Seuraa ja kirjaa sähköpostit HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennuksen avulla.

Käytä HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennuksenseuranta- jalokitoimintojaseurataja tallentaa yhteystietojesi vuorovaikutusta sähköposteihisi. 

Tässä artikkelissa käsitellään sähköpostien seurantaa ja kirjaamista HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennuksella, joka on huoltotilassa. On suositeltavaa käyttää HubSpot Sales Office 365 -laajennustasähköpostien seurantaan ja kirjaamiseen Outlook for Mac-, PC- tai Outlook-selaimissa. Opi seuraamaan ja kirjaamaan sähköposteja Office 365 -laajennuksella.

Huomaa: Microsoftinuuden Outlook for Windows-sovelluksen yhteydessä tekemien merkittävien muutosten vuoksi HubSpot ei enää kehitä tai paranna aktiivisestiHubSpot Sales Outlook -työpöytäsovellusta. VaikkaHubSpot Sales Outlook -työpöytäsovellus on edelleen käytettävissä vanhassa Outlook for Windows -sovelluksessa ja sitä tuetaan edelleen, suosittelemme, että otat sen sijaan käyttöön HubSpot Sales Office 365 -lisäosan. Jos käytät Outlook-työpöytäsovellusta, HubSpot Sales Office 365 -lisäosa asennetaan automaattisesti, kun siirryt uuteen Outlook for Windows -sovellukseen. Lisätietoja on tässä HubSpot-yhteisön viestissä. 

Ymmärrä sähköpostien seuranta ja kirjaaminen

Ennen kuin aloitat, ota huomioon ero seurattavan sähköpostin ja kirjattavan sähköpostin välillä:

• Seuranta:käytä seurantatoimintoa tarkkailemaan, milloin yhteystiedot avaavat sähköpostisi. Sähköpostien seurantaa varten HubSpot lisääyhden pikselin seurantakuvansähköpostiin sen lähettämisen jälkeen. Joskäytät Chromea jaHubSpot Sales Chrome -laajennusta, saatreaaliaikaisen ilmoituksentyöpöydällesi, kun yhteyshenkilö avaa seurattavan sähköpostin. Käyttäjät, joillaon maksullinen Sales-lisenssi,voivat myös seurata, milloin vastaanottajanapsauttaasähköpostiviestissäolevaa linkkiä. Ilmaiskäyttäjäteivät voiseurata napsautuksia. HubSpot tallentaa seurattujen sähköpostiviestien avaamiset ja napsautuksetaktiviteettisyötteeseen ja tietueen aikajanalle.Sähköpostin seuranta -valintaruudun valitseminen ei kirjaa kopiota sähköpostiviestistä HubSpotin tietueeseen. 

Huomaa: jos olet ottanut käyttöön tietosuoja-asetukset tililläsi, HubSpot Sales Outlook -lisäosa ei seuraa sähköpostien avaamista ja klikkauksia kontaktien osalta, jotka eivät ole antaneet laillista perustetta tietojen käsittelylle. Lue lisää laillisen perustan myöntämisestä kontakteille tietojen käsittelyä varten. 

• Lokit: käytälokitoimintoa tallentaaksesi kopion sähköpostista HubSpotin tietueeseen. Sähköpostin liitteet tallennetaan myös kontaktin tietueeseen. Tallenna sähköpostisi, jotta voit pitää kirjaa aiemmasta viestinnästä. Tallennetut sähköpostit eivät anna sinulle tietoa avaamisista tai napsautuksista.

Muista, että voit lähettää sähköpostin, joka sekä seurataan että kirjataan. Näin saat HubSpotista kirjanpidon sähköpostiviestinnästä ja avaustiedoista.

Huomaa: Outlook-työpöytäsovellus näkyy kaikissa sähköpostiosoitteissa, jotka olet määrittänyt Outlook-tililläsi. Siksi näistä sähköpostiosoitteista lähetetyt sähköpostit seurataan, jos seuranta on otettu käyttöön. Lisäsähköpostiosoitteesta lähetetyt sähköpostit kirjataan HubSpotiin vain, jos kirjautuminen on otettu käyttöön ja sähköpostiosoite on yhdistetty HubSpotiin tai lisätty aliaksena profiiliisi ja asetuksiisi.

Sähköpostien seuranta

Voit lähettää seurattavan sähköpostin Outlook-työpöytäsovelluksen lisäosan avulla Outlook-työpöytätililtäsi PC:llä seuraavasti:

1. Kirjaudu Outlook-tiliisi.
2. Kirjoita uusi sähköposti.
3. Syötä sähköpostin vastaanottaja, otsikko ja teksti.
4. Valitse viestin nauhassa Track Email (Seuraa sähköpostia) -valintaruutu ja napsauta sitten Send(Lähetä).

Seuraa seurattavan sähköpostin tilaa

Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin otsikkokenttä ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyötteessäLähetetty-merkinnällä.

Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi ja sähköpostiviesti merkitään avatuksi aktiviteettisyötteessäsi. Napsauta yhteyshenkilön nimen alla olevaaavattavaa valikkoa nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Avattavassa valikossa näkyy myös yhteyshenkilön aktiviteettien historia.

Huomaa:reaaliaikaiset ilmoitukset näkyvät, kun lähetät seurattavia sähköposteja Office 365 -lisäosan avulla ja jos sinulla onHubSpot Sales Chrome -laajennus. Muussa tapauksessa näet aktiviteetin vain HubSpot-aktiviteettisyötteessäsi.

Lue lisääsähköpostien seurannastajamyynti-ilmoituksista sekä seurannan poistamisesta käytöstä.

Sähköpostien kirjaaminen

Vaatimukset

• Jos haluat kirjata sähköpostin ja lisätä uusia yhteystietoja HubSpotiin kirjattujen sähköpostien perusteella, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköpostin, on oltava jokin seuraavista:
  • Käyttäjä tililläsi.
  • Yksi liitetyistä sähköpostiosoitteistasi.
  • Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty liitetyssä Gmail-postilaatikossasi, tai alias, joka on lisätty profiiliisi ja asetuksiisi).
• Voit lähettää sähköpostivastauksia HubSpotista ja kirjata saapuvat vastaukset HubSpotiin, jos sinulla on liitetty postilaatikko.

Rajoitukset ja huomioitavaa

• Kun kirjaat sähköpostin, jossa on liitetiedosto, yli 50 Mt:n liitetiedostoteivätkirjaudu HubSpotiin. Sähköpostisi toimitetaan edelleen yhteyshenkilölle ja kirjataan CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa.
• Voit määrittää HubSpot-tilisi asetuksissa sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköposteja et halua koskaan tallentaa. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset lisäosan asetuksiin.

Lähetä kirjattu sähköposti 

Voit lähettää kirjattua sähköpostia Outlook-työpöytäsovelluksen lisäosan avulla Outlook-työpöytätililtäsi PC:llä seuraavasti:

1. Kirjoita uusi sähköpostiviesti Outlookissa.
2. Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikko ja teksti.
3. Valitse viestin valikostaKirjaa CRM:ään. BCC-osoitteesi täyttyy automaattisesti BCC-kenttään .

4. Voit valita, tallennetaanko sähköposti sähköpostin vastaanottajien liitetyihin tietueisiin.
   • Oletusarvoisesti lisäosa valitsee automaattisesti kontaktin kolme viimeisintä liitännäistä kauppa- tai tikettitietuetta, joihin sähköpostit kirjataan. 
   • Jos haluat valita nimenomaisesti, mihin liitännäisiin tietueisiin sähköposti kirjataan:
     • Napsauta CRM:ään kirjaa -valintaruudunalla olevaatietueiden avattavaa valikkoa. 
     • Valitse niiden tietueiden valintaruudut, joihinsähköposti kirjataan.

• • • Jos lähetät sähköpostin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystietosi CRM-järjestelmässä, luodaan uusi yhteystietotietue. Näet yhteystiedon sähköpostiosoitteen, kun muokkaat yhdistämisiä. Poista valintaruutu, joset halua, että sähköpostia kirjataan uuteen yhteystietotietueeseen. Opi kirjaamaan sähköpostit vain olemassa oleviin yhteystietoihin. 
    • Napsauta Lähetä.

Voit mukauttaa, mihin liitännäisiin tietueisiin sähköpostisi kirjataan automaattisestiOutlook-työpöytäsovelluksen lisäosan asetuksissa. Jos käytät markkinointikontakteja, kirjattu sähköposti luo uuden kontaktin, joka määritetään ei-markkinointikontaktiksi. 

Huomaa:jos uusi yhteyshenkilö luodaan kirjatun sähköpostin kautta, sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjämääritetään automaattisestiyhteyshenkilön omistajaksi, ellei aiempaa omistajaa ole määritetty. 

Tarkastele kirjattua sähköpostia HubSpotissa

Sähköpostit, jotka kirjataan HubSpotiin Outlook-työpöytäsovelluksen avulla, liitetään automaattisesti tietoihin, jotka olet määrittänyt ennen sähköpostin lähettämistä. 

Voit tarkastella kirjautunutta sähköpostia HubSpotissa seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi tietoihisi:
   • Yhteystiedot: {{ local.navContacts }}
   • Yritykset: {{ local.navCompanies }}
   • Kaupat: {{ local.navDeals }}
   • Tiketit: {{ local.navTickets }}
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Etsi aikajanalla kirjattu sähköposti. Sähköpostista voit tehdä seuraavia asioita:
   
   • Kiinnitä: napsauta kiinnittääksesi sähköpostin aikajanan yläreunaan.
   • Kopioi linkki: napsauta kopioidaksesi kirjatun sähköpostin URL-osoitteen leikepöydälle.
   • Vastaa: napsauta Vastaa lähettääksesi sähköpostivastauksen yhteyshenkilölle HubSpotista.
   • Välitä: napsauta välittääksesi sähköpostin toiselle yhteyshenkilölle. 
   • Poista: napsauta poistaaksesi sähköpostitoiminnon aikajanasta.
   • Tiedot: napsauta nähdäksesi sähköpostin lähettämistä koskevat tiedot.
   • Liittyvät tietueet: napsauta muokataksesi liittyviä tietueita. 
   • Laajenna: napsauta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos kyseessä on jatkuva sähköpostikeskustelu, napsauta Näytä ketju nähdäksesi kaikki ketjun sähköpostit.
   • Liitteet: napsauta avataksesi tähän sähköpostiviestiin liittyvät liitteet.