Spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Outlook-skrivbordstillägg

Användspårnings- ochloggningsfunktionernai HubSpot Sales Outlook-tillägget för datorer för att övervakaoch registrera dina kontakts engagemang i dina e-postmeddelanden. 

Den här artikeln behandlar spårning och loggning av e-postmeddelanden med HubSpot Sales Outlook-tillägget för datorer, som är i underhållsläge. Vi rekommenderar att du använder HubSpot Sales Office 365-tilläggetför att spåra och logga e-postmeddelanden från Outlook för Mac, PC eller Outlook på webben. Lär dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Office 365-tillägget.

Observera: på grund av de betydande förändringar som Microsoft har infört som en del av detnya Outlook för Windows kommer HubSpot inte längre att aktivt utveckla eller förbättraHubSpot Sales Outlook-tillägget för datorer.HubSpot Sales Outlook-tillägget för datorer är fortfarande tillgängligt i det äldre Outlook för Windows och kommer att fortsätta att stödjas, men vi rekommenderar starkt att du istället aktiverar HubSpot Sales Office 365-tillägget. Om du använder Outlook-tillägget för datorer kommer HubSpot Sales Office 365-tillägget att installeras automatiskt om du byter till den nya versionen av Outlook för Windows. Läs mer i det här inlägget i HubSpot Community. 

Förstå spårning och loggning av e-postmeddelanden

Innan du börjar, notera skillnaden mellan ett spårat e-postmeddelande och ett loggat e-postmeddelande:

• Spåra:använd spårningsfunktionen för att övervaka när kontakter öppnar dina e-postmeddelanden. För att spåra e-postmeddelanden infogar HubSpotenspårningsbild på en pixeli e-postmeddelandet efter att det har skickats. Omdu använder Chrome medHubSpot Sales Chrome-tillägget får du enrealtidsaviseringpå din dator när en kontakt öppnar det spårade e-postmeddelandet. Användare medtilldelade betalda Sales-licenserkan också spåra när en mottagareklickar på en länki e-postmeddelandet. Gratis användarekan intespåra klick. HubSpot registrerar spårade e-postöppningar och klick iaktivitetsflödet och på postens tidslinje. Om du markerarkryssrutanSpåra e-post loggas inte en kopia av e-postmeddelandet till posten i HubSpot. 

Observera: om du har aktiverat dataskyddsinställningarna i ditt konto kommer HubSpot Sales Outlook-tillägget inte att spåra öppnade e-postmeddelanden och klick för kontakter som inte har gett ett lagligt grund för databehandling. Läs mer om att ge kontakter laglig grund för databehandling. 

• Logga: användloggfunktionen för att logga en kopia av ett e-postmeddelande till en post i HubSpot. Eventuella bilagor som ingår i e-postmeddelandet loggas också till kontaktens post. Logga dina e-postmeddelanden för att spara en historik över tidigare kommunikation. Loggade e-postmeddelanden ger dig inte information om öppningar eller klick.

Tänk på att du kan skicka ett e-postmeddelande som både spåras och loggas. På så sätt får du en registrering av e-postkommunikationen och öppningsinformationen i HubSpot.

Observera: Outlook-tillägget för datorer visas i alla e-postadresser som du har konfigurerat i ditt Outlook-konto. Därför spåras e-postmeddelanden som skickas från någon av dessa e-postadresser om spårning är aktiverat. E-postmeddelanden som skickas från en ytterligare e-postadress loggas endast i HubSpot när loggning är aktiverat om e-postadressen är ansluten till HubSpot eller har lagts till som ett alias i din profil och dina inställningar.

Spåra e-postmeddelanden

Så här skickar du ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Outlook-tillägget från ditt Outlook-konto på en PC:

1. Logga in på ditt Outlook-konto.
2. Skriv ett nytt e-postmeddelande.
3. Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
4. Markera kryssrutan Spåra e-post i meddelandemenyn och klicka sedan på Skicka.

Visa status för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet visas e-postmeddelandets ämnesrad och mottagare i din aktivitetsfeedi HubSpot somSkickat.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du en popup-avisering i realtid på din dator och e-postmeddelandet markeras som Öppet iditt aktivitetsflöde. Klicka pårullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktens aktiviteter i rullgardinsmenyn.

Observera:realtidsmeddelanden visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med Office 365-tillägget och om du harHubSpot Sales Chrome-tillägget. Om inte, ser du bara aktiviteten i ditt aktivitetsflöde i HubSpot.

Läs mer ome-postspårningochförsäljningsaviseringar, och hur du stänger av spårningen.

Logga e-postmeddelanden

Krav

• För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste e-postadressen du skickar från i din e-postklient vara en av följande:
  • En användare i ditt konto.
  • En av dina anslutna e-postadresser.
  • Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din profil och dina inställningar).
• För att skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.

Begränsningar och överväganden

• När du loggar ett e-postmeddelande med en bifogad fil kommer bilagor som är större än 50 MBinteatt loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas till CRM, men utan bilaga.
• Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-postmeddelanden för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i dina tilläggsinställningar.

Skicka ett loggat e-postmeddelande 

Så här skickar du ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Outlook-tillägget från ditt Outlook-konto på en PC:

1. Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
2. Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
3. I meddelandemenyn väljer duLogga till CRM. Din BCC-adress fylls automatiskt i BCC-fältet .

4. Du kan välja att logga e-postmeddelandet till e-postmottagarnas associerade poster.
   • Som standard väljer tillägget automatiskt kontaktens tre senaste associerade affärs- eller ärenderegistreringar för att logga e-postmeddelanden till. 
   • För att uttryckligen välja vilka associerade poster e-postmeddelandet ska loggas till:
     • Klicka pårullgardinsmenyn för poster under kryssrutan Logga till CRM. 
     • Markera kryssrutorna bredvidde poster som e-postmeddelandet ska loggas till.

• • • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte finns som kontakt i ditt CRM-system skapas en ny kontaktpost. Du ser kontaktens e-postadress när du redigerar kopplingarna. Avmarkera kryssrutan omdu inte vill att e-postmeddelandet ska loggas i den nya kontaktposten. Läs om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontakter. 
    • Klicka på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till iinställningarna förOutlook-tillägget. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapats av ett loggat e-postmeddelande att anges som icke-marknadsföring. 

Observera:om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt atttilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats. 

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-postmeddelanden som loggas till HubSpot med hjälp av Outlook-tillägget kommer automatiskt att kopplas till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet. 

Så här visar du det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina poster:
   • Kontakter: {{ local.navContacts }}
   • Företag: {{ local.navCompanies }}
   • Affärer: {{ local.navDeals }}
   • Biljetter: {{ local.navTickets }}
2. Klicka på namnet på posten.
3. Leta reda på det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
   
   • Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp på tidslinjen.
   • Kopiera länk: klicka för att kopiera URL:en till det loggade e-postmeddelandet till urklipp.
   • Svara: klicka Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.
   • Vidarebefordra: klicka för att vidarebefordra e-postmeddelandet till en annan kontakt. 
   • Radera: klicka för att radera e-postaktiviteten från tidslinjen.
   • Detaljer: klicka för att se specifik information om det skickade e-postmeddelandet.
   • Associerade poster: klicka för att redigera de associerade posterna. 
   • Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det pågår en e-postkonversation klickar du på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
   • Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är associerade med detta specifika e-postmeddelande.