Spor og loggfør e-poster med HubSpot Sales Office 365-tillegget.

Bruk sporings- og loggfunksjonene i HubSpot Sales Office 365-tillegget til å overvåke og registrere kontaktenes engasjement i e-postene dine. Når sporingsfunksjonen er aktivert, kan du motta varsler i sanntid når en kontakt åpner e-posten din. Du kan også velge å logge e-posten i kontaktens post i HubSpot for å holde oversikt over all tidligere kommunikasjon, slik at teamet ditt kan bruke den som referanse.

Du kan se informasjon om e-poster som er åpnet og klikket på i aktivitetsfeeden. Loggførte e-poster lagres i individuelle kontaktoppføringer og tilhørende oppføringer. Du kan lese mer om forskjellen mellom sporing og logging i denne artikkelen.

Denne artikkelen tar for seg sporing og logging av e-post med HubSpot Sales Office 365-tillegget. Hvis du bruker Outlook-skrivebordstillegget, kan du lese om hvordan du sporer og logger e-poster med Outlook-skrivebordstillegget.

Konfigurere standardinnstillinger for logg og sporing

Superadministratorer kan oppdatere standardatferden for sporing, logging og tilknytning av e-post for alle brukere i kontoen.

Slik konfigurerer du disse standardinnstillingene:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre navigerer du til Objekter > Aktiviteter.
• Klikk på fanen E-postlogg og sporing.
• Under Innstillinger for e-postlogg og sporing konfigurerer du hvordan e-poster skal registreres i HubSpot ved å merke av eller fjerne merket i de tilhørende avmerkingsboksene:
  • Bruk standard logginnstilling for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke på Logg alle e-post er som standard for å angi om e-poster skal logges som standard for alle brukere i kontoen din.
  • Bruk standardtilknytning for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke på rullegardinmenyen og velge standard posttyper som skal knyttes til en logget e-post.
  • Bruk standardsporingsinnstilling for alle brukere: Hvis du har merket av for Tillat alle brukere å spore e-poster og se mottakere åpne og klikke på e-postene sine, kan du aktivere denne innstillingen for å konfigurere om alle e-poster skal spores som standard for alle brukere i kontoen.

Sporing av e-post

Send en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

Slik sender du en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget:

• Logg på Outlook-kontoen din.
• Skriv en ny e-post.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• Åpne salgsverktøyene i innboksen. Denne prosessen vil variere noe avhengig av hvilken e-postklient du bruker:
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook-skrivebordet på en PC eller Mac, klikker du på Salgsverktøy i meldingsvinduet.
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget på en Outlook on the web- eller Outlook.com-konto, klikker du på tannhjulsikonet sprocket nederst til høyre i vinduet for e-postsammensetningen.
• I ruten til høyre merker du av for Sporing av e-poståpninger (brukere med tildelte betalte seter i Sales Hub vil se Sporing av e-poståpninger og klikk).

• Hold HubSpot Sales-ruten åpen med avmerkingsboksen valgt, og klikk deretter på Send.

Se status for den sporede e-posten

Før kontakten din åpner e-posten, vises e-postens emnelinje og mottaker i aktivitetsfeeden i HubSpot som Sendt.

Når mottakeren åpner e-posten, får du et popup-varsel i sanntid på skrivebordet, og e-postvarselet markeres som Åpnet i aktivitetsfeeden. Klikk på rullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet e-posten din. Du vil også se en historikk over kontaktens aktiviteter i rullegardinmenyen.

Merk: Sanntidsvarsler vises når du sender e-poster med sporing ved hjelp av Office 365-tillegget, og hvis du har Chrome-utvidelsen HubSpot Sales. Hvis ikke, vil du bare se aktivitet i HubSpot-aktivitetsfeeden.

Du kan også se hvordan kontaktene dine engasjerer seg i e-postene du sporer, fra Chrome-utvidelsen. For å få tilgang til aktivitetsfeeden din fra Chrome-utvidelsen, klikker du på HubSpot sprocket-ikonet sprocket øverst til høyre i Chrome-nettleseren.

Finn ut mer om e-postsporing og salgsvarsler og hvordan du deaktiverer sporing.

Sporing med personverninnstillinger aktivert

Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, kan HubSpot bare spore en kontakts e-poståpninger når kontakten har et tildelt juridisk grunnlag for databehandling. Når du skriver en e-post i Office 365, vil avmerkingsboksen Spor e-poståpninger og klikk være nedtonet for å indikere at en kontakt ikke er kvalifisert for sporing.

E-poståpninger spores ikke for kontakter uten rettslig grunnlag for behandling av opplysninger eller e-postmottakere som ennå ikke er kontakter. Når du sender e-post til flere mottakere, spores e-poståpninger anonymt.

Du kan endre en kontakts sporingsberettigelse ved å oppdatere egenskapen Juridisk grunnlag for behandling av kontaktens data.

Loggføring av e-post

Hvis du vil logge en e-post og legge til nye kontakter i HubSpot fra en logget e-post, må e-postadressen du sender e-post fra, være en av følgende:

• En bruker i kontoen din
• En av de tilkoblede e-postadressene dine
• Et alias i e-postklienten (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen, eller et alias som er lagt til i Profil og preferanser)

Du kan angi e-postadresser og domener som du aldri vil logge e-poster for i HubSpot-kontoinnstillingene. Du kan også legge til disse e-postadressene og domenene i innstillingene for tilleggsprogrammet.

Væroppmerksom på at e-postvedlegg som er større enn 50 MB, ikke logges i HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og logges i CRM-systemet, men uten vedlegg.

Send en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

Slik sender du en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget:

• Skriv en ny e-post i Outlook.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• Åpne salgsverktøyene i innboksen. Denne prosessen vil variere noe avhengig av hvilken e-postklient du bruker:
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook-skrivebordet på en PC eller Mac, klikker du på Salgsverktøy i meldingsvinduet.
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook på nettet eller en Outlook.com-konto, klikker du på tannhjulsikonet sprocket nederst til høyre i vinduet for e-postsammensetningen.
• I ruten til høyre merker du av for Logg . BCC-adressen din fylles automatisk ut i BCC-feltet.

• Som standard vil tilleggsprogrammet automatisk velge kontaktens fem siste tilknyttede avtale- eller billettoppføringer for å logge e-poster. Bare avtaler eller billetter som er i en åpen fase, velges automatisk. For å velge eksplisitt hvilke poster e-posten skal logges til:

Merk: Du må bruke Office 365 versjon 1910 eller nyere for å kunne velge hvilke poster e-posten skal logges på.

• • Klikk pårullegardinmenyen ved siden av avmerkingsboksen Logg .
  • Merk av i avmerkingsboksene ved siden av postene du vil logge e-posten til.
  • Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM-systemet, opprettes det en ny kontaktoppføring. Kontaktens e-postadresse vises når du redigerer assosiasjonene. Fjern merket i avmerkingsboksen hvis du ikke vil at e-posten skal logges på den nye kontaktoppføringen. Finn ut hvordan du kun logger e-poster til eksisterende kontaktoppføringer .

• Hold HubSpot Sales-ruten åpen med avmerkingsboksen valgt, og klikk deretter på Send.

Du kan tilpasse hvilke tilknyttede poster e-postene dine automatisk logges på i innstillingene for Office 365-tillegget. Hvis du bruker markedsføringskontakter, vil en ny kontakt som opprettes av en logget e-post, bli angitt som ikke-markedsføring.

Merk: Hvis en ny kontakt opprettes via en loggført e-post, vil HubSpot-brukeren som sendte e-posten, automatisk bli til ordnet som kontaktens eier, så lenge ingen tidligere eier er tilordnet .

Se den loggførte e-posten i HubSpot

E-post som logges i HubSpot ved hjelp av Office 365-tillegget, knyttes automatisk til postene du har angitt før du sender e-posten.

For å se den loggførte e-posten i HubSpot:

• Gå til kontaktene, selskapene eller avtalene dine i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
• Finn den loggførte e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:
  
  1. 1. Tilknyttede poster: Klikk for å redigere tilknyttede bedrifts- eller avtaleposter.
     2. Fest: Klikk for å feste e-posten øverst på kontaktens tidslinje.
     3. Slett: Klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.
     4. Detaljer: Klikk for å se spesifikk informasjon om e-postsendingen.
     5. Utvid: Klikk for å se hele teksten i e-posten. Hvis det er en pågående e-postsamtale, kan du klikke på Vis tråd for å se alle e-postene i tråden.
     6. Vedlegg: Klikk for å åpne vedlegg som er knyttet til den aktuelle e-posten.
     7. Svar: Klikk på Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.

Merk: For å kunne sende e-postsvar fra HubSpot og logge innkommende svar til HubSpot, må du ha en tilkoblet innboks.