HubSpot Sales Outlook 데스크톱 추가 기능으로 이메일을 추적하고 기록하세요.

HubSpot Sales Outlook 데스크톱 애드인의추적 및기록 기능을사용하여연락처의 이메일 참여도를모니터링하고기록을 보관하세요. 

이 문서에서는 유지보수 모드에 있는 HubSpot Sales Outlook 데스크톱 애드인을 사용한 이메일 추적 및 기록 방법을 다룹니다. Mac, PC용 Outlook 또는 웹 기반 Outlook에서 이메일을 추적하고 기록하려면 HubSpot Sales Office 365 애드인사용을 권장합니다. Office 365 애드인으로 이메일 추적 및 기록하는 방법을 알아보세요.

참고: Microsoft가새로운 Outlook for Windows의 일환으로 도입한 중대한 변경 사항으로 인해 HubSpot은HubSpot Sales Outlook 데스크톱 애드인에 대한 적극적인 개발 및 개선을 중단합니다.HubSpot Sales Outlook 데스크톱 애드인은 기존 Outlook for Windows에서 계속 사용할 수 있으며 지원도 유지되지만, 대신 HubSpot Sales Office 365 애드인을 활성화할 것을 적극 권장합니다. Outlook 데스크톱 애드인을 사용 중이라면, 새 Outlook for Windows로 전환 시 HubSpot Sales Office 365 애드인이 자동으로 설치됩니다. 자세한 내용은 이 HubSpot 커뮤니티 게시글에서 확인하세요. 

이메일 추적 및 기록 이해하기

시작하기 전에 추적된 이메일과 기록된 이메일의 차이점을 확인하세요:

• 추적:추적 기능을 사용하여 연락처가 이메일을 열람한 시점을 모니터링하세요. 이메일 추적을 위해 HubSpot은발송 후 이메일에1픽셀 추적 이미지를 삽입합니다.HubSpot Sales Chrome 확장 프로그램이 설치된 Chrome을 사용하는경우,연락처가 추적된 이메일을 열람하면 데스크톱에서실시간 알림을 받게 됩니다.할당된 Sales 유료 라이선스사용자는 수신자가 이메일 내링크를 클릭한시점도 추적할 수 있습니다. 무료 사용자는 클릭 추적이불가능합니다. HubSpot은 추적된 이메일 열람 및 클릭기록을 활동 피드와 레코드 타임라인에 저장합니다.'이메일 추적' 체크박스를 선택해도이메일 사본이 HubSpot 레코드에 기록되지는 않습니다. 

참고: 계정에서 데이터 개인정보 보호 설정을 활성화한경우 , HubSpot Sales Outlook 애드인은 데이터 처리에 대한 합법적 근거를 제공하지 않은 연락처의 이메일 열람 및 클릭을 추적하지 않습니다. 연락처에 데이터 처리 합법적 근거 부여 방법에 대해 자세히 알아보세요. 

• 로그:로그 기능을사용하여이메일 사본을 HubSpot의 레코드에 기록하세요. 이메일에 포함된 모든 첨부 파일도 연락처 레코드에 기록됩니다. 과거 커뮤니케이션 기록을 보관하려면 이메일을 기록하세요. 기록된 이메일은 열람 또는 클릭 정보를 제공하지 않습니다.

추적 및 기록이 동시에 적용된 이메일을 발송할 수 있다는 점을 기억하세요. 이렇게 하면 HubSpot에서 이메일 커뮤니케이션 기록과 열람 정보를 모두 확인할 수 있습니다.

참고: Outlook 데스크톱 애드인은 Outlook 계정에 설정된 모든 이메일 주소에 표시됩니다. 따라서 추적 기능이 켜져 있는 경우, 이러한 이메일 주소 중 어느 곳에서 발송된 이메일도 추적됩니다. 추가 이메일 주소에서 발송된 이메일은 해당 주소가 HubSpot에 연결되어 있거나 프로필 및 기본 설정에서 별칭으로 추가된 경우에만 기록 기능이 켜져 있을 때 HubSpot에 기록됩니다.

이메일 추적

PC의 Outlook 데스크톱 계정에서 Outlook 데스크톱 애드인을 사용하여 추적 이메일을 보내려면:

1. Outlook 계정에 로그인하세요.
2. 새 이메일을 작성하세요.
3. 이메일 수신자, 제목 줄 및 이메일 본문을 입력하세요.
4. 메시지 리본에서 이메일 추적 확인란을 선택한 다음 보내기를 클릭하세요.

추적된 이메일 상태 확인

연락처가 이메일을 열기 전에는 이메일 제목 줄과 수신자가 HubSpot의 활동 피드에'보냄' 상태로 표시됩니다.

수신자가 이메일을 열면 데스크톱에 실시간 팝업 알림이 표시되고, 활동 피드에서해당 이메일 알림이 '열림'으로표시됩니다. 연락처 이름 아래드롭다운 메뉴를 클릭하면 수신자가 이메일을 열었던 시간을 확인할 수 있습니다. 드롭다운 메뉴에는 해당 연락처의 활동 내역도 표시됩니다.

참고:실시간 알림은 Office 365 애드인을 사용하여 추적 이메일을 발송하고HubSpot Sales Chrome 확장 프로그램이 설치된 경우에만 표시됩니다. 그렇지 않은 경우 HubSpot 활동 피드에서만 활동 내역을 확인할 수 있습니다.

이메일 추적및영업 알림에 대해 자세히 알아보고 추적 기능을 해제하는 방법을 확인하세요.

이메일 기록

요구 사항

• 로그된 이메일에서 이메일을 기록하고 HubSpot에 새 연락처를 추가하려면 이메일 클라이언트에서 발송하는 이메일 주소가 다음 중 하나여야 합니다:
  • 귀하의 계정에 등록된 사용자.
  • 연결된 이메일 주소 중 하나 .
  • 이메일 클라이언트의 별칭( 연결된 Gmail 수신함에서 설정된 별칭 또는 '프로필 및 기본 설정'에 추가된 별칭).
• HubSpot에서 이메일 답장을 보내고 수신된 답장을 HubSpot에 기록하려면 연결된 수신함이 있어야 합니다.

제한 사항 및 고려 사항

• 파일 첨부된 이메일을 기록할 때, 50MB를 초과하는 첨부 파일은HubSpot에 기록되지않습니다. 해당 이메일은 여전히 연락처에게 전달되며 CRM에 기록되지만, 첨부 파일은 포함되지 않습니다.
• HubSpot 계정 설정에서 이메일을 절대 기록하지 않으려는 이메일 주소와 도메인을 지정할 수 있습니다. 또는 애드인 설정에서 이러한 이메일 주소와 도메인을 추가할 수도 있습니다 .

로그된 이메일 보내기 

PC의 Outlook 데스크톱 계정에서 Outlook 데스크톱 애드인을 사용하여 기록된 이메일을 보내려면:

1. Outlook에서 새 이메일을 작성합니다.
2. 이메일 수신자, 제목 줄 및 이메일 본문을 입력하세요.
3. 메시지 리본에서'CRM에 기록'을 선택하세요. 귀하의 숨은 참조( BCC) 주소가 자동으로 BCC 필드에 입력됩니다.

4. 이메일을 수신자의 관련 레코드에 기록하도록 선택할 수 있습니다.
   • 기본적으로 애드인은 이메일을 기록할 연락처의 최근 3개 관련 거래 또는 티켓 레코드를 자동으로 선택합니다. 
   • 이메일을 기록할 관련 레코드를 명시적으로 선택하려면:
     • 'CRM에 기록' 확인란아래의레코드 드롭다운 메뉴를 클릭하세요. 
     • 이메일을 기록할 레코드 옆의 확인란을선택합니다.

• • • CRM에 연락처로 등록되지 않은 수신자에게 이메일을 보내는 경우, 새 연락처 레코드가 생성됩니다. 연관 관계 편집 시 해당 연락처의 이메일 주소가 표시됩니다. 새 연락처 레코드에 이메일을 기록하지 않으려면해당 체크박스를해제하세요. 기존 연락처에만 이메일을 기록하는 방법을 알아보세요. 
    • '보내기'를 클릭하세요.

Outlook 데스크톱 애드인 설정에서 이메일이 자동으로 기록되는 관련 레코드를 사용자 지정할 수 있습니다. 마케팅 연락처를 사용하는 경우, 기록된 이메일로 생성된 새 연락처는 비마케팅 연락처로 설정됩니다. 

참고:로그된 이메일을 통해 새 연락처가 생성된 경우, 이전에 소유자가 지정되지 않은 한 이메일을 보낸 HubSpot 사용자가 자동으로연락처 소유자로 지정됩니다. 

HubSpot에서 기록된 이메일 보기

Outlook 데스크톱 애드인을 사용하여 HubSpot에 기록된 이메일은 발송 전 지정한 레코드에 자동으로 연결됩니다. 

HubSpot에서 기록된 이메일 확인 방법:

1. HubSpot 계정에서 레코드로 이동하세요:
   • 연락처: {{ local.navContacts }}
   • 기업: {{ local.navCompanies }}
   • 거래: {{ local.navDeals }}
   • 티켓: {{ local.navTickets }}
2. 레코드 이름을 클릭합니다.
3. 타임라인에서 기록된 이메일을 찾으세요. 이메일에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다:
   
   • 고정: 클릭하면 이메일을 타임라인 상단에 고정합니다.
   • 링크 복사: 기록된 이메일의 URL을 클립보드에 복사하려면 클릭하세요.
   • 답장: 클릭 답장 클릭하여 HubSpot에서 해당 연락처에게 이메일 답장을 보내세요.
   • 전달: 다른 연락처로 이메일을 전달하려면 클릭하세요. 
   • 삭제: 타임라인에서 이메일 활동을 삭제하려면 클릭하세요.
   • 세부 정보: 이메일을 보낸 것에 대한 구체적인 정보를 보려면 클릭하세요 .
   • 관련 레코드: 관련 레코드를 편집하려면클릭하세요 . 
   • 확장: 이메일 전체 내용을 보려면 클릭하세요. 진행 중인 이메일 대화가 있는 경우 스레드 보기를 클릭하여 스레드의 모든 이메일을 볼 수 있습니다 .
   • 첨부 파일: 이 특정 이메일 발송과 관련된 첨부 파일을 열려면 클릭하세요 .