ทำความเข้าใจการติดตามและบันทึกอีเมล HubSpot

เมื่อคุณส่งอีเมลการตลาดหรืออีเมลแบบตัวต่อตัวที่ติดตามได้จากกล่องจดหมายอีเมลของคุณโดยใช้ส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome, HubSpot Sales Office 365 add-in หรือ HubSpot Sales Outlook desktop add-in หรือหากคุณส่งอีเมลแบบตัวต่อตัวจากระเบียน HubSpot จะติดตามการเปิดอีเมล หากคุณเป็นผู้ใช้ที่มีที่นั่งแบบชำระเงินของ Sales Hub HubSpot จะติดตามเมื่อผู้รับคลิกลิงก์ในอีเมล

HubSpot จะไม่สร้างกิจกรรมแบบเปิดหรือคลิกสำหรับอีเมลขายเมื่อการโต้ตอบมาจากแหล่งที่ไม่ใช่มนุษย์เช่นกิจกรรมบอท

โปรดทราบ: ลูกค้าอีเมลบางรายอาจได้รับการกำหนดค่าเพื่อป้องกันไม่ให้โหลดพิกเซลติดตามแบบเปิดของ HubSpot เมื่อพิกเซลการติดตามแบบเปิดไม่สามารถโหลดได้ HubSpot จะไม่สามารถรายงานการติดตามแบบเปิดที่เกี่ยวข้องสำหรับอีเมลนั้นได้ หากผู้รับเปิดอีเมลฉบับใดฉบับหนึ่งของคุณแล้วคลิกลิงก์อีเมลหรือตอบกลับอีเมลนั้นเอง HubSpot สามารถสรุปได้ว่าพวกเขาเปิดอีเมลและจะรายงานเหตุการณ์ที่เปิดอยู่ย้อนหลัง

ความแตกต่างระหว่างการติดตามอีเมลและการบันทึก

การติดตามและบันทึกอีเมลเป็นสองคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องแต่แตกต่างกันสำหรับการจัดการและวัดว่ารายชื่อติดต่อมีส่วนร่วมกับอีเมลของคุณอย่างไร:

• แทร็ก: ใช้ฟีเจอร์แทร็กเพื่อตรวจสอบเมื่อผู้ติดต่อเปิดอีเมลของคุณ ในการติดตามอีเมล HubSpot จะแทรกภาพหนึ่งพิกเซลที่มองไม่เห็นลงในอีเมลหลังจากที่ส่งไปแล้ว
  • อีเมลการตลาดจะถูกติดตามโดยค่าเริ่มต้น เรียนรู้วิธีจัดการการตั้งค่าการติดตามอีเมลการตลาดของคุณในบทความนี้
  • สำหรับอีเมลที่ติดตามแบบตัวต่อตัวคุณจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์บนเดสก์ท็อปเมื่อผู้ติดต่อเปิดอีเมลที่ติดตาม ผู้ใช้ที่มีที่นั่งแบบชำระเงินของ Sales Hub ที่กำหนดสามารถติดตามได้เมื่อผู้รับคลิกลิงก์ในอีเมล ผู้ใช้ฟรีไม่สามารถติดตามการคลิกได้ HubSpot บันทึกอีเมลที่ติดตามเปิดและคลิกในฟีดกิจกรรมและบนไทม์ไลน์ของบันทึก การเลือกช่องทำเครื่องหมายติดตามจะไม่บันทึกสำเนาอีเมลไปยังระเบียนใน HubSpot

• บันทึก: ใช้คุณลักษณะบันทึกเพื่อบันทึกสำเนาอีเมลไปยังระเบียนใน HubSpot
  • ไฟล์แนบใดๆที่รวมอยู่ในอีเมลจะบันทึกไปยังบันทึกของผู้ติดต่อด้วย บันทึกอีเมลของคุณเพื่อเก็บบันทึกการสื่อสารที่ผ่านมา อีเมลแบบตัวต่อตัวที่เข้าสู่ระบบจะไม่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลการเปิดหรือการคลิก
  • อีเมลการตลาดที่ส่งไปยังผู้ติดต่อจะปรากฏในบันทึกการติดต่อโดยอัตโนมัติและหากคุณเปิดการติดตามในการตั้งค่าอีเมลการตลาดของคุณคุณยังสามารถตรวจสอบตัวชี้วัดการมีส่วนร่วมของอีเมลเช่นการเปิดหรือการคลิก

คุณสามารถส่งอีเมลแบบตัวต่อตัวที่มีทั้งการติดตามและบันทึก ด้วยวิธีนี้คุณจะได้รับการแจ้งเตือนที่เปิดอยู่และมีบันทึกการสื่อสารทางอีเมลใน HubSpot หากคุณติดตั้งส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome สำหรับ Gmail, HubSpot Sales Office 365 add-in หรือ HubSpot Sales Outlook desktop add-in คุณยังสามารถตั้งค่าเริ่มต้นการบันทึกและการติดตามสำหรับส่วนขยายของคุณได้อีกด้วย

อีเมลเปิดการติดตาม

โปรดทราบ: หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณอีเมลที่เปิดจะสามารถติดตามได้เฉพาะผู้ติดต่อที่มีพื้นฐานทางกฎหมายที่กำหนดไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลเท่านั้น เรียนรู้เพิ่มเติมว่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่งผลกระทบต่อการติดตามอีเมลด้วยส่วนขยาย Chrome หรือ Office 365 อย่างไร

เมื่อคุณส่งอีเมลการตลาดหรืออีเมลขายที่ติดตาม HubSpot จะฝังภาพหนึ่งพิกเซลที่มองไม่เห็นลงในข้อความอีเมลเมื่อส่งแล้ว เมื่อผู้รับของคุณดูอีเมลและโหลดรูปภาพคุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่าอีเมลถูกเปิดแล้ว HubSpot ไม่รวมการโต้ตอบที่สงสัยว่าไม่ใช่มนุษย์หรือกิจกรรมบอทจากการวิเคราะห์อีเมลของคุณสำหรับอีเมลขาย 

หากไคลเอ็นต์อีเมลของผู้รับไม่อนุญาตให้โหลดพิกเซลแทร็ก HubSpot จะไม่สามารถติดตามอีเมลที่เปิดอยู่ได้ การติดตาม HubSpot สามารถปิดใช้งานได้ในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• ผู้รับจัดรูปแบบอีเมลของพวกเขาเป็นข้อความธรรมดา
• ไคลเอนต์อีเมลของผู้รับจะไม่ดาวน์โหลดภาพโดยอัตโนมัติ
• ตัวกรององค์กรของผู้รับจะตัดภาพทั้งหมดออกสำหรับอีเมลขาเข้า

หากผู้รับมีตัวกรองสแปมที่เข้มงวดมากซึ่งจะบล็อกรูปภาพหรือการติดตามลิงก์ไม่ให้โหลดในอีเมลอีเมลที่คุณติดตามอาจถูกกรองเป็นสแปมได้ อย่างไรก็ตามเครื่องมือติดตามอีเมลนั้นเป็นเรื่องปกติและไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่จะไม่ดูอีเมลของคุณแตกต่างไปจากเดิม

การติดตามแบบเปิดสำหรับอีเมลแบบตัวต่อตัวใช้ลิงก์ที่เปลี่ยนเส้นทางผ่าน HubSpot เพื่อนับกิจกรรม ตามค่าเริ่มต้นลิงก์เหล่านี้จะใช้โดเมนที่ให้บริการโดย HubSpot หากต้องการใช้โดเมนของคุณเองให้เชื่อมต่อโดเมนการติดตามอีเมลการขายและบริการที่กำหนดเอง

หากคุณไม่ต้องการติดตามอีเมลแบบตัวต่อตัวให้เรียนรู้วิธีปิดใช้งานการติดตามอีเมลสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณ

โปรดทราบ: คุณไม่สามารถดูได้ว่าอีเมลที่ติดตามถูกส่งต่อไปยังผู้รับรายอื่นหรือไม่

ในบางกรณีหากคุณเปิดอีเมลในโฟลเดอร์ที่คุณส่งคุณอาจเรียกใช้การแจ้งเตือนการเปิดใช้งานด้วยตนเอง เรียนรู้วิธีบล็อกการแจ้งเตือนแบบเปิดด้วยตนเองสำหรับส่วนขยาย Chrome และ Add-in บนเดสก์ท็อปของ Outlook 

เหตุใดฉันจึงได้รับอีเมลหลายฉบับสำหรับอีเมลที่ติดตามเฉพาะ

หากคุณได้รับอีเมลเปิดการแจ้งเตือนมากกว่าที่คาดไว้สำหรับอีเมลที่ติดตามอาจบ่งบอกว่าอีเมลถูกส่งต่อหรือคุณคัดลอกและวางอีเมลที่ส่งไปก่อนหน้านี้ เนื่องจากความกังวลด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยเมื่อมีการส่งต่ออีเมลค่าเริ่มต้นของ HubSpot จะบอกคุณว่าผู้ส่งเดิมเปิดอีเมลอีกครั้ง

หากคุณคัดลอกและวางอีเมลที่คุณได้ส่งไปก่อนหน้านี้คุณยังคัดลอกพิกเซลติดตามต้นฉบับอีกด้วย พิกเซลการติดตามเดียวกันจะโหลดสำหรับผู้รับแต่ละคน ขอแนะนำให้ส่งอีเมลส่วนบุคคลซึ่งคุณสามารถสร้างได้ตั้งแต่เริ่มต้นใน CRM หรือไคลเอนต์อีเมลของคุณหรือใช้เทมเพลตอีเมลการขาย

บางครั้งภาพการติดตามเดียวจะโหลดหลายครั้งเนื่องจากวิธีที่ผู้รับดูอีเมลของพวกเขา ตัวอย่างเช่นผู้ใช้อาจอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่เปลี่ยนที่อยู่ IP ของผู้ใช้นั้นแบบไดนามิก หากมีการโหลดภาพจากที่อยู่ IP หลายแห่งการแจ้งเตือนอาจบ่งบอกว่าอีเมลของคุณถูกเปิดโดยหลายคน

นอกจากนี้ไคลเอ็นต์อีเมลอย่าง Outlook หรือ Apple Mail ยังมีบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของมุมมองกล่องจดหมาย หากผู้รับเลื่อนดูอีเมลของคุณในกล่องจดหมายอาจเป็นการเปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล

จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันได้รับการแจ้งเตือน 'ใครบางคน '?

คุณอาจเห็นการแจ้งเตือน 'ใครบางคน' หากมีสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้เกิดขึ้น:

1. หากคุณส่งอีเมลที่ติดตามไปยังที่อยู่อีเมลหลายรายการ (รวมถึง CC และ BCC) พวกเขาทั้งหมดจะได้รับภาพการติดตามยอดขาย HubSpot เดียวกัน HubSpot จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับอีเมลที่เปิดอยู่แต่ HubSpot อาจไม่สามารถระบุได้ว่าผู้รับรายใดเปิดอีเมล
2. หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชี HubSpot ของคุณและผู้ติดต่อไม่มีพื้นฐานที่ถูกต้องตามกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูล HubSpot Sales จะติดตามอีเมลที่คุณส่งไปยังผู้ติดต่อนั้นแต่การแจ้งเตือนจะไม่ระบุตัวตน วันที่เปิดอีเมลการขายล่าสุดวันที่คลิกอีเมลการขาย ล่าสุดและคุณสมบัติวันที่มีส่วนร่วมล่าสุด จะไม่ได้รับการอัปเดตเช่นกัน

โปรดทราบ: เมื่อคุณได้รับการแจ้งเตือน 'ใครบางคน' สำหรับอีเมลที่เปิดหรือคลิก HubSpot จะไม่สามารถระบุกิจกรรมอีเมลที่เกี่ยวข้องกับผู้รับเฉพาะได้ดังนั้นกิจกรรมดังกล่าวจะไม่ปรากฏในการรายงานกิจกรรมทางอีเมลใดๆ (เช่นรายงานที่กำหนดเอง)

การติดตามการคลิกอีเมล

สามารถติดตามการคลิกอีเมลสำหรับทั้งอีเมลการตลาดและติดตามอีเมลแบบตัวต่อตัว พฤติกรรมและการกำหนดค่าการติดตามลิงก์ขึ้นอยู่กับประเภทของอีเมลที่คุณส่ง

การคลิกอีเมลการตลาด

คุณสามารถเปิดการติดตามลิงก์สำหรับอีเมลการตลาดของคุณได้ในแท็บการติดตามของการตั้งค่าอีเมลการตลาดของคุณ หากคุณซื้อส่วนเสริมหน่วยธุรกิจคุณยังสามารถจัดการโดเมนของลิงก์ที่ติดตามในอีเมลของคุณได้อีกด้วย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดค่าการตั้งค่าการติดตามการคลิกอีเมลการตลาดของคุณในบทความนี้

การคลิกอีเมลแบบตัวต่อตัว (Sales Hub Starter, Professional และ Enterprise เท่านั้น)

หากคุณมีที่นั่งแบบชำระเงิน ของ Sales Hub ที่ได้รับมอบหมายและคุณส่งอีเมลที่ติดตามจากไคลเอนต์อีเมลของคุณหรือจากระเบียนคุณสามารถติดตามการคลิกลิงก์ที่รวมอยู่ในเนื้อหาของอีเมล ลิงก์จะถูกติดตามโดยการผนวกการติดตามไปยังส่วนท้ายของไฮเปอร์ลิงก์ใดๆที่รวมอยู่ในอีเมลของคุณ คุณสามารถดูข้อมูลการคลิกและเปิดได้ในฟีดกิจกรรม HubSpot ของคุณ

ลิงก์จะปรากฏในรูปแบบต่อไปนี้ในอีเมลที่ผู้ติดต่อได้รับhttp://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

การเปลี่ยนเส้นทางชั่วคราวไปยังโดเมน [xx].na1.hs-sales-engage.com เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ HubSpot ในการลงทะเบียนและติดตามการคลิกลิงก์ ลิงก์จะเปลี่ยนเส้นทางไปยังปลายทาง URL สุดท้ายโดยอัตโนมัติ (เช่น www.hubspot.com) เมื่อคลิก หากต้องการใช้โดเมนของคุณเองสำหรับการติดตามการคลิกอีเมลแบบตัวต่อตัวให้เชื่อมต่อโดเมนการติดตามอีเมลการขายและบริการที่กำหนดเอง

(Outlook)

(Gmail)

(บันทึกใน HubSpot)

หากคุณต้องการทดสอบการติดตามลิงก์ให้คลิกลิงก์จากไคลเอนต์อีเมลและเบราว์เซอร์ที่ไม่ได้ติดตั้งส่วนขยายการขาย HubSpot มิฉะนั้นการแจ้งเตือนการคลิกอาจถูกระงับ ซึ่งจะช่วยป้องกันการแจ้งเตือนที่เกิดจากการคลิกลิงก์ของคุณเองแต่จะไม่มีผลกับผู้รับอีเมลอื่นๆที่อาจติดตั้ง HubSpot Sales

หากคุณไม่ได้รับการแจ้งเตือนแบบเปิดหรือคลิกเมื่อส่งอีเมลที่ติดตามจากกล่องจดหมายอีเมลของคุณโปรดดูวิธีแก้ปัญหาการติดตามด้วยส่วนขยายของคุณ:

• แก้ปัญหาส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome
• แก้ปัญหา Add-in เดสก์ท็อป HubSpot Sales Outlook
• แก้ไขปัญหา Add-in ของ HubSpot Sales Office 365