Hallitse tietojen tietosuoja-asetuksia HubSpot-tililläsi

Yksityisyyden suojaa koskevat lait, kuten yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), ovat olemassa yksilöiden tietojen suojelun parantamiseksi. Nämä lait lisäävät myös henkilötietoja keräävien tai käsittelevien organisaatioiden velvoitteita.

Tietosuoja-asetukset tarjoavat keskitetyn sijainnin sellaisten ominaisuuksien käyttöönotolle, jotka tukevat sääntöjen noudattamiseen tähtääviä toimia koko tililläsi.

Huomaa: vaikka nämä ominaisuudet ovat HubSpotissa, lakitiimisi on paras resurssi antamaan neuvoja sääntöjen noudattamisesta juuri sinun tilanteessasi.

Tietosuoja-asetusten ottaminen käyttöön

Voit ottaa tilisi tietosuoja-asetukset käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemmanpuoleisesta sivupalkin valikosta Privacy & Consent.
3. Ota tietosuoja-asetukset käyttöön kytkemälläTietosuoja-asetukset-kytkin päälle. Valitse valintaikkunassa Kyllä, ota tietosuoja-asetukset käyttöön.
   
   
4. Jos haluat lähettää markkinointisähköposteja vain yhteystietoihin, joilla on suostumus viestintään, kytke Send emails to contacts with legal basis -kytkin päälle. Valitse valintaikkunassa Vahvista. Tätä suositellaan Euroopassa GDPR:n ja muiden tietosuojalakien noudattamiseksi.
5. Jos Send emails to contacts with legal basis (Lähetä sähköpostiviestejä yhteystiedoille, joilla on oikeusperusta ) on kytketty päälle, voit muuttaa asiakastukikyselysähköpostiviestien oletusarvoisen oikeusperustan viestinnälle kohdassa Aseta perustelut yhteystietojesi asiakastukikyselyjen lähettämiselle:
   • Napsauta Päivitä oikeusperusta.
   • Napsauta valintaikkunassa pudotusvalikkoa Kyselyjen oletusoikeudellinen peruste ja valitse vaihtoehto.
   • Kirjoita selitys luvan tai suostumuksen selitys -kenttään.
   • Napsauta Tallenna.

Tililläsi tapahtuu seuraavaa, kun tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön. Tietyissä tapauksissa sinun on tehtävä manuaalisia muokkauksia olemassa olevaan sisältöön.

• Evästeiden suostumusbanneri on otettu käyttöön. Voit tehdä muutoksia napsauttamalla Muokkaa suostumusbanneria.
• Uudet luodut lomakkeet sisältävät tietosuojaosion lomakkeiden alatunnisteessa. Lisää olemassa oleviin lomakkeisiin ilmoitus- ja suostumustiedot kullekin lomakkeelle.
• Kokoussivut sisältävät tietosuojaosion. Napsauta Näytä kokoussivut nähdäksesi, mitkä kokoukset eivät sisällä tietosuojaosiota koskevaa osiota, jolloin voit lisätä tietosuojaa koskevat tiedot manuaalisesti.
• Aikataulusivut sisältävät ilmoitus/suostumusviestit. Aikataulusivuja, jotka on luotu ennen kuin tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön, ei päivitetä, joten ne on päivitettävä manuaalisesti viestien sisällyttämiseksi.
• Peruutuslinkit otetaan käyttöön myyntiä koskevissa yksittäis- ja sarjasähköpostiviesteissä käyttäjille, joilla niitä ei ole vielä käytössä.
• Jos käytät HubSpot Sales -laajennusta tai -lisäosaa, yhteystietueissa näkyvät bannerit, jotka ilmoittavat, jos yhteystiedolla ei ole oikeusperustaa käsittelyyn.
• Voit lisätä viestintäsuostumuksen ja käsittelyn oikeusperustan yhteystietoihin luettelotuonnin, massamuokkauksen tai manuaalisen yhteystiedon luomisen kautta.
• Sähköpostienseurantaa (avaukset ja napsautukset) ei lisätä yhteystietoihin, joilla ei ole oikeusperustaa.

Ota tietosuoja-asetukset pois käytöstä

EU-tilien osalta (eli tietojen tallennus sijaitsee EU:ssa) tietosuoja-asetukset ovat oletusarvoisesti päällä. On suositeltavaa pitää asetukset päällä, jotta tilisi pysyy GDPR:n mukaisena, mutta voit tarvittaessa ottaa ne pois käytöstä.

Tietosuoja-asetusten kytkeminen pois päältä tililläsi:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemmanpuoleisesta sivupalkin valikosta Tietosuoja ja suostumus.
3. Jos haluat poistaa tietosuoja-asetukset käytöstä, kytke Tietosuoja-asetukset-kytkin pois päältä.
4. Tarkista valintaikkunassa tililläsi tapahtuvat muutokset ja vahvista sitten valitsemalla Ota tietosuoja-asetukset pois käytöstä .

Huomaa: Jos otat tietosuoja-asetukset pois käytöstä, evästeiden suostumuksen banneria ei oteta automaattisesti pois käytöstä.

Yhteystietojen poistaminen

Tietosuojalakien, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), mukaan tililläsi olevilla yhteyshenkilöillä on oikeus pyytää sinua poistamaan kaikki heidän henkilötietonsa.

Pysyvä poistotoiminto on käytettävissä kaikilla tileillä, vaikka tietosuoja-asetukset olisivatkin pois päältä. Kun poistat yhteystietoa, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

• Palautettava poistaa yhteystiedon, jotta palautusmahdollisuus säilyy 90 päivän kuluessa.
• Poista yhte ystietopysyvästi GDPR:n ja muiden tietosuojalakien noudattamiseksi.