Spor og logg e-poster med HubSpot Sales Office 365-tillegget

Bruk sporings- og loggfunksjon ene i HubSpot Sales Office 365-tillegget til å overvåke og registrere kontaktenes interaksjon med e-postene dine.

• Når sporing er aktivert, kan du overvåke når kontakter ser på eller åpner e-postene dine.
  • Gjennomgå e-postaktivitet i aktivitetsfeeden og på kontaktens tidslinje. 
  • Motta varsler i sanntid når en kontakt åpner e-posten din.

• • Brukere med entildelt Sales Hub -lisens kan spore klikk på lenker som er inkludert i brødteksten i den sporede e-posten. Les mer om klikksporing. 
• Når loggføring er slått på, kan du loggføre en e-post i mottakerens kontaktoppføring eller tilknyttede oppføringer. Les mer om forskjellen mellom sporing og loggføring.

Merk: denne artikkelen omhandler sporing og logging av e-poster med HubSpot Sales Office 365-tillegget. Hvis du bruker Outlook-tillegget for datamaskiner,kan du lære hvordan du sporer og logger e-poster med Outlook-tillegget for datamaskiner.

Før du begynner

Før du begynner å jobbe med HubSpot Sales Office 365-tillegget, bør du gå gjennom kravene og begrensningene for sporing og logging av e-poster. 

Forstå kravene

• Brukere må koble innboksen sin til HubSpot for å spore og loggføre e-poster ved hjelp av HubSpot Sales Office 365-tillegget.
• Brukere må bruke Office 365 versjon 1910 eller nyere for å velge hvilke poster en e-post skal logges til.
• For å logge en e-post og legge til nye kontakter i HubSpot fra en logget e-post, må e-postadressen du sender e-post fra være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din
  • En av dine tilkoblede e-postadresser
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen din, eller et alias lagt til i Profil og innstillinger)

Forstå begrensninger og hensyn

• HubSpot Sales-oppgavelinjen må være åpen i innboksen din når du sender en sporet eller logget e-post. Lær hvordan du fester oppgavelinjen slik at den alltid er åpen for sporing og logging. 
• Hvis du har aktivert personverninnstillinger i kontoen din, kan åpning av e-post kun spores for kontakter med et tildelt rettslig grunnlag for databehandling. Juridisk avdeling er den beste ressursen for å avgjøre hvordan selskapet ditt bruker e-postlogging og -sporing. Lær mer om e-postsporing når personverninnstillinger er aktivert.
  • Du kan tilpasse utvidelsesinnstillingene dine for å slå av sporing og logging for en bestemt melding eller for bestemte kontakter eller e-postdomener. 
• Når du logger en e-post med et vedlegg, vil vedlegg større enn 50 MB ikke logges i HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og logges i CRM-systemet, men uten vedlegg.

Konfigurer standardinnstillinger for loggføring og sporing

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. I menyen i venstre sidefelt, under Datahåndtering, navigerer du til Objekter.

3. Øverst i Objekter , klikker du på Velg et objekt og velg Aktiviteter.

4. På E-postlogg og sporing , kan du konfigurere hvordan e-poster skal spores eller loggføres i HubSpot ved å merke av eller fjerne merket i følgende avmerkingsbokser:

   • Tillat alle brukere å logge e-postvedlegg: angi om innkommende e-postvedlegg kan logges i CRM, samtaleinnboksen og sidefeltet. 
   • Bruk standard logginnstilling for alle brukere: nårdenne innstillingen er slått på, kan du klikke for å slå bryteren Logg alle e-poster som standard på eller av for å angi om e-poster skal logges som standard for alle brukere i kontoen din.
   • Tillat alle brukere å spore e-poster og se når mottakere åpner og klikker på e-postene sine: angi om brukere kan spore e-poster sendt fra CRM, samtaleinnboksen, e-postutvidelser og sekvenser. 
   • Bruk standardinnstilling for sporing for alle brukere: hvis du har valgt Tillat alle brukere å spore e-poster og se når mottakere åpner og klikker på e-postene sine , kan du slå på denne innstillingen for å konfigurere om alle e-poster skal spores som standard for alle brukere i kontoen din. 

    

Sporing av e-poster

Send en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

1. Skriv en ny e-post i Outlook.
2. Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
3. Naviger til HubSpot Sales-tillegget:
   • Klassisk Outlook for Windows eller Mac:Klikk påSalgsverktøy i hovedmenybåndet.
   • Nye Outlook for Mac:Klikk på detre horisontale prikkenei hovedmenybåndetogvelgHubSpot Sales.
   • Nye Outlook for Windows eller Outlook på nettet:Klikk påAppsi hovedmenybåndetogvelgHubSpot Sales.

4. I oppgavelinjen under Meldingsverktøy merker du av for Spore åpninger av e-post. Brukere med en tildeltSales Hub -lisens vil se Spore åpninger og klikk på e-post.
5. Hold HubSpot Sales -oppgavelinjen åpen og klikk på Send.

Se statusen til den sporede e-posten

Når en sporet e-post er sendt, vil e-postaktiviteten vise statusen Sendt i kontaktoppføringen samt i aktivitetsfeeden din. 

Når mottakeren åpner e-posten, vil du motta et popup-varsel i sanntid på skrivebordet ditt. E-postvarselet vil bli merket som «Åpnet» i aktivitetsfeeden din. Under kontaktnavnet klikker du på [X] åpnet/sendt + annen aktivitet for å utvide aktivitetsdetaljene og historikken.

Du kan også se hvordan kontaktene dine engasjerer seg med de sporede e-postene dine fra Chrome-utvidelsen. For å få tilgang til aktivitetsfeeden din fra Chrome-utvidelsen, klikker du på HubSpot sprocket i øvre høyre hjørne av Chrome-nettleseren. 

Les mer om e-postsporing og salgsvarsler, og hvordan du deaktiverer sporing.

Sporing med personverninnstillinger aktivert

Hvis duhar slått på personverninnstillingene i kontoen din, kan HubSpot bare logge og spore når en kontakt åpner e-post når kontakten har et tildelt rettslig grunnlag for databehandling. Når du sender e-post til flere mottakere, spores åpninger av e-post anonymt.

For nye kontakter eller eksisterende kontakter som ikke har oppgitt et rettslig grunnlag for databehandling:

• Visninger og åpninger av e-post vil ikke spores.
• Når du skriver en e-post i Office 365, vil avmerkingsboksen Spor åpninger og klikk på e-post være nedtonet for å vise at kontakten ikke er kvalifisert for sporing.
• Du kan oppdatere en kontakts sporingstilgang ved å oppdatere egenskapen Juridisk grunnlag for behandling av kontaktens data.

Loggføring av e-poster

Send en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

1. Skriv en ny e-post i Outlook.
2. Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
3. Gå til HubSpot Sales-tillegget:
   • Klassisk Outlook for Windows eller Mac:Klikk på«Salgsverktøy» i hovedmenybåndet.
   • Nye Outlook for Mac:Klikk på detre horisontale prikkenei hovedmenybåndetogvelgHubSpot Sales.
   • Nye Outlook for Windows eller Outlook på nettet:Klikk påAppsi hovedmenybåndetogvelgHubSpot Sales.

4. I oppgavelinjen under «Meldingsverktøy» merker duav for «Logg ». BCC-adressendin fylles automatisk ut i BCC -feltet.

5. Hvis kontoen din har konfigurerte standardlogginnstillinger, vil tillegget automatisk velge hvilke poster e-posten skal logges til. For å velge manuelt hvilke poster e-posten skal logges til:
   • Klikk pårullegardinmenyen ved sidenavavmerkingsboksen Logg.
   • Merk av/fjern merket i avmerkingsbokseneved siden av postene du vil logge e-posten til.
6. Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM-systemet ditt, kan du velge å opprette en ny kontakt.
   • Hvis du vil opprette en ny kontakt, merker du av i boksen ved siden av e-postadressen under Opprett som nye kontakter når du redigerer posttilknytningene. 
     
     • Hvis du bruker markedsføringskontakter, vil en ny kontakt opprettet av en logget e-post bli angitt som ikke-markedsføring. 
     • HubSpot-brukeren som sendte e-posten, vil automatisk bli tildelt som kontaktens eier, så lenge ingen tidligere eier er tildelt. 
   • Hvis du ikke vil opprette en ny kontakt, fjerner du merketi avmerkingsboksen ved siden av e-postadressen under Opprett som nye kontakter. Lær hvordan du kunlogger e-poster til eksisterende kontaktposter. 
7. Hold HubSpot Sales -oppgavelinjen åpen og klikk på Send.

Vis den loggførte e-posten i HubSpot

1. Naviger til postene dine:

   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Kontakter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Kontakter.

   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Selskaper. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Selskaper.

   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Avtaler. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Avtaler.

   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter du til CRM > Tickets. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Tickets.

2. Klikk på navnet på posten.

3. Finn den loggførte e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:

• • Fest: klikk for å feste e-posten øverst i kontaktens tidslinje.
  • Kopier lenke: klikk for å kopiere URL-en til den loggede e-posten. 
  • Svar: Klikk på Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.
  • Videresend: klikk for å videresende e-posten til en annen kontakt. 

• • Slett: Klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.

• • Utvid: Klikk på nedtrekkspilen for å se hele e-postmeldingen. Hvis det pågår en e-postkonversasjon, klikker du på Vis tråd for å se alle e-postene i tråden.
  • Tilknytninger: Klikk for å redigere tilknyttede selskaps- eller avtaleposter.
  • Vedlegg: Klikk for å åpne vedlegg knyttet til denne spesifikke e-postutsendelsen.