Spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Använd funktion erna Spåra och Logga i HubSpot Sales Outlook desktop add-in för att övervaka och hålla reda på dina kontakters engagemang med dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få realtidsaviseringar när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet till kontaktens post i HubSpot för att hålla ett register över all tidigare kommunikation för ditt team att referera till.

Observera: På grund av de betydande förändringar som Microsoft infört som en del av nya Outlook för Windows, kommer HubSpot inte längre att utveckla ny funktionalitet för HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Skrivbordstillägget kommer fortfarande att stödjas, men vi rekommenderar starkt att du istället aktiverar HubSpot Sales webbtillägg. Läs mer i detta inlägg från HubSpot Community.

Observera: Om du har aktiverat sekretessinställningar för data i ditt konto är ditt juridiska team den bästa resursen för att avgöra hur ditt företag använder e-postloggning och spårning. Du kan också anpassa dina tilläggsinställningar för att inaktivera den här funktionen för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter eller e-postdomäner. Alla befintliga kontakter som inte har beviljat en laglig grund för databehandling kommer att spåras anonymt.

Innan du börjar bör du notera skillnaden mellan ett spårad e-postmeddelande och ett loggat e-postmeddelande:

• Spåra: använd spårningsfunktionen för att övervaka när kontakter öppnar dina e-postmeddelanden. För att spåra e-post infogar HubSpot en spårningsbild påen pixel i e-postmeddelandet efter att det har skickats. Om du använder Chrome med tillägget HubSpot Sales Chrome får du ett realtidsmeddelande på skrivbordet när en kontakt öppnar det spårade e-postmeddelandet. Användare med tilldelade betalda Sales Hub-platser kan också spåra när en mottagare klickar på en länk i e-postmeddelandet. Gratisanvändare kan inte spåra klick. HubSpot registrerar spårade e-postöppningar och klick i aktivitetsflödet och på postens tidslinje. Om du markerarkryssrutan Spåra e-post loggas inte en kopia av e-postmeddelandet till posten i HubSpot .

• Logga: använd loggfunktionen för att logga en kopia av ett e-postmeddelande till en post i HubSpot. Eventuella bilagor som ingår i e-postmeddelandet kommer också att loggas till kontaktens post. Logga dina e-postmeddelanden för att hålla ett register över tidigare kommunikation. Loggade e-postmeddelanden ger dig inte insikt i information om öppningar eller klick.

Tänk på att du kan skicka ett e-postmeddelande som både spåras och loggas. På så sätt har du ett register över e-postkommunikationen och öppen information i HubSpot.

Den här artikeln täcker spårning och loggning av e-postmeddelanden med HubSpot Sales Outlook desktop add-in.Om du använder Office 365-tillägget kan du läsa mer om hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Office 365-tillägget i den här guiden: Spåra och logga e-postmeddelanden med Office 365-tillägget.

Observera: Outlook-tillägget visas i alla e-postadresser som du har ställt in i ditt Outlook-konto. Därför kommer e-postmeddelanden som skickas från någon av dessa e-postadresser att spåras om spårning är aktiverat. E-postmeddelanden som skickas från en ytterligare e-postadress loggas endast till HubSpot när loggning är aktiverad om e-postadressen är ansluten till HubSpot eller har lagts till som ett alias i din profil och dina inställningar.

Spåra e-postmeddelanden

Skicka ett e-postmeddelande med spårning med Outlook desktop add-in från ditt Outlook desktop-konto på en PC:

• Logga in på ditt Outlook-konto.
• Skriv ett nytt e-postmeddelande.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
• Markera kryssrutan Spåra e-post i meddelandebandet och klicka sedan på Skicka.

Visa status för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet kommer ämnesraden och mottagaren att visas i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickat.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du kommer också att se en historik över kontaktens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.

Observera: realtidsaviseringar visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med Office 365-tillägget och om du har HubSpot Sales Chrome-tillägg. Om inte kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot-aktivitetsflöde.

Du kan också se hur dina kontakter interagerar med dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-ikonen sprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare.

Läs mer om spårning av e-post och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.

Loggning av e-postmeddelanden

För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste e-postadressen du skickar från i din e-postklient vara någon av följande:

• En användare i ditt konto.
• En av dina anslutna e-postadresser.
• Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din Profil och inställningar).

Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-post för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i inställningarna för ditt tillägg.

Observera: e-postbilagor som är större än 50 MB kommer inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras framgångsrikt till kontakten och loggas till CRM, men utan en bifogad fil.

För att skicka ett loggat e-postmeddelande med Outlook desktop add-in från ditt Outlook desktop-konto på en PC:

• Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
• I meddelandefältet väljer du Logga till CRM. Din BCC-adress fylls i automatiskt i BCC-fältet .

• Du kan välja att logga e-postmeddelandet till e-postmottagarnas associerade poster.
  • Som standard väljer tillägget automatiskt kontaktens fem senaste associerade affärs- eller ärendeposter för att logga e-postmeddelanden till.
  • För att uttryckligen välja vilka associerade poster som e-postmeddelandet ska loggas till:
    • Klicka på rullgardinsmenyn för poster under kryssrutan Logga till CRM .
    • Markera kryssrutorna bredvid de poster som e-postmeddelandet ska loggas till.

• • • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktens e-postadress när du redigerar associationerna. Avmarkera kryssrutan om du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontakter.
• Klicka på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för Outlook desktop add-in. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att ställas in som icke-marknadsföring.

Observera: Om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Outlook desktop add-in kommer automatiskt att kopplas till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet. För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina poster:
  • Kontakter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
  • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
  • Erbjudanden: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
  • Biljetter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Supportärenden.
• Klicka på namnet på posten.
• Leta upp det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
  
  1. Associerade poster: klicka för att redigera de associerade posterna.
  2. Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp på tidslinjen.
  3. Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
  4. Detaljer: klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
  5. Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  6. Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det specifika e-postmeddelandet.
  7. Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.

Observera: för att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.