Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales do Outlooka

Skorzystaj z funkcji śledzenia i dziennika dodatku HubSpot Sales Outlook , aby monitorować i prowadzić rekord kontaktu zaangażowanego w wiadomości e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Możesz także wybrać opcję rejestrowania wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, aby zachować zapis całej wcześniejszej komunikacji dla swojego zespołu.

Uwaga: ze względu na znaczące zmiany wprowadzone przez Microsoft w ramach nowego Outlooka dla Windows, HubSpot nie będzie już aktywnie rozwijać ani ulepszać dodatku HubSpot Sales Outlook dla komputerów stacjonarnych. Chociaż dodatek HubSpot Sales Outlook jest nadal dostępny w starym Outlooku dla Windows i będzie nadal obsługiwany, zdecydowanie zaleca się aktywację dodatku internetowego HubSpot Sales. Jeśli korzystasz z dodatku Outlook dla komputerów stacjonarnych, dodatek internetowy HubSpot Sales zostanie automatycznie zainstalowany po przejściu na nowy program Outlook dla systemu Windows. Więcej informacji można znaleźć w tym poście Społeczności HubSpot.

Uwaga: jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, dodatek HubSpot Sales Outlook nie będzie śledził otwarć i kliknięć wiadomości e-mail dla kontaktów, które nie podały podstawy prawnej przetwarzania danych. Dowiedz się więcej o przyznawaniu kontaktom podstawy prawnej do przetwarzania danych.

Zanim zaczniesz, zwróć uwagę na różnicę między śledzoną wiadomością e-mail a zarejestrowaną wiadomością e-mail:

• Śledzenie: użyj funkcji śledzenia, aby monitorować, kiedy kontakty otwierają wiadomości e-mail. Aby śledzić wiadomości e-mail, HubSpot wstawiajednopikselowy obraz śledzący do wiadomości e-mail po jej wysłaniu. Jeśli korzystasz z przeglądarki Chrome z rozszerzeniem HubSpot Sales Chrome,otrzymasz powiadomienie w czasie rzeczywistym na pulpicie, gdy kontakt otworzy śledzoną wiadomość e-mail. Użytkownicy z przypisanymi płatnymi stanowiskami Sales Hub mogą również śledzić, kiedy odbiorca kliknie link w wiadomości e-mail. Darmowi użytkownicy nie mogą śledzić kliknięć. HubSpot rejestruje śledzone otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail w kanale aktywności i na osi czasu rekordu. Zaznaczeniepola wyboru Śledź wiadomości e-mail nie spowoduje zarejestrowania kopii wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot.

• Dziennik: użyj funkcji dziennika, aby zarejestrować kopię wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot. Wszelkie załączniki zawarte w wiadomości e-mail będą również rejestrowane w rekordzie kontaktu. Rejestruj wiadomości e-mail, aby zachować rekord komunikacji z przeszłości. Zarejestrowane wiadomości e-mail nie zapewniają wglądu w informacje o otwarciach lub kliknięciach.

Pamiętaj, że możesz wysłać wiadomość e-mail, która jest zarówno śledzona, jak i rejestrowana. W ten sposób będziesz mieć rekord komunikacji e-mailowej i informacje o otwarciach w HubSpot.

Ten artykuł dotyczy śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Outlook dla komputerów stacjonarnych.Jeśli korzystasz z dodatku Office 365, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 w tym przewodniku: Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365.

Uwaga: dodatek Outlook Desktop pojawi się na każdym adresie e-mail skonfigurowanym na koncie Outlook. Dlatego wiadomości e-mail wysłane z dowolnego z tych adresów będą śledzone, jeśli śledzenie jest włączone. Reklamy wysyłane z dodatkowego adresu e-mail będą rejestrowane w HubSpot tylko wtedy, gdy rejestrowanie jest włączone, jeśli adres e-mail jest połączony z HubSpot lub dodany jako alias w profilu i preferencjach.

Śledzenie wiadomości e-mail

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Outlook Desktop z konta Outlook Desktop na komputerze PC:

• Zaloguj się do swojego konta Outlook.
• Utwórz kompozytor nowej wiadomości e-mail.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
• Zaznacz pole wyboru Śledź wiadomości e-mail na wstążce wiadomości, a następnie kliknij przycisk Wyślij.

Wyświetlanie statusu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim kontakt otworzy wiadomość e-mail, jej temat i odbiorca pojawią się w kanale aktywności w HubSpot jako Wysłane.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, na pulpicie pojawi się wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym, a powiadomienie e-mail zostanie oznaczone jako Otwarte w kanale aktywności. Kliknij menu rozwijane pod nazwą kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył wiadomość e-mail. Zobaczysz również historię aktywności kontaktu wymienioną w rozwijanym menu.

Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym pojawią się po wysłaniu śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 i jeśli masz rozszerzenie HubSpot Sales Chrome. W przeciwnym razie aktywność będzie widoczna tylko w kanale aktywności HubSpot.

W rozszerzeniu Chrome można również zobaczyć, jak kontakty są zaangażowane w śledzone wiadomości e-mail. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknij ikonę zębatki HubSpot sprocket w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome.

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym, jak wyłączyć śledzenie.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zarejestrowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomość w kliencie poczty e-mail, musi być jednym z obserwujących:

• Użytkownik na koncie.
• Jeden z połączonych adresów e-mail.
• Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany w Profilu i preferencjach).

Możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz rejestrować wiadomości e-mail w ustawieniach konta HubSpot. Możesz też dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach dodatku.

Uwaga: załączniki do wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w HubSpot. Wiadomość e-mail zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zalogowana do CRM, ale bez załącznika.

Aby wysłać zalogowaną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Outlook Desktop z konta Outlook Desktop na komputerze PC:

• Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
• Na wstążce wiadomości wybierz opcję Zaloguj do CRM. Twój adres BCC zostanie automatycznie wypełniony w polu BCC .

• Możesz wybrać rejestrowanie wiadomości e-mail w rekordach powiązanych z odbiorcami wiadomości e-mail.
  • Domyślnie dodatek automatycznie wybierze trzy ostatnie powiązane rekordy transakcji lub zgłoszeń kontaktu do rejestrowania wiadomości e-mail.
  • Aby jawnie wybrać powiązane rekordy do rejestrowania wiadomości e-mail:
    • Poniżej pola wyboru Log to CRM kliknij menu rozwijane rekordów .
    • Zaznacz pola wyboru obok rekordów, do których mają być rejestrowane wiadomości e-mail.

• • • Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w Twoim CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Adres e-mail kontaktu zostanie wyświetlony podczas edycji skojarzeń. Wyczyść pole wyboru , jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była rejestrowana w nowym rekordzie kontaktu. Dowiedz się, jak rejestrować wiadomości e-mail tylko do istniejących kontaktów.
• Kliknij przycisk Wyślij.

W ustawieniach dodatku Outlook na pulpicie można dostosować, które powiązane rekordy są automatycznie rejestrowane w wiadomościach e-mail. Jeśli korzystasz z kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako niemarketingowy.

Uwaga: jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pośrednictwem zalogowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany żaden poprzedni właściciel.

Wyświetl zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail, które są rejestrowane w HubSpot za pomocą dodatku Outlook na pulpicie, zostaną automatycznie powiązane z rekordami określonymi przed wysłaniem wiadomości e-mail. Aby zobaczyć zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

Aby zobaczyć zalogowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

• Na koncie HubSpot przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Zgłoszenia: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
• Kliknij nazwę rekordu.
• Na Osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Z poziomu wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:
  
  1. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail na górze osi czasu.
  2. Kopiuj link: kliknij, aby skopiować adres URL zarejestrowanej wiadomości e-mail do schowka.
  3. Odpowiedz: kliknij Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mail do kontaktu z HubSpot.
  4. Prześlij dalej: kliknij, aby przekazać wiadomość e-mail do innego kontaktu.
  5. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mail z Osi czasu.
  6. Szczegóły: kliknij, aby wyświetlić szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
  7. Powiązanerekordy : kliknij, aby edytować powiązane rekordy.
  8. Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa konwersacja e-mail, kliknij Wyświetl wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
  9. Załączniki : kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z tą konkretną wiadomością e-mail.

Uwaga: aby wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować przychodzące odpowiedzi do HubSpot, musisz mieć połączoną skrzynkę odbiorczą.