ติดตามและบันทึกอีเมลด้วย Add-in เดสก์ท็อป HubSpot Sales Outlook

ใช้คุณลักษณะติดตามและบันทึกของส่วนเสริมเดสก์ท็อป HubSpot Sales Outlook เพื่อตรวจสอบและเก็บบันทึกการมีส่วนร่วมของผู้ติดต่อของคุณกับอีเมลของคุณ เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์แทร็กคุณจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เมื่อผู้ติดต่อเปิดอีเมลของคุณนอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกบันทึกอีเมลไปยังบันทึกของผู้ติดต่อใน HubSpot เพื่อเก็บบันทึกการสื่อสารที่ผ่านมาทั้งหมดเพื่อให้ทีมของคุณอ้างอิงได้

โปรดทราบ: เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่นำเสนอโดย Microsoft ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Outlook ใหม่สำหรับ Windows HubSpot จะไม่พัฒนาหรือปรับปรุงเดสก์ท็อป Add-in ของ HubSpot Sales Outlook อีกต่อไป แม้ว่า Add-in เดสก์ท็อป HubSpot Sales Outlook จะยังคงมีอยู่ใน Outlook เก่าสำหรับ Windows และจะยังคงได้รับการสนับสนุนต่อไปแต่ขอแนะนำให้คุณเปิดใช้งาน Add-in เว็บ HubSpot Sales แทน หากคุณใช้ Add-in บนเดสก์ท็อปของ Outlook Add-in บนเว็บของ HubSpot Sales จะถูกติดตั้งโดยอัตโนมัติหากคุณเปลี่ยนไปใช้ Outlook สำหรับ Windows ใหม่ ดูข้อมูลเพิ่มเติมในโพสต์ชุมชน HubSpot นี้ 

• แทร็ก: ใช้ฟีเจอร์แทร็กเพื่อตรวจสอบเมื่อผู้ติดต่อเปิดอีเมลของคุณ ในการติดตามอีเมล HubSpot จะแทรกภาพการติดตามหนึ่งพิกเซลลงในอีเมลหลังจากที่ส่งไปแล้ว หากคุณใช้ Chrome ที่มีส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome คุณจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์บนเดสก์ท็อปเมื่อผู้ติดต่อเปิดอีเมลที่ติดตาม ผู้ใช้ที่มีที่นั่งแบบชำระเงินของ Sales Hub  ที่กำหนดสามารถติดตามได้เมื่อผู้รับคลิกลิงก์ในอีเมล ผู้ใช้ฟรีไม่สามารถติดตามการคลิกได้ HubSpot บันทึกอีเมลที่ติดตามเปิดและคลิกในฟีดกิจกรรมและบนไทม์ไลน์ของบันทึก การเลือกช่องทำเครื่องหมายติดตามอีเมลจะไม่บันทึกสำเนาอีเมลไปยังระเบียนใน HubSpot 

โปรดทราบ: หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณ Add-in ของ HubSpot Sales Outlook จะไม่ติดตามการเปิดอีเมลและการคลิกสำหรับผู้ติดต่อที่ไม่ได้ให้พื้นฐานที่ถูกต้องตามกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูลดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการให้ข้อมูลพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูลแก่ผู้ติดต่อ 

ก่อนเริ่มต้นให้สังเกตความแตกต่างระหว่างอีเมลที่ติดตามและอีเมลที่บันทึก:

• บันทึก: ใช้คุณลักษณะบันทึกเพื่อบันทึกสำเนาอีเมลไปยังระเบียนใน HubSpot ไฟล์แนบใดๆที่รวมอยู่ในอีเมลจะบันทึกไปยังบันทึกของผู้ติดต่อด้วย บันทึกอีเมลของคุณเพื่อเก็บบันทึกการสื่อสารที่ผ่านมา อีเมลที่เข้าสู่ระบบจะไม่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลการเปิดหรือการคลิก

โปรดทราบว่าคุณสามารถส่งอีเมลที่ทั้งติดตามและบันทึกไว้ได้ด้วยวิธีนี้คุณจะมีบันทึกการสื่อสารทางอีเมลและข้อมูลที่เปิดอยู่ใน HubSpot

บทความนี้ครอบคลุมการติดตามและบันทึกอีเมลด้วย Add-in เดสก์ท็อป HubSpot Sales Outlook หากคุณใช้ Add-in ของ Office 365 เรียนรู้วิธีติดตามและบันทึกอีเมลด้วย Add-in ของ Office 365 ในคู่มือนี้: ติดตามและบันทึกอีเมลด้วย Add-in ของ Office 365

โปรดทราบ: Add-in เดสก์ท็อปของ Outlook จะปรากฏในที่อยู่อีเมลที่คุณตั้งค่าไว้ในบัญชี Outlook ของคุณดังนั้นอีเมลที่ส่งจากที่อยู่อีเมลเหล่านี้จะติดตามหากเปิดใช้งานการติดตามอีเมลที่ส่งจากที่อยู่อีเมลเพิ่มเติมจะเข้าสู่ HubSpot เมื่อเปิดใช้งานการบันทึกเท่านั้นหากที่อยู่อีเมลเชื่อมต่อกับ HubSpot หรือเพิ่มเป็นนามแฝงในโปรไฟล์และการตั้งค่าของคุณ 

การติดตามอีเมล

วิธีส่งอีเมลที่ติดตามโดยใช้ Add-in เดสก์ท็อป Outlook จากบัญชีเดสก์ท็อป Outlook ของคุณบนพีซี:

• เข้าสู่ระบบบัญชี Outlook ของคุณ
• เขียนอีเมลใหม่
• ป้อนผู้รับอีเมลบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล
• เลือกช่องทำเครื่องหมายติดตามอีเมลในริบบิ้นข้อความจากนั้นคลิก ส่ง

ดูสถานะของอีเมลที่ติดตาม

ก่อนที่ผู้ติดต่อของคุณจะเปิดอีเมลบรรทัดหัวเรื่องอีเมลและผู้รับจะแสดงในฟีดกิจกรรมของคุณใน HubSpot เป็นส่งแล้ว

เมื่อผู้รับเปิดอีเมลคุณจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์บนเดสก์ท็อปและการแจ้งเตือนทางอีเมลที่ทำเครื่องหมายว่าเปิดในฟีดกิจกรรมของคุณคลิกเมนูแบบเลื่อนลงด้านล่างชื่อผู้ติดต่อเพื่อดูว่าผู้รับเปิดอีเมลของคุณเมื่อใดนอกจากนี้คุณยังจะเห็นประวัติของกิจกรรมของผู้ติดต่อที่ระบุไว้ในเมนูแบบเลื่อนลง

โปรดทราบ: การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณส่งอีเมลที่ติดตามโดยใช้ Add-in ของ Office 365 และหากคุณมีส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome หากไม่ใช่คุณจะเห็นเฉพาะกิจกรรมในฟีดกิจกรรม HubSpot ของคุณเท่านั้น

นอกจากนี้คุณยังสามารถดูว่ารายชื่อผู้ติดต่อของคุณมีส่วนร่วมกับอีเมลที่ติดตามจากส่วนขยาย Chrome อย่างไรหากต้องการเข้าถึงฟีดกิจกรรมของคุณจากส่วนขยาย Chrome ให้คลิกที่เฟืองไอคอนsprocket HubSpot ที่มุมขวาบนของเบราว์เซอร์ Chrome ของคุณ 

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามอีเมลและ การแจ้งเตือนการขายและวิธีปิดใช้งานการติดตาม

กำลังบันทึกอีเมล

ในการเข้าสู่ระบบอีเมลและเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ไปยัง HubSpot จากอีเมลที่เข้าสู่ระบบที่อยู่อีเมลที่คุณส่งในไคลเอนต์อีเมลของคุณจะต้องเป็นหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้:

• ผู้ใช้ในบัญชีของคุณ
• หนึ่งในที่อยู่อีเมลที่เชื่อมต่อของคุณ
• นามแฝงในไคลเอนต์อีเมลของคุณ (ทั้งนามแฝงที่ได้รับการกำหนดค่าในกล่องจดหมาย Gmail ที่เชื่อมต่อของคุณหรือนามแฝงที่เพิ่มในโปรไฟล์และการตั้งค่าของคุณ)

คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลและโดเมนที่คุณไม่ต้องการบันทึกอีเมลในการตั้งค่าบัญชี HubSpot ของคุณหรือจะเพิ่มที่อยู่อีเมลและโดเมนเหล่านี้ในการตั้งค่า Add-in ก็ได้

โปรดทราบ: ไฟล์แนบอีเมลที่มีขนาดใหญ่กว่า 50 MB จะไม่เข้าสู่ HubSpot อีเมลของคุณจะยังคงถูกส่งไปยังผู้ติดต่อได้สำเร็จและจะเข้าสู่ระบบ CRM แต่ไม่มีไฟล์แนบ 

วิธีส่งอีเมลที่เข้าสู่ระบบโดยใช้ Add-in เดสก์ท็อป Outlook จากบัญชีเดสก์ท็อป Outlook ของคุณบนพีซี:

• เขียนอีเมลใหม่ใน Outlook
• ป้อนผู้รับอีเมลบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล
• ในแถบข้อความให้เลือกเข้าสู่ระบบ CRM ที่อยู่ BCC ของคุณจะเติมข้อมูลในช่อง BCC โดยอัตโนมัติ

• คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกอีเมลไปยังระเบียนที่เกี่ยวข้องของผู้รับอีเมล
  • ตามค่าเริ่มต้น Add-in จะเลือกดีลหรือบันทึก Ticket ล่าสุด 3 รายการที่เกี่ยวข้องล่าสุดของผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติเพื่อเข้าสู่ระบบอีเมล 
  • หากต้องการเลือกระเบียนที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจนเพื่อเข้าสู่ระบบอีเมล:
    • ใต้ช่องทำเครื่องหมายบันทึก ไปยัง CRM ให้คลิกเมนูดร็อปดาวน์บันทึก 
    • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากระเบียนเพื่อเข้าสู่ระบบอีเมล

• • • หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ได้ติดต่อใน CRM ของคุณบันทึกการติดต่อใหม่จะถูกสร้างขึ้น คุณจะเห็นอีเมลของผู้ติดต่อที่ระบุไว้เมื่อแก้ไขการเชื่อมโยง ล้างช่องทำเครื่องหมายหากคุณไม่ต้องการให้อีเมลบันทึกการติดต่อใหม่ เรียนรู้วิธีบันทึกอีเมลไปยังผู้ติดต่อที่มีอยู่เท่านั้น 
• คลิก ส่ง

คุณสามารถปรับแต่งระเบียนที่เกี่ยวข้องซึ่งอีเมลของคุณจะเข้าสู่ระบบโดยอัตโนมัติในการตั้งค่าส่วนเสริมเดสก์ท็อป Outlook ของคุณหากคุณใช้ผู้ติดต่อทางการตลาดผู้ติดต่อใหม่ที่สร้างโดยอีเมลที่ล็อกไว้จะถูกตั้งค่าเป็นไม่ใช่การตลาด 

โปรดทราบ: หากมีการสร้างผู้ติดต่อใหม่ผ่านอีเมลที่บันทึกไว้ผู้ใช้ HubSpot ที่ส่งอีเมลจะถูกกำหนดให้เป็นเจ้าของผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติตราบเท่าที่ยังไม่มีการกำหนดเจ้าของก่อนหน้านี้ 

ดูอีเมลที่เข้าสู่ระบบใน HubSpot

อีเมลที่เข้าสู่ระบบ HubSpot โดยใช้ Add-in เดสก์ท็อปของ Outlook จะเชื่อมโยงกับระเบียนที่คุณระบุก่อนส่งอีเมลโดยอัตโนมัติวิธีดูอีเมลที่ล็อกไว้ใน HubSpot:

วิธีดูอีเมลที่ล็อกไว้ใน HubSpot:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่บันทึกของคุณ:
  • ผู้ติดต่อ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ผู้ติดต่อ
  • บริษัท: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > บริษัท
  • ข้อเสนอ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ข้อเสนอ
  • ตั๋ว: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ทิกเก็ต
• คลิกที่ชื่อของระเบียน
• บนไทม์ไลน์ให้ค้นหาอีเมลที่บันทึกไว้ จากอีเมลคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:
  
  1. ปักหมุด: คลิกเพื่อปักหมุดอีเมลไว้ด้านบนหากไทม์ไลน์
  2. คัดลอกลิงก์: คลิกเพื่อคัดลอก URL ของอีเมลที่เข้าสู่ระบบไปยังคลิปบอร์ดของคุณ
  3. ตอบกลับ: คลิกตอบกลับเพื่อส่งอีเมลตอบกลับผู้ติดต่อจาก HubSpot
  4. ส่งต่อ: คลิกเพื่อส่งต่ออีเมลไปยังผู้ติดต่ออื่น 
  5. ลบ: คลิกเพื่อลบกิจกรรมอีเมลออกจากไทม์ไลน์
  6. รายละเอียด: คลิกเพื่อดูข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการส่งอีเมล
  7. ระเบียนที่เกี่ยวข้อง: คลิกเพื่อแก้ไขระเบียนที่เกี่ยวข้อง 
  8. ขยาย: คลิกเพื่อดูเนื้อหาทั้งหมดของอีเมล หากมีการสนทนาทางอีเมลอย่างต่อเนื่องให้คลิกดูชุดข้อความเพื่อดูอีเมลทั้งหมดในชุดข้อความ
  9. ไฟล์แนบ: คลิกเพื่อเปิดไฟล์แนบที่เชื่อมโยงกับการส่งอีเมลเฉพาะนี้

โปรดทราบ: ในการส่งอีเมลตอบกลับจาก HubSpot และบันทึกการตอบกลับขาเข้าไปยัง HubSpot คุณต้องมีกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อ