Spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Outlook-skrivbordstillägg

Använd spårnings- och loggfunktionerna i HubSpot Sales Outlook-skrivbordstillägg för att övervaka och registrera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få meddelanden i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet till kontaktens post i HubSpot för att hålla ett register över all tidigare kommunikation som ditt team kan referera till.

Observera: på grund av de betydande förändringar som Microsoft infört som en del av nya Outlook för Windows, kommer HubSpot inte längre att aktivt utveckla eller förbättra HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Även om HubSpot Sales Outlook desktop add-in fortfarande är tillgängligt i gamla Outlook för Windows och kommer att fortsätta att stödjas, rekommenderas det starkt att du aktiverar HubSpot Sales web add-in istället. Om du använder Outlook desktop add-in kommer HubSpot Sales web add-in automatiskt att delbetalas om du byter till nya Outlook för Windows. Läs mer i detta inlägg från HubSpot Community.

Observera: om du har aktiverat sekretessinställningar för data i ditt konto kommer HubSpot Sales Outlook-tillägget inte att spåra öppningar och klick för kontakter som inte har tillhandahållit en laglig grund för databehandling. Läs mer om hur du ger kontakter en rättslig grund för behandling av data.

Innan du sätter igång bör du notera skillnaden mellan ett spårat e-postmeddelande och ett loggat e-postmeddelande:

• Spåra: använd spårningsfunktionen för att övervaka när kontakter öppnar dina e-postmeddelanden. För att spåra e-postmeddelanden infogar HubSpot enspårningsbild på en pixel i e-postmeddelandet efter att det har skickats . Om du använder Chrome med HubSpot Sales Chrome-tillägget får du ett meddelande i realtid på skrivbordet när en kontakt öppnar det spåradee-postmeddelandet. Användare med tilldelade Sales Hub-betalda platser kan också spåra när en mottagare klickar på en länk i e-postmeddelandet. Gratisanvändare kan inte spåra klick. HubSpot registrerar öppningar och klick på spårade e-postmeddelanden i aktivitetsflödet och på postens tidslinje. Om du markerarkryssrutan Spåra e-post loggas inte en kopia av e-postmeddelandet till posten i HubSpot.

• Logga: använd loggfunktionen för att logga en kopia av ett e-postmeddelande till en post i HubSpot. Alla bilagor som ingår i e-postmeddelandet kommer också att loggas till kontaktens post. Logga dina e-postmeddelanden för att hålla ett register över tidigare kommunikation. Loggade e-postmeddelanden ger dig inte insikt i öppen eller klickinformation.

Tänk på att du kan skicka ett e-postmeddelande som både spåras och loggas. På så sätt får du ett register över e-postkommunikationen och öppen information i HubSpot.

Den här artikeln handlar om spårning och loggning av e-postmeddelanden med HubSpot Sales Outlook Desktop Add-in.Om du använder Office 365-tillägget kan du lära dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Office 365-tillägget i den här guiden: Spåra och logga e-postmeddelanden med Office 365-add-in.

Observera: Outlook Desktop Add-in kommer att visas i alla e-postadresser som du har konfigurerat i ditt Outlook-konto. Därför kommer e-postmeddelanden som skickas från någon av dessa e-postadresser att spåras om spårning är aktiverad. E-postmeddelanden som skickas från en ytterligare e-postadress kommer endast att loggas till HubSpot när loggning är aktiverad om e-postadressen är ansluten till HubSpot eller läggs till som ett alias i din profil och inställningar.

Spåra e-postmeddelanden

Så här skickar du ett spårat e-postmeddelande med Outlook Desktop Add-in från ditt Outlook Desktop-konto på en PC:

• Logga in på ditt Outlook-konto.
• Komposera ett nytt e-postmeddelande.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och brödtext.
• Markera kryssrutan Spåra e-post i meddelanderibban och klicka sedan på Skicka.

Visa statusen för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet visas e-postmeddelandets ämnesrad och mottagare i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Sent.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.

Observera: realtidsaviseringar visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med Office 365-tillägget och om du har HubSpot Sales Chrome-tillägget. Om inte kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot aktivitetsflöde.

Du kan också se hur dina kontakter engagerar sig i dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt Aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-ikonen sprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare.

Läs mer om e-postspårning och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.

Loggning av e-postmeddelanden

För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste e-postadressen du skickar från i din e-postklient vara en av följande:

• En användare i ditt konto.
• En av dina anslutna e-postadresser.
• Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din Profil & Inställningar).

Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-post för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i dina tilläggsinställningar.

Observera: e-postbilagor som är större än 50 MB kommer inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras framgångsrikt till kontakten och loggas till CRM, men utan en bilaga.

Så här skickar du ett loggat e-postmeddelande med Outlook Desktop Add-in från ditt Outlook Desktop-konto på en PC:

• Komposera ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
• Ange e-postmottagaren, ämnesraden och e-posttexten.
• I meddelanderubriken väljer du Logga in i CRM. Din BCC-adress fylls i automatiskt i BCC-fältet .

• Du kan välja att logga e-postmeddelandet till e-postmottagarnas tillhörande register.
  • Som standard väljer tillägget automatiskt kontaktens tre senaste associerade avtals- eller biljettposter att logga e-postmeddelanden till.
  • Om du uttryckligen vill välja vilka associerade poster som e-postmeddelandet ska loggas till:
    • Klicka på rullgardinsmenyn för poster under kryssrutan Logga till CRM .
    • Markera kryssrutorna bredvid de poster som e-postmeddelandet ska loggas till.

• • • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM-system skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktens e-postadress listad när du redigerar associationerna. Avmarkera kryssrutan om du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontakter.
• Klicka på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för Outlook Desktop Add-in. Om du använder kontakter för marknadsföring kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att anges som kontakt ej för marknadsföring.

Observera: om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Outlook desktop add-in kommer automatiskt att associeras till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet. För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina poster:
  • Kontakter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
  • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
  • Erbjudanden: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
  • Biljetter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Supportärenden.
• Klicka på namnet på posten.
• Leta reda på det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
  
  1. Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp på tidslinjen.
  2. Kopiera länk: klicka för att kopiera URL:en för det loggade e-postmeddelandet till ditt urklipp.
  3. Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.
  4. Vidarebefordra: klicka för att vidarebefordra e-postmeddelandet till en annan kontakt.
  5. Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
  6. Detaljer: klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
  7. Associerade poster: klicka för att redigera de associerade posterna.
  8. Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  9. Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det här specifika e-postmeddelandet.

Observera: för att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.