使用 HubSpot 销售 Outlook 桌面插件跟踪和记录电子邮件

使用 HubSpot Sales Outlook 桌面加载项的跟踪和记录功能，监控并保存联系人对您邮件的互动记录。 

本文介绍如何使用处于维护模式的HubSpot Sales Outlook桌面插件追踪和记录邮件。建议通过HubSpot Sales Office 365插件在Outlook for Mac、PC或Outlook网页版中追踪和记录邮件。了解如何使用Office 365插件追踪和记录邮件。

请注意：由于微软在新版Outlook for Windows中引入重大变更，HubSpot将不再积极开发或改进HubSpot Sales Outlook桌面插件。虽然该插件在旧版Outlook for Windows中仍可使用且持续获得支持，但强烈建议您转而启用HubSpot Sales Office 365插件。 若您正在使用 Outlook 桌面加载项，切换至新版 Outlook for Windows 时，HubSpot Sales Office 365加载项将自动安装。更多详情请参阅此 HubSpot 社区帖子。 

理解邮件追踪与记录机制

开始前请注意：

• 追踪功能：通过追踪功能监控联系人打开邮件的时间。邮件发送后，HubSpot会在邮件中插入1像素追踪图片。若您使用Chrome浏览器并安装HubSpot Sales Chrome扩展程序，当联系人打开追踪邮件时， 您将在桌面端 收到实时通知。拥有销售付费席位的用户还可追踪收件人点击邮件内链接的行为。免费用户无法追踪点击。HubSpot会在活动信息流和记录时间轴中记录邮件的打开与点击行为。勾选"追踪邮件 "复选框不会将邮件副本记录到HubSpot记录中。 

请注意：若 您已在账户中启用数据隐私设置，对于未提供合法数据处理依据的联系人，HubSpot Sales Outlook插件将不会追踪其邮件打开和点击行为。了解如何为联系人授予数据处理的合法依据。 

• 日志：使用日志功能将邮件副本记录至HubSpot记录。邮件附件也将同步记录至联系人记录。通过日志功能可保存历史沟通记录，但无法获取邮件打开或点击数据。

请注意：您可同时发送被追踪和被记录的邮件。这样您就能在 HubSpot 中获得邮件通信记录和打开信息。

请注意：Outlook桌面插件将出现在您Outlook账户中设置的所有邮箱地址中。因此，当启用追踪功能时，从这些邮箱地址发送的邮件均会被追踪。若需对其他邮箱地址发送的邮件进行日志记录，需满足以下条件：该邮箱地址需已连接至HubSpot，或在您的个人资料与偏好设置中添加为别名。

邮件追踪

在PC端Outlook桌面账户使用Outlook桌面插件发送可追踪邮件：

1. 登录您的 Outlook 账户。
2. 撰写新邮件。
3. 输入收件人、主题行及邮件正文。
4. 在邮件功能区勾选"跟踪邮件"复选框，然后点击发送。

查看邮件追踪状态

在联系人打开邮件前，邮件主题行和收件人信息将以"已发送"状态显示在HubSpot活动信息流中。

当收件人打开邮件时，您将在桌面端收到实时弹窗通知，且活动信息流中的邮件状态将更新为"已打开"。点击联系人姓名下方的下拉菜单可查看具体打开时间，该菜单同时显示该联系人的历史活动记录。

请注意：仅当您通过Office 365插件发送可追踪邮件，且已安装HubSpot Sales Chrome扩展程序时，才会显示实时通知。否则您仅能在HubSpot活动信息流中查看相关动态。

了解更多关于邮件追踪与销售通知的信息，以及如何关闭追踪功能。

邮件日志记录

要求

• 若需记录邮件并从记录邮件中向HubSpot添加新联系人，您在邮件客户端的发送地址必须符合以下条件之一：
  • 您账户中的用户。
  • 您关联的电子邮件地址之一。
  • 您邮件客户端中的别名（包括已配置在关联Gmail收件箱中的别名，或添加至" 个人资料与偏好设置"的别名）。
• 若需通过HubSpot发送邮件回复并记录收到的回复，您必须拥有已连接的收件箱。

限制与注意事项

• 当记录带附件的邮件时，大于50MB的附件将不会同步至HubSpot。邮件仍会正常发送至联系人并记录至CRM系统，但附件信息不会同步。
• 您可以在HubSpot账户设置中指定永远不记录其邮件的电子邮件地址和域名。或者，您也可以在 附加组件设置中添加这些电子邮件地址和域名 。

发送已记录邮件 

要在 PC 端的 Outlook 桌面账户中使用 Outlook 桌面加载项发送记录邮件：

1. 在 Outlook 中撰写新邮件。
2. 输入收件人、主题行和邮件正文。
3. 在邮件功能区中选择"记录到CRM"。您的密件抄送地址将自动填入密件抄送字段 。

4. 您可选择将邮件记录至收件人关联的客户记录。
   • 默认情况下，插件将自动选择联系人最近关联的三条交易或工单记录进行邮件记录。 
   • 若需手动选择关联记录：
     • 在"记录到CRM"复选框下方，点击记录下拉 菜单。 
     • 勾选要记录邮件的记录旁边的复选框。

• • • 若邮件收件人未在您的CRM中建立联系人记录，系统将自动创建新联系人。编辑关联关系时，您将看到该联系人的邮箱地址。若不希望邮件记录关联至新联系人，请取消勾选对应复选框。了解如何仅将邮件记录关联至现有联系人。 
    • 点击发送。

您可在Outlook桌面插件设置中自定义邮件自动记录关联的记录类型。若使用营销联系人，通过记录邮件创建的新联系人将默认设置为非营销联系人。 

请注意：若通过日志邮件创建新联系人，发送邮件的HubSpot用户将自动成为该联系人所有者（前提是该联系人此前未被分配所有者）。 

在 HubSpot 中查看已记录邮件

通过Outlook桌面插件记录至HubSpot的邮件将自动关联至您发送邮件前指定的记录。 

在HubSpot查看已记录邮件：

1. 在您的HubSpot账户中，导航至您的记录：
   • 联系人：{{ local.navContacts }}
   • 公司：{{ local.navCompanies }}
   • 交易：{{ local.navDeals }}
   • 工单：{{ local.navTickets }}
2. 点击记录名称。
3. 在时间轴上定位已记录的邮件。通过该邮件可执行以下操作：
   
   • 固定：点击将邮件固定在时间轴顶部。
   • 复制链接：点击将记录邮件的URL复制到剪贴板。
   • 回复： 点击 回复 通过HubSpot向联系人发送邮件回复。
   • 转发：点击转发邮件至其他联系人。 
   • 删除：点击可从时间轴中删除该邮件活动。
   • 详细信息：点击 查看邮件发送的具体信息。
   • 关联记录：点击 编辑关联记录。 
   • 展开：点击查看邮件全文。若存在持续邮件对话，点击查看对话串可查看 该对话串中的所有邮件。
   • 附件：点击 可打开与本次邮件发送关联的附件。