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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.

E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot Sales nachverfolgen und protokollieren

Zuletzt aktualisiert am: Februar 27, 2024

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Verwenden Sie die Funktionen zum Nachverfolgen und Protokollieren mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von Sales Hub. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnenBei aktivierter Tracking-Funktion können Sie Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet. Sie können auch die E-Mail im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokollieren, um einen Überblick über alle früheren Benachrichtigungen für Ihr Team zu erhalten.

Bitte beachten Sie: Aufgrund der bedeutenden Änderungen, die Microsoft im Rahmen des neuen Outlook für Windows eingeführt hat, nimmt HubSpot Folgendes vor: HubSpot Browser-Erweiterung (Desktopversion) für Outlook. Das Desktop-Add-In wird weiterhin unterstützt, es wird jedoch dringend empfohlen, stattdessen das HubSpot Browser-Erweiterungzu aktivieren. Erfahren Sie mehr unter in diesem Post der HubSpot Community.

Bitte beachten: Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutzeinstellungen aktiviert haben, ist Ihr Juristenteam die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und Verfolgung benutzt. Sie können auch Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen, um diese Funktion für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. Alle bestehenden Kontakte, die keine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung erteilt haben, werden anonymverfolgt.

Zunächst einmal zum Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails:

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  • Protokollieren: Verwenden Sie die Protokollfunktion, um eine Kopie einer E-Mail in einem Datensatz in HubSpot zu protokollieren. Alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind, werden ebenfalls im Datensatz des Kontakts protokolliert. Protokollieren Sie Ihre E-Mails, um einen Überblick über die zurückliegende Kommunikation zu erhalten. Protokollierte E-Mails geben Ihnen keinen Einblick über Öffnungen oder Klicks.

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Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert wird. So können Sie in der HubSpot-Software auf Informationen zur E-Mail-Kommunikation und darüber, ob die Mails geöffnet wurden, zurückgreifen.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von Sales Hub. Ienn Sie das Office 365-Add-in verwenden, erfahren Sie in diesem Handbuch, wie Sie E-Mails mit dem Office 365-Add-in verfolgen und protokollieren können: Verfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Office 365-Add-in.

Bitte beachten: Das Add-in für die Outlook-Desktopversion wird in jeder E-Mail-Adresse angezeigt, die Sie in Ihrem Outlook-Konto eingerichtet haben. Daher werden E-Mails, die von einer dieser E-Mail-Adressen gesendet werden, bei aktivierter Tracking-Funktion nachverfolgt. E-Mails, die von einer zusätzlichen E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nur dann in HubSpot protokolliert, wenn die Protokollierung aktiviert ist und die E-Mail-Adresse mit HubSpot verbunden ist oder als Alias in Ihrem Profil und Ihren Einstellungen hinzugefügt wurde. 

E-Mails nachverfolgen

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC:

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
  • Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen E-Mail nachverfolgen und klicken Sie auf Senden.
HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die Betreffzeile und der Empfänger der E-Mail in Ihrem Aktivitätsfeed in HubSpot als Gesendetangezeigt.

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Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung wird in Ihrem Aktivitätenfeed als Geöffnet angezeigt. Wann ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Sie sehen auch einen Verlauf der im Dropdown-Menü aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.

Bitte beachten Sie: Echtzeit-Benachrichtigungen werden angezeigt, wenn Sie verfolgte E-Mails mit dem Office 365-Add-in senden und wenn Sie die HubSpot Browser-Erweiterung oder HubSpot Browser-Erweiterung für Windows(nur Windows) installiert haben. Ist dies nicht der Fall, sehen Sie die Aktivitäten nur in Ihrem HubSpot Aktivitäten-Feed.

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Sie können auch in der Chrome-Erweiterung oder Windows Tray-App sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitätenfeed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket. Wenn Sie HubSpot Browser-Erweiterung für Windows installiert haben, klicken Sie auf das HubSpot-Symbol sprocket in Ihrem Windows-Tray.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking und Verkaufsbenachrichtigungen und wie Sie das Tracking deaktivieren.

Protokollieren von E-Mails

Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, die Sie in Ihrem E-Mail-Client senden, eine der folgenden sein:

Sie können in den Einstellungen Ihres HubSpot AccountsE-Mail-Adressen und Domains angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Oder Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains in den Einstellungen des Add-Ins hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 50 MB sind, werden nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin erfolgreich an den Kontakt übermittelt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang. 

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC:

  • Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
  • Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen Im CRM protokollieren. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingefügt.
HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot
  • Sie können auswählen, ob die E-Mail in den zugehörigen Datensätzen der E-Mail-Empfänger protokolliert werden soll.
    • Standardmäßig wählt das Add-In automatisch die fünf letzten verbundenen Deal- oder Ticket-Datensätze des Kontakts aus, um E-Mails zu protokollieren. Nur Deals oder Tickets, die sich in einer Open Phase befinden, werden automatisch ausgewählt.
    • Um ausdrücklich anzugeben, in welchen zugehörigen Datensätzen die E-Mail protokolliert werden soll:
      • Klicken Sie unter dem Kontrollkästchen Im CRM protokollieren auf das Dropdown-Menü Datensätze
      • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen  neben den Datensätzen, für die die E-Mail protokolliert werden soll.
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      • Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem CRM ist, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Sie sehen die E-Mail des Kontakts aufgeführt, wenn Sie die Zuordnungen bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die E-Mail nicht im neuen Kontaktdatensatz protokolliert werden soll. Erfahren Sie, wie Sie E-Mails nur an bestehende Kontakte protokollieren können. 
  • Klicken Sie auf Senden.

Sie können in den Einstellungen Ihres Outlook-Desktop-Add-Insfestlegen, in welchen zugehörigen Datensätzen Ihre E-Mails automatisch protokolliert werden. Wenn Sie Marketing-Kontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der durch eine protokollierte E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketing-Kontakteingestellt. 

Bitte beachten Sie: Wenn ein neuer Kontakt durch eine protokollierte E-Mail erstellt wird, wird der HubSpot-Benutzer, der die E-Mail gesendet hat, automatisch als Kontakteigentümer zugewiesen, sofern kein vorheriger Eigentümer zugewiesen wurde. 

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mithilfe der Desktopversion des Outlook-Add-ins in HubSpot protokolliert werden, werden automatisch den Einträgen zugeordnet, die Sie vor dem Senden der E-Mail angegeben haben. So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in HubSpot an:

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in HubSpot an:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Datensätzen:
    • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
    • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
    • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
    • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
  • Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
  • Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
    1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um die zugeordneten Datensätze zu bearbeiten. 
    2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Chronik anzuheften.
    3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
    4. Details: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
    5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf Thread anzeigen, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
    6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
    7. Antworten: Klicken Sie auf Antworten, um dem Kontakt direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.Logged-email-contact-record

Bitte beachten Sie: Um E-Mail-Antworten von HubSpot zu senden und eingehende Antworten an HubSpot zu protokollieren, müssen Sie einen verbundenen Posteinganghaben.

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