使用HubSpot销售Office 365插件跟踪和记录电子邮件

使用 HubSpot 销售 Office 365 加载项的跟踪和记录功能，监控并记录联系人与电子邮件的互动情况。

• 打开跟踪功能后，您可以监控联系人何时查看或打开您的电子邮件。
  • 在活动提要和联系人时间轴上查看电子邮件活动。
  • 在联系人打开电子邮件时接收实时通知。

• • 拥有指定 销售枢纽席位的用户可以跟踪所跟踪电子邮件正文中链接的点击情况。了解有关点击跟踪的更多信息。
• 开启记录功能后，您可以将电子邮件记录到收件人的联系人记录或其关联记录中。进一步了解跟踪和记录的区别。

请注意：本文涉及使用 HubSpot Sales Office 365 加载项跟踪和记录电子邮件。如果您使用的是 Outlook 桌面插件，请了解如何使用 Outlook 桌面插件跟踪和记录电子邮件。

开始之前

在开始使用 HubSpot Sales Office 365 加载项之前，请查看跟踪和记录电子邮件的要求和限制。

了解要求

• 用户必须将收件箱连接到 HubSpot，才能使用 HubSpot Sales Office 365 加载项跟踪和记录电子邮件。
• 用户必须使用 1910 版或更高版本的 Office 365 才能选择电子邮件应记录到哪些记录。
• 要记录电子邮件并通过记录的电子邮件向 HubSpot 添加新联系人，您发送电子邮件的电子邮件地址必须是以下之一：
  • 你账户中的用户
  • 您已连接的电子邮件地址之一
  • 电子邮件客户端中的别名（在已连接的Gmail收件箱中配置的别名，或 添加到 "配置文件和首选项"中的别名）

了解限制和注意事项

• 发送跟踪或记录的电子邮件时，收件箱中的 HubSpot 销售任务窗格必须打开。了解如何固定任务窗格，使其始终打开以进行跟踪和记录。
• 如果您在账户中打开了数据隐私设置，则只能跟踪具有指定数据处理法律依据的联系人的电子邮件打开情况。您的法律团队是确定贵公司如何使用电子邮件记录和跟踪的最佳资源。了解有关开启数据隐私设置后电子邮件跟踪的更多信息。
  • 您可以自定义扩展设置，关闭对特定邮件、特定联系人或电子邮件域的跟踪和记录。
• 记录带有文件附件的电子邮件时，大于50 MB的附件将不会记录到HubSpot。你的电子邮件仍会发送给联系人，并记录到 CRM 中，但没有附件。

配置默认日志和跟踪设置

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象 >活动。
3. 在 "电子邮件日志和跟踪 "选项卡上，你可以通过选择或清除以下复选框来配置如何在 HubSpot 中跟踪或记录电子邮件：
   • 允许所有用户记录电子邮件附件：设置是否可以在 CRM、对话收件箱和侧边栏中记录收到的电子邮件附件。
   • 为所有用户应用默认日志设置： 打开此设置后，您可以点击切换默认记录所有电子邮件开关的开或关，以设置是否默认记录账户中所有用户的电子邮件。
   • 允许所有用户跟踪邮件并查看收件人打开和点击邮件的情况：设置用户是否可以跟踪从 CRM、会话收件箱、邮件扩展名和序列发送的邮件。
   • 对所有用户应用默认跟踪设置： 如果选择了 允许所有用户跟踪电子邮件并查看收件人打开和点击其邮件 复选框，则可以打开此设置，以配置是否对账户中的所有用户默认跟踪所有电子邮件。

跟踪电子邮件

使用 Office 365 加载项发送跟踪电子邮件

1. 在 Outlook 中撰写新电子邮件。
2. 输入电子邮件收件人、主题行和电子邮件正文。
3. 导航到 HubSpot 销售插件：
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（经典）：在主功能区单击 "销售工具"。
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（新版）：在主功能区，单击三个横点 ，然后选择HubSpot 销售。
   • 网络版 Outlook：在主功能区单击 "应用程序 "，然后选择 "HubSpot 销售"。

4. 在信息工具下的任务窗格中，选择跟踪电子邮件打开复选框。拥有指定 销售枢纽席位的用户将看到跟踪电子邮件打开和点击情况。
5. 保持HubSpot Sales任务窗格打开并点击发送。

查看跟踪电子邮件的状态

发送跟踪电子邮件后，电子邮件活动将在联系人记录和活动提要中显示 "已发送 "状态。

当收件人打开电子邮件时，您的桌面上会收到一个实时弹出通知。电子邮件通知将在活动提要中标记为 "已打开"。在联系人姓名下，点击[X] 打开/发送 + 其他活动，即可展开活动详情和历史记录。

您还可以通过 Chrome 浏览器扩展查看联系人如何使用您跟踪的电子邮件。要从 Chrome 浏览器扩展访问活动信息，请单击 Chrome 浏览器右上角的HubSpot 链轮图标 sprocket 。

了解有关电子邮件跟踪和销售通知以及如何关闭跟踪的更多信息。

打开数据隐私设置的跟踪

如果您在账户中打开了数据隐私设置，HubSpot只能在联系人有指定的数据处理法律依据时记录和跟踪该联系人的电子邮件打开次数。向多个收件人发送电子邮件时，电子邮件打开次数将被匿名跟踪。

对于未提供数据处理法律依据的新联系人或现有联系人：

• 电子邮件查看和打开将不会被跟踪。
• 在 Office 365 中撰写电子邮件时，"跟踪电子邮件的打开和点击 "复选框将显示为灰色，以表明联系人不具备跟踪资格。
• 您可以通过更新处理联系人数据属性的法律依据来更新联系人的跟踪资格。

记录电子邮件

使用 Office 365 插件发送记录的电子邮件

1. 在 Outlook 中撰写新电子邮件。
2. 输入电子邮件收件人、主题行和电子邮件正文。
3. 导航到 HubSpot 销售插件：
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（经典）：在主功能区中单击 "销售工具"。
   • Windows 或 Mac 版 Outlook（新版）：在主功能区，单击三个横点 ，然后选择HubSpot 销售。
   • 网络版 Outlook：在主功能区单击 "应用程序 "，然后选择 "HubSpot 销售"。
4. 在 "消息工具"下的任务窗格中，选择 "日志 "复选框。您的 密送地址 将自动填入 密送 栏。

5. 如果您的账户配置了默认日志设置，插件会自动选择要将电子邮件记录到哪些记录。要手动选择电子邮件将记录到哪些记录，请执行以下操作
   • 单击日志 复选框旁边的下拉菜单 。
   • 选择/清除要将电子邮件记录到的记录旁边的 复选框 。
6. 如果发送电子邮件的收件人不是 CRM 中的联系人，可以选择创建新联系人。
   • 如果要创建新联系人，请在编辑记录关联时选择 "创建为新联系人"下电子邮件地址旁边的复选框。
     
     • 如果你使用的是营销联系人，通过记录电子邮件创建的新联系人将被设置为非营销联系人。
     • 发送电子邮件的 HubSpot 用户将被自动指定为联系人所有者，只要之前没有指定过所有者。
   • 如果不想创建新联系人，请清除 "创建为新联系人 "下电子邮件地址旁边的复选框 。 了解如何 仅将电子邮件记录到现有联系人记录 。
7. 保持HubSpot 销售任务窗格打开并单击发送。

在 HubSpot 中查看记录的电子邮件

1. 导航至您的记录：

   • 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 联系人。

   • 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 交易。

   • 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 票证。

2. 单击 记录名称 。

3. 在时间轴上找到记录的电子邮件。通过电子邮件，您可以执行以下操作：

• • 固定：点击可将电子邮件固定到联系人时间轴的顶部。
  • 复制链接：点击可复制已记录电子邮件的 URL。
  • 回复：点击回复可从 HubSpot 向联系人发送电子邮件回复。
  • 转发：点击可将电子邮件转发给其他联系人。

• • 删除：单击可从时间轴中删除电子邮件活动。

• • 展开：点击下拉箭头查看电子邮件全文。如果有正在进行的电子邮件对话，单击 "查看线程 " 可查看 线程中的所有电子邮件。
  • 关联： 单击可编辑关联的公司或交易记录。
  • 附件： 单击可打开与此特定邮件发送相关联的附件。