ติดตามและบันทึกอีเมลด้วย Add-in ของ HubSpot Sales Office 365

ใช้ฟีเจอร์ติดตามและบันทึกของส่วนเสริม HubSpot Sales Office 365 เพื่อตรวจสอบและเก็บบันทึกการมีส่วนร่วมของผู้ติดต่อของคุณกับอีเมลของคุณเมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์แทร็กคุณจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เมื่อผู้ติดต่อเปิดอีเมลของคุณนอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกบันทึกอีเมลไปยังบันทึกของผู้ติดต่อใน HubSpot เพื่อเก็บบันทึกการสื่อสารที่ผ่านมาทั้งหมดเพื่อให้ทีมของคุณอ้างอิงได้

คุณสามารถตรวจสอบอีเมลที่เปิดและคลิกข้อมูลในฟีดกิจกรรมอีเมลที่บันทึกไว้จะถูกบันทึกลงในบันทึกผู้ติดต่อแต่ละรายและบันทึกที่เกี่ยวข้องคุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างการติดตามและการเข้าสู่ระบบได้ในบทความนี้

บทความนี้ครอบคลุมถึงการติดตามอี เมลและการบันทึกอีเมลด้วย Add-in ของ HubSpot Sales Office 365 หากคุณใช้ Add-in บนเดสก์ท็อปของ Outlook ให้เรียนรู้วิธีติดตามและบันทึกอีเมลด้วย Add-in บนเดสก์ท็อปของ Outlook

กำหนดค่าการตั้งค่าบันทึกและแทร็กเริ่มต้น

ซูเปอร์แอดมินและผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงบัญชี สามารถอัปเดตพฤติกรรมเริ่มต้นสำหรับการติดตามการบันทึกและการเชื่อมโยงอีเมลสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณ

ในการกำหนดค่าเริ่มต้นเหล่านี้:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่วัตถุ > กิจกรรม
• คลิกแท็บบันทึกและติดตามอีเมล
• ภายใต้การตั้งค่าบันทึกและติดตามอีเมลให้กำหนดค่าวิธีบันทึกอีเมลใน HubSpot โดยเลือกหรือล้างกล่องทำเครื่องหมายที่เกี่ยวข้อง:
  • อนุญาตให้ผู้ใช้ทุกคนเข้าสู่ระบบไฟล์แนบอีเมล: เมื่อเปิดการตั้งค่านี้ไฟล์แนบขาเข้าทั้งหมดจะเข้าสู่ระบบ CRM
  • ใช้การตั้งค่าบันทึกเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด: เมื่อเปิดการตั้งค่านี้คุณสามารถคลิกเพื่อสลับการบันทึกอีเมลทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นเปิดหรือปิดเพื่อตั้งค่าว่าอีเมลถูกบันทึกโดยค่าเริ่มต้นในผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณหรือไม่
  • ใช้การเชื่อมโยงเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด: เมื่อเปิดการตั้งค่านี้คุณสามารถคลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกประเภทระเบียนเริ่มต้นเพื่อเชื่อมโยงกับอีเมลที่บันทึกไว้
  • อนุญาตให้ผู้ใช้ทุกคนติดตามอีเมลและดูผู้รับเปิดและคลิกการติดตามบนอีเมลของพวกเขา: เมื่อเปิดการตั้งค่านี้ผู้ใช้ทุกคนจะสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าแทร็กและบันทึกของตนเองสำหรับอีเมลที่ส่งผ่าน CRM หรือส่วนขยายอีเมล 
  • ใช้การตั้งค่าแทร็กเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด: หากคุณเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ทั้งหมดติดตามอีเมลและดูผู้รับเปิดและคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายอีเมลของพวกเขาคุณสามารถเปิดการตั้งค่านี้เพื่อกำหนดค่าว่าอีเมลทั้งหมดจะถูกติดตามตามค่าเริ่มต้นในผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณหรือไม่

การติดตามอีเมล

โปรดทราบ: การติดตามอีเมลโดยใช้ Outlook for Mac ใหม่ไม่ได้รับการสนับสนุนในขณะนี้ 

ส่งอีเมลที่ติดตามโดยใช้ Add-in ของ Office 365

วิธีส่งอีเมลที่ติดตามโดยใช้ Add-in ของ Office 365:

• เข้าสู่ระบบบัญชี Outlook ของคุณ
• เขียนอีเมลใหม่
• ป้อนผู้รับอีเมลบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล
• เปิดเครื่องมือการขายในกล่องจดหมายของคุณ กระบวนการนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับไคลเอนต์จดหมายที่คุณใช้:
  • หากคุณใช้ Add-in Office 365 จากเดสก์ท็อป Outlook บนพีซีหรือ Mac ในหน้าต่างข้อความให้คลิกเครื่องมือการขาย
    
  • หากคุณใช้ Add-in ของ Office 365 บน Outlook บนเว็บหรือบัญชี Outlook.com ที่มุมขวาล่างของหน้าต่างองค์ประกอบอีเมลของคุณให้คลิกที่เฟืองไอคอน sprocket
    
• ในบานหน้าต่างด้านขวาให้เลือกช่องทำเครื่องหมายที่เปิดอีเมลติดตาม (ผู้ใช้ที่มีที่นั่งแบบชำระเงินของ Sales Hub ที่กำหนดจะเห็นอีเมลติดตามเปิดและคลิก)

• เปิดบานหน้าต่างการขาย HubSpot ไว้โดยเลือกช่องทำเครื่องหมายแล้วคลิก ส่ง

ดูสถานะของอีเมลที่ติดตาม

ก่อนที่ผู้ติดต่อของคุณจะเปิดอีเมลบรรทัดหัวเรื่องอีเมลและผู้รับจะแสดงในฟีดกิจกรรมของคุณใน HubSpot เป็นส่งแล้ว

เมื่อผู้รับเปิดอีเมลคุณจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์บนเดสก์ท็อปและการแจ้งเตือนทางอีเมลที่ทำเครื่องหมายว่าเปิดในฟีดกิจกรรมของคุณคลิกเมนูแบบเลื่อนลงด้านล่างชื่อผู้ติดต่อเพื่อดูว่าผู้รับเปิดอีเมลของคุณเมื่อใดนอกจากนี้คุณยังจะเห็นประวัติของกิจกรรมของผู้ติดต่อที่ระบุไว้ในเมนูแบบเลื่อนลง

โปรดทราบ: การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณส่งอีเมลที่ติดตามโดยใช้ Add-in ของ Office 365 และหากคุณมีส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome หากไม่ใช่คุณจะเห็นเฉพาะกิจกรรมในฟีดกิจกรรม HubSpot ของคุณเท่านั้น

นอกจากนี้คุณยังสามารถดูว่ารายชื่อผู้ติดต่อของคุณมีส่วนร่วมกับอีเมลที่ติดตามจากส่วนขยาย Chrome อย่างไรหากต้องการเข้าถึงฟีดกิจกรรมของคุณจากส่วนขยาย Chrome ให้คลิกที่เฟืองไอคอนsprocket HubSpot ที่มุมขวาบนของเบราว์เซอร์ Chrome ของคุณ 

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามอีเมลและ การแจ้งเตือนการขายและวิธีปิดใช้งานการติดตาม

การติดตามด้วยการเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณ HubSpot จะบันทึกและติดตามอีเมลของผู้ติดต่อได้ก็ต่อเมื่อผู้ติดต่อมีพื้นฐานทางกฎหมายที่กำหนดไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลเท่านั้นเมื่อเขียนอีเมลใน Office 365 ช่องทำเครื่องหมายติดตามอีเมลจะเปิดขึ้นและคลิกจะเป็นสีเทาเพื่อระบุการติดตามของผู้ติดต่อที่ไม่มีสิทธิ์

อีเมลที่เปิดจะไม่ถูกติดตามสำหรับผู้ติดต่อที่ไม่มีพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูลหรือผู้รับอีเมลที่ยังไม่ได้เป็นผู้ติดต่อเมื่อส่งอีเมลถึงผู้รับหลายคนอีเมลที่เปิดจะถูกติดตามโดยไม่ระบุชื่อ

คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติการติดตามของผู้ติดต่อได้โดยการอัพเดทพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการประมวลผลคุณสมบัติข้อมูลของผู้ติดต่อ 

กำลังบันทึกอีเมล

ในการเข้าสู่ระบบอีเมลและเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ไปยัง HubSpot จากอีเมลที่บันทึกไว้ที่อยู่อีเมลที่คุณส่งอีเมลจะต้องเป็นหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้:

• ผู้ใช้ในบัญชีของคุณ
• หนึ่งในที่อยู่อีเมลที่เชื่อมต่อของคุณ
• นามแฝงในไคลเอนต์อีเมลของคุณ (ทั้งนามแฝงที่ได้รับการกำหนดค่าในกล่องจดหมาย Gmail ที่เชื่อมต่อของคุณหรือนามแฝงที่เพิ่มในโปรไฟล์และการตั้งค่าของคุณ)

คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลและโดเมนที่คุณไม่ต้องการบันทึกอีเมลในการตั้งค่าบัญชี HubSpot ของคุณหรือจะเพิ่มที่อยู่อีเมลและโดเมนเหล่านี้ในการตั้งค่า Add-in ก็ได้

โปรดทราบ: ไฟล์แนบอีเมลที่มีขนาดใหญ่กว่า 50 MB จะไม่เข้าสู่ HubSpot อีเมลของคุณจะยังคงถูกส่งไปยังผู้ติดต่อได้สำเร็จและจะเข้าสู่ระบบ CRM แต่ไม่มีไฟล์แนบ 

ส่งอีเมลที่เข้าสู่ระบบโดยใช้ Add-in ของ Office 365

วิธีส่งอีเมลที่เข้าสู่ระบบโดยใช้ Add-in ของ Office 365:

• เขียนอีเมลใหม่ใน Outlook
• ป้อนผู้รับอีเมลบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล
• เปิดเครื่องมือการขายในกล่องจดหมายของคุณ กระบวนการนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับไคลเอนต์จดหมายที่คุณใช้:
  • หากคุณใช้ Add-in Office 365 จากเดสก์ท็อป Outlook บนพีซีหรือ Mac ในหน้าต่างข้อความให้คลิกเครื่องมือการขาย
    
  • หากคุณใช้ Add-in Office 365 จาก Outlook บนเว็บหรือบัญชี Outlook.com ที่มุมขวาล่างของหน้าต่างองค์ประกอบอีเมลของคุณให้คลิกที่เฟืองไอคอน sprocket
    
• ในบานหน้าต่างด้านขวาให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย บันทึก ที่อยู่ BCC ของคุณจะเติมข้อมูลในช่อง BCC โดยอัตโนมัติ

• ตามค่าเริ่มต้น Add-in จะเลือกดีลหรือบันทึกตั๋วที่เกี่ยวข้องล่าสุด 5 รายการของผู้ติดต่อเพื่อเข้าสู่ระบบอีเมลโดยอัตโนมัติ เฉพาะข้อเสนอหรือตั๋วในขั้นตอนเปิดเท่านั้นที่จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ ในการเลือกอย่างชัดเจนว่าจะบันทึกอีเมลใดเข้าสู่ระบบ:

โปรดทราบ: คุณต้องใช้ Office 365 เวอร์ชัน 1910 หรือสูงกว่าเพื่อเลือกบันทึกอีเมลที่ควรเข้าสู่ระบบอย่างชัดเจน

• • คลิกเมนูแบ บเลื่อนลงถัดจากช่องทำเครื่องหมายบันทึก  
  • เลือก/ล้างช่องทำเครื่องหมายถัดจากบันทึกที่คุณต้องการบันทึกอีเมล 
    
  • หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ได้ติดต่อใน CRM ของคุณบันทึกการติดต่อใหม่จะถูกสร้างขึ้น คุณจะเห็นอีเมลของผู้ติดต่อที่ระบุไว้เมื่อแก้ไขการเชื่อมโยง ล้างช่องทำเครื่องหมายหากคุณไม่ต้องการให้อีเมลบันทึกการติดต่อใหม่ เรียนรู้วิธีบันทึกอีเมลไปยังบันทึกการติดต่อที่มีอยู่เท่านั้น

• เปิดบานหน้าต่างการขาย HubSpot ไว้โดยเลือกช่องทำเครื่องหมายแล้วคลิก ส่ง

คุณสามารถปรับแต่งระเบียนที่เกี่ยวข้องซึ่งอีเมลของคุณจะเข้าสู่ระบบโดยอัตโนมัติในการตั้งค่า Add-in Office 365 ของคุณหากคุณใช้ผู้ติดต่อทางการตลาดผู้ติดต่อใหม่ที่สร้างโดยอีเมลที่ล็อกไว้จะถูกตั้งค่าเป็นไม่ใช่การตลาด 

โปรดทราบ: หากมีการสร้างผู้ติดต่อใหม่ผ่านอีเมลที่บันทึกไว้ผู้ใช้ HubSpot ที่ส่งอีเมลจะถูกกำหนดให้เป็นเจ้าของผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติตราบเท่าที่ยังไม่มีการกำหนดเจ้าของก่อนหน้านี้ 

ดูอีเมลที่เข้าสู่ระบบใน HubSpot

อีเมลที่เข้าสู่ระบบ HubSpot โดยใช้ Add-in ของ Office 365 จะเชื่อมโยงกับระเบียนที่คุณระบุก่อนส่งอีเมลโดยอัตโนมัติ 

วิธีดูอีเมลที่ล็อกไว้ใน HubSpot:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่รายชื่อติดต่อบริษัทหรือดีล
• คลิกที่ชื่อของระเบียน
• บนไทม์ไลน์ให้ค้นหาอีเมลที่บันทึกไว้ จากอีเมลคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:
  
  • ปักหมุด: คลิกเพื่อปักหมุดอีเมลไว้ด้านบนหากไทม์ไลน์การติดต่อ
  • คัดลอกลิงก์: คลิกเพื่อคัดลอก URL ของอีเมลที่เข้าสู่ระบบ 
  • ตอบกลับ: คลิกตอบกลับเพื่อส่งอีเมลตอบกลับผู้ติดต่อจาก HubSpot
  • ส่งต่อ: คลิกเพื่อส่งต่ออีเมลไปยังผู้ติดต่ออื่น 

• • ลบ: คลิกเพื่อลบกิจกรรมอีเมลออกจากไทม์ไลน์

• • ขยาย: คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงเพื่อดูเนื้อหาทั้งหมดของอีเมล หากมีการสนทนาทางอีเมลอย่างต่อเนื่องให้คลิกดูชุดข้อความเพื่อดูอีเมลทั้งหมดในชุดข้อความ
  • สมาคม: คลิกเพื่อแก้ไขระเบียนบริษัทหรือดีลที่เกี่ยวข้อง
  • ไฟล์แนบ: คลิกเพื่อเปิดไฟล์แนบที่เชื่อมโยงกับการส่งอีเมลเฉพาะนี้

โปรดทราบ: ในการส่งอีเมลตอบกลับจาก HubSpot และบันทึกการตอบกลับขาเข้าไปยัง HubSpot คุณต้องมีกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อ