使用HubSpot销售Office 365插件跟踪和记录电子邮件

使用 HubSpot Sales Office 365 插件的“跟踪和记录”功能，监控并记录您的联系人与您发送的电子邮件的互动情况。

• 开启跟踪功能后，您可以监控联系人何时查看或打开您的邮件。
  • 在活动动态和联系人时间轴中查看邮件活动。 
  • 当联系人打开您的邮件时，您将收到实时通知。

• • 拥有已分配 Sales Hub席位的用户可以跟踪被跟踪邮件正文中链接的点击情况。了解有关点击跟踪的更多信息。 
• 启用记录功能后，您可以将邮件记录到收件人的联系人记录或其关联记录中。了解有关跟踪与记录之间区别的更多信息。

请注意：本文介绍如何使用 HubSpot Sales Office 365 插件跟踪和记录电子邮件。如果您使用的是 Outlook 桌面插件，请了解如何使用 Outlook 桌面插件跟踪和记录电子邮件。

开始之前

在开始使用 HubSpot Sales Office 365 插件之前，请先了解电子邮件跟踪和记录的功能要求及限制。 

了解要求

• 用户必须将收件箱连接到 HubSpot，才能使用 HubSpot Sales Office 365 插件来跟踪和记录电子邮件。
• 用户必须使用 Office 365 1910 版或更高版本，才能选择邮件应记录到哪些记录中。
• 若要记录邮件并从已记录的邮件中向 HubSpot 添加新联系人，您发送邮件的邮箱地址必须符合以下条件之一：
  • 您账户中的用户
  • 您已连接的电子邮件地址之一
  • 您邮件客户端中的别名（即已在已连接的 Gmail 收件箱中配置的别名，或 添加到“个人资料与偏好设置”中的别名）

了解限制与注意事项

• 发送受追踪或记录的邮件时，您的收件箱中必须打开 HubSpot 销售任务窗格。了解如何固定任务窗格，使其始终处于打开状态以便进行追踪和记录。 
• 如果您已在账户中启用了数据隐私设置，则仅能对已分配数据处理法律依据的联系人进行邮件打开跟踪。您的法务团队是确定公司如何使用邮件记录和跟踪功能的最佳资源。了解有关在启用数据隐私设置时进行邮件跟踪的更多信息。
  • 您可以自定义扩展程序设置，针对特定邮件、特定联系人或特定邮件域名关闭跟踪和记录功能。 
• 记录带有文件附件的电子邮件时，大于 50 MB 的附件将不会记录到 HubSpot 中。您的电子邮件仍会发送给联系人并记录在 CRM 中，但不会包含附件。

配置默认记录和跟踪设置

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。

2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”下，导航至“对象”。

3. 在 “对象” 页面顶部，点击 “选择对象” 下拉菜单，并选择 活动。

4. 在 “电子邮件记录与跟踪” 选项卡中，通过勾选或取消勾选以下复选框，配置在 HubSpot 中如何跟踪或记录电子邮件：

   • 允许所有用户记录电子邮件附件：设置是否允许在 CRM、对话收件箱和侧边栏中记录收到的电子邮件附件。 
   • 为所有用户应用默认记录设置：启用此设置后，您可以点击切换“默认记录所有邮件”开关，以设置账户中所有用户是否默认记录邮件。
   • 允许所有用户跟踪邮件并查看收件人打开和点击邮件的情况：设置用户是否可以跟踪从 CRM、对话收件箱、邮件扩展和序列中发送的邮件。 
   • 为所有用户应用默认跟踪设置： 如果您已选择 允许所有用户跟踪邮件并查看收件人打开和点击邮件 复选框，您可以开启此设置，以配置账户内所有用户的邮件是否默认被追踪。 

    

跟踪电子邮件

使用 Office 365 插件发送带跟踪功能的电子邮件

1. 在 Outlook 中撰写新邮件。
2. 输入邮件收件人、主题行和邮件正文。
3. 导航至 HubSpot Sales 插件：
   • Windows 或 Mac 版经典 Outlook：在主功能区中，点击“销售工具”。
   • Mac 版新 Outlook：在主功能区中，点击三个横向点，然后选择HubSpot Sales。
   • Windows 版新 Outlook 或 Outlook 网页版：在主功能区中，单击“应用”，然后选择HubSpot Sales。

4. 在任务窗格的“消息工具”下，选中“跟踪邮件打开”复选框。拥有已分配Sales Hub席位的用户将看到“跟踪邮件打开和点击”选项。
5. 保持HubSpot Sales任务窗格打开，然后点击“发送”。

查看带跟踪功能的电子邮件状态

一旦发送了带跟踪功能的邮件，联系人记录以及您的活动动态中都会显示“已发送”状态。 

当收件人打开邮件时，您将在桌面上收到实时弹出通知。该邮件通知将在您的活动动态中标记为“已打开”。在联系人姓名下方，点击[X] 打开/已发送 + 其他活动以展开活动详情和历史记录。

您还可以通过 Chrome 扩展程序查看联系人如何与您的跟踪邮件互动。要从 Chrome 扩展程序访问活动动态，请点击 Chrome 浏览器右上角的HubSpot 齿轮图标 sprocket 

了解有关邮件跟踪和销售通知的更多信息，以及如何关闭跟踪功能。

在启用数据隐私设置时的跟踪

如果您已在账户中启用了数据隐私设置，HubSpot 仅能在联系人具备数据处理的法律依据时，记录并追踪其邮件打开情况。当向多个收件人发送邮件时，邮件打开情况将以匿名方式进行追踪。

对于新联系人或尚未提供数据处理法律依据的现有联系人：

• 邮件的浏览和打开情况将不会被追踪。
• 在 Office 365 中撰写电子邮件时，“跟踪电子邮件打开和点击”复选框将显示为灰色，以表明该联系人不符合跟踪条件。
• 您可以通过更新“处理联系人数据的法律依据”属性来更新联系人的跟踪资格。

记录电子邮件

使用 Office 365 插件发送带记录功能的电子邮件

1. 在 Outlook 中撰写新邮件。
2. 输入电子邮件收件人、主题行和邮件正文。
3. 导航至 HubSpot Sales 插件：
   • Windows 或 Mac 版经典 Outlook：在主功能区中，点击“销售工具”。
   • Mac 版新 Outlook：在主功能区中，点击三个横向点，然后选择HubSpot Sales。
   • Windows 版新 Outlook 或 Outlook 网页版：在主功能区中，点击“应用”，然后选择HubSpot Sales。

4. 在任务窗格的“邮件工具”下，选中“记录 ”复选框。您的 密件抄送 (BCC) 地址 将自动填入 BCC 字段。

5. 如果您的账户已配置默认日志设置，该插件将自动选择要记录该邮件的记录。若要手动选择要记录该邮件的记录：
   • 点击“记录”复选框旁边的下拉菜单。
   • 勾选或取消勾选您希望将邮件记录到的记录旁边的 复选框。
6. 如果您要发送邮件的收件人并非您 CRM 中的联系人，您可以选择创建新联系人。
   • 若需创建新联系人，请在编辑记录关联时，勾选“创建为新联系人”下方的电子邮件地址旁边的复选框。 
     
     • 如果您使用的是营销联系人，通过已记录的电子邮件创建的新联系人将被设为非营销联系人。 
     • 只要尚未分配过之前的拥有者，发送该电子邮件的 HubSpot 用户将自动被指定为联系人拥有者。 
   • 如果您不想创建新联系人，请取消勾选 “创建为新联系人 ”下电子邮件地址旁边的复选框 。了解如何 仅将电子邮件记录到现有联系人记录中 。 
7. 保持HubSpot 销售任务窗格打开，然后点击“发送”。

在 HubSpot 中查看已记录的邮件

1. 导航至您的记录：

   • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 联系人。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 联系人。

   • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 联系人。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 联系人。

   • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 交易。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 交易。

   • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 服务工单。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 服务工单。

2. 点击 名称 。

3. 在时间轴上，找到已记录的电子邮件。在该电子邮件中，您可以执行以下操作：

• • 固定：点击此处可将邮件固定在联系人时间轴顶部。
  • 复制链接：点击此处复制已记录邮件的 URL。 
  • 回复：点击“回复”可从 HubSpot 向该联系人发送电子邮件回复。
  • 转发：点击将邮件转发给另一位联系人。 

• • 删除：点击此处可从时间轴中删除该邮件活动。

• • 展开：点击下拉箭头查看邮件全文。如果存在正在进行的邮件对话，点击“查看对话”可 查看该对话中的所有邮件。
  • 关联：点击 可编辑关联的公司或商机记录。
  • 附件：点击 此处可打开与本次邮件发送相关的附件。