Datensätze zuordnen

In HubSpot gibt es CRM-Objekte, die verschiedene Teile Ihres Datenmodells darstellen. Um die Beziehungen innerhalb und zwischen Objekten zu verfolgen, können Sie deren Datensätze einander zuordnen. Zuordnungen sind immer bidirektional (d. h., wenn Datensatz A Datensatz B zugeordnet ist, ist Datensatz B auch Datensatz A zugeordnet) und können in jedem Datensatz in der rechten Seitenleiste angezeigt werden.

Beispiele dafür, wann Sie Datensätze zuordnen können:

• Im Rahmen eines Verkaufs kommunizieren Sie per E-Mail mit drei Einzelpersonen beim selben Unternehmen. In HubSpot ordnen Sie den Deal den drei Kontaktdatensätzen und ihrem Unternehmensdatensatz zu. Sie können die Kontakte auch als Kollegen einander zuordnen, oder wenn Sie einen Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie einen der Kontakte per Label als Manager der anderen kennzeichnen.
• Wenn Sie eine Kundenbeschwerde bearbeiten, kommunizieren Sie per E-Mail mit zwei Personen. Diese Personen befinden ebenfalls gerade mitten in einem Verkaufsprozess mit Ihrem Unternehmen. In HubSpot können Sie den Ticketdatensatz den beiden Kontaktdatensätzen und dem Dealdatensatz zuordnen.
• Ein Kontakt ist Berater in einem Unternehmen und Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen. In HubSpot können Sie den Kontakt beiden Unternehmen zuordnen. Sie können den Arbeitgeber als ihr primäres Unternehmen festlegen, und wenn Sie sich in einem Professional- oder Enterprise-Account befinden, können Sie ihn per Label als Berater für das andere Unternehmen kennzeichnen.

Sie können auch die Aktivitäten in der Chronik eines Datensatzes zuordnen, damit sie in einem anderen Datensatz erscheinen. Wenn die Datensätze bereits einander zugeordnet sind, werden einige Aktivitäten automatisch den zugeordneten Datensätzen zugeordnet. Wenn Sie ein mobiles Gerät nutzen, erfahren Sie, wie Sie in der mobilen HubSpot-App Zuordnungen verwalten.

Bitte beachten: Die Anzahl der Datensätze, die Sie pro Objektpaar zuordnen können, hängt von Ihrem HubSpot-Abonnement ab. Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht der Produkte und Dienstleistungen von HubSpot.

Datensätze zuordnen

Zuordnungen zu einem Datensatz hinzufügen

So fügen Sie Zuordnungen zu einem einzelnen Datensatz hinzu:

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Termine (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Termine.
• Kurse (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Kurse.
• Listings (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Listings.
• Services (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Dienste.
• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus. Bevor Sie benutzerdefinierte Objekte Datensätze zuordnen können, müssen Sie die Zuordnungdefinieren.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes, dem Sie Zuordnungen hinzufügen möchten.
• Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf +Hinzufügen [Objekt] in der Zuordnungskarte des Objekts (z. B. in der Karte Kontakte, um Kontaktzuordnungen hinzuzufügen. Wenn die Karte des Objekts nicht angezeigt wird, können Sie die rechte Seitenleiste anpassen (nurProfessional und Enterprise ).

• Um einen neuen Datensatz zu erstellen und zuzuordnen, gehen Sie im rechten Bereich folgendermaßen vor:
  • Klicken Sie auf den Tab Neu erstellen.
  • Geben Sie Eigenschaftswerte für Ihren neuen Datensatz ein. Wenn Sie ein Zuordnungslabel festlegen möchten, müssen Sie das Label festlegen, nachdem der Datensatz erstellt wurde.
  • Klicken Sie auf Erstellen, oder um einen weiteren Datensatz zu erstellen und zuzuordnen, klicken Sie auf Erstellen und anderen hinzufügen.

• Um bestehende Datensätze zuzuordnen, gehen Sie im rechten Bereich folgendermaßen vor:
  • Suchen Sie nach den Datensätzen, die Sie zuordnen möchten, und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen.

• • Wenn Sie einem Datensatz weitere Unternehmen zuordnen, klicken Sie auf Weiter, dann können Sie einen der folgenden Schritte ausführen:

• • • Um das Unternehmen als primäres Unternehmen festzulegen, wählen Sie unter dem Unternehmen, das Sie als primäres Unternehmen festlegen möchten, die Option Als primäres Unternehmen von [Datensatz] festlegen aus. Erfahren Sie mehr darüber, wie das primäre Unternehmen festgelegt und verwendet wird.
    • Um das vorhandene primäre Unternehmen durch ein Unternehmen zu ersetzen, das Sie zuordnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Unternehmen] als aktuelles primäres Unternehmen von [Datensatz] ersetzen. Das bisherige primäre Unternehmen ist weiterhin dem Datensatz zugeordnet, wird aber nicht mehr als primäres Unternehmen bezeichnet.

• • Um die Zuordnung mit einem Label zu versehen (nurProfessional und Enterprise), klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie auf + Zuordnungslabel hinzufügen, um Label festzulegen, die die Beziehung zwischen Datensätzen beschreiben.
  • Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Mehrere Datensätze gleichzeitig zuordnen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, mehrere Datensätze gleichzeitig zuzuordnen:

• Ordnen Sie Datensätze über einen Import zu. Hier haben Sie die Option zum Importieren von Zuordnungslabeln. Die Datensätze in Ihrem Import können entweder neue oder vorhandene Datensätze sein. Erfahren Sie, wie HubSpot vorhandene Datensätze identifiziert und dedupliziert.
• Ordnen Sie Datensätze über eine API zu. 
• Aktivieren Sie die Einstellung, um Kontakt- und Unternehmensdatensätze automatisch auf der Grundlage der Unternehmensdomain zuzuordnen.

Zuordnungen in einem Datensatz anzeigen, bearbeiten oder entfernen

So können Sie Zuordnungen in einem Datensatz anzeigen, aktualisieren oder entfernen:

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Termine (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Termine.
• Kurse (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Kurse.
• Listings (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Listings.
• Services (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Dienste.

• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes, für den Sie Zuordnungen anzeigen oder bearbeiten möchten.
• Gehen Sie im rechten Bereich des Datensatz zur Zuordnungskarte. Es gibt Standardzuordnungskarten für jedes Objekt, aber Sie können auch benutzerdefinierte Zuordnungskarten erstellen, um bestimmte Eigenschaften anzuzeigen oder eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge einzurichten.
• Um eine Zuordnung zu bearbeiten oder zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den zugeordneten Datensatz und klicken Sie dann auf Mehr:

• • Als primäre Zuordnung festlegen (nur Unternehmen): Wählen Sie diese Option für zugeordnete Unternehmen aus, um die Unternehmenszuordnung als primäre festzulegen. Aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen, wenn Sie ein anderes Unternehmen ersetzen, und klicken Sie dann auf Aktualisieren. 
  • Als primäre Zuordnung entfernen (nur Unternehmen): Wählen Sie diese Option aus, um die Unternehmenszuordnung als primäre zu entfernen. Um ein neues primäres Unternehmen auszuwählen, klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü, wählen Sie das Unternehmen aus und klicken Sie dann auf Aktualisieren. Das ursprüngliche primäre Unternehmen ist weiterhin dem Datensatz zugeordnet, hat aber nicht mehr das Label als primäres Unternehmen.

Bitte beachten: Für Kontaktdatensätze ist eine primäre Unternehmenszuordnung erforderlich. Bei Kontakten mit mehreren zugeordneten Unternehmen müssen Sie, wenn Sie ein Unternehmen als primäres Unternehmen entfernen, ein anderes primäres Unternehmen auswählen. Wenn einem Kontakt nur ein Unternehmen zugeordnet ist, ist dieses Unternehmen standardmäßig das primär zugeordnete, und Sie können die primäre Zuordnung nicht entfernen.

• • Zuordnungslabel bearbeiten (nur Professional und Enterprise): Wählen Sie diese Option aus, um das Zuordnungslabel zu aktualisieren. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü und wählen Sie ein neues Label aus oder klicken Sie auf x, um ein Label zu entfernen. Klicken Sie auf Aktualisieren. Sie können auch Zuordnungslabel per Massenaktion über den Import festlegen.
  • Zuordnung entfernen: Wählen Sie diese Option aus, um die Zuordnung zu entfernen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Zuordnung entfernen. Wenn es sich bei der Zuordnung, die Sie entfernen, um ein primäres Unternehmen handelt, wählen Sie über das Dropdown-Menü ein primäres Unternehmen aus.

Datensatzzuordnungen auf einer Indexseite anzeigen

Sie können zugeordnete Datensätze auf der Indexseite jedes Objekts in den Spalten für zugeordnete Objekte anzeigen. Sie können Spalten für jeden Zuordnungstyp (z. B. Deal → Unternehmen) und für das primäre Unternehmen eines Datensatzes (z. B. Kontakt → Unternehmen (primär)) anzeigen.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.

• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Termine (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Termine.
• Kurse (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Kurse.
• Listings (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Listings.
• Services (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Dienste.

• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
• So zeigen Sie zugeordnete Datensätze als Spalten in der Tabelle an:
  • Klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Spalten bearbeiten. 
  • Aktivieren Sie im Dialogfeld links das Kontrollkästchen neben [Objekt] → [Objekte], um Zuordnungen dieses Typs anzuzeigen. Wenn Sie sich zum Beispiel auf der Startseite der Kontakte befinden, könnten Sie Kontakt → Unternehmen, Kontakt → Unternehmen (primär), Kontakt → Deals, usw. auswählen.
  • Klicken Sie auf Anwenden. Erfahren Sie mehr über das Anpassen der Tabelle.
• Klicken Sie in den Spalten auf [x] Datensätze, um die Zuordnungen des Datensatzes für diese Objektbeziehung anzuzeigen. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf den Namen, um einen bestimmten zugeordneten Datensatz anzuzeigen, oder klicken Sie auf Zugeordnete [Objekte] anzeigen, um eine Ansicht aller zugeordneten Datensätze für diese Beziehung zu öffnen.

Den Zuordnungsverlauf eines Datensatzes anzeigen

Sie können den Verlauf der Zuordnungen eines Datensatzes einsehen, einschließlich aller zugeordneten Datensätze und Aktivitäten. Sie können auch anzeigen, wann die Datensätze ursprünglich zugeordnet wurden und was die Quelle der Zuordnung ist.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Termine (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Termine.
• Kurse (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Kurse.
• Listings (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Listings.
• Services (falls aktiviert): Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Dienste.
• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf Aktionen und wählen Sie dann Zuordnungsverlauf anzeigen aus.

• Wählen Sie im Dropdown-Menü Objekt auswählen ein Objekt oder eine Interaktion aus, um anzuzeigen, welche Datensätze oder Aktivitäten dieses Typs dem Datensatz zugeordnet wurden.
• In der Tabelle können Sie den Namen jedes zugeordneten Datensatzes oder jeder Aktivität, seine Datensatz-ID, die Art der Aktualisierung (entweder Erstellt oder Entfernt) sowie das Datum und die Uhrzeit der Aktualisierung sehen. Sie können auch die Quelle der Aktualisierung anzeigen. Es gibt folgende Quellen: 
  • Benutzer: Die Zuordnung wurde manuell von einem Benutzer aktualisiert. Die Quelle enthält den Namen des Benutzers oder, falls unbekannt, die Benutzer-ID.
  • Objektlöschung: Die Zuordnung wurde aktualisiert, weil der Datensatz oder die Aktivität gelöscht wurde.
  • Objektzusammenführung: Die Zuordnung wurde als Ergebnis der Zusammenführung von Datensätzen aktualisiert.
  • Objektwiederherstellung: Die Zuordnung wurde als Folge eines wiederhergestellten Datensatzes aktualisiert.
  • Import: Die Zuordnung wurde durch einen Import aktualisiert.
  • Automatische Zuordnung nach Domain: Für Kontakte und Unternehmen wurde die Zuordnung automatisch von HubSpot basierend auf der Unternehmensdomain aktualisiert. 
  • API: Die Zuordnung wurde über die API aktualisiert.
  • Auftrag: Die Zuordnung wurde durch interne Automatisierung aktualisiert.
  • Migration: Die Zuordnung wurde durch eine Datenmigration aktualisiert.
  • Unbekannt: Die Quelle der Zuordnung konnte nicht ermittelt werden.

• Um einen Link zu einem Datensatz oder einer Interaktion in der Tabelle zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die Zuordnung und klicken Sie dann auf das duplicate Symbol für Kopieren.
• Um den gesamten Verlauf einer bestimmten Zuordnung anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Datensatz oder die Interaktion und klicken Sie dann auf Verlauf anzeigen. Im rechten Bereich sehen Sie die Details zu jeder Aktualisierung der Zuordnung mit Ihrem Datensatz, sortiert von der letzten bis zur ältesten.

Die primäre Unternehmenszuordnung verstehen

Es gibt ein Standard-Label Primär für Beziehungen des Typs [Objekt] > Unternehmen. Dies bedeutet, dass sich das primäre Label nur auf das Unternehmen bezieht und nur angezeigt wird, wenn das primäre zugeordnete Unternehmen in einem Datensatz angezeigt wird, nicht aber bei der Anzeige des anderen zugeordneten Datensatzes im Unternehmensdatensatz. Sie können zum Beispiel ein primäres Unternehmen in einem Kontaktdatensatz festlegen, aber nicht einen primären Kontakt in einem Unternehmensdatensatz. 

Wenn Sie Benutzer in einem Professional- oder Enterprise-Account sind, können Sie ein benutzerdefiniertes primäres Label für andere Objektbeziehungen erstellen.

Das standardmäßige primäre Unternehmen wird auf folgende Weise festgelegt oder verwendet:

• Wenn Sie bei der Erstellung eines neuen Datensatzes ein Unternehmen zuordnen, wird dieses Unternehmen standardmäßig als primäres festgelegt.
• Bei Kontaktdatensätzen ist das erste Unternehmen, das Sie einem Datensatz zuordnen, standardmäßig das primäre Unternehmen. Wenn der Kontakt nur ein zugeordnetes Unternehmen hat, muss diese Zuordnung primär sein.
• Das primäre Unternehmen erscheint in den Spalten [Objekt] → Unternehmen (primär) und [Objekt] → Unternehmen auf anderen Objektstartseiten.
• Alle Aktivitäten in der Chronik des Datensatzes (z. B. protokollierte E-Mails, Anrufe) werden automatisch nur dem primären Unternehmen zugeordnet. Sie können weiterhin manuell Aktivitäten den anderen Unternehmen zuordnen.
• Wenn Sie die Optionen zur Synchronisierung der Lifecycle-Phasen von Unternehmen mit Kontakten oder Deals aktiviert haben, wird bei der Synchronisierung nur die Lifecycle-Phase des primären Unternehmens aktualisiert.
• Die primäre Zuordnung wird von Listen, Workflows, objektübergreifenden Berichten und Personalisierungstoken referenziert.