HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う

HubSpot Sales Office 365アドインの トラッキング と ログ 記録の機能を使用することにより、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントの記録をモニタリングし保持します。

• 追跡機能をオンにすると、コンタクトがEメールを開封するタイミングをモニタリングできます。
  • アクティビティーフィードとコンタクトタイムラインでEメールのアクティビティーを確認できます。 
  • コンタクトがEメールを開封した時点でリアルタイムの通知を受け取ることができます。

• • Sales Hubシートが割り当てられているユーザーは、追跡対象のEメールの本文に記載されているリンクのクリックを追跡できます。クリックの追跡について詳細をご確認ください。 
• ログ 記録を有効にすると、受信者のコンタクトレコードや 関連するレコードにEメールのログを記録できます。追跡とログ記録の違いについて詳細をご確認ください。

注: この記事では、HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法について説明します。Outlookデスクトップアドインを使用している場合は、 Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法を確認してください。

始める前に

HubSpot Sales Office 365アドインを使用する前に、Eメールのトラッキングとログ記録の要件と制限を確認してください。 

要件を理解する

• HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行うには 、ユーザーが受信トレイをHubSpotに接続する 必要があります。
• ユーザーは、Eメールのログの記録先となるレコードを選択するために、バージョン1910以降のOffice 365を使用している必要があります。
• Eメールをログに記録し、ログに記録されたEメールから新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。
  • アカウントのユーザーアドレス
  • に接続されているEメールアドレスのいずれか。
  • Eメールクライアントのエイリアス( 接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または[プロファイル & 設定]に追加したエイリアスのいずれか)

制限事項と考慮事項を理解する

• トラッキング対象Eメールを送信またはログ記録するEメールを送信する場合は、受信トレイでHubSpot Salesタスクペインを開く 必要があります 。タスク ウィンドウをピン留め して、追跡とログ記録のために常に開く方法について説明します。 
• アカウントでデータプライバシー設定をオンにしている場合、Eメールの開封は、 データ処理の法的根拠が割り当てられているコンタクトに対してのみ追跡できます。自社でのEメールのログ記録機能と追跡機能の使用状況を判断するには、法務チームに相談するのが最善の策です。データプライバシー設定がオンになっている場合のEメールトラッキングについて詳細をご確認ください。
  • 拡張機能の設定 をカスタマイズして、特定のメッセージ、特定のコンタクトまたはEメールドメインのトラッキングとログ記録を無効にすることができます。 
• 添付ファイル付きのEメールのログ記録については、50 MBを超える添付ファイルはHubSpotに記録されません。Eメールは引き続きコンタクトに配信され、CRMのログに添付ファイルなしで記録されます。

デフォルトのログ記録と追跡の設定を構成する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［アクティビティー］に移動します。
3. ［Eメールのログと追跡］タブで、以下のチェックボックスをオンまたはオフにすることで、HubSpotでのEメールの追跡またはログ記録の動作を設定できます。
   • Eメールの添付ファイルを記録することを全てのユーザーに許可：受信Eメールの添付ファイルをCRM、コミュニケーション受信トレイ、サイドバーのログに記録できるようにするには、オンに設定します 
   • 全てのユーザーのデフォルトのログ設定を適用：この設定をオンにすると、［デフォルトで全てのEメールをログに記録］スイッチをクリックしてオン／オフにすることで、アカウントの全てのユーザーに対し、デフォルトでEメールをログに記録するかどうかを設定できます。
   • Eメールを追跡して、受信者がEメールを開封してクリックしたときに確認することを全てのユーザーに許可：ユーザーがCRM、コミュニケーションの受信トレイ、Eメール拡張機能、シーケンスから送信されたEメールを追跡できるようにするには、オンに設定します。 
   • 全てのユーザーのデフォルトの追跡設定を適用：［Eメールを追跡して、受信者がEメールを開封してクリックしたときに確認することを全てのユーザーに許可］チェックボックスをオンにしている場合に、この設定をオンにすると、アカウントの全てのユーザーの全てのEメールがデフォルトで追跡されるかどうかを設定できます。

Eメールを追跡する

Office 365アドインを使用してトラッキング対象Eメールを送信する

1. Outlookで新しいEメールを作成します。
2. Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
3. HubSpot Salesアドインに移動します。
   • Outlook for WindowsまたはMac (classic):メインリボンで、[セールスツール]をクリックします。
   • Outlook for WindowsまたはMac (新規):メインリボンで、横に並んだ3つのドットをクリックして、[HubSpot Sales]を選択します。
   • Outlook on the web:メインリボンで[アプリ]をクリックし、[HubSpot Sales]を選択します。

4. タスクウィンドウの [メッセージツール]で、[ Eメールの開封をトラッキング ]チェックボックスをオンにします。Sales Hub   シートが 割り当てられているユーザーには、[ Eメールの開封やクリックをトラッキング]が表示されます。
5. HubSpot Sales のタスクペインを開き、[ 「送信」(送信)]をクリックします。

トラッキング対象のEメールのステータスを表示する

トラッキング対象Eメールが送信されると、Eメールアクティビティーのステータス がコンタクトレコードおよび アクティビティーアクティビティーフィードに表示されます。 

受信者がEメールを開封すると、お使いのパソコンにリアルタイムでポップアップ通知が表示されます。Eメール通知は、アクティビティーフィードで [開封] と示されます。コンタクト名の下にある[ [X]件の開封/送信+その他のアクティビティー ー]をクリックし、アクティビティーの詳細と履歴を展開します。

Chrome拡張機能によって追跡されたEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティーフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上にあるHubSpotスプロケットアイコンsprocket。 

Eメールのトラッキング と 通知 について、また トラッキングを無効にする方法について詳細をご確認ください。

データプライバシー設定がオンになっている場合の追跡

アカウントのデータプライバシー設定をオンにしている場合、HubSpotがコンタクトのEメールの開封数を記録・追跡できるのは、そのコンタクトにデータ処理の割り当て先法的根拠がある場合のみです。複数の受信者にEメールを送信する場合、Eメールの開封は匿名で追跡されます。

データ処理の法的根拠を提示していない新規コンタクトまたは既存のコンタクトの場合:

• Eメールの表示数と開封数はトラッキング されません 。
• Office 365でEメールを作成する際、[ Eメールの開封やクリックをトラッキング ]チェックボックスは、コンタクトのトラッキング不適格を示すために灰色表示されます。
• コンタクトのトラッキング適格性を更新するには、 コンタクトのコンタクトのデータを処理するための法的根拠 プロパティーを更新します。

Eメールをログに記録する

Office 365アドインを使用してログ記録対象Eメールを送信する

1. Outlookで新しいEメールを作成します。
2. Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
3. HubSpot Salesアドインに移動します。
   • Outlook for WindowsまたはMac (classic):メインリボンで、[セールスツール]をクリックします。
   • Outlook for WindowsまたはMac (新規):メインリボンで、横に並んだ3つのドットをクリックして、[HubSpot Sales]を選択します。
   • Outlook on the web:メインリボンで[アプリ]をクリックし、[HubSpot Sales]を選択します。
4.  タスクウィンドウの [メッセージツール] で、[ ログ] チェックボックスをオンにします。お使いの BCC用Eメールアドレスが[BCC]フィールドに自動的に入力されます 。

5. アカウントでデフォルトのログ記録の設定が構成されている場合、アドインによって自動的にEメールのログを記録するレコードが選択されます。Eメールのログを記録するレコードを手動で選択するには、次の手順に従います。
   • ドロップダウンメニューログチェックボックスの横をクリックします。
   • Eメールのログ記録先のレコードの横にある チェックボックスを選択/クリアします。
6. CRMのコンタクトではない受信者にEメールを送信する場合は、新しいコンタクトを作成できます。
   • 新しいコンタクトを作成するには、レコードの関連付けを編集するときに、［新規コンタクトとして作成］の下に示されているEメールアドレスの横にあるチェックボックスをオンにします。
     
     • マーケティングコンタクトを使用している場合、ログに記録されたEメールによって作成される新しいコンタクトは マーケティング対象外に設定されます。
     • 以前に担当者が割り当てられていない限り、Eメールを送信したHubSpotユーザーがコンタクト 担当者として自動的に割り当てられます。 
   • 新規コンタクトを作成しない場合は、［新規コンタクトとして作成］の下に示されているEメールアドレスの横にあるチェックボックスをオフにします。既存のコンタクトレコードのみにEメールを記録する方法をご確認ください 。 
7. HubSpot Sales のタスクペインを開き、[ 「送信」(送信)]をクリックします。

HubSpotでEメールのログを確認する

1. レコードに移動します。

   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。

   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。

   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。

   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。

2. レコードの名前をクリックします。

3. タイムラインで、ログに記録されたEメールを見つけます。Eメールでは次の操作を行うことができます。

• • 固定：コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
  • リンクをコピー：ログに記録されたEメールのURLをコピーする場合にクリックします。 
  • 返信：HubSpotからこのコンタクト宛ての返信メールを送信するには、［返信］をクリックします。
  • 転送：Eメールを別のコンタクトに転送する場合にクリックします。 

• • 削除：タイムラインからEメールアクティビティーを削除する場合にクリックします。

• • 展開：ドロップダウン矢印をクリックすると、完全なEメール本文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションが行われている場合は、［スレッドを閲覧］をクリックすると、スレッドの全てのEメールを確認できます。
  • 関連付け：この特定のEメールに関連付けられている会社レコードまたは取引レコードを編集する場合にクリックします。
  • 添付ファイル：この特定のEメール送信に関連付けられている添付ファイルを開く場合にクリックします。