HubSpot Sales Office 365 추가 기능으로 이메일 추적 및 기록

연락처의 이메일 참여를 모니터링하고 기록하려면 HubSpot Sales Office 365 추가 기능의 추적 및 로그 기능을 사용하세요.

• 추적을 사용 설정하면 연락처가 이메일을 보거나 여는 시기를 모니터링할 수 있습니다.
  • 활동 피드와 연락처 타임라인에서 이메일 활동을 검토하세요.
  • 연락처가 이메일을 열면 실시간 알림을 받습니다.

• • Sales Hub 시트가 할당된 사용자는 추적된 이메일의 본문에 포함된 링크에 대한 클릭을 추적할 수 있습니다. 클릭 추적에 대해 자세히 알아보세요.
• 로깅을 켜면 이메일을 수신자의 연락처 기록 또는 관련 기록에 기록할 수 있습니다. 추적과 로깅의 차이점에 대해 자세히 알아보세요.

참고: 이 문서에서는 HubSpot Sales Office 365 추가 기능으로 이메일을 추적하고 로깅하는 방법을 다룹니다. Outlook 데스크톱 추가 기능을 사용하는 경우 Outlook 데스크톱 추가 기능으로 이메일을 추적하고 로깅하는 방법을 알아보세요.

시작하기 전에

HubSpot Sales Office 365 추가 기능으로 작업을 시작하기 전에 이메일 추적 및 로깅의 요구 사항 및 제한 사항을 검토하세요.

요구 사항 이해

• 사용자는 HubSpot Sales Office 365 추가 기능을 사용하여 이메일을 추적하고 로깅하려면 받은 편지함을 HubSpot에 연결해야 합니다.
• 사용자가 이메일이 기록할 레코드를 선택하려면 Office 365 버전 1910 이상을 사용해야 합니다.
• 이메일을 로깅하고 로깅된 이메일에서 HubSpot에 새 연락처를 추가하려면 이메일을 보내는 이메일 주소가 다음 중 하나이어야 합니다:
  • 계정의 사용자
  • 연결된 이메일 주소 중 하나
  • 이메일 클라이언트의 별칭( 연결된 Gmail 받은 편지함에 구성된 별칭 또는 프로필 및 기본 설정에 추가된 별칭)

제한 사항 및 고려 사항 이해

• 추적되거나 기록된 이메일을 보낼 때 받은 편지함에서 HubSpot 영업 작업 창이 열려 있어야 합니다. 추적 및 로깅을 위해 작업 창을 항상 열어두도록 고정하는 방법에 대해 알아보세요.
• 계정에서 데이터 개인정보 보호 설정을 사용 설정한 경우에는 데이터 처리에 대한 법적 근거가 할당된 연락처에 대해서만 이메일 열람을 추적할 수 있습니다. 회사에서 이메일 로깅 및 추적을 사용하는 방법을 결정할 수 있는 가장 좋은 리소스는 법무팀입니다. 데이터 개인정보 보호 설정이 켜져 있을 때의 이메일 추적에 대해 자세히 알아보세요.
  • 확장 프로그램 설정을 사용자 지정하여 특정 메시지나 특정 연락처 또는 이메일 도메인에 대한 추적 및 로깅을 해제할 수 있습니다.
• 파일이 첨부된 이메일을 로깅할 때 50MB보다 큰 첨부 파일은 HubSpot에 로깅되지 않습니다. 이메일은 여전히 연락처에 전달되고 CRM에 기록되지만 첨부 파일은 기록되지 않습니다.

기본 로그 및 추적 설정 구성

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 활동으로 이동합니다.
3. 이메일 로그 및 추적 탭에서 다음 확인란을 선택하거나 선택 취소하여 HubSpot에서 이메일을 추적하거나 기록하는 방법을 구성할 수 있습니다:
   • 모든 사용자가 이메일 첨부파일을 기록하도록 허용: 수신 이메일 첨부파일을 CRM, 대화 받은 편지함 및 사이드바에 기록할 수 있는지 설정합니다.
   • 모든 사용자에게 기본 로그 설정 적용: 이 설정이 켜져 있으면 모든 이메일 기본값으로 로깅 스위치를 클릭하여 계정의 모든 사용자에게 기본적으로 이메일이 로깅되도록 설정할지 여부를 전환할 수 있습니다.
   • 모든 사용자가 이메일을 추적하고 수신자가 이메일을 열고 클릭하는 것을 볼 수 있도록 허용: 사용자가 CRM에서 보낸 이메일, 대화 받은 편지함, 이메일 확장명 및 시퀀스를 추적할 수 있는지 설정합니다.
   • 모든 사용자에게 기본 추적 설정 적용: 모든 사용자가 이메일을 추적하고 수신자가 이메일을 열고 클릭하는 것을 볼 수 있도록 허용 확인란을선택한 경우에는 이 설정을 켜서 계정의 모든 사용자에 대해 모든 이메일을 기본적으로 추적할지 여부를 구성할 수 있습니다.

이메일 추적

Office 365 추가 기능을 사용하여 추적된 이메일 보내기

1. Outlook에서 새 이메일을 작성합니다.
2. 이메일 수신자, 제목 및 이메일 본문을 입력합니다.
3. HubSpot 판매 추가 기능으로 이동합니다:
   • Windows 또는 Mac용 Outlook(클래식): 기본 리본에서 영업 도구를 클릭합니다.
   • Windows 또는 Mac용 Outlook(새 버전): 기본 리본에서 가로점 3개를 클릭하고 HubSpot Sales를 선택합니다.
   • 웹용 Outlook: 기본 리본에서 앱을 클릭하고 HubSpot Sales를 선택합니다.

4. 작업 창에서 메시지 도구 아래의 이메일 열기 추적 확인란을 선택합니다. Sales Hub 시트가 할당된 사용자에게는 이메일 열림 및 클릭 수 추적이 표시됩니다.
5. HubSpot Sales 작업 창을 열어 두고 보내기를 클릭합니다.

추적된 전자 메일의 상태 보기

추적된 전자 메일이 전송되면 전자 메일 활동은 연락처 레코드와 활동 피드에 보낸 상태가 표시됩니다.

받는 사람이 이메일을 열면 데스크톱에서 실시간 팝업 알림을 받게 됩니다. 이메일 알림은 활동 피드에서 열림으로 표시됩니다. 연락처 이름 아래에서 [X] 열림/발송 + 기타 활동을 클릭하여 활동 세부정보 및 기록을 펼칩니다.

Chrome 확장 프로그램에서 연락처가 추적된 이메일에 어떻게 참여하고 있는지 확인할 수도 있습니다. Chrome 확장 프로그램에서 활동 피드에 액세스하려면 Chrome 브라우저의 오른쪽 상단 모서리에 있는 HubSpot 톱니바퀴 아이콘 (sprocket )을 클릭하세요.

이메일 추적 및 판매 알림과 추적을 해제하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

데이터 개인정보 보호 설정이 켜진 상태에서 추적

계정에서 데이터 개인정보 보호 설정을 켠 경우, 연락처에 데이터 처리에 대한 법적 근거가 할당된 경우에만 HubSpot에서 연락처의 이메일 열람을 기록 및 추적할 수 있습니다. 여러 수신자에게 이메일을 보내는 경우 이메일 열람은 익명으로 추적됩니다.

데이터 처리에 대한 법적 근거를 제공하지 않은 신규 연락처 또는 기존 연락처의 경우:

• 이메일 조회 및 열람은 추적되지 않습니다.
• Office 365에서 이메일을 작성할 때 이메일 추적 확인란이 열리고 클릭 확인란이 회색으로 표시되어 연락처의 추적 부적격 여부를 표시합니다.
• 연락처의 데이터 속성 처리에 대한 법적 근거를 업데이트하여 연락처의 추적 자격을 업데이트할 수 있습니다.

이메일 로깅

Office 365 추가 기능을 사용하여 로깅된 이메일을 보냅니다.

1. Outlook에서 새 이메일을 작성합니다.
2. 이메일 수신자, 제목 및 이메일 본문을 입력합니다.
3. HubSpot 영업 추가 기능으로 이동합니다:
   • Windows 또는 Mac용 Outlook(클래식): 기본 리본에서 영업 도구를 클릭합니다.
   • Windows 또는 Mac용 Outlook(새 버전): 기본 리본에서 가로점 3개를 클릭하고 HubSpot Sales를 선택합니다.
   • 웹용 Outlook: 기본 리본에서 앱을 클릭하고 HubSpot Sales를 선택합니다.
4. 작업 창의 메시지 도구 아래에서 로그 확인란을 선택합니다.BCC주소가BCC 필드에 자동으로 채워집니다 .

5. 계정에 기본 로그 설정이 구성되어 있는 경우 추가 기능에서 이메일을 기록할 레코드를 자동으로 선택합니다. 이메일이 기록될 레코드를 수동으로 선택하려면 다음과 같이 하세요:
   • 로그 확인란 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
   • 이메일을 기록할 레코드 옆의 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다.
6. CRM의 연락처가 아닌 수신자에게 이메일을 보내는 경우 새 연락처를 만들도록 선택할 수 있습니다.
   • 새 연락처를 만들려면 레코드 연결을 편집할 때 새 연락처로 만들기 아래의 이메일 주소 옆에 있는 확인란을 선택합니다.
     
     • 마케팅 연락처를 사용하는 경우, 기록된 이메일로 만든 새 연락처는 비마케팅으로 설정됩니다.
     • 이전 소유자가 지정되지 않은 한 이메일을 보낸 HubSpot 사용자가 자동으로 연락처 소유자로 지정됩니다.
   • 새 연락처를 만들지 않으려면 새 연락처로 만들기 아래의 이메일 주소 옆의 확인란을 선택 취소하세요 . 기존 연락처 레코드에만이메일을 기록하는방법에 대해 알아보세요 .
7. HubSpot 영업 작업 창을 열어두고 보내기를 클릭합니다.

HubSpot에서 로깅된 이메일 보기

1. 레코드로 이동합니다:

   • HubSpot 계정에서 CRM > 연락처로 이동합니다.

   • HubSpot 계정에서 CRM > 회사로 이동합니다.

   • HubSpot 계정에서 CRM > 거래로 이동합니다.

   • HubSpot 계정에서 CRM > 티켓으로 이동합니다.

2. 기록의이름을클릭합니다 .

3. 타임라인에서 기록된 이메일을 찾습니다. 이메일에서 다음을 수행할 수 있습니다:

• • 고정: 연락처 타임라인에서 이메일을 맨 위에 고정하려면 클릭합니다.
  • 링크 복사: 기록된 이메일의 URL을 복사하려면 클릭합니다.
  • 답장: 답장을 클릭하여 HubSpot에서 연락처에게 이메일 답장을 보냅니다.
  • 전달: 이메일을 다른 연락처에게 전달하려면 클릭합니다.

• • 삭제: 타임라인에서 이메일 활동을 삭제하려면 클릭합니다.

• • 펼치기: 드롭다운 화살표를 클릭하면 이메일의 전체 내용을 볼 수 있습니다. 진행 중인 이메일 대화가 있는 경우 스레드 보기를 클릭하여 스레드에 있는 모든 이메일을 확인합니다.
  • 연결: 클릭하여 연결된 회사 또는 거래 레코드를 편집합니다.
  • 첨부 파일: 이 특정 이메일 전송과 관련된 첨부 파일을 열려면 클릭합니다.