使用 HubSpot Sales Office 365 插件跟踪和记录电子邮件

使用 HubSpot Sales Office 365 插件的“跟踪和记录”功能，监控并记录您的联系人与您发送的电子邮件的互动情况。

• 启用跟踪功能后，您可以监控联系人何时查看或打开您的电子邮件。
  • 在活动动态和联系人时间轴中查看电子邮件活动。 
  • 当联系人打开您的邮件时，您将收到实时通知。

• • 被分配了 Sales Hub席位的用户可以跟踪被跟踪电子邮件正文中链接的点击情况。了解有关点击跟踪的更多信息。 
• 启用记录功能后，您可以将电子邮件记录到收件人的联系人记录或其关联记录中。了解有关跟踪与记录之间区别的更多信息。

请注意：本文介绍如何使用 HubSpot Sales Office 365 插件跟踪和记录电子邮件。如果您使用的是 Outlook 桌面插件，请了解如何使用 Outlook 桌面插件跟踪和记录电子邮件。

开始之前

在开始使用 HubSpot Sales Office 365 插件之前，请先了解电子邮件跟踪和记录的功能要求及限制。 

了解要求

• 用户必须将收件箱连接到 HubSpot，才能使用 HubSpot Sales Office 365 插件来跟踪和记录电子邮件。
• 用户必须使用 Office 365 1910 版或更高版本，才能选择电子邮件应记录到哪些记录中。
• 若要记录电子邮件并从已记录的电子邮件中向 HubSpot 添加新联系人，您用于发送电子邮件的邮箱地址必须符合以下条件之一：
  • 您账户中的用户
  • 您已连接的电子邮件地址之一
  • 您邮件客户端中的别名（即已在已连接的 Gmail 收件箱中配置的别名，或 添加到“个人资料与偏好设置”中的别名）

了解限制和注意事项

• 发送受追踪或已记录的电子邮件时，您的收件箱中必须打开 HubSpot 销售任务窗格。了解如何固定任务窗格，以便其始终处于打开状态以进行追踪和记录。 
• 如果您已在账户中启用了数据隐私设置，则仅能对已分配数据处理法律依据的联系人进行邮件打开情况的跟踪。您的法务团队是确定公司如何使用邮件记录和跟踪功能的最佳资源。了解有关在启用数据隐私设置时邮件跟踪的更多信息。
  • 您可以自定义扩展程序设置，针对特定邮件、特定联系人或特定电子邮件域名关闭跟踪和记录功能。 
• 在记录带有文件附件的电子邮件时，大于 50 MB 的附件将不会记录到 HubSpot 中。您的电子邮件仍会发送给联系人并记录到 CRM 中，但不会包含附件。

配置默认记录和跟踪设置

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。

2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”下，导航至“对象”。

3. 在 “对象” 页面顶部，点击 “选择对象” 下拉菜单，然后选择 “活动”。

4. 在 “电子邮件日志与跟踪” 选项卡中，通过勾选或取消勾选以下复选框，配置在 HubSpot 中如何跟踪或记录电子邮件：

   • 允许所有用户记录电子邮件附件：设置是否允许将收到的电子邮件附件记录在 CRM、对话收件箱和侧边栏中。 
   • 为所有用户应用默认记录设置：启用此设置后，您可以单击以打开或关闭“默认记录所有电子邮件”开关，从而设置账户中所有用户是否默认记录电子邮件。
   • 允许所有用户跟踪邮件并查看收件人打开和点击邮件的情况：设置用户是否可以跟踪从 CRM、对话收件箱、邮件扩展和序列中发送的邮件。 
   • 为所有用户应用默认跟踪设置： 如果您已选择 “允许所有用户跟踪邮件并查看收件人打开和点击邮件的情况” 复选框，您可以启用此设置，以配置账户中所有用户的邮件是否默认被追踪。 

    

跟踪电子邮件

使用 Office 365 插件发送可追踪电子邮件

1. 在 Outlook 中撰写新邮件。
2. 输入邮件收件人、主题行和邮件正文。
3. 导航至 HubSpot Sales 插件：
   • Windows 或 Mac 版经典 Outlook：在主功能区中，单击“销售工具”。
   • Mac 版新 Outlook：在主功能区中，单击三个水平点，然后选择“HubSpot Sales”。
   • Windows 版新 Outlook 或 Outlook 网页版：在主功能区中，单击“应用”，然后选择“HubSpot Sales”。

4. 在任务窗格的“消息工具”下，选中“跟踪邮件打开情况”复选框。已分配Sales Hub席位的用户将看到“跟踪邮件打开和点击情况”选项。
5. 保持HubSpot Sales任务窗格打开，然后点击“发送”。

查看带跟踪功能的电子邮件的状态

一旦发送了带跟踪功能的电子邮件，联系人记录以及您的活动动态中都会显示“已发送”状态。 

当收件人打开邮件时，您将在桌面上收到实时弹出通知。该邮件通知将在您的活动动态中标记为“已打开”。在联系人姓名下方，点击[X] 打开/已发送 + 其他活动以展开活动详情和历史记录。

您还可以通过 Chrome 扩展程序查看联系人如何与您的跟踪邮件进行互动。要从 Chrome 扩展程序访问您的活动动态，请点击 Chrome 浏览器右上角的HubSpot 齿轮图标 sprocket 

了解有关电子邮件跟踪和销售通知的更多信息，以及如何关闭跟踪功能。

在启用数据隐私设置时的跟踪

如果您已在账户中启用了数据隐私设置，HubSpot 仅在联系人已指定数据处理的法律依据时，才能记录和跟踪其邮件打开情况。向多个收件人发送邮件时，邮件打开情况将以匿名方式进行跟踪。

对于新联系人或尚未提供数据处理法律依据的现有联系人：

• 邮件的浏览和打开情况将不会被跟踪。
• 在 Office 365 中撰写电子邮件时，“跟踪电子邮件的打开和点击情况”复选框将显示为灰色，以表明该联系人不符合跟踪条件。
• 您可以通过更新联系人的“处理联系人数据的法律依据”属性来更新其跟踪资格。

记录电子邮件

使用 Office 365 插件发送可记录的电子邮件

1. 在 Outlook 中撰写新邮件。
2. 输入电子邮件收件人、主题行和邮件正文。
3. 转到 HubSpot Sales 插件：
   • Windows 或 Mac 版经典 Outlook：在主功能区中，点击“销售工具”。
   • Mac 版新 Outlook：在主功能区中，点击三个水平点，然后选择“HubSpot Sales”。
   • Windows 版新 Outlook 或 Outlook 网页版：在主功能区中，单击“应用”，然后选择“HubSpot Sales”。

4. 在任务窗格的“邮件工具”下，选中“记录 ”复选框。您的 密件抄送 (BCC) 地址 将自动填入 BCC 字段 中 。

5. 如果您的账户已配置默认日志设置，该插件将自动选择要记录该邮件的记录。若要手动选择要记录该邮件的记录：
   • 点击“记录”复选框旁边的下拉菜单。
   • 勾选或取消勾选您希望将邮件记录到其上的记录旁边的 复选框。
6. 如果您要发送邮件的收件人并非您 CRM 中的联系人，您可以选择创建新联系人。
   • 若要创建新联系人，请在编辑记录关联时，勾选“创建为新联系人”下方的电子邮件地址旁边的复选框。 
     
     • 如果您使用的是营销联系人，通过已记录的电子邮件创建的新联系人将被设为非营销联系人。 
     • 只要之前未指定过所有者，发送该电子邮件的 HubSpot 用户将自动被指定为该联系人的所有者。 
   • 如果您不想创建新联系人，请取消选中“创建为新联系人 ”下电子邮件地址旁边的复选框 。了解如何 仅将电子邮件记录到现有联系人记录 中。 
7. 保持HubSpot 销售任务窗格打开，然后点击“发送”。

在 HubSpot 中查看已记录的电子邮件

1. 导航至您的记录：

   • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 联系人。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 联系人。

   • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 公司。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 公司。

   • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 交易。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 交易。

   • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 服务工单。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 服务工单。

2. 点击 名称 。

3. 在时间轴上，找到已记录的电子邮件。在该电子邮件中，您可以执行以下操作：

• • 固定：点击此处可将邮件固定在联系人时间轴的顶部。
  • 复制链接：点击此处可复制已记录邮件的 URL。 
  • 回复：点击“回复”可从 HubSpot 向该联系人发送电子邮件回复。
  • 转发：点击将电子邮件转发给另一位联系人。 

• • 删除：点击此处可从时间轴中删除该邮件活动。

• • 展开：点击下拉箭头查看邮件全文。如果存在正在进行的邮件对话，请点击“查看对话”以 查看该对话中的所有邮件。
  • 关联：点击 此处可编辑关联的公司或商机记录。
  • 附件：点击 此处可打开与该特定邮件发送相关的附件。