Spor og logg e-poster med HubSpot Sales Outlook-tillegget for skrivebordet

Bruksporings- ogloggfunksjonenei HubSpot Sales Outlook-tillegget for datamaskiner til å overvåkeog registrere kontaktenes engasjement med e-postene dine. 

Denne artikkelen omhandler sporing og loggføring av e-poster med HubSpot Sales Outlook-skrivebordsprogramtillegget, som er i vedlikeholdsmodus. Det anbefales å bruke HubSpot Sales Office 365-programtilleggettil å spore og loggføre e-poster fra Outlook for Mac, PC eller Outlook på nettet. Lær hvordan du sporer og loggfører e-poster med Office 365-programtillegget.

Merk: På grunn av de betydelige endringene som Microsoft har innført som en del av dennye Outlook for Windows, vil HubSpot ikke lenger aktivt utvikle eller forbedreHubSpot Sales Outlook-tillegget for datamaskiner. Selv omHubSpot Sales Outlook-tillegget for datamaskiner fortsatt er tilgjengelig i den gamle Outlook for Windows og fortsatt vil støttes, anbefales det på det sterkeste at du aktiverer HubSpot Sales Office 365-tillegget i stedet. Hvis du bruker Outlook-tillegget for datamaskiner, vil HubSpot Sales Office 365-tillegget automatisk installeres hvis du bytter til den nye Outlook for Windows. Les mer i dette innlegget i HubSpot-fellesskapet. 

Forstå sporing og logging av e-post

Før du begynner, bør du være oppmerksom på forskjellen mellom en sporet e-post og en loggført e-post:

• Sporing:bruk sporingsfunksjonen til å overvåke når kontakter åpner e-postene dine. For å spore e-poster setter HubSpot innetsporingsbilde på én pikseli e-posten etter at den er sendt. Hvisdu bruker Chrome medHubSpot Sales Chrome-utvidelsen, vil du motta etvarsel i sanntidpå skrivebordet når en kontakt åpner den sporede e-posten. Brukere medtildelte betalte Sales-lisenserkan også spore når en mottakerklikker på en lenkei e-posten. Gratisbrukerekan ikkespore klikk. HubSpot registrerer sporet e-poståpninger og klikk iaktivitetsfeeden og på postens tidslinje.Hvis dumerker av forSpor e-post , logges ikke en kopi av e-posten til posten i HubSpot. 

Merk: Hvis du har aktivert personverninnstillinger i kontoen din, vil ikke HubSpot Sales Outlook-tillegget spore åpninger og klikk på e-post for kontakter som ikke har gitt lovlig grunnlag for databehandling. Les mer om å gi kontakter lovlig grunnlag for databehandling. 

• Logg: Brukloggfunksjonen til å logge en kopi av en e-post til en post i HubSpot. Eventuelle vedlegg i e-posten logges også til kontaktens post. Logg e-postene dine for å holde oversikt over tidligere kommunikasjon. Loggede e-poster gir deg ikke innsikt i informasjon om åpninger eller klikk.

Husk at du kan sende en e-post som både spores og logges. På den måten får du en oversikt over e-postkommunikasjonen og åpningsinformasjonen i HubSpot.

Merk: Outlook-tillegget for datamaskiner vises i alle e-postadresser du har konfigurert i Outlook-kontoen din. Derfor vil e-poster som sendes fra noen av disse e-postadressene spores hvis sporing er aktivert. E-poster som sendes fra en ekstra e-postadresse, logges bare i HubSpot når loggføring er aktivert hvis e-postadressen er koblet til HubSpot eller lagt til som et alias i profilen og innstillingene dine.

Sporing av e-post

Slik sender du en sporet e-post ved hjelp av Outlook-tillegget fra Outlook-kontoen din på en PC:

1. Logg inn på Outlook-kontoen din.
2. Skriv en ny e-post.
3. Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
4. Merk av for Spor e-post i meldingsbåndet, og klikk deretter på Send.

Vis statusen til den sporede e-posten

Før kontakten din åpner e-posten, vil e-postens emnelinje og mottaker vises i aktivitetsfeedendin i HubSpot somSendt.

Når mottakeren åpner e-posten, vil du motta et popup-varsel i sanntid på skrivebordet, og e-postvarselet vil bli merket som Åpnet iaktivitetsfeeden din. Klikk pårullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet e-posten din. Du vil også se en historikk over kontaktens aktiviteter oppført i rullegardinmenyen.

Merk:Varsler i sanntid vises når du sender sporede e-poster ved hjelp av Office 365-tillegget og hvis du harHubSpot Sales Chrome-utvidelsen. Hvis ikke, vil du bare se aktivitet i aktivitetsfeeden din i HubSpot.

Lær mer ome-postsporingogsalgsvarsler, og hvordan du deaktiverer sporing.

Loggføring av e-poster

Krav

• For å loggføre en e-post og legge til nye kontakter i HubSpot fra en loggført e-post, må e-postadressen du sender fra i e-postklienten være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din.
  • En av dine tilkoblede e-postadresser.
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og preferanser).
• For å sende e-postsvar fra HubSpot og logge innkommende svar til HubSpot, må du ha en tilkoblet innboks.

Begrensninger og hensyn

• Når du logger en e-post med en vedleggsfil, vil vedlegg større enn 50 MBikkelogges til HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og logges til CRM, men uten vedlegg.
• Du kan angi e-postadresser og domener som du aldri ønsker å logge e-poster for i HubSpot-kontoinnstillingene dine. Eller du kan legge til disse e-postadressene og domenene i tilleggsinnstillingene dine .

Send en loggført e-post 

Slik sender du en loggført e-post ved hjelp av Outlook-tillegget fra Outlook-kontoen din på en PC:

1. Skriv en ny e-post i Outlook.
2. Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
3. I meldingsmenyen velger duLogg til CRM. BCC-adressen din fylles automatisk ut i BCC-feltet .

4. Du kan velge å logge e-posten til e-postmottakerens tilknyttede poster.
   • Som standard vil tilleggsprogrammet automatisk velge kontaktens tre siste tilknyttede avtale- eller billettposter for å logge e-postene til. 
   • For å eksplisitt velge hvilke tilknyttede poster e-posten skal logges til:
     • Klikk på rullegardinmenyenfor poster under avmerkingsboksen Logg til CRM. 
     • Merk av i boksene ved sidenav postene du vil logge e-posten til.

• • • Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM-systemet ditt, opprettes det en ny kontaktoppføring. Du vil se kontaktens e-postadresse når du redigerer tilknytningene. Fjern merket i avmerkingsboksen hvisdu ikke ønsker at e-posten skal loggføres i den nye kontaktoppføringen. Lær hvordan du loggfører e-poster kun til eksisterende kontakter. 
    • Klikk på Send.

Du kan tilpasse hvilke tilknyttede poster e-postene dine automatisk logges til iinnstillingene for Outlook-skrivebordsprogrammet. Hvis du bruker markedsføringskontakter, vil en ny kontakt opprettet av en loggført e-post bli angitt som ikke-markedsføringsrelatert. 

Merk:Hvis en ny kontakt opprettes gjennom en loggført e-post, vil HubSpot-brukeren som sendte e-posten automatisk blitildelt som kontaktens eier, så lenge ingen tidligere eier har blitt tildelt. 

Vis den loggede e-posten i HubSpot

E-poster som logges til HubSpot ved hjelp av Outlook-tillegget, blir automatisk tilknyttet postene du angav før du sendte e-posten. 

Slik ser du den loggede e-posten i HubSpot:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til postene dine:
   • Kontakter: {{ local.navContacts }}
   • Bedrifter: {{ local.navCompanies }}
   • Avtaler: {{ local.navDeals }}
   • Billetter: {{ local.navTickets }}
2. Klikk på navnet på posten.
3. Finn den loggede e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:
   
   • Fest: klikk for å feste e-posten øverst på tidslinjen.
   • Kopier lenke: Klikk for å kopiere URL-en til den loggede e-posten til utklippstavlen.
   • Svar: klikk Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.
   • Videresend: Klikk for å videresende e-posten til en annen kontakt. 
   • Slett: Klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.
   • Detaljer: Klikk for å se spesifikk informasjon om e-postsendingen.
   • Tilknyttede poster: Klikk for å redigere de tilknyttede postene. 
   • Utvid: klikk for å se hele e-postmeldingen. Hvis det er en pågående e-postkonversasjon, klikker du på Vis tråd for å se alle e-postmeldingene i tråden.
   • Vedlegg: Klikk for å åpne vedlegg knyttet til denne spesifikke e-postsendingen.