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使用HubSpot Sales Outlook桌面增益集追蹤和記錄電子郵件

上次更新時間: 一月 31, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

使用HubSpot Sales Outlook桌面增益集的追蹤和記錄功能,監控並記錄聯絡人與電子郵件的互動。 啟用追蹤功能後,您可以在聯絡人開啟電子郵件時收到即時通知。 您也可以選擇將電子郵件記錄到HubSpot中的客服案件記錄,以保留所有過去通訊的記錄,供團隊參考

您可以在活動摘要中查看開啟的電子郵件並點擊資訊;記錄的電子郵件會儲存到個別聯絡人記錄及其相關記錄中。

請注意:如果你已在帳戶中開啟資料私隱設定,法律團隊是決定公司如何使用電郵記錄和追蹤的最佳資源。 您也可以自訂擴充功能設定,針對特定訊息或特定聯絡人或電子郵件網域停用此功能。 任何未授予合法資料處理基礎的現有客服案件都將被匿名追蹤

在開始之前,請注意追蹤的電子郵件和記錄的電子郵件之間的區別:

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  • 日誌:使用日誌功能將電子郵件的副本記錄到HubSpot中的記錄。 電子郵件中包含的任何附件也會記錄在客服案件的記錄中。 記錄您的電子郵件,以記錄過去的溝通。 記錄的電子郵件無法讓您深入瞭解開啟或點擊的資訊。

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請注意,你可以傳送追蹤和記錄的電子郵件。 這樣,您就可以在HubSpot中記錄電子郵件通訊和開啟資訊。

本文介紹使用HubSpot Sales Outlook桌面增益集追蹤和記錄電子郵件。 如果您正在使用Office 365增益集,請參閱此指南瞭解如何使用Office 365增益集追蹤和記錄電子郵件:使用Office 365增益集追蹤和記錄電子郵件

請注意: Outlook桌面增益集會顯示在您在Outlook帳戶中設定的任何電子郵件地址中。 因此,從這些電子郵件地址發送的電子郵件將追蹤是否已啟用追蹤。 如果電子郵件地址已連接到HubSpot或在您的個人資料和偏好設定中新增為別名,則從其他電子郵件地址發送的電子郵件只會在啟用記錄時記錄到HubSpot。 

追蹤電子郵件

若要在電腦上從Outlook桌面帳戶使用Outlook桌面增益集傳送追蹤的電子郵件:

  • 登入您的Outlook帳戶。
  • 撰寫新電子郵件。
  • 輸入電子郵件收件人、主旨行和電子郵件正文。
  • 選取訊息功能區中的追蹤電子郵件核取方塊,然後按一下傳送。
HubSpot Help article screenshot

查看追蹤的電子郵件狀態

在聯絡人開啟電子郵件之前,電子郵件主旨行和收件人會在HubSpot的活動摘要中顯示為「已傳送」。

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當收件人開啟電子郵件時,您會在桌面上收到即時彈出通知,並在活動摘要中標記為「開啟」的電子郵件通知。 按一下聯絡人姓名下方的下拉式選單,即可查看收件人何時開啟您的電子郵件。 您還會在下拉式選單中看到客服案件的活動紀錄。

請注意:當您使用Office 365增益集傳送追蹤的電子郵件時,以及如果您已安裝HubSpot Sales Chrome擴充功能或HubSpot Sales for Windows磁碟匣應用程式(僅限Windows)時,即時通知將會顯示。 如果沒有,您只會在HubSpot活動摘要中看到活動。

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您也可以透過Chrome擴充功能或Windows系統匣應用程式,查看聯絡人與追蹤電子郵件的互動情況。 若要從Chrome擴充功能存取活動摘要,請按一下Chrome瀏覽器右上角的HubSpot鏈輪圖示鏈輪。 如果您已安裝Windows版HubSpot Sales ,請按一下Windows磁碟匣中的HubSpot鏈輪圖示鏈輪

深入瞭解電子郵件追蹤銷售通知,以及如何停用追蹤功能

記錄電子郵件

要記錄電子郵件並從記錄的電子郵件將新聯繫人添加到HubSpot ,您在電子郵件客戶端中發送的電子郵件地址必須是以下電子郵件地址之一:

您可以在HubSpot帳戶設定中指定絕不希望記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。 或者,您可以在增益集設定中新增這些電子郵件地址和網域。

請注意:超過50 MB的電子郵件附件將不會記錄到HubSpot。 您的電子郵件仍將成功傳送給聯絡人,並將記錄到CRM ,但沒有附件。 

若要在電腦上從Outlook桌面帳戶使用Outlook桌面增益集傳送記錄的電子郵件:

  • 在Outlook中撰寫新電子郵件。
  • 輸入電子郵件收件人、主旨行和電子郵件正文。
  • 在訊息功能區中,選取Log to CRM (記錄到CRM )。 您的密件抄送地址將自動填入「密件抄送」欄位。
HubSpot Help article screenshot
  • 您可以選擇將電子郵件記錄到電子郵件收件人的相關記錄中。
    • 根據預設,增益集會自動選取聯絡人的五個最近關聯的交易或票證記錄,以記錄電子郵件。 系統只會自動選擇開啟階段中的優惠或門票。
    • 若要明確選擇要記錄電子郵件的關聯記錄,請按照以下步驟操作:
      • 在「記錄到CRM」核取方塊下方,按一下記錄下拉式選單。 
      • 勾選要記錄電子郵件的記錄旁的核取方塊。
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      • 如果您要將電子郵件傳送給CRM中沒有聯絡人的收件人,系統會建立新的聯絡人記錄。 編輯關聯時,您會看到聯絡人的電子郵件地址清單。 如果您不希望電子郵件記錄到新的聯絡人記錄,請清除核取方塊。 瞭解如何只將電子郵件記錄到現有的聯絡人。 
  • 按一下傳送。

您可以在Outlook桌面增益集設定中自訂電子郵件自動登入的關聯記錄。 若您使用的是行銷聯絡人,系統會將記錄的電子郵件建立的新聯絡人設為非行銷聯絡人。 

請注意:如果透過記錄的電子郵件建立新聯絡人,只要未指派先前的所有者,傳送電子郵件的HubSpot使用者將自動指派為聯絡人所有者。 

在HubSpot中查看登錄的電子郵件

使用Outlook桌面增益集記錄到HubSpot的電子郵件將自動與您在傳送電子郵件之前指定的記錄相關聯。 若要在HubSpot中查看登入的電子郵件,請按照以下步驟操作:

若要在HubSpot中查看登入的電子郵件,請按照以下步驟操作:

  • 在您的HubSpot帳戶中,前往您的記錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「服務」>「服務票證」。
  • 按一下記錄的名稱。
  • 在時間軸上,找到記錄的電子郵件。 您可以透過電子郵件進行以下操作:
    1. 關聯的記錄:按一下以編輯關聯的記錄。 
    2. 釘選:如果是時間軸,按一下即可將電子郵件釘選到頂部。
    3. 刪除:按一下即可從時間軸中刪除電子郵件活動。
    4. 詳細資訊:按一下以查看有關電子郵件傳送的特定資訊。
    5. 展開:按一下以查看電子郵件的全文。 如果正在進行電子郵件對話,請點擊「查看對話紀錄」,查看對話紀錄中的所有電子郵件。
    6. 附件:按一下以開啟與此特定電子郵件傳送相關的附件。
    7. 回覆:點擊回覆,從HubSpot向聯絡人發送電子郵件回覆。 Logged-email-contact-record

請注意:若要從HubSpot傳送電子郵件回覆,並記錄HubSpot收到的回覆,您必須連接收件匣

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