Rastreie e registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Outlook.

Use os recursos Rastrear e Registrar do complemento do HubSpot Sales para Outlook Desktop para monitorar e manter um registro do envolvimento dos contatos com seus e-mails. 

Este artigo cobre rastreamento e registro de e-mails com o HubSpot Sales Outlook desktop add-in, que está no modo de manutenção. É recomendável usar o suplemento HubSpot Sales Office 365 para rastrear e registrar e-mails do Outlook para Mac, PC ou Outlook na Web. Saiba como rastrear e registrar emails com o suplemento do Office 365.

Observe: devido às mudanças significativas introduzidas pela Microsoft como parte do novo Outlook para Windows, HubSpot não irá mais desenvolver ou melhorar ativamente o HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Embora o suplemento para desktop HubSpot Sales Outlook ainda esteja disponível no Outlook para Windows herdado e continue a ter suporte, é altamente recomendável que você ative o suplemento HubSpot Sales Office 365 . Se você estiver usando o suplemento da área de trabalho do Outlook, o suplemento HubSpot Sales Office 365 será instalado automaticamente se você alternar para o novo Outlook para Windows. Saiba mais nesta Comunidade HubSpot. 

Compreender o rastreamento e o registro de emails

Antes de começar, observe a diferença entre um e-mail rastreado e um e-mail registrado:

• Rastrear: use o recurso de rastreamento para monitorar quando os contatos abrirem seus e-mails. Para rastrear emails, o HubSpot insere uma imagem de rastreamento de um pixel no email após ele ser enviado. Se você estiver usando o Chrome com a extensão HubSpot Sales Chrome, você receberá uma notificação em tempo real na sua área de trabalho quando um contato abrir o e-mail rastreado. Os usuários com estações pagas de Vendas atribuídas também podem rastrear quando um destinatário clicar em um link no email. Os usuários gratuitos não podem rastrear cliques. HubSpot registra e-mails rastreados abre e clica no feed de atividades e na linha do tempo do registro. Marcar a caixa de seleção Rastrear e-mail não registrará uma cópia do e-mail no registro do HubSpot. 

Observe que: se você ativou as configurações de privacidade de dados em sua conta, o suplemento HubSpot Sales Outlook não irá rastrear emails abertos e cliques para contatos que não forneceram a baseLegal para processamento de dados. Saiba mais sobre como conceder aos contatos a base legal para o processamento de dados. 

• Registrar: use este recurso para registrar uma cópia de um e-mail para um registro no HubSpot. Quaisquer anexos incluídos no e-mail também aparecerão no registro do contato. Registre seus e-mails para manter um arquivo de comunicação anterior. E-mails registrados não fornecem informações sobre aberturas ou cliques.

Tenha em mente que você pode enviar um e-mail rastreado e registrado. Dessa forma, você terá um registro da comunicação de e-mail e informações sobre abertura na HubSpot.

Observação: o suplemento da área de trabalho do Outlook aparecerá em qualquer endereço de email que você tenha configurado na sua conta do Outlook. Portanto, os emails enviados de qualquer um desses endereços de email serão rastreados se o rastreamento estiver ativado. Os e-mails enviados de um endereço de e-mail adicional só serão registrados no HubSpot quando o registro estiver ativado, se o endereço de e-mail estiver conectado ao HubSpot ou adicionado como um alias em suas preferências de perfil & .

Rastreamento de e-mails

Para enviar um e-mail rastreado usando o suplemento do Outlook Desktop de uma conta do Outlook Desktop em um PC:

1. Faça login na sua conta do Outlook.
2. Escreva um novo e-mail.
3. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
4. Marque a caixa de seleção Rastrear e-mail na faixa de opções da mensagem e clique em Enviar.

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes do seu contato abrir o e-mail, a linha de assunto do e-mail e o destinatário aparecerão no seu feed de atividades no HubSpot como Enviado.

Quando o destinatário abrir o email, você receberá uma notificação pop-up em tempo real em sua área de trabalho e a notificação de email será marcada como Aberta em seu feed de atividades. Clique no menu suspenso abaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu email. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.

Observe: notificações em tempo real aparecerão quando você enviar e-mails rastreados usando o suplemento do Office 365 e se você tiver a extensão HubSpot Sales Chrome. Caso contrário, você só verá a atividade no feed de atividades HubSpot .

Saiba mais sobre rastreamento de email e notificações de vendas, e como desativar o rastreamento.

Registro de e-mails

Requisitos

• Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot a partir de um e-mail registrado, o endereço de e-mail enviado do cliente de e-mail deve ser um dos seguintes:
  • Um usuário da sua conta
  • Um de seus endereços de email conectados.
  • Um alias em seu cliente de e-mail (um alias que foi configurado em sua caixa de entrada do Gmail conectada ou um alias adicionado ao seu Preferências de & perfil).
• Para enviar respostas por e-mail do HubSpot e registrar as respostas recebidas para o HubSpot, você deve ter uma caixa de entrada conectada.

Limitações e considerações

• Ao registrar um e-mail com um anexo de arquivo, anexos maiores que 50 MB não serãoregistrados no HubSpot. Seu e-mail ainda será entregue ao contato e será registrado no
• Você pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais nunca deseja registrar e-mails nas configurações da sua conta HubSpot. Ou você pode adicionar esses endereços de email e domínios em suas configurações de suplemento.

Enviar um email registrado 

Para enviar um e-mail registrado usando o suplemento do Outlook Desktop de uma conta do Outlook Desktop em um PC:

1. Escreva um novo e-mail no Outlook.
2. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
3. Na faixa de opções da mensagem, selecione Registrar no CRM. Seu endereço BCC será preenchido automaticamente no campo BCC .

4. Você pode optar por registrar o e-mail nos registros associados dos destinatários do e-mail.
   • Por padrão, o complemento selecionará automaticamente os últimos cinco registros de negócios ou tickets associados do contato nos quais registrar os e-mails. 
   • Para selecionar explicitamente em quais registros associados registrar o e-mail:
     • Abaixo da caixa de seleção Registrar no CRM, clique no menu suspenso registros. 
     • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros nos quais deseja registrar o e-mail.

• • • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você verá o email de contato listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se não quiser que o e-mail seja registrado no novo registro do contato. Saiba como registrar emails somente em contatos existentes . 
    • Clique em Enviar.

Você pode personalizar os registros associados aos quais seus emails são automaticamente registrados nas configurações de suplementos da área de trabalho do Outlook. Se você estiver usando contatos de marketing, um novo contato criado por um email registrado será definido como não marketing. 

Observe: se um novo contato for criado através de um e-mail registrado, o usuário do HubSpot que enviou o e-mail será automaticamente atribuído como o proprietário do contato , desde que nenhum proprietário anterior tenha sido atribuído. 

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

Os e-mails registrados no HubSpot usando o suplemento para desktop do Outlook serão automaticamente associados aos registros especificados antes de enviar o e-mail. 

Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

1. Na sua conta da HubSpot, acesse os registros:
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
   • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
2. Clique no nome do registro.
3. Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
   
   • Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo.
   • Copiar link: clique para copiar o URL do e-mail registrado para a área de transferência.
   • Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot.
   • Encaminhar: clique para encaminhar o e-mail para outro contato.
   • Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
   • Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
   • Registros associados: clique para editar os registros associados. 
   • Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
   • Anexos: clique para abrir os anexos associados a este envio de e-mail específico.