Spor og logg e-poster med HubSpot Sales Office 365-tillegget

Bruk sporings- og loggfunksjonene i HubSpot Sales Office 365-tillegget for å overvåke og føre oversikt over kontaktenes engasjement med e-postene dine. Når sporingsfunksjonen er aktivert, kan du motta varsler i sanntid når en kontakt åpner e-posten din. Du kan også velge å logge e-posten i kontaktens journal i HubSpot, slik at teamet ditt har oversikt over all tidligere kommunikasjon.

Du kan se informasjon om åpne e-poster og klikk i aktivitetsfeeden. Loggførte e-poster lagres i individuelle kontaktposter og tilhørende poster. Du kan lese mer om forskjellen mellom sporing og logging i denne artikkelen.

Denne artikkelen dekker sporing og logging av e-post med HubSpot Sales Office 365-tillegget. Hvis du bruker Outlook-skrivebordstillegget, kan du lære hvordan du sporer og logger e-postmeldinger med Outlook-skrivebordstillegget.

Konfigurer standard innstillinger for logg og sporing

Superadministratorer kan oppdatere standardoppførselen for sporing, logging og tilknytning av e-post for alle brukere i kontoen din.

Slik konfigurerer du disse standardinnstillingene:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Aktiviteter i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen E-postlogg og sporing.
• Under Innstillinger for e-postlogg og sporing kan du konfigurere hvordan e-postmeldinger skal registreres i HubSpot ved å merke av eller fjerne merket i de tilhørende avmerkingsboksene:
  • Bruk standardlogginnstilling for alle brukere : Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke for å slå bryteren Logg alle e-poster som standard av eller på for å angi om e-poster skal logges som standard for alle brukere i kontoen din.
  • Brukstandardassosiasjon for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke på rullegardinmenyen og velge standard posttyper som skal knyttes til en logget e-post.
  • Bruk standardsporingsinnstilling for alle brukere: Hvis du har merket av for Tillat alle brukere å spore e-post og se mottakere åpne og klikke på e-postene sine, kan du slå på denne innstillingen for å konfigurere om alle e-poster skal spores som standard for alle brukere i kontoen din.

Sporing av e-post

Send en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

Slik sender du en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget:

• Logg inn på Outlook-kontoen din.
• Skriv en ny e-post.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• Åpne salgsverktøyene i innboksen din. Denne prosessen vil variere noe avhengig av hvilken e-postklient du bruker:
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook-skrivebordet på en PC eller Mac, klikker du på Salgsverktøy i meldingsvinduet.
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget på en Outlook på nettet- eller Outlook.com-konto, klikker du på tannhjulikonet sprocket nederst i høyre hjørne av e-postsammensetningsvinduet.
• I høyre rute merker du av for Spor e-poståpninger (brukere med tildelte Sales Hub-betalte seter vil se Spor e-poståpninger og -klikk).

• Hold HubSpot Sales-panelet åpent med avmerkingsboksen markert, og klikk deretter på Send.

Se statusen til den sporede e-posten

Før kontakten åpner e-posten, vil e-postens emnelinje og mottaker vises i aktivitetsstrømmen i HubSpot som Sendt.

Når mottakeren åpner e-posten, får du et popup-varsel i sanntid på skrivebordet, og e-posten blir merket som Åpen i aktivitetsfeeden din. Klikk på rullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet e-posten din. Du vil også se en oversikt over kontaktens aktiviteter i rullegardinmenyen.

Merk: Sanntidsvarsler vises når du sender sporede e-poster ved hjelp av Office 365-tillegget, og hvis du har HubSpot Sales Chrome-utvidelsen. Hvis ikke, vil du bare se aktivitet i HubSpot-aktivitetsfeeden din.

Du kan også se hvordan kontaktene dine engasjerer seg i e-postene du sporer fra Chrome-utvidelsen. For å få tilgang til aktivitetsfeeden din fra Chrome-utvidelsen, klikker du på HubSpot-tannhjulsikonet sprocket øverst til høyre i Chrome-nettleseren.

Finn ut mer om e-postsporing og salgsvarsler, og hvordan du deaktiverer sporing.

Sporing med personverninnstillinger slått på

Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, kan HubSpot bare logge og spore en kontakts e-poståpninger når kontakten har et tilordnet juridisk grunnlag for databehandling. Når du skriver en e-post i Office 365, vil avmerkingsboksen Spor e-poståpninger og klikk være nedtonet for å indikere at en kontakt ikke er kvalifisert for sporing.

Åpninger av e-poster spores ikke for kontakter uten et juridisk grunnlag for behandling av data eller e-postmottakere som ennå ikke er kontakter. Når du sender e-post til flere mottakere, spores e-poståpninger anonymt.

Du kan endre en kontakts sporingsberettigelse ved å oppdatere det juridiske grunnlaget for behandling av kontaktens dataegenskaper.

Loggføring av e-post

For å logge en e-post og legge til nye kontakter i HubSpot fra en logget e-post, må e-postadressen du sender e-post fra, være en av følgende:

• En bruker i kontoen din
• En av de tilkoblede e-postadressene dine
• Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen, eller et alias som er lagt til i Profil og innstillinger)

Du kan angi e-postadresser og domener som du aldri vil logge e-post for, i HubSpot-kontoinnstillingene. Du kan også legge til disse e-postadressene og domenene i innstillingene for tilleggsprogrammet.

Merk: E-postvedlegg som er større enn 50 MB vil ikke logges til HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og vil logges i CRM-systemet, men uten vedlegg.

Send en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

Slik sender du en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget:

• Skriv en ny e-post i Outlook.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• Åpne salgsverktøyene i innboksen din. Denne prosessen vil variere noe avhengig av hvilken e-postklient du bruker:
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook-skrivebordet på en PC eller Mac, klikker du på Salgsverktøy i meldingsvinduet.
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook på nettet eller en Outlook.com-konto, klikker du på tannhjulikonet sprocket nederst i høyre hjørne av e-postsammensetningsvinduet.
• Merk av for Logg i avmerkingsboksen i høyre rute. BCC-adressen din fylles automatisk ut i BCC-feltet.

• Som standard vil tillegget automatisk velge kontaktens fem siste tilknyttede avtaler eller billettoppføringer for å logge e-post til. Bare avtaler eller billetter i en åpen fase blir automatisk valgt. For å velge eksplisitt hvilke poster e-posten skal logges til:

Merk: Du må bruke Office 365 versjon 1910 eller nyere for å eksplisitt velge hvilke poster e-posten skal logges til.

• • Klikk pårullegardinmenyen ved siden av avmerkingsboksen Logg .
  • Merk av/avkryss av i avmerkingsboksene ved siden av postene du vil logge e-posten til.
  • Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM-systemet, opprettes det en ny kontaktpost. Kontaktens e-postadresse vises når du redigerer assosiasjonene. Fjern merket i avmerkingsboksen hvis du ikke vil at e-posten skal logges til den nye kontaktoppføringen. Finn ut hvordan du logger e-postmeldinger kun til eksisterende kontakt oppføringer.

• Hold HubSpot Sales-panelet åpent med avmerkingsboksen markert, og klikk deretter på Send.

Du kan tilpasse hvilke tilknyttede poster e-postene dine automatisk logges til i innstillingene for Office 365-tillegget. Hvis du bruker markedsføringskontakter, vil en ny kontakt som opprettes av en logget e-post, bli angitt som ikke-markedsføring.

Merk: Hvis en ny kontakt opprettes via en logget e-post, vil HubSpot-brukeren som sendte e-posten, automatisk bli tildelt som kontakteier , så lenge ingen tidligere eier har blitt tildelt.

Se den innloggede e-posten i HubSpot

E-post som logges inn i HubSpot ved hjelp av Office 365-tillegget, blir automatisk knyttet til postene du spesifiserte før du sendte e-posten.

For å se den loggførte e-posten i HubSpot:

• Gå til kontaktene, selskapene eller avtalene dine i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
• Finn den loggførte e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:
  
  1. 1. Tilknyttede poster: Klikk for å redigere tilknyttede bedrifts- eller avtaleposter.
     2. Fest: Klikk for å feste e-posten øverst på kontaktens tidslinje.
     3. Slett: Klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.
     4. Detaljer: Klikk for å se spesifikk informasjon om e-postforsendelsen.
     5. Utvid: Klikk for å se hele e-postteksten. Hvis det er en pågående e-postsamtale, klikker du på Vis tråd for å se alle e-postene i tråden.
     6. Vedlegg : Klikk for å åpne vedlegg som er knyttet til denne spesifikke e-posten.
     7. Svar: Klikk på Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.

Merk: For å kunne sende e-postsvar fra HubSpot og logge innkommende svar til HubSpot, må du ha en tilkoblet innboks.