Acompanhe e registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Office 365

Use os recursos Rastrear e Registrar do suplemento HubSpot Sales Office 365 para monitorar e manter um registro do engajamento de seus contatos com seus emails.

• Com o controle ativado, você pode monitorar quando os contatos exibirem ou abrirem seus emails.
  • Examine a atividade de email no feed de atividades e na linha do tempo do contato. 
  • Receba notificações em tempo real quando um contato abrir seu email.

• • Os usuários com Sales hub atribuído podem rastrear os cliques nos links incluídos no corpo do e-mail rastreado. Saiba mais sobre rastreamento de cliques. 
• Com o registro ativado, você pode registrar um e-mail no registro do contato do destinatário ou em seus registros associados. Saiba mais sobre a diferença entre rastreamento e registro.

Observe: este artigo abrange e-mails de rastreamento e registro com o suplemento HubSpot Sales Office 365. Se você estiver usando o suplemento da área de trabalho do Outlook, aprenda como rastrear e registrar emails com o suplemento da área de trabalho do Outlook.

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com o suplemento HubSpot Sales Office 365, reveja os requisitos e limitações de rastreamento e registro de e-mails. 

Compreender os requisitos

• Os usuários devem conectar sua caixa de entrada ao HubSpot para rastrear e registrar emails usando o suplemento HubSpot Sales Office 365.
• Os usuários devem usar o Office 365 versão 1910 ou posterior para selecionar em quais registros um email deve fazer logon.
• Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot de um e-mail registrado, o endereço de e-mail do remetente deve ser um dos seguintes:
  • Um usuário da sua conta
  • Um de seus endereços de email conectados
  • Um alias em seu cliente de e-mail (um alias que foi configurado em sua caixa de entrada do Gmail conectada ou um alias adicionado ao seu Preferências de & perfil)

Compreender limitações e considerações

• O painel de tarefas Vendas HubSpot deve estar aberto em sua caixa de entrada quando você envia um email controlado ou registrado. Saiba como fixar o painel de tarefas para que ele esteja sempre aberto para controle e registro. 
• Se você tiver ativado as configurações de privacidade de dados em sua conta, as aberturas de email só poderão ser controladas para contatos com uma base legal atribuída para processamento de dados. Sua equipe jurídica é o melhor recurso para determinar como sua empresa usa o registro e o controle de e-mails. Saiba mais sobre controle de email quando as configurações de privacidade de dados estão ativadas.
  • Você pode personalizar suas configurações de extensão para desativar o rastreamento e o registro em log de uma mensagem específica ou de contatos ou domínios de email específicos. 
• Ao registrar um e-mail com um anexo de arquivo, os anexos maiores que 50 MB não serão registrados no HubSpot. Seu e-mail ainda será entregue ao contato e será registrado no

Definir as configurações de registro e rastreamento padrão

Superadministradores e usuários com a permissão Acesso à Conta podem atualizar as configurações padrão para rastreamento, registro e associação de e-mails para todos os usuários em sua conta.

Para configurar esses padrões:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Atividades.
3. Clique na guia Registro e rastreamento de e-mail.
4. Em Email Log and Track Settings, configure como os e-mails serão registrados no HubSpot marcando ou desmarcando as seguintes caixas de seleção:
   • Permitir que todos os usuários registrem anexos de e-mail: quando esta configuração estiver ativada, todos os anexos recebidos serão registrados no CRM.
   • Aplicar configuração de registro padrão para todos os usuários: quando essa configuração estiver ativada, você poderá clicar para ativar ou desativar a opção Registrar todos os e-mails por padrão para definir se os e-mails devem ser registrados por padrão para todos os usuários em sua conta.
   • Aplicar associação padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar no menu suspenso e selecionar os tipos de registro padrão para associar a uma mensagem de e-mail registrada.
   • Permitir que todos os usuários rastreiem e-mails e vejam quando os destinatários abrem e clicam em seus e-mails: quando essa configuração estiver ativada, todos os usuários poderão definir suas próprias configurações de rastreamento e registro para e-mails enviados pelo CRM ou extensão de e-mail. 
   • Aplicar configuração de acompanhamento padrão para todos os usuários: se você marcou a caixa de seleção Permitir que todos os usuários rastreiem e-mails e vejam quando os destinatários abrem e clicam em seus e-mails, poderá ativar esta configuração para definir se todos os e-mails serão rastreados por padrão para todos os usuários da conta.

Observação: se você tiver acesso à versão beta Aplicar Padrões de Registro de Atividades a Emails Externos, a extensão de vendas e os e-mails BCC/encaminhados seguirão as regras automáticas de associações e os usuários não poderão personalizar as configurações padrão para e-mails enviados através da extensão. A versão beta Aplicar registro de atividades assume como padrão os e-mails externos não afeta os e-mails enviados de caixas de entrada compartilhadas (por exemplo, respostas nas ferramentas conversas e help desk) ou de e-mails enviados de sequências. Uma vez que isso seja distribuído para todas as contas este ano, os usuários não poderão personalizar as configurações padrão de registro de associações da extensão, mas ainda poderão editar associações ao enviar emails individuais.

Rastreamento de e-mails

Enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365

1. Escreva um novo e-mail no Outlook.
2. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
3. Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Este processo será ligeiramente diferente dependendo da versão do Outlook que você está usando. Na tabela abaixo, passe o mouse sobre o enlargeIcon para exibir o suplemento de cada versão do Outlook.

Versão do Outlook	Acessar o complemento
Outlook para Windows ou Mac (clássico)  enlargeIcon	Na parte superior do Outlook, na faixa de opções principal, clique em Ferramentas de vendas.
Outlook para Windows ou Mac (novo)  enlargeIcon	Na parte superior do Outlook, na faixa de opções simplificada ou na barra de ferramentas, clique nos três pontos horizontais. Em seguida, selecione Personalizar barra de ferramentas para acessar o complemento. Você também pode clicar e arrastar o HubSpot Sales para a barra de ferramentas.
Outlook na Web  enlargeIcon	Na parte superior do Outlook, na faixa de opções principal, clique em Aplicativos e selecione HubSpot Sales.

4. No painel de tarefas à direita, marque a caixa de seleção Rastrear e-mail abre . Os usuários com um assento de Sales hub atribuído verão Acompanhar e-mails abertos e cliques.
5. Mantenha o painel de tarefas Vendas do HubSpot aberto e clique em Enviar.

Exibir o status do e-mail rastreado

Depois que um e-mail rastreado é enviado, a atividade de e-mail exibirá um status de Enviado no registro do contato, bem como no seu feed de atividades . 

Quando o destinatário abrir o email, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho. A notificação por email será marcada como Aberta no seu feed de atividades. Sob o nome do contato, clique em [X] abrir/enviar + outra atividade para expandir os detalhes e o histórico da atividade.

Você também pode ver como os contatos se envolvem com seus e-mails rastreados da extensão para Chrome. Para acessar o feed de atividades da extensão para Chrome, clique no ícone de engrenagem do HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. 

Saiba mais sobre rastreamento de email e notificações de vendas e sobre como desabilitar o rastreamento .

Rastreamento com configurações de privacidade de dados ativadas

Se você tiver ativado as configurações de privacidade de dados em sua conta, o HubSpot só poderá registrar e rastrear o email de um contato quando o contato tiver uma base legal atribuída para o processamento de dados. Ao enviar e-mails para vários destinatários, as aberturas de e-mail serão rastreadas de forma anônima.

Para novos contatos ou contatos existentes que não tenham fornecido base legal para o processamento de dados:

• As exibições e as aberturas de email não serão controladas.
• Ao redigir um email no Office 365, a caixa de seleção Rastrear email é aberta e clica será esmaecida para mostrar a inelegibilidade de rastreamento do contato.
• Você pode atualizar a qualificação de rastreamento de um contato atualizando suas propriedades Bases jurídicas para processar os dados do contato .

Registro de e-mails

Enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365

1. Escreva um novo e-mail no Outlook.
2. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
3. Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Este processo será ligeiramente diferente dependendo da versão do Outlook que você está usando. Na tabela abaixo, passe o mouse sobre o enlargeIcon para exibir o suplemento de cada versão do Outlook. 

Versão do Outlook	Acessar o complemento
Outlook para Windows ou Mac (clássico)  enlargeIcon	Na parte superior do Outlook, na faixa de opções principal, clique em Ferramentas de vendas.
Outlook para Windows ou Mac (novo)  enlargeIcon	Na parte superior do Outlook, na faixa de opções simplificada ou na barra de ferramentas, clique nos três pontos horizontais. Em seguida, selecione Personalizar barra de ferramentas para acessar o complemento. Você também pode clicar e arrastar o HubSpot Sales para a barra de ferramentas.
Outlook na Web  enlargeIcon	Na parte superior do Outlook, na faixa de opções principal, clique em Aplicativos e selecione HubSpot Sales.

4.  No painel de tarefas direito, marque a caixa de seleção Registrar. Seu endereço BCC será preenchido automaticamente no campo BCC.

5. Se sua conta tiver definido configurações de log padrão, o suplemento selecionará automaticamente em quais registros o email será registrado. Para selecionar manualmente em quais registros o e-mail será registrado:
   • Clique no menu suspenso ao lado da caixa de seleção Registrar.
   • Marque/desmarque as caixas de seleção ao lado dos registros nos quais deseja registrar o e-mail.
6. Se você estiver enviando o email para um destinatário que não seja um contato em seu
   • Se você quiser criar um novo contato, marque a caixa de seleção ao lado do endereço de e-mail em Criar como novos contatos, ao editar as associações de registro. 
     
     • Se você estiver usando contatos de marketing, um novo contato criado por um email registrado será definido como não marketing. 
     • O usuário HubSpot que enviou o e-mail será atribuído automaticamente como o proprietário de contato , desde que nenhum proprietário anterior tenha sido atribuído. 
   • Se você não quiser criar um novo contato, desmarque a caixa de seleção ao lado do endereço de email em Criar como novos contatos. Saiba como registrar emails em registros de contato existentes apenas. 
7. Mantenha o painel de tarefas Vendas do HubSpot aberto e clique em Enviar.

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

1. Acesse seus registros:

   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.

   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.

   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.

   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.

2. Clique no botão nome do registro.

3. Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte:

• • Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
  • Copiar link: clique para copiar o URL do e-mail registrado. 
  • Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato a partir do HubSpot.
  • Encaminhar: clique para encaminhar o e-mail para outro contato. 

• • Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.

• • Expanda: clique na seta suspensa para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
  • Associações: clique para editar registros de negócios ou de empresa associados.
  • Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.