使用 HubSpot Sales Outlook 桌面附加元件的追蹤與記錄功能，監控並保存聯絡人與您電子郵件的互動紀錄。
本文說明如何使用 HubSpot Sales Outlook 桌面加載項追蹤與記錄電子郵件，該加載項目前處於維護模式。建議您改用HubSpot Sales Office 365 加載項，從 Outlook for Mac、PC 或 Outlook 網頁版追蹤與記錄電子郵件。瞭解如何使用 Office 365 加載項追蹤與記錄電子郵件。
請注意：由於微軟在新版 Outlook for Windows 中進行重大變更，HubSpot 將不再積極開發或改進HubSpot Sales Outlook 桌面加載項。雖然該加載項仍可在舊版 Outlook for Windows 中使用並持續獲得支援，但強烈建議您改為啟用HubSpot Sales Office 365 加載項。 若您正在使用 Outlook 桌面版加載項，切換至新版 Outlook for Windows 時，HubSpot Sales Office 365 加載項將自動安裝。更多詳情請參閱此 HubSpot 社群貼文。
理解電子郵件追蹤與記錄機制
開始使用前，請注意追蹤郵件與記錄郵件的差異：
請注意：若 您已在帳戶中啟用資料隱私設定，對於未提供合法資料處理依據的聯絡人，HubSpot Sales Outlook 附加元件將不會追蹤其郵件開啟與點擊行為。瞭解如何授予聯絡人資料處理的合法依據。
- 記錄：使用記錄功能將郵件副本存入 HubSpot 記錄。郵件附件亦會同步存入聯絡人記錄。記錄郵件可留存過往通訊紀錄，但無法提供開啟或點擊分析數據。
請注意：您可同時發送追蹤與記錄雙重功能的電子郵件，如此便能在 HubSpot 中完整記錄郵件往來與開啟資訊。
請注意：Outlook 桌面版附加元件將顯示於您在 Outlook 帳戶中設定的所有電子郵件地址。因此，只要開啟追蹤功能，從這些地址發送的郵件皆會被追蹤。若從其他額外郵件地址發送郵件，僅當該地址已連結至 HubSpot或在您的個人資料與偏好設定中新增為別名，且啟用記錄功能時，才會將郵件記錄至 HubSpot。
追蹤電子郵件
若要透過 PC 版 Outlook 桌面帳戶使用 Outlook 桌面加載項發送追蹤郵件：
- 登入您的 Outlook 帳戶。
- 撰寫新郵件。
- 輸入收件人、主旨及郵件內容。
- 在訊息功能區勾選「追蹤電子郵件」核取方塊，然後點擊「傳送」。
檢視追蹤郵件狀態
在聯絡人開啟郵件前，郵件主旨與收件者資訊將以「已發送」狀態顯示於 HubSpot活動動態。
當收件者開啟郵件時，您將收到桌面即時彈出通知，且活動動態中的郵件通知狀態將更新為「已開啟」。點擊聯絡人名稱下方的下拉式選單，即可查看收件者開啟郵件的精確時間，該選單同時會顯示聯絡人的活動歷史紀錄。
請注意：僅當您透過 Office 365 附加元件發送追蹤郵件，且已安裝HubSpot Sales Chrome 擴充功能時，才會顯示即時通知。若未啟用上述功能，您僅能在 HubSpot活動動態中查看相關活動紀錄。
深入了解電子郵件追蹤與銷售通知功能，以及如何關閉追蹤功能。
電子郵件記錄
需求
- 若要記錄電子郵件並從已記錄郵件新增聯絡人至 HubSpot，您在郵件客戶端發送郵件時使用的電子郵件地址必須符合以下任一條件：
- 若需從 HubSpot發送郵件回覆並 將收到的回覆記錄至 HubSpot，您必須擁有已連結的收件匣。
限制與注意事項
- 當記錄附帶檔案的電子郵件時，超過 50 MB 的附件將不會記錄至 HubSpot。您的郵件仍會送達聯絡人並記錄至 CRM，但附件將不包含在內。
- 您可在HubSpot 帳戶設定中指定永不記錄郵件的電子郵件地址與網域。亦可於 附加元件設定中新增這些電子郵件地址與網域 。
發送已記錄的電子郵件
若要透過 Outlook 桌面版帳戶在 PC 上使用 Outlook 桌面版增益集寄送記錄郵件：
- 在 Outlook 中撰寫新郵件。
- 輸入收件人、主旨欄位及郵件內容。
- 於訊息功能區中，點選「記錄至 CRM」。您的密件副本 (BCC) 收件者將自動填入BCC 欄位 。
- 您可選擇將郵件記錄至收件者對應的聯絡人記錄。
- 預設情況下，此增益集將自動選取聯絡人最近的三筆相關交易或工單記錄進行郵件記錄。
- 若需明確選擇記錄電子郵件的關聯記錄：
- 在「記錄至 CRM」核取方塊下方，點擊記錄下拉式 選單。
- 勾選欲記錄郵件之記錄旁的核取方塊。
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- 若您將電子郵件寄送給未儲存於 CRM 中的收件者，系統將建立新的聯絡人記錄。編輯關聯設定時，您將看到該聯絡人電子郵件地址。若不希望郵件記錄儲存至新聯絡人，請取消勾選此核取方塊。瞭解如何僅將郵件記錄儲存至現有聯絡人。
- 點擊「發送」。
您可在Outlook 桌面版附加元件設定中自訂電子郵件自動記錄至哪些關聯記錄。若使用行銷聯絡人，透過記錄郵件建立的新聯絡人將被設定為非行銷性質。
請注意：若透過記錄郵件建立新聯絡人，只要該聯絡人尚未指派擁有者，系統將自動將寄件的 HubSpot 使用者設為聯絡人擁有者。
在 HubSpot 中檢視已記錄的電子郵件
透過 Outlook 桌面加載項記錄至 HubSpot 的電子郵件，將自動關聯至您發送郵件前指定的記錄。
在 HubSpot 中檢視已記錄郵件：
- 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽至您的記錄：
- 聯絡人：{{ local.navContacts }}
- 公司：{{ local.navCompanies }}
- 交易：{{ local.navDeals }}
- 服務單：{{ local.navTickets }}
- 點擊記錄名稱。
- 在時間軸上定位已記錄的電子郵件。從該郵件中，您可執行以下操作：
- 釘選：點擊將電子郵件釘選至時間軸頂端。
- 複製連結：點擊複製記錄郵件的網址至剪貼簿。
- 回覆： 點擊 回覆 從 HubSpot 向聯絡人發送郵件回覆。
- 轉寄：點擊將電子郵件轉寄給其他聯絡人。
- 刪除：點擊此處可從時間軸中刪除該電子郵件活動。
- 詳細資訊：點擊 查看郵件發送的具體資訊。
- 關聯記錄：點擊 編輯關聯記錄。
- 展開：點擊查看電子郵件完整內容。若為持續進行的郵件對話，請點擊「檢視郵件串」查看 該串列中所有郵件。
- 附件：點擊 開啟與本次郵件發送相關的附件。
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