar una respuesta por correo electrónico al contacto desde HubSpot.
  • Reenviar: haz clic para reenviar el correo electrónico a otro contacto. 

• • Eliminar: haz clic para eliminar la actividad del correo electrónico de la cronología.

• • Ampliar: haz clic en la flecha desplegable para ver el cuerpo completo del correo electrónico. Si hay una conversación de correo electrónico en curso, haz clic en Ver cadena para ver todos los correos electrónicos de la cadena.
  • Asociaciones: haz clic para editar los registros de empresas o negocios asociados.
  • Adjuntos: haz clic para abrir archivos adjuntos asociados con este envío de correo electrónico específico.