Spor og log e-mails med HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Brug Track- og Log-funktionerne i HubSpot Sales Outlook desktop add-in til at overvåge og registrere dine kontakters engagement med dine e-mails. Når Track-funktionen er aktiveret, kan du modtage notifikationer i realtid, når en kontakt åbner din e-mail. Du kan også vælge at logge e-mailen til kontaktens post i HubSpot for at holde styr på al tidligere kommunikation, så dit team kan referere til den.

Bemærk venligst: På grund af de betydelige ændringer, som Microsoft har indført som en del af det nye Outlook for Windows, vil HubSpot ikke længere udvikle ny funktionalitet til HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Desktop add-in'en vil fortsat være understøttet, men det anbefales på det kraftigste, at du i stedet aktiverer HubSpot Sales web add-in. Læs mere i dette indlæg fra HubSpot Community.

Bemærk: Hvis du har slået databeskyttelsesindstillinger til på din konto, er dit juridiske team den bedste ressource til at afgøre, hvordan din virksomhed bruger e-mail-logning og -sporing. Du kan også tilpasse dine udvidelsesindstillinger for at deaktivere denne funktionalitet for en bestemt besked eller for bestemte kontakter eller e-maildomæner. Alle eksisterende kontakter, der ikke har givet et lovligt grundlag for databehandling, vil blive sporet anonymt.

Før du går i gang, skal du være opmærksom på forskellen mellem en sporet e-mail og en logget e-mail:

• Track: Brug track-funktionen til at overvåge, hvornår kontakter åbner dine e-mails. For at spore e-mails indsætter HubSpot et sporingsbillede pået pixel i e-mailen, når den er sendt. Hvis du bruger Chrome med HubSpot Sales Chrome-udvidelsen, modtager du en notifikation i realtid på dit skrivebord, når en kontakt åbner den sporede e-mail. Brugere med tildelte Sales Hub-betalingssæder kan også spore, når en modtager klikker på et link i e-mailen. Gratis brugere kan ikke spore klik. HubSpot registrerer sporede e-mailåbninger og -klik i aktivitetsfeedet og på postens tidslinje. Hvis du markererafkrydsningsfeltet Spor e-mail ,logges der ikke en kopi af e-mailen til posten i HubSpot .

• Log: Brug log-funktionen til at logge en kopi af en e-mail til en post i HubSpot. Eventuelle vedhæftede filer, der er inkluderet i e-mailen, logges også til kontaktens post. Log dine e-mails for at holde styr på tidligere kommunikation. Loggede e-mails giver dig ikke indsigt i åbne- eller klikoplysninger.

Husk, at du kan sende en e-mail, der både spores og logges. På den måde har du en optegnelse over e-mailkommunikationen og åbne oplysninger i HubSpot.

Denne artikel dækker sporing og logning af e-mails med HubSpot Sales Outlook desktop add-in.Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet, kan du lære, hvordan du sporer og logger e-mails med Office 365-tilføjelsesprogrammet i denne vejledning: Spor og log e-mails med Office 365-tilføjelsesprogrammet.

Bemærk: Outlook desktop add-in vises i enhver e-mailadresse, som du har oprettet i din Outlook-konto. Derfor vil e-mails, der sendes fra en af disse e-mailadresser, blive sporet, hvis sporing er aktiveret. E-mails, der sendes fra en ekstra e-mailadresse, logges kun til HubSpot, når logning er aktiveret, hvis e-mailadressen er forbundet til HubSpot eller tilføjet som et alias i din profil og dine præferencer.

Sporing af e-mails

Sådan sender du en sporet e-mail ved hjælp af Outlook desktop add-in fra din Outlook desktop-konto på en pc:

• Log ind på din Outlook-konto.
• Skriv en ny e-mail.
• Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
• Marker afkrydsningsfeltet Spor e-mail i meddelelsesbåndet, og klik derefter på Send.

Se status for den sporede e-mail

Før din kontakt åbner e-mailen, vil e-mailens emnelinje og modtager blive vist i dit aktivitetsfeed i HubSpot som Sendt.

Når modtageren åbner e-mailen, får du en pop op-meddelelse i realtid på dit skrivebord, og e-mailmeddelelsen markeres som Åben i dit aktivitetsfeed. Klik på rullemenuen under kontaktens navn for at se, hvornår modtageren åbnede din e-mail. Du vil også se en historik over kontaktens aktiviteter i dropdown-menuen.

Bemærk: notifikationer i realtid vises, når du sender sporede e-mails ved hjælp af Office 365 add-in, og hvis du har HubSpot Sales Chrome-udvidelsen. Hvis ikke, vil du kun se aktivitet i dit HubSpot-aktivitetsfeed.

Du kan også se, hvordan dine kontakter interagerer med dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke på HubSpot sprocket-ikonet sprocket i øverste højre hjørne af din Chrome-browser.

Læs mere om e-mailsporing og salgsmeddelelser, og hvordan du deaktiverer sporing.

Logning af e-mails

For at logge en e-mail og tilføje nye kontakter til HubSpot fra en logget e-mail, skal den e-mailadresse, du sender fra i din e-mailklient, være en af følgende:

• En bruger på din konto.
• En af dine tilsluttede e-mailadresser.
• Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din tilsluttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og dine præferencer).

Du kan angive e-mailadresser og domæner, som du aldrig vil logge e-mails for, i dine HubSpot-kontoindstillinger. Eller du kan tilføje disse e-mailadresser og domæner i dine add-in-indstillinger.

Bemærk venligst: Vedhæftede filer, der er større end 50 MB, vil ikke blive logget på HubSpot. Din e-mail vil stadig blive leveret til kontakten og vil blive logget til CRM, men uden en vedhæftet fil.

Sådan sender du en logget e-mail ved hjælp af Outlook desktop add-in fra din Outlook desktop-konto på en pc:

• Skriv en ny e-mail i Outlook.
• Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
• I meddelelsesbåndet skal du vælge Log to CRM. Din BCC-adresse vil automatisk blive udfyldt i BCC-feltet .

• Du kan vælge at logge e-mailen til e-mailmodtagernes tilknyttede poster.
  • Som standard vælger tilføjelsesprogrammet automatisk kontaktpersonens fem seneste tilknyttede aftale- eller billetposter til at logge e-mails til.
  • Hvis du udtrykkeligt vil vælge, hvilke tilknyttede poster e-mailen skal logges til:
    • Klik på rullemenuen Records under afkrydsningsfeltet Log to CRM .
    • Vælg afkrydsningsfelterne ud for de poster, som e-mailen skal logges til.

• • • Hvis du sender e-mailen til en modtager, som ikke er en kontakt i dit CRM, oprettes der en ny kontaktpost. Du vil se kontaktens e-mail på listen, når du redigerer associationerne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet, hvis du ikke ønsker, at e-mailen skal logges til den nye kontaktoptegnelse. Lær, hvordan du kun logger e-mails til eksisterende kontakter.
• Klik på Send.

Du kan tilpasse, hvilke tilknyttede poster dine e-mails automatisk logges til i indstillingerne for dit Outlook desktop add-in. Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt oprettet af en logget e-mail blive indstillet som ikke-marketing.

Bemærk: Hvis en ny kontakt oprettes via en logget e-mail, vil den HubSpot-bruger, der sendte e-mailen, automatisk blive tildelt som kontaktens ejer, så længe ingen tidligere ejer er blevet tildelt.

Se den loggede e-mail i HubSpot

E-mails, der logges til HubSpot ved hjælp af Outlook desktop add-in, vil automatisk blive knyttet til de poster, du angav, før du sendte e-mailen. For at se den loggede e-mail i HubSpot:

For at se den loggede e-mail i HubSpot:

• Gå ind på din HubSpot-konto og naviger til dine optegnelser:
  • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
  • Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
• Klik på navnet på posten.
• Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:
  
  1. Tilknyttede poster: Klik for at redigere de tilknyttede poster.
  2. Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen til toppen af tidslinjen.
  3. Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.
  4. Detaljer: Klik for at se specifikke oplysninger om e-mailafsendelsen.
  5. Udvid: Klik for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mail-samtale, kan du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
  6. Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.
  7. Svar: klik på Svar for at sende et e-mailsvar til kontakten fra HubSpot.

Bemærk: For at kunne sende e-mailsvar fra HubSpot og logge indgående svar til HubSpot, skal du have en tilsluttet indbakke.