Seuraa ja kirjaa sähköpostit HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennuksen avulla.

Käytä HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennuksen Seuranta- ja Loki-ominaisuuksia seurataksesi ja pitääksesi kirjaa siitä, miten yhteyshenkilösi ovat sitoutuneet sähköposteihisi. Kun Seuranta-ominaisuus on käytössä, voit saada reaaliaikaisia ilmoituksia, kun yhteyshenkilö avaa sähköpostisi. Voit myös valita sähköpostin kirjaamisen yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa, jotta tiimisi voi pitää kirjaa kaikesta aiemmasta viestinnästä.

Huomaa: Microsoftin uuden Outlook for Windows-ohjelman merkittävien muutosten vuoksi HubSpot ei enää kehitä uusia toimintoja HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennukseen. Työpöytälaajennus säilyy tuettuna, mutta on erittäin suositeltavaa, että aktivoit sen sijaan HubSpot Sales -verkkolisäosan. Lue lisää tästä HubSpot Communityn julkaisusta.

Huomaa: jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, lakitiimisi on paras resurssi määrittämään, miten yrityksesi käyttää sähköpostin kirjaamista ja seurantaa. Voit myös mukauttaa laajennusasetuksiasi ja poistaa tämän toiminnon käytöstä tietyn viestin tai tiettyjen yhteystietojen tai sähköpostialueiden osalta. Kaikkia olemassa olevia yhteystietoja, jotka eivät ole antaneet laillista perustetta tietojenkäsittelylle, seurataan anonyymisti.

Ennen kuin aloitat, huomaa ero seuratun sähköpostin ja kirjatun sähköpostin välillä:

• Seuranta: Seurantaominaisuuden avulla voit seurata, milloin yhteystiedot avaavat sähköpostisi. Sähköpostien seuraamiseksi HubSpot lisää sähköpostiin yhden pikselin seurantakuvan sen lähettämisen jälkeen. Jos käytät Chromea HubSpot Sales Chrome -laajennuksen kanssa,saat työpöydällesireaaliaikaisen ilmoituksen, kun kontakti avaa seuratun sähköpostin. Käyttäjät, joille on osoitettu Sales Hubin maksulliset paikat, voivat myös seurata, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostin linkkiä. Ilmaiskäyttäjät eivät voi seurata klikkauksia. HubSpot tallentaa seuratut sähköpostin avaukset ja napsautukset aktiviteettisyötteeseen ja tietueen aikajanalle. Sähköpostin seuranta -valintaruudun valitseminen ei kirjaa kopiota sähköpostista HubSpotin tietueeseen.

• Loki: käytä lokiominaisuutta kirjaamaan kopio sähköpostista HubSpotin tietueeseen. Kaikki sähköpostin liitteet kirjautuvat myös yhteyshenkilön tietueeseen. Loggaa sähköpostit, jotta voit pitää kirjaa aiemmasta viestinnästä. Lokitetut sähköpostit eivät anna sinulle tietoa avattuihin tai napsautustietoihin.

Muista, että voit lähettää sähköpostiviestin, jota sekä seurataan että kirjataan. Näin sinulla on kirjaus sähköpostiviestinnästä ja avoimista tiedoista HubSpotissa.

Tässä artikkelissa käsitellään sähköpostien seurantaa ja kirjaamista HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennuksen avulla.Jos käytät Office 365 -lisäosaa, tässä oppaassa kerrotaan, miten sähköposteja seurataan ja kirjataan Office 365 -lisäosan avulla: Seuraa ja kirjaa sähköpostit Office 365 -lisäosan avulla.

Huomaa: Outlook-työpöytälaajennus näkyy missä tahansa sähköpostiosoitteessa, jonka olet määrittänyt Outlook-tilillesi. Näin ollen mistä tahansa näistä sähköpostiosoitteista lähetetyt sähköpostit seurataan, jos seuranta on käytössä. Lisäsähköpostiosoitteesta lähetetyt sähköpostit kirjautuvat HubSpotiin vain, kun kirjaaminen on käytössä, jos sähköpostiosoite on liitetty HubSpotiin tai lisätty aliakseksi profiilissasi ja asetuksissasi.

Seuranta sähköpostit

Seuratun sähköpostiviestin lähettäminen Outlookin työpöytälaajennuksen avulla Outlook-työpöytätililtäsi tietokoneella:

• Kirjaudu sisään Outlook-tilillesi.
• Laadi uusi sähköposti.
• Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
• Valitse viestin nauhassa Sähköpostin seuranta -valintaruutu ja napsauta sitten Lähetä.

Tarkastele seuratun sähköpostin tilaa

Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin aihe ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyötteessäsi nimellä Lähetetty.

Kun vastaanottaja avaa sähköpostiviestin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi ja sähköposti-ilmoituksen, joka on merkitty Avoinna -merkinnällä aktiviteettisyötteeseesi. Napsauta yhteystiedon nimen alla olevaa pudotusvalikkoa nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostiviestisi. Näet myös yhteystiedon toimintojen historian lueteltuna pudotusvalikossa.

Huomaa: reaaliaikaiset ilmoitukset näkyvät, kun lähetät seurattuja sähköposteja Office 365 -lisäosan avulla ja jos sinulla on HubSpot Sales Chrome -laajennus. Jos sinulla ei ole sitä, näet toiminnan vain HubSpotin aktiviteettisyötteessä.

Voit myös nähdä, miten yhteystietosi suhtautuvat seurattuihin sähköposteihin Chrome-laajennuksen avulla. Pääset aktiivisuussyötteeseesi Chrome-laajennuksen kautta napsauttamalla HubSpotin hammasratas-kuvaketta sprocket Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa.

Lisätietoja sähköpostiseurannasta ja myynti-ilmoituksista sekä seurannan poistamisesta käytöstä.

Sähköpostien kirjaaminen

Jos haluat kirjauttaa sähköpostin ja lisätä uusia yhteystietoja HubSpotiin kirjautuneesta sähköpostista, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköpostia sähköpostiohjelmassasi, on oltava jokin seuraavista:

• Tilisi käyttäjä.
• Yksi yhdistetyistä sähköpostiosoitteistasi.
• Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoosi, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias).

Voit määrittää HubSpot-tilisi asetuksissa sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköpostiviestejä et halua koskaan kirjata. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset lisäosan asetuksissa.

Huomaa: yli 50 Mt:n sähköpostiliitteet eivät kirjaudu HubSpotiin. Sähköpostisi toimitetaan silti onnistuneesti yhteyshenkilölle ja kirjautuu CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa.

Voit lähettää kirjautuneen sähköpostin Outlookin työpöytälaajennuksen avulla Outlook-työpöytätililtäsi tietokoneella:

• Laadi uusi sähköposti Outlookissa.
• Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
• Valitse viestinauhassa Kirjaudu CRM:ään. BCC-osoitteesi täyttyy automaattisesti BCC-kenttään .

• Voit valita, kirjataanko sähköpostiviesti sähköpostin vastaanottajien tietueisiin.
  • Oletusarvoisesti lisäosa valitsee automaattisesti yhteystiedon viisi viimeisintä siihen liittyvää kauppa- tai lipputietuetta, joihin sähköpostiviestit kirjataan.
  • Voit valita nimenomaisesti, mihin liitettyihin tietueisiin sähköposti kirjataan:
    • Log to CRM -valintaruudun alapuolella napsauta tietueiden pudotusvalikkoa.
    • Valitse niiden tietueiden vieressä olevat valintaruudut , joihin sähköposti kirjataan.

• • • Jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystietona CRM:ssäsi, luodaan uusi yhteystieto. Näet yhteyshenkilön sähköpostin listattuna, kun muokkaat yhdistyksiä. Poista valintaruudun valinta, jos et halua sähköpostin kirjautuvan uuteen yhteystietueeseen. Lue, miten sähköpostit kirjautuvat vain olemassa oleviin yhteystietoihin.
• Napsauta Lähetä.

Voit mukauttaa Outlookin työpöydän lisäosan asetuksissa, mihin sähköpostitietueisiin ne kirjataan automaattisesti. Jos käytät markkinointiyhteystietoja, kirjatun sähköpostin luoma uusi yhteyshenkilö asetetaan muuksi kuin markkinointiyhteystiedoksi.

Huomaa: jos uusi yhteyshenkilö luodaan kirjautuneella sähköpostilla, sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteyshenkilön omistajaksi, jos edellistä omistajaa ei ole määritetty.

Näytä kirjautunut sähköposti HubSpotissa

Sähköpostit, jotka kirjautuvat HubSpotiin Outlookin työpöytälaajennuksen avulla, liitetään automaattisesti tietueisiin, jotka määrittelit ennen sähköpostin lähettämistä. Näet kirjautuneen sähköpostin HubSpotissa:

Nähdäksesi kirjautuneen sähköpostin HubSpotissa:

• Siirry HubSpot-tililläsi tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Tarjoukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi aikajanalta kirjautunut sähköposti. Voit tehdä sähköpostista seuraavat toimet:
  
  1. Liitetyt tietueet: Muokkaa liitettyjä tietueita napsauttamalla.
  2. Kiinnitä: Kiinnitä sähköpostiviesti aikajanan yläreunaan napsauttamalla sitä.
  3. Poista: Poista sähköpostitoiminto aikajanalta napsauttamalla sitä.
  4. Yksityiskohdat: napsauttamalla tätä voit tarkastella sähköpostin lähetyksen erityistietoja.
  5. Laajenna: napsauta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, voit tarkastella kaikkia viestiketjun sähköpostiviestejä napsauttamalla Näytä viestiketju .
  6. Liitetiedostot: napsauttamalla voit avata kyseiseen sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot.
  7. Vastaa: napsauta Vastaa, jos haluat lähettää HubSpotista sähköpostivastauksen yhteystiedolle.

Huomaa: jotta voit lähettää sähköpostivastauksia HubSpotista ja kirjata saapuvat vastaukset HubSpotiin, sinulla on oltava yhdistetty postilaatikko.