HubSpot Sales Office 365 추가 기능으로 이메일 추적 및 기록
마지막 업데이트 날짜: 2월 12, 2025
명시된 경우를 제외하고 다음 구독 중 어느 것에서나 사용할 수 있습니다.
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HubSpot Sales Office 365 추가 기능의 추적 및 로그 기능을 사용하여 연락처의 이메일 참여를 모니터링하고 기록을 보관하세요. 추적 기능을 사용 설정하면 연락처가 이메일을 열면 실시간 알림을 받을 수 있습니다. 또한 HubSpot에서 연락처의 기록에 이메일을 기록하도록 선택하여 팀이 참조할 수 있도록 과거의 모든 커뮤니케이션 기록을 보관할 수도 있습니다.
활동 피드에서 이메일 열람 및 클릭 정보를 검토할 수 있으며, 로깅된 이메일은 개별 연락처 레코드와 관련 레코드에 저장됩니다. 이 문서에서 추적과 로깅의 차이점에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.
이 문서에서는 HubSpot Sales Office 365 추가 기능으로 이메일을 추적하고 이메일을 기록하는 방법을 다룹니다. Outlook 데스크톱 추가 기능을 사용하는 경우 Outlook 데스크톱 추가 기능으로 이메일을 추적하고 로깅하는 방법을 알아보세요.
참고하세요:
- 계정에서 데이터 개인정보 보호 설정을 사용 설정한 경우에는 법무팀에서 회사에서 이메일 로깅 및 추적 기능을 어떻게 사용하는지 가장 잘 파악할 수 있습니다. 또한 확장 프로그램 설정을 사용자 지정하여 특정 메시지나 특정 연락처 또는 이메일 도메인에 대해 이 기능을 사용하지 않도록 설정할 수도 있습니다. 또한 데이터 처리에 대한 법적 근거가 할당된 연락처에 대해서만 이메일을 로깅하고 이메일 열람을 추적할 수 있습니다. 데이터 개인정보 보호 설정이 켜져 있을 때의 이메일 추적에 대해 자세히 알아보세요.
- 기록되거나 추적된 이메일을 보낼 때 받은 편지함에 추가 작업 창이 열려 있어야 합니다. 작업 창을 고정하여 받은 편지함에 항상 기본적으로 열리도록 할 수 있습니다.
기본 로그 및 트랙 설정 구성
슈퍼 관리자는 계정의 모든 사용자에 대한 이메일 추적, 로깅 및 연결에 대한 기본 동작을 업데이트할 수 있습니다.
이러한 기본값을 구성하려면 다음과 같이 하세요:
- HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
- 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 활동으로 이동합니다.
- 이메일 로그 및 추적 탭을 클릭합니다.
- 이메일 로그 및 추적 설정에서 관련 확인란을 선택하거나 선택 취소하여 HubSpot에 이메일이 기록되는 방식을 구성합니다:
- 모든 사용자에 기본 로그 설정 적용: 이 설정이 켜져 있으면 기본적으로 모든 이메일 로그를 켜거나 끄기를 클릭하여 계정의 모든 사용자에게 기본적으로 이메일이 기록되는지 여부를 설정할 수 있습니다.
- 모든 사용자에게 기본 연결 적용: 이 설정이 켜져 있으면 드롭다운 메뉴를 클릭하고 기록된 이메일과 연결할 기본 기록 유형을 선택할 수 있습니다.
- 모든 사용자에게 기본 추적 설정 적용: 모든 사용자가 이메일을 추적하고 수신자가 이메일을 열어 클릭하도록 허용 확인란을 선택한 경우 이 설정을 켜서 계정의 모든 사용자에 대해 모든 이메일을 기본적으로 추적할지 여부를 구성할 수 있습니다.
이메일 추적
참고: 새로운 Mac용 Outlook을 사용한 이메일 추적은 현재 지원되지 않습니다.
Office 365 추가 기능을 사용하여 추적된 이메일 보내기
Office 365 추가 기능을 사용하여 추적된 이메일을 보내려면 다음과 같이 하세요:
- Outlook 계정에 로그인합니다.
- 새 이메일을 작성합니다.
- 이메일 수신자, 제목, 이메일 본문을 입력합니다.
- 받은 편지함에서 영업 도구를 엽니다. 이 프로세스는 사용 중인 메일 클라이언트에 따라 약간씩 다릅니다:
- PC 또는 Mac의 Outlook 데스크톱에서 Office 365 추가 기능을 사용하는 경우 메시지 창에서 영업 도구를 클릭합니다.
- 웹용 Outlook 또는 Outlook.com 계정에서 Office 365 추가 기능을 사용하는 경우 전자 메일 작성 창의 오른쪽 아래 모서리에서 톱니바퀴 아이콘 (sprocket)을 클릭합니다.
- 오른쪽 창에서 이메일 열림 추적 확인란을 선택합니다( Sales Hub 유료 시트가 할당된 사용자에게는 이메일 열림 및 클릭 수 추적 확인란이 표시됩니다).
- 확인란을 선택한 상태로 HubSpot 판매 창을 열어둔 다음 보내기를 클릭합니다.
추적된 이메일의 상태 보기
연락처가 이메일을 열기 전에 이메일 제목과 수신자가 HubSpot의 활동 피드에 보낸 것으로 표시됩니다.
수신자가 이메일을 열면 데스크톱에 실시간 팝업 알림이 표시되고 활동 피드에 이메일 알림이 열림으로 표시됩니다. 연락처 이름 아래의 드롭다운 메뉴를 클릭하면 수신자가 내 이메일을 언제 열었는지 확인할 수 있습니다. 또한 드롭다운 메뉴에 연락처의 활동 내역이 나열되어 있습니다.
참고: 실시간 알림은 Office 365 추가 기능을 사용하여 추적된 이메일을 보낼 때와 HubSpot Sales Chrome 확장 프로그램이 있는 경우에 표시됩니다. 그렇지 않은 경우에는 HubSpot 활동 피드에서만 활동을 볼 수 있습니다.
Chrome 확장 프로그램에서 연락처가 추적된 이메일에 어떻게 참여하고 있는지 확인할 수도 있습니다. Chrome 확장 프로그램에서 활동 피드에 액세스하려면 Chrome 브라우저의 오른쪽 상단에 있는 HubSpot 톱니바퀴 아이콘 (sprocket )을 클릭하세요.
이메일 추적 및 판매 알림과 추적을 사용 중지하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.
데이터 개인정보 보호 설정이 켜진 상태에서 추적
계정에서 데이터 개인정보 보호 설정을 사용 설정한 경우, 연락처에 데이터 처리에 대한 법적 근거가 할당된 경우에만 연락처의 이메일이 열렸을 때 HubSpot에서 이를 기록 및 추적할 수 있습니다. Office 365에서 이메일을 작성할 때 이메일 열기 및 클릭 추적 확인란이 회색으로 표시되어 연락처의 추적 부적격 여부를 나타냅니다.
데이터 처리에 대한 법적 근거가 없는 연락처 또는 아직 연락처가 아닌 이메일 수신자에 대해서는 이메일 열람이 추적되지 않습니다. 여러 수신자에게 이메일을 보내는 경우 이메일 열람은 익명으로 추적됩니다.
연락처의 데이터 속성 처리에 대한 법적 근거를 업데이트하여 연락처의 추적 자격을 변경할 수 있습니다.
이메일 로깅
이메일을 기록하고 기록된 이메일에서 HubSpot에 새 연락처를 추가하려면 이메일을 보내는 이메일 주소가 다음 중 하나이어야 합니다:
- 계정의 사용자
- 연결된 이메일 주소 중 하나
- 이메일 클라이언트의 별칭( 연결된 Gmail 받은 편지함에 구성된 별칭 또는 프로필 및 환경설정에 추가된 별칭)
HubSpot 계정 설정에서 이메일을 기록하지 않으려는 이메일 주소 및 도메인을 지정할 수 있습니다. 또는 애드인 설정에서 이러한 이메일 주소와 도메인을 추가할 수 있습니다.
참고: 50MB보다 큰 이메일 첨부 파일은 HubSpot에 기록되지 않습니다. 이메일은 여전히 연락처에 성공적으로 전달되고 CRM에 기록되지만 첨부 파일은 없습니다.
Office 365 추가 기능을 사용하여 기록된 이메일 보내기
Office 365 추가 기능을 사용하여 로깅된 이메일을 보내려면 다음과 같이 하세요:
- Outlook에서 새 이메일을 작성합니다.
- 이메일 수신자, 제목, 이메일 본문을 입력합니다.
- 받은 편지함에서 영업 도구를 엽니다. 이 프로세스는 사용 중인 메일 클라이언트에 따라 약간씩 다릅니다:
- PC 또는 Mac의 Outlook 데스크톱에서 Office 365 추가 기능을 사용하는 경우 메시지 창에서 영업 도구를 클릭합니다.
- 웹용 Outlook 또는 Outlook.com 계정에서 Office 365 추가 기능을 사용하는 경우 전자 메일 작성 창의 오른쪽 아래 모서리에서 톱니바퀴 아이콘 (sprocket)을 클릭합니다.
- 오른쪽 창에서 로그 확인란을 선택합니다. BCC 주소가 BCC 필드에 자동으로 채워집니다.
- 기본적으로 추가 기능은 연락처의 가장 최근 관련 거래 또는 티켓 레코드 5개를 자동으로 선택하여 이메일을 기록합니다. 진행 단계에 있는 거래나 티켓만 자동으로 선택됩니다. 이메일이 기록될 레코드를 명시적으로 선택하려면 다음과 같이 하세요:
참고: 이메일이 로그인할 레코드를 명시적으로 선택하려면 Office 365 버전 1910 이상을 사용 중이어야 합니다.
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- 로그 확인란 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
- 이메일을 기록할 레코드 옆의 확인란을 선택/선택 취소합니다.
- CRM에 연락처가 없는 수신자에게 이메일을 보내는 경우 새 연락처 레코드가 만들어집니다. 연동을 편집할 때 연락처의 이메일이 나열된 것을 볼 수 있습니다. 이메일이 새 연락처 레코드에 기록되지 않도록 하려면 이 확인란의 선택을 취소하세요. 기존 연락처 레코드에만 이메일을 기록하는 방법에 대해 알아보세요.
- 확인란을 선택한 상태로 HubSpot 판매 창을 열어둔 다음 보내기를 클릭합니다.
Office 365 추가 기능 설정에서 이메일이 자동으로 로그인되는 연결된 레코드를 사용자 지정할 수 있습니다. 마케팅 연락처를 사용하는 경우, 로그인된 이메일로 만든 새 연락처는 비마케팅으로 설정됩니다.
참고: 기록된 이메일을 통해 새 연락처가 생성되면 이전 소유자가 지정되어 있지 않은 한 이메일을 보낸 HubSpot 사용자가 자동으로 연락처 소유자로 지정됩니다.
HubSpot에서 기록된 이메일 보기
Office 365 추가 기능을 사용하여 HubSpot에 로그인한 이메일은 이메일을 보내기 전에 지정한 레코드에 자동으로 연결됩니다.
HubSpot에서 기록된 이메일을 확인하려면:
- HubSpot 계정에서 연락처, 회사 또는 거래로 이동합니다.
- 레코드 이름을 클릭합니다.
- 타임라인에서 기록된 이메일을 찾습니다. 이메일에서 다음을 수행할 수 있습니다:
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- 연관된레코드: 클릭하여 연관된 회사 또는 거래 레코드를 편집합니다.
- 고정: 연락처 타임라인에서 이메일을 맨 위에 고정하려면 클릭합니다.
- 삭제: 타임라인에서 이메일 활동을 삭제하려면 클릭합니다.
- 세부 정보: 이메일 전송에 대한 구체적인 정보를 보려면 클릭합니다.
- 펼치기: 이메일의 전체 내용을 보려면 클릭합니다. 진행 중인 이메일 대화가 있는 경우에는 스레드 보기를 클릭하여 스레드에 있는 모든 이메일을 확인합니다.
- 첨부파일: 특정 이메일 전송과 관련된 첨부파일을 열려면 클릭합니다.
- 답장: 답장을 클릭하여 HubSpot에서 연락처에 이메일 답장을 보내려면 답장을 클릭합니다.
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참고: HubSpot에서 이메일 답장을 보내고 수신되는 답장을 HubSpot에 기록하려면 받은 편지함이 연결되어 있어야 합니다.