使用HubSpot销售Office 365插件跟踪和记录电子邮件
上次更新时间: 二月 13, 2025
使用 HubSpot 销售 Office 365 加载项的跟踪 和日志 功能来监控和记录 联系人对电子邮件的参与情况。启用跟踪功能后,当联系人打开电子邮件时,您可以收到实时通知。您还可以选择将电子邮件记录到联系人在 HubSpot 中的记录中,以保存所有过去沟通的记录,供您的团队参考。
您可以在活动提要中查看电子邮件的打开和点击信息;记录的电子邮件会保存到单个联系人记录及其相关记录中。您可以在本文中了解跟踪和记录的区别。
本文涉及使用 HubSpot Sales Office 365 加载项跟踪电子邮件和记录电子邮件。如果您使用的是 Outlook 桌面插件,请了解如何使用 Outlook 桌面插件跟踪和记录电子邮件。
请注意
- 如果您在账户中打开了数据隐私设置,您的法律团队是确定贵公司如何使用电子邮件记录和跟踪的最佳资源。您也可以自定义扩展设置,针对特定邮件或特定联系人或电子邮件域禁用此功能。此外,只有在指定了数据处理法律依据的情况下,才能对联系人的电子邮件进行记录,并跟踪电子邮件的打开情况。了解更多有关开启数据隐私设置后电子邮件跟踪的信息。
- 发送记录或跟踪的电子邮件时,收件箱中必须打开插件任务窗格。您可以将任务窗格固定,使其始终在收件箱中默认打开。
配置默认日志和跟踪设置
超级管理员可以更新跟踪、记录和关联账户中所有用户电子邮件的默认行为。
要配置这些默认值:
- 在 HubSpot 帐户中,单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
- 在左侧边栏菜单中,导航至对象 > 活动。
- 单击 "电子邮件日志和跟踪"选项卡。
- 在 "电子邮件日志和跟踪设置 "下,通过选择或清除相关复选框,配置电子邮件在 HubSpot 中的记录方式:
- 为所有用户应用默认日志设置: 打开此设置后,你可以点击切换默认记录所有电子邮件开关的开或关,以设置是否默认记录账户中所有用户的电子邮件。
- 为所有用户应用默认关联: 打开此设置后,可以单击下拉菜单,选择要与已记录电子邮件关联的默认记录类型。
- 为所有用户应用默认跟踪设置: 如果选择了 "允许所有用户跟踪邮件并查看收件人打开和点击邮件的情况 "复选框,则可以打开此设置,配置是否默认跟踪账户中所有用户的所有邮件。
跟踪电子邮件
请注意:目前不支持使用新的 Outlook for Mac跟踪电子邮件。
使用 Office 365 加载项发送跟踪电子邮件
使用 Office 365 加载项发送跟踪电子邮件:
- 登录 Outlook 帐户。
- 撰写新电子邮件。
- 输入电子邮件收件人、主题行和邮件正文。
- 打开收件箱中的销售工具。根据您使用的邮件客户端不同,此过程会略有不同:
- 如果您使用的是 PC 或 Mac 上 Outlook 桌面的 Office 365 加载项,请在邮件窗口中单击销售工具。
- 如果您在网络版 Outlook 或 Outlook.com 账户上使用 Office 365 加载项,请在电子邮件组成窗口的右下角单击链轮图标 sprocket 。
- 在右侧窗格中,选择 "跟踪电子邮件打开"复选框(拥有指定销售枢纽付费席位的用户将看到 "跟踪电子邮件打开和点击")。
- 保持HubSpot 销售窗格打开并选中复选框,然后点击发送。
查看跟踪电子邮件的状态
在联系人打开电子邮件之前,电子邮件主题行和收件人会在 HubSpot 的活动信息源中显示为已发送。
当收件人打开电子邮件时,您的桌面上会收到一个实时弹出通知,同时您的活动提要中的电子邮件通知也会标记为 "已打开 "。单击联系人姓名下方的下拉菜单,查看收件人打开电子邮件的时间。您还会看到下拉菜单中列出的联系人活动历史记录。
请注意:当您使用 Office 365 附加组件发送跟踪电子邮件时,如果您有HubSpot 销售 Chrome 浏览器扩展,则会出现实时通知。如果没有,则只能在 HubSpot 活动提要中看到活动 。
您还可以通过 Chrome 浏览器扩展查看联系人参与跟踪电子邮件的情况。 要通过 Chrome 浏览器扩展访问活动信息,请单击 Chrome 浏览器右上角的HubSpot 链轮图标 sprocket 。
打开数据隐私设置进行跟踪
如果您在账户中打开了数据隐私设置,HubSpot 只能在联系人有指定的数据处理法律依据时记录和跟踪该联系人的电子邮件打开情况。在 Office 365 中撰写电子邮件时,"跟踪电子邮件打开和点击"复选框将显示为灰色,表示联系人不符合跟踪条件。
对于没有处理数据法律依据的联系人或尚未成为联系人的电子邮件收件人,将不会跟踪电子邮件的打开次数。向多个收件人发送电子邮件时,将匿名跟踪电子邮件的打开次数。
您可以通过更新处理联系人数据属性的法律依据来更改联系人的跟踪资格。
记录电子邮件
要记录电子邮件并通过记录的电子邮件向 HubSpot 添加新联系人,您发送电子邮件的电子邮件地址必须是以下之一:
- 您账户中的一个用户
- 您连接的电子邮件地址之一
- 电子邮件客户端中的别名(在已连接的 Gmail 收件箱中配置的别名,或添加到" 配置文件和首选项 "中的别名)
你可以在HubSpot 账户设置中指定你永远不想记录电子邮件的电子邮件地址和域。或者,你也可以在 插件设置中添加这些电子邮件地址和域。
请注意:超过 50 MB 的电子邮件附件将无法登录到 HubSpot。您的电子邮件仍会成功发送给联系人,并登录到 CRM,但没有附件。
使用 Office 365 加载项发送记录的电子邮件
使用 Office 365 附加组件发送记录的电子邮件:
- 在 Outlook 中撰写新电子邮件。
- 输入电子邮件收件人、主题行和邮件正文。
- 打开收件箱中的销售工具。根据您使用的邮件客户端不同,此过程会略有不同:
- 如果您在 PC 或 Mac 的 Outlook 桌面上使用 Office 365 加载项,请在邮件窗口中单击 "销售工具"。
- 如果您使用的是网络版 Outlook 或 Outlook.com 帐户的 Office 365 加载项,请在电子邮件组成窗口的右下角单击链轮图标 sprocket 。
- 在右窗格中,选择日志 复选框。您的密送地址将自动填入密送栏。
- 默认情况下,插件会自动选择联系人的五个最新关联交易或票单记录来记录电子邮件。只有处于开放阶段的交易或票单才会被自动选择。要明确选择电子邮件将记录到哪些记录,请执行以下操作
请注意: 您必须使用 1910 或以上版本的 Office 365,才能明确选择电子邮件应记录到哪些记录。
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- 单击日志 复选框旁边的下拉菜单 。
- 选择/清除要记录电子邮件的记录旁边的复选框 。
- 如果您发送电子邮件的收件人不是客户关系管理中的联系人,则会创建一个新的联系人记录。编辑关联时,您会看到联系人的电子邮件列表。如果不想让电子邮件记录到新的联系人记录,请清除复选框 。了解如何仅将电子邮件记录到现有联系人记录 。
- 保持HubSpot 销售窗格打开并选中复选框,然后点击发送。
您可以在Office 365 加载项 设置中自定义电子邮件自动记录的关联记录。 如果您使用的是营销联系人,则记录的电子邮件创建的新联系人将被设置为非营销联系人。
请注意:如果 新联系人是通过记录的电子邮件创建的,只要之前未指定所有者,发送电子邮件的 HubSpot 用户就会被自动指定为联系人所有者。
在 HubSpot 中查看记录的电子邮件
使用 Office 365 加载项记录到 HubSpot 的电子邮件将自动关联到您在发送电子邮件之前指定的记录。
在 HubSpot 中查看记录的电子邮件:
- 在 HubSpot 账户中,导航至联系人、公司或交易。
- 单击记录名称。
- 在时间轴上,找到记录的电子邮件。从该电子邮件中,您可以执行以下操作:
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- 关联记录: 点击可编辑关联的公司或交易记录。
- 固定:单击可将电子邮件固定到联系人时间轴的顶部。
- 删除:单击可从时间轴中删除电子邮件活动。
- 详细信息: 点击可查看电子邮件发送的具体信息。
- 展开:点击可查看电子邮件的全文。如果有正在进行的电子邮件对话,单击 "查看线程 "可查看 线程中的所有电子邮件。
- 附件: 单击可打开与此特定邮件发送相关的附件。
- 回复:单击回复可从 HubSpot 向联系人发送电子邮件回复。
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