Spor og log e-mails med HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Brugsporings- oglogfunktioneni HubSpot Sales Outlook-desktop-tilføjelsesprogrammet til at overvågeog registrere dine kontakters interaktion med dine e-mails. 

Denne artikel omhandler sporing og logning af e-mails med HubSpot Sales Outlook-desktop-tilføjelsesprogrammet, som er i vedligeholdelsestilstand. Det anbefales at bruge HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammettil at spore og logge e-mails fra Outlook til Mac, PC eller Outlook på internettet. Lær, hvordan du sporer og logger e-mails med Office 365-tilføjelsesprogrammet.

Bemærk: På grund af de betydelige ændringer, som Microsoft har indført som en del af detnye Outlook til Windows, vil HubSpot ikke længere aktivt udvikle eller forbedreHubSpot Sales Outlook-desktop-tilføjelsesprogrammet. SelvomHubSpot Sales Outlook-desktop-tilføjelsesprogrammet stadig er tilgængeligt i det gamle Outlook til Windows og fortsat vil blive understøttet, anbefales det stærkt, at du i stedet aktiverer HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet. Hvis du bruger Outlook-desktop-tilføjelsesprogrammet, installeres HubSpot Sales Office 365-tilføjelsesprogrammet automatisk, hvis du skifter til den nye Outlook til Windows. Få mere at vide i dette HubSpot Community-indlæg. 

Forstå sporing og logning af e-mails

Før du går i gang, skal du være opmærksom på forskellen mellem en sporet e-mail og en logget e-mail:

• Sporing:Brug sporingsfunktionen til at overvåge, hvornår kontakter åbner dine e-mails. For at spore e-mails indsætter HubSpotetsporingsbillede på én pixeli e-mailen, efter den er sendt. Hvisdu bruger Chrome medHubSpot Sales Chrome-udvidelsen, modtager du enrealtidsmeddelelsepå din desktop, når en kontakt åbner den sporede e-mail. Brugere medtildelte betalte Sales-pladserkan også spore, når en modtagerklikker på et linki e-mailen. Gratis brugerekan ikkespore klik. HubSpot registrerer sporede e-mail-åbninger og klik iaktivitetsfeeden og på postens tidslinje. Hvis du markererafkrydsningsfeltetSpor e-mail , logges der ikke en kopi af e-mailen til posten i HubSpot. 

Bemærk: Hvis du har aktiveret indstillingerne for databeskyttelse i din konto, sporer HubSpot Sales Outlook-tilføjelsesprogrammet ikke åbning af e-mails og klik for kontakter, der ikke har givet et lovligt grundlag for databehandling. Få mere at vide om at give kontakter et lovligt grundlag for databehandling. 

• Log: Bruglogfunktionen til at logge en kopi af en e-mail til en post i HubSpot. Eventuelle vedhæftede filer i e-mailen logges også til kontaktens post. Log dine e-mails for at gemme en oversigt over tidligere kommunikation. Loggede e-mails giver dig ikke indsigt i oplysninger om åbninger eller klik.

Husk, at du kan sende en e-mail, der både spores og logges. På den måde har du en oversigt over e-mailkommunikationen og åbne oplysninger i HubSpot.

Bemærk: Outlook-tilføjelsesprogrammet vises i alle e-mailadresser, du har oprettet i din Outlook-konto. Derfor spores e-mails, der sendes fra en af disse e-mailadresser, hvis sporing er aktiveret. E-mails, der sendes fra en ekstra e-mailadresse, logges kun i HubSpot, når logning er aktiveret, hvis e-mailadressen er forbundet til HubSpot eller tilføjet som et alias i din profil og dine præferencer.

Sporing af e-mails

Sådan sender du en sporet e-mail ved hjælp af Outlook-desktop-tilføjelsesprogrammet fra din Outlook-desktop-konto på en pc:

1. Log ind på din Outlook-konto.
2. Skriv en ny e-mail.
3. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailteksten.
4. Marker afkrydsningsfeltet Spor e-mail i meddelelsesbåndet, og klik derefter på Send.

Se status for den sporede e-mail

Inden din kontakt åbner e-mailen, vises e-mailens emnelinje og modtager i dit aktivitetsfeedi HubSpot somSendt.

Når modtageren åbner e-mailen, modtager du en pop op-meddelelse i realtid på din desktop, og e-mailmeddelelsen markeres som Åben idit aktivitetsfeed. Klik pårullemenuen under kontaktens navn for at se, hvornår modtageren åbnede din e-mail. Du vil også se en historik over kontaktens aktiviteter i rullemenuen.

Bemærk:Realtidsmeddelelser vises, når du sender sporede e-mails ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet, og hvis du harHubSpot Sales Chrome-udvidelsen. Hvis ikke, vil du kun se aktiviteten i dit HubSpot-aktivitetsfeed.

Få mere at vide ome-mail-sporingogsalgsnotifikationer, og hvordan du deaktiverer sporing.

Logning af e-mails

Krav

• For at logge en e-mail og tilføje nye kontakter til HubSpot fra en logget e-mail skal den e-mailadresse, du sender fra i din e-mailklient, være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine tilknyttede e-mailadresser.
  • Et alias i din e-mail-klient (enten et alias, der er konfigureret i din tilknyttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og præferencer).
• For at sende e-mail-svar fra HubSpot og logge indgående svar til HubSpot skal du have en tilknyttet indbakke.

Begrænsninger og overvejelser

• Når du logger en e-mail med en vedhæftet fil,loggesvedhæftede filer, der er større end 50 MB,ikketil HubSpot. Din e-mail leveres stadig til kontakten og logges til CRM, men uden vedhæftet fil.
• Du kan angive e-mailadresser og domæner, som du aldrig ønsker at logge e-mails for, i dine HubSpot-kontoindstillinger. Eller du kan tilføje disse e-mailadresser og domæner i dine tilføjelsesindstillinger.

Send en logget e-mail 

Sådan sender du en logget e-mail ved hjælp af Outlook-desktop-tilføjelsesprogrammet fra din Outlook-desktopkonto på en pc:

1. Skriv en ny e-mail i Outlook.
2. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailteksten.
3. VælgLog til CRM i meddelelsesbåndet. Din BCC-adresse udfyldes automatisk i BCC-feltet .

4. Du kan vælge at logge e-mailen til de tilknyttede poster for e-mailmodtagerne.
   • Som standard vælger tilføjelsesprogrammet automatisk kontaktens tre seneste tilknyttede aftale- eller billetposter, som e-mails skal logges til. 
   • Sådan vælger du eksplicit, hvilke tilknyttede poster e-mailen skal logges til:
     • Klik på rullemenuenmed poster under afkrydsningsfeltet Log til CRM. 
     • Markér afkrydsningsfelterne udfor de poster, som e-mailen skal logges til.

• • • Hvis du sender e-mailen til en modtager, der ikke er en kontakt i dit CRM, oprettes der en ny kontaktpost. Du kan se kontaktens e-mailadresse, når du redigerer tilknytningerne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet, hvisdu ikke ønsker, at e-mailen skal logges i den nye kontaktpost. Lær, hvordan du kun logger e-mails til eksisterende kontakter. 
    • Klik på Send.

Du kan tilpasse, hvilke tilknyttede poster dine e-mails automatisk logges til i dineOutlook-desktop-tilføjelsesindstillinger. Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt oprettet af en logget e-mail blive angivet som ikke-marketing. 

Bemærk:Hvis en ny kontakt oprettes via en logget e-mail, vil den HubSpot-bruger, der sendte e-mailen, automatisk blivetildelt som kontaktens ejer, så længe der ikke er tildelt en tidligere ejer. 

Se den loggede e-mail i HubSpot

E-mails, der logges i HubSpot ved hjælp af Outlook-desktop-tilføjelsesprogrammet, knyttes automatisk til de poster, du angav, før du sendte e-mailen. 

Sådan ser du den loggede e-mail i HubSpot:

1. Gå til dine poster i din HubSpot-konto:
   • Kontakter: {{ local.navContacts }}
   • Virksomheder: {{ local.navCompanies }}
   • Aftaler: {{ local.navDeals }}
   • Billetter: {{ local.navTickets }}
2. Klik på navnet på posten.
3. Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:
   
   • Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen øverst på tidslinjen.
   • Kopier link: Klik for at kopiere URL'en til den loggede e-mail til dit udklipsholder.
   • Svar: klik Svar for at sende et e-mail-svar til kontakten fra HubSpot.
   • Videresend: Klik for at videresende e-mailen til en anden kontakt. 
   • Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.
   • Detaljer: Klik for at se specifikke oplysninger om den sendte e-mail.
   • Tilknyttede poster: Klik for at redigere de tilknyttede poster. 
   • Udvid: Klik for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mail-korrespondance, skal du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
   • Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er tilknyttet denne specifikke e-mail.