E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot nachverfolgen und protokollieren

Verwenden Sie die Funktionen "Nachverfolgen " und "Protokollieren " mit dem Office 365-Add-in von Sales Hub. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen.

• Wenn Tracking aktiviert ist, können Sie überwachen, wann Kontakte Ihre E-Mails anzeigen oder öffnen.
  • Überprüfen Sie die E-Mail-Aktivitäten im Aktivitätenfeed und in der Kontakt-Chronik. 
  • Erhalten Sie Echtzeitbenachrichtigungen, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet.

• • Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz können Klicks auf Links im Text der nachverfolgten E-Mail nachverfolgen. Erfahren Sie mehr über Klick-Tracking. 
• Bei aktivierter Protokollierung können Sie eine E-Mail im Kontaktdatensatz des Empfängers oder den zugehörigen Datensätzen protokollieren. Erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen Tracking und Protokollierung.

Bitte beachten: Dieser Artikel befasst sich mit dem Tracking und der Protokollierung von E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot. Wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) nachverfolgen und protokollieren.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit der Arbeit mit dem Office 365-Add-in von HubSpot beginnen, sollten Sie sich die Voraussetzungen und Einschränkungen für die Nachverfolgung und Protokollierung von E-Mails ansehen. 

Dies sind die Voraussetzungen:

• Benutzer müssen ihr Postfach mit HubSpot verknüpfen , um E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot nachzuverfolgen und zu protokollieren.
• Benutzer müssen Office 365 Version 1910 oder höher verwenden, um auswählen zu können, in welchen Datensätzen eine E-Mail protokolliert werden soll.
• Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eine der folgenden sein:
  • Ein Benutzer Ihres Accounts
  • Eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen
  • Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verknüpften Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihren Profileinstellungen &hinzugefügt wurde)

Einschränkungen und Wissenswertes

• Der HubSpot Sales-Aufgabenbereich muss in Ihrem Postfach geöffnet sein, wenn Sie eine nachverfolgte oder protokollierte E-Mail senden. Erfahren Sie, wie Sie den Aufgabenbereich anheften , damit er immer für Tracking und Protokollierung geöffnet ist. 
• Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutzeinstellungen aktiviert haben, können Sie geöffnete E-Mails nur für Kontakte nachverfolgen, für die Sie eine rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung angegeben haben. Ihre Rechtsabteilung ist die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und -Tracking einsetzt. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking bei aktivierten Datenschutzeinstellungen.
  • Sie können Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen , um Tracking und Protokollierung für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. 
• Beim Protokollieren einer E-Mail mit einem Dateianhang werden Anhänge, die größer als 50 MB sind, nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin an den Kontakt zugestellt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang.

Protokollierungs- und Tracking-Standardeinstellungen konfigurieren

Super-Admins und Benutzer mit der Berechtigung Account-Zugriff können die Standardeinstellungen für die Nachverfolgung, Protokollierung und Zuordnung von E-Mails für alle Benutzer in Ihrem Account aktualisieren.

So verwalten Sie diese Einstellungen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Objekte > Aktivitäten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Protokollierung und -Tracking.
4. Konfigurieren Sie unter E-Mail-Protokollierungs- und -Tracking-Einstellungen, wie E-Mails in HubSpot aufgezeichnet werden sollen, indem Sie die folgenden Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren:
   • Zulassen, dass alle Benutzer E-Mail-Anhänge protokollieren können: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle eingehenden Anhänge im CRM protokolliert.
   • Standardprotokollierungseinstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie durch Aktivieren oder Deaktivieren des Schalters Alle E-Mails standardmäßig protokollieren festlegen, ob E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account protokolliert werden oder nicht.
   • Standardzuordnung für alle Benutzer übernehmen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie auf das Dropdown-Menü klicken und die Standarddatensatztypen auswählen, die mit einer protokollierten E-Mail verknüpft werden sollen.
   • Zulassen, dass alle Benutzer E-Mails nachverfolgen und anzeigen können, wenn Empfänger ihre E-Mails öffnen und anklicken: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können alle Benutzer ihre eigenen Tracking- und Protokollierungseinstellungen für E-Mails konfigurieren, die über das CRM oder die E-Mail-Erweiterung gesendet werden. 
   • Standard-Tracking-Einstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass alle Benutzer E-Mails nachverfolgen und anzeigen können, wenn Empfänger ihre E-Mails öffnen und anklicken ausgewählt haben, können Sie diese Einstellung aktivieren, um zu konfigurieren, ob alle E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account nachverfolgt werden.

Bitte beachten: Wenn Sie Zugriff auf die Beta-Version "Standardeinstellungen für die Aktivitätsprotokollierung auf externe E-Mails anwenden" haben, folgen die Sales-Erweiterung und BCC/Weitergeleitete E-Mails den Regeln für die automatische Zuordnung. Benutzer können die Standardeinstellungen für E-Mails, die über die Erweiterung gesendet werden, nicht personalisieren. Die Beta-Version "Aktivitätsprotokollierungseinstellungen auf externe E-Mails anwenden" hat keinen Einfluss auf E-Mails, die aus gemeinsam genutzten Postfächern (z. B. Antworten in den Konversationen- und Helpdesk-Tools) oder ausgehende E-Mails, die von Sequenzen gesendet werden. Sobald die Umstellung in diesem Jahr für alle Accounts eingeführt wird, können Nutzende die Standardeinstellungen für die Zuordnung der Erweiterung nicht mehr personalisieren, aber weiterhin Zuordnungen bearbeiten, wenn sie einzelne E-Mails versenden.

E-Mails nachverfolgen

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

1. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
2. Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
3. Öffnen Sie die Vertriebstools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendeter Outlook-Version geringfügig. Bewegen Sie in der folgenden Tabelle den Mauszeiger über das enlargeIcon Symbol, um das Add-in für die einzelnen Outlook-Versionen anzuzeigen.

Outlook-Version	Auf das Add-in zugreifen
Outlook für Windows oder Mac (klassisch)  enlargeIcon	Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Vertriebstools.
Outlook für Windows oder Mac (neu)  enlargeIcon	Klicken Sie oben in Outlook im vereinfachten Menüband oder auf der Symbolleiste auf die drei horizontalen Punkte. Wählen Sie dann Symbolleiste anpassen aus, um auf das Add-in zuzugreifen. Sie können auch auf Sales Hub klicken und ihn in die Symbolleiste ziehen.
Outlook im Web  enlargeIcon	Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Appsund wählen Sie dann Sales Hub aus.

4. Aktivieren Sie im rechten Aufgabenbereich das Kontrollkästchen Geöffnete E-Mails nachverfolgen . Benutzern mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz   wird das Nachverfolgen von geöffneten und angeklickten E-Mails angezeigt.
5. Lassen Sie den HubSpot Sales-Aufgabenbereich geöffnet und klicken Sie auf "Senden".

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Sobald eine nachverfolgte E-Mail gesendet wurde, wird bei E-Mail-Aktivitäten im Kontaktdatensatz sowie in Ihrem Aktivitätenfeed der Status Gesendet angezeigt. 

Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung wird in Ihrem Aktivitätenfeed als Offen markiert. Klicken Sie unter dem Kontaktnamen auf [X] Offen/Gesendet + Weitere Aktivität , um die Details und den Verlauf der Aktivität anzuzeigen.

Sie können auch sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails von der Chrome-Erweiterung interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitätenfeed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket. 

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren können.

Tracking mit aktivierten Datenschutzeinstellungen

Wenn Sie die Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert haben, kann HubSpot die E-Mail-Öffnungen eines Kontakts nur dann protokollieren und nachverfolgen, wenn der Kontakt über eine zugewiesene rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung verfügt. Beim Versand von E-Mails an mehrere Empfänger wird das Öffnen von E-Mails anonym nachverfolgt.

Für neue Kontakte oder bestehende Kontakte, die keine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Daten angegeben haben:

• E-Mail-Aufrufe und geöffnete E-Mails werden nicht nachverfolgt.
• Beim Verfassen einer E-Mail in Office 365 wird das Kontrollkästchen Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen ausgegraut, um anzuzeigen, dass der Kontakt nicht nachverfolgt werden kann.
• Sie können die Berechtigung zur Nachverfolgung eines Kontakts aktualisieren, indem Sie dessen Eigenschaft Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Kontaktdaten aktualisieren.

E-Mails protokollieren

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

1. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
2. Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
3. Öffnen Sie die Vertriebstools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendeter Outlook-Version geringfügig. Bewegen Sie in der folgenden Tabelle den Mauszeiger über das enlargeIcon Symbol, um das Add-in für die einzelnen Outlook-Versionen anzuzeigen.

Outlook-Version	Auf das Add-in zugreifen
Outlook für Windows oder Mac (klassisch)  enlargeIcon	Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Vertriebstools.
Outlook für Windows oder Mac (neu)  enlargeIcon	Klicken Sie oben in Outlook im vereinfachten Menüband oder auf der Symbolleiste auf die drei horizontalen Punkte. Wählen Sie dann Symbolleiste anpassen aus, um auf das Add-in zuzugreifen. Sie können auch auf Sales Hub klicken und ihn in die Symbolleiste ziehen.
Outlook im Web  enlargeIcon	Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Appsund wählen Sie dann Sales Hub aus.

4.  Aktivieren Sie im rechten Aufgabenbereich das Kontrollkästchen Protokollieren . Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingetragen .

5. Wenn Ihr Account über Standardprotokollierungseinstellungen konfiguriert ist, wählt das Add-in automatisch aus, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert werden soll. So wählen Sie manuell aus, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert wird:
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Kontrollkästchen Protokollieren.
   • Aktivieren/deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie die E-Mail protokollieren möchten.
6. Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem CRM ist, können Sie einen neuen Kontakt erstellen.
   • Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Adresse unter Als neue Kontakte erstellen, wenn Sie die Datensatzzuordnungen bearbeiten.
     
     • Wenn Sie Marketingkontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der von einer protokollierten E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketingkontakt eingestuft.
     • Der HubSpot-Benutzer, der die E-Mail gesendet hat, wird automatisch als zuständiger Mitarbeiter für den Kontakt zugewiesen, sofern kein vorheriger zuständiger Mitarbeiter zugewiesen wurde. 
   • Wenn Sie keinen neuen Kontakt erstellen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Adresse unter Als neue Kontakte erstellen. Erfahren Sie, wie E-Mails nur in vorhandenen Kontaktdatensätzen protokolliert werden . 
7. Lassen Sie den HubSpot Sales-Aufgabenbereich geöffnet und klicken Sie auf "Senden".

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:

   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.

   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.

   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.

   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.

2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.

3. Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:

• • Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Kontaktchronik anzuheften.
  • Link kopieren: Klicken Sie auf diese Option, um die URL der protokollierten E-Mail zu kopieren. 
  • Antworten: Klicken Sie auf Antworten, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.
  • Weiterleiten: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail an einen anderen Kontakt weiterzuleiten. 

• • Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.

• • Erweitern: Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf Thread anzeigen, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
  • Zuordnungen: Klicken Sie auf diese Option, um zugeordnete Unternehmens- oder Dealdatensätze zu bearbeiten.
  • Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.