Acompanhe e registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Office 365

Use o Acompanhar e Registro recursos do complemento HubSpot Sales Office 365 para monitorar e manter um registro do envolvimento de seus contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe.

Você pode revisar as informações de abertura e clique de e-mail no feed de atividades; e-mails registrados são salvos em registros de contato individuais e seus registros associados. Você pode aprender sobre a diferença entre rastreamento e login Este artigo.

Este artigo aborda o rastreamento de e-mails e o registro de e-mails com o suplemento do HubSpot Sales Office 365. Se você estiver usando o suplemento da área de trabalho do Outlook, saiba mais como rastrear e registrar e-mails com o complemento da área de trabalho do Outlook.

Definir as configurações de registro e rastreamento padrão

Superadministradores pode atualizar o comportamento padrão para rastreamento, registro e associação de e-mails para todos os usuários da sua conta.

Para configurar esses padrões:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Atividades.
• Clique na guia Registro e rastreamento de e-mail.
• Em Configurações de registro e rastreamento de e-mail, configure como os e-mails serão registrados no HubSpot marcando ou desmarcando as caixas de seleção associadas:
  • Aplicar configuração de registro padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar para ativar ou desativar a opção Registre todos os e-mails por padrão para definir se os e-mails são registrados por padrão para todos os usuários da sua conta.
  • Aplicar associação padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar no menu suspenso e selecionar os tipos de registro padrão para associar a uma mensagem de e-mail registrada.
  • Aplicar configuração de acompanhamento padrão para todos os usuários: se você marcou a caixa de seleção Permitir que todos os usuários rastreiem e-mails e vejam quando os destinatários abrem e clicam em seus e-mails, poderá ativar esta configuração para definir se todos os e-mails serão rastreados por padrão para todos os usuários da conta.

Rastreamento de e-mails

Por favor, note: rastrear e-mails usando o novo Outlook para Mac não é suportado atualmente. 

Enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365

Para enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365:

• Faça login na sua conta do Outlook.
• Escreva um novo e-mail.
• Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
  • Se você estiver usando o complemento do Office 365 na área de trabalho do Outlook em um PC ou Mac, na janela da mensagem, clique em Ferramentas de vendas .
  • Se você estiver usando o suplemento do Office 365 em uma conta do Outlook na Web ou do Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição de email, clique no botão ícone de roda dentada sprocket .
• No painel direito, selecione o Rastrear aberturas de e-mail caixa de seleção (usuários com atribuições Centro de vendas assentos pagos verão Rastreie aberturas e cliques de e-mail).

• Mantenha o Vendas HubSpot painel aberto com a caixa de seleção selecionada e clique em Enviar.

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes de seu contato abrir o e-mail, a linha de assunto do e-mail e o destinatário serão exibidos em seu feed de atividade no HubSpot como Enviado.

Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho e a notificação de e-mail marcada como Aberta no feed de atividades. Clique no menu suspenso abaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.

Observe: notificações em tempo real aparecerão quando você enviar e-mails rastreados usando o complemento do Office 365 e se você tiver o Extensão HubSpot Sales para Chrome. Caso contrário, você verá apenas atividades no seu HubSpot feed de atividade.

Você também pode ver como seus contatos estão interagindo com seus e-mails rastreados na extensão do Chrome. Para acessar seu feed de atividades na extensão do Chrome, clique no botão Ícone de roda dentada do HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. 

Aprender mais sobre rastreamento de e-mail e notificações de vendas e como desativar o rastreamento.

Rastreamento com a opção de privacidade de dados ativada

Se você tiver ativou as configurações de privacidade de dados em sua conta , o HubSpot só pode registrar e rastrear as aberturas de e-mail de um contato quando o contato tiver um endereço atribuído base legal para processamento de dados. Ao redigir um email no Office 365, o Rastreie aberturas e cliques de e-mail a caixa de seleção ficará esmaecida para indicar a inelegibilidade de rastreamento de um contato.

As aberturas de e-mail não serão rastreadas para contatos sem base legal para processamento de dados ou destinatários de e-mail que ainda não sejam contatos. Ao enviar e-mail para vários destinatários, as aberturas de e-mail serão rastreadas anonimamente.

Você pode alterar a elegibilidade de rastreamento de um contato atualizando seu Base legal para processamento de dados de contato propriedade.

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot de um e-mail registrado, o endereço de e-mail do remetente deve ser um dos seguintes:

• Um usuário da sua conta
• Um dos seus endereços de e-mail conectados
• Um alias no seu cliente de e-mail (um alias que foi configurado na sua caixa de entrada do Gmail conectada , ou um alias adicionado ao seu Perfil e preferências)

Você pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais nunca deseja registrar e-mails em seu Configurações da conta HubSpot. Ou você pode adicionar esses endereços de e-mail e domínios em seu configurações de complemento.

Observação: anexos de e-mail maiores que 50 MB não serão registrados no HubSpot. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato e será registrado no CRM, mas sem um anexo. 

Enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365

Para enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365:

• Escreva um novo e-mail no Outlook.
• Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
  • Se você estiver usando o complemento do Office 365 na área de trabalho do Outlook em um PC ou Mac, na janela da mensagem, clique em Ferramentas de vendas .
  • Se você estiver usando o suplemento do Office 365 do Outlook na Web ou uma conta do Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição de email, clique no botão ícone de roda dentada sprocket .
• No painel direito, marque a caixa de seleção Registrar. Seu Endereço CCO será preenchido automaticamente no CCO campo.

• Por padrão, a complemento selecionará automaticamente os últimos cinco registros de negócio ou ticket associados do contato no qual registrar os e-mails. Apenas os negócios ou tickets em uma fase Aberta serão selecionados automaticamente. Para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado:

Observação: você deve usar o Office 365 versão 1910 ou superior para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado.

• • Clique no suspenso cardápio próximo ao Registro caixa de seleção. 
  • Selecione/desmarque o caixas de seleção ao lado dos registros nos quais você deseja registrar o e-mail. 
  • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se não quiser que o e-mail registre o novo registro do contato. Aprender como registrar e-mails em registros de contato existentes apenas.

• Mantenha o Vendas HubSpot painel aberto com a caixa de seleção selecionada e clique em Enviar.

Você pode personalizar em quais registros associados seus e-mails são registrados automaticamente em seu Suplemento do Office 365 configurações. Se você estiver usando contatos de marketing , um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não comercial. 

Observe: se um novo contato for criado por meio de um e-mail registrado, o usuário da HubSpot que enviou o e-mail será automaticamente atribuído como proprietário do contato , desde que nenhum proprietário anterior tenha sido atribuído. 

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

Os emails registrados no HubSpot usando o complemento do Office 365 serão automaticamente associados aos registros que você especificou antes de enviar o email. 

Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

• Na sua conta HubSpot, navegue até seus contatos, empresas ou negócios.
• Clique no nome do registro.
• Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
  
  1. 1. Registros associados: clique para editar registros associados de empresas ou negócios.
     2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
     3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
     4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
     5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
     6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
     7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot.

Observe : a fim de enviar respostas por e-mail da HubSpot e registrar respostas recebidas para o HubSpot, você deve ter um caixa de entrada conectada.