Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales do programu Outlook.

Skorzystaj zfunkcjiśledzenia irejestrowaniadodatku HubSpot Sales Outlook do programu Outlook, aby monitorowaći rejestrować interakcje kontaktów z Twoimi wiadomościami e-mail. 

W tym artykule omówiono śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Outlook do programu Outlook, który znajduje się w trybie konserwacji. Zaleca się korzystanie z dodatku HubSpot Sales Office 365do śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail z programu Outlook dla komputerów Mac, PC lub Outlook w sieci Web. Dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365.

Uwaga: ze względu na istotne zmiany wprowadzone przez firmę Microsoft w ramachnowego programuOutlook dla systemu Windows, HubSpot nie będzie już aktywnie rozwijać ani ulepszaćdodatku HubSpot Sales Outlook do programu Outlook. Chociażdodatek HubSpot Sales Outlook do programu Outlook jest nadal dostępny w starszej wersji programu Outlook dla systemu Windows i będzie nadal obsługiwany, zdecydowanie zalecamy aktywowanie dodatku HubSpot Sales Office 365. Jeśli korzystasz z dodatku do programu Outlook, dodatek HubSpot Sales Office 365 zostanie automatycznie zainstalowany po przejściu na nową wersję programu Outlook dla systemu Windows. Więcej informacji znajdziesz w tym poście społeczności HubSpot. 

Zrozumienie śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail

Przed rozpoczęciem należy zwrócić uwagę na różnicę między śledzoną wiadomością e-mail a rejestrowaną wiadomością e-mail:

• Śledzenie:użyj funkcji śledzenia, aby monitorować, kiedy kontakty otwierają Twoje wiadomości e-mail. Aby śledzić wiadomości e-mail, HubSpot wstawiado wiadomości e-mail po jej wysłaniujednopikselowy obraz śledzący. Jeślikorzystasz z przeglądarki Chrome zrozszerzeniem HubSpot Sales Chrome, otrzymaszpowiadomienie w czasie rzeczywistymna pulpicie, gdy kontakt otworzy śledzoną wiadomość e-mail. Użytkownicy zprzypisanymi płatnymi kontami Salesmogą również śledzić, kiedy odbiorcakliknie linkw wiadomości e-mail. Użytkownicy bezpłatninie mogąśledzić kliknięć. HubSpot rejestruje śledzone otwarcia wiadomości e-mail i kliknięcia wkanale aktywności oraz na osi czasu rekordu. Zaznaczeniepola wyboruŚledź wiadomość e-mail nie spowoduje zarejestrowania kopii wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot. 

Uwaga: jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, dodatek HubSpot Sales Outlook nie będzie śledził otwarć wiadomości e-mail i kliknięć w przypadku kontaktów, które nie podały podstawy prawnej do przetwarzania danych. Dowiedz się więcej o przyznawaniu kontaktom podstawy prawnej do przetwarzania danych. 

• Log: użyjfunkcji logowania, aby zarejestrować kopię wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot. Wszelkie załączniki dołączone do wiadomości e-mail również zostaną zarejestrowane w rekordzie kontaktu. Rejestruj swoje wiadomości e-mail, aby zachować zapis dotychczasowej komunikacji. Zarejestrowane wiadomości e-mail nie dają wglądu w informacje dotyczące otwarć lub kliknięć.

Pamiętaj, że możesz wysłać wiadomość e-mail, która jest zarówno śledzona, jak i rejestrowana. W ten sposób będziesz mieć zapis komunikacji e-mailowej i informacji o otwarciu w HubSpot.

Uwaga: dodatek do programu Outlook pojawi się na każdym adresie e-mail skonfigurowanym na koncie Outlook. Dlatego wiadomości e-mail wysłane z dowolnego z tych adresów będą śledzone, jeśli śledzenie jest włączone. Wiadomości e-mail wysłane z dodatkowego adresu e-mail będą rejestrowane w HubSpot tylko wtedy, gdy rejestrowanie jest włączone, jeśli adres e-mail jest połączony z HubSpot lub dodany jako alias w profilu i preferencjach.

Śledzenie wiadomości e-mail

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail za pomocą dodatku do programu Outlook z konta Outlook na komputerze PC:

1. Zaloguj się na swoje konto Outlook.
2. Utwórz nową wiadomość e-mail.
3. Wprowadź adresata wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
4. Zaznacz pole wyboru Śledź wiadomość e-mail na wstążce wiadomości, a następnie kliknij Wyślij.

Wyświetlanie statusu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim kontakt otworzy wiadomość e-mail, temat wiadomości i odbiorca pojawią się w Twoim kanale aktywnościw HubSpot jako„Wysłane”.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, na pulpicie pojawi się wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym, a powiadomienie e-mail zostanie oznaczone jako Otwarte wTwoim kanale aktywności. Kliknijmenu rozwijane pod nazwą kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył Twoją wiadomość e-mail. W menu rozwijanym zobaczysz również historię działań kontaktu.

Uwaga:powiadomienia w czasie rzeczywistym będą wyświetlane, gdy wyślesz śledzone wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 i jeśli maszrozszerzenie HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome. W przeciwnym razie aktywność będzie widoczna tylko w kanale aktywności HubSpot.

Dowiedz się więcej ośledzeniu wiadomości e-mailipowiadomieniach dotyczących sprzedaży oraz o tym, jak wyłączyć śledzenie.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Wymagania

• Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zarejestrowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomość w kliencie poczty e-mail, musi być jednym z następujących:
  • Użytkownik na Twoim koncie.
  • Jeden z połączonych adresów e-mail.
  • Alias w Twoim kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Twojego profilu i preferencji).
• Aby wysyłać odpowiedzi e-mailowe z HubSpot i rejestrować przychodzące odpowiedzi w HubSpot, musisz mieć połączoną skrzynkę odbiorczą.

Ograniczenia i uwagi

• Podczas rejestrowania wiadomości e-mail z załącznikiem pliku załączniki większe niż 50 MBniebędąrejestrowane w HubSpot. Twoja wiadomość e-mail nadal zostanie dostarczona do kontaktu i zostanie zarejestrowana w CRM, ale bez załącznika.
• W ustawieniach konta HubSpot można określić adresy e-mail i domeny, których wiadomości nie będą rejestrowane. Można też dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach dodatku.

Wysyłanie zarejestrowanej wiadomości e-mail 

Aby wysłać zarejestrowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Outlook Desktop Add-in z konta Outlook Desktop na komputerze PC:

1. Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
2. Wprowadź adresata wiadomości, temat i treść wiadomości.
3. Na wstążce wiadomości wybierz opcjęZarejestruj w CRM. Twój adres BCC zostanie automatycznie wypełniony w polu BCC .

4. Możesz wybrać opcję rejestrowania wiadomości e-mail w rekordach powiązanych z odbiorcami wiadomości.
   • Domyślnie dodatek automatycznie wybierze trzy najnowsze powiązane rekordy transakcji lub zgłoszeń kontaktu, do których zostaną zarejestrowane wiadomości e-mail. 
   • Aby wyraźnie wybrać powiązane rekordy, do których ma zostać zarejestrowana wiadomość e-mail:
     • Pod polem wyboru Zaloguj do CRMkliknij menurozwijane rekordów . 
     • Zaznacz pola wyboru obokrekordów, do których chcesz zarejestrować wiadomość e-mail.

• • • Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w Twoim CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Podczas edycji powiązań zobaczysz adres e-mail kontaktu. Jeślinie chcesz, aby wiadomość e-mail została zarejestrowana w nowym rekordzie kontaktu, usuń zaznaczenie pola wyboru. Dowiedz się, jak rejestrować wiadomości e-mail tylko dla istniejących kontaktów. 
    • Kliknij Wyślij.

Wustawieniach dodatku Outlook Desktop Add-in można dostosować, do których powiązanych rekordów wiadomości e-mail są automatycznie rejestrowane. Jeśli korzystasz z kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zarejestrowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako nie marketingowy. 

Uwaga:jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pomocą zarejestrowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość, zostanie automatycznieprzypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany żaden poprzedni właściciel. 

Wyświetl zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot

E-maile zarejestrowane w HubSpot za pomocą dodatku do programu Outlook zostaną automatycznie powiązane z rekordami określonymi przed wysłaniem wiadomości. 

Aby wyświetlić zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

1. W swoim koncie HubSpot przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakty: {{ local.navContacts }}
   • Firmy: {{ local.navCompanies }}
   • Transakcje: {{ local.navDeals }}
   • Zgłoszenia: {{ local.navTickets }}
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. W wiadomości e-mail możesz wykonać następujące czynności:
   
   • Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail na górze osi czasu.
   • Kopiuj link: kliknij, aby skopiować adres URL zarejestrowanej wiadomości e-mail do schowka.
   • Odpowiedz: kliknij Odpowiedz , aby wysłać wiadomość e-mail z odpowiedzią do kontaktu z HubSpot.
   • Przekaż: kliknij, aby przekazać wiadomość e-mail innemu kontaktowi. 
   • Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mailową z osi czasu.
   • Szczegóły: kliknij , aby wyświetlić szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
   • Powiązane rekordy: kliknij , aby edytować powiązane rekordy. 
   • Rozwiń: kliknij, aby wyświetlić pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa e-mailowa, kliknij opcję Wyświetl wątek, aby wyświetlić wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
   • Załączniki: kliknij , aby otworzyć załączniki powiązane z tym konkretnym wysłanym e-mailem.