Spor og loggfør e-post med HubSpot Sales Office 365-tillegget

Bruk sporings- og loggfunksjonene i HubSpot Sales Office 365-tillegget til å overvåke og holde oversikt over kontaktene dine engasjement med e-postene dine. Når sporingsfunksjonen er aktivert, kan du motta varsler i sanntid når en kontakt åpner eposten din. Du kan også velge å logge e-posten til kontaktens post i HubSpot for å holde oversikt over all tidligere kommunikasjon som teamet ditt kan referere til.

Du kan se gjennom e-post som er åpen og klikke på informasjon i aktivitetsfeeden. Loggede e-postmeldinger lagres i individuelle kontaktoppføringer og tilhørende oppføringer. Du kan finne ut mer om forskjellen mellom sporing og logging i denne artikkelen.

Denne artikkelen omhandler sporing av e-post og logging av e-post med HubSpot Sales Office 365-tillegget. Hvis du bruker Outlook-skrivebordstillegget, kan du finne ut hvordan du sporer og logger e-postmeldinger med Outlook-skrivebordstillegget.

Konfigurer standard innstillinger for logg og spor

Superadministratorer og brukere med kontotilgangstillatelse kan oppdatere standardatferden for sporing, logging og tilknytning av e-post for alle brukere i kontoen din.

Slik konfigurerer du disse standardinnstillingene:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Aktiviteter i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk på fanen E-postlogg og spor.
• Under E-postlogg og sporingsinnstillinger konfigurerer du hvordan e-post skal registreres i HubSpot ved å velge eller fjerne merket i de tilknyttede avmerkingsboksene:
  • Tillat alle brukere å logge e-postvedlegg: Når denne innstillingen er slått på, logges alle innkommende vedlegg til CRM.
  • Bruk standard logginnstilling for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke for å slå av eller på Logg alle e-poster som standard for å angi om e-poster skal logges som standard for alle brukere i kontoen din.
  • Bruk standardtilknytning for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke på rullegardinmenyen og velge standard oppføringstyper som skal knyttes til en logget e-post.
  • Tillat alle brukere å spore e-poster og se mottakere åpne og klikke på sporing på e-postene sine: Når denne innstillingen er slått på, vil alle brukere kunne konfigurere sine egne sporings- og logginnstillinger for e-poster som sendes via CRM- eller e-postutvidelsen. 
  • Bruk innstilling for standard sporing for alle brukere: Hvis du har valgt Tillat alle brukere å spore e-poster og se mottakere åpne og klikke på e-postene deres, kan du slå denne innstillingen på for å konfigurere om alle e-poster skal spores som standard på tvers av alle brukere i kontoen din.

Sporing av eposter

Merk: Sporing av e-post ved hjelp av den nye Outlook for Mac støttes ikke for øyeblikket. 

Send en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

Slik sender du en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget:

• Logg på Outlook-kontoen din.
• Skriv en ny epost.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• Åpne salgsverktøyene i innboksen. Denne prosessen vil variere litt avhengig av hvilken e-postklient du bruker:
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook-skrivebordet på en PC eller Mac, klikker du Salgsverktøy i meldingsvinduet.
    
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget på en Outlook på nettet- eller Outlook.com-konto, klikker du på tannhjulikonet nederst til høyre i e-postkomposisjonsvinduetsprocket.
    
• I ruten til høyre velger du avmerkingsboksen Spor e-post åpner (brukere med tildelte salgssentralbetalte seter vil se Spor e-post åpner og klikker).

• Hold HubSpot Sales-ruten åpen med avmerkingsboksen valgt, og klikk deretter på Send.

Se statusen for den sporede eposten

Før kontakten åpner e-posten, vises e-postens emnelinje og mottaker i aktivitetsstrømmen i HubSpot som Sendt.

Når mottakeren åpner e-postmeldingen, vil du motta et popup-varsel i sanntid på skrivebordet og e-postmeldingen som er merket som Åpen i aktivitetsfeeden. Klikk på rullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet eposten din. Du vil også se en historikk over kontaktens aktiviteter oppført i rullegardinmenyen.

Merk: Varsler i sanntid vises når du sender sporede e-postmeldinger ved hjelp av Office 365-tillegget, og hvis du har HubSpot Sales Chrome-utvidelsen. Hvis ikke, vil du bare se aktivitet i HubSpot-aktivitetsstrømmen.

Du kan også se hvordan kontaktene dine samhandler med sporede e-poster fra Chrome-utvidelsen. Hvis du vil ha tilgang til aktivitetsfeeden fra Chrome-utvidelsen, klikker dusprocket på HubSpot-tannhjulikonet øverst til høyre i Chrome-nettleseren. 

Finn ut mer om e-postsporing og salgsvarsler og hvordan du deaktiverer sporing.

Sporing med personverninnstillinger slått på

Hvis du har slått på personverninnstillinger i kontoen din, kan HubSpot bare logge og spore en kontakts e-post som åpnes når kontakten har et tilordnet juridisk grunnlag for databehandling. Når du skriver en e-post i Office 365, vil avmerkingsboksen Spor e-post åpnes og klikk bli gråtonet for å indikere at en kontakt ikke er kvalifisert for sporing.

E-poståpninger spores ikke for kontakter uten et juridisk grunnlag for å behandle data eller e-postmottakere som ennå ikke er kontakter. Når du sender e-post til flere mottakere, spores e-poståpninger anonymt.

Du kan endre en kontakts sporingskvalifikasjon ved å oppdatere deres juridiske grunnlag for å behandle kontaktens dataegenskap.

Logge eposter

For å logge en e-post og legge til nye kontakter i HubSpot fra en logget e-post, må e-postadressen du sender e-post fra være en av følgende:

• En bruker i kontoen din
• En av dine tilkoblede epostadresser
• Et alias i e-postklienten (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen, eller et alias som er lagt til i profilen og innstillingene)

Du kan angi e-postadresser og domener som du aldri vil logge e-poster for i HubSpot-kontoinnstillingene. Eller du kan legge til disse e-postadressene og domenene i tilleggsinnstillingene.

Merk: E-postvedlegg som er større enn 50 MB, logges ikke på HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og vil logge på CRM, men uten et vedlegg. 

Send en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

Slik sender du en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget:

• Skriv en ny e-post i Outlook.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• Åpne salgsverktøyene i innboksen. Denne prosessen vil variere litt avhengig av hvilken e-postklient du bruker:
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook-skrivebordet på en PC eller Mac, klikker du Salgsverktøy i meldingsvinduet.
    
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook på nettet eller en Outlook.com-konto, klikker du på tannhjulikonet nederst til høyre i e-postkomposisjonsvinduetsprocket.
    
• Merk av for Logg i ruten til høyre. Din BCC-adresse vil automatisk fylles ut i BCC-feltet.

• Som standard vil tillegget automatisk velge kontaktens fem nyeste tilknyttede avtaler eller billettoppføringer for å logge e-poster til. Kun tilbud eller billetter i en åpen fase velges automatisk. Slik velger du eksplisitt hvilke poster e-posten skal logges på:

Merk: Du må bruke Office 365 versjon 1910 eller nyere for å eksplisitt velge hvilke poster e-posten skal logge på.

• • Klikk på rullegardinmenyen  ved siden av avmerkingsboksen Logg . 
  • Merk av/fjern merket i avmerkingsboksene ved siden av postene du vil logge e-posten på. 
    
  • Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er kontakt i CRM-systemet, opprettes en ny kontaktoppføring. Du vil se kontaktens epostadresse oppført når du redigerer tilknytningene. Fjern merket hvis du ikke vil at e-posten skal logge på den nye kontaktposten. Finn ut hvordan du bare logger e-poster på eksisterende kontaktoppføringer.

• Hold HubSpot Sales-ruten åpen med avmerkingsboksen valgt, og klikk deretter på Send.

Du kan tilpasse hvilke tilknyttede poster e-postene dine automatisk logges på i Office 365-tilleggsinnstillingene. Hvis du bruker markedsføringskontakter, angis en ny kontakt opprettet av en logget e-post som ikke-markedsføring. 

Merk: Hvis en ny kontakt opprettes via en logget e-post, tilordnes HubSpot-brukeren som sendte e-posten automatisk som kontakteier, så lenge ingen tidligere eier er tilordnet. 

Se den loggede eposten i HubSpot

E-post som er logget på HubSpot ved hjelp av Office 365-tillegget, knyttes automatisk til postene du angav før du sendte e-posten. 

For å se den loggede e-posten i HubSpot:

• Gå til kontaktene, selskapene eller tilbudene dine i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
• Finn den loggede eposten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:
  
  • Pin: klikk for å feste eposten til toppen hvis kontakttidslinjen.
  • Kopier kobling: Klikk for å kopiere nettadressen til den loggede e-posten. 
  • Svar: klikk Svar for å sende et svar på e-post til kontakten fra HubSpot.
  • Videresend: klikk for å videresende e-posten til en annen kontakt. 

• • Slett: klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.

• • Utvid: Klikk på rullegardinpilen for å se hele e-posten. Hvis det er en pågående epostsamtale, klikker du på Vis tråd for å se alle epostene i tråden.
  • Tilknytninger: klikk for å redigere tilknyttede selskaps- eller avtaleposter.
  • Vedlegg: Klikk for å åpne vedlegg som er knyttet til denne bestemte e-postsendingen.

Merk: For å sende e-postsvar fra HubSpot og logge innkommende svar til HubSpot, må du ha en tilkoblet innboks.