E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot nachverfolgen und protokollieren

Verwenden Sie die Funktionen "Nachverfolgen " und "Protokollieren " mit dem Office 365-Add-in von Sales Hub. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen.

• Wenn Tracking aktiviert ist, können Sie überwachen, wann Kontakte Ihre E-Mails anzeigen oder öffnen.
  • Überprüfen Sie die E-Mail-Aktivitäten im Aktivitätenfeed und in der Kontakt-Chronik. 
  • Erhalten Sie Echtzeitbenachrichtigungen, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet.

• • Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz können Klicks auf Links im Text der nachverfolgten E-Mail nachverfolgen. Erfahren Sie mehr über Klick-Tracking. 
• Bei aktivierter Protokollierung können Sie eine E-Mail im Kontaktdatensatz des Empfängers oder den zugehörigen Datensätzen protokollieren. Erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen Tracking und Protokollierung.

Bitte beachten: Dieser Artikel befasst sich mit dem Tracking und der Protokollierung von E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot. Wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) nachverfolgen und protokollieren.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit der Arbeit mit dem Office 365-Add-in von HubSpot beginnen, sollten Sie sich die Voraussetzungen und Einschränkungen für die Nachverfolgung und Protokollierung von E-Mails ansehen. 

Dies sind die Voraussetzungen:

• Benutzer müssen ihr Postfach mit HubSpot verknüpfen , um E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot nachzuverfolgen und zu protokollieren.
• Benutzer müssen Office 365 Version 1910 oder höher verwenden, um auswählen zu können, in welchen Datensätzen eine E-Mail protokolliert werden soll.
• Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eine der folgenden sein:
  • Ein Benutzer Ihres Accounts
  • Eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen
  • Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verknüpften Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihren Profileinstellungen &hinzugefügt wurde)

Einschränkungen und Wissenswertes

• Der HubSpot Sales-Aufgabenbereich muss in Ihrem Postfach geöffnet sein, wenn Sie eine nachverfolgte oder protokollierte E-Mail senden. Erfahren Sie, wie Sie den Aufgabenbereich anheften , damit er immer für Tracking und Protokollierung geöffnet ist. 
• Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutzeinstellungen aktiviert haben, können Sie geöffnete E-Mails nur für Kontakte nachverfolgen, für die Sie eine rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung angegeben haben. Ihre Rechtsabteilung ist die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und -Tracking einsetzt. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking bei aktivierten Datenschutzeinstellungen.
  • Sie können Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen , um Tracking und Protokollierung für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. 
• Beim Protokollieren einer E-Mail mit einem Dateianhang werden Anhänge, die größer als 50 MB sind, nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin an den Kontakt zugestellt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang.

Protokollierungs- und Tracking-Standardeinstellungen konfigurieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Objekte > Aktivitäten.
3. Auf der Registerkarte E-Mail-Protokollnachverfolgung & können Sie konfigurieren, wie E-Mails in HubSpot nachverfolgt oder protokolliert werden, indem Sie die folgenden Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren:
   • Protokollieren von E-Mail-Anhängen für alle Benutzer zulassen: Legt fest, ob eingehende E-Mail-Anhänge im CRM, Konversationen-Postfach und in der Seitenleiste protokolliert werden können. 
   • Standardprotokollierungseinstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie durch Aktivieren oder Deaktivieren des Schalters Alle E-Mails standardmäßig protokollieren festlegen, ob E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account protokolliert werden.
   • Zulassen, dass alle Benutzer E-Mails nachverfolgen und anzeigen können, wenn Empfänger ihre E-Mails öffnen und anklicken: Legen Sie fest, ob Benutzer E-Mails nachverfolgen können, die vom CRM, vom Konversationen-Postfach, von E-Mail-Erweiterungen und von Sequenzen gesendet werden. 
   • Standard-Tracking-Einstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass alle Benutzer E-Mails nachverfolgen und anzeigen können, wenn Empfänger ihre E-Mails öffnen und anklicken ausgewählt haben , können Sie diese Einstellung aktivieren, um zu konfigurieren, ob alle E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account nachverfolgt werden.

E-Mails nachverfolgen

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

1. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
2. Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
3. Gehen Sie zum HubSpot Sales-Add-in:
   • Outlook für Windows oder Mac (klassisch): Klicken Sie im Menüband auf "Sales-Tools".
   • Outlook für Windows oder Mac (neu): Klicken Sie im Menüband auf die drei horizontalen Punkte und wählen Sie HubSpot Sales aus.
   • Outlook im Web: Klicken Sie im Menüband auf Apps  und wählen Sie HubSpot Sales aus.

4. Aktivieren Sie im Aufgabenbereich unter Nachrichtentools das Kontrollkästchen Geöffnete E-Mails nachverfolgen . Benutzern mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz   wird das Nachverfolgen von geöffneten und angeklickten E-Mails angezeigt.
5. Lassen Sie den HubSpot Sales-Aufgabenbereich geöffnet und klicken Sie auf "Senden".

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Sobald eine nachverfolgte E-Mail gesendet wurde, wird bei E-Mail-Aktivitäten im Kontaktdatensatz sowie in Ihrem Aktivitätenfeed der Status Gesendet angezeigt. 

Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung wird in Ihrem Aktivitätenfeed als Offen markiert. Klicken Sie unter dem Kontaktnamen auf [X] Offen/Gesendet + Weitere Aktivität , um die Details und den Verlauf der Aktivität anzuzeigen.

Sie können auch sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails von der Chrome-Erweiterung interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitätenfeed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket. 

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren können.

Tracking mit aktivierten Datenschutzeinstellungen

Wenn Sie die Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert haben, kann HubSpot die E-Mail-Öffnungen eines Kontakts nur dann protokollieren und nachverfolgen, wenn der Kontakt über eine zugewiesene rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung verfügt. Beim Versand von E-Mails an mehrere Empfänger wird das Öffnen von E-Mails anonym nachverfolgt.

Für neue Kontakte oder bestehende Kontakte, die keine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Daten angegeben haben:

• E-Mail-Aufrufe und geöffnete E-Mails werden nicht nachverfolgt.
• Beim Verfassen einer E-Mail in Office 365 wird das Kontrollkästchen Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen ausgegraut, um anzuzeigen, dass der Kontakt nicht nachverfolgt werden kann.
• Sie können die Berechtigung zur Nachverfolgung eines Kontakts aktualisieren, indem Sie dessen Eigenschaft Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Kontaktdaten aktualisieren.

E-Mails protokollieren

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in senden

1. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
2. Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
3. Gehen Sie zum HubSpot Sales-Add-in:
   • Outlook für Windows oder Mac (klassisch): Klicken Sie im Menüband auf "Sales-Tools".
   • Outlook für Windows oder Mac (neu): Klicken Sie im Menüband auf die drei horizontalen Punkte und wählen Sie HubSpot Sales aus.
   • Outlook im Web: Klicken Sie im Menüband auf Apps  und wählen Sie HubSpot Sales aus.
4.  Aktivieren Sie im Aufgabenbereich unter Nachrichtentools das Kontrollkästchen Protokollieren . Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingetragen .

5. Wenn Ihr Account über Standardprotokollierungseinstellungen konfiguriert ist, wählt das Add-in automatisch aus, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert werden soll. So wählen Sie manuell aus, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert wird:
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Kontrollkästchen Protokollieren.
   • Aktivieren/deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie die E-Mail protokollieren möchten.
6. Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem CRM ist, können Sie einen neuen Kontakt erstellen.
   • Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Adresse unter Als neue Kontakte erstellen, wenn Sie die Datensatzzuordnungen bearbeiten.
     
     • Wenn Sie Marketingkontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der von einer protokollierten E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketingkontakt eingestuft.
     • Der HubSpot-Benutzer, der die E-Mail gesendet hat, wird automatisch als zuständiger Mitarbeiter für den Kontakt zugewiesen, sofern kein vorheriger zuständiger Mitarbeiter zugewiesen wurde. 
   • Wenn Sie keinen neuen Kontakt erstellen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Adresse unter Als neue Kontakte erstellen. Erfahren Sie, wie E-Mails nur in vorhandenen Kontaktdatensätzen protokolliert werden . 
7. Lassen Sie den HubSpot Sales-Aufgabenbereich geöffnet und klicken Sie auf "Senden".

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:

   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.

   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.

   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.

   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.

2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.

3. Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:

• • Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Kontaktchronik anzuheften.
  • Link kopieren: Klicken Sie auf diese Option, um die URL der protokollierten E-Mail zu kopieren. 
  • Antworten: Klicken Sie auf Antworten, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.
  • Weiterleiten: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail an einen anderen Kontakt weiterzuleiten. 

• • Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.

• • Erweitern: Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf Thread anzeigen, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
  • Zuordnungen: Klicken Sie auf diese Option, um zugeordnete Unternehmens- oder Dealdatensätze zu bearbeiten.
  • Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.