ติดตามและบันทึกอีเมลด้วย Add-in ของ HubSpot Sales Office 365

ใช้ฟีเจอร์ติดตามและบันทึกของส่วนเสริม HubSpot Sales Office 365 เพื่อตรวจสอบและเก็บบันทึกการมีส่วนร่วมของผู้ติดต่อของคุณกับอีเมลของคุณ

• เมื่อเปิดการติดตามคุณจะสามารถตรวจสอบได้เมื่อผู้ติดต่อดูหรือเปิดอีเมลของคุณ
  • ตรวจสอบกิจกรรมทางอีเมลในฟีดกิจกรรมและบนไทม์ไลน์การติดต่อ 
  • รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เมื่อผู้ติดต่อเปิดอีเมลของคุณ

• • ผู้ใช้ที่มีที่นั่งในศูนย์การขายที่กำหนดสามารถติดตามการคลิกลิงก์ที่รวมอยู่ในเนื้อหาของอีเมลที่ติดตามได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามการคลิก 
• เมื่อเปิดใช้งานการบันทึกคุณสามารถบันทึกอีเมลไปยังบันทึกผู้ติดต่อของผู้รับหรือบันทึกที่เกี่ยวข้องได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างการติดตามและการบันทึก

โปรดทราบ: บทความนี้ครอบคลุมถึงการติดตามและบันทึกอีเมลด้วย Add-in ของ HubSpot Sales Office 365 หากคุณใช้ Add-in บนเดสก์ท็อปของ Outlook ให้เรียนรู้วิธีติดตามและบันทึกอีเมลด้วย Add-in บนเดสก์ท็อปของ Outlook

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับ Add-in ของสำนักงานขาย HubSpot 365 ให้ตรวจสอบข้อกำหนดและข้อจำกัดของอีเมลติดตามและบันทึก 

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

• ผู้ใช้ต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมายเข้ากับ HubSpot เพื่อติดตามและบันทึกอีเมลโดยใช้ส่วนเสริม HubSpot Sales Office 365
• ผู้ใช้ต้องใช้ Office 365 เวอร์ชัน 1910 หรือใหม่กว่าเพื่อเลือกบันทึกอีเมลที่ควรเข้าสู่ระบบ
• ในการเข้าสู่ระบบอีเมลและเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ไปยัง HubSpot จากอีเมลที่บันทึกไว้ที่อยู่อีเมลที่คุณส่งอีเมลจะต้องเป็นหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้:
  • ผู้ใช้ในบัญชีของคุณ
  • หนึ่งในที่อยู่อีเมลที่เชื่อมต่อของคุณ
  • นามแฝงในไคลเอนต์อีเมลของคุณ (ทั้งนามแฝงที่ได้รับการกำหนดค่าในกล่องจดหมาย Gmail ที่เชื่อมต่อของคุณหรือนามแฝงที่เพิ่มในโปรไฟล์และการตั้งค่าของคุณ)

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• บานหน้าต่างงานขายของ HubSpot ต้องเปิดในกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณส่งอีเมลที่ติดตามหรือบันทึกไว้ เรียนรู้วิธีปักหมุดบานหน้าต่างงานเพื่อให้สามารถติดตามและบันทึกได้ตลอดเวลา 
• หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณคุณจะสามารถติดตามอีเมลที่เปิดได้เฉพาะผู้ติดต่อที่มีพื้นฐานทางกฎหมายที่กำหนดไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลเท่านั้น ทีมกฎหมายของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดในการพิจารณาว่าบริษัทของคุณใช้การบันทึกและติดตามอีเมลอย่างไร ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามอีเมลเมื่อเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
  • คุณสามารถปรับแต่งการตั้งค่าส่วนขยายของคุณเพื่อปิดการติดตามและการบันทึกสำหรับข้อความเฉพาะหรือสำหรับผู้ติดต่อหรือโดเมนอีเมลที่เฉพาะเจาะจง 
• เมื่อบันทึกอีเมลที่มีไฟล์แนบไฟล์แนบที่มีขนาดใหญ่กว่า 50 MB จะไม่เข้าสู่ HubSpot อีเมลของคุณจะยังคงถูกส่งไปยังผู้ติดต่อและจะเข้าสู่ระบบ CRM แต่ไม่มีไฟล์แนบ

กำหนดค่าการตั้งค่าบันทึกและแทร็กเริ่มต้น

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่วัตถุ > กิจกรรม
3. ในแท็บบันทึกและติดตามอีเมลคุณสามารถกำหนดค่าวิธีการติดตามหรือเข้าสู่ระบบ HubSpot โดยการเลือกหรือล้างกล่องทำเครื่องหมายต่อไปนี้:
   • อนุญาตให้ผู้ใช้ทุกคนบันทึกไฟล์แนบอีเมล: ตั้งค่าว่าไฟล์แนบอีเมลขาเข้าสามารถเข้าสู่ระบบ CRM กล่องข้อความสนทนาและแถบด้านข้างได้หรือไม่ 
   • ใช้การตั้งค่าบันทึกเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด: เมื่อเปิดการตั้งค่านี้คุณสามารถคลิกเพื่อสลับการบันทึกอีเมลทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นเปิดหรือปิดเพื่อตั้งค่าว่าอีเมลถูกบันทึกโดยค่าเริ่มต้นในผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณหรือไม่
   • อนุญาตให้ผู้ใช้ทุกคนติดตามอีเมลและดูผู้รับเปิดและคลิกที่อีเมลของพวกเขา: ตั้งค่าว่าผู้ใช้สามารถติดตามอีเมลที่ส่งจาก CRM กล่องข้อความการสนทนาส่วนขยายอีเมลและลำดับได้หรือไม่ 
   • ใช้การตั้งค่าแทร็กเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด: หากคุณเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ทั้งหมดติดตามอีเมลและดูผู้รับเปิดและคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายอีเมลของพวกเขาคุณสามารถเปิดการตั้งค่านี้เพื่อกำหนดค่าว่าอีเมลทั้งหมดจะถูกติดตามตามค่าเริ่มต้นในผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณหรือไม่

การติดตามอีเมล

ส่งอีเมลที่ติดตามโดยใช้ Add-in ของ Office 365

1. เขียนอีเมลใหม่ใน Outlook
2. ป้อนผู้รับอีเมลบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล
3. เปิดเครื่องมือการขายในกล่องจดหมายของคุณ กระบวนการนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook ที่คุณใช้ ในตารางด้านล่างเลื่อนเมาส์ไปที่enlargeIconคอน enlargeIcon เพื่อดู Add-in สำหรับ Outlook แต่ละเวอร์ชัน

เวอร์ชัน Outlook	เข้าถึง Add-in
Outlook สำหรับ Windows หรือ Mac (คลาสสิก)  enlargeIcon	ที่ด้านบนของ Outlook ในริบบิ้นหลักให้คลิกเครื่องมือการขาย
Outlook สำหรับ Windows หรือ Mac (ใหม่)  enlargeIcon	ที่ด้านบนของ Outlook ในแถบริบบิ้นหรือเครื่องมือที่เรียบง่ายให้คลิกจุดแนวนอนสามจุด จากนั้นเลือกปรับแต่งแถบเครื่องมือเพื่อเข้าถึง Add-in คุณยังสามารถคลิกและลาก HubSpot Sales ลงในแถบเครื่องมือได้อีกด้วย
Outlook บนเว็บ  enlargeIcon	ที่ด้านบนของ Outlook ในริบบิ้นหลักให้คลิกแอปจากนั้นเลือกการขาย HubSpot

4. ในบานหน้าต่างงานที่ถูกต้องให้เลือกช่องทำเครื่องหมายติดตามอีเมลที่เปิดอยู่ ผู้ใช้ที่มีที่นั่งในศูนย์การขายที่กำหนดจะเห็นอีเมลติดตามเปิดและคลิก
5. เปิดบานหน้าต่างงานขาย HubSpot ไว้และคลิก ส่ง

ดูสถานะของอีเมลที่ติดตาม

เมื่อส่งอีเมลที่ติดตามแล้วกิจกรรมทางอีเมลจะแสดงสถานะส่งแล้วในบันทึกการติดต่อและในฟีดกิจกรรมของคุณ 

เมื่อผู้รับเปิดอีเมลคุณจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์บนเดสก์ท็อป การแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกทำเครื่องหมายว่าเปิดในฟีดกิจกรรมของคุณ ใต้ชื่อผู้ติดต่อให้คลิก [X] เปิด/ส่ง + กิจกรรมอื่นๆเพื่อขยายรายละเอียดกิจกรรมและประวัติ

นอกจากนี้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามอีเมลและ การแจ้งเตือนการขายและวิธีปิดใช้งานการติดตาม

การติดตามด้วยการเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณ HubSpot จะบันทึกและติดตามอีเมลของผู้ติดต่อได้ก็ต่อเมื่อผู้ติดต่อมีพื้นฐานทางกฎหมายที่กำหนดไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลเท่านั้น เมื่อส่งอีเมลถึงผู้รับหลายคนอีเมลที่เปิดจะถูกติดตามโดยไม่ระบุชื่อ

สำหรับผู้ติดต่อใหม่หรือผู้ติดต่อที่มีอยู่แล้วที่ไม่ได้ให้พื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูล:

• มุมมองและการเปิดอีเมลจะไม่ถูกติดตาม
• เมื่อเขียนอีเมลใน Office 365 ช่องทำเครื่องหมายติดตามอีเมลจะเปิดและคลิกจะเป็นสีเทาเพื่อแสดงการติดตามของผู้ติดต่อที่ไม่มีสิทธิ์
• อัพเดทคุณสมบัติการติดตามสถานะของผู้ติดต่อได้โดยอัพเดทพื้นฐานทางกฎหมายในการประมวลผลทรัพย์สินข้อมูลของผู้ติดต่อ

กำลังบันทึกอีเมล

ส่งอีเมลที่เข้าสู่ระบบโดยใช้ Add-in ของ Office 365

1. เขียนอีเมลใหม่ใน Outlook
2. ป้อนผู้รับอีเมลบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล
3. เปิดเครื่องมือการขายในกล่องจดหมายของคุณ กระบวนการนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook ที่คุณใช้ ในตารางด้านล่างเลื่อนเมาส์ไปที่enlargeIconคอน enlargeIcon เพื่อดู Add-in สำหรับ Outlook แต่ละเวอร์ชัน 

เวอร์ชัน Outlook	เข้าถึง Add-in
Outlook สำหรับ Windows หรือ Mac (คลาสสิก)  enlargeIcon	ที่ด้านบนของ Outlook ในริบบิ้นหลักให้คลิกเครื่องมือการขาย
Outlook สำหรับ Windows หรือ Mac (ใหม่)  enlargeIcon	ที่ด้านบนของ Outlook ในแถบริบบิ้นหรือเครื่องมือที่เรียบง่ายให้คลิกจุดแนวนอนสามจุด จากนั้นเลือกปรับแต่งแถบเครื่องมือเพื่อเข้าถึง Add-in คุณยังสามารถคลิกและลาก HubSpot Sales ลงในแถบเครื่องมือได้อีกด้วย
Outlook บนเว็บ  enlargeIcon	ที่ด้านบนของ Outlook ในริบบิ้นหลักให้คลิกแอปจากนั้นเลือกการขาย HubSpot

4.  ในบานหน้าต่างงานที่ถูกต้องให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย บันทึก ที่อยู่ BCC ของคุณจะเติมข้อมูลในช่อง BCC โดยอัตโนมัติ

5. หากบัญชีของคุณกำหนดค่าการตั้งค่าบันทึกเริ่มต้น Add-in จะเลือกระเบียนที่จะเข้าสู่ระบบอีเมลโดยอัตโนมัติ ในการเลือกบันทึกอีเมลที่จะเข้าสู่ระบบด้วยตนเอง:
   • คลิกเมนูแบ บเลื่อนลงถัดจากช่องทำเครื่องหมายบันทึก
   • เลือก/ล้างช่องทำเครื่องหมายถัดจากบันทึกที่คุณต้องการบันทึกอีเมล
6. หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ใช่ผู้ติดต่อใน CRM ของคุณคุณสามารถเลือกที่จะสร้างผู้ติดต่อใหม่ได้
   • หากคุณต้องการสร้างผู้ติดต่อใหม่ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากที่อยู่อีเมลภายใต้สร้างเป็นผู้ติดต่อใหม่เมื่อแก้ไขการเชื่อมโยงระเบียน 
     
     • หากคุณใช้รายชื่อติดต่อทางการตลาดรายชื่อติดต่อใหม่ที่สร้างโดยอีเมลที่บันทึกไว้จะถูกตั้งค่าเป็นไม่ใช่การตลาด 
     • ผู้ใช้ HubSpot ที่ส่งอีเมลจะถูกกำหนดให้เป็นเจ้าของผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติตราบใดที่ไม่มีการกำหนดเจ้าของก่อนหน้านี้ 
   • หากคุณไม่ต้องการสร้างผู้ติดต่อใหม่ให้ล้างกล่องทำเครื่องหมายถัดจากที่อยู่อีเมลภายใต้สร้างเป็นผู้ติดต่อใหม่ เรียนรู้วิธีบันทึกอีเมลไปยังบันทึกการติดต่อที่มีอยู่เท่านั้น 
7. เปิดบานหน้าต่างงานขาย HubSpot ไว้และคลิก ส่ง

ดูอีเมลที่เข้าสู่ระบบใน HubSpot

1. ไปที่บันทึกของคุณ:

   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ผู้ติดต่อ

   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > บริษัท

   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ข้อเสนอ

   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ทิกเก็ต

2. คลิกที่ชื่อของระเบียน

3. บนไทม์ไลน์ให้ค้นหาอีเมลที่บันทึกไว้ จากอีเมลคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

• • ปักหมุด: คลิกเพื่อปักหมุดอีเมลไว้ด้านบนหากไทม์ไลน์การติดต่อ
  • คัดลอกลิงก์: คลิกเพื่อคัดลอก URL ของอีเมลที่เข้าสู่ระบบ 
  • ตอบกลับ: คลิกตอบกลับเพื่อส่งอีเมลตอบกลับผู้ติดต่อจาก HubSpot
  • ส่งต่อ: คลิกเพื่อส่งต่ออีเมลไปยังผู้ติดต่ออื่น 

• • ลบ: คลิกเพื่อลบกิจกรรมอีเมลออกจากไทม์ไลน์

• • ขยาย: คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงเพื่อดูเนื้อหาทั้งหมดของอีเมล หากมีการสนทนาทางอีเมลอย่างต่อเนื่องให้คลิกดูชุดข้อความเพื่อดูอีเมลทั้งหมดในชุดข้อความ
  • สมาคม: คลิกเพื่อแก้ไขระเบียนบริษัทหรือดีลที่เกี่ยวข้อง
  • ไฟล์แนบ: คลิกเพื่อเปิดไฟล์แนบที่เชื่อมโยงกับการส่งอีเมลเฉพาะนี้